La empresa al dia mayo 2016 by LA EMPRESA AL DIA

BOLETIN : “LA EMPRESA AL DIA” ® una publicación del

La formación, clave para su desarrollo personal y profesional

MAYO 2016

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Instituto Europeo de Gestión Empresarial Formación & Consultoria Este Boletín se publica desde 1.993. Al servicio de la Comunidad Empresarial Española e Iberoamericana

AÑO XXIII-Nº 4

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Prestamos nuestros servicios a las empresas, basándonos en la necesidad de gestión que tienen las mismas y, por tanto, de la siguiente manera: Si la empresa dispone de información I.

necesaria, mensualmente la analizamos entregando un informe escrito, destacando en él la situación de la empresa, su evolución económica y financiera y aconsejando la gestión adecuada.

Cuando la empresa no dispone de información, II.

procesamos a través de nuestros equipos informáticos, los datos contables y extracontables que usted nos ha facilitado, mantenemos al día su contabilidad y sus impuestos, y la información obtenida, la analizamos y tratamos como en el apartado anterior.

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mecánica e invariable durante todos sus años de experiencia. Por ello, las empresas han de aleccionarse sobre cómo adaptarse a los tiempos, y eso implica tanto el día a día como los objetivos estratégicos.

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CLAVES PARA UN BUEN TRABAJO EN EQUIPO

Nadie puede solo. Por eso aprender a trabajar en equipo es esencial para la productividad y el buen ambiente de trabajo. ¿Cómo se logra? Con siete sencillas claves. El trabajo en equipo es una herramienta indispensable para el buen funcionamiento de una empresa, ya que todos los empleados tienen un papel fundamental para el desarrollo y crecimiento de la misma. Por esto es que el primer paso es cuidar la comunicación que se da entre los integrantes de un negocio, ya que existen diversos factores que impactan de manera negativa en este vínculo, lo cual trae como consecuencia un desempeño deficiente por parte de los colaboradores y un ambiente laboral complicado. La comunicación dentro de la empresa es uno de los factores que determina el éxito o el fracaso. Así que hay que intentar mantener una comunicación sana en todas las áreas para evitar cualquier tipo de conflictos y llegar al éxito de una manera eficaz y amigable. Pero, ¿cómo lograr un buen trabajo en equipo? Crear confianza La confianza es el elemento principal del trabajo en equipo. Impulsar un ambiente en donde todos los participantes conozcan las habilidades de los demás, entiendan sus roles y sepan cómo ayudarse mutuamente es una apuesta segura. Fijar objetivos comunes Para que todos los colaboradores trabajen en equipo deben ir tras las mismas metas. Por esto, es importante que todos conozcan la misión y los objetivos de la empresa de manera uniforme y definir cómo cada miembro y departamento puede contribuir a cumplirla.

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Crear sensación de pertenencia Los seres humanos necesitamos sentirnos parte de algo, por eso, el factor más poderoso en la creación de equipos es el desarrollo de una identidad común. Lo mejor para esto es definir qué identifica a los equipos, fijar valores y hacer que cada miembro esté consciente de su impacto en el equipo. Nadie trabaja mejor que cuando trabaja para sí mismo y los suyos. Involucrar a todo el equipo en la toma de decisiones Nada afecta más un trabajo en equipo que sea siempre la misma persona la que toma las decisiones. Para evitarlo, hay que impulsar la generación de ideas y motivar a cada miembro del equipo a que dé su opinión. Con los aportes de todos, será más fácil implementar cualquier cambio o estrategia. Tener empatía Es muy fácil criticar o subestimar el trabajo de los demás cuando uno no lo conoce o no lo ha ejecutado. Para crear empatía entre los colaboradores, es importante realizar ejercicios de rotación entre áreas. Así cada miembro sabrá en qué consiste la labor del otro y cómo puede contribuir a hacerlo mejor. Motivar la responsabilidad y compromiso mutuo Cuando una persona es parte de un equipo, sabe que los logros o fracasos son responsabilidad de todos y cada uno de los miembros. No es bueno fomentar la mentalidad de "éste no es mi problema", hay que hacer que los problemas y los aciertos sean compartidos. Celebrar los éxitos grupales Aunque es importante también reconocer el trabajo individual, es clave que las recompensas se den por resultados en equipo. Cuando algo sale bien, hay que reunir a todos los implicados y agradéceles su trabajo. Conviene destacar el papel de cada uno, pero sin dejar de celebrar el resultado grupal. ■

