Hitos 2022 en el área de Gestión y Proyectos

La Dirección de Gestión y Proyectos, por el contexto de Pandemia, como también una reorganización interna, ha vivido varios cambios durante el 2021 y 2022. Por la situación COVID-19, y dado los temas de prevención que se tenían que realizar, particularmente para las reuniones de grupo, se postergaron las visitas a las sedes, como también las reuniones con áreas centrales que, al realizar estar reuniones de forma virtual, nos privó la oportunidad de visualizar necesidades y contexto que estaban viviendo cada una de las sedes, como también interactuar de forma presencial.

Además de lo mencionado anteriormente, hubo modificaciones en el equipo de la Subdirección de Gestión, como la Subdirección de Proyectos, dando la oportunidad de mantener los procesos que habían tenido un buen resultado, como también revisar aquellos que queríamos dar un nuevo enfoque, o fortalecer como es el acompañamiento y seguimiento de los proyectos.

La posibilidad de retomar las reuniones, como también contar con un equipo renovado, dio la oportunidad de implementar un sistema de gestión, para ir avanzando en la automatización de la información, como también el ir aportando en los proyectos que iban apareciendo durante el año, apoyar a los responsables de proyectos, en recopilar la

Subdirección de Proyectos

información suficiente, para que nos permitiera realizar los seguimiento y acompañamientos de su implementación.

Mirar como fue el año 2022, nos obliga a contextualizar que pasamos 2 años de Pandemia, donde transitamos desde armar un nuevo equipo además de tener que ajustar nuestra forma de operar. Siendo una subdirección que se enfoca a la planificación y monitoreo de las compras de los activos y de los proyectos de inversión, no solo el tenerlos en nuestros registros es nuestro foco, sino que también conocer en terreno la situación que se vive en cada una de las sedes. Esta necesidad, la hemos logrado concretar durante el año recién pasado ya que se realizó al menos una visita a cada sede, ya sea por parte de la subdirectora o de los analistas, lo que significó avanzar en esta materia. Demás está decir, que este logro nos permite generar el lenguaje común y más relevante aún, es el generar una cercanía con nuestras contrapartes para apoyarles en la formulación como en el monitoreo al seguimiento de sus iniciativas.

Otro aspecto de nuestra gestión como subdirección, es el aplicar tecnología para el apoyo de nuestros procesos. Este año hemos logrado facilitar la revisión de las iniciativas para la toma de decisiones a nivel directivo del Capex 2023; en este caso se dispuso de visuales en Power BI para facilitar la consolida-

Subdirección de Gestión

ción de información y que los validadores de las inversiones que son las Escuelas, Dirección de Infraestructura y Tecnología, tuvieran en línea esta información. Además, al utilizar esta herramienta, permitió, presentar el resultado a la Dirección Ejecutiva, para ayudar en la toma de decisiones.

El desafío que enfrentamos para el Año 2023, será incluir una herramienta que nos facilite el levantamiento y registro de las iniciativas en un solo lugar de acceso único. Y, por otro lado, mantener el apoyo en la formulación de los proyectos de inversión de los distintos actores de la institución.

Durante el año 2022, fue un año con miras al futuro Duoc UC y cómo seguir avanzando en esto. Para lo anterior desde el año 2021 hemos comenzado en elementos de transformación digital para la Dirección de Gestión y Proyectos. Dentro de esto realizamos un levantamiento de nuestros procesos en conjunto a la Dirección General de Servicios Digitales, con miras a buscar una herramienta tecnológica que nos permitirá mejorar tiempos de respuesta, minimizar errores y automatizar procesos. Por esto es que en el año 2022 logramos implementar la primera fase de “Mi Gestión”, una herramienta que nos ayuda como institución a generar traza- bilidad de la información. Además, junto con su implementación, se utilizó para levantar el presupuesto institucional en su 100%, donde interactuaron todas las sedes y unidades de la institución.

En paralelo a esto continuamos trabajando en las siguientes etapas para el 2023 en las cuales hemos trabajado arduamente con la Dirección de Servicios Digitales, Dirección de Docencia, Dirección General de Personas, adicional a esto hemos trabajado con usuarios clave de sedes y unidades centrales.

Posterior al primer uso de Mi Gestión, realizamos un levantamiento para conocer la opinión de las se- des en esta primera etapa. En esto si bien se levantaron oportunidades de mejoras, la opinión general fue que es una plataforma que fue de fácil uso y que servirá para mejorar la gestión de las sedes.

En paralelo al trabajo que realizamos en Mi Gestión y la operación regular de nuestra Unidad, hemos trabajado por una iniciativa del Plan de Desarrollo Institucional, asociada a la construcción de los estados de resultado por carrera; también hemos trabajando en conjunto con otras áreas, determinando la mejor forma de asignar los costos institucionales a cada una de las carreras, lo más cercano a lo más cercano a la realidad. Es un trabajo que ha llevado meses tanto en la construcción, como en el desarrollo de estos cálculos, este proceso lo seguiremos afinando en el 2023 con miras a acordarlo institucionalmente para posteriormente automatizarlo en Mi Gestión.

Otro tema relevante que enfrentamos durante el 2022 que, desde la Subsecretaría de Educación Superior, se retomó la formulación de los primeros aranceles regulados, derechos básicos de matrícula y costos de titulación o graduación establecidos como unidad base para el Financiamiento Institucional para la Gratuidad, luego que el 02 de marzo 2022 se invalidó el proceso liderado por la administración anterior. Este proceso consideró un proceso de consulta, donde participaron distintas IES entregando comentarios y sugerencias del proceso anterior, para que fueran incorporados en el nuevo proceso. En agosto se inició el proceso de informar los costos de las distintas IES en la Plataforma de Educación Superior del Mineduc. La mesa de discusión que validó estructuras y propuso nuevas miradas fue confirmada con un equipo interdisciplinario, que estuvo conformado por la Dirección Jurídica, Dirección de Estudios, Dirección de Administración, Finanzas y Financiamiento Estudiantil y la Dirección de Gestión y Proyectos. Esta última, fue quien recopiló, procesó y entregó la información del 2021 (que fue validada también por Dirección Ejecutiva), para reportar los costos de carrera tal como fue solicitado por el Mineduc, cumpliendo en los plazos solicitados.