Dossier auditoría administrativa.
Adriana Milena Vera Mora - 231252
Gressly Katherine Lobo Vega – 231254
Salomón Rico - 221891
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña
Contaduría Pública
Docente: Robinson Maldonado Velásquez Mayo de 2024
1. Introducción
La Sociedad Auditoría y Consultoría Kwai DFI LTDA plantea un proceso de valoración con el objetivo de facilitar a la empresa que será auditada una visión objetiva de sus procesos internos y estructuras organizacionales, esto busca identificar posibles áreas de mejora y también destacar sus puntos fuertes para poder impulsar a la eficiencia y competitividad.
La finalidad del auditor en la empresa es certificar la confiabilidad de los estados financieros, por lo que él tiene que diseñar y aplicar procedimientos que le ayuden a obtener la información apropiada, generar conclusiones razonables y emitir una opinión independiente sobre la presentación de las cifras que aparecen en dichos estados.
Este proceso se lleva a cabo como una oportunidad estratégica para poder optimizar los recursos de la empresa, evitar los posibles riesgos y así desarrollar un buen crecimiento empresarial.
2. Conformación del equipo auditor (Organigrama)
3. Elaboración del Contrato de Prestación de Servicios.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ENTRE (ADIGRESS S.A.S) Y
(KWAIT DFI LTDA)
Entre las partes, por un lado Isaac Becerra Molina, domiciliado en la ciudad de Ocaña Norte de Santander, representante legal de ADIGRESS S.A.S, con NIT 900331742-3, quien en adelante y para los efectos del presente contrato se denomina como EL CONTRANTANTE, y por el otro, Salomón Rico, domiciliado en la ciudad de (Ocaña Norte de Santander, quien en adelante y para los efectos del presente contrato se denomina como EL CONTRATISTA, ambos mayores de edad, identificados como aparece al pie de las firmas, hemos acordado suscribir este contrato de prestación de servicios, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:
PRIMERA: Objeto del Contrato: El CONTRATISTA deberá prestar por sus propios medios y con plena autonomía técnica y presupuestal, dentro del plazo acordado, los servicios y/o actividades enunciadas a lo largo del presente contrato. Como contraprestación recibirá por parte del CONTRATANTE unas sumas de dinero, a título de honorarios.
SEGUNDA: Plazo de Ejecución. El término de duración del presente contrato, será de 1 de octubre a 31 de diciembre del 2023, contados a partir de la firma del mismo, el cual tiene como objeto las actividades descritas adelante, además de aquellas que por la naturaleza del mismo resulten pertinentes.
TERCERA: Valor. EL CONTRATANTE pagará al EL CONTRATISTA una suma de dinero que asciende a $18.000.000 (dieciocho millones de pesos) por la totalidad de las
actividades realizadas y recibidas a satisfacción por parte de EL CONTRATANTE.
Parágrafo. Forma de Pago. El valor descrito en este clausula se pagará así: Los
$18.000.000 (dieciocho millones de pesos), serán divididos en los tres (3) meses que dura el contrato.
CUARTA: Subcontratación, EL CONTRATISTA se compromete a asumir las cargas contractuales u obligaciones laborales resultado de relaciones externas al presente vínculo, que tengan por finalidad el cumplimiento total o parcial del objeto contractual
Parágrafo: EL CONTRATISTA se compromete a mantener indemne al
CONTRATANTE de las acciones legales que sus dependientes ejerzan en su contra.
QUINTA: Obligaciones Del Contratista. El CONTRATISTA se obliga a ejecutar el
Objeto del Contrato, razón por la cual tendrá las siguientes obligaciones:
Realizar una auditoria administrativa.
SEXTA: Las sumas de dinero que eventualmente sean reconocidas por EL
CONTRATANTE al CONTRATISTA son por mera liberalidad y de ninguna manera pueden ser considerados como hechos o actos que infieran una relación de naturaleza laboral.
SÉPTIMA: Solución de conflictos. Se acuerda que, de presentarse un conflicto entre las partes, en el marco del presente contrato, las partes deberán acudir en primera instancia a un centro de conciliación certificado.
