Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów. Poradnik dla wnioskodawców

Program Leonardo da Vinci

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultat贸w projekt贸w Poradnik dla wnioskodawc贸w

www.leonardo.org.pl

Tekst: Anna Kowalczyk, Ewa Machelska Anna Kowalczyk, główny specjalista w zespole projektów transferu innowacji programu Leonardo da Vinci. W ciągu kilkunastoletniej pracy dla programów zagranicznych funduszy dla Polski (Brytyjski Fundusz Know-How) oraz programów unijnych (IW EQUAL, program „Uczenie się przez całe życie”) zajmowała się organizowaniem międzynarodowej współpracy ekspertów oraz działaniami upowszechniającymi.

Ewa Machelska, socjolog, filolog germański, specjalista ds. rachunkowości. Ściśle związana z MSP, od lat promuje i zachęca pracowników przedsiębiorstw do korzystania z dofinansowywanych form edukacji pozaformalnej. Od 2007 r. współpracuje z Narodową Agencją programu LdV w roli eksperta.

Redakcja: Anna Kowalczyk, Weronika Walasek Projekt, opracowanie graficzne, skład: Assi Kootstra (FIJN) Druk: Top Druk Ryszard Zelkowski

Publikacja sfinansowana ze środków Komisji Europejskiej w ramach programu „Uczenie się przez całe życie” – Leonardo da Vinci Publikacja odzwierciedla jedynie stanowisko autora. Komisja Europejska nie ponosi odpowiedzialności za umieszczoną w niej zawartość merytoryczną oraz za sposób wykorzystania zawartych w niej informacji.

Publikacja bezpłatna ISBN 978-83-62634-80-4

Wydawca:

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” Program Leonardo da Vinci ul. Mokotowska 43 00-551 Warszawa tel.: 22-463 13 23 fax: 22-463 10 21 www.frse.org.pl www.leonardo.org.pl

Warszawa 2012

2

SPIS TREŚCI Wprowadzenie

5

O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów

6

1. Znaczenie i cele

6

2. Kluczowe pojęcia

6

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie 1. Rezultaty projektów mobilności

9 9

2. Plan upowszechniania i wykorzystania rezultatów w projektach mobilności

14

3. Jak przedstawić plan upowszechniania we wniosku?

24

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach

26

współpracy wielostronnej 1. Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów

26

2. Jak przedstawić plan upowszechniania we wniosku?

38

Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektów

40

3

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

SLOWO WSTĘPNE Z ogromną przyjemnością przekazujemy na Państwa ręce poradnik pt. Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów programu Leonardo da Vinci. Mam głębokie przeświadczenie, że podobnie jak cała seria, także i ten poradnik okaże się niezwykle pomocny zarówno dla wnioskodawców, jak i osób już realizujących projekty.

Do wydania tego przewodnika doprowadziło nas pragnienie stałego podnoszenia jakości realizowanych działań oraz ranga samego zagadnienia upowszechniania rezultatów przeprowadzanych projektów. Wprawdzie obecna formuła programu Leonardo da Vinci dobiega końca, jednak potrzeba upowszechniania i wykorzystywania rezultatów projektów edukacyjnych będzie zawsze aktualna. Jest to tym bardziej istotne, gdyż często waga tego aspektu działań projektowych jest pomniejszana, przez co podejmowane działania nie przynoszą tylu korzyści, do ilu są przeznaczone.

Tworząc niniejszą publikację, postawiliśmy sobie za cel właściwe rozłożenie akcentów, gdzie upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów projektów programu LdV powinno być traktowane jako priorytet. Mam nadzieję, że zawarte w niej sugestie będą pomocne dla wszystkich, którzy zamierzają realizować projekty edukacyjne, zarówno mobilności, jak i współpracy wielostronnej i partnerskiej. Tego sobie i Państwu życzę.

Izabela Laskowska zastępca dyrektora programu „Uczenie się przez całe życie” program Leonardo da Vinci

4

WPROWADZENIE Poradnik jest skierowany przede wszystkim do wnioskodawców programu Leonardo da Vinci, ale jego odbiorcami mogą być również osoby bądź instytucje już realizujące projekty tego programu, a także wnioskodawcy i beneficjenci innych programów edukacyjnych.

Został opracowany, aby pomóc we właściwym zdefiniowaniu pojęcia rezultatów projektów oraz zrozumieniu sensu i celu ich upowszechniania i wykorzystania. Drugim, równie ważnym celem poradnika jest ułatwienie wnioskodawcom takiego przygotowania planów działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, by były one najwyższej jakości i najbardziej efektywne.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów działań projektowych często bywa słabym punktem projektów edukacyjnych. Zarówno wnioskodawcy, jak i beneficjenci wskazują na potrzebę wsparcia w postaci informacji i szkoleń w tym zakresie. Niniejszy poradnik wychodzi naprzeciw tej potrzebie. Elementem, który go wyróżnia spośród dotychczasowych publikacji na ten temat, jest szczególne potraktowanie specyfiki dotyczącej projektów mobilności, w których identyfikacja i definiowanie rezultatów często bywają problematyczne, zaś ich upowszechnianie i wykorzystanie zwykle sprawia wiele trudności wnioskodawcom i beneficjentom.

