Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal Version 4.0
<IndsĂŚt vejledningens titel her> <IndsĂŚt evt. undertitel her>
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
Indholdsfortegnelse Forord ......................................................................................................................................... 4 1
KMD Civis Selvbetjeningsportal ............................................................................................. 5
1.1 Nyt i denne version ................................................................................................................ 5 1.1.1 Nyt indhold ...................................................................................................................... 5 1.1.2 Ændringer ........................................................................................................................ 6 1.2 Drift og vedligeholdelse af portalen .......................................................................................... 7 1.3 Borgerblanketter ................................................................................................................... 7 1.4 Integration med hjemmesiden ................................................................................................ 7 1.5 Integration til ekstern tekstleverandør ..................................................................................... 8 1.5.1 Borger.dk ......................................................................................................................... 8 2
Portalens opbygning .............................................................................................................. 9
2.1 Navigationen i portalen ........................................................................................................ 10 2.2 Strukturen på løsningssiderne ............................................................................................... 10 2.3 Portalens opbygning, struktur og redigering i WebOffice ........................................................... 11 3
Redigeringsmuligheder ........................................................................................................ 12
3.1 Trin 1: Forsiden ................................................................................................................... 12 3.1.1 Redigering af forsiden i WebOffice ..................................................................................... 13 3.1.2 Konsekvenser ved redigering af forsiden ............................................................................ 13 3.2 Trin 2: Redigeringsmuligheder på emnesiderne ....................................................................... 14 3.2.1 Redigering af emnesider i WebOffice.................................................................................. 15 3.3 Trin 3: Redigeringsmuligheder på løsningssider ....................................................................... 15 3.3.1 Redigering af løsningssider i WebOffice .............................................................................. 17 3.4 Redigeringsmuligheder på ”Hvis du…” .................................................................................... 17 3.4.1 Redigering af ”Hvis du…” i WebOffice ................................................................................. 18 3.5 Indholdet i menupunkterne ................................................................................................... 18 4
Redigering i WebOffice ........................................................................................................ 19
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 2
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
4.1 Installation af WebOffice....................................................................................................... 19 4.2 Redigering .......................................................................................................................... 19 4.3 Grafisk tilpasning ................................................................................................................. 19 4.4 Vedligeholdelse ................................................................................................................... 20 4.5 HjĂŚlp til WebOffice programmet ............................................................................................ 21
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 3
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
Forord Denne brugervejledning indeholder en beskrivelse af strukturen i KMD Civis Selvbetjeningsportal version 4.0 samt en vejledning i, hvordan du redigerer og vedligeholder den ved hjælp af WebOffice. Brugervejledningen henvender sig til den webredaktør, som har ansvaret for implementering og vedligeholdelse af portalen. Du bør som minimum læse afsnit 1.1 om hvad der er nyt i denne version.
Læs afsnit 1.1
Læsevejledning I den første del af vejledningen kan du læse om redigeringsmulighederne på de enkelte sider i portalen. Brugervejledningen indeholder skiftevis en præsentation af, hvad borgeren ser i portalen, og hvad du som webredaktør ser i WebOffice. Derved får du en grundig indføring i portalens opbygning og i hvilke konsekvenser diverse redigeringsmuligheder har. I vejledningens anden del - Redigering i WebOffice - kan du læse om, hvordan du opretter indhold i portalen. Vi anbefaler, at du læser hele brugervejledningen igennem, førend du starter med at redigere i KMD Civis Selvbetjeningsportal. God fornøjelse!
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 4
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
1 KMD Civis Selvbetjeningsportal KMD Civis Selvbetjeningsportal er en samlet indgang til offentlig selvbetjening på nettet via kommunens hjemmeside. Det er en struktureret samling af links til de mange selvbetjeningsservices, der tilbydes. KMD Civis Selvbetjeningsportal omfatter links til:
•
KMD selvbetjeningsløsninger, som kommunen har købt
•
Borgerblanketter fra kommunens blanketleverandør
•
Andre offentlige selvbetjeningsløsninger (fra statsforvaltningerne, politi m.m.)