9 ESTRATEGIAS PARA DISEÑAR UNA REUNIÓN EFICIENTE Roger Schwarz, autor de “Smart Leaders, Smarter Teams: How You and Your Team Get Unstuck to Get Results” en hbr.org del pasado 19 de marzo planteaba cómo diseñar una agenda para conseguir una reunión eficaz. Ésta debe fijar cuáles son las expectativas de lo que va a ocurrir durante la misma, distribuir el tiempo de forma adecuada, asegurar que se tratan los temas de interés e identificar cuándo ha finalizado la discusión.

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Schwarz sugiere las siguientes recomendaciones para diseñar una agenda eficiente: 1.- Buscar el input de los miembros del equipo. Si queremos que éstos se comprometan con la reunión hay que plantear temas que reflejen sus necesidades. Hay que pedir que propongan los puntos a tratar y justifiquen su inclusión. Si finalmente no podemos incorporarlos tenemos que explicar las razones al interesado. 2.- Seleccionar temas que afecten a todo el equipo. El tiempo de reuniones es costoso por lo que se deben escoger abordar discusiones que impliquen a todo el equipo y que necesitan a éste al completo para plantear soluciones para resolverlas. 3.- Listar los temas como preguntas a las que el equipo debe dar respuestas. Las preguntas permiten que sus miembros preparen sus respuestas y sepan cuándo la discusión ha finalizado porque se ha dado respuesta a lo planteado. Es importante conocer previamente si el propósito del encuentro es compartir información, buscar input para una decisión o alcanzar una. Es difícil que los integrantes de un equipo participen si no conocen qué se espera de ellos: que escuchen, que aporten ideas o que tomen parte en la decisión. 4.- Estimar un tiempo adecuado para tratar cada tema. Sirve para dos propósitos: a). - Requiere que calculemos lo más exactamente posible el tiempo requerido para que el equipo introduzca el tema, se planteen y respondan cuestiones, se resuelvan los distintos puntos de vista, se generen soluciones potenciales y se decida el camino a seguir y las acciones para ello. b). - El tiempo estimado permite que los miembros del equipo se adapten a él o sugieran que es posible que se tenga que ampliar. 5.- Proponer un proceso para abordar cada punto de la agenda que identifique los pasos que hay que dar para llegar a una decisión. 6.- Especificar cómo se tienen que preparar los miembros para la reunión. Distribuir la agenda con el tiempo suficiente antes de la reunión para que el equipo pueda leer los materiales de apoyo y preparar su intervención en cada punto. 7.- Identificar quién es responsable de liderar cada tema para que pueda prepararse adecuadamente para ello. 8.- Asegurar que el primer tema a tratar sea la revisión y modificación de la agenda si es necesario. 9.- Finalizar la reunión planteando estas dos preguntas: a). - ¿Qué hemos hecho bien? b). - ¿Qué queremos hacer de forma diferente en la siguiente reunión?

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Dedicar cinco o diez minutos a su respuesta permitirá que el equipo mejore su desempeño, las relaciones en el trabajo y la satisfacción. El autor recomienda considerar estas preguntas para identificar lo que el equipo ha hecho bien y lo que quiere hacer de otro modo: ¿Se distribuyó la agenda con tiempo suficiente para que todos pudiesen preparar la reunión? ¿Se prepararon bien todos los participantes? ¿Era el tiempo adecuado el asignado para cada punto y para su discusión? ¿Se centraron los participantes en los puntos definidos o se desviaron de ellos? ¿Fue eficaz el proceso definido para cada tema? ■