Poradnik został podzielony na dwie zasadnicze części. Po wprowadzeniu, w którym przedstawiamy znaczenie oraz cel upowszechniania i wykorzystania rezultatów w europejskich projektach edukacyjnych oraz porządkujemy podstawowe pojęcia, proponujemy przejście do działu odpowiedniego dla rodzaju planowanego lub realizowanego projektu. Osobny fragment został przeznaczony dla wnioskodawców i beneficjentów projektów mobilności, a osobny dla projektów współpracy wielostronnej. W dziale dotyczącym projektów mobilności specjalnie wydzielona sekcja jest poświęcona definiowaniu ich rezultatów. Uwzględnia też specyfikę projektów partnerskich. W obu działach proponujemy, w jaki sposób planować upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów oraz jak prezentować działania upowszechniające we wniosku o dofinansowanie.

Na zakończenie prezentujemy, w jaki sposób Komisja Europejska i podległe jej instytucje wspierają działania upowszechniające prowadzone w ramach projektów.

5

upowszechnianiu i wykorzystaniu I Orezultatów 1. ZNACZENIE I CELE

Sukces wart jest tego, by się nim dzielić z innymi. Szczególnie sukces odniesiony przy wsparciu środków publicznych. Szansa na dofinansowanie działań nie jest dana każdemu, trzeba więc zadbać o to, by krąg osób czy instytucji, które odniosą korzyść ze zrealizowanego projektu, był jak najszerszy. Co więcej, raz wypracowane rozwiązania mogą się okazać przydatne także w innych krajach. Podmioty z różnych krajów członkowskich Unii Europejskiej powinny zatem dzielić się między sobą efektami swoich działań, korzystać z rozwiązań już wcześniej wypracowanych, zamiast odkrywać Amerykę po raz kolejny. Swobodny przepływ wiedzy i kompetencji między krajami członkowskimi jest jednym z powodów inicjowania przez Komisję Europejską przedsięwzięć ponadnarodowych.

Ze względu na swoje ogromne znaczenie działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów są przedmiotem wnikliwej oceny zarówno na etapie wnioskowania, jak i raportowania. Nawet doskonałej jakości rezultaty, odpowiadające na pilne potrzeby w zakresie kształcenia, bez odpowiedniego ich nagłośnienia i zaprezentowania potencjalnym odbiorcom, mogą okazać się bezużyteczne, zaś nakłady poniesione na ich stworzenie – mało efektywne.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów powinno być przedmiotem troski wszystkich stron zaangażowanych w projekt oraz realizowane na wszystkich jego etapach, a także wykraczać poza ramy czasowe projektu.

Działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem mają też niebagatelne znaczenie dla samych beneficjentów, pozwalają bowiem na wypromowanie osiągniętych rezultatów we własnej instytucji, a także stwarzają szanse do nawiązywania kolejnych partnerstw z podmiotami zainteresowanymi ich wdrażaniem. Mogą być istotnym przyczynkiem do rozwoju własnej instytucji.

2. KLUCZOWE POJĘCIA

Dla właściwego rozumienia zagadnień związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów projektów europejskich sprawą zasadniczą wydaje się zdefiniowanie najważniejszych pojęć.

Rezultaty W świecie projektów europejskich słowo rezultaty nabrało szczególnego znaczenia. Oznacza efekty działań realizowanych w ramach projektów finansowanych ze środków unijnych, począwszy od autostrad, a skończywszy na poprawie znajomości języka przez ucznia, który wziął udział w wymianie zagranicznej. Nieco inaczej rezultaty są definiowane przez poradniki dotyczące projektów finansowanych przez Europejski Fundusz Społeczny, a inaczej przez program „Uczenie się przez całe życie”. Rezultaty projektów edukacyjnych mają swoją specyfikę, toteż na potrzeby tego poradnika przyjmujemy typologię najbardziej odpowiadającą tego rodzaju inicjatywom i w chwili obecnej najczęściej stosowaną, jednak dopasowaną do realiów programu „Uczenie się przez całe życie”. y

6

Rezultaty miękkie – to zmiany, jakie następują w wyniku realizacji działań projektu u osób lub instytucji, na które wpływa projekt (np. podniesienie umiejętności zawodowych, wzrost pewności siebie, przełamanie bariery językowej ). Są zasadniczymi rezultatami projektów mobilności.

O upowszechnianiu i wykorzystaniu rezultatów

R ezultaty twarde – to bezpośrednie efekty realizacji działań, dające się zmierzyć w konkretnych ilościach (np. zdobycie certyfikatu potwierdzającego kwalifikacje, wdrożenie nowego rozwiązania etc.). Pojawiają się w różnego rodzaju projektach edukacyjnych, zarówno mobilności, jak i współpracy wielostronnej. y P rodukty – materialne i trwałe efekty uzyskane w wyniku działań prowadzonych w ramach projektu (programy szkoleniowe, raporty z badań etc.). W projektach współpracy wielostronnej są traktowane jako zasadnicze rezultaty projektów. y

Upowszechnianie Polski termin upowszechnianie odpowiada angielskiemu dissemination, co z kolei, sięgając po łaciński źródłosłów oznacza rozsiewanie (łac. seminare – siać, rozsiewać). Upowszechnianie oznacza zatem uczynienie jakiejś rzeczy, sprawy czy idei powszechną, szeroko rozprzestrzenioną i dostępną. Wszelako nie bez znaczenia jest tu także cel tego rozprzestrzenienia, tj. zamiar trafienia na odpowiedni grunt, na którym „ziarno” będzie mogło zakorzenić się i wyrosnąć jako nowy byt wydający kolejne owoce.

