junho 2019 . #04
NEWSLETTER One Amorim System & Integrated Solution
GO LIVE AI (1ª FASE) A Amorim & Irmãos arranca com SAP em duas das suas empresas - Amorim Top Series e Amorim Champcork.
PROJETO OASIS A IMPLEMENTAÇÃO DE SAP NA AI
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ASIS é o um projeto que está no topo das nossas prioridades, sendo um dos mais relevantes e impactantes projetos para a nossa organização nos últimos anos. A implementação do SAP é um projeto transformacional e traz com ele mudanças com impacto relevante em toda a organização. A Unidade de Negócio tem crescido em vários quadrantes na última década e a necessidade de adequar a sua estrutura, digitalizar os processos de negócio, o acesso rápido à informação e em tempo útil, a melhoria da tomada de decisão e a integração entre as diversas áreas são os principais motivos para a execução deste projeto. A escolha do ERP é um fator importante assim como o seu planeamento, contudo destaco como principais fatores de sucesso a gestão das pessoas, expectativas e mudança assim como o comprometimento da gestão de topo. O âmbito do Programa OASIS é vasto e engloba todas as Unidades de Negócio da Corticeira Amorim. A Amorim & Irmãos é a 2ª implementação de SAP, tendo iniciado em 2017 na Amorim Florestal e a sua conclusão em meados de 2018. A complexidade e dispersão geográfica associada à Unidade de Negócios Rolhas são características relevantes a considerar na implementação de um
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projeto destes. O ano de 2019 será um ano de muito trabalho e dedicação, mas com a certeza de que temos as pessoas certas para agarrar este desafio! Estamos perante um desafio arrojado e ambicioso, contudo esta é uma equipa comprometida e com ADN vencedor. Estamos certos de que o projeto OASIS para além da implementação de um Sistema de Informação Integrado, trará um conjunto de outras vantagens e outros desafios para toda a organização, destacamos alguns deles: - Melhoria e eficiência nos processos - Rapidez na informação - Eliminação de redundâncias processuais e aplicacionais - Automatização da informação - Reorganização funcional das equipas - Criação de uma dinâmica transformacional 2019 será um ano marcante na história da Unidade de Negócios! Caracterizar-se-á por um ano de mudança e oportunidades! Está preparado? Vitor Guerra Diretor Projeto OASIS (AI)
VÃtor Guerra Director Projeto OASIS (AI)
SAP arranca na Amorim & Irmãos
o dia 02 Maio chegou! Neste dia assistimos ao arranque efetivo do E SAP nas Unidades Amorim Top Series e Amorim Champcork. Este será um dos momentos importantes de um ciclo de mudança transformacional que a Amorim & Irmãos irá viver. A era da transformação digital instalou-se no quotidiano das organizações e com ela trará algumas questões, ao nível dos processos, do produto, das lideranças e acima de tudo das pessoas. Todos temos de nos conectar com a mudança de modo a integrá-la de uma forma harmoniosa, sustentada e eficiente! Pela sua transversalidade, neste projeto muitos foram envolvidos, direta ou indiretamente, dando resposta ao que lhes foi proposto. Este será um marco histórico na Unidade de Negócios Rolhas.
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Go live SAP
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Projeto OASIS Caracterização do projeto
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esde Maio de 2018 que a Amorim & Irmãos iniciou um programa transformacional Programa OASIS (SAP). Este programa trará um conjunto de mudanças importantes na organização. Trará uma mudança de sistema informático, mas implicará também um conjunto de mudanças ao nível dos processos assim como novas abordagens de trabalho. Está claro para todos os intervenientes deste projeto que o principal agente desta mudança são as pessoas que todos os dias contribuem para a ambição e sucesso da Amorim & Irmãos. Este projeto é acompanhado por uma equipa responsável por garantir a execução de um plano cujas etapas se desenvolvem de acordo com as melhores práticas que existem no mercado. Mais concretamente essas etapas são:
1 Implementação
Confirmação de desenho
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Go Live 2
Testes à solução
Preparação Final Formação
Suporte
Formação Gestão Mudança Comunicação
Em conformidade com o desdobramento das etapas já identificadas no esquema da página 3, vejamos de forma sucinta o que se pretende em cada uma delas: *Obs para Go Live 2: As etapas que serão desenvolvidas durante o Go Live 2 do Projeto AI apenas inclui as etapas de Testes à Solução, Preparação Final, Formação e Suporte.
