TRABAJO EN EQUIPO
Concepto de trabajo en equipo El trabajo en equipo conlleva implícita la idea de un grupo de personas trabajando de manera coordinada en la ejecución y consecución de un proyecto y objetivos. Algunas de las características son: El equipo responde del resultado final y no cada uno de sus miembros de forma independiente. Cada miembro está especializado en un área determinada que afecta al proyecto. Cada miembro del equipo es responsable de un cometido y sólo si todos ellos cumplen su función será posible sacar el proyecto adelante. Es importante tener en cuenta que el trabajo en equipo no es simplemente la suma de las aportaciones de las partes. Es decir, que un grupo de personas trabajando juntas en la misma materia, pero sin ninguna coordinación entre ellos, en la que cada uno realiza su trabajo de forma individual y sin que le afecte el trabajo del resto de compañeros, no forma un equipo. Hemos hablado de grupos de trabajo, pero hay que recalcar que no es lo mismo que el equipo. Los psicólogos suelen considerar a los grupos de trabajo bien cohesionados como equipos de trabajo. Sin embargo hay diferencias, vamos a dilucidarlo. Por ejemplo, un grupo de trabajo es un conjunto de personas que realizan dentro de una organización una labor similar. Suelen estar próximas físicamente, tienen un mismo jefe, realizan el mismo tipo de trabajo pero son autónomos, no dependen del trabajo de sus compañeros: cada uno realiza su trabajo y responde individualmente del mismo. Por otra parte, el equipo de trabajo si responde en su conjunto del trabajo realizado mientras que en el grupo cada trabajador responde individualmente. En el grupo de trabajo sus miembros tienen formación similar y realizan el mismo tipo de trabajo (no son complementarios). En el equipo de trabajo
cada miembros domina una faceta determinada y realiza una parte concreta del proyecto (sí son complementarios). En el grupo de trabajo cada persona puede tener una manera particular de funcionar, mientras que en el equipo es necesaria la coordinación, lo que va a exigir establecer unos estándares comunes de actuación (rapidez de respuesta, eficacia, precisión, dedicación, etc.) En el equipo de trabajo es fundamental la cohesión, hay una estrecha colaboración entre sus miembros. Esto no tiene por qué ocurrir en el grupo de trabajo. El grupo de trabajo se estructura por niveles jerárquicos. En el equipo de trabajo en cambio las jerarquías se diluyen: hay un jefe de equipo con una serie de colaboradores, elegidos en función de sus conocimientos, que funcionan dentro del equipo en pie de igualdad aunque sus categorías laborales puedan ser muy diferentes.
Cuadro GRUPO Objetivos individuales Los roles no están definidos, cada cual hace lo que le parece mejor o, lo que le es ordenado por un superior. Rol de liderazgo individualizado Conflictos se evaden o se resuelven por imposición Centrado principalmente en la tarea Aunque haya comunicación, y cierta organización, el trabajo está jerarquizado, de un modo que no permite aportaciones. Participan sólo algunos. Da la impresión de que algunos podrían no haber estado en el equipo y hubiese dado igual. Surgen críticas destructivas, ataques
DIMENSIÓN Objetivos Roles
Liderazgo Conflictos
Tarea / Relación Comunicación
Participación
Críticas
EQUIPO Objetivos Compartidos Los roles están claramente definidos, pero a la vez son adaptados según la situación No son impuestos. Roles de liderazgo compartido Conflictos se enfrentan y se resuelven por consenso. Centrado en la tarea y en darse apoyo efectivo. Trabajo organizado, con intercambio de opiniones que son escuchadas y conducen a tomar una decisión clara para todos. Todos participan, en distintos momentos de acuerdo a sus talentos personales. Todos son importantes y aportan. Surgen críticas constructivas que se hacen
personales o descalificaciones entre los miembros. No hay claridad respecto de cómo se integra la misión del equipo, rol de sus miembros y objetivos de la empresa. No hay reglas de funcionamiento definidas, o si las hay, se respetan muy poco. No se usa una metodología estable para hacer las tareas. Las decisiones se basan en pareceres y no en datos. Resultados satisfactorios en la tarea o en el clima, pero no en ambos. O bien, sin resultados.
con respeto y que van “a la pelota no al jugador”. Equipo / Empresa
Reglas
Técnicas
Resultados
Está claramente establecida la relación entre la misión del equipo, rol de sus miembros y los objetivos de la empresa. Las reglas para el trabajo conjunto son claras, conocidas, aceptadas y respetadas por todos los miembros. Se usan métodos y técnicas compartidas y estables para hacer las tareas. Las decisiones se basan en información, documentadas. Resultados satisfactorios en la tarea y en el clima. Sienten ganas de seguir trabajando juntos.
