Koren og Lindøe - Metoder for bedre arbeidsmiljø

• i arbeidet med økt kundetilfredshet • i kvalitetsarbeid • og ikke minst i de endringsprosessene mange virksomheter må gjennom for å overleve.

Slike kunnskaper kommer ikke automatisk. Det kreves gode prosesser og gode prosessverktøy. For å få resultater trenger man også å vite hvordan man bruker denne kunnskapen i den daglige driften.

Dette er en bruksbok for et bedre arbeidsmiljø og for bedre og sikrere virksomheter.

FRA INNHOLDET:

Peter Chr. Koren • Preben H. Lindøe

METODER FOR BEDRE ARBEIDSMILJØ

Involvering og gode prosesser

«Noe» er det alltid HMS og bærekraft

3. omarbeidet utgave

De ansattes kunnskap og innsikt er sentrale i utviklings- og HMS-arbeid i enhver virksomhet. Brukt på riktig måte kan slike kunnskaper være det som skiller mellom liv og død, gevinst eller tap, sikker eller farlig drift. Inkluderende prosesser og de ansattes kunnskap er også viktige:

METODER FOR BEDRE ARBEIDSMILJØ

Preben H. Lindøe er professor emeritus i samfunnssikkerhet ved Universitetet i Stavanger. Han har doktorgrad fra NTNU om innføring av internkontrollreformen innenfor helse, miljø og sikkerhet. Han har i mange år arbeidet med teoretiske, metodiske og praktiske problemstillinger innenfor arbeidsliv og arbeidsmiljø, ikke minst med sikte på forbedring av arbeidsprosesser. Lindøe har tidligere skrevet flere bøker og en rekke fagartikler innenfor dette området.

Virksomheter med godt arbeidsmiljø gjør det best – og samfunnet går bedre med gode virksomheter. Det finnes mange metoder for å utvikle et godt arbeidsmiljø, og til ulike prosesser passer ulike verktøy: dialogkonferanser, prioriteringsseminar, spørreskjemaer, risikoanalyser eller klistrelapper. Hva passer der du er?

Koren • Lindøe

Peter Chr. Koren arbeider som bedriftsrådgiver med HMS og kvalitet, spesielt med psykososialt arbeidsmiljø. Han har samfunnsfaglig utdanning og videreutdanning i helsefag og fagforfatterskap. Koren har tidligere skrevet flere bøker og artikler innenfor HMSområdet, og er førstelektor i HMSledelse ved Universitetet i Stavanger

Inkluderende arbeidsmiljøprosesser Bruksområdene Risiko og prosess Verktøy til ulike bruksområder En inkluderende arbeidsplass Store omstillinger – særtilfeller i HMS-arbeid og psykososialt miljø Prosesskunnskap knyttet til arbeidsmiljøloven

[start forord]

FORORD

Denne bokas tema er en sentral del av den norske arbeidsmiljøarven – det vi har kalt inkluderende prosesser. Dette var et tema som var viktig for Einar Thorsrud, som ofte betegnes som far til den nyskapende arbeidsmiljøloven vi fikk i 1977. Han hadde arbeidsformen med seg fra et stipendiatopphold ved Tavistock Institute i London. Siden da har man har sett for seg et tett og nært samarbeid i virksomhetene for å få fram og bruke de ansattes «tause kunnskap» til beste for fellesskapet og som et grunnlag for riktig fokus i virksomhetenes HMS-arbeid. Arne Ebeltoft ved Arbeidsforskningsinstituttet utviklet denne typen verktøy videre og gjorde et fremragende arbeid med dem fram til sin død i 1996. Nevnes her må også Bjørn Gustavsen, hans kollega ved AFI og også sentral i utviklingen ved Arbetslivsinstitutet i Stockholm i årene 1886–1999.

Tanken om inkluderende prosesser er like sentral i den nye arbeidsmiljø­ loven som kom i 2005, og i de endringer som er kommet i lov og forskrifter, og vi ser at det er riktig å bruke dette tankegodset i flere sammenhenger.