ORGANIZACIÓN PARA UNA ESTRATEGIA EMPRESARIAL Aquellas empresas que establecen objetivos agresivos suelen prosperar más fácilmente que aquellas que no aplican objetivos definidos. La posibilidad que tiene una determinada empresa de prosperar depende, en gran parte, de sus capacidades competitivas, comparadas con las de sus competidores. La organización de los recursos humanos tiene que ajustarse a las políticas estratégicas del negocio. Para ello es importante que se tomen las siguientes decisiones: 1. Definir las distintas áreas funcionales de la empresa que permitan ser analizadas para poder controlar la gestión y estén bien dirigidas. 2. Diseñar líneas de comunicación que permitan flujos de información y dirección fluidas para los distintos niveles de responsabilidades. 3. Asegurar una adecuada estructura de decisiones que permita un correcto equilibrio entre disciplina y calidad, exigiendo a los distintos responsables de la organización eficiencia, un sentido de dirección con criterios claros, flexibles y de respuesta rápida. 4. Propiciar una cultura organizativa que facilite la creatividad para encauzar la actividad por senderos productivos. La organización debe ser diseñada de tal manera que permita que los objetivos generales de la empresa se centren en las oportunidades que nos ofrece nuestro mercado objetivo, optimizando nuevos proyectos y oportunidades, permitiendo la expansión mediante una política estratégica propia en función de la posición de la empresa en dicho mercado. Desde el punto de vista operativo, es importante establecer unidades de negocio, a través de las cuales se coordine la dirección de la empresa, la comercialización de sus productos, el desarrollo de éstos, los procesos de producción y la gestión logística.

Es importante asegurarse de que el control permanente y la responsabilidad queden bien definidos dentro de cada nivel de la organización, con el fin de evitar posibles conflictos, que no existan incompatibilidades en la dirección, y que no se malgasten la energía y los recursos por una mala coordinación.

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Como elegir la organización adecuada, es un asunto de la Dirección General y de sus colaboradores más significativos. Sin embargo, debemos señalar que la estructura organizativa, por muy bien diseñada que esté, solo será efectiva si se aprovechan al máximo las ventajas competitivas de la empresa, teniendo en cuenta que: a) Que exista un dirección eficaz, democrática y flexible.

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b) Definir la misión de la dirección para mantener una posición positiva frente a nuestros competidores, seleccionando y potenciando nuevas oportunidades de negocio. c) Propiciar una cultura corporativa que motive a los directivos y al resto del personal de apoyo (ejecutivos y mandos intermedios) a través no solo de proponerles retos alcanzables sino también los incentivos que se ofrecen. d) Potenciar la formación y reciclaje a todos los niveles para la adquisición de nuevos conocimientos y experiencias de los que se pueda aprender para adquirir un alto nivel de capacitación e) Disponer del personal adecuado y de los recursos necesarios para cada tarea, evitando la complejidad de los circuitos burocráticos que faciliten la fluidez de las acciones a todos los niveles de la organización. f) Es muy importante adoptar siempre una postura de optimismo y de éxito como norma corporativa, evitando en lo posible que la organización caiga en un clima o moral negativo, lo que será un síntoma de declive, a veces irreversible, lo que es el principio del fin empresarial. ■

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Dan Cable, profesor de comportamiento organizacional en London Business School, en el boletín del 7 de marzo de London Business School Review, del pasado 7 de marzo, recomienda que, antes de abordar grandes planes de cambio los líderes se detengan y planteen las siguientes 7 preguntas sobre: 1.- EL TAMAÑO DEL CAMBIO Actualmente se sabe que el cambio se basa en pequeños cambios en el comportamiento, en lugar de en grandes cambios organizacionales. Es una cuestión de que cientos o miles de individuos, por ejemplo, actúen de forma nueva y de esta forma producirán los cambios en la organización que pueden ser visibles para los clientes y a los que pueden responder éstos. 2.- LA RESPUESTA DE LOS PROFESIONALES En la actualidad éstos se muestran más escépticos, cínicos y están más preparados que en tiempos anteriores. Son mucho más conscientes del mundo que les rodea y de la importancia de su vida fuera del trabajo. Les gusta sentir que lo que hacen tiene un sentido y conocen mejor a la competencia, queriendo que su organización tenga éxito, tanto por razones personales como por motivo de orgullo. 3.- LA FORMA DE CREAR UN CAMBIO ARMÓNICO Es fundamental que las distintas formas de pensar y las diversas perspectivas se unan. Tiene que existir una sincronía entre los distintos patrones de comportamiento de los profesionales para poder alcanzar un cambio organizacional relevante. Esta es la parte complicada porque muchos cambios pequeños que no se muevan en la misma dirección y que no son coherentes, acaban generando confusión. Es necesario contar con el liderazgo que consiga que los cambios tengan un efecto beneficioso.