OCTAVA: Domicilio. Para todos los efectos legales y de notificación el domicilio de las partes es: el EMPLEADOR: la ciudad de Ocaña Norte de Santander en la dirección Cra 5ª n° 1813; y el TRABAJADOR, la ciudad de Ocaña Norte de Santander en la dirección Calle 9 n° 113215
En señal de conformidad, las partes suscriben el presente contrato, en dos ejemplares del mismo tenor, el día 1 de octubre del 2023 en 3 folios.
EL CONTRATANTE EL CONTRATISTA
ISAACBECERRAMOLINA
SALOMONRICO
Isaac Becerra Molina Salomón Rico
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
CIRCULAR
Ocaña, 01 de octubre del 2023
Sres. ADIGRESS S.A.S
ADIGRESS S.A.S. De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA a ADIGRESS S.A.S la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023 donde se designara a los Auditor(es) Gressly Katherine Lobo Vega y Adriana Milena Vera Mora a realizar el trabajo en comendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos.
Atentamente, SALOMONRICO
Salomón Rico
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
CARTA CONVENIO
Fecha: 01 de octubre del 2023
Señores: ADIGRESS S.A.S
Cargo: Representante Legal
Institución: ADIGRESS S.A.S
Domicilio: Calle 12 #13 – 20 Piso 2 Edificio Mariangola Centro
Estimado Sr.
La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para Las condiciones son las siguientes:
Periodo. Este convenio tendrá una vigencia de 3 meses iniciándose el 1 de octubre del 2023 y terminando el 31 de diciembre del 2023.
Ninguna de las partes puede dar por concluido el contrato antes de treinta (30) días de la entrega del aviso por escrito correspondiente a la contraparte.
En caso de terminación, el auditor será compensado por los servicios prestados hasta la fecha de finalización.
Obligaciones. Nuestras obligaciones incluyen:
a) Aplicación de una auditoría administrativa.
b) Presentación de reportes semanales del progreso del proyecto.
c) Preparación del reporte final y exposición ante la directiva de la institución de un documento que incluya observaciones y recomendaciones para la implementación de los cambios propuestos.
Compensación. La compensación por nuestros servicios será diarios, pagaderos y facturados cada mes. Otros costos, como de transportación, serán facturados por separado.
Anexamos a ésta una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.
Atentamente,
ADRIANA VERA
Nombre: Adriana Vera Mora
Cargo: Coordinador
Institución: Auditoría y Consultoría Kwai DFI LTDA
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
CONVENIO DE SERVICIOS PROFESIONALES
CONVENIO realizado El 01 de octubre del 2023, entre Auditoría y Consultoría Kwai
DFI LTDA a quien en adelante se denominará el AUDITOR, y ADIGRESS S.A.S a quien en lo sucesivo se denominará el CLIENTE.
Objetivo del convenio
El objetivo de este convenio es estipular los términos y condiciones bajo los cuales el AUDITOR proveerá el servicio de auditoría administrativa al CLIENTE.
Servicios que se proporcionarán
El AUDITOR proveerá los siguientes servicios programados al CLIENTE:
Revisión de procesos y procedimientos para la identificación de las áreas de mejora con efectividad y eficiencia.
Evaluación de recursos y recomendaciones para optimizarlos.
Verificar el cumplimiento de las políticas internas.
Identificar posibles riegos y áreas de no conformidad.
Tiempo de realización
El AUDITOR proporcionará el plan de trabajo completo al CLIENTE en el tiempo que ambos convengan. También proporcionará el calendario de trabajo en condiciones normales, que puede estar sujeto a ajustes por efectos ajenos al control del AUDITOR. La fecha que ambos acordaron es 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023.
Propiedad del CLIENTE
Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el AUDITOR pasará a ser propiedad del CLIENTE, el que debe dar a cambio la compensación debida por los servicios incluidos en su elaboración.
Resguardo del material de trabajo
Si los papeles de trabajo, software, cintas magnéticas y cualquier material relacionado con el trabajo del AUDITOR son salvaguardados por la organización auditada, es bajo responsabilidad del CLIENTE. El AUDITOR no asume obligación o responsabilidad alguna en relación con esos materiales.
