Manuel de procédures internes en matière d’antiblanchiment : mode d’emploi

Manuel de procédures internes en matière d’antiblanchiment : mode d’emploi

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L’ITAA souhaite attirer l’attention de ses membres sur la nécessité pour chaque cabinet d’élaborer lui-même son Manuel de procédures internes ‘antiblanchiment’ personnalisé en fonction de ses propres besoins. Se contenter d’un copier-coller du Manuel de l’ITAA n’est pas une solution suffisante.

Soyez assurés que l’ITAA est bien conscient de la difficulté de l’exercice pour chaque cabinet et du caractère chronophage de l’opération, raison pour laquelle le Manuel ITAA comporte bon nombre d’exemples concrets pour aider au mieux les membres à appréhender la matière de la prévention du blanchiment. Même si le Manuel ITAA est seulement une source d’inspiration, il est un excellent point de départ pour une réflexion sur les procédures adaptées à votre cabinet qu’il convient de mettre en place.

Mise en place d’une organisation interne basée sur l’approche fondée sur le risque

Depuis l’adoption de la 4 ème Directive européenne AML et sa transposition dans la loi antiblanchiment du 18/09/2017 (‘LBC/FT’), le concept fondateur de la lutte préventive contre le blanchiment est l’approche fondée sur le risque. Cette approche est la pierre angulaire de la matière à partir de laquelle toutes les obligations des entités assujetties sont déclinées. La première obligation qui apparaît dans la LBC/FT est celle qui impose aux entités assujetties de mettre en place au sein de leur cabinet une organisation interne basée sur l’approche fondée sur le risque (ceci bien avant d’aborder les obligations de vigilance liées à l’identification et la vérification de l’identité). La détection d’opérations susceptibles de relever du blanchiment dépend en grande partie du bon sens des entités assujetties mais ce bon sens doit être accompagné d’une structure, de procédures qui permettent d’accompagner le cabinet depuis le moment de l’acceptation du client jusqu’à la fin de la relation d’affaires. L’important est de se poser les bonnes questions au bon moment, d’adopter les comportements adéquats en fonction du niveau de d’une organisation interne efficace

risque et de conserver les documents nécessaires pour éventuellement pouvoir se justifier dans le cadre d’une revue qualité, voire d’une procédure judiciaire.

Constat fait dans le cadre de la revue qualité

La présente note est née d’un constat fait, dans le cadre de la revue qualité, par les rapporteurs lorsque ceux-ci vérifient si les membres ont bien respecté leurs obligations en matière d’antiblanchiment issues de la LBC/ FT et de la Norme AML. Il semblerait que certains cabinets se contentent de faire un simple ‘copier-coller’ du pouvez trouver la dernière version en cliquant sur le lien suivant (https:// www.itaa.be/fr/normes-et-recommandations/) ou sur BeExcellent. Nous

souhaitons insister sur le fait que le Manuel de l’ITAA ne constitue qu’un outil destiné à faciliter la rédaction par les membres de leur propre Manuel de Procédures Internes personnalisé à leurs pratiques (raison pour laquelle de nombreux exemples concrets ont été donnés dans ledit Manuel ITAA).

Toutefois, faire ce simple constat que le Manuel ITAA serait parfois utilisé à mauvais escient n’est pas suffisant, encore faut-il trouver des solutions pour vous aider à rédiger votre Manuel de procédures personnalisé.

