REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL CESAR FUNERALES SAN PEDRO AGUACHICA ACUERDO No. 001 De 01 de enero de 2009. “Por el cual se ajusta el Manual específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal Funerales San Pedro en Aguachica – Cesar. LA GERENTE DE FUNERALES SAN PEDRO EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES Y ATRIBUCIONES LEGALES Y ESTATUTARIAS ACUERDA : ARTÍCULO 1º. AJUSTAR EL MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES, para los empleos que conforman el plan anual de empleos de la planta de personal de FUNERALES SAN PEDRO cuyas funciones deberán ser cumplidas por los empleados con criterios de eficiencia y eficacia en orden al logro de la misión, objetivos y funciones que la ley y los reglamentos le señalan a la empresa. Las categorías por niveles para los cargos de la planta de personal de la entidad son las siguientes.
1
NIVEL
CODIGO 0.01 0.01
GRADO 1 2
DENOMINACION CARGO GERENTE COORDINADOR ADMINISTRATIVO
TOTAL NIVEL ASESOR TOTAL NIVEL
0.02
1
ASESOR CONTABLE
TECNICO
0.03 0.03 0.03
1 1 1
TANATOLOGO TECNICO DE MERCADEO Y VENTAS AUXILIAR DE ADMINISTRACION
0.04
1
AUXILIAR COMERCIAL AUXILIAR DE
DIRECTIVO
TOTAL NIVEL ASISTENCIAL
0.04 0.04
2 2
SERVICIOS
OPERATIVOS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES
TOTAL NIVEL
No. CARGOS FIJO 1 1 2 1 1 1 1 1 3 4 1 1 6
ARTÍCULO 2º. DISPOSICIONES GENERALES DE LA EMPRESA.
2.1 MARCO INSTITUCIONAL En el año de 1993 la señora Carmen Helena Guerrero De Rincón y la señora Edilia Castellanos De Ramírez vislumbraron la necesidad de prestar servicios exequiales a toda la ciudadanía nacional y de esa manera la sociedad en general fuera merecedora de un trato preferente en los momentos difíciles de fallecimiento de seres queridos, pensaron que esta calamidad se disipara con el apoyo decidido de una institución comprometida y responsable y además que los servicios prestados por la empresa funeraria fueran de excelente calidad y que a su vez se lograra la diferenciación en el corto plazo, fue tan decidida y clara, la idea de sus creadoras que el 8 de febrero de 1994 se logra establecer por estas visionarias y soñadoras damas, una unión temporal de hecho, en la que la única preocupación se asentaba en servir con amor y dignamente a ciudadanos de todas las jurisdicciones del mundo; siendo
1
de absoluta relevancia para la empresa contribuir con la congregación familiar en estos instantes de unión trascendental. En sus inicios FUNERALES SAN PEDRO en cabeza de sus notables representantes, se dedicaba a prestar servicios de manera integral, constituyendo a la vez un honor por parte de las empresarias, manifestar que por ser las gestoras y tener restricciones
iníciales en recursos, ellas debían
impostergablemente asumir paralelo a labores gerenciales; labores inherentes a la prestación directa de los servicios, y otras conexas, por tanto; en el inicio debieron asumir sendas funciones, que dejaron un mensaje indeleble de satisfacción ante la población que inicialmente requirió los servicios de tan prestante empresa. Fue así como con un basto conocimiento del sector, pero muchas ganas de impulsar la empresa FUNERALES. SAN PEDRO hacia su crecimiento lograron realizar adicionales esfuerzos y transcurridos 4 meses de operación contrataron una persona para el área de tanatologia y a la vez se desempeñaba como conductor, fue así como empezaron funciones de proyección en mercadeo y con ello se consolidaron planes y programas de expansión empresarial. De igual manera, en el año de 1995 y producto de decisiones concertadas la sociedad de hecho se disuelve y queda como única dueña la señora Carmen Helena Guerrero De Rincón, registrándose ante la Cámara de Comercio de Aguachica como persona natural en la década de los años 90. Este constituyo el punto de partida de un naciente establecimiento comercial gracias Al impulso y visión de su mas notable gestora; así mismo se infiere que durante los subsiguientes años la empresa FUNERALES SAN PEDRO de manera paulatina fue incrementando su base de activos robusteciendo a su vez su patrimonio autónomo, dado a que el negocio presentaba una ecuación financiera y económica equilibrada.
Así mismo, con el compromiso, la humanización del trabajo y búsqueda de la excelencia y con el ánimo de Fortalecer el sector funerario a nivel nacional y de la Mano de grandes empresarios del sector, se 1
empieza a gestar una iniciativa que busca la consolidación de una red nacional única de funerarias, con proyección internacional y que a su vez permita el diseño de políticas y acciones que fortalezcan y unifiquen el sector, es así como Doña Carmen Helena Guerrero De Rincón en su calidad de colíder se encarga de suscitar de manera conjunta una institución de apoyo logístico y técnico que entre sus funciones esenciales se comisione al acto de ofrecer asesoría jurídica , Realizar capacitaciones acordes a las necesidades de las funerarias corporadas y Colaborar con otras organizaciones en el desarrollo de programas relacionados con los objetos sociales de las funerarias. De la misma manera, el pensamiento inicial acaecía en que esa naciente corporación, se encargara de diseñar programas de investigación de técnicas y mecanismos de prestación del servicio exequial, como también estrategias de mercadeo en el mismo ramo, fomentando y promoviendo la cultura de la previsión exequial. Hoy por hoy es palpable y se puede colegir que dado a que en el año de 1997 se inicio jurídicamente la CORPORACIÓN REMANSO, hoy es posible colaborar con otras organizaciones en el desarrollo de programas relacionados con los propósitos funerarios. De otra forma,
se precisa, que la funeraria hoy cuenta con personal especializado en cada
departamento operacional para realizar las distintas funciones empresariales y que constituyen la esencia del negocio y los cuales se distribuyen por cada área de desempeño de la siguiente manera (2) tanatológo, tres (3) conductores dos (2) de planta y uno (1) para eventos, una (1) secretaria y su auxiliar, un (1) jefe de ventas, un (1) contador, seis (6) vendedores y dos (2) cobradores uno (1) para servicios funerarios y uno (1) para previsión exequial (planes). A la vez se arguye que las instalaciones cuentan con cuatro salas de velación completamente equipadas, una sala de exhibiciones, una bodega para la mercancía en existencia y un laboratorio que se ajusta a las normas legales y a las especificaciones técnicas de los organismos de control, dado a ello, hoy Funerales San Pedro reúne todas las condiciones de manejo ambiental y de residuos sólidos que le permiten perfilarse como la empresa líder del sector, teniendo la participación mas alta en cobertura regional del sur del cesar.