Confidencialidad
Todos los datos estadísticos, financieros y personales relacionados con el negocio del CLIENTE, considerados confidenciales, deben ser mantenidos en estricta reserva por el
AUDITOR y sus colaboradores. Sin embargo, la obligación antes mencionada no se aplica a ningún dato que esté disponible para el público o que se pueda obtener de terceras partes. El
AUDITOR se obliga a mantener la confidencialidad de los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o en conjunto con el CLIENTE en los términos del presente convenio.
Responsabilidad del AUDITOR
El AUDITOR tendrá el cuidado debido en el manejo del trabajo del CLIENTE, y será responsable de corregir cualquier error o falla sin cargo adicional. La responsabilidad del
AUDITOR respecto de lo anterior, no será limitada a la compensación total por los servicios prestados bajo este convenio, y no incluirá ninguna responsabilidad contingente.
Compensación
El CLIENTE pagará al AUDITOR la compensación por los servicios prestados de acuerdo con las tarifas establecidas en este contrato. Tales tarifas y mínimos están sujetos a cambios con 15 días de aviso por escrito al CLIENTE. El AUDITOR deberá enviar un comunicado de lo que se le adeuda al final de cada mes, y el CLIENTE hará los pagos dentro de los cinco (5) días a partir de la fecha de facturación. Se cargarán intereses a la tasa de 2 por ciento mensual a todas las cuentas pendientes de pago. La tarifa mínima actual es de $25.000 pesos por hora de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y de $30.000 pesos por hora, por las horas fuera del horario de trabajo.
Plazo del convenio
El presente convenio comenzará a regir el día 1 de octubre deberá continuar hasta su finalización el 31 de diciembre del 2023.
Retribución: condiciones
La retribución monetaria por este trabajo y las fechas estimadas para completarlo están basados en las especificaciones acordadas entre el CLIENTE y el AUDITOR.
Cualquier cambio de especificaciones por parte del CLIENTE resultará en un ajuste en la retribución y en la fecha de terminación del trabajo del AUDITOR.
No interferencia con los auditores
El CLIENTE reconoce que todo el personal que colabora con el AUDITOR se integró a través de un proceso de selección costoso. Por lo tanto, el CLIENTE no puede contratar a ningún otro auditor para realizar las tareas objeto de este contrato. Si el AUDITOR acuerda en que el CLIENTE contrate personal, ya terminados sus servicios, el CLIENTE deberá pagar la suma de
$18.000.000 millones además de cualquier otra retribución aquí mencionada.
Honorarios y costos de abogado
Si se considera necesario interponer alguna acción legal para interpretar el presente convenio, la parte solicitante tendrá derecho a la retribución y costos de un abogado y a cualquier otro gasto que de ello se derive.
Legislación, totalidad del convenio, invalidación parcial
Este acuerdo se regirá por las leyes de Colombia. Constituye la totalidad del convenio entre las partes que están sujetas al mismo. Si alguna disposición del convenio se trata de invalidar en un tribunal o no se puede cumplir, las disposiciones restantes deberán continuar en vigor.
Realizado en Ocaña, Norte de Santander.
Fecha 01 de octubre del 2023
El AUDITOR El CLIENTE
ADRIANA VERA ADIGRESS S.A.S
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
ORDEN DE TRABAJO
Ocaña, 01 de octubre del 2023
Señores
ADIGRESS S.A.S
Cordial Saludo
De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar
una auditoria administrativa a la empresa ADIGRESS S.A.S
Alcance El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa ADIGRESS
S.A.S que cubrirá el período comprendido del 01 de octubre al 31 de diciembre del 2023.
Objetivos:
Determinar si los recursos de la organización se están utilizando de manera eficiente.
Identificar los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos de la organización.
Verificar que la organización cumple con las políticas internas.
Evaluar cómo se están utilizando los recursos humanos financieros y materiales para garantizar su correcta eficacia.
Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados.
Atentamente,
ADRIANA VERA
Nombre: Adriana Vera Mora
Cargo: Coordinador
firma de auditores: Auditoría y consultoría KWAI DFI LTDA
4.1. Etapa 1: La Planeación.
El presente informe de la planeación de la auditoria administrativa para los Estados
Financieros de ADIGRESS S.A.S en el periodo del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023 se ha realizado de acuerdo a las normas de auditoria.
4.1.1. Determinar las fuentes de información utilizadas.
La información se recopila de diferentes fuentes que incluyen la documentación interna, las políticas de la empresa y los datos de recursos humanos, información sobre las operaciones, clientes y proveedores, documentos legales, evaluación de riesgos, entre otros.