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Confirmação de desenho
Nesta etapa, foram analisados todos os processos importantes ao negócio da Amorim & Irmãos assim como a validação e confirmação da elegibilidade dos mesmos. É uma etapa que pretende um refinamento dos processos específicos da AI.
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Go Live 2
Nesta etapa, a equipa de programa foca-se nas atividades de preparação do sistema às necessidades da Amorim & Irmãos. A etapa anterior é o principal input. A preparação do sistema implica a sua programação e a realização de testes unitários(*) de validação da customização ao negócio. (*) Estes testes têm como objetivo validar isoladamente as funcionalidades básicas dos sistemas SAP, sem qualquer integração com outros sistemas.
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Testes de Integração
Testes de integração ocorrem no final da etapa de configuração, após conclusão e validação dos testes unitários. Têm por objetivo testar processos numa perspetiva end-toend (*), podendo cruzar mais do que uma área funcional. Nos testes de integração simulamse alguns casos representativos de situações reais, utilizam-se dados mestres reais, ou uma amostra considerada representativa pela gestão de projeto. (*) Perspetiva end-to-end significa análise dos processos sob uma perspetiva integrada e visualização completa do processo (ex.: Compra de motor: análise do processo desde a compra, à instalação, passando pela contabilização da fatura e imputação de custos de mão de obra.
Testes de Aceitação Ocorre após conclusão e validação dos testes integrados. Nos testes de aceitação simulam-se todos os cenários representativos de situações reais, utilizando-se dados mestres reais e os perfis de autorização finais. A aprovação dos testes de aceitação representa a aceitação da solução implementada.
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Preparação Final / Formação
Durante esta fase as equipas estão focadas na migração dos dados do sistema que ficará obsoleto para o SAP. Neste momento, fazem-se as ultimas atividades que darão início ao arranque efetivo do novo sistema. O acompanhamento no terreno é diário e o controlo do avanço das atividades é feito ao pormenor. Simultaneamente às atividades de Cut Over decorrem sessões de formação aos utilizadores finais. São revistos todos os processos e a integração destes entre si.
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Suporte
Esta fase é caracterizada pelo momento pós Go Live. Todos os utilizadores finais estão a dar os primeiros passos na utilização do SAP. Este suporte é dado de acordo com uma estratégia definida pela equipa de projeto, que potencia a autonomia dos Power Users bem como dos restantes utilizadores. É também uma fase caracterizada pelo apoio local da equipa OASIS.
Power Users AI
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equipa de projeto da AI adotou uma medida que resultou de uma aprendizagem do projeto anterior (AFL), com o propósito de reforçar o seu potencial e competência interna para fazer face ao suporte durante o período de Go Live. Esta medida está relacionada com a identificação de uma task force - - - > Power Users. No dia 8 Novembro estes elementos foram apresentados à organização e desafiados a prosseguir com afinco a sua missão. COMPRAS
MANUTENÇÃO
Silvio Sousa
Carlos Reis
André Silva
Afonso Costa
Vítor Hugo Pereira
Gabriel Gonçalves
Daniela Martins
Ivo Rodrigues
Pedro Amorim Daniel Dolores Victor Santos João Ferreira Ana Silva Pedro Marques João Paulo Eduardo Batista
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PRODUÇÃO E QUALIDADE Samuel Santos Vasco Silva André Dias João Sousa Sérgio Carvalho Joana Pereira Patrícia Caneira Gil Dias Pedro Monteiro Ana Teixeira Margarida Rabita Paulo Nunes Mafalda Ana Leandro Pedro Brito Diana Norinho
VENDAS E TRANSPORTES
ANALÍTICA
CTB. FINANCEIRA
David Neves
Rui Ferreira
Fernando Alves
Margarida Fontes
Paula Sousa
Ana Santos
Joaquim Ferreira
Marlene Peixoto
João Araújo
Fernando Sousa
Claudia Costa
André Silva
Bebiana Ferreira
Madalena Almeida
Marta Gonçalves
Inês Medina
Ana Silva
Diana Norinho Pedro Monteiro
s suas responsabilidades passam por assegurar o suporte à AI durante e no pós Go Live. A abrangência da sua atividade vai além da componente técnica e operacional, sendo uma das suas principais responsabilidades a de agente / facilitador da mudança no seio da Amorim & Irmãos.