1
En mismo orden de ideas y dado al progresivo crecimiento de FUNERALES SAN PEDRO se requirió expandir los servicios logrando a su vez una mayor cobertura en la región, hoy la empresa cuenta con una cobertura más amplia para la prestación de sus servicios, por lo cual cuenta con sedes en varios regiones del sur de Bolívar y Sur del Cesar. Tiene convenios internacionales con el grupo NASER en USA y México, cuenta con una red de 1050 funerarias a nivel nacional y es accionista de Corporación Remanso. 2.2 NATURALEZA Es una empresa fundada en el año de 1994, que actualmente tiene reconocimiento en la región, gracias a la prestación del servicio siempre humano que la acredita y constituyente de su razón de ser. FUNERALES SAN PEDRO, es una empresa social distinguida en el medio por la prestación de servicios Exequiales de alta calidad, que utiliza tecnologías de punta y avanzada y garantiza a sus clientes internos y externos un servicio integral. FUNERALES SAN PEDRO, está ubicada en la calle 3 N 17 - 40 en Aguachica – Cesar Teléfonos 095 – 565 0487 - 095 – 565 0487 – Cel. 3157480330. Mail fusanpedro@yahoo.com, consulte su blog: funeralessanpedro-remanso.blogspot.com MISIÓN Y VISIÓN Establecer metas y ordenamientos son premisas fundamentales para la empresa, es por eso que la misión y visión de FUNERALES SAN PEDRO siempre van dirigidas al cumplimiento óptimo de objetivos en un futuro. Al mismo tiempo nuestra misión y visión señalan el camino y sientan las pautas para la planeación de estrategias y proyectos encaminados al éxito.
MISIÓN Satisfacer y agradar con excelencia a nuestros clientes. VISIÓN FUNERALES SAN PEDRO será una empresa en el 2012 que satisfacera integralmente las demandas globales en servicios exequiales; reconocida por ser competitiva, con talento humano de clase mundial y socialmente responsable.
2. 3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1
•
Ser líderes en los mercados en donde participamos.
•
Contribuir al desarrollo social y económico de la región y el País.
•
Mejor Calidad de vida para nuestros colaboradores y usuarios vía responsabilidad social corporativa.
•
Determinar compromisos con el medio ambiente, instaurando políticas internas de desarrollo.
•
Ser líder en calidad, servicio y costo.
•
Constituirnos como la mejor opción para nuestros clientes.
•
Buscar que los clientes reconozcan nuestra aportación como ventaja competitiva importante en la generación de valor para la empresa.
2.4 POLÍTICA DE CALIDAD Velar por la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes.
2.4.1 OBJETIVO DE CALIDAD Trabajar en el desarrollo del talento humano de nuestros colaboradores enfocado a la prestación de un servicio amable, con calor humano y que satisfaga las expectativas de nuestros clientes. Proporcionar nuestros productos y servicios de forma oportuna y de manera confiable. 2.5 PROGRAMA DE PREVISIÓN EXEQUIAL Estamos con ustedes en los momentos más difíciles de su vida… Para solucionar en parte, los problemas que se presentan cuando fallece un ser querido… Para que su única preocupación sea estar al lado de su familia y amigos…
2.5.1 OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE PREVISIÓN EXEQUIAL •
Asesoría personalizada e integral constante por profesionales.
•
Prestación de servicios integrales.
•
Variedad de planes integrales al alcance presupuestal. 1
2.9 POLITICA DE CALIDAD: En Funerales San Pedro La Calidad es un reto permanente, y constituye nuestra razón de ser, un estilo de vida por medio del cual nos realizamos como personas, garantizando la mejora continua y la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes a través de la optima prestación de los servicios exequiales en los momentos de desconsuelo y dolor. Además Contamos, con un talento humano calificado, motivado y comprometido con el cumplimiento de nuestros objetivos de Calidad. 2.10 FUNCIONES DE LA FUNERARIA SAN PEDRO •
Prestación de servicios funerarios de óptima calidad a los usuarios del sistema.
•
Definición de políticas empresariales en procura de salvaguardar los intereses de la sociedad.
•
Cobertura total o parcial según planes adoptados por cada usuario de la funeraria.
•
Manejo eficiente y ambiental de residuos sólidos.
•
Implementación del marco legal en el desarrollo de los procesos y procedimientos empresariales.
•
Las demás que correspondan a la naturaleza de la empresa.
2.11. USOS DEL MANUAL El Manual específico de funciones y requisitos es una herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos por grupos ocupacionales de Funerales San Pedro. Además, contiene en forma ordenada y sistemática, información pertinente en aspectos organizacionales, necesarios para la mejor ejecución del trabajo, se establecen las funciones y requisitos de los cargos que conforman la estructura organizacional de la empresa y la correspondencia entre los objetivos y la misión empresarial con la mencionada planta.
2.12. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL 1
La estructura del Manual de Funciones es la siguiente: Se presenta por Áreas y Niveles Jerárquicos: Directivo, Asesor, Técnico y Asistencial. Referente a cada Nivel Jerárquico se presenta el propósito principal, se hace la descripción de funciones esenciales, Contribuciones individuales -criterios de desempeño, Conocimientos básicos o esenciales y en la parte final los requisitos para el desempeño, referentes a educación y experiencia. 2.13
MARCO DE REFERENCIA DEL MANUAL
El marco de referencia del manual específico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales, está integrado por la naturaleza de la entidad, la misión, los objetivos generales, las políticas, las funciones generales y las funciones de cada dependencia, los procesos y procedimientos señalados en las normas que regulan a la empresa. Así mismo, este manual se presenta dentro de los siguientes aspectos legales, organizacionales, funcionales y de carácter técnico: 2.14
ASPECTOS LEGALES
Se tienen en cuenta normas sobre funciones y requisitos de las entidades del sector funerario: Decreto 1669 De Agosto De 2002, Decreto N° 1669 de Agosto 2 De 2002. 2.15
ASPECTOS ORGANIZACIONALES
El Manual está estructurado por áreas de la organización. Lo anterior, facilita su utilización y flexibiliza su actualización por cuanto no está basado en nombres de dependencias que pueden estar sujetas a cambios por el necesario dinamismo empresarial.
2.16. LA FORMA DE CONSULTAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL 1
Se presenta a continuación la información que contiene el Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales con el fin de facilitar su consulta: En cada nivel jerárquico aparece el código de referencia de cada nivel de cargos, teniendo en cuenta el grado salarial de remuneración o compensación por el servicio prestado según corresponda. 2.17. CÓMO ACTUALIZAR EL MANUAL: Una vez que se modifiquen las descripciones del Manual Actual, se realizará un análisis ocupacional con el objeto de obtener la información necesaria para determinar las funciones o fijar los requerimientos mínimos de educación y experiencia. El gerente o su delegado recolectara la información en coordinación con las dependencias implicadas y presentará la propuesta de modificación o adición al Manual, la cual será implementada por resolución previo análisis de pertinencia efectuado por el gerente de la entidad. ARTÍCULO 3º. CONCEPTOS ESTABLECIDOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE PERFIL DEL CARGO. 3.1
DE LOS ESTUDIOS.