4.1.2. Investigación preliminar.
ADIGRESS S.A.S fue fundada el 18 de agosto del 2021 en Ocaña Norte de Santander, con los socios accionistas: Isaac Becerra Molina identificado con CC 1007236987 de Ocaña
Norte de Santander, Adriana Milena Vera Mora identificado con CC 1091677120 de Ocaña
Norte de Santander y Gressly Katherine Lobo Vega identificado con CC 1091680225 de Ocaña de Norte de Santander.
En ADIGRESS S.A.S estamos comprometidos con la calidad de nuestros productos para mantener a nuestros clientes satisfechos y brindarles la mejor atención, buscamos establecer una buena relación a largo plazo de confianza con nuestros clientes.
4.1.3. Preparación del proyecto de auditoria.
4.1.3.1. Propuesta técnica.
Realizar la correcta auditoria a la empresa ADIGRESS S.A.S con el fin de evaluar los procesos internos, fortaleciendo la eficiencia operativa y el logro de objetivos estratégicos durante el periodo del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023.
4.1.3.2. Programa de trabajo.
- Empresa auditada: ADIGRESS S.A.S
- Auditor: La Sociedad de Auditoría y Consultoría Kwait DFI LTDA
- Fecha de inicio: 01 de octubre del 2023
- Fecha de terminación: 31 de diciembre del 2023
- Auditor Principal: Gressly Katherine Lobo Vega
- Equipo de auditoria: Adriana Milena Vera Mora
- Responsable: La Sociedad de Auditoría y Consultoría Kwait DFI LTDA
- Área: Diferentes áreas de la empresa ADIGRESS S.A.S incluyendo Contabilidad, Gerencia y Producción.
4.1.4. Diagnóstico preliminar con relación a la Génesis y al proceso administrativo de la organización.
4.1.4.1 Etapa planeación
¿Quién es ADIGRESS S.A.S?
Somos una empresa dedicada a la compra y venta de artículos deportivos nuestro objetivo es promocionar y dar a conocer nuestros artículos que satisfagan las necesidades y requerimientos de nuestros clientes y de otras empresas.
¿Cuándo se creó ADIGRESS S.A.S?
Fue creada el 18 de agosto del 2021, dedicándose a la compra y venta de artículos deportivos desde entonces nuestra empresa ha estado trabajando para garantizarles lo mejor a nuestros clientes y demás empresas.
Propósito estratégico
La empresa promueve un ambiente de trabajo productivo proporcionado soluciones innovadoras en el campo comercial en la que se encuentra posicionada la empresa. Estamos comprometidos en darle el mejor trato a nuestros clientes para así garantizar nuestro éxito como empresa. Cada día nos esforzamos por ser reconocidos por tener una buena sostenibilidad y un excelente servicio al cliente. Nos comprometemos con la innovación y prosperidad de la empresa con el fin de crear un buen entorno de trabajo cargado de productividad y colaboración.
Misión
Comercializar artículos deportivos de alta calidad para todo tipo de persona, con el fin de incentivarlos, motivarlos a tener un estilo de vida deportiva, trabajando de la mano con pequeñas empresas de la región buscando como principal objetivo la conexión con el cliente.
Visión
En el 2025 ADIGRESS S.A.S busca ser la empresa líder con un significativo numero de ventas en la región, que le permita alcanzar metas para mantenerse en el mercado, con un reconocimiento que les permita a los clientes identificarnos fácilmente y así poder expandir nuestros productos a todo el territorio nacional, generando asi la mayor cantidad de empleos.
Objetivos
- Distribuir artículos deportivos a nuestros clientes, buscando satisfacer sus necesidades, con el compromiso de tener equilibrio entre calidad y precio, obteniendo así la estabilidad necesaria para permanecer en el mercado.
- Contribuir de la mejor manera con nuestros clientes a integrarse en un estilo de vida deportivo y saludable.
- Prestar un servicio de muy buena calidad, para que el cliente se sienta identificado con nuestra empresa así obtener reconocimiento con las demás personas.
Estrategias
- Proporcionar un servicio al cliente personalizado comprendiendo y garantizando sus necesidades.
