BackOffice Comercial Funciones de Negocio
1
«Cuando crea en algo, hágalo de manera implícita e incuestionable...» Walt Disney
2
Modelo de una Cadena Comercial
3
«Existe una preocupación en los negocios, pues al parecer operan en pleno año 2008 con herramientas de negocio modelo 1995, estructura organizacional de 1990 y procesos de negocio de 1980… Se requiere una consistencia a todos los niveles» Philip Kotler
4
Misión del comercio • Operación comercial – Servicio a clientes
– Rotación de inventarios – Margen de utilidad – Volumen de operaciones
– Productividad en operaciones
5
Funciones Típicas • Central / Corporativo – Comercial, Operaciones, Logística
– Centro de Tele Mercadeo y Tienda Virtual – Finanzas, Recursos Humanos
• Tienda / Unidad Comercial – Compras, Recepción Mercancía – Punto de Venta
– Recursos Humanos en tienda
• Centro de Distribución – Compras, Recepción Mercancía – Distribución Mercancía
– Recursos Humanos en CDI 9
Procesos de Empresa Comercial
10
Procesos
TĂpicos de una cadena comercial
11
Procesos TĂpicos de una cadena comercial
12
Procesos • Identificar y seleccionar – Nuevos Productos
• Compras iniciales – Determinar la cantidad compra
• Compras de reordenado – Determinar la cantidad compra
• Administración de precios – y de Promociones
13
Procesos • Administración – Recursos humanos
• Administración – Financiera
14
Administración datos • Estructura comercial – Niveles de agrupación de productos
• Entidades – Unidades comerciales – Proveedores • Condiciones comerciales
• Artículos – Precios y promociones • Venta • Promoción compra / venta
• Reglas de negocio – Parámetros de operación 15
Transacciones • Volúmenes relativos de operaciones – Ventas – Órdenes de Compra
50% 35%
• Recepción mercancía vs. órden de compra • Recepción mercancía sin orden de compra
– Devoluciones
5%
• De mercancía a proveedor
– Transferencias
5%
• Entre tiendas
– Inventarios
5%
• Físicos y ajustes
16
Proceso de compras
17
Selección de productos Empresa comercial
• Este proceso sirve para – Diseñar la mezcla óptima • Artículos por cada categoría (nivel 3 ó 4)
– Determinar los criterios de éxito • • • •
De los productos de una categoría Cantidad presentaciones diferentes Rangos/Bandas de precio Perfiles/Atributos físicos
– Su misión es incorporar • Novedades a variedad de productos – En algunos casos con variaciones » Estacionales
18
Registro de productos • Este proceso sirve para: – Establecer todos los datos base
– De operación del negocio • • • •
Códigos de Origen (barras) Unidades de medida Atributos físicos Variables de logística
– Reordenado de productos • Autoridad sobre su administración • Administración precios
19
Órdenes de compra • Objetivo: – Determinar que productos • Se requiere tener en existencia
• Órdenes de compra – Centrales - Comprador – Tienda - Jefe de Departamento
• Fechas de – Elaboración, entrega y cancelación
• Toleran exceso de mercancía – Recepción (Se define individualmente)
20
Recepción Mercancía • Objetivo: – Registrar y verificar productos • Contra orden de compra
– Comparación de cifras de control • Definidas con los proveedores
21
Administración Precios • Este proceso define las bases – Monitoreo de precios de competencia • Para determinar los precios • Con los que se operará
– Activación de productos • Sin movimiento o fuera de • Los estándares planeados
– Desarrollo de períodos promoción • Para generación de – Tráfico de Clientes – Flujo de efectivo
22
Recepción Mercancía • Este proceso permite – Supervisar el ingreso de productos • Conforme a normas definidas en las • Órdenes de compra
– Establece los criterios de operación • Por excepción / tolerancias – De excesos de mercancía a recibir – Cantidades mínimas solicitadas
– Verificación / Conciliación – – – –
Orden de Compra Aviso Anticipado de Embarque Factura Recepción de mercancía 23
Ventas Múlti-Canal • Éste es el proceso de contacto – Donde participa el cliente • Seleccionando los productos deseados
– Realiza las compras a través • • • •
Punto de venta tradicional Estación de servicio TeleMarketing WebMarketing / Internet
– Utiliza formas de pago • Diversas
– Bases de registro de información • Para desarrollo programa fidelidad
24
Ventas MĂşlti-Canal
25
Pago a Proveedores • Es el proceso donde se cierra – El ciclo transaccional entre una • Organización comercial y proveedor
– Este proceso debe incluir • Evaluación de oportunidades – Consolidación operaciones – Pagos por recibo mercancía unidad A – Devolución de mercancía de unidad B • Pago anticipado – Beneficios financieros
26
Evaluación Resultados • Los resultados de negocio – Son evaluados en diferentes áreas • Corporativa, Unidades Comerciales
– Estas evaluaciones permiten • Valorar los resultados de negocio • Y tomar acciones de control
– Estas acciones son tomadas en • Decisiones de corto plazo – Reordenado de productos • Decisiones de largo plazo – Rentabilidad, margen operaciones
