Direttiva di Gruppo di Gestione delle Trasferte e del Rimborso Spese by Mediobanca

DIRETTIVA DI GRUPPO DI GESTIONE DELLE TRASFERTE E DEL RIMBORSO SPESE

Codice

Data di emanazione

Stato

Versione

HRO 023/20

21/12/2020

In vigore

Introduzione di specifiche sulle categorie di spesa che possono essere rimborsate in trasferta.

HRO 018/19

19/12/2019

Abrogata

Introduzione di specifiche operative legate ai soggetti c.d. “VIP”

HRO 003/19

19/03/2019

Abrogata

Introduzione di novità operative tra cui la dematerializzazione dei giustificativi

Direttiva di Gruppo di Gestione delle trasferte e del rimborso spese Documento Riservato.

Indice 1.

Premessa .............................................................................................................................................................. 2 1.1 1.2

Modello Organizzativo ........................................................................................................................................ 4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Acquisto dei titoli di viaggio e prenotazione dei pernottamenti ................................................................ 6 Richieste con carattere di urgenza ................................................................................................................. 7 Cancellazioni e rimborsi biglietteria ................................................................................................................. 7 Viaggi aerei ......................................................................................................................................................... 8 Biglietteria ferroviaria .......................................................................................................................................... 8 Prenotazione alberghi (pernottamenti) .......................................................................................................... 9 Biglietteria marittima ........................................................................................................................................ 10 Autovetture a noleggio ................................................................................................................................... 10

Gestione del rimborso spese ............................................................................................................................ 11 4.1 4.2

Utente viaggiatore ............................................................................................................................................. 4 Direzione Risorse Umane della Società ........................................................................................................... 4 Agenzia Viaggi .................................................................................................................................................... 4 Segreteria di Direzione/Travel Arrangers ......................................................................................................... 5 Responsabile diretto dell’Utente viaggiatore ................................................................................................ 5 Approvatore di casistiche “fuori Policy” ......................................................................................................... 5

Gestione delle trasferte ....................................................................................................................................... 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8

Scopo del documento ...................................................................................................................................... 2 Principi e criteri generali..................................................................................................................................... 3

Regole generali per l’ottenimento di rimborso delle spese ....................................................................... 11 Tipologie di spese rimborsabili ........................................................................................................................ 12

Reporting di controllo ........................................................................................................................................ 14 Allegato - Specificità per la gestione delle trasferte, massimali e rimborso delle spese per Mediobanca15 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9

Viaggi aerei ....................................................................................................................................................... 15 Auto a noleggio con Autista ........................................................................................................................... 15 Spese di rappresentanza ................................................................................................................................. 16 Spese per eventi interni a Mediobanca ....................................................................................................... 16 Massimali di spesa per vitto e pernottamenti .............................................................................................. 17 Anticipi ................................................................................................................................................................ 17 Rimborso delle spese ........................................................................................................................................ 17 Fringe benefits ................................................................................................................................................... 18 Deroghe all’applicabilità delle Regole generali ......................................................................................... 19

Direttiva di Gruppo di Gestione delle trasferte e del rimborso spese 1

1. Premessa 1.1

Scopo del documento

La presente Direttiva di Gruppo, predisposta da Mediobanca, definisce i principi generali, le linee guida e le regole di condotta che i dipendenti sono tenuti ad adottare per la gestione delle trasferte e del rimborso delle spese sostenute durante la missione. Nel rispetto di quanto definito nella Direttiva, ogni Società destinataria può riportare in un Allegato ad hoc eventuali addendum ed integrazioni validi a soddisfare peculiarità, esigenze e situazioni organizzative specifiche, tipiche della propria realtà aziendale. Quest’ultimo documento è predisposto dalla Società stessa che, previo parere favorevole della Direzione Risorse Umane di Capogruppo, lo allega alla Direttiva per renderlo disponibile ai propri dipendenti. Si configura una “trasferta” quando il dipendente svolge la propria attività temporaneamente e provvisoriamente fuori dalla sua abituale sede di lavoro. Per “fuori sede” si intendono le località situate fuori dal Comune dove ha sede l’ufficio cui il dipendente è assegnato. Per “periodo di trasferta” si considera il lasso temporale che intercorre tra il momento in cui il dipendente si sposta dalla Società o dalla propria abitazione per recarsi direttamente alla destinazione prestabilita (luogo in cui si svolge la missione) sino al ritorno in azienda o nella propria abitazione. In dettaglio, il presente documento e il relativo Allegato descrivono le: modalità operative a cui è necessario attenersi per l’acquisto dei titoli di viaggio e la prenotazione dell’alloggio in caso di trasferta; categorie di spesa previste, gli importi massimali e i relativi criteri; regole da seguire per il rimborso delle spese sostenute in trasferta. Per la gestione delle trasferte, Mediobanca ha stipulato un accordo - valido per tutte le Società del Gruppo con sede in Italia1 – avente ad oggetto la fornitura di servizi relativi ai viaggi di lavoro (prenotazione pernottamento alberghiero, acquisto di biglietti di aerei, treni, ecc.) con l’Agenzia Viaggi Uvet Global Business Travel. I costi della biglietteria per l’acquisto dei titoli di viaggio sono pagati direttamente dall’Agenzia Viaggi, ad esclusione del costo del noleggio auto per cui ogni Legal Entity può consentire il pagamento diretto da parte del dipendente (con successiva richiesta di rimborso) o il pagamento anticipato dall’Agenzia stessa. L’Agenzia Viaggi convenzionata con il Gruppo rappresenta per tutti i dipendenti l’unico canale attraverso cui effettuare/richiedere le prenotazioni. Nella Direttiva sono illustrate le linee guida da rispettare per poter effettuare la prenotazione degli alloggi e l’acquisto dei titoli di viaggio, le modalità di comunicazione tra il dipendente e l’Agenzia Viaggi convenzionata e gli strumenti da utilizzare a supporto delle prenotazioni.