W potocznym rozumieniu upowszechnianie dotyczy zarówno rezultatów projektów, jak i idei, wartości, informacji. Jednak z punktu widzenia celów Komisji Europejskiej zasadnicze znaczenie ma upowszechnianie rezultatów, jako działanie służące zapewnieniu ich trwałości i na tym aspekcie upowszechniania skupiamy się w niniejszym poradniku.

Upowszechnianie rezultatów projektów to wszelkie działania zmierzające do zainteresowania odpowiednich osób, grup lub instytucji rezultatami projektu, możliwościami ich wykorzystania oraz korzyściami, jakie one niosą. Upowszechnianie nie ogranicza się tylko do informowania o istnieniu określonych rezultatów. Wymaga określenia odpowiednich grup docelowych, sformułowania właściwego przekazu dla każdej z nich, wybrania najbardziej skutecznych sposobów dotarcia do określonych grup i wreszcie efektywnego zrealizowania zamierzonych działań. Ich celem ma być to, by jak najwięcej osób czy instytucji odniosło możliwie trwałą korzyść z faktu, że dany projekt został zrealizowany.

Działania promocyjne i informacyjne są jednym z elementów upowszechniania. W ich przypadku jednak przedmiotem upowszechniania nie są rezultaty, a informacje, idee, wartości itp. Celem tych działań jest promowanie, informowanie oraz podnoszenie świadomości na temat celów programów, wartości związanych z mobilnością, jak również możliwości finansowania podobnych działań ze środków unijnych.

W ramach konkretnego projektu działania promocyjne to takie, które mają na celu informowanie określonych grup czy środowisk o fakcie realizacji danego projektu, spodziewanych rezultatach i korzyściach, instytucjach oraz osobach zaangażowanych w projekt. Typowe działania promocyjne to dystrybucja ulotek, udział w targach, relacje prasowe bądź spoty telewizyjne czy radiowe.

UPOWSZECHNIANIE Informacji, idei, wartości

REZULTATÓW

Działania promocyjne towarzyszą upowszechnianiu rezultatów. Mogą wzmacniać jego efekty, jednakże nie wypełniają wszystkich związanych z nim celów.

Plany działań upowszechniających zazwyczaj uwzględniają zarówno upowszechnianie rezultatów, jak i działania promocyjne oraz informacyjne. Jednak koniecznie trzeba mieć świadomość różnicy między celami tych dwóch rodzajów działań. Jest to istotne szczególnie w przypadku projektów mobilności, w których często planowane działania upowszechniające w praktyce ograni7

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

czają się do promocji projektu i instytucji wysyłającej. Faktycznego upowszechniania rezultatów i ich wykorzystania niestety w nich brakuje. Rozdział drugi poradnika poświęcony jest m.in. temu, w jaki sposób upowszechniać i wykorzystywać rezultaty charakterystyczne dla projektów mobilności.

W ramach upowszechniania należy wyraźnie odróżnić działania promocyjne, informacyjne czy uświadamiające od upowszechniania REZULTATÓW projektów. Mylenie tych pojęć jest przyczyną wielu nieporozumień i – w efekcie – niskiej oceny działań bądź ich planów we wnioskach.

Wykorzystanie rezultatów W pojęciu wykorzystanie zawiera się główny cel upowszechniania rezultatów. Rozumiemy przez nie zrobienie użytku czy też zastosowanie (ang. exploitation) powstałych w ramach projektów rezultatów przez zainteresowane osoby, grupy, instytucje dla odniesienia przez nie korzyści.

Pierwszymi użytkownikami rezultatów projektów europejskich są zazwyczaj osoby i instytucje biorące w nich udział. Celem finansowania projektów unijnych jest jednak, by rezultaty działań projektowych znajdowały jak najszersze zastosowanie w praktyce, w możliwie długiej perspektywie czasowej. Zatem miarą efektywności środków zainwestowanych w dofinansowanie projektów może być liczba osób bądź instytucji spoza projektu, które odniosły lub odniosą korzyść z realizacji wspomnianych działań. Natomiast sytuacja, w której rezultaty projektu lądują na półkach jest niczym innym jak marnotrawstwem środków publicznych.

Czynnikiem wspomagającym trwałe i szerokie wykorzystanie rezultatów są właśnie działania upowszechniające, zarówno poziome, tj. szerokie informowanie i włączanie osób, grup czy instytucji w przygotowanie rezultatów, jak i pionowe, tj. mające na celu przełożenie rezultatów projektu na rozwiązania systemowe (np. lobbing czy też starania o akredytację).

Waloryzacja Waloryzacja to nic innego jak upowszechnianie i wykorzystywanie rezultatów. Pochodzący z języka francuskiego termin przyjął się w kontekście programu „Uczenie się przez całe życie” i jest używany zamiennie z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów. Ze względu na nieco mylącą konotację tego terminu w języku polskim w niniejszym poradniku pozostaniemy przy pojęciu upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (ang. dissemination and exploitation of results).

Współzależność pojęć związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów

Upowszechnianie

Promocja, informacja

Idee, wartości, informacje

Waloryzacja – Upowszechnanie i wykorzystanie rezultatów Upowszechnanie rezultatów

Wykorzystanie rezultatów

REZULTATY

W niniejszym poradniku kładziemy nacisk przede wszystkim na upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów, a więc na to, co zawiera się w niebieskiej ramce.