- Construir relaciones sólidas con nuestros proveedores, para obtener artículos de calidad.
- Crear estrategias de marketing que nos permita llegar a más clientes y así aumentar la visibilidad de nuestra empresa.
- Implementar medidas para mejorar la experiencia del cliente desde el momento en que elige su artículo hasta la realización de su compra.
4.1.4.2 Etapa de organización
Propósito estratégico
Innovar e implementar en nuestro establecimiento de negocio herramientas que nos permita lograr un funcionamiento eficiente y eficaz de nuestra organización.
Estructura organizacional
Análisis: Identificamos que la empresa ADIGRESS S.A.S no cuenta con una estructura organizacional designada por lo cual no hay roles asignados ni responsabilidades de cada uno de los trabajadores.
Recomendaciones del auditor: Se recomienda crear una estructura organizacional que permita definir los roles dentro de la empresa y así mismo las respectivas responsabilidades de cada trabajador.
División y distribución de funciones
Análisis: A raíz de que no se observa una estructura organizacional, la división y distribución de funciones es escaza ya que no existe los debidos protocolos y funciones que le permita a cada trabajador definir la responsabilidad que tiene con la empresa.
Recomendaciones del auditor: Crear los respectivos protocolos y funciones, donde se estipule los cargos y responsabilidades de cada trabajador dentro de la empresa, ya que de esta manera cada trabajador sabría la función que le corresponde y de igual forma esto ayudaría al mejor funcionamiento de la empresa.
Cultura organizacional
Análisis: con la información obtenida por la empresa nos danos cuenta que cuenta con amplios valores corporativos, sin embargo, no establecen políticas por lo cual esto no define los procedimientos internos de la empresa.
Recomendaciones del auditor: Es importante implementar las políticas empresariales que junto a los valores corporativos ya existentes permitan realizar de manera más eficaz los procedimientos internos y así se pueda establecer una buena cultura organizacional.
4.1.4.3 Etapa dirección
Propósito estratégico
Estructurar las decisiones pertinentes para facilitar la gestión dentro de la organización.
Liderazgo
El liderazgo cumple un papel muy importante ya que es una parte fundamental de la empresa encargado de gestionar, acoplar y dar un buen sentido de dirección, motivación, armonizar el ambiente laboral, coordinar tareas, establecer funciones críticas que permitan que la empresa crezca exitosamente.
Comunicación
La comunicación desempeña un papel fundamental en los procesos de auditoria, ya que este es un medio esencial para transmitir, comprender y presentar resultados de la información obtenida facilitando así el trabajo entre el equipo de auditoria y la empresa que será auditada con el fin de suministrar las soluciones pertinentes para el mejoramiento de la organización.
Motivación
La motivación es la pieza clave en el éxito de la auditoria ya que nos permite tener más productividad, participación e interés que permiten el cumplimiento de resultados de calidad y de dichas metas, manteniendo un ambiente de trabajo motivador.
4.1.4.4 Etapa de control
Propósito estratégico
Evaluar el progreso de las acciones en el funcionamiento del desempeño.
5. Etapa Instrumentación
Recopilación de información
La recopilación de la información es la herramienta que nos permite obtener datos precisos de una forma más confiable, sin embargo, es importante ser analítico con la calidad de la información obtenida. La información suministrada por los trabajadores de la organización en temas relacionados con la estructura, valores, misión y visión son de gran importancia para entender la cultura organizacional y los objetivos de la empresa. Es importante garantizar que los hallazgos recopilados de la organización se documenten de una manera transparente, relevante, completos y precisos.
Técnicas de recolección
- Revisión de documentos y archivos electrónicos.
- Chequeo de los procesos.
Medición
Esta actividad se basará en los siguientes indicadores
Indicadores de operación
Indicadores cualitativos
Recursos para la producción de bienes y servicios: Esto implica una planificación y un seguimiento eficaz de recursos humanos, financieros y técnicos para garantizar la producción de bienes y servicios con el fin de satisfacer la demanda del mercado.
Rentabilidad de los recursos productivos: Incluye implementar estrategias para reducir costos, mejorar la calidad de producto o servicio, optimizar procesos de producción buscando siempre la innovación para obtener ventajas a nivel competitivos y así aumentar la rentabilidad.