El trabajo en equipo se basa en siete C: Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Ello facilidad que el proyecto se enriquezca y puedan lograr un buen resultado. Coordinación: el equipo de profesionales, lleva una especie de orientador o coordinador a la cabeza, que actúa como un moderador. Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales. Confianza: cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar y anteponer el éxito del equipo al propio lucimiento personal. Cada miembro trata de aportar lo mejor de sí mismo, no buscando destacar entre sus compañeros sino porque confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el único modo de que el equipo pueda lograr su objetivo.
Compromiso: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo en común adelante. Constancia: Se requiere atender al equipo y mantener contacto con él. El trabajo en equipo no se trata de reuniones puntuales, donde cada miembro informa al resto sobre como va evolucionando su trabajo. Consecuencia: Este punto deja un espacio para la individualidad, quiere decir que por mucho que se trabaje en un equipo y tengamos que renunciar a una parte importante de nosotros, siempre puedes dar un toque personal a lo que haces. Características de un equipo de trabajo eficaz Un equipo eficaz es aquél que consigue coordinar de manera óptima el esfuerzo de sus componentes para obtener el máximo rendimiento. En los equipos de trabajo eficaces se suelen observar ciertas características diferenciadoras: 1. El equipo marca objetivos comunes y consigue unir los diferentes esfuerzos individuales. Los objetivos deben ser claros y estar bien definidos. 2. Tienen un pensamiento positivo, que permite que las ideas fluyan libremente en el grupo sin temor a las críticas. Se asumen riesgos y los errores son considerados como oportunidades de crecimiento y aprendizaje. 3. Dispone de medios humanos y técnicos suficientes. 4. Los miembros del equipo se sienten capaces y confían en poder superar los diferentes obstáculos que se van a encontrar en su camino. 5. Se observa una relación y una comunicación abierta como medio básico para el funcionamiento del equipo de trabajo. En un equipo eficaz, sus integrantes se sienten libres para poder expresar su opinión, pensamientos y sentimientos sin ningún temor. 6. En flexible. Los miembros de un equipo eficaz tienen la capacidad de asumir diferentes funciones según las demandas del entorno. Esta adaptabilidad no es solo en un aspecto técnico, sino que engloba cuestiones como el liderazgo, la cohesión, la motivación y el apoyo en el día a día del grupo.
7. Las normas de funcionamiento son claras y aceptadas por todos. 8. Está liderado por un directivo capaz de resolver conflictos. 9. Se ofrece ayuda constante entre sus miembros para afrontar las dificultades. 10. Se muestra reconocimiento y aprecio. El reconocimiento es una clave para la motivación. El equipo debe ser reconocido por sus esfuerzos y resultados. El líder del equipo, así como el resto de integrantes del mismo, reconocen frecuentemente los éxitos individuales y colectivos. 11. Se evalúa con periodicidad. El equipo tiene asumido que para mejorar es necesario conocer en qué situación se encuentra; por eso debe valorarse periódicamente. Beneficios de trabajar en equipo o Se diluye la responsabilidad, lo que en trabajo de mucha tensión, puede suavizar los efectos del estrés. o La amplitud de conocimientos, dos sabe más que uno. o A veces mayor eficacia o Se intenta involucrar a todos los trabajadores en el mismo nivel de competencia, todos cuentan igual, todos son válidos, todos pueden aportar algo bajo las mismas condiciones. o Produce una ventaja psicológica, menos estrés, crear relaciones interpersonales, etc. o Aceptación de una postura por parte del conjunto del equipo si ésta es aceptada por la mayoría del equipo. o Se comprenden mejor las decisiones simplemente por hablar de ello. --------------------------------------Mayor productividad: se obtienen siempre mayores resultados que los que se obtienen con el trabajo individual. Comunicación más eficaz: se logra una mayor eficacia en la comunicación al establecerse sistemas de comunicación más directos, abiertos, participativos y sinceros. Mejora de la Creatividad: la aportación de un mayor número de opiniones y propuestas, así como más variadas hacen que la creatividad también sea mayor en la resolución de los problemas.