Se entiende por estudios la serie de conocimientos académicos, realizados en instituciones públicas o privadas debidamente reconocidas por el gobierno nacional, correspondientes a la educación básica primaria, media vocacional, superior en los programas de pregrado en las modalidades de formación técnica, profesional, tecnológica y universitaria, y en los programas de postgrado en las modalidades de especialización, maestría y doctorado. 3.2
DE LA CERTIFICACIÓN DE LA EDUCACIÓN FORMAL. Los estudios se acreditaran mediante
la presentación de certificados, diplomas grados o títulos otorgados por las instituciones correspondientes. Para su validez requerirán de los registros y autenticaciones que determinen las normas vigentes sobre la materia, la tarjeta profesional o matricula correspondiente, según el caso, excluye la prestación de los documentos enunciados anteriormente. 1
3.3
DE LA EXPERIENCIA. Se entiende por experiencia los conocimientos, habilidades y las
destrezas adquiridas o desarrolladas mediante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. 3.4
LA EXPERIENCIA PROFESIONAL. Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de
todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación técnica, tecnológica o universitaria, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión u oficio. 3.5
LA EXPERIENCIA ESPECÍFICA. Es la adquirida en el ejercicio de las funciones propias de un
empleo en particular, o en una determinada área de trabajo o área de la profesión, ocupación arte u oficio. 3.6
EXPERIENCIA RELACIONADA.
Es la adquirida en el ejercicio de empleos que tengan
funciones similares a las del cargo a proveer.
3.7
DE LA CERTIFICACIÓN DE LA EXPERIENCIA. La experiencia se acreditara mediante la
presentación de constancias escritas, expedidas por la autoridad competente de las respectivas instituciones oficiales o privadas, para el caso de establecer la terminación de estudios. Las certificaciones de experiencia deberán contener como mínimo, los siguientes datos: Nombre o razón social de la institución, fecha dentro de las cuales el interesado estuvo vinculada y jornada laboral y relación de los cargos desempeñados y funciones de cada uno de ellos.
ARTÍCULO 4º. COMPETENCIAS COMUNES DE LOS EMPLEADOS. Las competencias comunes para los diferentes empleos a que se refiere el presente Manual Específico de Funciones y de competencias Laborales serán las siguientes: 1
COMPETENCIA
DEFINICIÓN
DE
COMPETENCIA
LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
- Cumple con oportunidad en función de estándares, objetivos y metas establecidas por la entidad, Realizar las funciones y - Asume la responsabilidad por sus resultados. Orientación resultados
a cumplir los compromisos - Compromete recursos y tiempos para mejorar la organizacionales eficacia y calidad.
con productividad tomando las medidas necesarias para minimizar los riesgos. - Realiza todas las acciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos enfrentando los obstáculos que se presentan.
1
- Atiende y valora las necesidades y peticiones de los clientes en general. Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción Orientación usuario
al y
ciudadano
al
de las
necesidades
e
intereses de los clientes externos, de conformidad con las responsabilidades públicas asignadas a la entidad.
- Considera las necesidades de los clientes al diseñar proyectos o servicios. - Da respuesta oportuna a las necesidades de los clientes de conformidad con el servicio que ofrece la entidad. - Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas. - Reconoce la interdependencia entre su trabajo y el de otros. - Proporciona información veraz, objetiva y basada
Hacer uso responsable y en hechos. - Facilita el acceso a la información relacionada claro de los recursos, cualquier con sus responsabilidades y con el servicio a cargo discrecionalidad indebida de la entidad en que labora. en su utilización y - Demuestra imparcialidad en sus decisiones. eliminando Transparencia
garantizar el acceso a la - Ejecuta sus funciones con base en las normas y criterios aplicables. información. gubernamental.
- Utiliza los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la prestación del servicio.
1
- Promueve las metas de la organización y Alinear
el
comportamiento
propio respeta sus normas. a
las - Antepone las necesidades de la organización a
Compromiso con la necesidades, prioridades y sus propias necesidades. Organización
metas
- Apoya a la organización en situaciones difíciles. -Demuestra sentido de pertenencia en todas sus
organizacionales.
actuaciones.
ARTÍCULO 5º. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES POR NIVEL JERÁRQUICO DE CARGOS. Las competencias comportamentales por nivel jerárquico de empleos que como mínimo, se requieren para desempeñar los empleos a que se refiere el presente manual específico de funciones y de competencias laborales, serán las siguientes:
1
NIVEL DIRECTIVO
COMPETENCIA
DEFINICIÓN
DE
LA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
- Mantiene a sus colaboradores motivados. - Fomenta la comunicación clara, directa y concreta. - Constituye y mantiene grupos de trabajo con un desempeño conforme a los estándares. - Promueve la eficacia del equipo. Guiar y dirigir grupos y establecer y mantener la Liderazgo
cohesión
de
grupo
necesaria para alcanzar los organizacionales.
objetivos
- Genera un clima positivo y de seguridad en sus colaboradores. - Fomenta la participación de todos en los procesos de reflexión y de toma de decisiones. - Unifica esfuerzos hacia objetivos y metas institucionales.
1
- Anticipa situaciones y escenarios futuros con acierto. - Establece objetivos claros y concisos, estructurados y coherentes con las metas organizacionales. - Traduce los objetivos estratégicos en planes prácticos y factibles. - Distribuye el tiempo con eficiencia. Determinar
eficazmente - Establece planes alternativos de acción. las metas y prioridades institucionales, Planeación
identificando
las
acciones,
los
responsables, los plazos y los recursos requeridos para alcanzarlas.
1
- Elige Elegir entre una o varias alternativas
para
solucionar un problema o Toma de decisiones
atender
una
situación,
comprometiéndose acciones
concretas
consecuentes decisión.
con
con y la
con
oportunidad, entre
muchas
alternativas, los proyectos a realizar. - Efectúa cambios complejos y comprometidos en sus actividades o en las funciones que tiene asignadas
cuando
detecta
problemas
o
dificultades para su realización. - Decide bajo presión. - Decide en situaciones de alta complejidad e incertidumbre.
1
- Identifica necesidades de formación y capacitación
y
propone
acciones
para
satisfacerlas. Favorecer el aprendizaje y desarrollo
de
sus
colaboradores, articulando
las
potencialidades
y
necesidades individuales Dirección
y
Desarrollo
de
Personal
con las de la organización para optimizar la calidad de las contribuciones de los equipos de trabajo y de las personas, en el cumplimiento objetivos
de y
organizacionales presentes y futuras.
los metas
- Permite niveles de autonomía con el fin de estimular el desarrollo integral del empleado. - Delega de manera efectiva sabiendo cuándo intervenir y cuándo no hacerlo. - Hace uso de las habilidades y recurso de su grupo de trabajo para alcanzar las metas y los estándares de productividad. -
Establece
retroalimentación
espacios y
regulares
de
reconocimiento
del
desempeño y sabe manejar hábilmente el bajo desempeño. - Tiene en cuenta las opiniones de sus colaboradores. - Mantiene con sus colaboradores relaciones de respeto.