1) E’ prevista una progressiva estensione anche alle altre Legal Entities e alle branches.

Direttiva di Gruppo di Gestione delle trasferte e del rimborso spese 2

Si segnala che il dipendente potrà effettuare/richiedere le prenotazioni solo dopo aver ottenuto l’autorizzazione alla trasferta da parte del Responsabile di riferimento. Le spese sostenute senza autorizzazione non verranno rimborsate. Si ricorda che il dipendente che, trovandosi in trasferta, subisce un infortunio, dovrà provvedere, appena possibile, ad informare la Direzione Risorse Umane di riferimento della dinamica dell’infortunio, affinché si attivi per gli adempimenti del caso.

1.2

Principi e criteri generali

Le spese di trasferta rappresentano un esborso significativo per l’azienda, è perciò esplicitamente richiesta la massima responsabilità da parte di ogni dipendente: nel garantire il contenimento delle spese nel rispetto delle esigenze di business, senza compromettere l’efficacia della missione; nell’operare nel modo più conveniente ed economico per l’azienda attraverso il mantenimento dei costi al livello più basso possibile indipendentemente dai massimali di spesa e dai limiti puntuali riportati nel documento; nell’attenersi scrupolosamente a quanto indicato nella presente Direttiva di Gruppo. In quest’ottica, ogni dipendente è tenuto a: valutare soluzioni alternative più economiche allo svolgimento di una trasferta, sfruttando appieno le potenzialità offerte dalle moderne tecnologie (a titolo di esempio prediligere una riunione in collegamento telefonico/video-telefonico); efficientare il più possibile il numero di trasferte, la durata delle stesse ed il numero dei partecipanti; ridurre le spese di rappresentanza e gli eventi a scopi promozionali con terze parti; privilegiare mezzi di trasporto pubblico per trasferimenti brevi (ad esempio trasferimenti cittadini da e verso un aeroporto o una stazione ferroviaria). Le norme operative di seguito riportate non intendono descrivere ogni singola situazione. Esse hanno l’obiettivo di dare indicazioni e criteri guida: quando una situazione non è descritta nel documento oppure le regole definite non sono applicabili, si prega di consultare la Direzione Risorse Umane di riferimento.

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2. Modello Organizzativo Di seguito si riporta l’elenco degli attori coinvolti nel processo di gestione delle trasferte e del rimborso spese con indicazione delle principali responsabilità e attività svolte.

2.1

Utente viaggiatore

Effettua, solo dopo aver ricevuto la pre-autorizzazione alla trasferta dal proprio Responsabile, la richiesta di prenotazione necessaria per lo svolgimento della missione. Opera direttamente con l’Agenzia Viaggi tramite l’utilizzo del servizio di self-booking messo a disposizione (24 ore al giorno, 7 giorni su 7) dall’Agenzia Viaggi o si avvale del servizio di prenotazione off-line rivolgendosi direttamente al team dedicato dell’Agenzia Viaggi. Il primo canale (self-booking) è lo strumento da utilizzare in modo prevalente per tutte le tipologie di prenotazione. La richiesta di prenotazione tramite l’Agenzia Viaggi deve essere effettuata solo per casistiche limitate e residuali (a titolo di esempio necessità di prenotare più tratte aeree durante un’unica trasferta). Valuta, in funzione delle caratteristiche della trasferta, la miglior soluzione tra le proposte ricevute che garantisca il contenimento delle spese nel rispetto delle esigenze di business. Sottopone, secondo le modalità operative in essere presso la Società di appartenenza, le spese sostenute durante la trasferta con i relativi giustificativi ai soggetti approvatori prestabiliti ai fini dell’ottenimento del rimborso delle spese.

2.2

Direzione Risorse Umane della Società

Rappresenta il riferimento per la gestione di eventuali casistiche dubbie che non rientrano nella presente Direttiva. Fornisce periodicamente all’Agenzia Viaggi l’elenco aggiornato dei dipendenti del Gruppo (che tiene conto ad esempio di assunzioni, cessazioni avute nel periodo, ecc.). Trasmette inoltre all’Agenzia Viaggi la lista delle Segreterie di Direzione / Travel Arrangers.

2.3

Agenzia Viaggi

Rappresenta l’unico canale attraverso cui un dipendente può prenotare l’alloggio o acquistare i titoli di viaggio. L’Agenzia ha costituito, all’interno della propria organizzazione aziendale, un team di persone dedicato alla gestione delle prenotazioni per le Società del Gruppo Mediobanca. In particolare per l’erogazione del servizio, adotta due modalità: 1) fornisce uno strumento di self-booking a cui ogni dipendente può accedere in autonomia per effettuare le prenotazioni; 2) effettua prenotazioni off-line in base alle richieste pervenute dai dipendenti. Nell’erogare il servizio inoltre applica i criteri, i massimali di spesa e le linee guida fornite dalla Capogruppo. Supporta le società per la predisposizione della documentazione accessoria all’espletamento della missione (ad esempio visti). Gestisce il rimborso dei titoli di viaggio non utilizzati dal viaggiatore. Gestisce casi di urgenza sulla base delle linee guida ricevute.