Questions à vous poser pour élaborer votre Manuel personnalisé

Afin de vous orienter au mieux dans le labyrinthe des obligations préventives du blanchiment à mettre en place au sein de votre cabinet et de disposer Manuel établi par l’ITAA, dont vous

basée sur l’approche fondée sur le risque, la présente note traitera des questions suivantes :

1. Par quoi puis-je commencer pour établir mon propre Manuel ?

Il convient tout d’abord de se familiariser avec le contexte de l’antiblanchiment. Pour pouvoir édicter des règles adaptées au sein de votre cabinet, vous devez connaître la théorie. La lecture des textes suivants est recommandée (étant entendu que seules la loi et la norme ont un caractère obligatoire et contraignant pour les

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membres parmi les documents cités ci-dessous) : • la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (‘LBC/FT’) (https:// www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/ change_lg.pl?language=fr&la=F&- table_name=loi&cn=2017091806) ; • La Norme de l’Institut du 31 mars 2020 relative à l’application de la loi du 18 septembre 2017 et les arbres de décision client et UBO en annexes à la Norme ; • Le Manuel de Procédures Internes établi par l’ITAA ; • Le recueil de modèles de formulaires établi par l’ITAA 1 . Vous trouverez les trois documents précités en cliquant sur le lien suivant : https://www.itaa.be/fr/ normes-et-recommandations/

2. Mon Manuel doit-il obligatoirement comporter des exemples pratiques ?

Votre Manuel peut être présenté sous la forme d’un document papier ou électronique. Il est vivant et évolutif en ce sens que les procédures doivent être adaptées en fonction de la pratique et des activités de votre cabinet.

En tant qu’entité assujettie à la LAB, vous pouvez opter pour : • un Manuel de base reprenant seulement des procédures exposées de manière théorique, ou • un Manuel (comme le modèle établi par l’ITAA) qui constitue une véritable guidance pour vos collaborateurs et un ouvrage plus complet avec des exemples, des cas pratiques, la mention des documents et informations à demander et à vérifier en fonction du niveau de risque.

Le choix vous appartient en fonction des besoins de votre cabinet. De manière générale, il faut faire en sorte que les procédures soient adaptées au mode de fonctionnement de votre cabinet et à sa taille. L’objectif est de rester cohérent et de ne pas mettre en place une procédure trop lourde impossible à respecter.

Les cabinets unipersonnels sans collaborateurs seront sans doute plus enclins à adopter un Manuel théorique des procédures, reprenant simplement toutes les obligations inscrites dans la loi antiblanchiment du 18 septembre 2017 ainsi que la Norme ITAA.

En revanche, dans les cabinets qui ont des collaborateurs, il ne suffit

pas de simplement disposer d’un Manuel, encore faut-il s’assurer que les procédures sont bien comprises et appliquées au jour le jour par les collaborateurs du cabinet. Il est évident qu’un Manuel complet – qui se veut didactique et pratique – aidera davantage vos collaborateurs à comprendre les enjeux de la lutte contre le blanchiment et aura une vraie valeur ajoutée en termes de sensibilisation et de formation à l’antiblanchiment.

3. Quels sont les points auxquels je dois être particulièrement attentif ?

Conformément à l’article 8 LBC/FT, chaque entité assujettie doit disposer de politiques, de procédures et de mesures de contrôle internes efficaces et proportionnées à sa nature et à sa taille. Ces politiques, procédures et mesures de contrôle internes sont notamment relatives ‘aux modèles en matière de gestion des risques, à l’acceptation des clients, à la vigilance à l’égard de la clientèle et des opérations, à la déclaration de soupçons, à la conservation des documents et pièces, au contrôle interne, ainsi qu’à la gestion du respect des obligations énoncées par la loi et les arrêtés et règlements pris pour son exécution’. suspectes – doivent recevoir une par les personnes qui sont sur le terrain. Les formations devraient habiliter les collaborateurs à prendre

La mise en application de cette obligation légale visée à l’article 8 LBC/FT comporte quatre étapes.