•
Offentlige myndigheder og institutioners hjemmesider
•
Relevante sider på den øvrige kommunale hjemmeside (udvalgt og vedligeholdt af kommunen)
•
Integration af tekstleverandør (Borger.dk)
1.1 Nyt i denne version 1.1.1 Nyt indhold •
Nyt menupunkt ’Blanketter’ Menupunktet ’Blanketter’ giver borgere og virksomheder mulighed for at gå direkte til kommunens blanketter. Dette er en fordel, når man f.eks. præcist ved, hvilken blanket man leder efter. Det er muligt at se blanketterne alfabetisk eller opdelt efter emne.
•
Nyt menupunkt ’Hvis du …’ Borgeren bliver præsenteret for en ny indgang til selvbetjening – en indgang orienteret omkring forskellige livssituationer. ’Hvis du …’-menupunktet giver borgeren en vifte af muligheder for at vælge sin indgang til portalen ud fra lige netop den livssituation, han står i. Skal borgeren for eksempel flytte, er der en række forskellige forhold han skal huske på – selvfølgelig melde flytning, men også eventuelt ændre sin boligstøtte, skrive børn op til pasning og måske have ændret skattekortet.
•
Nyt design på løsningssiden, (3. niveau i emnestrukturen) For bedre at kunne guide borgeren igennem til de rette selvbetjeningsmuligheder bliver siden med selvbetjeningsløsninger, herunder blanketter og e-services, samt tekster fra tekstleverandører nu præsenteret i helt nyt design.
•
Nyt design på e-services: En e-service giver adgang til de forskellige selvbetjeningsmulighe-
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Nyt indhold
Side 5
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
der, der findes på offentlige hjemmesider, fx Skat.dk. E-services er splittet op i mindre enheder og giver direkte adgang til en konkret selvbetjeningsmulighed. Borgeren får mulighed for at gå til selvbetjeningen direkte, og / eller læse en introduktion først, som guider borgeren yderligere til at foretage det korrekte valg mellem de muligheder der findes. •
Borger.dk tekster under ’Få klar besked’: For at lette kommunens vedligeholdelsesopgave på hjemmesiden, tilbyder KMD nu at integrere tekster leveret af Borger.dk i din kommunes KMD Civis Selvbetjeningsportal. Under de enkelte underemner i Selvbetjeningsportalen vil kommunen kunne få vist relevante tekster fra Borger.dk. Teksterne bliver vist på løsningssiden under bjælken med titlen ’Få klar besked om’, placeret under ’Selvbetjening’ i portalen. Når borgeren vælger en af teksterne, bliver de vist integreret i kommunens Selvbetjeningsportal og i kommunens eget design. Borgeren fastholdes på kommunens hjemmeside.
1.1.2 Ændringer •
Menupunktet ’Selvbetjening’ er omdøbt til ’Emner’ for at give bedre sammenhæng med de to nye menupunkter ’Blanketter’ og ’Hvis du …’.
•
’Forside’ i historiklinien er ændret til ’Startside’ og har nu link til Selvbetjeningsportalens forside.
•
Informationstjenester, der har et direkte selvbetjeningspotentiale for borgeren, er blevet erstattet af en række e-services (E-service pakken). Resten af Informationstjenesterne udgår.
•
Listen over ’Myndigheder og Institutioner’ kan fremover kun findes under ’Indeks’.
•
Menupunktet ’Nyt om Selvbetjening’ er udgået. Dette er sket efter input fra mange kommuner, der i stedet ønsker at publicere selvbetjeningsnyheder udenfor Selvbetjeningsportalen.
•
Der er oprettet nye underemner under de 12 hovedemner.
•
Alle de links du som webredaktør selv har oprettet i kommunens Selvbetjeningsportal, bliver stadig vist. Der kan dog være behov for at du skal flytte enkelte links i forhold til de nye underemner.