Mayor Compromiso y responsabilidad: la participación en la implantación de los objetivos y el incremento de la responsabilidad de cada miembro hace el grado de compromiso también sea mayor. Mayor Satisfacción: la posibilidad de tomar parte en la toma de decisiones, la colaboración con otros compañeros y el aumento de la autoestima aumenta la motivación y satisfacción laboral. Mejora el clima laboral: el aumento de relaciones entre compañeros miembros del grupo aumenta el grado de conocimiento entre ellos, mejorando así las relaciones interpersonales y el clima laboral. Mejora de la Comunicación: junto con los canales de comunicación vertical que siguen la estructura jerárquica de la empresa, dentro del equipo nacen canales de comunicación horizontal y vertical entre sus miembros. Mejora la resolución de problemas: permite a los miembros del equipo solucionar problemas de manera conjunta. Inconvenientes: Holgazanería social: hay personas que diluyen su esfuerzo y rendimiento dentro del grupo, esperando así que los demás realicen el trabajo o dejándose llevar por los demás. Asunción de mayores riesgos: Algunos miembros del grupo pueden llegar a asumir excesivos riesgos bajo la creencia del reparto de responsabilidad entre los miembros del grupo si algo saliese mal. Reducción de la capacidad crítica: el miedo a ser rechazados por el resto del grupo disminuye la capacidad de crítica de algunos de sus miembros. Mayor lentitud y dificultad en la adopción de acuerdos: requiere un mayor tiempo para tomar acuerdos, debido, fundamentalmente, a que hay que someter los resultados a la opinión del resto del grupo, debatirlos, analizarlos o consensuarlos. Mayor riesgo de control y manipulación: hay cierto riesgo de que alguno o varios de los individuos creen subgrupos de control y manipulación del resto de individuos.
Desventajas: Contribuciones desiguales Dificultad de hacer valer las opiniones propias frente a los otros Exige más tiempo que el trabajo individual Las decisiones deben adoptarse por consenso
Tipos de equipo Los equipos de trabajo pueden clasificarse atendiendo a diferentes criterios: Según su duración en el tiempo: - Permanente: Están integrados en la estructura organizativa de la empresa - Temporales: Se crean con una finalidad concreta, una vez conseguida, desaparece. Según el grado de formalidad: - Formales: Creados por la propia empresa para una finalidad concreta, ya sea permanente o temporal. - Informales: Surgen espontáneamente de entre los miembros de la empresa para atender necesidades concretas. Según su finalidad: - De solución de conflictos: Su misión es resolver conflictos que puedan surgir y afecten a la marcha normal de la empresa. - De tomas de decisiones: Encargados de adoptar decisiones relevantes para la marcha de la empresa. - De producción: Equipos formados por trabajadores de la empresa, con lo que se consigue motivarles haciéndoles sentir parte de la empresa. Según la jerarquización o no de sus miembros: - Horizontales: Formados por miembros pertenecientes a un mismo nivel jerárquico.
- Verticales: Lo integran trabajadores de diferentes niveles jerárquicos.
Pero en la actualidad existen tipos concretos de equipos de trabajo, entre los cuales pueden nombrarse: -
Círculos de calidad Equipos de progreso Equipos de procesos Equipos de alto rendimiento Equipos creativo Equipos para resolución de conflictos
A continuación pasamos a comentar algunos de estos tipos: Círculos de Calidad: Están integrados por un pequeño grupo de trabajadores que desarrollan su actividad en una misma área. Se reúnen voluntaria y periódicamente para analizar problemas propios de su actividad y elaborar soluciones. Los miembros del grupo eligen el problema o mejora a tratar y recogen la información oportuna. Además, si es necesario, pueden contar con técnicos y asesoramiento externo en general. Una vez obtenidos unos resultados, los superiores los aprueban y les dotan de los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Equipo de progreso: Sus miembros se reúnen de forma no voluntaria para resolver un problema concreto por el que han sido convocados. Una vez alcanzado el objetivo, el equipo se disuelve. Generalmente tratan problemas que afectan distintas áreas de trabajo o departamentos, por lo que la composición de sus miembros es multifuncional y multinivel. Los participantes son seleccionados en base a sus conocimientos y experiencia, así como el grado de involucración en el problema. Equipo de proceso: Una de las líneas de actuación para reducir costes e incrementar la eficacia y la eficiencia es la gestión de los procesos productivos. Por este motivo se crean
este tipo de equipos. Estos se centran en un proceso específico, con el fin de mejorarlos, rediseñarlos u operar un cambio total mediante la reingeniería. Sus miembros son dirigidos por la gerencia o alguien que esté fuertemente relacionado con el proceso en cuestión. Ya que el proceso puede comprender varias áreas o departamentos, son equipos inter-funcionales. Equipo de alto rendimiento: Los miembros están muy preparados, poseen una formación técnica adecuada para cumplir con las tareas que se les encomendarán. Proceden de diversas áreas funcionales de la empresa, aunque están perfectamente cohesionados. Están dirigidos por un líder o coordinador a la consecución de unos objetivos claros y desafiantes. Son equipos muy eficaces que se caracterizan por su creatividad e innovación. Equipo creativo: Están creados para diseñar nuevos productos o servicios, nuevos procesos, etc. Aportan ideas creativas para solucionar los problemas. El entrenamiento para equipos creativos necesita hacer énfasis en la importancia de apoyar nuevas ideas. Equipo para resolución de conflictos: Se puede formar de manera permanente o temporales. Se crean para solucionar problemas existentes o potenciales. Estudian problemas, identifican causas y proponen soluciones alternativas. Sus características fundamentales con la cooperación y la pro-actividad, aunque es frecuente un ambiente de presión, por lo que los integrantes del equipo deben estar preparados para climas de tensión.