1ère étape : organisation du cabinet – point 5 du Manuel ITAA

Cette étape couvre les deux aspects suivants : • désignation des fonctions de compliance : responsable au plus haut niveau (RPHN) 2 , AMLCO 3 et, le cas échéant, fonction d’audit indépendante 4 (points 5.1 à 5.5). Le Manuel devra décrire les fonctions de chacun des responsables antiblanchiment, ce afin que le collaborateur puisse savoir avec certitude, à la lecture des procédures, à qui il doit s’adresser. Dans tout cabinet, il faudra obligatoirement désigner les fonctions de RPHN et d’AMLCO, étant entendu que ces deux fonctions pourront être exercées par la même personne dans un cabinet de moins de 10 professionnels ; • procédure en vue de recruter 5 ,

sensibiliser et former les collabo

rateurs du cabinet. Ce point peut bien entendu être omis dans le

Manuel d’un cabinet unipersonnel qui n’a pas de personnel (points 5.6 et 5.7). En revanche, ce point a toute son utilité dans un cabinet

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en contact direct avec les clients. Ceux-ci – étant les premiers à devoir détecter les éventuelles opérations formation adéquate. Il faut que la détection initiale puisse être faite dans lequel les collaborateurs sont

connaissance des procédures du cabinet mais surtout à les comprendre et les intégrer, de manière à pouvoir les appliquer en pratique.

Pour votre facilité, le texte marqué en vert dans le Manuel de l’ITAA représente les parties à compléter par chaque cabinet.

2ème étape : évaluation du risque – points 6, 7, 8, 20, 21 et 22 du Manuel ITAA

Il n’existe pas de modèle uniforme pour une approche fondée sur le risque. Par conséquent, chaque cabinet doit évaluer : • dans quelle mesure il est exposé au risque de BC/FT (points 6 et 20/21) ; • de quelle manière sont traités les risques faibles, standards ou élevés (point 7) ; • quels facteurs de risque se présentent dans des dossiers de clients individuels (points 8 et 22).

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5 Fonctions du RPHN : s’assurer que l’AMLCO réalise ses tâches correctement par rapport aux exigences de la LBC/FT (révision du contenu du rapport annuel de l’AMLCO ; approbation de l’évaluation globale des risques) ; recevoir les signalements internes dans le cadre du whistleblowing (article 10 LBC/FT) ; décider de mettre fin à une relation professionnelle à la suite d’une déclaration à la CTIF ; responsabilité déontologique envers l’Institut. Un stagiaire ne pourra jamais être désigné comme RPHN. Fonctions de l’AMLCO : mise en œuvre des politiques, procédures et mesures de contrôle interne ; établissement et actualisation de l’analyse globale des risques ; analyse des opérations atypiques et établissement des rapports écrits ; décision si déclaration à la CTIF ou non et communication de renseignements complémentaires le cas échéant ; sensibilisation et formation du personnel ; réception des signalements internes ; établissement d’un rapport annuel d’activités envoyé au RPHN ; déclaration des informations en application de l’article 54 LBC/FT (pays non coopératifs). L’AMLCO désigné devra également répondre à des exigences d’honorabilité professionnelle nécessaire pour exercer ses fonctions avec intégrité. Il devra disposer d’une expertise adéquate et d’une connaissance du cadre légal et réglementaire an matière d’antiblanchiment. Il devra se situer à un niveau hiérarchique nécessaire pour être autonome et pour pouvoir imposer son point de vue si nécessaire. Un stagiaire ne pourra jamais être désigné comme AMLCO. Fonction d’audit indépendante : chargé de tester si les mesures de procédures internes ont bien été mises en œuvre en pratique. Le critère de plus de 100 professionnels a été indiqué dans la Norme ainsi que celui de la nature du risque pour déterminer si cette fonction doit être désignée. Au moment de l’engagement, il convient de vérifier l’honorabilité du candidat et ses connaissances en matière d’antiblanchiment (il serait utile de prévoir dans le Manuel une série de questions à poser au candidat).