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2.4

Segreteria di Direzione/Travel Arrangers

Sono soggetti delegati ad effettuare le prenotazioni per conto di altri dipendenti prestabiliti e dei dipendenti distaccati. Sono responsabili di tutte le formalità amministrative relative all’organizzazione della missione dei propri assistiti: prenotazione, richiesta titoli di viaggio, disdette e cancellazioni, ecc.

2.5

Responsabile diretto dell’Utente viaggiatore

È il soggetto che autorizza preventivamente la richiesta di trasferta pervenuta da una propria risorsa. L’autorizzazione alla missione abilita la risorsa all’acquisto dei titoli di viaggio e alla prenotazione dell’albergo. Il Responsabile diretto approva inoltre, in seguito alle verifiche del caso, le spese sostenute dalla propria risorsa durante la trasferta di lavoro.

2.6

Approvatore di casistiche “fuori Policy”

È il soggetto o la struttura preposta a valutare le richieste di prenotazione non previste o non rientranti nei limiti nel presente documento (cosiddette richieste “fuori Policy”). Autorizza o meno, in seguito agli opportuni approfondimenti, tali richieste. Per casistiche dubbie, consulta la Direzione Risorse Umane di riferimento. Ogni Società definisce tale ruolo in funzione della propria configurazione organizzativa e delle proprie esigenze aziendali (ad esempio struttura accentrata vs Responsabile diretto dell’Utente viaggiatore).

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3. Gestione delle trasferte La presente sezione del documento disciplina i principi, le regole e i comportamenti da adottare con riferimento alle: modalità di acquisto dei titoli di viaggio e di prenotazione dei pernottamenti; categorie di spesa relative ai servizi offerti dall’Agenzia Viaggi: acquisto di biglietteria aerea (nazionale, internazionale, intercontinentale), biglietteria ferroviaria, biglietteria marittima; prenotazione nazionale ed internazionale di alberghi; prenotazione autovetture a noleggio. Come regola generale, l’acquisto dei titoli di viaggio e la prenotazione di una struttura alberghiera che rientrano nei parametri qualitativi e quantitativi previsti nella Direttiva e nel relativo Allegato sono considerati automaticamente approvati. Eventuali acquisti/prenotazioni che si discostano da tali parametri necessitano di un’approvazione ad hoc (casistiche cosiddette “fuori Policy”).

3.1

Acquisto dei titoli di viaggio e prenotazione dei pernottamenti

In linea generale: tutte le trasferte devono essere pre-autorizzate dal Responsabile di riferimento della risorsa; eventuali deroghe per richieste non previste dalla presente Direttiva devono essere preventivamente autorizzate dal soggetto preposto individuato da ogni Società e riportato nell’Allegato della Direttiva; tutte le prenotazioni devono essere effettuate unicamente tramite l’Agenzia Viaggi, utilizzando i servizi messi a disposizione dalla stessa; le prenotazioni di viaggi e pernottamenti vanno effettuate con il più largo anticipo possibile e in ogni caso con un anticipo di almeno 7 giorni dalla data della missione. Il dipendente che ha ricevuto la pre-autorizzazione della trasferta può effettuare l’acquisto dei titoli di viaggio/richiedere la prenotazione. L’acquisto dei titoli di viaggio e la prenotazione dei pernottamenti deve prevalentemente avvenire mediante il sistema di self-booking messo a disposizione da Uvet. Tale sistema rappresenta lo strumento informatico proposto dall’Agenzia Viaggi per poter effettuare e gestire in autonomia le prenotazioni. Le credenziali di accesso saranno inviate dall’Agenzia a ogni singolo dipendente tramite e-mail. Il dipendente che deve effettuare la prenotazione accede al sistema di self-booking, imposta la categoria di spesa da prenotare e fornisce gli estremi del viaggio (a titolo indicativo e non esaustivo, data e ora di partenza e di ritorno, luogo della partenza, destinazione, ecc).

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Il sistema in automatico, sulla base dei massimali di importo e delle linee guida fornite dalla Capogruppo per ogni categoria di spesa, fornisce le migliori proposte in grado di soddisfare le esigenze del viaggiatore. Il viaggiatore seleziona la soluzione preferita tra le proposte ricevute. La ricezione dei titoli di viaggio avviene tramite e-ticketing. La prenotazione alternativamente può essere richiesta al team dedicato dell’Agenzia Viaggi che provvederà all’acquisto di quanto richiesto. Tale modalità di prenotazione deve essere utilizzata in via residuale da parte del dipendente, esclusivamente per casistiche di prenotazione non facilmente gestibili tramite self-booking (ad esempio prenotazione di più tratte aeree durante una stessa missione). Per le richieste che esulano da quanto definito nella Direttiva e nel relativo Allegato è necessario un iter autorizzativo ad hoc. In particolare: in caso di self-booking: il sistema blocca la prenotazione in attesa dell’autorizzazione necessaria. L’Utente viaggiatore è tenuto ad inserire a portale la motivazione della necessità del “fuori policy” e in automatico viene trasmessa una mail al soggetto preposto all’approvazione. Solo a seguito dell’approvazione di tale richiesta, il sistema conferma la prenotazione inviando una mail di notifica al richiedente; in caso di richiesta di prenotazione effettuata tramite Agenzia Viaggi: l’Utente viaggiatore è tenuto ad inviare all’Agenzia Viaggi la mail in cui il soggetto preposto ha approvato il “fuori Policy”.

