VEJLEDNING TIL EFFEKTMÅLING OG GEVINSTREALISERING: DIGITAL UNDERSTØTTET TRÆNING
Version 1.0, 29 august 2023
Denne vejledning er udviklet ifm. KL’s Teknologipartnerskab og skal hjælpe med at kommunerne bliver skarpest muligt på at høste og måle gevinster ifm. Digital understøttet træning. Vejledningen er baseret på interviews med to kommuner, der har arbejdet med implementering af digital understøttet træning samt et oplæg fra Kerteminde Kommune på første klyngemøde i partnerskaber, samt LEAD’s viden om god praksis. Vejledningen vil blive videreudviklet og opdateret undervejs i partnerskabet efterhånden som, der kommer nye erfaringer ind. Betragt den derfor som et dynamisk dokument.
1
2 Indflyvning
Digital understøttet træning er en træning som borgeren foretager alene ved hjælp af en skærm og et træningsprogram på skærmen eller guidet af en medarbejder og foregår typisk efter en af følgende paragraffer:
Servicelovens §81 Som et tilbud til borgeren mhp at styrke dennes funktionsevne
Servicelovens §83a Rehabiliterende digitalt understøttet træningsindsats med henblik på at borgeren kan få reduceret behov for hjælp fremadrettet
Servicelovens §86 Genoptræning efter sygdom, men ikke efter sygehusindlæggelse (SUL §140), med henblik på at borgeren kan få reduceret behov for hjælp fremadrettet
Sundhedslovens §119 Forebyggende træning, til borgere med kroniske lidelser med henblik på at borgerens behov for hjælp reduceres fremadrettet
Sundhedslovens §140 Genoptræning efter sygehusindlæggelse med en genoptræningsplan. Bruges ifm. en række diagnoser, fx hofteoperation, hjertelidelser m.v. Her er effekten at borgeren helt eller delvist genvinder sit funktionsniveau
Når vi har udarbejdet en vejledning til gevinstrealisering og effektmåling, er det fordi de deltagende kommuner i teknologipartnerskabet efterspørger det. Kommunerne har behov for at skabe reelle, virkelige gevinster for at imødegå arbejdskraftudfordringen. Der er en brændende platform, som skal håndteres.
3 Hvilke gevinster går vi efter?
Digital understøttet træning kan skabe tre typer af gevinster – tid, kvalitet og medarbejdertrivsel
Det vil være en meget dårlig idé at gå efter dem alle.
Fokusér og prioritér hvilke gevinster, der er vigtige for jer. Det er som hovedregel ofte bedre at sigte efter én gevinst end to, og bedre at sigte efter to end tre osv. Så vær kritiske og ignorer de gevinster der ikke er vigtige for jer.
3.1 Tid og økonomi
Tids- og økonomigevinster fordeler sig på forskellige typer:
A. Tidsbesparelser på hjemmepleje efter træningsforløb, som følge af forbedret funktionstilstand. Vi taler altså en fremtidig effekt, beregnet ud fra en fremtidig prognose for hvor meget pleje borgeren ellers skulle modtage Denne effekt deler sig så på to typer, og det er vigtigt at skelne mellem dem:
o A.1: Forskellen på plejebehov før træningen og 52 uger efter påbegyndt træning. Det er den tidsbesparelse man umiddelbart kan se i budgettet, hvis budgettet reduceres.
o A.2: Forskellen på plejebehov før træningen og det plejebehov en statistisk gennemsnitlig borger ville have haft 52 uger senere, uden træning.
Flere kommuner bruger her et øget plejebehov på 38 timer efter vejledning fra DigiRehab, men det er i denne version ikke opklaret, hvor det tal kommer fra.
Andre bruger det øgede plejebehov borgeren havde fået 52 uger op til træningen og
KL Teknologipartnerskab og Lead - Enter Next Level
laver en lineær fremskrivning. Altså hvis borgeren i løbet af de forrige 52 uger har haft et øget plejebehov på 40 timer/år, så forudsætter vi, at borgeren vil have et lignende øget plejebehov det kommende år, hvis borgeren ikke træner. Uanset om man bruger de 38 timer, forrige års udvidede plejebehov eller et andet tal for den “utrænede borgers øgede plejebehov” så står timerne formodentlig ikke i budgettet i forvejen og skal derfor ikke indregnes som en direkte besparelse i budgettet Den slags forebyggede udgifter kalder man i gevinstsproget Cost Avoidance, eller Omkostningsmitigation.