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Cette deuxième étape couvre : • l’analyse globale des risques 6 (points 6.1 à 6.6 et points 20 et 21) – réalisée par l’AMLCO – et dont le but est de définir le niveau de risque du cabinet par rapport à un certain nombre de facteurs définis par les annexes à la LBC/FT 7 et repris à titre exemplatif par le GAFI ou la

FSMA comme les caractéristiques des clients (trusts, clients utilisant du cash, entreprises situées dans des paradis fiscaux…), le type de services offerts par le cabinet (déclaration fiscale, conseils en matière de constitution de sociétés,…), les zones géographiques dans lesquelles le cabinet est actif, la façon dont les clients arrivent au cabinet (recommandation par un autre professionnel ou le hasard…), la cohérence du service demandé par le client par rapport à la taille du cabinet… Le Manuel ITAA propose deux méthodes d’analyse globale des risques aux points 20 et 21.

Il convient de vérifier si les facteurs sont pertinents pour votre cabinet (par exemple, vous ne prestez que pour des clients situés en Belgique ; le facteur géographique n’est dès lors pas un critère à prendre en compte pour votre cabinet). Après avoir analysé la pertinence des facteurs, il conviendra de déterminer quel niveau de risque appliquer à chaque facteur.

Si l’analyse globale des risques mène à un résultat ‘niveau de risque élevé’, le cabinet ne pourra pas se contenter d’un Manuel de réfléchir, en tant que cabinet, au niveau de risque que l’on veut bien prendre en charge, et surtout à celui auquel le cabinet est en mesure de faire face en fonction de son infrastructure, de sa taille, de la connaissance suffisamment pointue des collaborateurs de la

matière de l’antiblanchiment. À titre d’exemple, un cabinet pourrait décider de ne pas accepter de clients qui sont actifs dans un secteur à risque comme l’Horeca, les diamantaires, … ou de ne pas offrir ses services à des trusts ou des sociétés en lien avec un paradis fiscal.

Comme l’évaluation globale des risques doit être révisée chaque année, il appartient à chaque cabinet de décider s’il souhaite intégrer ce document au sein de son Manuel ou de le traiter dans un document à part (pour ne pas devoir modifier à chaque fois le Manuel). Quel que soit son support, l’évaluation globale des risques devra toujours pouvoir être montrée dans le cadre d’une revue qualité ;

l’analyse individuelle des risques

(points 7, 8 et 22) : il s’agira de déterminer les critères que l’on va utiliser pour classer les clients du cabinet selon leur niveau de risque (faible, standard ou élevé) et de mettre par écrit les mesures de vigilance adéquates. Si le niveau de risque est élevé, les mesures de vigilance devront être adaptées en conséquence.

Il est possible qu’un client doive être

procédures allégé. Il faut bien

souvent en cas d’évolution significative). indicatif. pas de caractère obligatoire contrairement à la Norme). reclassé dans un autre niveau de risque (par exemple, un client qui est élu comme bourgmestre et devient dès lors une PPE).

La fréquence de révision de l’évaluation des risques devra être déterminée dans le Manuel de chaque cabinet. Cette fréquence est généralement fonction de la nature du risque (faible, standard ou élevé) et variera d’un cabinet à l’autre.

Le Point 22 du Manuel ITAA reprend un modèle résultant des rapports annuels de la CTIF et de lignes directrices du GAFI.

3ème étape : relation avec la clientèle – points 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16 du Manuel ITAA

Cette étape couvre tous les aspects de la relation avec la clientèle depuis l’acceptation (approbation) et tout au long de la relation. Cela concerne aussi bien l’identification du client que le suivi des opérations et une éventuelle déclaration à la CTIF.

Acceptation 8 (points 9.1 à 9.6) : l’ITAA met à votre disposition des arbres de décision reprenant le processus décisionnel d’acceptation des clients et des UBO 9 . Les arbres de décision peuvent être consultés en cliquant sur le lien suivant : https://www.itaa.be/fr/ normes-et-recommandations/ Si le cabinet prend la décision d’accepter un client qu’il considère comme étant à risque élevé, il lui appartient de prévoir une procédure spécifique à mettre en place dans son Manuel, comme par exemple la nécessité d’une approbation préalable par l’AMLCO. En cas de décision de refus de client, la procédure du cabinet devra prévoir qui informer ainsi que la conservation du document.