1
Estar al tanto de las Conocimiento entorno
del
circunstancias y
las
relaciones de poder que influyen en el entorno organizacional.
- Es consciente de las condiciones específicas del entorno organizacional. - Está al día en los acontecimientos claves del sector y del Estado. - Conoce y hace seguimiento a las políticas gubernamentales. - Identifica las fuerzas políticas que afectan la organización y las posibles alianzas para cumplir con los propósitos organizacionales.
1
NIVEL ASESOR
COMPETENCIA
DEFINICIÓN
DE
LA
COMPETENCIA
CONDUCTAS ASOCIADAS
- Orienta el desarrollo de proyectos Aplicar
el
conocimiento
profesional en la resolución Experticia Profesional
de problemas y transferirlo a su entorno laboral.
especiales para el logro de resultados de la alta dirección. - Aconseja y orienta la toma de decisiones en los temas que le han sido asignados - Asesora en materias propias de su campo
de
conocimiento,
conceptos, juicios ajustados
o
emitiendo propuestas
a lineamientos teóricos y
técnicos. - Se comunica de modo lógico, claro, efectivo y seguro.
1
- Comprende el entorno organizacional que enmarca las situaciones objeto de asesoría y lo toma como referente Conocer e interpretar la obligado para emitir juicios, conceptos o Conocimiento
del
entorno
organización,
su propuestas a desarrollar.
funcionamiento
y
sus - Se informa permanentemente sobre
relaciones con los clientes.
políticas gubernamentales, problemas y demandas del sector.
mantener - Utiliza sus contactos para conseguir
Establecer
y
relaciones
cordiales
y objetivos
recíprocas con redes o - Comparte información para establecer Construcción relaciones
de
grupos
de
personas lazos de unión entre trabajadores.
internas y externas a la - Interactúa con otros de un modo organización que faciliten la efectivo y adecuado. consecución
de
los
objetivos empresariales.
1
- Prevé situaciones y alternativas de solución que orientan la toma de
Iniciativa
Anticiparse a los problemas decisiones de la alta dirección. iniciando acciones para - Enfrenta los problemas y propone superar los obstáculos y acciones concretas para solucionarlos. alcanzar metas concretas.
1
NIVEL TECNICO
COMPETENCIA
DEFINICIÓN
DE
COMPETENCIA
LA
CONDUCTAS ASOCIADAS
- Capta y asimila con facilidad conceptos e información. - Aplica el conocimiento técnico a las actividades cotidianas. - Analiza la información de acuerdo con las necesidades de la organización. - Comprende los aspectos técnicos y los Entender Experticia Técnica
y
conocimientos área
de
aplicar
los aplica al desarrollo de procesos y
técnicos del procedimientos desempeño
mantenerlos actualizados.
en
los
que
está
y involucrado. - Resuelve problemas utilizando
1
- Identifica claramente los objetivos del Trabajo en equipo
para grupo y orienta su trabajo a la consecución de los mismos conseguir metas comunes. Trabajar
con
otros
- Colabora con otros para la realización de actividades y metas grupales.
1
- Propone y encuentra formas nuevas y eficaces de hacer las cosas. - Es recursivo. Creatividad
e Presentar ideas y métodos
innovación
novedosos y concretarlos en
- Es práctico. - Busca nuevas alternativas de solución.
acciones.
1
NIVEL ASISTENCIAL
COMPETENCIA
DEFINICIÓN COMPETENCIA
DE
LA
CONDUCTAS ASOCIADAS - Evade temas que indagan sobre información confidencial. -
Recoge
sólo
información
imprescindible para el desarrollo de la tarea. - Organiza y guarda de forma adecuada la información a su cuidado, teniendo en cuenta las normas legales y de la
Manejo de la Información
Manejar con respeto las organización. informaciones personales - No hace pública información laboral o e institucionales de que de las personas que pueda afectar la organización o las personas. dispone. - Es capaz de discernir qué se puede hacer público y qué no.
-
Transmite
información
oportuna
y
objetiva.
1
Enfrentarse con flexibilidad y versatilidad a situaciones Adaptación al cambio
nuevas para aceptar los cambios
positiva
y
constructivamente.
Adaptarse a las políticas institucionales Disciplina
y
buscar
información de los cambios en
la
competente.
autoridad
- Acepta y se adapta fácilmente a los cambios- Responde al cambio con flexibilidad. - Promueve el cambio.
- Acepta instrucciones aunque se difiera de ellas. - Realiza los cometidos y tareas del puesto de trabajo.
1
Adaptarse a las políticas
Disciplina
institucionales
y
información
de
buscar los
cambios en la autoridad competente.
- Acepta la supervisión constante. - Realiza funciones orientadas a apoyar la acción
de
otros
miembros
de
la
organización.
1
Relaciones Interpersonales
Establecer
y
mantener
relaciones
de
amistosas
y
trabajo positivas,
basadas
en
la
comunicación
abierta
y
fluida y en el respeto por los demás.
- Escucha con interés a las personas y capta las preocupaciones, intereses y necesidades de los demás. -
Transmite
eficazmente
las
ideas,
sentimientos e información impidiendo con
ello
malos
entendidos
o
situaciones confusas que puedan generar conflictos.
- Ayuda al logro de los objetivos Colaboración
Cooperar con los demás articulando sus
actuaciones
con
los
con el fin de alcanzar los demás. objetivos institucionales.
-
Cumple
los
compromisos
que
adquiere. - Facilita la labor de sus superiores y compañeros de trabajo.
1
1
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL DIRECTIVO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Gerente CODIGO 0.01 GRADO 1 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA GERENCIA II. PROPÓSITO PRINCIPAL Orientar cada una de las funciones de la empresa para garantizar el correcto desarrollo del objeto social.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Ejecutar acuerdos y resoluciones que avalen el normal funcionamiento de la entidad. 2. Celebrar los contratos que interesen a la Empresa, siempre y cuando estos correspondan, al objeto social de la empresa. 3. Designar los empleados en sus respectivos cargos para garantizar el funcionamiento de la empresa. 4. Hacer cumplir los reglamentos y manuales de la entidad. 5. Tomar medidas para prever la conservación de los bienes muebles e inmuebles de la empresa, 6. Representar la empresa legal y extra judicialmente. 7. Coordinar los servicios que demande el normal funcionamiento de la entidad. 8. Ejecutar el presupuesto de la entidad conforme a la normatividad que rige la materia verificando su cabal cumplimiento. 9. Las demás funciones que correspondan a la naturaleza del cargo para garantizar el correcto funcionamiento de la entidad. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1
1. La instauración de acuerdos y resoluciones constituye el mecanismo especializado e idóneo en el cual se conocen, estudian y plantean de una manera planificada y sistemática los asuntos relativos al desarrollo y fortalecimiento de la empresa. 2. El manejo de los recursos del ente económico se realiza respondiendo a principios de economía y austeridad. 3. La designación de empleados y contratistas, se realiza de manera consciente y contribuye con el desarrollo del objeto social.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1
1. Capacidad de escucha y de comunicarse verbalmente. 2. Adaptabilidad y capacidad de dar una respuesta creativa ante los contratiempos. 3. Capacidad de controlarse a si mismo, confianza, motivación para trabajar en la consecución de determinados objetivos. 4. Eficacia grupal e interpersonal, cooperación, capacidad de trabajar en equipo y habilidad para negociar. 5. Eficacia dentro de la organización, predisposición a participar activamente y potenciar el liderazgo.