•
I WebOffice er det indhold, som webredaktøren kan se, minimeret, da KMD sørger for automatisk levering og vedligehold af selvbetjeningsløsninger, E-services, blanketter og tekster fra eventuel tekstleverandør. WebOffice skal nu kun bruges, hvis kommunen ønsker at tilføje indhold til kommunens Selvbetjeningsportal og udskifte visse tekster. Læs om hvordan du gør i afsnit 3.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Ændringer
Side 6
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
1.2 Drift og vedligeholdelse af portalen KMD er ansvarlig for langt størstedelen af vedligeholdelsen af KMD Civis Selvbetjeningsportal. Du kan som kommunens webredaktør tilføje ekstra links og tekster, men vores erfaring er at de færreste gør det. Portalens Content Management System (redigeringsværktøj) er WebOffice. I forbindelse med implementering af portalen får du som webredaktør i kommunen tilsendt brugernavn og adgangskode til WebOffice. KMD Civis Selvbetjeningsportal har et foruddefineret indhold. Når portalen bliver tilsluttet kommunen, bliver indholdet automatisk udvidet med de KMD selvbetjeningsløsninger, som kommunen har købt samt borgerblanketterne fra kommunens blanketleverandør.
Automatisk indhold
Kommunen har mulighed for at tilføje lokalt indhold eller skjule dele af portalen. Kommunen kan tilføje nyt indhold ved at oprette links eller informationer af relevant karakter. Det kan være indhold på såvel egen hjemmeside som eksterne hjemmesider. Skjult eller tilføjet indhold er udelukkende kommunens ansvar. KMD sender via nyhedsbreve besked om ændringer og nyheder i portalen. Du kan tilmelde dig nyhedsbrevet på KMD’s Kundenet, hvis du ikke allerede modtager vore nyhedsbreve om KMD Civis Selvbetjeningsportal. Klik her for at tilmelde dig vores nyhedsbrev.
1.3 Borgerblanketter Kommunens borgervendte blanketter bliver automatisk vist i de tilhørende kategorier i portalen via tilslutning til kommunens blanketleverandør (Dafolo A/S og Kommuneinformation A/S). I forbindelse med opsætningen af portalen oplyser kommunen, hvem der er blanketleverandør og borgerblanketterne bliver efterfølgende tilsluttet.
Blanketter fra blanketleverandør
Hvilke blanketter, der vises og hvor, bestemmes af blanketleverandøren. Lleverandøren kan evt. også stille et administrationsprogram til rådighed. En gang i døgnet hentes en oversigt fra blanketleverandøren over den enkelte blankets aktuelle placering i strukturen i portalen. Ændringer i visningen slår derfor først igennem næste dag. Hjælp til blanketter og administrationen af disse leveres af blanketleverandøren.
Har du problemer med blanketter, så kontakt blanketleverandøren
1.4 Integration med hjemmesiden I KMD Civis Selvbetjeningsportal er der mulighed for, at kommunen kan skabe integration mellem Selvbetjeningsportalen og kommunens øvrige hjemmeside.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 7
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
I Selvbetjeningsportalens struktur er der på hver løsningsside en informationsboks, hvor kommunen har mulighed for at indsætte link til relevante sider på den øvrige hjemmeside. (Se afsnit 3.3 ”Trin 3: Redigeringsmuligheder på løsningssider”). Et eksempel på integration mellem Selvbetjeningsportalen og den øvrige hjemmeside er på løsningssiden ’Børnepasning’, hvor kommunen f.eks. kan indsætte link til oversigt over daginstitutioner. Formålet med at skabe integration til den øvrige hjemmeside er at præsentere borgeren for relevante, kommunale informationer i forbindelse med selvbetjeningsmulighederne.
1.5 Integration til eksterne tekstleverandører KMD Civis Selvbetjeningsportal giver mulighed for at integrere til tekster fra Borger.dk. I forbindelse med opsætningen af portalen informerer kommunen KMD om de ønsker integration til tekstleverandør, og KMD sørger for tilslutning af teksterne. Visning af tekster leveret af Borger.dk kræver en opsætning hos KMD, men ikke yderligere aftaler.
1.5.1 Borger.dk Teksterne leveret af Borger.dk består af en række artikler, der informerer om en række emner indenfor det offentlige. Borgeren kan læse om reglerne, hvad man gør hvis man skal have løst en problemstilling, og hvem man skal henvende sig til.