3.2

Richieste con carattere di urgenza

Tale casistica è valida esclusivamente per richieste di prenotazione effettuate tramite l’Agenzia Viaggi. Una richiesta è definita “urgente” qualora il tempo che intercorre fra la richiesta del viaggiatore e l’ora di partenza sia inferiore a 8 ore lavorative (es: atteso che l’Agenzia di Viaggi è operativa per Mediobanca e le Società del Gruppo in perimetro dalle ore 8:30 alle ore 19:00, una richiesta del viaggiatore formulata venerdì alle 17:00 e riferita a una partenza del lunedì successivo alle 8:00, è considerata urgente). Le prenotazioni “urgenti” dovranno essere autorizzate dal Responsabile e saranno oggetto di reportistica per l’Alta Direzione, al fine di monitorarne volumi e frequenze e comprenderne le motivazioni. Peraltro, per le emergenze dovute a cause esogene (voli/vettori/aeroporti) e accertabili dall'agenzia (ad es. annullamento del volo per neve, nebbia, overbooking), la stessa provvederà a modificare e/o acquistare nuovi biglietti, addebitandoli alla Società del Gruppo senza necessità di specifiche autorizzazioni.

3.3

Cancellazioni e rimborsi biglietteria

Al fine di garantire il rimborso della biglietteria e le cancellazioni delle prenotazioni alberghiere, è responsabilità del dipendente, eventualmente per il tramite della Segreteria / Travel Arranger, informare immediatamente l’Agenzia Viaggi e inviare gli estremi di biglietti e/o prenotazioni per evitare l’addebito degli stessi per ritardata comunicazione.

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3.4

Viaggi aerei

Tipologia di biglietti I biglietti devono essere possibilmente di tipo “chiuso” coincidenti con la best buy (alla quale è assegnata una soglia di tolleranza) proposta dall'Agenzia Viaggi sulla base delle specifiche fornite dal viaggiatore: voli prenotati con almeno 7 giorni di anticipo; voli fissati sia per l'andata sia per il ritorno; voli andata/ritorno fissati con la stessa compagnia. L’emissione dei biglietti è effettuata con e-ticket. Scelta del vettore I vettori aerei sono scelti sulla base della miglior tariffa disponibile, indipendentemente dalle preferenze del viaggiatore, ove possibile tra le compagnie aeree convenzionate (inclusa Easyjet ed eventuali altre compagnie low cost). L’agenzia formula le proposte di viaggio all’interno delle seguenti finestre temporali: voli nazionali: finestra di +/- 1h rispetto all’orario indicato; voli internazionali: finestra di +/- 1,30-2h rispetto all’orario indicato; Intercontinentale: +/- 3 – 4h rispetto all’orario indicato. Classe di prenotazione Nazionale: Economy (migliore tariffa disponibile A/R con medesima compagnia aerea); Internazionale: Economy sulle tratte fino a 4 ore (biglietto di tipo "chiuso" da preferire alla tariffa flessibile o piena); Business sulle tratte oltre le 4 ore (prenotazione biglietti con maggior anticipo possibile). Intercontinentale: Premium Economy o Business.

3.5

Biglietteria ferroviaria

Al fine di garantire le tariffe più convenienti, le prenotazioni dovranno essere fatte con il più largo anticipo possibile. La prenotazione prevede l’emissione di: biglietti di 1^ classe, incluso eventuale salottino, su treni ad Alta Velocità e simili, per tratte con percorrenza oltre 3 ore;

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biglietti di 2^ classe su treni ad Alta Velocità e simili per tratte con percorrenza fino a 3 ore; biglietti di 1^ classe per tutto il personale in caso di treno non ad alta velocità; vagone letto o cuccetta, purché il viaggio duri più di 6 ore, salvo diversa autorizzazione da parte della struttura competente. Per la tratta Milano – Roma e viceversa è sempre previsto l’acquisto di biglietti di 1^ classe. Il viaggiatore indica l’orario di partenza e/o arrivo a destinazione. Sulla base di tali informazioni l’agenzia formula le proposte di viaggio, proponendo le migliori tariffe disponibili, sia restricted sia flexible. Il viaggiatore è tenuto a selezionare la best buy, salvo fondate motivazioni. L’emissione dei biglietti è effettuata con e-ticket.

3.6

Prenotazione alberghi (pernottamenti)

Le proposte di prenotazione saranno effettuate dall’Agenzia Viaggi sulla base dei seguenti criteri: hotel convenzionati in Italia e all’estero, all’interno dell’Hotel Programme (aggiornato annualmente) che raggruppa le convenzioni negoziate con alberghi preferenziali situati nelle principali destinazioni dei viaggiatori; in caso di località in cui non sono presenti hotel convenzionati, l’Agenzia proporrà la migliore struttura disponibile, tenendo conto degli aspetti qualitativi, logistici ed economici. Al fine di evitare eccessivi oneri di trasporto, da e per l’albergo, il viaggiatore dovrà indicare all’Agenzia Viaggi la destinazione, in modo tale che la sistemazione alberghiera possa essere selezionata fra le più prossime al luogo dello svolgimento della missione. Prenotazioni non in linea con le presenti linee guida, dovranno essere preventivamente autorizzate dal soggetto preposto individuato da ciascuna Società. Sono tenute inoltre in considerazione le seguenti indicazioni: l’Agenzia propone camere singole o doppie ad uso singolo; l’Agenzia formula, se disponibili, almeno due alternative di alloggio, nel rispetto dei criteri di scelta, nell’ambito della località di missione: best buy; hotel convenzionato/i. Le linee guida a cui si attiene l’agenzia per la formulazione delle proposte di alloggio sono, in ordine di priorità: aspetti economici: strutture convenzionate appartenenti all’Hotel Programme; aspetti logistici: hotel o residence nel comune di svolgimento della missione che non distino, in prima approssimazione, più di 800 metri dalla sede indicata dal dipendente; se

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nell’area considerata non sono disponibili strutture in linea con gli standard richiesti, l’agenzia procede a ricercare soluzioni più idonee allontanandosi dalla sede indicata secondo una logica di “cerchi concentrici”, eventualmente anche in comuni limitrofi; aspetti qualitativi: camera e appartamento con le caratteristiche standard della struttura selezionata. Il massimale di spesa, per la prenotazione alberghiera e le relative modalità di pagamento (anticipo da parte dell’Agenzia Viaggi vs pagamento diretto) sono riportate nell’Allegato di dettaglio di ciascuna Società.

