PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE CASOS FINALIZADOS

6. PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO GENERAL DE CASOS

FINALIZADOS

Como parte de los procesos periciales y administrativos del INACIF está la generación de dictámenes periciales y respuestas administrativas que se envían a la autoridad competente con la finalidad de coadyuvar en la investigación criminal y dar certeza jurídica de lo realizado.

El aumento constante de documentos físicos representa más problemas para su conservación, así como para la búsqueda y ubicación de los expedientes, lo que afecta directamente la respuesta que la institución requiere cuando se solicita información certificada de dichos documentos o cuando es necesario revisar algún documento que será de utilidad en algún proceso penal. Por lo que para contar con la información digitalizada y debidamente resguardada a nivel nacional se hace necesario contar con un centro de digitalización y un archivo general de casos finalizados.

Actualmente el INACIF cuenta con un archivo físico en cada una de las subsedes, siendo estos resguardados por su respectiva área administrativa, ocupando espacio físico que resta el óptimo funcionamiento de las subsedes.

Los documentos resguardados en el Archivo del INACIF no se encuentran almacenados en las condiciones adecuadas para su debida localización y preservación, además el aumento constante de documentos para resguardar representa problemas al momento de búsqueda y ubicación, afectando esto directamente la respuesta inmediata que la institución puede brindar cuando se solicita información certificada de estos documentos.

Así mismo evalúa un riesgo inminente de destrucción de expedientes o documentos por desastres naturales. Claro ejemplo fue el caso de las afecciones por las tormentas ETA e IOTA, en donde el actuar oportuno e inmediato permitió el debido resguardo documental, sin embargo evidenció la urgencia para la realización de este proyecto, ya que sufrieron inundaciones las subsedes de Cobán Alta Verapaz, San Pedro Carcha Alta Verapaz y Morales, Izabal.

Ante esta necesidad la Dirección General del INACIF, aprobó el proyecto de Digitalización. Se consideran que la Digitalización es un proceso mediante el cual, algo físico es convertido a datos digitales para ser almacenados de esa manera, optimizando espacios de almacenamiento, resguardo, acceso y disponibilidad de la información, cumpliendo con la función de proveer información importante, única, valiosa y referente de la actuación histórica de la Institución.

El proyecto de digitalización de expedientes del INACIF busca modernizar y brindar una respuesta al crecimiento institucional, optimizando los procesos con respaldo tecnológico y de manera eficiente.

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Este es un proyecto que rompe paradigmas ya que el enfoque busca la transición de un resguardo físico tradicional, hacia un resguardo electrónico de expedientes, contribuyendo directamente con la iniciativa Cero Papel la cual cuenta con un sentido ambientalista y de resguardo del planeta y por supuesto, con la implementación del Gobierno Electrónico en el INACIF.

6.1 Módulo de Digitalización

Para su adecuada implementación, la Unidad Informática del INACIF creó un módulo en SINAF para fortalecer el que hacer de la Sección de Evacuación de Dictámenes y Archivo por medio de la digitalización de expedientes.

Como parte de la estrategia para la implementación del módulo, se realizaron los procesos administrativos para la adquisición de licenciamiento de software para digitalización de documentos (Kofax), se estableció que la indexación y recuperación de registros se llevará a cabo mediante el Sistema de Información Nacional Forense -SINAF (Herramienta de trabajo del Departamento Técnico Científico del INACIF). Se incluyó como parte del desarrollo, procesos de control de calidad, los cuales incluyen la aprobación de documentos digitalizados por medio de lector de código de barras; además se generaron carátulas con código de barras para facilitar su traslado y registro en la ubicación a ser almacenado.

Todos los archivos digitalizados poseen la característica de permitir realizar búsquedas sobre el contenido del mismo. A partir de diciembre de 2019 se inició con el proceso de generación de lotes de expedientes digitalizados y se realizaron los ajustes y mejoras sobre el módulo que inicialmente se había considerado.

Como resultado del proceso de digitalización, en la actualidad se han digitalizado 4,798,396 folios, de los cuales fueron indexados a 569,326 expedientes que representan la totalidad de expedientes generados en la sede central en los años 2020 y el primer semestre del año 2021.

En el año 2021 está en proceso la implementación del “Centro de Digitalización y un Archivo General de casos finalizados” de los expedientes a nivel nacional, el cual contará con equipos de alta tecnología, así mismo se implementará la unificación del resguardo de expedientes, en cumplimiento de todas las condiciones necesarias para un resguardo adecuado y optimización de espacios. Se instalarán racks industriales funcionales y cumpliendo de todas las medidas de salud y seguridad ocupacional para el manejo de cargas.

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Dentro de los beneficios obtenidos por la institución podemos mencionar:

 Contar con archivo digital mediante el cual se pueda indexar, resguardar y recuperar archivos históricos para los empleados de todas las áreas que componen el Departamento Técnico

Científico del INACIF.  Facilitar la obtención de archivos sobre el cual es posible realizar búsquedas sobre palabras clave con propósito de investigación o control de calidad de documentos.  Facilitar un módulo que permita agilizar los procesos de obtención de material digital bajo una dinámica de autoservicio en atención a procesos de diligencias judiciales o investigación.  Disminuir los tiempos de atención, localización y entrega de documentos certificados a requerimiento de autoridad competente.  Unificar el archivo general del INACIF, bajo condiciones que minimicen los riesgos de pérdida de información valiosa y única.

Funcionalidad para certificar documentos

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