Respeto de las condiciones ambientales: Promover siempre el respeto por el medio ambiente, esto influye cumplir con las regulaciones ambientales, reducir desechos y utilizar los recursos naturales de una manera adecuada, implementando practicas sustentables.
Indicadores cuantitativos
Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuantos ingresos obtiene la empresa anualmente con la cantidad de trabajadores que participan en los procesos.
Indicador por empleado GERENTE
= $1.666.667 Ingresos
Total del personal
Indicador por empleado CONTADOR
Indicador por empleado ASESOR
Liquidez general:
Papeles de trabajo
$5.000.000 3 = $833.334 = $433.334 = 2,33
Son documentos utilizados durante la auditoria en los cuales se incluyen los contratos de servicio, ordenes de trabajo e informes. El auditor del equipo será el responsable de recolectar la información necesaria para la auditoria y redactar los detalles de la misma.
Hallazgos
1. En la entrevista con los empleados se encontró que el señor Juan González es el contador de la empresa y su esposa, Ligia Cano, tiene el cargo de revisora fiscal de la misma entidad.
2. En la recolección de información se encuentra errores en los estados financieros, se pide explicación al revisor fiscal y al contador y los dos indican que estuvieron presionados por el gerente con la amenaza de despido si no hacían un dictamen limpio de los mismos, además algunos empleados señalan que el gerente es bastante grosero y que las decisiones son tomadas solamente por él, y que en general el difícil ambiente laboral los tiene desmotivados.
3. En el desarrollo de la observación directa se encuentra que la empresa no cuenta con una planta física adecuada para la distribución de sus productos.
4. En revisión en base a los procedimientos fiscales, se encontró obligaciones fiscales vencidas y sin tramite de solución, existiendo deudas con la DIAN, LA ALCALDIA Y SEGURIDAD SOCIAL.
5. Se ha constatado al momento de escuchar los testimonios que existe inconformidad con los vecinos, por la operación de la planta, ya que cometen infracciones ecológicas.
6. No se cuenta con un organigrama, manual de organización, ni manual de procedimientos.
7. Algunos computadores están obsoletos y a la página web se le realizo la última actualización en el año 2020.
Recomendaciones generales sobre los hallazgos encontrados al gerente
En cuanto al hallazgo encontrado en la entrevista a uno de los trabajadores se pudo observar que dentro de la empresa existe una relación sentimental del Contador y la Revisora Fiscal, por lo cual esto acarrearía a futuro problemas en la empresa al existir un conflicto de interés entre los mismos.
Dentro de la recolección de información en la parte financiera se encontraron errores en los estados financieros, lo cual se le recomienda al gerente no presionar a sus trabajadores a que cometan este tipo de actos ya que esto conllevaría a problema legales porque se está infringiendo una parte legal y creando un ambiente laboral pesado, también se recomienda la implementación de talleres en los que asistan todo el personal para mejorar los valores como lo son: el respeto, la tolerancia y la honestidad.
En cuanto a la planta física es necesario estudiar la posibilidad de ampliar o cambiar el sitio de trabajo a uno donde se satisfaga completamente el desarrollo de las actividades.
Se le recomienda al gerente colocarse al día con las obligaciones fiscales y por ley ya que esto aseguraría el buen funcionamiento de la empresa y no se les vulnerarían los derechos a los trabajadores.
Con respecto a la inconformidad que tienen los vecinos por la operación que se lleva en la planta de las infracciones ecológicas se sugiere la ejecución de capacitaciones y practicas sobre el cuidado del medio ambiente y lo relacionado con esto.
Se debe ejecutar la realización de una organización de un organigrama que permita a los trabajadores organizarse y desempeñar sus respectivas funciones, también se sugiere el diseño de
un manual de funciones y procedimientos que permitan de manera eficaz la buena toma de decisiones y sus actividades en sus cargos respectivos.
Dar de baja a los equipos de cómputo obsoletos ya que estos entorpecen el desarrollo de las actividades, crear mantenimientos preventivos para los equipos garantizando así el buen funcionamiento de los mismo, se debe tener en cuenta que cada trabajador debe contar con todas las herramientas necesarias para la buena realización de sus tareas.