Jefe / Líder. Todo equipo necesita un jefe, una persona que lo dirija. El jefe puede ser solo eso, un jefe, o puede ser algo más, un auténtico líder. Hay jefes que no son líderes, y líderes que no son jefes. La diferencia básica entre ambos conceptos radica en el origen de la autoridad que ejercen: - El jefe recibe su autoridad de la posición jerárquica que ocupa. - El líder recibe su autoridad del propio equipo.
Un equipo puede ser realmente eficaz si al frente del mismo se encuentra un líder, esto es, que jefe y líder sean la misma persona. Líder. El líder del grupo debe velar porque los trabajadores siempre realicen bien su trabajo y dar a sus colaboradores todo lo necesario para la consecución de las metas y el éxito de los objetivos trazados. Motivar a los empleados, comunicar de buena manera las expectativas y las órdenes que se vayan a dar, escuchar las inquietudes que puedan surgir y reta a los trabajadores para que demuestren todo su potencial. Por todo esto, el nivel de comunicación del líder con su equipo de trabajo debe ser el mejor.
LA COMUNICACIÓN La comunicación en la empresa es un proceso de intercambio de información dentro de la empresa y entre esta y su entorno, es esencial para el buen funcionamiento de los equipos de trabajo para aclarar procedimientos, realizar las tareas asignadas, mejorar las relaciones interpersonales y manejar los conflictos. Para una buena comunicación es esencial un buen funcionamiento de los equipos de trabajo para lo que se necesitan ciertas habilidades comunicativas.
ESCUCHA ACTIVA Diferencias entre escuchar y oir: En muchas conversaciones no es escucha, solo se oye, esto quiere decir que oyes lo que te están diciendo pero no llegas a captar el contenido de lo que te están diciendo.
ESCUCHAR CON CONOCIMIENTO: situar mensaje en un contexto determinado
ESCUCHAR CON APERTURA MENTAL: ACEPTAR Y RESPETAR OPINIONES DISTINTAS A LAS NUESTRAS
SABER ESCUCHAR
ESCUCHAR CON EMPATÍA : Poniéndose en el lugar del que habla para intentar entenderlo
ESCUCHAR ACTIVAMENTE: Comprendiendo el significado del mensaje
FEEDBACK Tambien conocido como retroalimentación es la capacidad del emisor para recoger la reacciones de los receptores y cambiar, si fuera necesario, el mensaje. El feedback puede ser explícito o implícito.
EXPLÍCITO • Información clara y concisa sobre el efecto del mensaje emitido que se obtiene normalmente mediante comunicación verbal o encuestas, buzones de sugerencias, etc…
IMPLÍCITO • Se produce a través de señales no verbales como gestos, tono de voz, etc. O bien en una conversación a través de expresiones como “ya veo” que animan al emisor a seguir hablando
Efectos positivos del feedback Alienta la comunicación entre compañeros de trabajo. Reduce el tiempo de formación y fomenta la productividad y la creatividad. Contribuye a superar conflictos. Mejora las relaciones entre los miembros del equipo. Fomenta los comportamientos positivos y corrige los negativos. ASERTIVIDAD Tanto en la forma de comportarse como en la comunicación las personas pueden tomar distintas actitudes:
Pasividad: Propio de personas incapaces de expresar abiertamente sus sentimientos, pensamientos y opiniones o que lo expresan de una manera auto derrotistas por temor a ser rechazado. Asertividad: Habilidad de expresar de forma directa, abierta y honesta los pensamientos, sentimientos y creencias propios, asumiendo las consecuencias y respetando, a su vez, a las otras personas. Es intermedia entre la pasividad y la agresividad. Agresividad: Estilo opuesto a la pasividad, que se caracteriza por la defensa de los derechos personales de una manera inapropiada e impositiva, transgrediendo los derechos de otras personas y obviando o incluso despreciando la opinión de los demás.