Borger.dk
Hver artikel indeholder de vigtigste informationer på området, relevante adresser til myndigheder og portaler, lovgrundlaget og publikationer på området, og hvor borgeren kan finde flere oplysninger. KMD har placeret alle relevante artikler fra Borger.dk under de tilhørende underemner.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 8
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
2 Portalens opbygning Nedenfor er strukturen i KMD Civis Selvbetjeningsportal version 4.0 kort beskrevet og illustreret med et billede af portalens forside. KMD Civis Selvbetjeningsportal består af: •
Selvbetjeningsforside med 12 emner
•
En menulinie med 5 menupunkter: o
Emner - en oversigt over de 12 emner
o
Blanketter – en alfabetisk og en emneopdelt oversigt over kommunens blanketter
o
Hvis du…. – en indgang til selvbetjening med udgangspunkt i den livssituation borgeren er i lige nu.
o
Indeks - en alfabetisk oversigt over løsninger, myndigheder og tekster
o
Hjælp - information om sikkerhed, logon muligheder m.m.
Portalens opbygning
Menulinien er et gennemgående element i portalen.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 9
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
2.1 Navigationen i portalen Der er flere navigationsmuligheder i portalen. Brugeren kan vælge at klikke sig frem til en løsning via links – tre klik for at nå frem til den ønskede information - en ’tretrinsraket’: •
Trin 1: Selvbetjeningsforside – klik på emne på forsiden
•
Trin 2: Underemneside – klik på underemne i emneoversigten
•
Trin 3: Løsningsside – klik på ønsket løsning
Navigation i portalen
Brugeren kan også benytte indgangen ’Blanketter’ eller ’Hvis du…’ livssituationerne, den alfabetiske indgang under menupunktet ”Indeks” eller søgefunktionen i højre hjørne. Endvidere kan brugeren ved hjælp af menulinien, historiklinien og ’Tilbage’ / ’Back’-knappen i browservinduet navigere rundt i portalen.
2.2 Strukturen på løsningssiderne På trin 3 i portalen er selvbetjeningsløsninger vist under overskriften Selvbetjening.
’Selvbetjening’ kan betyde to ting: - at brugeren ordner hele henvendelsen elektronisk (online) eller - brugeren skal indsende blanket pr. post. KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 10
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
Ved online selvbetjening er der tale om et sammenhængende forløb, hvor brugeren indtaster de ønskede informationer og til sidst sender dem elektronisk. Ved denne type henvendelser skal brugeren typisk logge på. De selvbetjeningsløsninger, som ikke er elektroniske, er ligeledes placeret under Selvbetjening. Det er blanketter som brugeren typisk skal udfylde, udskrive og sende med post. Borgerblanketter fra blanketleverandørerne er placeret under Selvbetjening, da det er muligt at bruge NemID / Digital Signatur ved indsendelse af en række blanketter. På løsningssiderne kan brugeren ud for den enkelte løsning se: •
Hvad løsningen indeholder (linkteksten)
•
Hvilken type løsning, der er tale om (f.eks. Blanket eller Onlineløsning hvor eksempelvis man skal logge på)
2.3 Portalens opbygning, struktur og redigering i WebOffice KMD Civis Selvbetjeningsportalens indhold skal redigeres ved hjælp af redigeringsværktøjet WebOffice. WebOffice bygger på en træstruktur, der består af et antal mapper. Grundstrukturen i WebOffice er de syv mapper, som du kan se til højre. I disse mapper er det samlede indhold i portalen placeret. F.eks. indeholder mappen ”Selvbetjening” én undermappe for hver af portalens 12 emner og i hver undermappe er der igen en underinddeling af indholdet. Ved at klikke på ”+” (eller dobbeltklikke) på den enkelte mappe kan du bevæge dig ned igennem strukturen og se, hvor indholdet er placeret. Indholdet i portalen består primært af link, men også af tekst. Disse to elementer ser forskellige ud: Information leveret af KMD som du ikke kan rette Link til selvbetjening og blanketter, som du ikke kan rette Information du selv har skrevet Link du selv har oprettet Du vedligeholder indholdet i portalen ved at tilføje eller skjule elementer. Det kan være mapper og/eller link, som du ønsker at tilføje eller skjule. I kapitel 4 kan du læse mere om, hvordan du arbejder med WebOffice og hvordan du konkret opretter indhold i portalen.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 11
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
3 Redigeringsmuligheder 3.1 Trin 1: Forsiden Det første trin i portalen er forsiden. Her har du flere muligheder for at ændre funktioner, indhold og udseende. Nedenfor kan du se, hvad du kan ændre på. Forsiden
Dine redigeringsmuligheder: 1. Skjule søgning eller tilføje søgning på kommunens egen hjemmeside til søgefunktionen
Redigering af forsiden
2. Skjule og udskifte introduktionstekst 3. Skjule emner. Du kan ikke oprette eller omdøbe emner 4. Skjule piktogrammerne på forsiden og de underliggende sider 5. Skjule og udskifte stikord 6. Skjule og oprette bannere eller andet indhold. Bannere bliver kun vist på forsiden
