Cahier des charges Well’Com
Zoé Bouchez
Sara Ly
Noelyne Jourdan
Léa Ego
Marine Roedel
Emma Lannes
Roxane Lamberton
Introduction
Cela fait déjà 7 ans que le projet Well’Com existe. Orienter, rassurer et être présent pour les élèves, c’est ce qui fait la force de ce projet. Well’Com est chargé de mettre en avant les avantages de la formation BUT Information Communication dans le parcours communication des organisations mais aussi dans le parcours journalisme.
C’est avec ce projet tuteuré expliquant la formation, les dérivés et suites de cette formation, mais aussi les possibilités de métiers, que nous espérons pouvoir faire trouver leur voie au maximum d’étudiants !
C’est un projet regroupant des personnes se plaisant dans la formation et qui, à leur tour, tentent de donner envie aux futurs étudiants d’intégrer ce BUT. Entre les lycées, les salons de l’étudiant, les journées portes ouvertes ou même les conférences, les Well’comettes vont tenter d’accueillir au mieux les personnes éventuellement intéressées
Et c’est à nous aujourd’hui, de continuer cette belle histoire qui perdure….
1. Contexte et besoin
Le projet Welcome à mission principale d’informer les étudiants potentiels de la formation afin de leur donner le plus d'indications possibles et d’aider à leur prise de décision.
Notre projet est le seul qui soit externe à la formation, il s’agit pour nous de réaliser la promotion de notre IUT grâce à nos connaissances et aux savoirs que celui-ci nous apporte.
C’est donc sur nos épaules que repose parfois le choix des étudiants potentiellement intéressés.
Durant notre année en tant que bénévole chez Welcome nous avons pu participer à de nombreux projets qui nous ont permis de faire des rencontres ainsi qu’aider les personnes dans le doute en répondant à leurs interrogations. Nous avons été présentes au salon des étudiants à saint Raphaël le 10 novembre, ou au palais des festivals à Nice le 18 et 19 novembre. Nous avons également animé des conférences afin d’aider les jeunes dans leur poursuite d’études, dans des lycées, comme à l’Amiral de Grasse le 1 décembre. Par la suite nous avons participé à de nombreux salons Studyrama comme celui de Nice au palais Nikaia, ainsi qu'à des journées portes ouvertes à l’IUT de Fabron le 1er février ou encore à celle de notre école le 4 février.
Au cours de cette expérience nous avons également aidé l’équipe de deuxième année à réaliser les interviews organisées avec les enseignants, les équipes. Pour cela, nous avions donc pour mission de trouver des questions intéressantes à leurs poser.
3 interviews ont alors eu lieu :
• Sur le BDE (bureau des étudiants) : le 3 janvier 2023
• Sur la matière de Science Humaines et Sociale de Mr Couston : le 15 février
• Pour le projet tutoré What the com : le 6 février
Nous avons donc pu poser de nombreuses questions à 3 milieux différents qui composent la formation. Et nous les avons posté sur Instagram.
2. Diagnostic du projet tuteuré
Afin d’analyser le contexte global de notre projet tuteuré nous avons mis en lumière les forces et les faiblesses ainsi que les opportunités et les menaces, relatives au développement du projet.
Pour couronner cette analyse, on observe que l’omniprésence des réseaux sociaux est un atout majeur qui nous permet de communiquer directement à la source : les futurs étudiants. Nous avons donc l’opportunité de multiplier les canaux de communication en alternant entre le présentiel et le distanciel. Néanmoins, il est de notre devoir de faire bon usage des réseaux sociaux en adoptant une dimension qualitative avec de l’information efficace et concise. Tout en maintenant un lien social avec les futurs étudiants, il ne s'agit pas seulement d'accueillir mais d'accompagner.