Identification et vérification (points 9.7 à 9.12) : la procédure devra

L’analyse globale des risques est établie par écrit par l’AMLCO et vérifiée par le RPHN. Elle est adaptée au moins une fois par an (plus Les facteurs de l’Annexe I doivent obligatoirement être pris en considération ; ceux des Annexes II et III sont communiqués à titre Certaines prises de position dans le Manuel du cabinet peuvent avoir un impact sur la politique générale d’acceptation des clients (PAC) comme le refus de certains secteurs (construction, clubs de football,…), de certains clients (structures juridiques complexes comme des trusts,…), de certaines missions (opérations complexes impliquant un paradis fiscal,…). Tout ceci est imbriqué et doit rester cohérent. Ces documents sont annexés à la Norme de l’Institut du 31 mars 2020 relative à l’application de la loi du 18 septembre 2017 (mais n’ont préciser concrètement (i) quels sont

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les formulaires à remplir (formulaires d’identification des clients, des UBO…), (ii) qui doit les remplir et à quel moment, (iii) quelles pièces d’identité doivent être fournies par le client et (iv) quelles questions poser. Il est recommandé de prévoir dans votre Manuel un niveau d’exigence d’identification (et un degré de vérification) différent en fonction des catégories de risque. A titre d’exemple, face à un client classé en risque élevé, il peut être utile de prendre une copie de la carte d’identité et d’en plus vérifier la puce si l’on dispose de l’appareil adéquat et/ou de faire une recherche dans le registre national. Si le risque est élevé, il est en effet recommandé de confronter plusieurs sources d’informations. Pour des exemples concrets, nous vous conseillons la lecture des tableaux aux points 9.9.3, 9.9.4 et 9.9.5 du Manuel ITAA. des documents et la forme de cette

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Obligation de mettre en place une procédure de vigilance (points 10.1 à 10.4) qui est fonction du niveau de risque du client (faible, standard ou élevé). La vigilance ne s’exerce pas seulement en début de relation d’affaires mais bien de manière continue. Il est nécessaire de prévoir des procédures pour revoir le niveau de risque et l’information d’identification à une certaine fréquence. À titre d’exemple, il existe des logiciels qui préviennent quand les cartes d’identité des clients viennent à échéance.

Une vigilance renforcée avec des mesures adaptées est obligatoire dans les cas visés à l’article 41 LBC/ FT (la vérification de l’identité du client opérée après le début de la relation d’affaires, les paradis fiscaux et la fraude fiscale grave organisée

Conservation des documents

(points 11.1 à 11.3) suivants pendant dix ans (après la fin de la relation d’affaires ou de l’opération) : analyse globale des risques, rapports annuels de l’AMLCO, documents d’identification et pièces justificatives, refus de client (car impossibilité d’évaluer le risque de blanchiment), rapports relatifs aux opérations atypiques (rapport AMLCO ; décision du RPHN), déclarations à la CTIF et pièces annexes. Description dans les procédures des mesures mises en place pour la conservation ou non, les PEP).

conservation (papier, électronique, système de gestion).

Mise en place en 3 étapes d’une

procédure en cas d’opération

atypique (détection, signalement à l’AMLCO et analyse de l’AMLCO

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sous forme d’un rapport) (points 12.1 à 12.4) : –liste de clignotants qui permettent aux collaborateurs en contact direct avec le client de détecter une opération atypique 10 . Pour que l’étape de ‘détection’ puisse fonctionner, les collaborateurs doivent bénéficier d’une sensibilisation et formation suffisante en matière de lutte contre le blanchiment ;

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–formulaire que le collaborateur remplit et transmet à l’AMLCO pour le tenir informé de l’opération qu’il considère comme atypique ; –modèle de rapport écrit de l’AMLCO (sur la base de l’article 45 LBC/FT) reprenant son analyse de l’opération (détermination d’un risque existant ou non et des actions à prendre).