Eksempel A.1
Sparet udgifter
Inden træning modtager borger 250
timers pleje om året
52 uger efter træning modtager borger
215 timers pleje om året
Difference 35 timer, der kan spares direkte på budgettet
Eksempel A.2
Forebyggede udgifter
Inden træning modtager borger 250 timers pleje om året
Hvis borgerens ikke havde fået træning, ville plejebehovet i gennemsnit stige med Fx 38 timer pr år og altså være 288 timer
52 uger efter
52 uger efter træning modtager borger
215 timers pleje
Difference
• 35 timer, der kan spares direkte på budgettet
• + fx 38 timer som forebygget forværring
• I alt 73 timer
B. Tidsbesparelse på træningsterapeuter under træningen, hvis borgeren selv klarer træningen med digital understøttelse. Særlig relevant ved digital understøttet træning i hjemmet efter Sundhedslovens §140. Vær obs på om den digitalt understøttede genoptræning er en udvidelse af service, i givet fald er denne tidsgevinst ikke aktuel.
C. Sparede udgifter til lokaler, hvis den digitalt understøttede træning – igen typisk efter Sundhedslovens §140 – erstatter træning ved fysisk fremmøde i et lokale.
Ideen bag type A1 og A2 effekten – altså at undgå en serviceudvidelse til borgeren kan illustreres med denne figur.
Ældre borgeres funktionsniveau forringes gennemsnitlige hvert år. Som tidligere nævnt bruger DigiRehab et øget plejebehov på 38 t pr år for en borger over 65 år, men det er i skrivende stund uafklaret hvad grundlaget for det tal er, og om det gælder alle aldersgrupper. Med træning forbedres muskelstyrke og funktionsniveau, og det ikke alene kan modvirke den normale udvikling, men også ofte reducere plejebehovet.
Ovenstående besparelser (A1, A2, B og C) kan derefter realiseres helt konkret som:
D. Økonomiske besparelser ved at de samlede udgifter for hjemme-/sygeplejen reduceres i budgettet (den rehabiliterende effekt ifm A og B). Konkret kan det fx udmøntes ved at reducere den samlede økonomiske ramme til hjemmeplejen eller vikarbudgettet
E. At undgå vækst i udgifter til hjemme-/sygeplejen fremadrettet igen som følge af den rehabiliterende effekt ifm. A og B. Konkret vil det indebære, at man som kommune ikke øger udgifterne til hjemme- og sygepleje på trods af forventede flere opgaver og flere ældre, og altså ikke øger budgetterne.
F. Øget produktivitet, men samme økonomiske ramme. Dermed indregnes det at træning og hjemmepleje kan varetage flere opgaver, servicere flere borgere og/eller yde en højere service inden for den samme økonomiske ramme.
3.2 Kvalitative borgergevinster
Højere eller samme borgertilfredshed, som følge af at borgerne får en oplevelse af en eller flere af nedenstående forandringer:
A. Forbedret funktionstilstand som følge af træningen og den deraf øgede muskelstyrke og smidighed. Det er den helt grundlæggende effekt, som er forudsætningen for de tids- og økonomigevinster der er nævnt i afsnit 3.1
B. Borgeren har en god og sjov oplevelse under træningen med medarbejderen, hvilket kan styrke livsglæden
C. Borgeren oplever en højere grad af frihed og selvbestemmelse som følge af at kunne klare flere ting i hverdagen selv
D. Borgeren oplever en højere grad af selvstændighed, idet borgeren selv kan bestemme hvor og hvornår træningen skal foregå
En kommune, der arbejder med digital genoptræning, peger på at der også er risici for negative effekter for borgerne:
• Miste fællesskaber ifm. holdtræning, hvis tilbuddet erstatter en holdtræning
• Miste motivation til træning, hvis dele af træningen foregår alene uden støtte fra en medarbejder
3.3 Medarbejdergevinster
Højere medarbejdertilfredshed, som følge af en eller flere af nedenstående forandringer:
A. Mere varierede og interessante arbejdsopgaver, der kan føre til bedre fastholdelse og øget rekruttering. Det skyldes, at det for medarbejderne kan opleves således, at de frigjorte ressourcer bliver brugt til fx komplekse borgere, eller mere borgernære opgaver. At der dermed bliver mere tid til at levere et godt stykke arbejde, hvor der er behov. Denne effekt bidrager i selv til at reducere arbejdskraftudfordringen fordi den fremmer rekruttering og fastholdelse