8

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

projektów mobilności, II Rezultaty ich upowszechnianie i wykorzystanie 1. REZULTATY PROJEKTÓW MOBILNOŚCI Każdy wnioskodawca chcący zrealizować projekt finansowany ze środków unijnych staje przed problemem, jak napisać dobry wniosek, który zostanie wysoko oceniony przez ekspertów. Opanowanie wytycznych do tworzenia wniosków i przełożenie ich na własny pomysł stanowi nie lada wyzwanie. Tak jak odpowiedź na pytanie „Co mam zrobić, aby mój wniosek był konkurencyjny w stosunku do pozostałych?”.

Planowanie projektu oprócz wyboru grupy uczestników i analizy ich potrzeb oraz sformułowania celów do realizacji będących odpowiedzią na nie wymaga również zaplanowania oczekiwanych rezultatów. Nie ma możliwości skutecznego zrealizowania projektu, jeżeli nie wiemy, jakie efekty ma on przynieść. Trudno też wysoko ocenić wniosek, który ich nie definiuje.

We wniosku o dofinansowanie dla projektów mobilności Leonardo da Vinci sekcja poświęcona rezultatom oraz ich upowszechnianiu wydaje się jedną z prostszych do wypełnienia. Niestety wielu wnioskodawców, mimo całkiem zręcznie napisanych wniosków, traci sporo punktów właśnie w tym miejscu. Bardzo często wnioskodawcy skupiają swoją uwagę na działaniach upowszechniających projekt, całkowicie pomijając przy tym rezultaty, które te działania miałyby przynieść i które powinny zostać upowszechnione. Wynika to z tego, że wnioski mobilności nie zawierają odrębnej sekcji wymagającej wskazania rezultatów. Nieuważni wnioskodawcy czytają tylko sam nagłówek sekcji (Upowszechnianie wyników), pomijając już dalsze polecenie, tj.: Prosimy określić przewidywane rezultaty oraz plany dotyczące ich upowszechniania (…). Skutkiem tego jest szczegółowe opisywanie działań upowszechniających odnoszących się do czegoś, co nie zostało zdefiniowane.

Wnioskodawcy nie powinni zapominać o tym, że zaplanowane w projekcie działania zawsze muszą przynieść jakieś efekty. Do zadań wnioskodawcy należy zatem zdefiniowanie oczekiwanych rezultatów oraz sposobów ich oceny tak, aby na końcu realizacji projektu móc wykazać ich osiągnięcie.

Co zatem zrobić, aby właściwie wypełnić tę sekcję?

Przede wszystkim należy bardzo dokładnie zastanowić się, co chcemy osiągnąć dzięki realizacji projektu i dlaczego. Najlepiej zastosować się do następującego schematu:

Działania do zrealizowania



Potrzeby uczestników



Rezultaty do osiągnięcia

Potrzeby uczestników warunkują cały projekt. Skupiamy się oczywiście na potrzebach zawierających się w celach programu. W przypadku projektów mobilności najczęściej dotyczą one zdobywania nowych umiejętności zawodowych, językowych, osobistych.

Działania są wszelkimi czynnościami wykonywanymi w projekcie, które mają służyć jego prawidłowej realizacji. Działania muszą być ukierunkowane na osiąganie zamierzonych rezultatów.

Rezultaty to najogólniej ujmując efekty zrealizowanego projektu. Dostarczają informacji o zmianach, jakie nastąpiły u uczestników w wyniku jego wdrożenia. Najczęściej rezultaty osiągane są 9

w trakcie trwania projektu, po realizacji kolejnych działań. Istnieją też rezultaty, które są widoczne dopiero po pewnym czasie od zakończenia projektu (np. znalezienie pracy przez uczestnika).

Rezultaty powinny prowadzić do osiągnięcia celów projektu, a poprzez nie – celów programu.

Do zadań wnioskodawcy należy samodzielne określenie rezultatów oraz metod i technik ich monitorowania w taki sposób, aby w końcowym sprawozdaniu precyzyjnie móc wskazać ich osiągnięcie. W tym celu konieczna jest wiedza na temat tego, co można zaliczyć do rezultatów, a co jest po prostu działaniem w projekcie. Specyfika projektów edukacyjnych, a zwłaszcza projektów mobilności, sprawia, że zdefinowanie rezultatów nie jest sprawą prostą. Aby pomóc wnioskodawcom w tym zadaniu, postaramy się uporządkować pojęcia i zobrazować je przykładami.

Wśród rezultatów projektów edukacyjnych, a zwłaszcza projektów mobilności, najczęściej wyróżniamy rezultaty twarde, miękkie oraz produkty.

R ezultaty twarde to rezultaty będące obiektem fizycznym, które są łatwo rozpoznawalne, mierzalne, łatwo podlegają weryfikacji. W projektach programu LdV najpopularniejszymi rezultatami twardymi są: — podniesienie kompetencji językowych, np. z poziomu A2 na B1; — zrealizowanie określonej liczby godzin szkolenia; — uzyskanie nowych/dodatkowych uprawnień w określonym zakresie; — nawiązanie współpracy (międzybranżowej, ponadnarodowej) z określonymi podmiotami; — wdrożenie rozwiązań opracowanych w badaniach.

Oczywiście wymieniono tutaj jedynie przykłady twardych rezultatów, są one zależne od założeń projektu. y

W przypadku projektów mobilności rezultaty twarde nie są jedynymi efektami realizacji projektu.

Co więcej, nie oddają one w pełni efektów realizacji danego przedsięwzięcia, bowiem nie pokazują wpływu projektu na zmianę postawy lub osobowości uczestnika, jego szans na rynku pracy etc.

