NEWSFACTORY
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS
TID FÖR KONFERENS | 25
MÖTESTEKNIK
– viktigare än någonsin När ordet distans blev vårt nya mantra blev analoga möten digitala. En bestående effekt av pandemin kommer med största sannolikhet vara en minskad rädsla för onlinekonferenser. Även om fysiska möten är oslagbara kommer digitala konferensen spela en allt större roll i framtiden. TEXT: INGELA ENGBLOM
N
ÄR FYSISKA KONFERENSER och
möten ställdes in under våren förstod de flesta företag att det skulle innebära stora risker. Att inte ses skapar en osäkerhet i organisationen och tempot kan lätt tappa fart. Istället för att ställa in möten började företagen ställa om. Digitala möten blev den nya vardagen. Webbmöte, onlinemöte, virtuell konferens, distansmöte och så vidare. De flesta ägde rum via video, webbläsare eller mobil från våra hemmiljöer. Andra valde proffsiga studios för att nå en hög kvalitet. En tredje variant kallas hybridkonferens. Då sitter ett mindre antal deltagare på kontoret eller en på konferensanläggning samtidigt som mötet fylls på med onlinedeltagare som kan ta aktiv del i mötet. ÄVEN OM DET FYSISKA MÖTET aldrig kan ersättas helt och hållet kan det finnas fördelar med det digitala. En begränsning med analoga möten är att det som sägs försvinner och viktig kunskap går förlorad. Det är inte bara i Coronatider som inte alla kan vara med på
”Även om det fysiska mötet aldrig kan ersättas helt och hållet kan det finnas fördelar med det digitala.” plats. Avstånd, tidsbrist och sjukdom gör att deltagare blir exkluderade från innehållet. En annan fördel med digitala möten är att resor i landet och från utlandet kan undvikas och miljön sparas. DET ÄR VIKTIGT ATT inte slarva med det digitala mötet. Har du inte funderat över din mötesledarteknik innan så bör du göra det nu. Det är en konst att få alla deltagare aktiva och engagerade via nätet.
◆
Några tips inför ett lyckat onlinemöte: • Räkna med att planeringen tar tid, i synnerhet om du inte är van eller har den tekniska kompetensen. • Som vid alla möten och konferenser bör syfte och mål ligga till grund. • Fundera över varför du vill genomföra en digital konferens. Ska deltagarna vara aktiva eller bara lyssna? I det senare fallet är kanske ett webbinarium bättre. • Välj det program du har mest erfarenhet av. Microsoft Teams, Google Meet, Skype... Testa att din dator har rätt inställningar för ljud och skärm. • Skapa rätt förväntningar hos deltagarna. Be dem om input om innehållet. • Skicka ut agendan i god tid så att alla kan förbereda sig. Underlätta för deltagarna att hitta rätt inloggning till den teknik du valt. Berätta vilken utrustning de behöver. Räcker det med mobil? • Var noga med att starta och avsluta i tid. Digitala möten är ansträngande för deltagarna så försök att hålla dem korta. • Det är svårare att upprätthålla intresset via en skärm så en presentation bör inte vara längre än tio minuter och följas av diskussion eller en underhållande paus. • Engagera och involvera deltagarna. • Spela in mötet. Källa: Svenska Möten