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 12
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
3.1.1 Redigering af forsiden i WebOffice Til højre ser du portalens forside, som den ser ud i WebOffice.
1. Du kan give brugeren af din portal mulighed for at vælge mellem søgning kun i portalen eller på kommunens hjemmeside. Det gør du ved at oprette et link der peger på kommunens søgeresultatside. Du kan også skjule søgefeltet, så der ikke er nogen søgefunktionalitet i portalen, ved at skjule mappen ”Søgning”. 2. Du kan fjerne introduktionsteksten ved at skjule informationen ”Intro” i mappen ”Forside”. Du kan skrive din egen introduktionstekst ved at oprette en ny information. 3. Du kan fjerne et emne ved at skjule emnets mappe, f.eks. ”Kultur – Fritid” i mappen ”Selvbetjening”. 4. Du kan fjerne piktogrammerne ved at skjule informationen ”Fjern for at skjule piktogrammer” i mappen ”Forside”. 5. Du kan fjerne stikordene under emnerne ved at skjule mappen ”stikord” i emnets mappe. Du kan skrive egne stikord ved at oprette en ny mappe. Stikordene må ikke være for lange af hensyn til pladsen på forsiden. 6. Du kan oprette egne bannere ved at oprette en ny information. Det kan f.eks. være reklame for en lokal kommunal begivenhed, institution eller lignende. Et banner kan bare være tekst eller både tekst og billede, men vær opmærksom på, at der er maksimum 150 pixels til rådighed i bredden hvis du indsætter billeder.
I kapitel 4 kan du læse mere om, hvordan du arbejder med WebOffice og hvordan du konkret opretter indhold i portalen.
3.1.2 Konsekvenser ved redigering af forsiden Når du i WebOffice har skjult indholdet i en mappe har det konsekvenser for indholdet på de øvrige sider i portalen. Hvis du vælger at skjule piktogrammerne, vil de være fjernet fra de øvrige sider og hvis du ændrer søgningen så gælder ændringen også på alle de andre sider.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 13
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
3.2 Trin 2: Redigeringsmuligheder på emnesiderne Det næste trin i portalen er emnesiderne, der indeholder en oversigt over de underemner, hvorunder der findes selvbetjeningsløsninger, herunder blanketter og eventuelt integration til tekstleverandører. På emnesiderne har du mulighed for at ændre på indholdet. Nedenfor ser du hvad, du har mulighed for at ændre på en emneside. I kapitel 4 kan du læse mere om, hvordan du arbejder med WebOffice og hvordan du konkret opretter indhold i portalen.
Emneside
Dine redigeringsmuligheder:
Redigering af emneside
1. Skjule eller udskifte introduktionstekst 2. Skjule og oprette et eller flere underemner
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 14
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
3.2.1 Redigering af emnesider i WebOffice Til højre ser du emnerne under emnet ”Sundhed og sygdom”, som de ser ud i WebOffice. Hvert underemne har en mappe: 1. Du kan fjerne introduktionsteksten ved at skjule informationen ”Intro” i bunden af emnemappen. Hvis du vil lave en ny introduktionstekst skal du oprette en ny information og skjule den ”grå”. 2. Du kan fjerne et underemne ved at skjule underemnets mappe f.eks. mappen ”Medicin”. Du kan oprette et nyt underemne ved at oprette en ny mappe. I den nye mappe skal du selv opbygge en struktur svarende til den i nedenstående billede:
Derefter opretter du links i mappen ”Online selvbetjening”. I de andre mapper behøver du ikke oprette noget.