Rapports de l’AMLCO (points 13.1 et 13.2). 10

normes-et-recommandations/). esp%C3%A8ces.pdf Obligation de déclaration (points 14.1 à 14.7) : en cas de soupçon de blanchiment, une déclaration à la CTIF doit être faite selon le modèle qui se trouve sur le site de la CTIF 11 . Si l’AMLCO décide de ne pas procéder à une déclaration à la CTIF (car il est rassuré par les explications complémentaires données par le client), il est conseillé de reprendre dans un document écrit toutes les étapes du raisonnement qui ont mené au processus décisionnel et les raisons pour lesquelles il n’a pas été procédé à une déclaration de soupçon. Lors de la revue qualité, il sera difficile de vous reprocher d’avoir mal analysé (en raison du caractère subjectif de l’analyse). En revanche, le fait de ne pas être en mesure de pouvoir prouver qu’une analyse a été faite à l’époque pourrait poser des difficultés.

4ème étape : divers – points 15 et 17 du Manuel ITAA

Sont traités ici les points prévus dans la LBC/FT, sans pouvoir être associés à une étape spécifique, mais qu’il convient de reprendre dans votre Manuel : • paiements en espèces de plus de 3.000 EUR (points 15.1 et 15.2) : la procédure devra déterminer comment réagir en interne, comment le signaler à l’AMLCO (modèle de formulaire) et la façon dont l’AMLCO suivra le dossier 12 ; • embargo (points 16.1 à 16.3) : il convient de reprendre dans le

Manuel une référence à une source qui liste les pays soumis à un embargo financier et détailler les procédures à suivre (détection par les collaborateurs après consultation de la liste des pays soumis à embargo financier + signalement à

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12 Une opération peut être considérée comme atypique si elle n’est pas cohérente avec la connaissance que l’on a du client. Ce modèle est également repris dans le Recueil de modèles et de formulaires de l’ITAA (https://www.itaa.be/fr/ Nous renvoyons à la recommandation Inter-Instituts que l’on peut trouver en cliquant sur le lien suivant : http://www.iec-iab.be/fr/ membres/publication/annonces/Documents/2014/Communiqu%C3%A9%20commun%20IRE-IEC-IPCF%20-%20paiement%20en%20 l’AMLCO sur la base d’un modèle

de document + suivi du dossier par l’AMLCO) ; whistleblowing interne (points 17.1 et 17.2) : explications à l’attention des collaborateurs de la procédure à suivre pour des signalements via un canal spécifique, indépendant et de façon anonyme à l’AMLCO ou au RPHN (exemple : boite aux lettres).

4. Quelles procédures doivent être reprises au minimum dans mon Manuel ?

Les nouvelles questions de la ‘revue qualité’ liées à l’antiblanchiment doivent être matérialisées sous forme de procédures écrites dans le Manuel personnalisé du cabinet : • organisation interne du cabinet (questions 4.1.1 à 4.1.5) ; • évaluation globale des risques (questions 4.2.1 et 4.2.2) ; • PAC (questions 4.3.1 à 4.3.8) ; • opérations atypiques (questions 4.4.1 à 4.4.4) ; • conservation des documents (question 4.5.1) ; • formation des collaborateurs (questions 6.3.8 et 6.3.9) ; • questions sur les dossiers des membres (questions 2.1 à 2.11).

5. Quels sont les avantages liés à l’établissement d’un Manuel adapté à ma pratique ?

Et si l’on dépassait le caractère chronophage et contraignant d’élaborer son propre Manuel pour réfléchir à la valeur ajoutée que celui-ci peut avoir dans la pratique de son cabinet ?

Outre la satisfaction d’avoir respecté ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (ce qui est un objectif d’intérêt général) et de pouvoir passer haut la main la revue qualité, le fait d’élaborer des procé

dures permet d’obtenir une gestion plus qualitative de son cabinet et une maîtrise plus grande de celui-ci sous

divers aspects.

