Educación Continua 2022

Planificación Estratégica

A fines del 2021 nos embarcamos en el desafío de desarrollar un Plan Estratégico para Educación Continua que estuviera en estrecha conexión y que fuera sinérgico con el Plan de Desarrollo Institucional Duoc UC 2021-2025. Es así como tomamos la decisión de apoyarnos con Trigonal, la misma consultora que trabajó con la institución en su propio Plan de Desarrollo. El proceso de esta planificación fue muy participativo y duró desde enero hasta diciembre del 2022, requiriendo de mucho esfuerzo por parte de los colaboradores quienes tuvieron que compatibilizar la operación diaria con este proceso de planificación que se llevó a cabo en distintas etapas. Para llevar a cabo este trabajo, se estableció un equipo de coordinación central compuesto por Irene Mayer-Beckh, subdirectora académica; Javiera Munizaga, subdirectora de diseño de programas académicos y Rafael González, director de Educación Continua y miembros de Trigonal.

En la primera etapa de Visualización de Desafíos y Diagnóstico Estratégico nos propusimos entender y descubrir cuáles eran los desafíos y expectativas que los distintos “stakeholders” veían en Educación Continua. Para esto se realizó un proceso de escucha, donde se entrevistaron a distintas autoridades de la Dirección Ejecutiva, Directores y Subdirectores de Duoc UC; y referentes de la industria de la capacitación a nivel nacional. También se realizaron encuestas a estudiantes, clientes empresas, docentes y colaboradores del área.

Asimismo, hicimos un diagnóstico que integró los análisis de entornos con especial foco en el mercado del trabajo en los próximos años; como también el análisis competitivo en la industria, con nuestros recursos y capacidades internas lo que nos permitió analizar nuestras principales oportunidades y amenazas en relación con nuestras fortalezas y debilidades.

En una segunda etapa que llamamos “Delineando el Futuro”, reali- zamos las principales definiciones estratégicas diferenciadoras de Educación Continua: Visión, Ejes Estratégicos, nuestra Identidad y el posicionamiento distintivo respecto de nuestra competencia. Esto se tradujo en la selección de nuestros Objetivos Estratégicos, sus respectivos indicadores de éxito y con su correspondiente tablero de control con la fijación escalonada de metas.

En una tercera etapa, diseñamos específicamente la Estrategia, así como el conjunto de los proyectos clave por medio de los cuales, esta se expresará. En esta parte, es clave monitorear la consistencia de los planes de trabajo, así como la cobertura de cada uno de los objetivos. Finalmente, construimos una hoja de ruta para su implementación y seguimiento, proceso que está ad-portas de ser validado por el Consejo de la Institución.

En todo este proceso me gustaría destacar varios elementos relevantes: en primer lugar considero que fue un espacio de activa participación y aprendizaje para las distintas personas de Educación Continua dado que hubo un alto nivel de entusiasmo y un nivel de reflexión que además de mejorar nuestro sentido de pertenencia y alinearnos en un objetivo común, nos hace mirarnos con honestidad desde fuera y en base a eso construir un proyecto transformacional como protagonistas; lo segundo que me gustaría destacar es que este Plan Estratégico será un centro, una guía, algo que nos movilice para desafiarnos y para contrastar nuestras acciones del día a día y para que todos podamos realizarnos en el desarrollo de nuestro trabajo; y finalmente me gustaría destacar que este es un proyecto que mira hacia el futuro, que busca potenciar la empleabilidad de nuestros Titulados y la productividad de las empresas del país y que pretende crear la Educación Continua del mañana; siempre mirando y potenciando nuestro propósito institucional, cual es, “formar personas para una sociedad mejor”.