3. Bilan des actions menées
L’équipe Well’Com s’est rendu sur plusieurs évènements afin d’informer les étudiants intéressés par notre formation. En effet, tout au long de l’année, certaines étudiantes du projet se sont rendues dans des lycées, salons de l’étudiant, … Tout d’abord, certaines d’entre nous se sont rendus au salon de saint Raphaël. Le matin, l’équipe a reçu un accueil chaleureux. Cependant, l’équipe Well’Com a trouvé les étudiants moins avenants le matin, avec moins d’énergie. La plupart des étudiants venaient sur le stand afin de se renseigner sur de nombreuses formations qui n'étaient pas la nôtre. Cela s’explique en partie par les banderoles sur les stands. Celles-ci sont assez vagues et ne concernent pas directement la formation Infocom. Seule la présence de l’ordinateur informait de la nature du stand, ce n’est donc pas assez explicite pour les étudiants de passage. Les étudiants éprouvaient donc des difficultés à comprendre le stand Infocom et ce qu’était infocom. L’après-midi il y avait un peu plus de monde, les étudiants étaient plus investis et intéressés. Cependant, il y avait une mauvaise coordination avec les exposants de l’université Nice côte d’azur, dû à un mode de fonctionnement différent. L'année prochaine, nous pourrions donc améliorer les messages présents sur les bannières.
Ensuite, certaines d’entre nous se sont rendues au palais des festivals à Nice pour un salon. Nous retenons de ce salon un bilan très positif avec beaucoup de monde. Les personnes intéressées étaient très nombreuses, nous avons même pu en recroiser à notre journée porte ouverte. Il y avait une très bonne organisation. Si nous décidons de renouveler notre présence au salon des palais des festivals à Nice, nous devrons prévoir beaucoup de personnes de l’équipe sur cet évènement, en particulier le midi, malgré un petit stand.
Well’Com est également intervenu au lycée Amiral à Grasse afin de présenter à un groupe le BUT Infocom. Les étudiants étaient nombreux à être intéressés par la formation, nous avons pu répondre à beaucoup de questions, il y avait une bonne interaction. Lors de la présentation, les étudiants avaient l’air très attentifs. L’équipe Well’Com a employé des termes familiers, à dialoguer avec les étudiants, ce qui a permis aux étudiants de mieux comprendre la formation. Cependant, la réunion permettait aux élèves de louper les cours, certains n'étaient donc pas réellement intéressés. Et la slide du diaporama sur les projets tuteurés n’est pas très bien comprise par les étudiants, nous devrons donc l’améliorer pour l’année prochaine.
Nous nous sommes aussi rendus au salon Studyrama à Nice. A cette JPO, énormément de personnes étaient intéressées par notre formation. Malgré le grand nombre de personnes, nous avons réussi à rester organisé grâce également aux plusieurs professeurs et conseillers qui étaient présents avec nous. En points négatifs, nous pouvons relever le fait que tous les BUT étaient réunis au même stand, ce stand était très petit, il y avait peu de place. Les visiteurs ne savaient pas vers où se renseigner. Nous n’étions que 2 pour la formation Infocom, ce qui n’était pas suffisant.
Concernant la JPO à l’IUT de Fabron, un très grand nombre d’étudiants étaient très intéressés par la formation, et semblaient déjà un minimum connaître la formation. Mais nous n’étions que deux étudiantes, ce qui n’était pas non plus suffisant. L’année
prochaine nous devrons créer une bannière ou bien modifier le diaporama afin de mettre plus en avant les débouchés de la formation.
L’équipe Well’Com a organisé la JPO au campus de la Bastide Rouge. Cette demi-journée s’est très bien passée. Énormément de monde s’y est rendu, et les ateliers pour les projets tuteurés étaient une très bonne idée. Cependant nous avons relevé plusieurs points négatifs afin de nous améliorer. Nous avons trouvé qu’il manquait de prospectus, il serait peut être intéressant de faire un QR code qui renverrait aux prospectus. De plus, les tables à l’entrée n'étaient pas assez bien disposées entre les différentes formations et Well’Com n’avait pas d’atelier. Nous avons aussi remarqué un trop grand regroupement dans le hall avec trop de personnes au même endroit. Il manquait également de professeurs et les visites de l’établissement étaient compliquées à gérer à cause de la possession d’un seul badge.