3.3 Trin 3: Redigeringsmuligheder på løsningssider Det tredje trin i portalen er løsningssiderne. Under hvert underemne er der en side med de selvbetjeningsløsninger, herunder blanketter, der findes inden for emnet samt eventuel integration til tekstleverandør. På løsningssiden er der også mulighed for integration af kommunens egen information. Indholdet på løsningssiderne er inddelt i hhv. ”Selvbetjening” og ”Få klar besked om”. I ’Selvbetjening’ vises de KMD selvbetjeningsløsninger, kommunen har købt, blanketter fra kommunens blanketleverandør samt andre offentlige selvbetjeningsløsninger, som KMD har udvalgt. I ’Få klar besked om’ vises tekster fra tekstleverandøren, hvis kommunen har en tekstleverandør (Schultz eller Borger.dk) og har oplyst det til KMD. ”Din kommune” er en informationsboks på den enkelte løsningsside, hvor du kan indsætte links til relevante sider på kommunens egen hjemmeside. Det kan f.eks. være link til takster i kommunens daginstitutioner. Hvis mappen er tom, vises den ikke. ”Læs om” er en informationsboks, der primært indeholder de vejledninger, som blanketleverandørerne har produceret til hjælp ved læsning og ved udfyldelsen af bestemte blanketter. Disse vejledninger bliver automatisk vist i portalen, når kommunen har
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 15
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
oplyst, hvem der er kommunens blanketleverandør. Hvis mappen er tom, vises den ikke. I kapitel 4 kan du læse mere om, hvordan du arbejder med WebOffice og hvordan du konkret opretter indhold i portalen. Løsningsside
Dine redigeringsmuligheder: 1. Oprette links til selvbetjeningsløsninger leveret af andre end KMD Oprette links til egne blanketter (dog ikke blanketter fra blanketleverandørerne) 2. Aktivere informationsboksene
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 16
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
3.3.1 Redigering af løsningssider i WebOffice Til højre ser du løsningssiden ”Revalidering, fleksjob, skånejob m.m.” i underemnet ”Arbejde - Arbejdsløshed”, som den ser ud i WebOffice. Den sidste mappe ”Højre” indeholder to mapper, der svarer til informationsboksene på løsningssiden. Bemærk: løsningerne bliver ikke vist alfabetisk i WebOffice, men bliver vist alfabetisk på internettet. 1. Du kan oprette links til andre selvbetjeningsløsninger i mappen ”Online selvbetjening”. 2. Du kan oprette links til blanketter (dog ikke blanketter fra blanketleverandørerne) i mappen ”Blanketter til print”. Hvis kommunen ønsker en ændring i visningen af sine blanketter fra blanketleverandøren, skal kommunen kontakte leverandøren. 3. Du kan aktivere informationsboksen ”Din kommune” ved at oprette link i mappen ”Din kommune” i mappen ”Højre”. Du kan også vælge at oprette en ny informationsboks ved at oprette en ny mappe i mappen ”Højre” og give den en titel. I kapitel 4 kan du læse mere om, hvordan du arbejder med WebOffice og hvordan du konkret opretter indhold i portalen.
3.4 Redigeringsmuligheder på ”Hvis du…” Menupunktet ”Hvis du…” giver muligheder for at tilføje indhold til KMD Civis Selvbetjeningsportal.
”Hvis du…” forsiden er en oversigt over livssituationer, hvor brugeren bliver guidet frem til de forskellige emner, der er relevante i situationen. KMD har oprettet nogle livssituationer, men du kan oprette flere, skjule dem der er oprettet og oprette/skjule links i de enkelte. Opretter du nye livssituationer skal du selv tilføje og vedligeholde indholdet.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 17
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
3.4.1 Redigering af ”Hvis du…” i WebOffice Til højre ser du mappen ”Hvis du…” i WebOffice. Du kan se de 4 livssituationer, der fremgår af den foregående side, og at webredaktøren har valgt at skjule et link i ”skal skilles”. Du kan også se at webredaktøren er ved at lave en ny livssituation vedrørende pas og kørekort. Du kan som sagt selv opbygge livssituationer, hvis du følger strukturen. Du kan lave links til andre hjemmesider, og også til underemner i Selvbetjeningsportalen.
I kapitel 4 kan du læse mere om, hvordan du arbejder med WebOffice og hvordan du konkret opretter indhold i portalen.
