Ingrid Beatriz PRESUPUESTO Sandoval Vรกsquez
INTRODUCCIÓN La falta de planificación puede llevar al fracaso en el mundo de los negocios. Por lo tanto, las empresas exitosas hacen del presupuesto el centro de las decisiones de la mayoría de los proyectos. El propio presupuesto es una herramienta de control. La gestión cuidadosa del presupuesto de proyecto requiere de una estrategia y no puede dejarse fuera de control. La monitorización y la actualización continuas son las dos claves más importantes para evitar que los gastos superen las previsiones y los sobrecostes terminen afectando a resultados que, de otra forma, podrían ser buenos. La política presupuestaria toma en cuenta cuatro grandes áreas: los ingresos esperados, los gastos, las inversiones a realizarse y la forma en que será financiado el déficit, que bien puede ser a través de préstamos y donaciones de la comunidad internacional.
ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO No es más que el examen y explicación de los principales componentes de los ingresos y del gasto público y su impacto en las actividades económicas, políticas y sociales del país, expresados en el Presupuesto. La gobernabilidad democrática exige una fiscalización eficaz de las finanzas públicas ya que en ellas se expresan las prioridades de la gestión pública, la cual tiene la finalidad de constatar el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones y deberes del Estado, tendientes a ejecutar los programas y proyectos contenidos en el Plan de Gobierno, materializados a través del presupuesto público. 1.3. Importancia del análisis y la fiscalización presupuestaria) Los presupuestos públicos reflejan de manera fidedigna las prioridades económicas y sociales de un gobierno. Por tanto, su análisis, monitoreo y seguimiento por parte de la sociedad es fundamental para vigilar el cumplimiento de las metas explicitas de una política económica, o de los acuerdos internacionales, barrera contra la corrupción, y para defender los intereses y las necesidades de los sectores más vulnerables. Así, la importancia creciente de analizar presupuestos públicos se deriva una forma de utilizarlos como herramienta de avance en la construcción de espacios democráticos de participación en la toma de decisiones. La economía de hoy exige cada vez más la necesidad de analizar y hacer transparentes la evolución de los presupuestos públicos porque, tradicionalmente, habían estado aislados del debate y escrutinio sistemáticos. Un presupuesto público es el documento que mejor traduce las políticas y los compromisos gubernamentales pues implica decisiones que determinan cómo se obtendrán los recursos y en qué serán gastados. Es la herramienta concreta mediante la cual el gobierno instrumenta planes de acción y programas que deben estar enfocados a hacerle frente a los grandes retos nacionales, desde el mantenimiento de finanzas públicas sanas, la provisión de servicios a la sociedad, el cumplimiento con estándares y compromisos internacionales y la solución a problemas endémicos, como el suministro de energía eléctrica y la lucha contra la pobreza.
IMPORTANCIA Y RETOS Los programas de ajuste estructural, la tendencia a la privatización y las limitaciones de la capacidad de gasto se han traducido en rigideces presupuestarias cuyo impacto se registra de manera más dura en la situación de los sectores más desprotegidos. Desde esta perspectiva, el análisis presupuestario por parte de investigadores y grupos ciudadanos interesados es fundamental para avanzar en la construcción de sociedades más abiertas, transparentes, democráticas y participativas. Esa transparencia no sólo abarca la reducción de los espacios de discrecionalidad y corrupción, sino que implica crear debates públicos y procesos democráticos de toma de decisiones respecto al manejo y la aplicación de los recursos. La tarea es compleja porque la mayoría de los presupuestos públicos están diseñados para ser “cajas negras”, de las cuales no podemos tener injerencia. A pesar de que los comicios están cada vez más libres de sospechas y crece la pluralidad en el gobierno, el país está inmerso en una transición empantanada a la democracia. Una de las características de este proceso ha sido la concentración en los temas políticos, cuyo estancamiento ha drenado recursos financieros, de tiempo y humanos que son indispensables para la resolución de los grandes retos nacionales. LA METODOLOGÍA PRESUPUESTARIA Algunos analistas califican al presupuesto nacional como la herramienta económica más poderosa de cualquier gobierno, otros optan por llamarlo la expresión que refleja las prioridades del gobernante de turno, o simplemente como “la soga legal” que impone límites a los funcionarios públicos sobre el uso adecuado y transparente de los recursos públicos. El proyecto de ley debe ser enviado por el Presidente de la República a la Asamblea Nacional a más tardar el 16 de agosto de cada año, para ser aprobado, como tope, a mediados del mes de enero del siguiente año, según lo contempla la Ley Orgánica de Presupuesto del Sector Público.