Los componentes de los equipos deben actuar asertivamente, evitando la pasividad y la agresividad ya que estas dos últimas lo que provocan ansiedad social y laboral.
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN Nunca lo pensamos, pero al comunicarse dos personas ocurren muchas cosas, en lo más simple y cotidiano, la comunicación mutua, es decir, se disgrega en preguntas, respuestas, explicaciones, y aclaraciones. Pero
una simple comunicación puede implicar, por tanto, que las personas tengan
problemas para entender, sobre todo si el tema era complejo, existe distracciones, etc.
Las barreras que existen en la comunicación:
Existen tres tipos de categorías, que se presentan como barreras en una comunicación efectiva: AMBIENTALES: Estas son las que nos rodean, son impersonales, y tienen un efecto negativo en la comunicación, puede ser incomodidad física (calor en la sala, una silla incomoda, etc.) distracciones visuales, interrupciones, y ruidos (timbre, teléfono, alguien con tos, ruidos de construcción.) VERBALES: Estas son la forma de hablar, que se interponen en la comunicación, a modo de ejemplo: personas que hablan muy rápido, o no explican bien las cosas. Las personas que hablan otro idioma es obvia la barrera, pero incluso a veces nuestro propio idioma es incomprensible, por nosotros mismos, ya sea por diferencia de edad, clases sociales, nivel de educación he incluso entre dos profesionales, de distinto interés, como ejemplo: un medico, no podría hablar de temas medicinales con un ingeniero, sino solo con un colega o persona relacionada, con la salud. El no escuchar bien, es otro tipo de barrerá verbal, cuando no existe atención. INTERPERSONALES: Es el asunto entre dos personas, que tienen efecto negativo en la comunicación mutua. Estas barreras interpersonales más comunes, son las suposiciones incorrectas, y las percepciones distintas.
Una SUPOSICIÓN, es algo que se da por hecho. Correcta o no correcta la suposición será una barrera en la comunicación.
La PERCEPCIÓN, es lo que uno ve y oye, es nuestro punto de vista, ósea dos personas pueden percibir un tema con distinto significado, cuando tomamos un punto de vista como un hecho nos cerramos a otras perspectivas.
Los PREJUICIOS con relación a la edad, sexo, raza, o religión son también barreras interpersonales. Estos perjuicios pueden ser tomados negativamente, según como se planteen.
¿Cómo superar las barreras en la comunicación?
Aceptar que existen barreras, es un solo paso a la solución, y poder entablar una comunicación eficaz. Existen tres formas de superar las barreras de la comunicación:
AMBIENTALES: - Escoger un lugar apropiado para la discusión -Hablar en un ambiente sin distracción o interrupción.
VERBALES: -Tener muy claro lo que se quiere comunicar, y expresarlo con claridad. -Escuchar atentamente lo que otra persona dice.
INTERPERSONALES: -No tome en cuenta suposiciones y prejuicios. - Es te alerta a las posibles, diferencia en la percepción. - Sea flexible, y si no nos comprenden la idea, hay que expresarla de distintas formas, hasta su entendimiento.
Comunicación no verbal: Muchas veces las personas al hablar revelan de manera inconsciente algo más que el lenguaje hablado. Como por gestos, expresiones faciales, lenguaje corporal, y tono de voz, esto transmite lo que se piensa y siente. ¿Pensamos cómo usamos nuestras manos al explicar algo?, O al mandar a alguien, ¿cómo reacciona esa persona?, ¿si nos entendió? El tono de voz también es parte de la comunicación no verbal, ya que esta, expresa distintos sentimientos, como ya hemos visto, puede expresar agresividad, pasividad, etc. Para obtener una buena comunicación no verbal, sin malos entendidos, se pueden tomar en cuenta los siguientes: Mirar a la persona con quien habla. Estudiar sus expresiones faciales, lenguaje corporal, y gestos. Escuchar con atención, el tono de la voz que nos transmiten. Entre las necesidades del ser humano, una de las más importantes es la de relacionarse con el resto, ya que el hombre es el único ser, que no puede vivir solo, tiene la necesidad de comunicarse, primero a nivel personal, donde la persona debe sentirse valorado y respetado, ser escuchado, y participar en una discusión; y segundo a nivel práctico, donde el individuo se mantiene centrado en el tema, logra buenas decisiones, e intercambia decisión de forma eficiente.