Evidencias
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDAADIGRESS
S.A.SENTREVISTA AL GERENTE
PERIODO: Del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023
NOMBRE: ISAAC BECERRA MOLINA
CARGO: GERENTE
FECHA: Del 8 de octubre 2023
1. ¿La organización cuenta con un manual de funciones específicas para cada trabajador en el cual sepa cada uno sus responsabilidades?
RTA: No, la organización no cuenta con este manual de funciones.
2. ¿Dentro de los procesos que se realiza existe un sistema de información adecuado que permita tener la información de manera oportuna?
RTA: Sí, se cuenta con un sistema digital en la que se registra la información necesaria.
3. ¿El personal de trabajo cuenta con el perfil adecuado para realizar sus funciones?
RTA: Sí, aunque falta la implementación del manual de funciones para que el trabajador realice de manera más eficaz su trabajo.
4. ¿Existe una persona que supervise la función de cada trabajador?
RTA: No, no se cuenta con dicha persona.
Elaborado Por: Gressly Katherine Lobo Vega
Fecha: 08 de Octubre del 2023
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
ADIGRESS S.A.S
ENTREVISTA A LA EMPLEADA (SECRETARIA)
PERIODO: Del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023
NOMBRE: MARÍA ERNESTINA CLARO FUENTES
CARGO: SECRETARIA
FECHA: 08 DE OCTUBRE DEL 2023
1. ¿ Conoce usted las funciones exactas a desempeñar?
RTA: No, por parte de la gerencia no me han brindado un manual con las funciones.
2. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo?
RTA: No, ya que se debería mejorar el ambiente laboral y tener un orden en las funciones.
3. ¿Existen problemas que no permiten agilizar su trabajo?
RTA: Sí, al no contar con un manual de funciones no se estipula bien la responsabilidad de cada cargo lo que conlleva a realizar las actividades de los demás trabajadores que no tienen nada que ver con lo que debería realizar.
4. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales?
RTA: Sí, con todo lo que estipula la ley, pero en ocasiones se retrasa el pago de la seguridad social.
5. ¿Existe una relación entre los mismos empleados de la empresa?
RTA: Sí, el Contador y la Revisora Fiscal son esposos.
ELABORADO POR: Gressly Katherine Lobo Vega
FECHA: 08 de Octubre del 2023
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
REPORTE ESPECÍFICO
PROCESO DE ADMINISTRACION
PERIODO: Del 1 de octubre al 31 de diciembre del 2023
PLANIFICACIÓN:
Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas. Las políticas internas del local son pocas y se necesita ampliarlas además de difundirlas con el personal que labora en el negocio. A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente.
ORGANIZACIÓN:
La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en la organización y para ello hemos verificado teniendo como resultado que no es así, las funciones se cruzan, se malgasta el recurso tiempo y recurso humano, hace falta un manual de funciones.
DIRECCIÓN:
Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del gerente hacia los empleados. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del negocio.
CONTROL:
Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a los horarios de trabajo, y en los procesos diarios de las actividades. No existe un manual de control interno que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se podría caer en riesgo que perjudicaría a la empresa.
ELABORADO POR: Gressly Katherine Lobo Vega
FECHA: 09 de octubre del 2023
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
ADIGRESS S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE
Período: Del 01 de octubre del 2023
Dentro de la recolección de información en la parte financiera se encontraron errores en los estados financieros, la falta del manual del control interno y la deficiencia a la hora de organizar el personal.
ELABORADO POR: Gressly Katherine Lobo Vega
FECHA: 09 de octubre del 2023
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
ADIGRESS S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS
Período: Del 01 de octubre del 2023
En base a la información obtenida se pudo concluir que existe inconformidad con las funciones y responsabilidades asignadas a cada uno de los empleados, pues se notó que algunos realizan tareas que no son propias de su cargo.
ELABORADO POR: Gressly Katherine Lobo Vega
FECHA: 09 de octubre del 2023
AUDITORÍA Y CONSULTORÍA KWAI DFI LTDA
ADIGRESS S.A.S
CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL
Período: Del 01 de octubre del 2023
En revisión en base a los procedimientos fiscales, se encontró obligaciones fiscales vencidas y sin tramite de solución, existiendo deudas con la DIAN, LA ALCALDIA Y SEGURIDAD SOCIAL.