3.7

Biglietteria marittima

L’Agenzia provvede alla prenotazione e all’emissione di: biglietti di prima classe; passaggio auto, solo previa autorizzazione del soggetto preposto per la Legal Entity. L’emissione di biglietti elettronici viene effettuata ove disponibile, negli altri casi è prevista l’emissione di biglietteria cartacea.

3.8

Autovetture a noleggio

L’utilizzo di auto a noleggio senza autista può essere richiesto esclusivamente per recarsi da un cliente nei casi in cui non sia stato possibile identificare un altro mezzo di trasporto (incluso per il trasferimento dalla sede all’aeroporto e viceversa). Per prenotare l’auto a noleggio senza autista è necessaria un’esplicita approvazione, in via preventiva, del Responsabile di riferimento. L’agenzia provvede alla prenotazione di auto a noleggio senza autista utilizzando gli autonoleggi convenzionati o proposti dall’agenzia, sulla base delle seguenti linee guida: categoria “Compatta – Berlina (cat. D - CDMR)” per percorrenze giornaliere fino a 150 km; categoria “Compatta – SW (cat. N - CWMR)” per percorrenze giornaliere oltre 150 km. Si ricorda inoltre che: non è consentito trasportare personale non dipendente; non verranno rimborsate le eventuali multe che restano sempre a carico del conducente; il pagamento può essere effettuato direttamente dal dipendente o anticipato dall’Agenzia Viaggi.

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4. Gestione del rimborso spese La presente sezione del documento disciplina i principi e le regole a cui è necessario attenersi per l’ottenimento del rimborso delle spese sostenute durante la trasferta. Per tali spese è previsto il “rimborso a piè di lista” che consiste nella restituzione nel cedolino degli importi relativi alle spese sostenute. Al fine del rimborso il dipendente è tenuto a compilare, tramite l’applicativo dedicato, la “Nota Spese” che rappresenta il documento ufficiale per presentare all’azienda i dettagli delle spese sostenute durante la trasferta. In ottica di efficienza e risparmio è prevista, a livello di Gruppo2, la dematerializzazione dei giustificativi cartacei, ovvero le gestione esclusivamente elettronica dopo il caricamento degli stessi a sistema3. La dematerializzazione dei giustificativi cartacei consente inoltre la possibilità di usufruire dell’archiviazione ottica sostitutiva ai fini degli adempimenti fiscali.

4.1

Regole generali per l’ottenimento di rimborso delle spese

La richiesta di rimborso tramite “Nota Spese” viene soddisfatta al verificarsi delle seguenti condizioni: le spese sono state sostenute a fronte di un’autorizzazione preventiva da parte del Responsabile diretto della risorsa; tutte le spese rimborsabili sono supportate da validi documenti giustificativi (a titolo indicativo e non esaustivo ricevuta fiscale, scontrino fiscale e biglietti), per consentire un controllo interno propedeutico al rimborso e ai fini di eventuali controlli di natura fiscale o previdenziale effettuati da enti esterni; le spese sono state sostenute per attività strettamente legate ad esigenze di servizio della Società; le spese sono approvate dal Responsabile diretto della richiedente che è tenuto a verificare la corrispondenza tra le spese (tipologie e importi) presenti in “Nota Spese” e i giustificativi a supporto delle stesse. Si ricorda che la compilazione della “Nota Spese” e l’iter approvativo della stessa deve essere concluso nel mese successivo a quello in cui si è svolta la missione (sulla base dell’iter operativo e delle tempistiche in essere nella Società di appartenenza). Le “Note Spese” che verranno compilate ed autorizzate successivamente alle tempistiche previste saranno liquidate nel primo cedolino utile successivo. Ad ogni modo i dipendenti devono processare le “Note Spese” al massimo entro la fine dell’anno fiscale cui le spese fanno riferimento per consentire una corretta rappresentazione civilistica, fiscale e previdenziale.

Con una progressiva estensione alle Società del Gruppo Si suggerisce, ad ogni modo, all’utente viaggiatore di conservare i giustificativi cartacei fino alla liquidazione della Nota Spese.

2 3

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Si precisa inoltre che le modalità operative, le tempistiche e gli strumenti a disposizione per la gestione della “Nota Spese” e della relativa autorizzazione, nel rispetto ed in linea con le regole sopra indicate, possono essere differenti per ciascuna Legal Entity in funzione della propria configurazione aziendale e delle proprie specificità. Ciascuna Società, in tal caso, è tenuta ad indicare tali peculiarità nel proprio Allegato alla Direttiva. Si precisa infine che, a seguito dell’inserimento della richiesta di rimborso da parte del dipendente e della relativa approvazione del responsabile diretto, la Società può avvalersi di un outsourcer / soggetto esterno per lo svolgimento - prima della liquidazione - di ulteriori controlli.