Dlatego też w tego typu inicjatywach równie baczną uwagę należy zwrócić na tzw. rezultaty miękkie. y

R ezultaty miękkie są to rezultaty niebędące obiektami fizycznymi, niematerialne i najczęściej niemierzalne w sposób bezpośredni, ani też nie podlegają jednoznacznej weryfikacji. Jednak w projektach edukacyjnych (zwłaszcza w projektach mobilności LdV), które koncentrują się głównie na korzyściach uzyskiwanych przez uczestników w sferze edukacji formalnej bądź pozaformalnej, bardzo często rezultaty miękkie są głównymi rezultatami.

Aby właściwie zaplanować w projekcie rezultaty miękkie, należy je uporządkować i przedstawić w logicznych grupach. Pomoże to uniknąć chaosu i wielokrotnych powtórzeń, a przede wszystkim ułatwi ekspertom ocenę jakościową wniosku. Poniżej przedstawiono przykładową próbę uporządkowania podziału rezultatów miękkich.

Typ rezultatu miękkiego

Przykład rezultatu miękkiego

Umiejętności zawodowe — Nabycie umiejętności pracy w zespole lub pracy indywidualnej ­— Nabycie umiejętności korzystania z technologii informatycznych

— Nabycie umiejętności zawodowych i doświadczenia w obsłudze maszyn i urządzeń — Nabycie/podniesienie kwalifikacji zawodowych, umożliwiających dalszą naukę lub zwiększających szansę na znalezienie pracy zgodnej z oczekiwaniami uczestników

— Podniesienie poziomu wiedzy i kompetencji w trakcie wymiany doświadczeń 10

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

Umiejętności praktyczne

— Umiejętność wypełniania formularzy, sporządzania dokumentów — Wzrost umiejętności sprawnego posługiwania się mapami, przewodnikami, rozkładami jazdy, a także zarządzania środkami finansowymi i czasem wolnym

Poziom motywacji

— Zwiększenie motywacji do nauki, w tym również języków obcych, zachęta do samodoskonalenia — Zwiększenie motywacji do poszukiwania pracy — Wzrost wiary we własne możliwości — Wyższe zawodowe i osobiste aspiracje — Zwiększenie zaangażowania w wykonywane zadania

Kompetencje kulturowe

— Wykształcenie kompetencji międzykulturowych: otwartości, akceptacji, tolerancji — Zmiana postawy/opinii wobec odmienności kulturowej, przełamanie stereotypów — Poznanie historii i kultury kraju goszczącego

Kompetencje osobiste — Podniesienie poziomu samooceny

— Poprawa wizerunku, autoprezentacji — Wzrost samodzielności — Większa obowiązkowość, zdyscyplinowanie

— Nabycie umiejętności radzenia sobie ze stresem

— Wzrost poczucia odpowiedzialności za wykonywane zadania

— Nabycie umiejętności komunikacyjnych (kontakty interpersonalne) Opracowano na podstawie Poradnika dla beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich, MRR, luty 2007 r.

Rezultaty a produkty projektu Oprócz rezultatów twardych i miękkich w projektach wyróżnia się także produkty. Są to materialne (namacalne) efekty realizacji działań w projekcie. W terminologii programu „Uczenie się przez całe życie” produkty także zaliczają się do rezultatów projektu, są ich szczególnym rodzajem. Produkty pojawiają się w trakcie realizacji projektu w bezpośrednim następstwie działań, są mierzalne w jednostkach fizycznych. Przykładem produktu mogą być: r kursy i szkolenia; r materiały instrukcyjne dotyczące nowych podejść i metodologii; r materiały edukacyjne i szkoleniowe online (e-learning); r prezentacje, materiały wideo; r dokumentacja technik i metod kształcenia; r zbiory przepisów kulinarnych, technik budowlanych etc.; r rekomendacje dla przełożonych, władz lokalnych i oświatowych etc. r materiały do wydarzeń takich jak konferencje, kampanie społeczne i debaty .

Przykład powiązania rezultatów miękkich i twardych z produktem można przedstawić następująco: Jednym z oczekiwanych rezultatów twardych projektu jest wzrost znajomości języka angielskiego z poziomu A1 na A2. Po przygotowaniu językowo-kulturowym (np. 40-godzinny kurs) uczestnik udaje się na czterotygodniowe praktyki zawodowe do Anglii i mieszka tam dodatkowo u rodziny angielskiej. Jego zadaniem jest m.in. przygotowanie prezentacji multimedialnej o kulturze kraju goszczącego. Po powrocie z praktyk nauczyciel języka angielskiego przeprowadza test językowy, aby sprawdzić, czy wzrósł poziom kompetencji językowych uczestnika. Co uzyskaliśmy? Rezultaty twarde w postaci: podniesienia kompetencji językowych; rezultaty miękkie: przełamanie bariery językowej w komunikowaniu się, wzrost pewności siebie oraz samooceny uczestnika itp.; produkty: zajęcia przygotowania językowego, prezentacja multimedialna.

11

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Jak widać, w przypadku projektów mobilności produkt nie musi być głównym elementem do osiągnięcia, lecz często stanowi środek do uzyskania określonych rezultatów twardych lub miękkich. To one mają zasadnicze znaczenie w projekcie. Kurs przygotowujący służy zapewnieniu jak najwyższej efektywności stażu zagranicznego, zaś prezentacja jest środkiem do sprawdzenia uzyskanych postępów oraz materiałem, który można wykorzystać przy upowszechnianiu rezultatów.