Ensuite, nous nous sommes aussi rendus à un forum au lycée Fénelon. Cependant le bilan n’est pas très positif, en effet, très peu de personnes étaient intéressées par notre formation (max deux personnes intéressées, que nous avons renseignés). Le lycée regroupait beaucoup de formations dans différents bâtiments, ce qui explique cela. Comme points forts, nous pouvons noter que le lycée nous a très bien accueilli avec notamment un petit déjeuner et aussi par le remboursement du parking.
L’équipe Well’Com s’est occupée de poser des questions au BDE DaltCom, à Mr Couston et à What The Com. Les premières années se sont chargées de rédiger les questions et les deuxièmes années de filmer, monter et poster la vidéo. C’est un concept très intéressant qui permet d’en connaître plus sur ceux qui nous entourent.
Pour conclure le bilan des actions menées, nous avons noté des points d’améliorations. En effet, tout d’abord nous avons pensé à améliorer le diaporama afin qu'il soit plus pertinent. Nous devons employer des termes familiers, qui peuvent être compris par tous. Nous pourrons également créer une bannière plus claire pour comprendre notre formation. Et également mettre en avant les débouchés de la formation, qui intéresse beaucoup les étudiants et leurs proches.
4. Evolution générale pour l’année à venir
Well’Com est un projet qui pourrait être amené à connaître des évolutions pour l’année 2023-2024.
Les objectifs principaux sont les suivants :
• Un développement plus marqué des réseaux sociaux : Well’Com est le projet externe de la formation, cela signifie qu’il représente également un point d'interaction important entre les futurs étudiants et les étudiants en formation Une présence plus accrue sur nos réseaux sociaux Instagram et Tiktok pourrait permettre au projet de mieux se positionner en termes de développement digital.
• Un accompagnement plus encadré des nouveaux étudiants la première semaine ; Well’Com pourrait évoluer pour devenir un réel point de repère pour les nouveaux étudiants lors de leurs premiers jours dans la formation. Des activités, visites, conférences pourraient être envisagées au sein du campus afin d’aider les nouveaux étudiants à prendre leurs repères.
• Meilleure clarté de l’information dans les différents évènements : l’objectif principal pour Well’Com est d’informer sur la formation et de guider au mieux les potentiels futurs étudiants dans leurs recherches. Des dispositifs d’informations et de communications pourraient être mis en place afin de faciliter la compréhension de ce que représente la formation et ainsi de fluidifier les échanges.
Afin d’atteindre ces objectifs, plusieurs solutions ont été imaginées. Pour le développement sur les réseaux sociaux, il est préférable de s’investir sur deux réseaux sociaux très prisés par les potentiels futurs étudiants : Tiktok et Instagram. Pour assurer une activité constante et un développement propice à l’atteinte de nos objectifs, il est préférable de mettre en place des concepts et des diffusions d’une part régulière (avec une certaine périodicité) et une part spontanée. Voici quelques idées de concepts :
• Tiktok : « Ca marche com ça », « Une journée en infocom », « Différences TP et TD », « Présentation des projets tuteurés », « Visite du campus », …
• Instagram : 1 fois par mois, interviewer de 2/3 étudiants pour connaître leurs ressentis etc…
• Présenta’COM : Continuer ce qui a été mis en place, en améliorant la fréquence.
• Une FAQ permanente (épinglé sur Tiktok et Instagram), avec un système permettant de poser une question librement.
• Concepts d’interviewspour introduire la formation auprès du grand public : micro-trottoir devant les lycées pour savoir s'ils connaissent la formation, ce qu’ils en pensent, ce qu’ils savent ….
En termes d’accompagnement des nouveaux étudiants la première semaine, plusieurs projets sont à réfléchir tels qu'une journée d'intégration avec des rencontres, des mini-
jeux, et une potentielle collaboration avec le BDE en place. Une visite des bâtiments pourrait également être pertinente.
