outubro 2017 . #02
NEWSLETTER One Amorim System & Integrated Solution
AÇÕES DE SENSIBILIZAÇÃO A direção de projeto e a direção de recursos humanos da AFL, realizaram em Junho, sessões de apresentação do programa OASIS, às suas chefias intermédias e responsáveis operacionais. pag.05
SESSÕES DE PREPARAÇÃO DA MUDANÇA Entre os meses de Julho e Outubro, realizaram-se sessões de preparação da mudança com os principais intervenientes da AFL. Estas sessões permitirão identificar os principais benefícios e alterações que vão impactar nos processos das várias áreas funcionais. O resultado destas sessões, culminará num relatório consolidado, enumerando as ações a implementar nos próximos meses na AFL. pag.02
ESTRUTURA DE PROJETO AMORIM FLORESTAL A equipa OASIS está organizada por áreas funcionais (compras, vendas, industrial, contabilidade analítica e custeio, contabilidade financeira e tesouraria, intercompanhia, dados mestre e área técnica). Cada área funcional é representada por um responsável global que por sua vez detém um conhecimento transversal dos diversos negócios da Corticeira Amorim. Paralelamente, existe um responsável global de processo da Deloitte (empresa parceira da equipa OASIS cujo foco é a implementação técnica do SAP). Também a Amorim Florestal tem uma estrutura organizativa preparada para acompanhar a implementação do SAP na sua Unidade Negócio. O detalhe sobre a Estrutura de Projeto encontra-se em detalhe na pag.03
Nota Introdutória
A
Corticeira Amorim lançou no ano de 2016 o Programa OASIS com um propósito muito claro e objetivo, o de transformar os seus processos e os sistemas de informação que os suportam, com vista a captar um conjunto de benefícios: - Integração dos seus processos e a eficiência dos mesmos - Eliminação de redundâncias aplicacionais e de processos - Aumentar a automatização e fiabilidade no tratamento da informação - Melhoria generalizada da sua capacidade de suportar os diversos rácios do seu negócio Neste sentido, o programa está assente numa estratégia faseada por Unidade de Negócio e geografia, como pode ser exemplificado na figura abaixo.
Amorim Florestal
Amorim & Irmãos
Amorim Cork Composites
Desde o passado dia 19 junho, data do início do projeto implementação SAP na Amorim Florestal que todas as atenções têm sido depositadas nesta Unidade de Negócio. No esquema “Estrutura de Projeto” (páginas 3 e 4) estão identificados os participantes ativos no projeto de implementação de SAP na Amorim Florestal. Esta Equipa alargada desenvolve a sua atividade com base num plano de ações, acompanhado pelos elementos da Gestão de Projeto e assente num modelo de balanços periódicos.
Amorim Revestimentos
Amorim Isolamentos
Contextualizando algumas das atividades, podemos destacar que este desafio está a ser preparado em várias áreas, desde a sua configuração e adaptação mais técnica até à preparação das pessoas que vão utilizar o SAP. Este novo sistema terá uma abrangência a todas as áreas de negócio, passando também por todas as áreas funcionais de cada estrutura organizativa. Falamos de áreas industriais, armazéns de entrada e saída, compras, contabilidade, controlo de gestão entre outras.
O que vai acontecer? Cada uma destas áreas funcionais, terá que identificar as principais alterações processuais e organizacionais entre a realidade de hoje e como vai ficar no futuro. A implementação das alterações será acompanhada de ações de formação e sensibilização aos utilizadores do SAP. Nota: ver descrição da sigla SAP na página 5
1
newsletter . outubro
Sessões de preparação da
MUDANÇA
A
equipa OASIS, com a experiência já adquirida ao longo dos últimos meses, está fortemente empenhada em apoiar a equipa da AFL não só na antecipação das inevitáveis adversidades associadas à mudança mas também em facilitar todo este processo ao nível das principais alterações. O principal objetivo das sessões de preparação da mudança são a identificação das alterações aos processos nas diversas áreas funcionais de acordo com a metodologia prevista no esquema abaixo. É possível identificar alguns benefícios no desenvolvimento destas sessões, tais como, o envolvimento de
As Is Processo Atual
todos os intervenientes dos processos em causa, promover a proximidade entre as diversas equipas -> Equipa OASIS + Equipa Amorim Florestal, aumentar compromisso em prol de um objetivo comum e como benefício mais relevante a partilha de conhecimento entre as partes (AFL –> OASIS –> AFL). No final, resultará um relatório consolidado das principais alterações, processuais e organizacionais (processos, sistemas e pessoas). Algumas das alterações passarão pela extinção gradual de diversos sistemas informáticos.