Avantages pour tous les cabinets (en ce compris les cabinets unipersonnels) • Le fait de réfléchir à la relation avec la clientèle et de se poser de nombreuses questions, permet d’acquérir une meilleure connaissance de ses clients et dès lors de leur offrir des services davantage personnalisés. • Lors d’un rachat de clientèle, le repreneur préférera certainement reprendre la clientèle d’un cabinet qui a élaboré un Manuel de procédures internes adéquat. Ceci est certainement un gage de bonne gestion et de sérieux du cabinet qui donnera une image positive au repreneur.

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Avantages pour les cabinets qui ont des collaborateurs • La politique d’acceptation des clients en matière d’antiblanchiment oblige le RPHN à prendre des décisions sur le niveau de risque acceptable pour le cabinet en fonction de son infrastructure et de ses capacités. Cette analyse offre un gain de temps ultérieur dans les cabinets composés de collaborateurs.

Prenons pour exemple la secrétaire qui a pris connaissance du Manuel et sait par conséquent que le cabinet n’accepte pas les clients qui sont actifs dans le secteur de l’Horeca.

Celle-ci pourra immédiatement en informer le client potentiel par téléphone. Une réunion inutile sera dès lors évitée. • De manière générale, le Manuel constitue un outil de formation

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précieux pour les collaborateurs qui y trouvent des réponses à leurs questions sur le fonctionnement du cabinet. Comme les procédures sont écrites, cela permet aux nouvellement engagés d’acquérir une meilleure connaissance du cabinet, sans que les plus anciens ne doivent répondre à leurs questions oralement de manière répétitive. Le Manuel peut également se révéler une valeur ajoutée lorsque les responsables sont absents (congé, maladie, etc.) et permettre au cabinet de continuer à fonctionner.

Conclusion

L’approche fondée sur le risque – qui est à la base des procédures mises en place au sein du cabinet – est par essence propre à chaque cabinet. Le Manuel et le recueil de modèles et formulaires de l’ITAA ne sont qu’une guidance de bonnes pratiques à considérer comme un point de départ (et certainement pas d’arrivée) pour établir votre Manuel personnalisé du

cabinet. Le Manuel de l’ITAA n’a pas de caractère obligatoire ou normatif.

Il est dès lors loisible aux cabinets de choisir entre les options suivantes : • travailler avec d’autres documents que le Manuel de l’ITAA, pour autant qu’ils soient conformes à la LBC/FT et à la Norme ITAA, ou • s’inspirer du Manuel de l’ITAA tout en l’adaptant à leurs besoins en fonction des procédures et mesures de contrôle interne existantes ou de celles dont l’application est envisagée. Le Manuel ITAA doit être transposé à la pratique du cabinet !

Lors de la revue qualité, les rapporteurs vérifient si tous les devoirs repris dans la LBC/FT et la Norme figurent dans le Manuel. Ils vérifient également si les membres ont bien respecté les méthodes de travail qu’ils ont édictées dans leur Manuel et les ont effectivement mises en œuvre. Il serait dès lors contre-productif de prévoir des procédures trop complexes que vous n’avez pas les moyens humains et techniques de respecter au quotidien.

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Il convient toutefois de garder à l’esprit que pour les cabinets qui ont des collaborateurs, un Manuel détaillé comprenant des exemples concrets (à l’image du Manuel ITAA) permet une meilleure compréhension et application des procédures par les collaborateurs et dès lors une lutte plus efficace contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

Reste à souligner que le Manuel de chaque cabinet est un outil évolutif et non figé dans le temps. C’est un document vivant qu’il convient d’adapter en fonction des nouvelles législations (comme par exemple le RGPD). Chaque année, l’AMLCO est tenu d’établir un rapport d’activités. Sur cette base, le Manuel ainsi que l’évaluation globale des risques peuvent être adaptés. Il faut que naisse une cohérence entre le rapport annuel de l’AMLCO, l’analyse globale des risques et le Manuel du cabinet.

Axelle Dekeyser

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