ELABORADO POR: Gressly Katherine Lobo Vega
FECHA: 09 de octubre del 2023
6. Etapa de examen
Debilidades:
- Conflicto entre los colaboradores.
- No escuchar sugerencias.
- Mala comunicación entre gerente y sus trabajadores.
- Conflicto de intereses entre trabajadores.
- Poca supervisión de las áreas de trabajo.
Amenazas:
- No acatar sugerencias por parte de auditoría.
- No tener los respectivos lineamientos de trabajo.
- No contribuir con el medio ambiente.
Estrategias:
- Creación de ambientes laborales sanos.
- Implementación de capacitaciones relacionadas con el medio ambiente.
- Innovación en lo relacionado con la tecnología.
- Mantener una auditoria constante.
Fortalezas:
- Identificación de las falencias.
- Corrección de los hallazgos.
- Mejora y eficacia en los procesos.
7. Etapa de informe
AUDITORIA Y CONSULTORIA KWAIT DFI LTADA
IFORME DE AUDITORIA
Ocaña 31 de diciembre de 2023
Señor
Gerente General de Adigress SAS
Cordial Saludo
Por medio de la presente le informamos que ya ha sido auditada el área administrativa en el periodo correspondiente del 01 de octubre al 31 de diciembre del 2023 donde se ha mostrado los respectivos avances de la auditoria que se ha realizado y las recomendaciones para mejorar las deficiencias del área.
Nuestra obligación es la de expresar opiniones, recomendaciones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del plan de gestión y resultados del establecimiento, así como de las estrategias para su ejecución eficiente.
Hemos llevado a cabo nuestra auditoria en conformidad con las Normas Internacionales de Auditoria, dichas normas exigen que cumplamos los requerimientos de ética, así como planificar y ejecutar la auditoria con el fin de obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de errores. La auditoría conlleva la aplicación de procedimientos para obtener evidencias sobre la información.
Consideramos que la evidencia de la auditoria que hemos obtenido proporciona una base suficiente y adecuada para dar nuestra propia opinión.
RECOMENDACIONES
Se recomienda que los trabajadores de la organización no deberían tener una relación entre ellos ya que puede existir un conflicto de interés entre los mismos, en cuanto a los estados financieros se sugiere al gerente no presionar a sus trabajadores a que estos no alteren la documentación ya que esto conllevaría a problema legales, se debe ejecutar la realización de una organización de un organigrama que permita a los trabajadores organizarse y desempeñar sus respectivas funciones, también se sugiere el diseño de un manual de funciones y procedimientos que permitan de manera eficaz la buena toma de decisiones y sus actividades en sus cargos respectivo así como también colocarse al día con las obligaciones fiscales como lo estipula la ley. En cuanto a la planta física es necesario estudiar la posibilidad de ampliar o cambiar el sitio de trabajo a uno donde se satisfaga completamente el desarrollo de las actividades. Con respecto
a la inconformidad que tienen los vecinos por la operación que se lleva en la planta de las infracciones ecológicas se sugiere la ejecución de capacitaciones y practicas sobre el cuidado del medio ambiente y lo relacionado con esto. Dar de baja a los equipos de cómputo obsoletos ya que estos entorpecen el desarrollo de las actividades, crear mantenimientos preventivos para los equipos garantizando así el buen funcionamiento de los mismo, se debe tener en cuenta que cada trabajador debe contar con todas las herramientas necesarias para la buena realización de sus tareas.
Atentamente
ADRIANA VERA
Adriana milena vera mora
Coordinadora de auditoria
Auditoria y Consultoría KWAIT DFI LTDA
Recibido y conforme en nombre de la sociedad
ISAACBECERRAMOLINA
Isaac Becerra Molina
Representante Legal
ADIGRESS S.A.S
Conclusión
De esta manera se concluye que la auditoria administrativa es muy importante para las empresas y organizaciones, ya que teniendo un equipo auditor se pueden identificar y abordar de manera más efectiva posibles riesgos y problemas en los procesos de la organización.
Es crucial para las empresas ya que permite evaluar la eficiencia y eficacia de sus procesos, identificar las áreas de mejora, prevenir fraudes y asegurar el cumplimiento de normativas. Además, proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas y el logro de los objetivos empresariales.