Enfin, pour améliorer la clarté de l’information dans les différents évènements, plusieurs stratégies peuvent être adoptées. Le diaporama présenté lors de chaque événement ne semble pas représenter ce que la formation propose sur tous les aspects. Il serait intéressant d’informer les futurs étudiants sur la composition d’une semaine dans la formation, car le rythme est très différent de ce qu’ils peuvent connaître au lycée. Mettre au point une infographie avec les débouchées et les matières concrètes (à différencier des compétences) pourrait être un support intéressant. La longueur du diaporama ainsi que la hiérarchie des informations qu’il contient seraient également à revoir et à réorganiser.
Des améliorations sont également à réfléchir pour l’organisation de la JPO. Un stand autre qu’un stand d’accueil pour le projet pourrait être percutant, cela permettrait de mettre Well’Com au même niveau que les autres projets tuteurés. L’organisation des stands et des espaces est également à revoir, afin de n’exclure aucun stands (qu’ils aient tous la même visibilité). Enfin la mise en place d’un espace d’échange avec des professeurs et des étudiants pourrait être pertinent, dans une salle dédiée par exemple.
Un projet de tenue comme un tee-shirt pourrait être envisagé, cela permettrait de reconnaître plus facilement les membres du projet dans les différents évènements, notamment lors de la JPO. Un accès plus facile aux pins et aux pulls de l’IUT serait également plus pratique afin de fournir les bénévoles. Une autre solution pourrait être d’avoir un signe distinctif plus affirmé qu’un pins, mettant un avant l’aspect créatif de la formation.
5. Analyse des contraintes et risques
Durant cette année nous avons remarqué quelques points négatifs que nous aimerions retravailler pour l’année prochaine puisque nous serons les meneuses de ce projet. Premièrement nous avons observé qu’il y avait une mauvaise communication entre les IC1 et IC2, nous n'étions pas assez informés sur les évènements à venir, et sur les idées de postes ou de vidéos prévues. Nous avons donc été très peu impliqué dans les projets, nous n’avons pas touché à tous les pôles comme il était prévu.
Nous recommandons donc d’intégrer plus les premières années, leur faire découvrir les backstages de nos montages, leur exposer notre manière de travailler, notre organisation.
Nous souhaitons être un groupe uni, solidaire et nous voudrions mettre plus en avant les premières années. C’est pourquoi nous avons pensé à présenter les futurs IC1, sur notre compte instagram, ne pas les laisser dans l’ombre et montrer qu’ils font partie du groupe, qu’ils ont leur place et qu’ils sont utiles à notre projet.
L’organisation n’était pas réellement au point lors des Journées portes ouvertes, et plus particulièrement notre JPO au sein du campus Georges Méliès. Notre projet n’était pas assez mis en avant, de mauvaise disposition que ce soit pour nous où les autres projets tuteurés.
6. Pilotage
Cette année, le projet a été piloté par 5 Well’comettes, parmi les 5, on y retrouve Lauryne et Solène en tant que référentes ! Elles ont été chargées de répondre aux mails pour participer aux différents salons et forums. Le but était de donner les informations sur les personnes qui interviendraient (nom, dates …), et le matériel dont elles auraient besoin. Pour l'organisation de la journée porte ouverte elles devaient s’occuper de l’administratif, logistique, et se charger d'organiser régulièrement des réunions avec Marianne Denuelle, la professeure référente du projet Well’Com.
Ensuite il y a Mila, au pôle rédaction qui été principalement chargé de s’occuper du projet Présenta’COM, en trouvant les personnes à interviewer, rédigeant les questions, et s’occupant du tournage.
On retrouve Joane, la responsable planning qui s’occupait de faire les planning des événements en prévenant les autres membres du projet de leur présence aux évènements. Elle devait y renseigner le nom de l'évents, le lieu, la date, les horaires et les participants.