1
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL DIRECTIVO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Coordinador Administrativo CODIGO 0.01 GRADO 2 NO DE CARGOS Una (1) DEPENDENCIA Gerencia CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente II. PROPÓSITO PRINCIPAL Planificar, organizar, dirigir y controlar la calidad en el trabajo y velar por la correcta utilización de los recursos de la empresa.
1
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1.
Elaboración del Presupuesto Anual y presentación de informes sobre el estado presupuestal, indicando a la gerencia en los respectivos momentos, los ajustes que hay que practicarles para no alterar su desarrollo normal.
2.
Elaborar informes mensuales, sobre el balance empresarial.
3.
Elaborar los contratos de personal y velar porque estos se sujeten a la normatividad legal.
4.
Revisar las Nominas.
5.
Revisar antes de que se cancelen, cuentas de cobros y demás
pagos a empleados y
proveedores. 6.
Examinar los flujos de Efectivo y demás estados financieros que emita el departamento de contabilidad.
7.
Auditar, todos los procesos y procedimientos de la empresa e informar acerca de los hallazgos encontrados.
8. 9.
Supervisar la elaboración de los cortes de efectivo, y su depósito correspondiente. Supervisar que la elaboración de la contabilidad se ajuste a todos y cada uno de los requerimientos legales, para garantizar el correcto desarrollo.
10. Las
demás funciones que sean encomendadas por la gerencia y respondan a la naturaleza del
cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. La elaboración del Presupuesto Anual se realiza atendiendo los preceptos legales para su correcto funcionamiento. 2. La Elaboración de informes mensuales, se establece atendiendo los preceptos contables y administrativos. 1
3. La Elaboración de los contratos de personal se ajustan a las distintas modalidades contractuales. 4. Revisar antes de que se cancelen, cuentas de cobros y demás
pagos a empleados y
proveedores. 5. Examinar los flujos de Efectivo y demás estados financieros que emita el jefe del Departamento De Contabilidad. 6. Auditar, todos los procesos y procedimientos de la empresa. 7. Realizar arqueos periódicos de caja. 8. Revisar informes que emita el software de facturación. 9. Supervisar la elaboración de los cortes de efectivo, y su depósito correspondiente. 10. Supervisar que la elaboración de la contabilidad se ajuste a todos y cada uno de los requerimientos legales, para garantizar el correcto desarrollo. 11. Las demás funciones que sean encomendadas por la gerencia y que correspondan a la naturaleza del cargo. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Instauración de procesos y procedimientos. 2.
Administración de procesos y procedimientos.
3. Normas de calidad administrativa. 4.
Manejo de paquetes sistemáticos.
5. Normatividad legal funeraria. 6. Manejo de costos administrativos y operativos. 7. Manejo de presupuestos ajustados a la normatividad legal. 8. Manejo de finanzas corporativas. 9. Manejo de técnicas contables para análisis de información. 10. Planeación, dirección ejecución y control organizacional. 1
11. Manejo de normas de obligatorio cumplimiento que regulan el sector. 12. Manejo de gestión de recursos. 13. Manejo de sistemas de calidad organizacional. 14. Disposición para trabajar en equipo. 15. Disposición para delegar responsabilidades. 16. Disposición por el logro empresarial. 17. Capacidad para emitir conceptos confiables empresariales,. Desde distintos ángulos de operación administrativa y operativa. 18. Capacidad para negociar.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Tecnólogo o técnico profesional en ciencias administrativas, contables y económicas MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL TECNICO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar de Administración CODIGO 0.03 GRADO 1 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA Coordinación Administrativa CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador Administrativo. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistir en la orientación y atención a los usuarios; en los procesos de notificación y labores de comunicación para contribuir a la adecuada prestación del servicio y el funcionamiento administrativo. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Asistir en la gestión documental en aspectos como la recepción, revisión, radicación y distribución de los documentos de conformidad con el Sistema de Información y Control de Correspondencia. 2. Remitir la correspondencia interna y externa de acuerdo con los procedimientos y los protocolos establecidos de archivo y tramitar el archivo de la misma. 1
3.
Asistir a los superiores jerárquicos en las diligencias administrativas y operativas de la empresa.
4. Realizar las diligencias de notificación de los actos administrativos y los registros Correspondientes, para dar cumplimiento a los términos y procedimientos. 5. Atender a los usuarios internos y externos para orientarlos sobre los diferentes asuntos empresariales que se tramitan y que correspondan estrictamente a funciones de asistencia técnica. 6. Verificar la digitación de información, conforme a los protocolos administrativos para el correcto ejercicio, en caso de encontrar errores proceder a rectificarlos en sistemas. 7. Cumplir íntegramente y de manera diaria y decidida con todas sus funciones en el lugar de trabajo, colocar a disposición de la administración toda la capacidad para que diariamente se obtengan avances que simplifiquen la gestión administrativa. 8. Contestar amablemente el teléfono y estar atenta de la contestación de correspondencia cuando se requiera. 9. Asistir a la administración informando los tiempos en los que se deben cancelar las obligaciones. 10. Auxiliar al departamento de contabilidad para que se efectúen las distintas conciliaciones bancarias. 11. El los casos que exista nueva contratación solicitar oportunamente las hojas de vida a los candidatos al puesto, y no recibir aquellas que no se encuentran debidamente tramitadas, para la realización de los contratos laborales y hacer que estos se suscriban en los menores tiempos. 12. Velar porque a los equipos, y demás muebles y enseres de la empresa se les de el mejor de los usos. 1
13. Mantener actualizado el registro de la información contable y financiera, de tal forma que permita utilizar oportunamente la información cuando esta se requiera. 14. Diligenciar las planillas de registro de ingresos diariamente e incorporar todos y cada uno de los registros por diferentes conceptos al software de facturación de la entidad y salvaguardar los archivos de trabajo que se efectúen en sistemas emitiendo copias de seguridad. 15. Recibir las consignaciones y dineros, efectuando los registros contables en las distintas planillas para su ejercicio; producto de los cobros realizados a clientes de la empresa diariamente, corroborando que no existan discrepancias en los reportes efectuados. 16. Organizar y tramitar los formularios para cumplir con los pagos correspondientes a seguridad social, apersonarse de la situación. 17. Velar por que todos los documentos permanezcan en sus respectivas carpetas y correctamente archivados, mantener este último en perfectas condiciones de organización. 18. Tramitar las consignaciones y apoyarse en los compañeros para cumplir con esta función empresarial. 19. Acatar órdenes directas de sus jefes superiores y con observancia del presente manual, si por alguna circunstancia no se conoce el tema propuesto para el correcto ejercicio o desempeño de la función encomendada, preguntar, indagar, investigar con la finalidad de no restringir los intereses organizacionales. 20. Organizar todas las gavetas y cajones de Funerales San Pedro apoyándose en el personal requerido para su correcto ejercicio, salvaguardando toda la información para garantizar la buena marcha de la entidad. 1
21. Auspiciar en todo caso los procesos de toma de decisiones y abstenerse de efectuar pronunciamiento público al respecto, a no ser que la decisión lo afecte directamente, en este caso la conversación se llevara a cabo en un lugar privado. 22. Proteger los recursos de la empresa y velar porque estos se apliquen atendiendo políticas de austeridad. 23. Contribuir con la limpieza y organización del lugar de trabajo, solicitando oportunamente las medidas que conlleven a cumplir con el objetivo. 24. Evitar
conversaciones con compañeros de trabajo que no tengan que ver con el oficio
desempeñado en el área de trabajo y en los horarios preestablecidos para cumplimiento laboral. 25. Solicitar los permisos de manera escrita y justificada, con antelación mínima a 24 horas, en la medida que se requiera la realización de funciones personales y elevar la solicitud al respectivo jefe inmediato.(estos se archivaran en la carpeta personal). 26. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, las que reciba por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la dependencia y la profesión del titular del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. La tramitación de comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que les sean confiados por sus superiores, son realizados con absoluta diligencia y subordinación. 2.
