98 Case study
«Quel est l’impact d’un projet de GED sur les workflows existants?» Jean Racine Responsable commercial Luxembourg e-Archiving
Jean Brisbois Head of service delivery and account management Isiwis Cédric Jadoul ECM practice leader Fujitsu Technology Solutions (FTS)
Modéliser le cycle de vie de l’information «Durant les dix dernières années, le domaine de la GED a considérablement évolué. La GED d’aujourd’hui n’est plus seulement un outil de stockage et de centralisation des documents mais elle est également un système de gestion de processus transactionnels et collaboratifs. Un projet GED consiste à modéliser le cycle de vie de l’information en prenant en compte ses diverses formes et ses différents états, tout en tenant compte des processus métier qui s’articulent autour. La GED devient dès lors un élément essentiel du système d’information de l’entreprise. Un projet GED réussi est un projet ayant un impact important et bénéfique sur les processus de l’entreprise: il offre à l’entreprise des services permettant d’être assemblés à la demande afin de modéliser et automatiser, quand cela est possible, le traitement des flux d’informations des processus métier. Ces projets offrent généralement un grand retour sur investissement grâce à l’optimisation et la fluidification des processus métier existants et également l’amélioration de la qualité des résultats de ces processus. Ces projets entraînent donc systématiquement de profonds bouleversements sur le plan de l’organisation et des processus en place: un projet GED c’est 75% de contraintes organisationnelles et 25% de contraintes techniques. Avec l’expérience, on peut clairement dire aujourd’hui que les apports de la GED sont considérables pour l’organisation ou l’entreprise. Un projet GED bien mené peut apporter des gains de productivité importants et d’excellents retours sur investis sement s’il est considéré comme une opportunité de repenser, d’améliorer et de réorganiser les processus existants.»
ged et archivage Privilégier le «quick win» «L’implémentation d’une solution de gestion électronique de documents dans une société implique de gros changements dans les habitudes des utilisateurs. L’automatisation de certains processus est souvent considérée comme un des avantages d’une GED. Certains flux de l’entreprise peuvent être améliorés et des gains significatifs peuvent être réalisés, notamment sur des activités telles que la gestion du courrier entrant ou la gestion des factures. L’exemple de la gestion du courrier est assez significatif des impacts d’une GED sur les flux d’une entreprise dans le sens où plusieurs personnes (exemple: des collaborateurs travaillant sur un même dossier) peuvent recevoir en même temps et visualiser un courrier entrant relatif à leur dossier. Certaines entreprises n’ont jamais analysé leurs flux internes car elles n’en ont jamais réellement éprouvé le besoin. C’est une étape nécessaire lorsque ces entreprises désirent implémenter une GED. Afin d’optimiser les chances de succès des projets de GED, il est important qu’un fournisseur de services parle le même langage que les utilisateurs. Il faut donc comprendre le métier pour comprendre les flux. Le défi est aujourd’hui plus fonctionnel que technique. L’enjeu est également de pouvoir se focaliser sur la gestion du changement et donc sur les éventuelles modifications des flux internes. La solution Isiwis a été construite en mode Software as a Service (SaaS) sur une expérience fonctionnelle forte et pour répondre de manière flexible aux besoins de métiers relatifs à des domaines tels que les fiduciaires, le secteur bancaire, la gestion de fonds, les assurances, les notaires, etc. Nous proposons également des services à valeur ajoutée comme la gestion du courrier, le scanning, la catégorisation et la gestion des archives.» paperjam | Juin 2010 | management
«Force est de constater que la mise en place d’une GED vise le plus souvent à ne couvrir que les premières étapes du cycle de vie du document, en facilitant le traitement collaboratif de la création à la validation du document. Deux événements séparés tout au plus de quelques mois... Et quand le workflow complet s’étale sur une ou plusieurs dizaines d’années, c’est jusqu’à la fin de la durée de vie légale du document (30 ans, par exemple, pour les dossiers de sinistre des compagnies d’assurances). Pour tirer de son projet tous les bénéfices potentiels en termes de gains de productivité, d’amélioration de la qualité des services rendus et de réduction de ses coûts de fonctionnement, l’entreprise doit avant tout remettre en cause son échelle de temps, élargir son horizon en intégrant les contraintes légales qui s’imposent à elle, en sus des exigences opérationnelles. Ce faisant, elle sera très vraisemblablement amenée à organiser, en sus de la ‘gestion électronique des documents’, leur conservation à long terme, autrement dit leur archivage (au sens de ‘Records Management’). Car toutes les entreprises, administrations et organismes ont la (lourde) responsabilité de traiter les événements survenant entre la validation du document et sa destruction (ou son archivage à des fins historiques), comme: la demande de restitution du document original intègre, avec valeur probatoire, en cas de contentieux par exemple; le renforcement des mécanismes de protection cryptographique (que vaudra une clé de 256 bits dans... deux ans?); l’obsolescence technologique, qui peut ruiner la lisibilité du document et par conséquent... son émetteur, incapable de l’exploiter comme preuve. Le cycle de vie documentaire n’est pas un long fleuve tranquille et les risques de la navigation sont réels!»