La política presupuestaria toma en cuenta cuatro grandes áreas: los ingresos esperados, los gastos, las inversiones a realizarse y la forma en que será financiado el déficit, que bien puede ser a través de préstamos y donaciones de la comunidad internacional. Se determinan los ingresos potenciales reales que el país tendrá en el año que se está presupuestando, para establecer en qué se va a gastar y cómo será financiado el déficit. Se asegura que no existe un porcentaje establecido que se deba asignar del Presupuesto Nacional para determinados sectores como salud y educación, a excepción de las asignaciones constitucionales. Sin embargo, se estima conveniente que el 50% del gasto total, sin incluir el pago destinado para honrar la deuda interna y externa, debe ser destinado a combatir la pobreza. Un presupuesto público responsable y transparente como el que se pretende establece límites que deben ser observados para las principales variables fiscales, creando mecanismos que puedan ofrecer condiciones para el cumplimiento de los objetivos y metas, como formas de corrección de eventuales desvíos. Este nuevo procedimiento establece penalidades para las administraciones fiscales, permitiendo aún que sean imputadas responsabilidades personales a sus administradores, todas las veces que sean desobedecidas las reglas y normas previstas. Entre las variables claves del control del régimen de gestión fiscal responsable se encuentran las que tienen que ver con el endeudamiento público, el gasto de largo plazo excedente, el aumento de los gastos con seguridad social y otras acciones de duración continuada, los topes al gasto de personal, y normas de crédito y administración financiera. Los límites de la deuda serán fijados tomándose por base la deuda consolidada de cada una de las dependencias o secretarías, incluyendo el comportamiento de los fondos de la Tesorería Nacional, manteniendo metas fijadas de acuerdo a la estimación de los ingresos tributarios. Estas restricciones o metas permitirán introducir nueva vez el concepto de “límite prudencial” que mantiene topes a ciertos niveles gubernamentales.
¿Cómo controlar el presupuesto de proyecto en 4 claves? Entre las prioridades de un Director de Proyecto se encuentra el controlar el presupuesto de proyecto. Aunque un proyecto se entregue a tiempo, dentro del plazo establecido y cumpla con los estándares de calidad acordados, si se ha excedido el presupuesto estimado para su ejecución no podrá hablarse de un éxito, al menos no de puertas para dentro de la organización. La gestión cuidadosa del presupuesto de proyecto requiere de una estrategia y no puede dejarse fuera de control. La monitorización y la actualización continuas son las dos claves más importantes para evitar que los gastos superen las previsiones y los sobrecostes terminen afectando a resultados que, de otra forma, podrían ser buenos.