Den kunnskap og innsikt de ansatte har, er viktig i virksomhetenes HMSarbeid. Brukt på den riktige måten kan disse kunnskapene være det som skiller mellom sikker og farlig drift.

Men man skal ikke begrense seg til å se på inkluderende prosesser som en del av HMS-arbeidet. De tause kunnskapene er like viktige i andre sektorer: De er viktige i arbeidet med å øke kundenes tilfredshet. Ansatte vet oftest når kunden er misfornøyd, og ofte også hva som ligger bak utilfredsheten.

5

100301 GRMAT Metoder for bedre arbeidsmiljoe 180301.indd 5

01.03.18 11.22

forord De er viktige i kvalitetsarbeidet. Ansatte vet det meste om hva som går galt når kvaliteten ikke er på topp. Og de er viktige i arbeidet for å få tilfredse medarbeidere. De ansatte vet hva som irriterer dem selv og kollegene, hva de opplever som hindringer for å gjøre en best mulig jobb.

Ikke minst er de ansattes kunnskaper og innsikt viktige når man skal legge opp større endringsprosesser, som mange virksomheter må igjennom for å overleve.

Dette er ikke kunnskaper som kommer fram automatisk. Det krever prosess­ verktøy. Og for å få resultater trenger man også kunnskap om hvordan man tar prosessresultatene i bruk. Prosessverktøy og beskrivelser av prosessene og bruken finner leseren her. Dette er en bruksbok for bedre og sikrere virksomhet. Den dreier seg om metoder for å finne stadig «noe» mer, noe som er viktig for virksomheten.

God lesning – gode prosesser!

Oslo og Stavanger, februar 2018 Peter Chr. Koren og Preben H. Lindøe

6

100301 GRMAT Metoder for bedre arbeidsmiljoe 180301.indd 6

01.03.18 11.22

INNHOLD

1

KATA S TROFEDAGEN PÅ HOTEL L TAUN US .............................. 11 En kjede av uønskede hendelser.............................................. 11 Oppvaskmøtet.................................................................. 15

2

« NOE» ER D E T ALLT I D ........................................................ 18

2.1 2.2 2.3 2.4

Jakten på «noe»................................................................. 19 Økt press skaper nye behov................................................... 20 Slik brukes boka................................................................. 24 Behovet for konsekvens og ytringsklima.................................... 25

HM S OG B ÆREK RAF T ......................................................... 26 3.1 Generell HMS-forbedring versus bedre arbeidsmiljø..................... 28 3.2 Den formaliserte HMS-prosessen............................................ 30 3.3 Deltakerdemokrati............................................................. 31 3

I NKLUD EREND E ARB EI DSM I LJØPROS E S S E R............................ 34 4.1 Det nye arbeidslivet............................................................ 34 Standardisering av tjenesteproduksjon...................................... 35 Utviklingen av New Public Management (NPM).......................... 35 Motsetningsfylte krav.......................................................... 36 4.2 Den kollektive læringen........................................................ 39 4.3 Hva er den skjulte kunnskapen?.............................................. 41 Å ta den skjulte kunnskapen i bruk........................................... 42 4

7

100301 GRMAT Metoder for bedre arbeidsmiljoe 180301.indd 7

01.03.18 11.22

innhold 4.4 Prosessmetodikk................................................................ 43 Velge kartleggingsverktøy..................................................... 44 Vurdere risiko og prioritere................................................... 44 Skape endringer................................................................. 44 Eksempel på handlingsplan.................................................... 45 Rutiner og prosedyrer.......................................................... 45 Annen runde – evaluering..................................................... 46 5 B RUK SOMRÅD ENE............................................................. 48