B. Medarbejderen selv får en positiv træningseffekt og -oplevelse ved at træne med borgeren.
3.4 Effektkæden med fokus på rehabiliterende effekt Effektkæden viser visuelt den ”forandringsteori” investeringen bygger på. Forskellen mellem i dag (problem) og fremtiden (resultatet) er den umiddelbare effekt. Her er vi kvantitative.
Effektkæden nedenfor viser i søjlen for ”Ny adfærd”, at der er tre afgørende forandringer:
1. At vi visiterer de rigtige borger. Visitation behøver ikke at ske fra myndighed. Det kan betyde at hjemmeplejen eller sundhedscenteret fx selv finder borgerne og planlægger digital understøttet træning
2. At borger gennemfører træningen
3. At myndighed reducerer tid til hjælp efterfølgende.
Denne næste effektkæde er for træning efter sundhedslovens §140, med mange lighedspunkter med også forskelle.
Når I arbejder med gevinstrealisering, kan effektkæden bruges til at dem der er involveret i implementering og gevinstrealisering:
• Bliver helt konkrete og detaljerede på situationen i dag og i fremtiden. Hvor mange borgere, hvor mange træningsforløb gennemfører vi, hvor mange timer bruger vi, og hvordan kan vi realisere det fremtidige ønskværdige scenarie?
• Bliver konkrete på projektets leverancer, så vi også kan regne på omkostningerne
• Blive konkrete på forandringerne – dvs. den nye adfærd. Hvem skal gøre hvad? Hvem skal begynde på noget eller holde op med noget. Herunder udpege konkrete ansvarlige chefer og ledere i organisationen
• Blive skarpe på gevinster og ”negative gevinster”. I sidste tilfælde – hvad vil ikke blive oplevet positivt? Det skal vi huske at håndtere undervejs
• Blive skarpe på det overordnede formål.
Denne vejledning vil muligvis blive opdateret med en effektkæde for borgergevinster og medarbejdergevinster i en senere version.
4 Omkostninger
Hvis man ønsker at måle om digital træning skaber økonomiske gevinster, er det afgørende at opgøre hvilke omkostninger, der er forbundet med både indkøb, implementering og drift af teknologi og kompetencer Hvor udgifter til indkøb og implementering typisk har karakter af ”opstarts-udgifter”, er udgifter til drift en løbende udgift, der ikke forsvinder.
Nedenstående skema er et forsøg på at pege på de omkostninger, man principielt bør tælle med – se kolonnerne ”Tema” og ”Kategori”. I den tredje kolonne, peges der på hvad to konkrete kommuner har anvendt som metode i opgørelse af udgifter. Skemaet kan anvendes som vejledning, når I skal
arbejde med at opgøre jeres omkostninger. Dog kan skemaet ikke betragtes som fuldt udtømmende, og I skal derfor overveje om I har omkostninger, der ikke er angivet i tabellen.
Tema
Indkøb – eksterne omkostninger
Kategori Eksempler på, hvilke metoder andre kommuner har anvendt til at opgøre
Eventuelt indkøb af hardware, hvis ikke man har det i forvejen:
- Tablets og cover
- Tyverimærkning
Kontrakt med leverandør
Evt. træningsudstyr Køb ifm. opstart Konsulentbistand til fx implementeringsstøtte
Kontrakt med leverandør
Implementering – interne omkostninger
Projektledelse og projektomkostninger – fx omkostninger til løn
Uddannelse og træning af medarbejdere
Opgøres fx i projektbeskrivelse
Samme som ovenstående, men vigtigt at være opmærksom på om uddannelsestid opgøres i andre sammenhænge, altså som en fast konstant i træning, hjemme- og sygeplejen
Drift – løbende udgifter (både intern og ekstern)
Softwarelicenser
Kontrakten med leverandøren Medarbejdertid til træning Medarbejderens tid til at træne med borgeren
Evt. træningsudstyr Udskiftning og fornyelse
Support
Typisk en del af kontrakten med leverandør. Men der kan også være aftale med intern support
Behandle softwareopdatering og ny funktionalitet
Løbende administration af brugere (ind og ud)
5 Effekter: Målemetoder og data
Opgøres ikke af de to kommuner, men kan være en del af udgifter til support
En del af den samlede brugeradministration. Opgøres ikke af de to kommuner specifikt for et system
Her gennemgår vi hvordan man konkret kan måle og opgøre gevinsterne.