4.- LA MANERA EN LA QUE SE VA A LIDERAR EL CAMBIO Los profesionales actuales, conectados y alerta, demandan nuevos tipos de liderazgo. El jerárquico de arriba abajo, típico de la época de la revolución industrial no es el más adecuado en este momento. Los cambios tienen que producirse rápidamente y en constante sucesión. Con frecuencia las ideas de cambio proceden de individuos que trabajan en todos los niveles de la organización. El cambio puede ser una actividad grupal que va de abajo a arriba. Esto significa que se necesita un distinto modelo de liderazgo para entender los nuevos valores y para estimularlo y dirigirlo. 5.- LA FORMA DE FORMULAR EL CAMBIO

CADA DIA DEL AÑO PUEDO HACER UNA DE ESTAS ACCIONES: Animar a alguien que pase por un mal momento. Recordar agradecer siempre cualquier favor recibido. Mencionar a un ser querido cuánto lo aprecio. Olvidar cualquier insulto o humillación que sufra hoy. No dejar de sonreír, aunque el día sea difícil. Intentar corregir alguno de mis defectos. Abrazar cariñosamente a todos mis familiares y amigos. (Si une la primera letra del contenido encontrará la palabra: ARMONIA.

La fuerza laboral actual ha estado expuesta a tantas iniciativas de cambio que rechaza esta palabra. Los líderes deben ofrecer a sus profesionales esperanza, sentido y estímulo para que prueben nuevas alternativas. Deben prepararles para la lucha, ya que puede que necesiten tiempo y en ocasiones los resultados no sean perfectos. 6.- LAS HISTORIAS A COMPARTIR SOBRE EL CAMBIO Los líderes pueden transmitir el sentido de propósito compartido con historias de cómo sus esfuerzos colectivos pueden crear un mañana mejor. Estas narraciones deben ser esperanzadoras, centrándose en cómo los profesionales como colección de individuos son capaces con su esfuerzo de mejorar sus vidas, la organización en que trabajan y hasta la sociedad. Es conveniente animarles enfatizando reiteradamente que tienen que visualizar el objetivo final, que va a merecer la pena. 7.- LA IMPORTANCIA DE LOS PROFESIONALES PARA DESARROLLAR LA ESTRATEGIA DE CAMBIO La única forma de construir una organización que esté preparada para el cambio, con capacidad de adaptación y resiliente es a través de un enfoque psicológico y no estratégico. Las organizaciones trabajan mejor cuando sus profesionales se esfuerzan diariamente de encontrar formas para conseguir un futuro mejor. Isabel Carrasco

IDEAS PARA PROGRESAR EN ÉPOCAS DE CRISIS Trabajar desde casa Trabajar en el hogar es una forma cada vez más frecuente en el mundo actual. A diferencia de lo que se suele creer, Para trabajar en casa no se necesita tener ninguna carrera. ¿Hay solamente aspectos positivos? No. Trabajar en casa presenta algunos inconvenientes y varían según la persona. El riesgo de convertirse en solitario (sobre todo en trabajos en los que no se sale para nada a la calle durante días enteros).

Haciendo diariamente estas acciones logra que el mundo sonría con usted.