4.2

Tipologie di spese rimborsabili

Nella presente sezione del documento sono indicate le tipologie di spese, sostenute durante la trasferta, rimborsabili. I massimali di importo per le singole tipologie di spesa sono puntualmente riportati nell’Allegato di ciascuna Società. Di seguito l’elenco delle tipologie di spese rimborsabili: Vitto: sono rimborsati pranzi e cene entro i rispettivi massimali indicati in Allegato. Eventuali spese di vitto superiori ai limiti indicati, verranno rimborsati solo fino al massimale; Alloggi: è rimborsato il pagamento per il pernottamento in albergo effettuato direttamente dall’Utente viaggiatore (pagamento dell’hotel quindi non anticipato dall’Agenzia Viaggi). Si segnala che: per i casi in cui il dipendente, solo ed esclusivamente per un motivo urgente e giustificato, ha avuto la necessità di effettuare in autonomia la prenotazione di un albergo e il conseguente pagamento, i massimali di importo potranno essere inferiori rispetto a quelli previsti per la prenotazione eseguita con self-booking o tramite apposita richiesta all’Agenzia Viaggi; in caso di pernottamento sono considerate spese rimborsabili la tassa di soggiorno e le spese necessarie per lavanderia e stireria per trasferte che superano i 3 pernottamenti. Spese relative al trasporto: sono rimborsabili le spese sostenute durante la trasferta per i trasferimenti (spese non prenotabili tramite Agenzia Viaggi), quali bus, tram, metropolitana, parcheggio, pedaggio autostradale, taxi. Per queste tipologie di spesa i giustificativi sono rappresentati dai biglietti o dalle ricevute rilasciate dal prestatore del servizio di trasporto. Qualora vengano utilizzati taxi, la relativa ricevuta deve riportare la data ed il percorso effettuato. Si invitano ad ogni modo i dipendenti a prediligere mezzi pubblici rispetto all’utilizzo del taxi per i trasferimenti cittadini. Spese per utilizzo auto propria: il rimborso chilometrico per l’utilizzo dell’autovettura di proprietà personale è basato sulle tariffe, differenziate in 3 fasce di cilindrata, pubblicate da A.C.I. L’importo chilometrico rimborsato è in funzione della cilindrata dell’auto utilizzata.

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Si ricorda, ad ogni modo, che l’auto personale per la trasferta lavorativa deve essere utilizzata solo per casi eccezionali e residuali che devono essere preventivamente richiesti ad autorizzati tramite mail dal diretto Responsabile. Spese per telefonate e fax: le spese per telefonate o fax effettuate per esigenze di servizio, sono rimborsate esclusivamente a condizione che sia presentata la documentazione conforme alle disposizioni fiscali vigenti. Altre spese: nel rimborso rientrano anche le commissioni applicate nel caso di prelievo di divisa locale presso una postazione bancomat in paesi non aderenti all’euro o di cambio di divisa estera presso sportelli bancari in Italia. Non sono rimborsate le commissioni relative a prelievi in euro. Spese di rappresentanza: si considerano “spese di rappresentanza clienti” esclusivamente le spese sostenute con soggetti esterni al Gruppo con finalità promozionale o di pubbliche relazioni con l’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per la Società. Le spese di rappresentanza sostenute dal dipendente devono essere autorizzate dal Responsabile. I massimali di importo relativi alle spese di rappresentanza sono indicati in Allegato. Eventuali spese che superino i limiti riportati in allegato, verranno rimborsati solo fino all’ammontare previsto. Qualora siano state stipulate convenzioni con esercizi nei pressi delle sedi della Società, questi devono essere privilegiati per sostenere le spese. Nel caso in cui una spesa di rappresentanza sia configurabile come “regalo” secondo quanto previsto dalla “Direttiva di Gruppo sui Regali” è necessario attenersi alle regole nella stessa descritte per la richiesta di eventuali autorizzazioni e in tal caso allegare l’autorizzazione ricevuta in fase di richiesta di rimborso.

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5. Reporting di controllo Opportuni report saranno prodotti e messi a disposizione dell’Alta Direzione, a frequenza regolare, al fine di monitorare le spese di viaggio e trasferta e quelle di rappresentanza.

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6. Allegato - Specificità per la gestione delle trasferte, massimali e rimborso delle spese per Mediobanca Il presente Allegato, che è parte integrante della Direttiva, ha lo scopo di: indicare le peculiarità di Mediobanca relative alla gestione delle trasferte. Tali specificità sono integrative rispetto alle regole generali riportate nel testo della Direttiva; riportare i massimali di spesa per le categorie di spesa.

6.1

Viaggi aerei

Per Mediobanca è prevista la figura dei “Frequent Traveller”: per tale figura si intendono dipendenti, appartenenti alle unità di business, che effettuano un numero consistente di trasferte su tratte continentali o intercontinentali e per i quali sarà consentita una maggiore flessibilità nella gestione delle prenotazioni e nella possibilità di viaggiare in classe Business. La lista di tali risorse è periodicamente aggiornata dalla Direzione Risorse Umane che provvede a comunicare l’elenco all’Agenzia Viaggi e alle Segreterie di Direzione. Si precisa che qualora più dipendenti dovessero viaggiare insieme, fra cui un “Frequent Traveller”, non è consentito l’upgrade di tutti i viaggiatori alla tariffa più flessibile; è invece incentivato l’allineamento alla tariffa più restrittiva. Nel caso il “Frequent Traveller” decida di non adeguarsi alla tariffa più restrittiva, le risorse viaggeranno separatamente. Qualora un dipendente volesse comunque viaggiare in classe Business non avendone diritto, per percorrenza del volo (nazionale o fino alle 4 ore di viaggio) o poiché non appartenente alla lista dei “Frequent Traveller” e/o in mancanza di specifica autorizzazione della Direzione Risorse Umane, potrà – sempre per il tramite dell’Agenzia Viaggi - prenotare tale tipologia di biglietto, ma la differenza di costo tra biglietto Economy e Business sarà addebitata al dipendente stesso nel cedolino di busta paga nell’ambito del processo relativo al rimborso spese. L’ammontare addebitato sarà corrispondente alla differenza con il costo della tariffa più restrittiva sul medesimo volo, sulla base dell’evidenza comunicata da parte dell’Agenzia Viaggi al dipendente, eventualmente per il tramite della segreteria, al momento della prenotazione. Tale informazione andrà comunicata dal dipendente, eventualmente per il tramite della segreteria, alla Direzione Risorse Umane e Organizzazione nell’ambito del processo relativo al rimborso spese.