5.1 Målemetode til gevinster ift. tid og økonomi
Gevinster ift. tid og økonomi kan opgøres på flere forskellige måder. Nogle af de datapunkter, der er centrale at have for øje er:
Tid:
A. Tildelt hjemmepleje til borgeren før træning Data kan trækkes via omsorgssystemet
B. Tildelt hjemmepleje til borgeren 52 uger efter påbegyndt træning Data kan trækkes via omsorgssystemet
C. Alternativ prognose for borgerens plejebehov i timer, hvis der ikke var gennemført træning. Flere kommuner trækker borgerens plejebehov og udviklingen 52 uger tilbage fra påbegyndt træning, og ser på differencen mellem den første og sidste uge i perioden og fremskriver lineært. Altså hvis borgeren på 52 uger fra træning har øget sit plejebehov med 30 timer, så antager vi at borgeren også ville øge sit plejebehov med 30 timer de kommende 52 uger, hvis ikke borgeren havde trænet. Andre bruger, som tidligere nævnt, et nøgletal der hedder 38 timer mere hjælp i løbet af et år.
D. Tidsforbrug hos medarbejdere på træningen pr borger
E. Antal borgere, der kan tilbydes digital understøttet træning og
F. Andel, der gennemfører træningen. Registreres i løbet af træningsforløbet. Flere kommune ligger omkring 70 pct.
G. Tidsforbrug til terapeut pr borger ifm. holdtræning
Hvis træningen erstatter holdtræning. Kan opgøres ved at se hvor mange terapeuttimer der bruges pr. deltager på holdtræningen
H. Tidsforbrug hos terapeut pr borger ifm. selvtræning vha. app Hvis træningen erstatter holdtræning. Kan opgøres ved at se hvor mange terapeuttimer der bruges pr. deltager på holdtræningen inkl. Selvtræning via app.
Overordnet beregning:
Samlet gevinst ift. sparet tid ved rehabiliterende effekt =
Den konservative beregning, pr borger:
A: Tildelt hjælp ved opstart af træning
- B: Tildelt hjælp 52 uger påbegyndt
træning
+ D: Medarbejdernes tidsforbrug på træningen, inkl. Den træning der er brugt på de borgere der ikke gennemfører
træningen
= Sparet hjælp i timer pr borger
* E: Antal borger der tilbydes træning * F: Andel borgere der gennemfører
= Samlet sparet hjælp
Den progressive beregning, der indregner funktionstab hos borgeren, hvis denne ikke var blevet trænet:
A: Tildelt hjælp ved opstart af træning
- C: Tildelt hjælp 52 uger efter hvis ikke borgeren havde trænet
+ D: Medarbejdernes tidsforbrug på træningen, inkl. Den træning der er brugt på de borgere der ikke gennemfører
træningen
= Sparet hjælp i timer pr borger
* E: Antal borger der tilbydes træning * F: Andel borgere der gennemfører
= Samlet sparet hjælp
Økonomi
Relevante datapunkter:
• Hvis det ønskes at omregne den sparede tid til økonomi, kan man anvende den gennemsnitlige timeløn for medarbejdere, hvis tidsforbrug på besøg hos borgerne reduceres
• Omkostninger – se afsnit 3.5
Overordnet beregning:
Samlet økonomisk gevinst = Antal timer sparet * gennemsnitlig timeløn – omkostninger.