Como forma de alinhamento, partilha e enriquecimento de conhecimentos, a Amorim & Irmãos proporcionou a este público específico uma palestra subordinada ao tema da transformação digital transversal a toda a organização e a todo o universo empresarial que hoje a organização e todo o universo empresarial. Esta palestra realizou-se no passado dia 23 Novembro tendo sido convidado o engº Américo Azevedo da APGEI (Associação Portuguesa Gestão e Engenharia Industrial).
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Encontros fim de tarde
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AI tem um plano de Encontros de fim de tarde, cujo objetivo serve para fomentar a partilha de experiências de outras organizações com a implementação e utilização do SAP, partilha de temas relacionados com a Gestão e a Liderança em tempos de mudança, bem como perceber, junto de palestrantes conhecidos do mundo académico e industrial, quais as principais preocupações das empresas e dos seus lideres hoje e o que antecipam fazer num futuro próximo.
Indústria 4.0 | Eng. Américo Azevedo (APGEI) | 23 Nov 2018
Desafios da Liderança na Indústria 4.0 | Prof. Arménio Rego | 17 Jan 2019 newsletter . junho
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Comunicação OASIS
Como estratégia de divulgação do projeto OASIS e como forma de abranger o máximo número de pessoas, foram colocados, na ATS e na CHK, murais que representam o compromisso e a dedicação das pessoas para com os projetos que abraçam. Sempre com a ambição de crescer sem nunca esquecer o que nos liga ao nosso ADN (a matéria prima – Cortiça)
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Também durante o mês de Abril, foram afixados cartazes e distribuídos folhetos a todos os colaboradores da ATS e CHK bem como as áreas de suporte a estas, com o objetivo de divulgar o projeto e o momento que estava prestes a chegar. A ilustração OASIS é uma representação artística deste espírito em que a união faz a força, movendo montanhas e, literalmente, árvores. Os sobreiros representam a base do trabalho, com as suas raízes fortes cravadas à terra e a copa frondosa de vigor. Nos troncos nascem os rostos dos trabalhadores enquanto a folhagem lhes desenha as expressões e os cabelos. Esta fusão entre a base da árvore que gera a cortiça e o elemento humanos, interligados numa cumplicidade indissociável, representa a proximidade entre o produto trabalhado e a colaboração necessária entre as pessoas: a verdadeira força motivadora do projeto, essencial à mudança OASIS.
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A formação SAP
Com a missão de capacitar e dar autonomia aos utilizadores da AI, a equipa OASIS definiu um plano de formação orientado aos processos do negócio. A formação foi organizada por módulos nas diferentes áreas, como a Produção (qualidade e manutenção), vendas, logística e transportes, compras, Contabilidade e controlo gestão. Uma área transversal a todas as anteriores está relacionada com os Dados Mestre. Estes são de extrema relevância no bom desempenho do SAP. A formação decorreu durante o mês de Abril. Foram preparadas 2 salas de formação com computadores ligados a SAP. Também foram criados meeting points de suporte às reuniões de Cut Over com as equipas de terreno.
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Formação on the job
Meeting Points
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ParabĂŠns a todos!!!
Equipa CHK
Equipa ATS
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Telefone + 351 227 475 400 Fax + 351 227 475 410 E-mail amorim@amorim.com