Los diferentes registros cumplen con los parámetros normativos para su ejercicio.
3. La correspondencia se distribuye bajo los parámetros de oportunidad y eficacia según los procedimientos establecidos y las normas vigentes. 4. La aplicación de procedimientos empresariales se ajusta a los protocolos éticos y normas de 1
valores empresariales preestablecidos. 5. Los documentos archivados y registrados responden a las necesidades de consulta y seguimiento de la información. 6. Los usuarios internos y externos reciben orientación oportuna, eficiente y veraz en Concordancia con los parámetros y políticas institucionales. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Manejo y control de documentos y correspondencia. 2. Herramientas sistemáticas que integran las tics (Tecnologías De La Información Y Comunicación). 3. Conocimiento de sistemas de información y archivo de correspondencia, con sujeción a los lineamientos legales. 4. Custodia y manejo de documentos. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Diploma de Bachiller comercial preferiblemente. 2. Doce (12) meses de experiencia laboral.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar De Servicios Generales CODIGO 0.04 GRADO 3 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA Coordinación Administrativa CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador Administrativo. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Realizar las actividades aseo administrativo y operativo a las instalaciones físicas de la empresa, para garantizar la atención integral a los clientes internos y externos.
1
1.
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES Realizar el aseo general de las instalaciones, manteniendo las oficinas y dependencias
en condiciones óptimas e higiénicas. 2. Atender el servicio de cafetería, manteniendo en perfecto aseo; los utensilios y demás elementos del área a su cargo. 3. Responder por los elementos asignados para el correcto desarrollo del trabajo. 4. Adecuar los espacios internos de la empresa según las especificaciones del jefe inmediato. 5. Presentar ante la gerencia el requerimiento de recursos físicos y materiales e insumos y administrarlos conforme a principios de austeridad administrativa. 6. Apoyar y participar de procesos de mejoramiento continúo, fortalecimiento y consolidación del proceso de calidad dentro de la empresa. 7. Participar de las políticas de capacitaciones y formación del talento humano que lidere la funeraria. 8. Velar por la buena imagen de la entidad y por la adecuada presentación en todo momento. 9. Mantener limpio todos los pisos, muebles y baños. 10.Responder por los elementos de trabajo 11. Lavar y mantener en buen estado las cortinas, así como garantizar que estas se encuentra organizadas en cada sitio. 12. Ejercer las demás funciones que se le asignen los superiores y que
respondan con la
naturaleza del cargo.
1
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 4.
La realización de labores se realiza atendiendo las normas de seguridad industrial, de salud
ocupacional y atendiendo las normas empresariales. 5.
El manejo de los recursos del ente económico se realizan responsablemente.
6.
El cumplimiento de labores se realizan en los tiempos requeridos.
7.
La limpieza de la institución se aplica con técnicas de desinfección y adoptando criterios de
seguridad. 8.
La recolección de basuras y deshechos se realiza prudentemente y se deposita en los lugares
preestablecidos por la entidad. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES No aplica.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL ASISTENCIAL DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Vigilante CODIGO 0.04 GRADO 4 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA Coordinación Administrativa. CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador administrativo. II. PROPÓSITO PRINCIPAL
1
Efectuar labores de vigilancia para salvaguardar el orden y normal funcionamiento de la empresa
III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1.
Tramitar comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que les sean confiados
por sus superiores, 2.
Trasladar de unos servicios a otros, los aparatos o mobiliario que se requiera para el
funcionamiento normal de la entidad. 3.
Vigilar el funcionamiento normal dentro de las instalaciones de la entidad, de a cuerdo a la
programación que se establezca. 4.
Contribuir con la organización del área de influencia funeraria.
Cuidar que los visitantes no hagan uso indebido de los enseres de la empresa, evitando su deterioro o instruyéndoles en el uso y manejo de las persianas, cortinas y útiles de servicio en general. 5.
Vigilarán las entradas de la empresa, restringiendo el acceso al público externo y que no
corresponden a la naturaleza de clientes 6.
Tendrán a su cargo la vigilancia nocturna, tanto del interior como del exterior de la edificación y
reportaran ante las autoridades competentes internas o externas de cualquier situación anormal que se 1
presente en el desempeño de su función. 7.
Contribuirán en la instauración del mayor orden en las instalaciones de la empresa.
8.
Darán cuenta a sus inmediatos superiores de las anomalías que encontraran en la conservación del
edificio y materiales e inventarios supervisados. 9.
Realizaran las demás funciones que les confieran sus inmediatos superiores y que correspondan a
la naturaleza del cargo.
1.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES La tramitación de comunicaciones verbales, documentos, correspondencia u objetos que les sean
confiados por sus superiores, son realizados con absoluta diligencia y subordinación. 2.
El traslado de unos servicios a otros, de los aparatos o mobiliario que se requiera para el
funcionamiento normal de la entidad, es realizado con la responsabilidad que amerita el caso. 3.
Las normas utilizadas para ser un vigilante interno de la entidad, obedece y cumple con los
parámetros reguladores del ejercicio. 4.
La adopción del principio de solidaridad, seriedad y compromiso permite que se instauren buenas
relaciones en la institución. 5.
El sentido de pertenencia que se tiene, asegura confiablemente la correcta aplicación de normas y
preceptos institucionales. 6.