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Otro riesgo: personas responsables que trabaje continuamente, incluso de noche, durante los fines de semana y no consiga desconectar, o por el contrario, aquella que tenga poco trabajo o nada y terminar por trabajar menos de lo debido. Otro riesgo sería el no disfrutar de la casa, del “hogar” convirtiéndose en la oficina abierta las 24 horas, siete días a la semana. Resumiendo, trabajar en casa es una actividad aconsejada a aquellos que puedan destinar una habitación a oficina, para abrir y cerrarla cada día, con un horario establecido, y sobre todo que tengan un gran equilibrio y sepan distinguir las ventajas e inconvenientes de este trabajo. Crear su Propia Actividad. Quién no consigue trabajo, puede crear su propio trabajo. Los motivos de esta tendencia son claros: las empresas necesitan bajar sus costos para ser más competitivo en el mercado y buscan cada vez más contratar servicios externos. Buscan personas confiables que, desde su casa, den solución a sus demandas. Crear un trabajo para hacer desde la casa, da origen a muchas dudas y preguntas. Una de ellas es: ¿A quién vender? Pues a un amplio abanico de clientes: Particulares, Empresas, Profesionales, Entes públicos. ¿Cómo llegar a ellos? Piense en el plan con el cual va a proceder. Tome una decisión hoy y comience a hacer las cosas. Nunca permita que el miedo de un mal comienzo le eche atrás. Cualquier comienzo es mejor que quedarse parado. Cuando se queda parado, el mundo sigue su marcha y otros logran las cosas que usted querrías haber logrado, o pudiera haber logrado. El tiempo es siempre un elemento que debe tenerse en consideración. Las cosas no suceden de la noche a la mañana. El progreso es el resultado directo del servicio que una persona presta a otras. Cuanto mayor sea el servicio brindado, mayor el progreso. Sea positivo. El verdadero progreso se logra creando cosas nuevas y no reaccionando a viejos problemas. Trabaje para poner sus esfuerzos bajo una luz positiva. Haga de cada circunstancia una oportunidad en lugar de una lucha. Póngase en marcha. ¿Dónde desea estar, y cuándo desea llegar allí? ¿Puede responder esta pregunta respecto de su propia vida? ¿Puede responderla con gran nivel de detalle? Tomando la decisión de lograrlo, cualquier cosa en el mundo está a su alcance. ¿Llega a comprender en toda su dimensión la tremenda oportunidad que tiene en sus manos? Es hora de elegir ahora mismo sus objetivos. Analice a fondo todo lo que vale la pena para usted. Es importante elegir un objetivo que le inspire y motive, ya que le hará levantarse pronto por la mañana y acostarse tarde por la noche. Ponga una fecha límite para su consecución. Su objetivo tiene que ser lo suficientemente importante para hacerle actuar como desafío, hacerle trascender sus límites y descubrir su verdadero potencial. ¿Qué desearía en la vida si supiera que puede conseguir todo lo que quiere? ¿Qué haría si supiera que no va a fracasar? Su futuro será exactamente como lo piense, porque los nuevos pensamientos pronto le guiarán a disfrutar nuevas experiencias. Si usted aprende a entender qué es lo que está haciendo, la vida no necesita ser una lucha desalentadora. De hecho, no necesita ser una lucha para nada.

Conclusión • • •

Decida empezar. Una vez que uno ha empezado, las cosas nunca son tan difíciles como parecían. Sólo se trata de poner un pie delante del otro. Comience con entusiasmo y siga avanzando. No importa lo que haga, préstele toda su atención y haga lo mejor que pueda. No se preocupes porque sea perfecto. Disfrute. El trabajo que hace, sea cual fuere, es una oportunidad. Una oportunidad para que exprese la persona tan especial que es, marque una diferencia, enriquezca su propia vida y la vida de quienes le rodean. ■

Luis Jose Vinante

EL ARTE DE VENDER Las ventas son vitales. Sin desarrollo de nuevos clientes sus ventas son muy vulnerables. No pierda la oportunidad de incrementar y/o mejorar su cartera de negocios. Piense en Vender Más. Es simple: sin ventas no hay caja, no hay salarios, no hay nada. Toda empresa vive por lo que vende. Este programa realmente funciona. Este es el mejor momento para disponer de él. PIDALO YA