5.1 HMS-prosesser.................................................................. 50 5.2 Forbedringsprosesser.......................................................... 52 5.3 Arbeid med egentilfredshet og kundetilfredshet.......................... 55 5.4 Tilpasning og omstilling....................................................... 57 5.5 Prosesser for individuell tilpasning – IA..................................... 58 5.6 Bruk av eksterne krefter i inkluderende prosesser. . ....................... 59 R I SI KO OG PROSE S S .......................................................... 62 6.1 Risikoforståelse.................................................................. 62 Ulike fortolkere................................................................. 63 6.2 Praktisk prosessgjennomføring............................................... 65 6

D E ENKELTE VERK TØY ENE .................................................. 72 Kartlegge og vurdere risiko (Fase II) ......................................... 73 Planlegge og iverksette tiltak (Fase III) ...................................... 73 Løpende avvikskontroll (Fase IV) ............................................ 73 7.1 Veiledning i bruk av verktøyene.............................................. 74 7.2 Kartlegge og vurdere risiko (Fase II) ......................................... 76 Verktøy 1 Åpne skjemaer................................................... 76 Verktøy 2 Vernerunder...................................................... 78 Verktøy 3 Spørreskjemaer.................................................. 81 Verktøy 4 Intervjuer......................................................... 84 Verktøy 5 Strukturert kartlegging......................................... 87 Verktøy 6 Grovanalyse av risiko............................................ 90 Verktøy 7 Fiskebeinsdiagram .............................................. 94 Verktøy 8 Problemtre og sløyfediagram.................................. 98 Verktøy 9 Å bruke positive erfaringer .................................... 101 7.3 Planlegge og iverksette tiltak (Fase III)...................................... 104 Verktøy 10 Dialogkonferanse................................................ 104 Verktøy 11 Prioriteringsseminar............................................. 107 7

8

100301 GRMAT Metoder for bedre arbeidsmiljoe 180301.indd 8

01.03.18 11.22

innhold Verktøy 12 Framtidsverksted................................................ 110 Verktøy 13 Kost–nytte-vurdering........................................... 112 Verktøy 14 LØsningsFokusert Tilnærming (LØFT)....................... 115 7.4 Løpende kontroll (Fase IV).................................................... 117 Verktøy 15 Loggbok........................................................... 117 Verktøy 16 Visuell dokumentasjon......................................... 119 Verktøy 17 Flytskjema......................................................... 121 Verktøy 18 Flytskjema ved avvik og korrigerende tiltak................. 124 V E RK TØY T I L ULI KE B RUK SOMR Å D E R ................................... 128 8.1 HMS-området................................................................... 128 8.2 Løpende arbeidsmiljøarbeid.................................................. 132 8.3 Organisatorisk eller psykososialt arbeidsmiljø.............................. 135 8.4 Å utvikle HMS-kulturen (HMS-styring)..................................... 140 8.5 Forbedrings- og utviklingsprosesser......................................... 143 8

EN I NKLUD EREND E ARB EI DSPLA S S ....................................... 147 9.1 Prosessen......................................................................... 148 Reduksjon av fravær............................................................ 149 Flere med redusert funksjonsevne inn i arbeid............................. 151 Å øke den reelle pensjonsalderen............................................ 151 9.2 Prosessene....................................................................... 151 Overordnede prosesser........................................................ 152 Individuelle prosesser.......................................................... 155 Samarbeid med NAV om arbeid etter sykdom............................. 158 9

10

S TORE OM S T I LLI NGER – SÆRT I LF E LLE R I HM S - A R B E I D O G P SY KOSOSIALT M I LJØ ................................................... 165

10.1 Når endringer ryster selvbildet............................................... 169 10.2 Omorganisering og kompetanse............................................. 176 PROSE S SFOR S TÅEL SE – EN OPP SUM M E R I NG .......................... 179 11.1 Styringsmålene i arbeidsmiljøloven.......................................... 179 11.2 Enkel- og dobbelkretslæring.................................................. 181 11

REFERAN SER OG I NFORMA SJO N S K I LD E R .............................. 184 Litteratur................................................................................ 184 Nettressurser........................................................................... 186 12

9

100301 GRMAT Metoder for bedre arbeidsmiljoe 180301.indd 9

01.03.18 11.22