Los procedimientos y prácticas realizadas son reconocidas en los manuales de la institución. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1
1. Atención y orientación de usuarios. 2. Conocimiento en Técnicas de vigilancia privada.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL TECNICO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Conductor yTanatologo. CODIGO 0.03 GRADO 1 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA Gerencia CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Garantizar el correcto funcionamiento de los vehículos, así como Conducirlos de igual manera, comisionarse de la prestación oportuna, preparando los cuerpos con calidad y adoptando las normas de seguridad para su ejercicio. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Conducir los vehículos de la empresa. 2. Transportar a miembros de la empresa de acuerdo a la
programación establecida y
requerimientos de la empresa. 3. Transportar los féretros a nivel local, intermunicipal e interdepartamental. 1
4. Velar por el mantenimiento y reparación del vehículo a su cargo. 5. Alistar los féretros. 6. Mantener limpia y en completo orden la sala de tanatopraxia. 7. Responder por los recursos a su cargo. 8. No utilizar los recursos de la empresa para efectuar diligencias personales. 9. Prohibirse U Abstenerse de parquear los vehículos en el lugar de residencia, en otras palabras queda prohibido realizar diligencias personales con los vehículos de la empresa. 10. Rendir informes diarios en la oficina de pagaduría y soportados con facturas, sobre como se asignaron los recursos para garantizar la correcta implementación. 11. Instalar los Muebles de Velación – Pasado el servicio recoger los muebles, e instalar muebles de novenario, pasado este recogerlos nuevamente. 12. Responder por todos y cada uno de los elementos de trabajo (sillas, cortinas, juego de tumba). 13. No exceder los limites de velocidad establecidos por la norma de transito. Notificar el estado de los equipos de trabajo (carros, equipos de tanatologia y demás). 14. Responder por el vehículo de transporte de la empresa. 15. Responder por el transporte de personal y material propio a los procesos de la empresa. 16. Garantizar La calidad en la preservación del cuerpo; así como ser garante de la calidad en la prestación del servicio. 17. Tratar a los Usuarios con sentimiento de respeto y calor humano. 18. Coordinar los Servicios. 19. Conseguir los servicios. 20. Llamar a los organismos competentes para realizar el levantamiento del cadáver. 21. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, las 1
que reciba por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la dependencia y la profesión del titular del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. Las diferentes diligencias normativas en las instancias que corresponden (Morgue, Fiscalía, Hospitales y demás instancias) se ajustan a las exigencias legales y respetando normas de convivencia para garantizar la prestación de los servicios. 2. La correspondencia se distribuye bajo los parámetros de oportunidad y eficacia según los procedimientos establecidos y las normas vigentes. 3. Los documentos aportados a la administración se manejan de acuerdo a la normatividad que rige la materia. 4. Los usuarios internos reciben orientación veraz sobre la oportuna, eficiente y veraz prestación de los servicios y los usuarios externos certifican la calidad del servicio prestado; en concordancia con los parámetros y políticas institucionales. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Manejo de vehículos conforme a reglas de obligatorio cumplimiento. 2. Conocimiento de normas de obligatorio cumplimiento en materia vial y de transito y transporte. 3. Conocimiento de sistemas de trámite de documentos. 4. Conocimiento de técnicas manuales de tanatopraxia. 5. Conocimiento en organización y limpieza. 6. Conocimiento en normas de convivencia. 7. Conocimiento en prestación de servicios de calidad. 8. Conocimiento en normas de trabajo en equipo.
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VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Diploma de Bachiller. 2. Doce (12) meses de experiencia laboral.
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL CENTRAL DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Auxiliar de cobranzas. CODIGO 0.04 GRADO 1 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA Coordinador Administrativo. CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador Administrativo. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Gestionar las cobranzas, emitiendo una comunicación clara, expresa y confiable del entorno del negocio, transmitiendo información veraz que debe ser retransmitida a la gerencia para administrarla rápidamente y canalizarla para producir la efectividad en cada gestión organizacional que se emprende. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Cobrar inscripciones y mensualidades por diferentes conceptos de planes empresariales. 2. Solucionar los problemas que puedan existir con respecto al efectuar las cobranzas a los clientes; como cuotas atrasadas y no canceladas y comunicar aquellas que por alguna razón no pudo resolver. 3. Diligenciar las planillas de cobros y realizar las consignaciones diariamente y entregar el dinero a la caja principal, cuando por alguna razón, tenga excedentes de liquidez del día. 4. Informar a la administración sobre clientes que desean afiliarse a los planes ofrecidos por la empresa, así como vender la imagen corporativa siempre que halla oportunidad, así como 1
informar sobre clientes inactivos que se puedan reactivar oportunamente. 5. Presentarse todos los días a reportar la gestión realizada en los horarios preestablecidos y que con ocasión del desarrollo contractual no perjudique la gestión de cobranzas. 6. Colaborar con la administración comunicando sugerencias oportunamente que permitan el cumplimiento de los objetivos. 7. Ubicar a los clientes y tratarlos de una manera amable y cortés. 8. Presentar informes sobre desavediencias presentadas en la gestión realizada. 9. Informar oportunamente sobre los cambios que se presenten durante la gestión realizada. 10. Abstenerse de extenderse en las visitas realizadas a clientes internos y externos con la finalidad de obtener la mayor productividad. 11. Las demás funciones que resulten pertinentes a la naturaleza del contrato. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. La Cobranza de inscripciones y mensualidades se realiza atendiendo las directrices establecidas por la gerencia. 2. La solución de problemas en el campo de acción laboral permiten alcanzar la fidelidad de clientes. 3. El trato ameno con los clientes le permiten a Funerales San Pedro cumplir con políticas de calidad de servicio. 4. El Diligenciamiento de reportes de planillas se realizan atendiendo practicas organizacionales y oportunamente. 5. Los informes que se presentan a la administración se practican en su debido orden y atendiendo los protocolos éticos para su ejercicio.
6.