6.2

Auto a noleggio con Autista

L’utilizzo di autonoleggio con autista è un servizio consentito solo per la Capogruppo, per le casistiche di seguito indicate: esclusivamente per scopi di rappresentanza, situazioni particolarmente disagevoli e rischiose o necessità di trasporto di clienti o persone non dipendenti dell’azienda; per l’Italia, soltanto nei casi di tragitti con partenza dalle sedi di Milano e Roma. Utilizzi in località diverse da quelle indicate dovranno essere espressamente autorizzati dal responsabile di riferimento.

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Si ricorda inoltre che: la richiesta di auto con autista per l’Italia e per l’estero è attivabile tramite l’indirizzo mail MB.autisti@mediobanca.com o i numeri telefonici 028829316 / 028829237; il pagamento delle auto a noleggio con autista è regolato da contratti in essere con i fornitori.

6.3

Spese di rappresentanza

Si considerano “spese di rappresentanza clienti” le spese effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare anche potenzialmente benefici economici per l’istituto. Le spese di rappresentanza sostenute dal dipendente, autorizzate dal Responsabile e, per le aree di business, specificatamente attribuite ad un dossier (in essere o potenziale), sono rimborsate previa formale autorizzazione del proprio responsabile e devono rispettare i seguenti limiti di spesa: Bevande offerte al Cliente: 20€; Pranzo offerto al Cliente: 55€; Cena offerta al Cliente: 80€. Si ricorda che eventuali spese che superino i limiti indicati, verranno rimborsate solo fino all’ammontare previsto dalla presente Direttiva. Inoltre per motivi di riservatezza, per tale tipologia di spesa, il soggetto richiedente il rimborso è tenuto ad indicare in Nota Spese i nominativi degli ospiti per esteso solo per i clienti con cui la Banca ha già delle relazioni professionali in essere/consolidate. Le spese sostenute nell’ambito di specifiche operazioni, saranno rimborsate solo se è già stato sottoscritto il mandato, restando fermi i limiti di spesa sopra indicati, anche qualora le spese siano rifatturate al cliente. Il dipendente dovrà produrre la documentazione conforme alle disposizioni fiscali vigenti, indicando i nominativi delle persone/società a cui si riferiscono le spese di rappresentanza e le motivazioni per cui sono state sostenute. Qualora siano state stipulate convenzioni con esercizi nei pressi delle sedi di Mediobanca, questi devono essere privilegiati. Nel caso in cui l’evento riguardasse un numero elevato di partecipanti o specifiche situazioni (es. roadshow), il dipendente dovrà obbligatoriamente rivolgersi alla struttura Eventi Mediobanca (mediobanca.events@mediobanca.com), al fine di ottimizzare le economie di scala.

6.4

Spese per eventi interni a Mediobanca

Occasionalmente possono essere organizzati eventi interni riguardanti il personale di Mediobanca (ad es. eventi a conclusione di operazioni o in occasione di festività particolari, etc.). In questo caso la copertura dei costi da parte di Mediobanca è prevista solo previa autorizzazione del Responsabile dell’unità organizzativa e congiuntamente della Direzione

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Risorse Umane e Organizzazione, all’interno di budget predefiniti, nel rispetto dei massimali di spesa e degli aspetti organizzativi previsti dalla presente Direttiva.

6.5

Massimali di spesa per vitto e pernottamenti

Le spese per il vitto verranno rimborsate con i seguenti massimali: in Italia e all’estero: € 55 pasto (pranzi e cene). Eventuali spese di vitto che superino i limiti indicati, verranno rimborsate solo fino all’ammontare previsto dalla presente Direttiva. I massimali di spesa per pernottamento sono i seguenti: Per pernottamenti effettuati tramite prenotazione con l’Agenzia Viaggi: in Italia: € 220/notte (iva e colazione inclusa); all’estero: € 320/notte (iva e colazione inclusa). Per pernottamenti effettuati con prenotazioni individuali, senza il canale autorizzato dell’Agenzia Viaggi: in Italia: € 180/notte (iva e colazione inclusa); all’estero: € 280/notte (iva e colazione inclusa). Si precisa che non sono previsti rimborsi per spese personali sostenute durante la trasferta (ad esempio acquisto al bar di acqua, caffè o utilizzo di frigobar in albergo) ad eccezione della colazione. Non sono inoltre rimborsate mance al personale in nessuna situazione (alberghi, cene e/o pranzi).