W niektórych projektach powstają też produkty będące efektem współpracy instytucji z kilku krajów. Ma to miejsce szczególnie w przypadku projektów partnerskich oraz projektów wymiany doświadczeń. Materialny zapis efektów współpracy jest formą utrwalenia rezultatów projektu i służy przekazywaniu ich innym osobom niezaangażowanym w jego realizację. Takie produkty są przedmiotem dalszego upowszechniania (np. prezentacje, materiały szkoleniowe powstałe w wyniku wyjazdu zagranicznego, raporty, rekomendacje).

Przykład osiągania produktów w projekcie partnerskim: Partnerstwo sześciu szkół (Polska, Finlandia, Niemcy, Włochy, Czechy i Turcja) postanawia zrealizować projekt dotyczący kształcenia w zakresie marketingu produktów regionalnych. Cele do osiągnięcia to m.in.: zwiększenie atrakcyjności kształcenia zawodowego, nawiązanie współpracy pomiędzy jednostkami edukacyjnymi, wzrost kompetencji zawodowych oraz językowych uczestników, poznanie dziedzictwa kulturowego krajów partnerskich (...). Projekt zakłada opracowanie planów marketingowych, by wypromować lokalne produkty na rynkach innych krajów (...).

Produkty projektu: r prezentacje multimedialne o szkołach, regionach i krajach; r broszury reklamujące produkty regionalne; r raport z badań rynków zagranicznych; r materiały dydaktyczne; r plany marketingowe.

Widać wyraźnie, że w tym projekcie produkty mają zasadnicze znaczenie i będą determinowały jakość całego przedsięwzięcia. Oczywiście w projekcie zostaną osiągnięte także rezultaty twarde (np. nawiązanie współpracy międzynarodowej, przeprowadzenie szkolenia z zastosowaniem opracowanych materiałów, wzrost kompetencji językowych osób pracujących w projekcie) oraz miękkie (np. wzrost poziomu motywacji czy umiejętności osobistych), jednakże w tym przypadku to produkty będą zasadniczymi i trwałymi rezultatami i to one będą przedmiotem upowszechniania.

Ważne jest, aby oczekiwane rezultaty ściśle współgrały ze zdefiniowanymi potrzebami uczestników i założonymi celami projektu. Jeżeli zastanowimy się, co chcemy osiągnąć, realizując poszczególne cele, to rezultaty same się nasuną jako konsekwencja zaplanowanych działań. Należy zwracać baczną uwagę na to, aby oczekiwane rezultaty były realne i rzeczywiście możliwe do osiągnięcia. Nie należy zakładać, że po zrealizowaniu miesięcznej praktyki zagranicznej wszyscy uczestnicy uzyskają zatrudnienie w swoim zawodzie, a po opracowaniu planu marketingowego regionalne produkty podbiją zagraniczne rynki, ponieważ na to ma wpływ szereg innych czynników, jak np. sytuacja ekonomiczna w regionie. Dlatego też rezultaty powinny odnosić się ściśle do projektu i założonych celów. Nie warto zakładać ich oddziaływania na skalę ogólnokrajową, wystarczą rezultaty na poziomie lokalnym, ale odnoszące się do uczestników i celów projektu.

Europejska wartość dodana Projekty współpracy międzynarodowej mają szczególny charakter. Powinny przynosić rezultaty, które nie są możliwe do uzyskania w wyniku działań jednostronnych. Wniosek powinien jednoznacznie wskazywać na korzyści wynikające z faktu, że uczestnicy odbędą staż czy wymianę doświadczeń za granicą, a nie we własnym kraju. Innymi słowy, działania podejmowane na szczeblu 12

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

międzynarodowym powinny przynosić lepsze efekty niż działania, jakie każdy partner mógłby prowadzić w swoim kraju samodzielnie.

Pobyt uczestników za granicą powinien generować co najmniej kilka rezultatów (wartości dodanych), takich jak np.: r zdobycie umiejętności niemożliwych do uzyskania w kraju; r doświadczenia międzykulturowe; r kontakt z żywym językiem obcym oraz przełamanie bariery językowej, co prowadzi do szybkiego podniesienia umiejętności językowych w porównaniu z efektami nauczania w szkole; r korzyści wynikające ze współpracy instytucji partnerskich na poziomie międzynarodowym.

Do częstych błędów wnioskodawców należy niestety pomijanie wagi europejskiej wartości dodanej, a tym samym bagatelizowanie znaczenia pobytu zagranicznego oraz przygotowania do niego. W wielu wnioskach, które zostały odrzucone przez ekspertów, można spotkać się z takimi oto stwierdzeniami: r uczestnicy nie odbędą specjalnego przygotowania językowo-kulturowego, ponieważ uczą się w szkole języka kraju goszczącego; r uczestnicy nie mają żadnych szczególnych potrzeb, muszą zgodnie z programem odbyć praktyki zawodowe.

Przy czytaniu podobnych stwierdzeń jako pierwsze pojawia się pytanie o zasadność wyjazdu uczniów na staż. Jeżeli taki wniosek otrzymałby dofinansowanie, to projekt zrealizowałby dokładnie takie same działania i osiagnął identyczne rezultaty jak dotychczasowe krajowe przedsięwzięcia wnioskodawcy. Oznaczałoby to, że osiągnięte zostaną pewne rezultaty, ale bez żadnej wartości dodanej na poziomie europejskim.