GAP
Diferenças
To Be Processo Futuro
newsletter . outubro
2
Estrutura de Projeto Amorim Florestal Processos e Aplicações Funcionais Vendas, Transportes
André Martins
Compras e Stocks
Olinda Silva
Industrial
Rui Teixeira
Analítica e Custeio
Daniel Santos
Utilizadores Chave
Utilizadores Chave
Responsáveis Operacio
Responsáveis Globais do Processo (Corticeira Amorim) - Responsável pela definição e alteração aos processos de negócio definidos no template, articulando com os respetivos representantes em cada UN. Responsáveis Globais do Processo (Deloitte) - Responsável pela implementação da solução para cada área funcional, com conhecimento SAP e dos processos funcionais.
DPUN (Dono Processo AFL): Responsável pelo processo a implementar. Serão os interlocutores prioritários entre a equipa OASIS e utilizadores chave AFL. Participaram e aprovam os processos futuros das suas áreas funcionais. André Martins, Daniel Santos, Silvia Pinto, Olinda Silva, Rui Teixeira
3
newsletter . outubro
Gestão do Projeto Corticeira Amorim Deloitte
Intercompanhia
André Martins
Gestão da Mudança
Fernando Almeida, Paulo Américo, Marco Castelo (Diretor Projeto) Sérgio Cardeira, José Melo, Hélder Nunes
Contabilidade e Tesouraria
Sílvia Pinto
Corticeira Amorim
Liliana Rodrigues
Dynargie
Cristina Passos, João Guedes Barbosa, Inês Azevedo
Dados Mestre
Técnica
Analista de Dados Materiais Fornecedores Clientes
Programadores e Integradores Desenvolvimentos Segurança Mobilidade Integrações
OASIS
e AFL
onais AFL Legenda Utilizadores Chave OASIS - Aportar o conhecimento do negócio de uma forma transversal a todas as Un’s, garantindo os conhecimentos necessários de SAP, assegurando a transferência de conhecimento aos utilizadores finais. Utilizadores Chave AFL - Aportar o conhecimento especifico da realidade atual e garantir que a solução a implementar está de acordo com o desenho realizado. Irão participar em todas as fases do projeto. Alda Santos, Paula Lopes, Paulo Amorim, Daniela Nascimento, Catarina Reis, Eduardo Silva, Paulo Páscoa, Helena Coelho, Pedro Ferreira Responsáveis Operacionais AFL - Responsável pelo acompanhamento dos processos da sua área, garantindo a consistência dos mesmos e as necessidades de ajustamentos da organização. Carlos Brotas, Cid Pereira, Tiago Bragança, Luís Romão, Bruno Conduto, Dario Rosado, Filipe Pedro, João Sobral, Yolanda Rebelo, Vânia Oliveira, Pedro Saldanha, Ricardo Brandão newsletter . outubro
4
Ações de Sensibilização A direção de projeto da AFL, em conjunto com a direção de recursos humanos, preparou um conjunto de sessões de apresentação deste grande desafio que a organização vai atravessar nos próximos meses. Nestas sessões estiveram presentes as chefias intermédias e os responsáveis operacioanis da Amorim Florestal. O projeto na AFL encontra-se a decorrer desde junho de 2017 e tem como previsão de conclusão a 01 Março de 2018, data em que o SAP arrancará oficialmente nesta Unidade.