27
Administración Recursos Humanos • Este proceso nos permite – Determinar recursos necesarios • Para la operación
– Generalmente parte estadísticas • Transacciones de ventas • Que se operan por cada día / hora – Determinar personas necesarias – Para ofrecer el mejor servicio
– Registro de asistencia
28
Administración Finanzas • Este proceso permite – Administrar el flujo efectivo • Balance de recursos que ingresan – Compromisos a pagar
– Registrar contablemente • Operaciones desarrolladas por – La empresa
– Planear financieramente • Estimar pronósticos financieros – Reportes fiscales • Información fiscal y pago de impuestos
29
Acciones CrĂticas
30
Proceso de negocio • Ciclo de operaciones diarias, costeo y pago a proveedores
31
Acciones Críticas • Ciclo de reordenado de productos
32
Integración Tecnológica • • • • • • • • •
Sistemas punto de venta Etiquetadoras de código de barras
Equipo lectura de código de barras Terminales colectoras de datos Terminales de radiofrecuencia
Redes de básculas Estaciones de servicio a clientes
Verificadores de precio Intercambio electrónico de datos
33
Herramientas de optimizaci贸n interna
34
Herramientas • Existen herramientas – Que permiten optimizar operaciones • Internas a nivel de cada unidad comercial
– Sin embargo, el éxito de las mismas • Depende del registro/ consistencia en – Las operaciones del día a día
– Su uso sólo se justifica cuando se • Alcanzó un nivel mínimo de operación • Que permita generar una colección – De datos para la toma de decisiones
35
Herramientas • Administración de categorías – Obtener cantidad de presentaciones
– A ofrecer por categoría • Optimizar inventarios
• Administración Espacios – Determinación de localización - Planogramas – Y espacio a designar a un producto
• CRM (Customer Relationship Management) – Desarrollo de programas lealtad – Registro de operaciones por Cliente • Contabilidad y premiación de puntos 36
Elementos de Exito
37
Elementos de éxito • Identificación de operaciones –Por artículo • Estilo / Modelo • Color / Sabor / Aroma • Talla / Tamaño
• Codificación de productos • Código de origen EAN/UPC • Código de uso interno • Productos procesados, Productos pre-empacados
• Aprovechamiento de –Nuevas tecnologías • Scanning (Lectoras e impresoras de código de barras) • Colectores de datos y/o radiofrecuencia 38
Nivel de Registro
39
Nivel de Registro Este nivel se usa para costeo de operaciones por el mĂŠtodo de inventarios detallistas
Este nivel se usa para costeo de operaciones por el mĂŠtodo de costos identificados por producto
40
Las Decisiones • Empresa comercial
41
Inventario vs Flujo $
42
Flujo operacional
43
Flujo operacional
44
Estructura Informaci贸n
45
Dimensi贸n Informaci贸n
46
Pir谩mide Informaci贸n
47
Funciones Principales Portal
Unidad Comercial
Recepción sin O. de Compra
Reordenado Data Warehouse
Devoluciones a proveedor, Transferencia, Ajustes
Iniciales Múltiples
Precios Promociones
Inventario Físico
Data Warehouse
Estructura Comercial
Reglas Estructura Tipos de Productos Condiciones Comerciales
Items Tipos de código EAN, UPC
Costos y Precios
Integración de Proveedores
Administración Abastecimiento
Administración Demanda
Alcances
Base General
Personas Físicas y Morales
Reglas de Negocio
Tipo de Relación
Usuarios
Datos
Seguridades Personalización
Monedas
Procesos Sincronización
Global Trade Item Number
Datos, clase, sabor, color, talla, aroma , sustitutos, equivalentes
Entidades
Servidor Transacciones
Proveedores
Items GTIN
Reordenado Productos
DWH
Reordenado Productos
Base Comercial Commercial Structure
Autorización
Iniciales
Corporate Management
Recepción Mercancía
In Store BackOffice
Consulta Transacciones
Compras HQ
Habilitadores
BackOffice Comercial 48
Información Ejecutiva • Información para – Planeación y Control
• Variables de resultado por: – – – – – –
Formato de negocio/Unidad Operativa Estructura comercial/Artículo Proveedor/Artículo Periodo de tiempo Transacciones Multimoneda
• Facilidad de uso 49
Identificaci贸n de Unidades Comerciales
Definici贸n de REGIONES de operaci贸n para las Unidades Comerciales, establecimiento de grupo de tiendas que integran las zonas geogr谩ficas de la cadena 50
Definición de Roles de Operación
Identificación de logística de distribución, definición de los puntos centrales de recibo de mercancía, ubicación de Centros de Distribución, establecimiento de lugares de entrega y áreas geográficas de influencia. 51
Estructura de Categorías • • • • •
Definición de estructura comercial Personalización de operación por niveles Reglas de negocio
Relación con formatos de negocio Reglas de la administración de categorías
52
Definición de Estructura Comercial • En la estructura de categorías
Definición de las unidades estratégicas de negocio basadas en los fundamentos de Administración de Categorías 53
Personalización de Operación por Niveles ABARROTES COMESTIBLES BÁSICOS CAFÉS