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HISTORIA DEL MES “Sobrevivir” Hace muchos, muchos años, en un monasterio chino vivía un aspirante a monje con muchos deseos de aprender. Un día, su maestro le dijo que iban a viajar. El aspirante muy ilusionado se preparó para ello. Durante a caminata le comentó al aprendiz sobre la importancia de las visitas, también de conocer personas y las oportunidades de aprendizaje que tenemos de estas experiencias. Finalmente llegaron a un pueblo dónde vivía una familia muy humilde, constaron la pobreza del sitio, los habitantes, una pareja y tres hijos, la casa de madera, vestidos con ropas sucias y rasgadas, sin calzado. Entonces se aproximó al señor, aparentemente el padre de familia y le preguntó: ---En este lugar no existen posibilidades de trabajo ni puntos de comercio tampoco, ¿cómo hacen usted y su familia para sobrevivir aquí? El señor calmadamente respondió:

---Amigo mío, tenemos una vaquita que nos da varios litros de leche todos los días. Una parte del producto la vendemos o lo cambiamos por otros géneros alimenticios en la ciudad vecina y con la otra parte producimos queso, cuajada, etc., para nuestro consumo y así es como vamos sobreviviendo. El sabio agradeció la información, contempló el lugar por un momento, luego se despidió y se fue. En el medio del camino, miro a su fiel discípulo y le ordenó: ---Busque la vaquita, llévela al precipicio de allí en frente y empújela al barranco. El joven espantado vio al maestro y le cuestionó sobre el hecho de que la vaquita era el medio de subsistencia de aquella familia. Mas como percibió el silencio absoluto del maestro, fue a cumplir la orden. Así que empujó a la vaquita por el precipicio y la vio morir. Aquella escena quedó grabada en la memoria del joven durante algunos años. Un bello día el joven agobiado por la culpa resolvió abandonar todo lo que había aprendido y regresar a aquel lugar y contarle todo a la familia, pedir perdón y ayudarlos. Así lo hizo, y a medida que se aproximaba al lugar veía todo muy bonito, con árboles floridos, todo habitado, con carro en el garaje de tremenda casa y algunos niños jugando en el jardín. El joven se sintió triste y desesperado imaginando que aquella humilde familia tuviese que vender el terreno para sobrevivir, aceleró el paso y llegando allá fue recibido por un señor muy simpático. El joven preguntó por la familia que vivía hace unos cuantos años, el señor respondió que seguían viviendo allí. Espantado el joven entró corriendo a la casa y confirmó que era la misma familia que visitó hacia algunos años con el maestro. Elogió el lugar y le preguntó al señor (dueño de la vaquita): ---¿Cómo hizo para mejorar este lugar y cambiar la vida?”. El señor entusiasmado le respondió: ---Nosotros teníamos una vaquita que cayó por el precipicio y murió, de ahí en adelante nos vimos en la necesidad de hacer otras cosas y desarrollar otras habilidades que no sabíamos que teníamos, así alcanzamos el éxito que sus ojos vislumbran ahora. Mensaje: Todos nosotros tenemos una vaquita que nos proporciona alguna cosa básica para nuestra supervivencia, la cual es una convivencia con la rutina, NOS HACE DEPENDIENTES; Y EL MUNDO SE REDUCE A LO QUE LA VAQUITA NOS BRINDA. Descubre cuál es tu vaquita y no dudes en tirarla por el precipicio. ■

TRABAJO (OFERTAS Y DEMANDAS) Este Boletín lo reciben mensualmente 6.000 empresas españolas. De a conocer su propuesta de trabajo para conocimiento de éstas. Ejecutivo/a: El Instituto Europeo de Gestión Empresarial, les ofrece la posibilidad de un cambio evolutivo en su trayectoria profesional, si decide iniciar un nuevo trabajo mas ajustado a sus aspiraciones, tanto humanas, económicas y/o profesionales, ofreciendo usted a través de este Boletín sus servicios a las empresas que asiduamente reciben “La Empresa al día” Envíenos su historial profesional debidamente documentado, el cual haremos llegar a la empresa o empresas que soliciten conocer sus propuestas. Le garantizamos total y absoluta confidencialidad y tratamiento personalizado por los especialistas en “recolocación” del IEGE. Enviar C.V. a: prd.consutoresasociados@gmail.com

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