abril 2018 . #03
NEWSLETTER One Amorim System & Integrated Solution
GO LIVE AFL está a dar os primeiros passos numa nova era, o mundo através da janela SAP. pag 07
Kick Off Projeto OASIS Amorim & Irmãos No passado dia 20 Abril, decorreu no auditório da Junta Freguesia de Mozelos a sessão de Kick Off do projeto OASIS na Amorim & Irmãos. pag 10
Preparação da Mudança O que foi feito até ao momento?
• Preparar a organização para a mudança • Identificar gaps nos processos actuais vs. processos futuros • Plano de ação: delinear (e executar) um plano de ações para minimizar os gaps encontrados • Alargar a abrangência do Programa a um público maior, mostrando os processos futuros SAP a mais pessoas (Utilizadores-chave e outras)
Área 1 Área 2 Área 3
Analítica e Custeio
Vendas, Expedição e Intercompanhia
Área transversal
Objetivos
Contabilidade Financeira, Tesouraria e Compras
Gestão de Dados Mestre
50
pessoas distribuídas por 4 áreas funcionais + 1 área transversal a todas elas
Produção, Manutenção e Qualidade
Área 3
30 workshops
de Preparação da Mudança da AFL, realizados nos meses de Julho e Outubro
Metodologia • Participantes envolvidos (OASIS + GM + Equipa AFL : Donos processo + Utilizadores-chave + DP + DRH)
Feedback (participantes) • As demonstrações em SAP permitiram ter uma visão mais realista dos processos desenhados em Powerpoint • Os utilizadores ficaram com uma ideia de otimização de processos e simplificação dos mesmos • A visualização do sistema a funcionar permitiu reduzir níveis de ansiedade
Planos de ação D
estas sessões de preparação da mudança resultaram planos de ações por área funcional (FI – Financeira; CO – Custeio e analítica; PP – Produção; SD – Vendas; MM – Compras). Elevado Impacto
Médio Impacto
Baixo Impacto TOTAL
Nº de ações
84
73
27
184
Financeira
14
15
na
29
Custeio e Analítica
25
17
10
52
Produção
16
23
12
51
Vendas
11
6
3
20
Compras
18
12
2
32
“
“
Testemunhos
O meu sentimento foi de muita ansiedade, mas de alívio ao mesmo tempo, pois apesar de estarmos a sofrer com a integração sei que iremos alcançar os objetivos propostos! - Alda Santos
O mês de Março foi um mês muito duro para quem lida diretamente com os dois sistemas (SAP e MES) e consequentemente quem lidera as equipas, não é só uma adaptação a sistemas novos mas onde estes também estão em constante melhoria e desenvolvimento; As equipas estão motivadas, encaram a mudança como uma melhoria tecnológica necessária. “Até é mais fácil do que imaginava” é o feedback que vou recebendo das pessoas. - Dário Rosado
Falando no MES, acho que é uma ferramenta excelente para a gestão e planeamento da fábrica, refletindo os stocks nos diferentes ponto da fábrica. Comparando com o antigo sistema este é muito mais prático. Como em qualquer projeto quando arranca nunca é perfeito, esse não escapa à regra e terá que ser aperfeiçoado. Estas melhorias passam por otimizar alguns processos existentes para efetuar tarefas como movimentação de stocks abastecimentos de máquinas, etc. O aspeto menos positivo em relação a esta mudança foi alguma falta de acompanhamento da equipa de MES. O sistema foi implementado e fomos um pouco “ abandonados” o que dificultou muito mais a aprendizagem e a integração junto aos operadores e até com os respetivos responsáveis de turno. Na parte do SAP acho que houve um acompanhamento mais presencial da parte da equipa da OASIS o que facilitou essa integração. No modo geral, toda a fábrica está empenhada e entusiasmada com esse novo modo de trabalho. - Raphael Barbosa newsletter . abril
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Componente Emocional
Be-Say-Do
A
o longo do projeto de implementação SAP, a AFL foi acompanhada pela equipa de Gestão da Mudança (OASIS e Dynargie) em diversas atividades e iniciativas de incentivo a comportamentos desejáveis neste processo de mudança. Realizaram-se reuniões com a equipa de projeto da AFL, com o objetivo de “sentir o pulso” desta equipa e dando-lhe suporte à medida que as necessidades iam sendo identificadas. Foram criados momentos de partilha das suas principais preocupações e como as poderíamos eliminar ou reduzir. Como exemplo de algumas destas medidas destacamos: • O reforço da proximidade da equipa Oasis no terreno; • A disponibilização antecipada do sistema (SAP); • Respetiva capacitação dos donos de processo de cada área funcional; • A formação e a identificação das pessoas que deveriam participar nestes momentos; • Aumentar o nº de pessoas envolvidas no projeto. Todos estes inputs foram analisados, considerados e uma boa parte deles foram implementados. A equipa da AFL mostrou uma atitude positiva mas expectante ao longo do desenvolvimento deste projeto. Essa atitude foi fundamental para o momento vivido no Go Live, que iremos falar mais à frente.