5.2 Målemetode til borgergevinster
Kommunerne har grundige erfaring med at måle på træningseffekt, dvs muskelstyrke og funktionsevne. Datapunkterne er:
• Muskelstyrke før og efter træning
• Funktionsevne før og efter træning. Her vælger nogle at bruge FSIII som metode
Der er andre borgergevinster, der vedrører borgernes kvalitative oplevelse af den service de modtager fra kommunen. De borgergevinster vil typisk bedst kunne måles via kvalitative målemetoder såsom interviews eller survey1
Det er relativt overkommeligt at udarbejde en sådan undersøgelse og vi vil anbefale det i en opstartsperiode, hvor der er behov for at betrygge medarbejdere, ledere og politikere om at digital understøtte træning skaber gevinster for borgerne.
Man kan fx sende en survey ud med fire spørgsmål til borgeren, som de kan besvare via en skærmløsning eller udlevere en papirblanket med de samme fire spørgsmål. Alternativt kan man ringe rundt til 20-30 borgere og bede dem svare på spørgsmålene. Eksempler på spørgsmål:
I hvilken grad er du enig i følgende udsagn?
1. Jeg oplever at træning i hjemmet er et godt tilbud
2. Jeg oplever at træning i hjemmet styrker mig og gør mig mere selvhjulpen
3. Jeg vil hellere træne i eget hjem, end at skulle transportere mig møde et bestemt sted til en bestemt tid til holdtræning
4. Jeg vil hellere trænes til at være selvhjulpen i en eller anden grad, end at modtage hjælp til at gøre de ting jeg ikke kunne før jeg blev trænet
Svarmuligheder: Meget uenig, uenig, neutral, enig og meget enig.
5.3 Målemetode til medarbejdergevinster
Vejledningen vil på et senere tidspunkt blive opdateret med et afsnit, der beskriver målemetoder til medarbejdergevinster, men ellers er princippet det samme som ovenfor. Det er langt nemmere at indhente udsagn fra medarbejderne end borgerne.
6 Hvornår skal man måle på sine gevinster?
Der er nogle organisationer, der har den opfattelse, at man skal vente med at måle på forventede gevinster, når de forventes at være fuldt indfriede. Altså, hvis business casen siger at vi forventer 100 borgere på digital træning om 1 år, og sparet fx 25 timer pr år pr borger, så vente med at måle om et år.
Det er en dårlig strategi. Mål efter en måned og lær af jeres målinger. Konkret følg denne cyklus: 1
Iværksæt
1 Sæt (justér) Mål
Sæt mål for jeres implementering af digital understøttet træning
2 Måling
Hvor mange får tilbud digital understøttet træning?
Hvor mange gennemfører træning Hvad er træningseffekten?
Hvad er de tidsmæssige og kvalitative gevinster?
3 Forstå
Fortolk målinger med ledereog medarbejdere
Hvorfor set det godt eller ikke så godt ud?
Hvad kan vi gøre ved det?
For at få hold om denne proces, har I sikkert brug for en intern koordinator, der sørger for at der bliver målt og får sat målinger og fortolkninger i kalenderen, så det bliver gjort.
7 Kompetencer, organisering og ledelsesprocesser
At sikre gevinster kræver at der er et reelt oplevet og implementeret ansvar for at sikre gevinsterne gennem ledelseskæden. Det kan ikke uddelegeres til konsulenter og medarbejdere.
Der skal være en direktør, en chef og en personaleleder, der hver især har en andel og et ansvar for deres del af effektmålingen og gevinstrealiseringen. Hvis personalelederen har ansvar for en hjemmeplejegruppe, så har han/hun ansvar for, at medarbejderne kommer i gang med at gennemføre digital understøttet træning, og måske også ansvar for at de finder borgerne.
Det kan også være, at en mindre enhed får ansvar for al digital understøttet træning af borgerne. Så er det lederen af denne enhed, der får dette ansvar.
Chefen har ansvar for alle hendes/hans personaleledere tager opgaven på sig, og chefen må skabe rammer, incitamenter og udøve personaleledelse for at de kender og lever op til gevinstmålene. Med andre ord – ansvaret ligger i ledelseskæden.
Selvfølgelig har ledelseskæden brug, at der er medarbejdere, der konkret måler på effekt. Dels i de konkrete forløb, hvor det fx kan være en terapeut, dels og vigtigt for gevinstrealisering for den samlede indsats. Det kræver, at medarbejderen kan trække tal ud af et EOJ-system (tildelt pleje over en periode), og kombinere med træningseffekt og træningsgennemførelse.