Las 4 formas más efectivas de controlar el presupuesto de proyecto Mantener el presupuesto del proyecto bajo control: 1. Apoyarse en previsiones: pronosticar continuamente el presupuesto
aporta las directrices necesarias para una toma de decisiones precisa y puntual. Un proyecto dirigido sin una buena gestión del presupuesto inspirada por análisis y pronósticos frecuentes puede concluir en fracaso. Las revisiones continuas y la investigación del gasto consiguen fortalecer la capacidad de controlar el presupuesto de proyecto. Además, la puntualidad que proporciona la actualización continua es fundamental ya que no es lo mismo tener que corregir un exceso de coste del 5% o del 8%, que llegar tarde y tener que enfrentarse a un 40% de saturación. Las posibilidades de mantener el proyecto en marcha aumentan notablemente si se trabaja de esta forma sobre el presupuesto y la diferencia es aún más visible en comparación con los casos en que se pronostica una vez y no se vuelve a hacer una comprobación hasta la etapa de finalización de proyecto. 2. Monitorizar el consumo de recursos regularmente: al igual que el presupuesto debe ser revisado constantemente para mantenerse dentro de
los límites oportunos, lo mismo ha de hacerse en lo que respecta al uso de recursos, ya que de las personas que trabajan en un proyecto se deriva una parte importante del coste del mismo. Con una frecuencia semanal, el Director de Proyecto deberá revisar el número de personas que se hallan trabajando y contrastarlo con las necesidades futuras, llevando a cabo un análisis predictivo. Esta forma de seguimiento permite garantizar el pleno aprovechamiento de los recursos disponibles y su optimización, además de contribuir a la economía de proyecto. 3. Aumentar la transparencia en el intercambio de información con el equipo: es necesario que cada participante en el proyecto conozca cuál es la previsión de presupuesto, ya que es obligación de todos racionalizar los consumos. Un equipo informado es un equipo que se identifica con las metas comunes, una de las cuales es evitar los sobrecostes de proyecto. Las personas que tienen la posibilidad de trabajar de esta manera, tienden a buscar la motivación en la economía de recursos, aumentando su productividad y optimizando sus esfuerzos y, al mismo tiempo, suelen evitar los cargos injustificados o dudosos, por ejemplo en calidad de horas extraordinarias. 4. Gestionar con lupa el alcance de proyecto: el presupuesto se calculó
en base a una determinada planificación por lo que, si no se lleva un control de la misma, si no se gestiona meticulosamente, el presupuesto puede comenzar a inflarse. Los modos más comunes de que esto suceda son a través de horas facturables de montaje, gastos extra en material, alquiler de maquinaria o necesidades de personal que no estaban previstas, entre otros. Una vez más, la actualización continua es una necesidad y la única manera de corregir desviaciones a tiempo de poder reaccionar. La falta de planificación puede llevar al fracaso en el mundo de los negocios. Por lo tanto, las empresas exitosas hacen del presupuesto el centro de las decisiones de la mayoría de los proyectos. El propio presupuesto es una herramienta de control, pero la basura entra y se va. Así que el reto es la gestión del control, que es una herramienta que ayuda a una organización a planificar y monitorear las necesidades de gasto. Esto, a su vez, promueve la eficiencia y ayuda a gestionar la asignación de recursos. Una de las funciones más importantes del presupuesto es la de actuar como una fuente fiable de información, sin embargo, la capacidad de que lo haga depende de la fuente de información. Algunas compañías tienen sistemas extensivos de explotación o de software financiero que proporcionan los
números que componen el presupuesto. Otras compañías tienen diferentes fuentes de información para las distintas partidas presupuestarias. Bases para controlar el Presupuesto
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Calendario de presupuesto La mayoría de las empresas tienen un calendario establecido para la creación del presupuesto. Debido al ejercicio fiscal y la temporada de vacaciones, a la mayoría de las empresas les gusta hacer el presupuesto en los meses de verano. Cada grupo con responsabilidad presupuestaria proporciona información y conocimiento sobre el nuevo ejercicio presupuestario y decide sobre un presupuesto determinado. Una vez que el presupuesto se elabora, se publica en todos los grupos, y las reuniones presupuestarias se establecen durante el año para revisar los números reales
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Informes mensuales y trimestrales La mayoría de las empresas hacen una comparación mensual de los números reales del presupuesto para comprobar las diferencias. Esto proporciona una oportunidad de eliminar el gasto antes de que sea demasiado tarde. Además de los informes mensuales, las opiniones trimestrales también ayudan a controlar los gastos. Los informes se suelen enviar a los jefes de departamento, y el aumento o disminución del gasto está conectado a evaluaciones de desempeño.
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Acceso limitado Si bien el calendario de presupuesto y el presupuesto final se publican en toda la organización, sólo un número limitado de personas tienen acceso al presupuesto o la capacidad de cambiar cualquiera de los números en el presupuesto. Esto asegura que la persona que introduce los números en el presupuesto final se hace responsable de los posibles errores en la publicación o el formato.
E-GRAFÍA
http://hoy.com.do/como-analizar-la-importancia-de-un-presupuesto-publico/ http://www.ehowenespanol.com/deben-empresas-controlar-presupuestoinfo_263152/