3
newsletter . abril
Formação - Conhecimentos SAP
A
formação decorreu nas instalações da Amorim Florestal – Salteiros, onde durante 3 semanas toda a equipa da AFL esteve empenhada na aquisição de conhecimentos SAP. O objetivo foi o de capacitar os utilizadores nas principais transações SAP e fomentar uma maior proximidade e familiaridade com o novo sistema. A formação estava dividida por áreas funcionais e processuais, adequada à realidade do negócio da Amorim Florestal e para um potencial de 96 utilizadores finais. Como resumo deste tópico, encontramos no quadro abaixo os principais indicadores de realização. Área
Número de Participantes
Número de Formandos
Volume Formação Total
Médias horas por formando
Analítica
45
9
166
18,5
Financeira e Tesouraria
97
32
282
9
Compras e Armazéns
268
68
788
11,5
Vendas e Transportes
171
38
355
9
Produção
94
29
526
18
Manutenção
174
52
592
11
Qualidade
43
13
162
12,5
Total
96
newsletter . abril
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Sessões de Comunicação Grafiti OASIS
R
ealizaram-se durante o mês de Dezembro, sessões de comunicação onde foram distribuídos a todos os colaboradores, folhetos sobre o projeto na AFL. No conteúdo deste folhetos podemos conhecer o significado dos murais que foram grafitados em todas as unidades da AFL.
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newsletter . março
O
grafiti OASIS é uma representação artística deste espírito de colaboração em que a união faz a força, movendo montanhas e, literalmente, árvores. Os sobreiros representam a base do trabalho, com as suas raízes fortes cravadas à terra e a copa frondosa de vigor. Nos troncos nascem os rostos dos trabalhadores enquanto a folhagem lhes desenha as expressões e os cabelos. Esta fusão entre a base da árvore que gera a cortiça e o elemento humano, interligados numa cumplicidade indissociável, representa a proximidade entre o produto trabalhado e a colaboração necessária entre as pessoas: a verdadeira força motivadora do projeto, essencial à newsletter . março 8 mudança OASIS.
GOL C
hegou o dia 01 Março!!!! Depois de 255 dias de dedicação, esforço, compromisso, envolvimento e determinação de toda a equipa da Amorim Florestal, o SAP entra porta adentro…
É um marco histórico e importante em toda a organização da Amorim Florestal. Partilhamos alguns dos momentos:
O 1º camião expedido com guia de remessa em SAP
7
newsletter . abril
A 1ª fa
tu
LIVE 1 Março
Qualidade
ura em
SAP
Eq. Industrial / Eq. Técnica / Eq. MES
Códigos Ordens Venda
A
AFL está a dar os primeiros passos numa nova era, o mundo através da janela SAP. Este mundo apresenta-se mais exigente do ponto de vista do rigor da informação, mais complexo pela sua integralidade e verticalidade mas também mais amigável em termos de utilização.
Agora é tudo uma questão de tempo. Tempo para interiorizar procedimentos, tempo para a familiarização com este novo sistema, tempo para consolidar conhecimentos newsletter . abril
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Sessão Reconhecimento Equipa Projeto Amorim Florestal | OASIS
F
oi no passado dia 17 Abril, que se realizou na sala de cinema e teatro em Ponte de Sor, uma sessão de reconhecimento por toda a dedicação e contributo da equipa da Amorim Florestal na concretização do projeto de implementação SAP na sua Unidade de Negócio. Marcaram presença nesta sessão, Paulo Américo |CEO, Marco Castelo | Dir. Projeto, Heliodoro Martins | DRH e toda a equipa da Amorim Florestal. Outras equipas se juntaram, cujo contributo ao longo do projeto foi muito importante e crucial, destacamos a equipa da OSI, a equipa de MES, a equipa da Dynargie e toda a equipa OASIS, representada pelos seus Diretores Programa e Gestores Projeto, Teamleaders e Key Users da Corticeira Amorim e Deloitte. Toda a equipa de projeto da Amorim Florestal sem exceção, foi reconhecida individualmente, recebendo um ‘galardão’ sob a forma de um pequeno sobreiro.
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Equipa Analítica
Equipa Compras
Equipa Contabilidade
Equipa Discos
Equipa Preparação
HST - Yolanda Rebelo
newsletter . abril
Equipa Qualidade
Equipa Trituração
Equipa Direção
A UN Amorim Florestal foi agraciada com um galardão entregue pelo Dir. Programa | Fernando Almeida com uma mensagem de votos de sucesso e prosperidade para o negócio da AFL com o seu novo ERP - SAP
Agradecimento do CEO | Paulo Américo
Agradecimento do Dir. Projeto | Marco Castelo
Agradecimento do Dir. Programa (Deloitte)| Sérgio Cardeira
Agradecimento do Dir. Programa (Amorim)| Fernando Almeida
Kick Off Projeto OASIS Amorim & Irmãos
N
o passado dia 20 Abril, decorreu no auditório da Junta Freguesia de Mozelos a sessão de Kick Off do projeto OASIS na Amorim & Irmãos. Uma das principais mensagens e palavras proferidas pelo seu CoCEO Luís Esteves foi que este Negócio iniciará uma nova era de esforço, dedicação e responsabilização de todos. Contudo, com os olhos postos num futuro próximo que trará maior eficiência nos processos, maior rigor, processos mais ágeis, mais lean e acima de tudo que permitam à organização continuar a crescer de forma sustentada e organizada. Estiveram presentes nesta sessão de kick off toda a equipa de projeto da AI, representada pelo seu Diretor Projeto | Vitor Guerra, os Donos Processo por área funcional, assim como um conjunto de intervenientes chave e que representam uma amostra significativa da dimensão e complexidade desta Unidade de Negócio.
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Telefone + 351 227 475 400 Fax + 351 227 475 410 E-mail amorim@amorim.com