SOLUBLES DECAF CEREALES LICORES BEBIDAS Establecimiento de la nomenclatura y cantidad de niveles para la Estructura Comercial, así como la definición del nivel para administración y personalización 54
Reglas de Negocio DAMAS BLUSAS
FALDAS VESTIR COCKTAIL CASUAL PANTALONES
ROPA INTERIOR ZAPATOS Definición de los criterios de operación comunes para los productos clasificados en los últimos niveles de la Estructura Comercial. Establece el criterio de estandarización de las categorías 55
Relación con Formatos de Negocio DAMAS
ABARROTES
BLUSAS
COMESTIBLES
FALDAS
VESTIR
BÁSICOS CAFÉS SOLUBLES
COCKTAIL
DECAF
CASUAL CEREALES
PANTALONES
LICORES
ROPA INTERIOR BEBIDAS ZAPATOS
Formato de Negocio “A”
Formato de Negocio “B”
Determinación de los Formatos de Negocio elegibles para cada definición de Estructuras Comerciales, para corporativos que administran diferentes tipos de tiendas. 56
Reglas de la Administración de Categorías ABARROTES COMESTIBLES
BÁSICOS CAFÉS SOLUBLES DECAF
CEREALES LICORES BEBIDAS Establecimiento de la mezcla de productos que integran cada categoría de acuerdo a la definición de media de precios, presentaciones y características generales. Administración del balance en la cantidad de productos totales registrados en la categoría
57
Socios Comerciales • • • • •
Datos de proveedores, alcances y condiciones comerciales Datos generales Reglas de negocio
Relaciones producto / Unidad operativa Condiciones comerciales
58
Datos Generales • De los socios comerciales Registro de datos generales de Socios Comerciales, registros fiscales, direcciones de facturación y devolución de mercancías
59
Reglas de Negocio • De los socios comerciales Definición de las relaciones de Socios Comerciales con Unidades Operativas que permiten a éstas últimas realizar compras directas así como recibo de mercancía sin orden de compra
60
Relaciones Producto / Unidad Operativa • De los socios comerciales Definición de los productos individuales que abastece cada Socio Comercial y los términos de negociación particulares
61
Relaciones Producto / Unidad Operativa • De los socios comerciales
Centro de Distribución
Proveedor “A” Definición de los criterios de distribución de cada producto abastecido por cada Socio Comercial. Se establecen los términos de entrega de mercancías de acuerdo a las características de productos y/o a las condiciones de negociación
Tiendas
Proveedor “B”
62
Condiciones Comerciales • De los socios comerciales Definición de los términos de negociación general para cada Socio Comercial
63
Productos y Servicios • • • • •
Capítulo 4. Definición de datos, ciclo y criterios operativos Datos generales Reglas de negocio y operación
Definición de ciclo / estacionalidad Alcances y relaciones
64
Datos Generales • De los productos y servicios (Tema 1) Registro de los datos generales de productos, tales como GTIN, descripciones larga y corta (para el punto de venta), marca, modelo, unidades de medida, tamaùo y dimensiones, reglas de etiquetado
65
Reglas de Negocio y Operación • De los productos y servicios (Tema 2) Establecimiento de reglas de operación individual para cada producto en donde se definen criterios de distribución, controles y validaciones para la compra y venta, así como la relación de equivalencia o sustitución con otros productos
66
Definición de Ciclo / Estacionalidad • De los productos y servicios
Definición de estacionalidad general en donde se definen los periodos normales para realizar compras, recibo de mercancía, cancelaciones de compras y el periodo planeado de venta. Establece el criterio de control de compras y ventas de los productos asociados a cada temporada así como los términos de rebajas de precio de venta al término de los ciclos de estacionalidad 67
Alcances y Relaciones • De los productos y servicios Establecimiento de cuales productos son elegibles para ser operados por cada Unidad Comercial, en donde se establece si dichos productos son autorizados para recibirse y venderse en Regiones / Tiendas especĂficas
68
Usuarios y Seguridades • • • •
Definición Perfiles de operación
Reglas de negocio Alcances de control sobre datos
69
Perfiles de Operaciรณn โ ข De los usuarios y seguridades (Tema 1) Definiciรณn de los perfiles de operaciรณn a los que los usuarios pertenecen, estableciendo cuรกles son las funciones autorizadas dentro de la aplicaciรณn
70
Reglas de Negocio • De los usuarios y seguridades Establecimiento del horario permitido para acceder y operar la aplicación en las funciones autorizadas para cada usuario
71
Alcances de Control Sobre Datos • De los usuarios y seguridades Definición del alcance de acceso y administración de los datos para cada perfil de operación. Se establecen los límites de gestión que los usuarios de cada perfil tienen sobre la información, basado en la Estructura Comercial
72
Preguntas, Dudas, Comentarios‌
73