Tymczasem pobyt za granicą ma za zadanie przyczynić się do uzyskania nowych rezultatów, a tym samym do wzbogacenia dotychczasowych działań partnerów projektu o elementy ponadnarodowe. Cele operacyjne w projektach programu Leonardo da Vinci jasno nakazują współpracę instytucji z różnych krajów. Europejska wartość dodana jest więc rodzajem rezultatu, który uzasadnia wsparcie finansowe dla danego projektu.

Ewaluacja rezultatów projektu Ewaluacja jest istotnym elementem planowania i zarządzania projektem. Stanowi również integralną część procesu oceny wdrażania projektu oraz jego rezultatów. Ma na celu zbadanie i lepsze zrozumienie konsekwencji działań w projekcie. Ewaluacja jest użyteczna przy określaniu stopnia zgodności realizacji celów, a co za tym idzie osiągania rezultatów projektu z przyjętymi we wniosku założeniami. Właściwie przeprowadzana ewaluacja dostarcza danych do refleksji nad postępami realizowanych działań i wyciągania wniosków co do ich skuteczności. We wniosku programu LdV znajduje się sekcja poświęcona ewaluacji. Niestety bardzo często zdarza się, że wnioskodawcy przepisują z dostępnych opracowań rozmaite definicje dotyczące ewaluacji oraz jej narzędzi, nie odnosząc tego do zawartości merytorycznej wniosku lub też deklarują, że ewaluacja zostanie przeprowadzona, nie podając przy tym żadnego pomysłu odnośnie tego, co oraz w jaki sposób zostanie zmierzone. Tymczasem właśnie dzięki ewaluacji możemy jasno stwierdzić, że oczekiwane produkty i rezultaty zostały osiągnięte.

Sposoby weryfikacji rezultatów W jaki sposób zatem zorganizować dobrej jakości ewaluację rezultatów projektu LdV? Żeby stwierdzić istnienie jakiegoś faktu, należy potwierdzić, że „coś” (jakieś zdarzenie, działanie) miało miejsce. Rzeczywistość projektu jest na tyle złożona, że czasami w celu jej uporządkowania i zrozumienia musimy operować uproszczeniami. Taką rolę spełniają wskaźniki. Są one wyrażeniem celów projektu w języku liczb, dat, faktów lub relacji.

13

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

W przypadku rezultatów twardych bardzo łatwo jest wskazać sposób weryfikacji, np. liczba certyfikatów potwierdzających ukończenie przygotowania uczestników, referencji pracodawców czy dokumentów Europass.

Jeżeli chodzi o rezultaty miękkie, to niezwykle trudno jest zmierzyć osiągnięte cele, ponieważ dotyczą umiejętności, postaw oraz samooceny uczestników i najczęściej są oceniane w sposób subiektywny. Dlatego też bardzo często wnioskodawcy nie wiedzą, jakich metod i narzędzi można użyć, aby prawidłowo ocenić skuteczność powziętych działań.

W przypadku rezultatów miękkich konieczny jest ich stały monitoring oraz ewaluacja. Najczęstszą techniką badawczą osiągniętych rezultatów miękkich jest subiektywna ocena uczestnika.

Można także zastosować testy i sprawdziany końcowe, ważną rolę pełnią również obserwacje opiekunów. Poniżej przedstawiono przykładowe sposoby pomiaru rezultatów miękkich oraz propozycje zastosowania wskaźników mierzalnych do ich diagnozy.

Rezultat

Metoda badawcza

Wskaźnik rezultatu

Nabycie (wzrost) umiejętności Ankieta, wywiad, eksperyment Liczba osób, które uważają,

że po realizacji projektu:

– nabyły nowe umiejętności

– nie nabyły nowych umiejętności Ocena prawidłowego wykonywania czynności przez opiekuna/nauczyciela/ eksperta Rozwinięcie zdolności Ankieta, wywiad, obserwacja Liczba osób, które uważają, interpersonalnych że po realizacji projektu ich zdolności:

– rozwinęły się

– nie rozwinęły się Opinia uczestników, ocena zachowań i postaw uczestników przez nauczyciela Rozwinięcie kompetencji Ankieta, wywiad, obserwacja Liczba osób, które uważają,

międzykulturowych że po realizacji projektu

ich kompetencje międzykulturowe:

– rozwinęły się

– pozostały bez zmian Wyniki obserwacji zachowań i postaw uczestników w kraju goszczącym Zmiana postawy/opinii

Ankieta, wywiad, test psychologiczny, rozmowy w grupie rówieśników

Liczba osób, które uważają, że po realizacji projektu: – zmieniły opinię/postawę wobec „innych”

– nie zmieniły swojej postawy/opinii Wyniki testu obrazujące postrzeganie stereotypów kulturowych i subiektywne odczucia uczestników

Szczegółowe informacje na temat planowania, etapów i narzędzi ewaluacji w projektach można znaleźć w poradniku Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców1.

2. P LAN UPOWSZECHNIANIA I WYKORZYSTANIA REZULTATÓW W PROJEKTACH MOBILNOŚCI Projekty mobilności, podobnie jak niewielkie projekty partnerskie, mają dość ograniczone środki na upowszechnianie. Niemniej jednak działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem 1 Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców, Elżbieta Bednarek, FRSE, 2008

14

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

rezultatów są obowiązkiem wszystkich beneficjentów realizujących przedsięwzięcia finansowane ze środków unijnych.

Planowanie upowszechniania rezultatów projektów mobilności, podobnie jak samo zdefiniowanie tychże rezultatów, zwykle nastręcza wnioskodawcom sporych trudności.