3.5 Indholdet i menupunkterne
Portalens menulinie øverst på siden har fem menupunkter, som indeholder følgende: •
Emner - en liste over de 12 emner
•
Blanketter – en alfabetisk og en emneinddelt liste over alle blanketter
•
Hvis du… - udvalgte livssituationer med links til relevante blanketter og løsninger
•
Indeks - en alfabetisk oversigt over løsninger, herunder blanketter, tekster fra tekstleverandør og myndigheder
•
Hjælp - information om sikkerhed, Digital Signatur m.m.
Under menupunkterne er der en dropdown-menu med et antal punkter. Når brugeren klikker på et punkt i dropdown-menuen, vises indholdet i punktet på siden. Teksterne i ”Hjælp” er produceret af KMD. Du kan fjerne teksterne i ”Hjælp” ved at skjule de enkelte informationer i mappen ”Hjælp” og du kan oprette egne tekster.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 18
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
4 Redigering i WebOffice WebOffice er beregnet til at vedligeholde en hjemmeside, og kan derfor mere, end du har brug for til at vedligeholde KMD Civis Selvbetjeningsportal.
4.1 Installation af WebOffice Du skal have et brugernavn med tilhørende adgangskode for at kunne installere og bruge WebOffice. Brugernavn og adgangskode er blevet sendt til kommunens webredaktør i forbindelse med tilslutningen af portalen. WebOffice programmet installeres fra KMD’s Kundenet: http://www.kundenet.dk/i.asp?id=1136850.
Installation
Efter installationen starter du programmet på din pc ved at klikke på ”Start” -> ”Programmer” -> ”WebOffice”. WebOffice programmet kommunikerer løbende med en server på KMD’s Nethotel. Hvis du har en firewall og/eller proxy mellem din pc og internettet, er det nødvendigt at port 1433 er åben for trafik i udadgående retning. Se evt. http://www.kundenet.dk/i.asp?id=1136850 for yderligere hjælp.
4.2 Redigering For at kunne vedligeholde indholdet i KMD Civis Selvbetjeningsportal, er det nødvendigt at kunne nogle få grundlæggende funktioner. Dine redigeringsmuligheder: •
Oprette links og i begrænset omfang mapper og informationer
•
Skjule links, informationer og mapper
•
Flytte links, mapper og informationer, du selv har oprettet
•
Slette links, mapper og informationer, du selv har oprettet
Når du skjuler og derefter opretter en ny mappe, skal du anvende samme stavemåde samt store og små bogstaver på den nye mappe. Det gælder også, hvis du ønsker nye stikord under en kategori. De grundlæggende funktioner gennemgås kort på de næste sider.
4.3 Grafisk tilpasning KMD Civis Selvbetjeningsportal er en grafisk tilpasset borgerserviceløsning, dvs. at designet af siderne er fastlagt udenfor WebOffice og bestemt
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 19
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
af jeres grafiske tilpasning, som gælder for alle selvbetjeningsløsninger leveret af KMD. Vigitgt – du må ikke skifte font-type og font-størrelse i de informationer, du opretter, da det kan være i modstrid med jeres grafiske tilpasning og derfor kan have konsekvenser for portalens udseende. Når du har lavet en ændring, så kig altid på Selvbetjeningsportalen i browseren og tjek at det ser ud som forventet. Bemærk at der kan være en forsinkelse på op til 5 minutter før ændringer, du har lavet i WebOffice, kan ses på Selvbetjeningsportalen. Du har som webredaktør fået tilsendt link til kommunens selvbetjeningsportal sammen med brugernavn og adgangskode i forbindelse med oprettelse af portalen. Kort sagt, du må ikke: •
Ændre fonten, størrelsen eller farven på tekst i informationer
4.4 Vedligeholdelse •
Hvis kommunen skifter blanketleverandør, skal I meddele det til KMDborgerservice@kmd.dk
•
Hvis kommunen ønsker integration til tekstleverandør, skal I meddele det til tekstleverandør og KMDborgerservice@kmd.dk
•
For at modtage meddelelser om ændringer og nyheder på portalen, skal du tilmelde dig KMD Civis Selvbetjeningsportalens nyhedsbrev. Det gør du på http://www.kundenet.dk/subject.asp?id=1437
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 20
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
4.5 Hjælp til WebOffice programmet
Hvad vil du?
Hvordan gør du?
Hvad sker der?
Oprette en information
Højreklik på den mappe, som den nye information skal være i.