Las demás funciones que resulten pertinentes a la naturaleza del contrato. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
1
1. Técnicas de ventas. 2. Técnicas de gestión de cobranzas. 3. Habilidades para conducción.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA Técnico profesional en manejo de cartera o áreas a fines. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL TECNICO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Asesor Comercial. CODIGO 0.03 GRADO 1 NO DE CARGOS Cinco (5) DEPENDENCIA Coordinador Administrativo. CARGO DEL JEFE INMEDIATO Coordinador Administrativo. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Cumplir con los presupuestos del área comercial de la empresa dado a que estos se sujetan a las políticas organizacionales propuestas en el plan de gestión comercial. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Captación de clientes potenciales en la región donde Funerales San Pedro tiene injerencia directa. 2. Visitador domiciliario, buscando el permanente crecimiento de la cobertura empresarial y de su cartera personal de afiliados. 3. Afiliar clientes, cuantificando siempre todos y cada uno de los riesgos que la componen y explicando menudamente todos los epígrafes que componen el contrato, así como dirimir cualquier duda que surja con ocasión a este desarrollo.(esta afiliación siempre se sujetara a los planes predefinidos por Funerales San Pedro. 4. Cumplir inexorablemente con los presupuestos de ventas proyectados por la funeraria y que 1
componen la estructura contractual del Agente Comercial. 5. Ceñirse a todas y cada una de las directrices que establezca Funerales San Pedro. 6. Cumplir con todos y cada uno de los preceptos normativos, y que componen la estructura organizativa de la empresa. 7. Coordinar, los planes de ventas del departamento comercial de la empresa. 8. Presentar en los 5 primeros días de cada mes planes de gestión institucional que permitan incrementar el margen de cobertura de Funerales San Pedro. 9. Presentara informes cada (15) quince días sobre el desempeño del área comercial. 10. Coordinar las reuniones del comité de ventas y el cual se reunirá mínimo dos veces por semana, para evaluar los avances, así mismo se encargara de elaborar el orden del día y movilizara todos los recursos de apoyo logístico para lograr impartir con claridad la comunicación. 11. Las demás funciones que le encargue su jefe inmediato y que correspondan a la naturaleza del cargo.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. La captación de clientes potenciales en la región donde Funerales San Pedro tiene injerencia directa se realiza atendiendo todos los conceptos que dirigen la materia. 2. Las Visitas domiciliarias, se efectúan con sujeción a un cronograma de trabajo previamente preestablecido por la coordinación comercial y avalada para su funcionamiento por la administración de la empresa. 1. La búsqueda de nuevos clientes se realiza, buscando el mejor beneficio para la empresa y en torno a los planes y programas preestablecidos por la administración. 2. La Afiliación de clientes, se realiza atendiendo los preceptos normativos para su ejercicio. 3. El Cumplimiento de metas para cumplir inexorablemente con los presupuestos de ventas proyectados por la funeraria se realizan decididamente, dado a ello estos siempre se cumplen, 1
correspondiendo a las mejores practicas de austeridad de recursos. 4. El cumplimiento de normas y directrices se ciñen a los preceptos normativos definidos por la empresa. 5. La Coordinación de los planes de ventas del departamento comercial se realizan atendiendo los presupuestos. 6. La Presentación de informes en los 5 primeros días de cada mes, se cumplen impostergablemente. 7. La Presentación de informes cada (15) quince días sobre el desempeño del área comercial, se hace de manera clara y expresa y por tal razón permiten que se realicen evaluaciones de rendimiento personal sobre metas alcanzadas. 8. La Coordinación de las reuniones del comité de ventas y el cual se reunirá mínimo dos veces por semana, para evaluar los avances, se realizan de manera estructurada, previo orden del día y con todos los apoyos logísticos necesarios para su ejercicio.
V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN NIVEL TECNICO DENOMINACIÓN DEL EMPLEO Coordinador de Servicios CODIGO 0.03 GRADO 1 NO DE CARGOS Uno (1) DEPENDENCIA Gerencia. CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente. II. PROPÓSITO PRINCIPAL Coordinación de servicios buscando el equilibrio económico de la empresa con responsabilidad directa sobre los recursos a su Cargo. III. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES 1. Conseguir y coordinar los servicios de la empresa. 2.
Responder y coordinar el mantenimiento de los vehículos de la empresa.
3. Transportar a miembros de la empresa de acuerdo a la
programación 1
establecida y requerimientos de la empresa. 4. Transportar los féretros a nivel local, intermunicipal e interdepartamental. 5. Responder por los equipos e implementos de carreteras, llantas y llantas de repuestos, pintura y demás accesorias que permiten que Funerales San Pedro preste un servicio de optima calidad. 6. Alistar los féretros, cuando se requiera. 7. Mantener aseada y en completo orden la sala de tanatopraxia. 8. Responder por los recursos físicos (mobiliario, inventario e infraestructura a su cargo), así mismo practicar a este el mantenimiento respectivo para perpetuar su durabilidad. 9. Abstenerse de utilizar los recursos de la empresa para efectuar diligencias personales. 10. Prohibirse de parquear los vehículos en el lugar de residencia, en otras palabras queda prohibido realizar diligencias personales con los vehículos de la empresa. 11. Responder por el inventario de cofres y llevar las tarjetas Kardex para garantizar la correcta utilización y mantener el sistema actualizado, así mismo allegarlas a la gerencia para la respectiva revisión y validación. 12. Restringir el paso del personal extraño a la entidad cuando no se este prestando servicios en salas de velación y cuando estos no vallan a realizar diligencias en otras secciones de la empresa. 13. Promover el plan de compras de cofres de acuerdo a las necesidades de inventario de la sala y presentarla ante la gerencia por escrito.(apoyarse en el asistente del área) 14. Cumplir cabalmente con pronósticos de ventas, para ello cada vez que se atienda un servicio, preocuparse por alimentar el sistema de referidos. 15. Rendir informes diarios en la oficina de pagaduría y soportados con facturas, sobre como se asignaron los recursos cuando sea la persona encargada de realizar las diligencias correspondientes. 16. Instalar los Muebles de Velación – Pasado el servicio recoger los muebles, e instalar muebles de novenario, pasado este recogerlos nuevamente. 17. Responder por todos y cada uno de los elementos de trabajo (sillas, cortinas, juego de tumba). 18. No exceder los limites de velocidad establecidos por la norma de transito. 19. Comunicar el estado de los equipos de trabajo a tiempo, con la finalidad de no interrumpir próximos servicios. 1
20. Garantizar La calidad en la preservación del cuerpo; así como ser garante de la calidad en la prestación del servicio. 21. Tratar a los Usuarios con sentimiento de respeto y calor humano. 22. Llamar a los organismos competentes para realizar el levantamiento del cadáver cuando el servicio amerite esta función. 23. Promover iniciativas empresariales en materia de captación de servicios, formular estrategias que conlleven a este propósito. 24. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, las que reciba por delegación y aquellas inherentes a las que desarrolla la dependencia y la profesión del titular del cargo. IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES 1. La Consecución y coordinación de los servicios de la empresa, se practica atendiendo la misión y visión institucional. 2. El Transporte de los féretros a nivel local, intermunicipal e interdepartamental se realiza de manera responsable. 3. El manejo de equipos e implementos de carreteras, llantas y llantas de repuestos, se alista de manera coherente con la ley. 4. Las demás funciones se practican atendiendo los manuales reglamentarios y legales para su ejercicio. V. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES 1. Habilidades y destrezas en mecánica. 2. Facilidad para trabajar en equipo. 3. Implementación de técnicas de protección para contrarrestar infecciones en la salud. 4. Conocimiento de normatividad ambiental. 5. Implementacion de técnicas de PNL que le permitan trabajar bajo condiciones de presión. VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA 1. Diploma de Bachiller. 2. Curso de técnico en tanatopraxia y tanatologia forense. 3. Licencia de conducción y experiencia certificada. 1
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