6.6

Anticipi

Ogni pagamento, tranne quelli regolati direttamente dall’azienda tramite l’Agenzia Viaggi, dovrà avvenire utilizzando la carta di credito individuale se disponibile o altre modalità di pagamento. Pertanto non possono in alcun caso essere erogati anticipi al dipendente che si reca in missione. La necessità di contanti per chi si reca in missione in paesi non aderenti all’euro, come anticipato al paragrafo 4.2, sarà soddisfatta prelevando la divisa locale presso una postazione bancomat o in alternativa richiedendo preventivamente in Italia valuta estera, inserendo in “Nota Spese” le commissioni applicate, purché congruenti con l’entità delle spese previste per la trasferta. Non verranno rimborsate le commissioni su prelievi bancomat in euro effettuati in Italia e all’estero.

6.7

Rimborso delle spese

La “Nota Spese” deve essere inoltrata mensilmente tramite l’apposito applicativo alla Direzione Risorse Umane e Organizzazione o alla relativa Struttura di Coordinamento delle filiali estere, previa autorizzazione a sistema del proprio Responsabile, con il dettaglio delle spese effettuate nel relativo mese di competenza (generalmente si tratta del mese precedente rispetto a quello di presentazione).

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L’utente viaggiatore è quindi tenuto a caricare nel sistema i giustificativi cartacei a supporto delle spese sostenute. Queste, a seguito delle opportune verifiche, sono approvate a sistema dal Responsabile diretto per poi essere automaticamente trasmesse alla Direzione Risorse Umane ai fini della liquidazione. Nel caso di richieste di rimborso espresse in valuta diversa dall’Euro, il tasso di cambio che deve essere applicato è quello in vigore il giorno nel quale viene sostenuta la spesa. Si precisa che i dipendenti distaccati presso la branch di Londra, ma gerarchicamente sottoposti ad altre strutture della Banca, per richiedere l’autorizzazione della propria “Nota Spese” dovranno inviarla via mail, corredata dei giustificativi scansionati, al proprio Responsabile gerarchico o suoi delegati, inserendo in copia conoscenza il Responsabile Operations UK e il Responsabile HR UK, che verificherà la consistenza e la pertinenza delle spese ed eventuali superamenti dei limiti previsti nella presente Direttiva, autorizzando via mail la richiesta di rimborso (o siglando la “Nota Spese” qualora fosse stata consegnata cartacea dal dipendente). Ottenuta l’autorizzazione, i dipendenti dislocati presso la branch di Londra informano il Responsabile Operation UK, che approva il rimborso nell’applicativo “London Expense Claim”. In caso di indisponibilità del Responsabile Operation UK, l’autorizzazione nell’applicativo è compito del Responsabile HR UK. Si precisa l’opportunità di indicare, ove possibile, le spese sostenute per tipologia (ad esempio vitto, viaggio, ecc.) specificando in una sezione dedicata le eventuali spese di rappresentanza sostenute.

6.8

Fringe benefits

Mediobanca corrisponde i seguenti rimborsi: Pasti Pranzo Personale interessato

Cena

Stagisti, Analysts, Associates, VPs o personale Mediobanca di grado non superiore al livello QD 3

Rimborso Nota Spese

max Euro 20

Pagamento diretto azienda (Piattaforma di Food Delivery)

max Euro 17*

Giorni feriali

Non rimborsabile

Rimborsabile con uscita dopo le 21:30

Sabato e giorni festivi

Rimborsabile con entrata entro le 10 e/o permanenza minima di 4 ore e mezza

Rimborsabile con uscita dopo le 21:30 e permanenza minima di 4 ore e mezza

* L’importo ridotto pari a 17€ è dovuto alla tassazione più alta prevista per questo metodo di pagamento.

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Taxi Taxi Personale interessato

Tutto il personale Mediobanca

Percorso

Ufficio - Domicilio

Modalità di richiesta

Nota Spese

Giorni feriali

Rimborsabile con uscita dopo le 21:30

Sabato e giorni festivi

Rimborsabile con uscita dopo le 21:30

Tali rimborsi verranno assoggettati al trattamento sociale e fiscale previsto dalla normativa vigente per i “fringe benefits”. N. B.: Per la tipologia di rimborso Taxi, Mediobanca dà la possibilità di avvalersi del servizio Globix RadioTaxi 8585 che non sarà considerato “fringe benefit”.

6.9

Deroghe all’applicabilità delle Regole generali

Per specifiche categorie di soggetti, è prevista la possibilità di un’applicazione meno rigorosa delle “Regole generali per l’ottenimento del rimborso spese” descritte nel paragrafo 4.1 della Direttiva. La Direzione Risorse Umane, d’intesa con i Responsabili delle aree di business, identifica i soggetti rientranti nelle categorie in deroga (c.d. “VIP”/“Frequent Flyer VIP”) e rivede periodicamente la lista di tali soggetti al fine di verificare la sussistenza dei requisiti per la permanenza nella categoria. I soggetti rientranti nelle suddette categorie possono contattare direttamente, ovvero tramite soggetto delegato (es. Segreteria di team) l’Agenzia Viaggi Uvet Global Business Travel per la pianificazione del viaggio, senza necessità di ottenere preventivamente l’autorizzazione alla trasferta secondo le modalità previste dalla Direttiva. Post trasferta, il Responsabile, ovvero il suo delegato, approva la Nota Spese e i relativi costi di viaggio del soggetto VIP/Frequent Flyer VIP mantenendo comunque la facoltà di respingere eventuali spese non coerenti per natura di spesa. Solo in occasione di eventi particolari, su autorizzazione della Direzione Risorse Umane e del Responsabile dell’area di business è possibile autorizzare eventuali spese eccedenti i limiti previsti dalla Direttiva.

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