Der er nu oprettet en ny information øverst i den mappe, den er lavet i.
Hold musen over ”Ny Information” og vælg <Tom> Den har fået navnet ”Ny Information”. I højre side af programmet kan du skrive i informationen. Oprette et link Bemærk: Links bliver vist alfabetisk i portalen, men ikke i WebOffice.
Højreklik på den mappe, som det nye link skal være i.
Der er nu oprettet et nyt link øverst i den mappe, det er lavet i.
Klik på ”Nyt Link” Det har fået navnet ”Nyt Link”. I højre side af programmet skal du skrive den adresse linket skal pege på, og vælge hvordan linket skal åbne.
Skjule et link eller en information
Vælg informationen/linket og klik på
i værktøjs-linien.
Skjule en mappe Vælg mappen og klik på værktøjslinien.
i
Informationen/linket bliver ikke længere vist på hjemmesiden, og der er en rød streg over ikonet i WebOffice. Mappen bliver ikke længere vist på hjemmesiden, men informationer i mappen kan stadig findes med en søgning.
Vise et skjult link, mappe eller information
Linket, informationen eller Vælg linket, mappen eller informationen, der skal vises og klik på mappen bliver vist på hjemmesiden. i værktøjslinien.
Skjule en mappe og informationerne/links i den
Højreklik på mappen.
Mappen og alt under den er nu skjult.
Klik på ”Skjul alt”. Vise en skjult mappe og alle informationerne i den
Højreklik på mappen. Klik på ”Vis alt”.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Mappen og alt under den er nu synligt, også hvis enkelte elementer tidligere var skjulte.
Side 21
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
Flytte en information Bemærk: Du kan ikke flytte grå elementer.
Klik og hold fast på den information du vil flytte. Træk musen hen til det sted hvor du vil have informationen liggende. Slip musetasten når du har fundet det rette sted.
Hvis du slipper informationen på en mappe, bliver informationen lagt øverst i mappen. Hvis informationen skal ligge over eller under en anden information eller mappe skal du holde øje med den sorte streg, der angiver, hvor informationen kommer til at ligge.
Slette en information eller et link
Højreklik på den information, der skal slettes.
Bemærk: Du kan ikke slette grå elementer.
Klik på ”Slet” og bekræft at informationen skal slettes.
Gendanne en slettet information
Højreklik på en mappe – hvis det I vinduet kan du se alle de er muligt så på den mappe hvorfra informationer, der er slettet med det brugernavn, du bruinformationen blev slettet. ger. Klik på ”Gendan slettede informationer…” Hvis du ikke er sikker på, at det er den rigtige mappe og Find den slettede information, du ikke kan finde informationen, vil gendanne. Marker den og klik kan du vælge ”Vis alle slettepå ”Gendan”. de informationer” nederst til venstre.
Indsætte et banner (billede / grafik) i mappen ’Bannere’
Opret en information i mappen ’Bannere’.
Det nye banner blive vist i højre side på portalens forside.
Bemærk: Der er plads til max 150 pixels i bredden.
Navngiv informationen med et sigende navn.
Når musen holdes henover billedet, vil billedteksten, ’alternativ tekst’, vises.
Informationen bliver ikke slettet helt, men bliver flyttet til en oversigt over slettede informationer.
Sæt cursor i informationen, højreklik og vælg ’Indsæt billede’.
’Alternativ tekst’ bør altid udfyldes af hensyn til blinde og Vælg det banner du ønsker at ind- svagtseendes læsemaskiner. sætte. Husk at skrive den ønskede ’alternative tekst’.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 22
Kom godt i gang med KMD Civis Selvbetjeningsportal
Give brugeren mulighed for at vælge mellem søgning på portalen og din egen hjemmeside
Skjul det eksisterende link ’Soegefelt’. Opret et link i mappen ”Søgning”. Linket skal pege på kommunens søgeresultatside med søgeparameteren og afslutte med et lighedstegn. F.eks. http://www.odense.dk/ søg/odense_soeg.saspx?p=
På Selvbetjeningsportalen vil resultatet se således ud:
Søgeparameteren finder du ved at foretage en søgning på jeres egen hjemmeside.
KMD Civis Selvbetjeningsportal v.4.0 10-01-2011
Side 23