Ainsi qu’Elisa au pôle digital et création qui s’occupait de gérer toute la partie réseaux sociaux, en étant chargé de faire des posts sur les événements à venir, le montage et le post de PrésentA’COM, des stories sur les évènements comme la journée porte ouverte ou les étapes de parcoursup. En clair, tout ce qui concerne les futurs étudiants qui sont externes à l’IUT !
Pour ce faire, Lauryne et Solène, les référentes se partageaient généralement les tâches, et transmettaient les informations aux autres membres du groupe dès qu’elles en recevaient.
En ce qui concerne le pilotage du projet, chacune avait un rôle attitré pour arriver à organiser et gérer au mieux le projet. Si elles avaient trop de charge de travail, comme lors de la Journée Portes Ouvertes, elles n’hésitaient pas à s’entraider.
Concernant le nouveau concept PrésentA’COM, elles écrivaient leurs idées de questions sur un drive et se mettaient d'accord, puis fixaient une date entre elles qu'elles proposaient ensuite au sujet interviewé. Chacune essayait de faire de son mieux pour la bonne gestion du projet !
L’année prochaine, le projet sera encadré par non 5, mais 7 Well’comettes ! Nous retrouverons donc Noelyne et Marine en tant que référentes, Sara en responsable planning, Léa au pôle réseaux sociaux, et dans le cadre de PrésentA’COM, Emma au tournage, Zoé au pôle rédaction, et Roxane au montage ! Plus impliquées et motivées que jamais, elles seront prêtes à tout pour reprendre le flambeau de ce beau projet.
S’étant déjà concertés, voici les modalités d’animations de leur équipe projet, avec une réunion toutes les 2 semaines, afin de de discuter du projet Présenta’COM, et développer de nouvelles idées pour alimenter leurs réseaux, une réunion 1 semaine avant chaque gros évènements, afin de les organiser au mieux, en répartissant les présences, et une réunion à deux semaines, et à une semaine du plus gros événement : La journée porte ouverte de l’IUT !
7. Apports personnel et professionnel
Grâce au projet tuteuré Well’Com, nous avons pu découvrir une mise en situation professionnelle de la formation. Cette communication externe de ce projet nous a appris à mettre en avant notre IUT aux yeux d’un public externe. Nous avons alors développé des compétences personnelles Pour les plus timides et réservées d’entre nous, cela nous a aidé à prendre en assurance, notamment sur les informations que l’on transmet et la manière dont on le fait. Maintenant, nous sommes beaucoup plus à l’aise à l’oral, nous prenons plaisir à nous exprimer devant plusieurs parents et étudiants, ce qui n'était pas forcément le cas avant. Notre confiance en nous s’est donc affirmée, ce qui est un point important dans le domaine de la communication. Pour mener à bien ce projet, il a fallu savoir s’organiser, être polyvalente, être disponible et savoir s’adapter. Enfin, le plus important dans ce projet est la faculté à travailler en équipe. Ce facteur qui n’est pas toujours facile à réaliser mais très révélateur d’une bonne conduite d’un projet.
Conclusion
Cette première année d'engagement au sein du projet tuteuré Well’Com nous a permis à toutes, de faire preuve de flexibilité et d´accommodation. Il n'est pas simple de présenter une formation que nous découvrons un peu plus chaque jour avec un regard différent, et cela même après sept mois. Nous apprenons tous les jours et on continuera à apprendre tout au long de notre formation les rouages et l´art de la communication. La fin de cette première année marque la reprise du flambeau et notre enthousiasme pour la suite. Donner le maximum de notre énergie au profit des futurs étudiants est donc notre objectif premier, tout cela en adoptant une posture réflexive qui nous permettra de prendre du recul quand cela sera nécessaire.
Merci
Merci à madame Denuelle, tutrice du projet pour l’accompagnement du projet et la lecture de notre dossier
Nous sommes :
• Zoé Bouchez
• Noelyne Jourdan
• Sara Ly
• Marine Roedel
• Emma Lannes
• Léa Ego
• Roxane Lamberton
Merci !