Sabe o que significa...?
ERP SAP é uma empresa de origem alemã que significa Systems, Aplications Products, isto é um Sistema Integrado de Gestão Empresas. É um sistema transacional que procura contemplar todas as áreas de uma empresa, sendo divido por módulos funcionais: módulos como as operações, vendas e logística, contabilidade financeira e analítica, manutenção, qualidade, entre outros.
5
newsletter . junho
SAP Key User
É uma sigla em inglês que significa Enterprise Resource Planning, isto é, um Sistema Informático de Gestão Empresarial.
Um Key User é um conceito em inglês que significa Utilizador - Chave. Este utilizador pode representar um processo ou parte deste na sua área funcional. O Utilizador-Chave é uma referência do processo que lhe diz respeito durante toda a vida do projeto.
OASIS: Uma
Solução Integrada e Um Único Sistema Amorim
A
migração de ERP que está em curso na Corticeira Amorim e que irá arrancar com a Amorim Florestal vai possibilitar o planeamento e utilização dos seus recursos de uma forma mais eficiente, alinhada com aquelas que são as melhores práticas na indústria e ainda consolidar uma visão de grupo, com uma implementação única em toda a Corticeira Amorim. Este é o momento certo de agilizar e otimizar os processos que atualmente utilizamos, processos esses que quer pela ausência de resposta do sistema atual quer por uma questão de hábito, não são os mais eficientes. Este é um passo que faltava à Amorim Florestal, atualmente com poucas ferramentas de apoio e ainda assente em processos de registo e controlo muito manuais. A oportunidade em ter a mesma informação em toda a organização, com mais qualidade, com menor esforço para a obter e com a possibilidade de consulta em tempo real. O desafio está em rentabilizar o tempo com a análise da informação em vez da sua produção, permitindo tomar mais e melhores decisões, tornando-nos assim mais eficientes e competitivos. O SAP representa assim na Amorim Florestal uma oportunidade única de refazer todos os processos e desenhá-los à luz do que são as melhores práticas dos ERP’s modernos, ajustando-as naturalmente àquelas que são as variáveis especificas do nosso negócio. Foram estes os princípios que nortearam o desenho de processos efetuado. É também esta a oportunidade de potenciar e dinamizar o desenvolvimento de um con-
O MES é um sistema cuja sigla em inglês significa Manufacturing Execution System. É um sistema informático que permite conhecer, em tempo real, indicadores de chão de fábrica (linha de produção, máquina a máquina) e que por esse motivo promovem a otimização de todas as etapas de produção. Este sistema tem como principal missão, a de alimentar o SAP com dados reais de produção, stocks, qualidade produto, entre outros indicadores.
MES junto de outras ferramentas, como é o caso do MES que aliado ao SAP, será para a Amorim Florestal seguramente uma mais-valia. Temos todos que estar disponíveis para trabalhar de forma diferente, estando abertos à mudança! Este é um desafio que até estar a funcionar em pleno vai exigir muito de todos. O nosso envolvimento é fundamental para o seu sucesso. Cabe-nos participar nele e contribuir ativamente em todas as suas fases, sempre com espirito crítico e atenção aos pormenores. Esta plataforma irá servir a Amorim Florestal, Unidade de Negócio que ninguém conhece melhor que nós! Contamos com todas as opiniões e sugestões, que obviamente serão válidas e sempre bem-vindas. Não deixem de participar e façam com que este projeto seja também vosso. O sucesso da Amorim Florestal será seguramente o energizador para o sucesso das outras Unidades de Negócio. Vamos fazer da Amorim Florestal um exemplo! Marco Castelo - Diretor Projeto AFL
newsletter . junho
6
Rua de Meladas, Nยบ 380 Apartado 20 4536-902 Mozelos
Telefone + 351 227 475 400 Fax + 351 227 475 410 E-mail amorim@amorim.com