Mejorando la Experiencia de Estudiantes, Docentes y Clientes

Otro hito de gran importancia durante este período que nos permitirá tener una estrategia de diferenciación para los próximos años fue el Proyecto Plan de la Experiencia que realizamos junto a la Consultora IZO, expertos en estrategias de experiencia a nivel internacional. Junto a ellos realizamos un diagnóstico de la experiencia de nuestros estudiantes, docentes y clientes, levantando, analizando y diseñando tres viajes distintos con el objetivo de identificar los momentos de dolores de estos actores y los momentos de verdad o más importantes en todo este proceso. Esto nos permitió identificar las principales acciones a priorizar con el fin de poder diseñar un plan de mejora y de transformación de estas experiencias durante todas las etapas de la capacitación, desde la búsqueda de un programa pertinente a sus necesidades hasta que el estudiante se certifica. Esta metodología utilizada nos brindó un conocimiento profundo, a través de entrevistas, encuestas y talleres, de las necesidades de nuestro alumnos y alumnas, docentes y clientes, y de los niveles de satisfacción con nuestros programas y servicios. A través de estos hallazgos logramos definir los focos de acción y planes a seguir. Además, se realizó en forma complementaria un benchmark de las mejores prácticas en la industria de 19 instituciones y organizaciones de todo el mundo.

Dentro de estos hallazgos, por ejemplo podemos mencionar, entre otros, que tenemos oportunidades de mejora en el proceso de acompañamiento hasta el final del proceso (end to end) hasta que el alumno o alumna recibe su certificado, y en temas de comunicación en distintas etapas, debiendo ser esta más oportuna y constante con los estudiantes y clientes. También como un hallazgo general relevante surgió la necesidad de automatizar varios de los procesos administrativos internos que hoy día se ejecutan de manera manual.

Contribuyendo a una Cultura Digital

Unido al punto anterior respecto a la automatización y en línea con el objetivo estratégico de Duoc UC de transformar la Cultura a una “digital” es que también destacamos en este año el trabajo que se realizó junto a las áreas de admisión y servicios digitales, en pasar de una inscripción manual a una “Inscripción en Línea” la que responde a una de las acciones que nos permitirá brindar una experiencia 100% digital a los postulantes en su proceso de inscripción en programas abiertos. Este avance será esencial en el éxito de la estrategia de crecimiento de

Educación Continua en su modalidad on line asincrónica permitiendo mejores tiempos de respuesta y optimización en la gestión comercial de los programas cursos y diplomados orientados a la capacitación de personas y titulados específicamente.

Este proyecto, el que está siendo liderado por la jefa Comercial de Oferta Abierta, Fabiola Riquelme, en conjunto con el gestor de procesos, Gonzalo Figueroa, del equipo de Servicios Digitales, contempla el trabajo colaborativo a través de Metodología Ágil, de distintos pro- veedores especialistas en SAP, CRM y experiencia digital, lo que nos permitirá disponer del producto total en 2 mínimos productos viables (MVP), estando operativo durante enero del 2023 el primero de ellos.

Adicionalmente, y con el mismo propósito de mejorar la experiencia del estudiante y cumplir con sus expectativas, durante 2022 se trabajó en conjunto con la Oficina de Títulos y Certificados y la Subdirección de Procesos y Proyectos TI en generar la aplicación en BlackBoard para la descarga directa por parte del participante de su certifi- cado de aprobación. Cabe destacar que el tiempo de demora de la recepción del certificado y/o diploma apareció como un gran dolor en el estudio de IZO, antes mencionado. Para poder habilitar esta entrega de certificados, con tiempos más acotados que los existentes, tuvimos que ajustar procesos internos de Educación Continua, diseñar los nuevos documentos a entregar, y generar flujos más ágiles para asegurar la respuesta rápida que la modalidad digital requiere.

El desarrollar estas herramientas de apoyo es un medio indispensable para lograr un crecimiento sostenido en Educación Continua. Necesitamos mejorar los procesos, que históricamente han sido manuales, para que el manejo de los datos sea escalable, seguro y rápido. Asegurando además cumplir con el Sistema de Gestión de Calidad declarado y que también va acompañado con lo que nos exige la NCh 2728. Los próximos avances tendrán relación con herramientas para mejorar la planificación y gestión de ejecución programas, Dashboard EC, mejoras en la página Web y desarrollo de un CRM para empresas, entre otros.

Por último, quisiera destacar que también durante 2022 empezamos a diseñar nuestro primer programa on line asincrónico, el Diplomado en Ciberseguridad, el cual ya está en su etapa final para ser dictado en una primera versión en el mes de abril de 2023.