Najczęstszym błędem jest utożsamianie upowszechniania rezultatów z promocją projektu lub instytucji beneficjenta. Skupienie się wyłącznie na działaniach promocyjno-informacyjnych nie wystarczy jednak, by osiągnąć oczekiwane efekty. W efekcie trudno o wysoką ocenę wniosku, w którym dominuje promocja, zaś faktyczne upowszechnianie rezultatów pozostaje zaniedbane.

Niniejszy rozdział powinien rozwiać wszelkie wątpliwości na temat tego, jak należy rozumieć upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach mobilności.

Podobnie jak w przypadku projektów wielostronnych planując działania upowszechniające w projektach mobilności, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka zasadniczych pytań: r Jaki jest cel upowszechniania? r Co będziemy upowszechniać i wykorzystywać? r Do kogo należy skierować przekaz (adresaci upowszechniania)? r Jakie sposoby upowszechniania i przekazu zastosować (działania)? r Kto ma być odpowiedzialny za upowszechnianie? r Kiedy (na którym etapie projektu) je zastosować (harmonogram)?

CEL upowszechniania Planując jakiekolwiek działania, trzeba zawsze mieć na względzie ich cel. Cele upowszechniania nie są tożsame z celami projektu, choć pozostają z nimi w bliskim związku. Są one dwojakiej natury.

Po pierwsze, cel wyznacza fundator, któremu zależy na jak najszerszym rozpoznawaniu i oddziaływaniu rezultatów projektów finansowanych ze środków Komisji Europejskiej. Krąg osób bądź instytucji, które skorzystają na tym, że projekt został zrealizowany powinien być jak najszerszy.

Jest to cel, który jako beneficjenci powinniśmy przyjąć wraz z dobrodziejstwem dofinansowania.

Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że działania upowszechniające pozwalają zrealizować także cele instytucji beneficjenta, umożliwiają dotarcie do nowych osób lub grup oraz wypromowanie jej w środowisku lokalnym lub w regionie. Cele wyznaczone przez Komisję Europejską są zazwyczaj w znacznej mierze zbieżne z celami beneficjenta, pozwalają bowiem na rozszerzenie oddziaływania dofinansowania na osoby, które nie mogły wziąć w nim bezpośredniego udziału.

Dotyczy to w szczególności szkół i placówek edukacyjnych, które same są zainteresowane tym, by realizowane przez nie projekty objęły jak najszerszy krąg uczniów/słuchaczy.

Wykorzystując działania upowszechniające, beneficjent może też próbować wpływać na lokalną społeczność, władze lokalne bądź otoczenie branżowe, przekazywać określone idee, próbować zmieniać świadomość lub podejście do określonych problemów. Należy jednak zachować daleko idący rozsądek i trzeźwość oceny własnych możliwości i nie stawiać sobie zbyt wygórowanych celów. Z pewnością naszym jednym projektem nie zmienimy świata ani nie doprowadzimy do kluczowych zmian w systemie edukacji. Traktujmy go raczej jak kroplę drążącą skałę.

CO upowszechniać i DO KOGO skierować przekaz?

Zanim zaczniemy planować upowszechnianie, musimy zadać sobie pytanie, co będziemy upowszechniać i kto będzie odbiorcą naszego przekazu. Zakładając, że zdefiniowaliśmy już rezul15

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

taty naszego projektu (por. rozdz. II.1), musimy ustalić, kto może być zainteresowany, kto może odnieść korzyści z ich wykorzystania oraz kto powinien dowiedzieć się o nich i wykorzystać je w swych działaniach.

Trzeba zatem określić grupy docelowe (adresatów) upowszechniania (nie zawsze są tożsame z grupami docelowymi samego projektu). Może ich być kilka, w zależności od rodzaju rezultatu.

W projektach mobilności są nimi zazwyczaj uczniowie, bądź współpracownicy (zarówno z własnej jak i innych placówek), którzy nie mieli okazji uczestniczyć w projekcie, a także nauczyciele, dyrektorzy innych szkół, rodzice, inne organizacje działające w tej samej branży, inne placówki oświatowe, pracodawcy, ich stowarzyszenia i inne podmioty działające na terenie danej gminy, powiatu lub regionu, stowarzyszenia i fundacje działające na rzecz współpracy międzynarodowej, edukacji, młodzieży, przeciwdziałania bezrobociu itp., władze lokalne lub regionalne, władze oświatowe, jak również inne osoby i podmioty specyficzne dla charakteru projektu.

Pamiętajmy, że adresatami upowszechniania są podmioty nie tylko w Polsce, ale i w krajach goszczących. Partnerzy zagraniczni także powinni upowszechniać rezultaty projektu dotyczące ich organizacji, np. korzyści wynikające ze współpracy międzynarodowej. Brak informacji na temat upowszechniania „po drugiej stronie” jest na ogół słabym punktem projektów.

Określenie grup docelowych upowszechniania poszczególnych rezultatów będzie miało zasadniczy wpływ na dobór sposobów upowszechniania oraz na sformułowanie komunikatu przeznaczonego dla danej grupy. Poniższy schemat obrazuje wzajemną współzależność zasadniczych elementów strategii działań upowszechniających.

Cele Cele



Rezultaty

Adresaci

V

V V

V

V

V



Sposoby upowszechniania

  Cele Cele JAK upowszechniać?

Zaraz po zdefiniowaniu rezultatów projektów mobilności nasuwa się pytanie, jak je upowszechniać i jakie działania podejmować, by osiągnąć możliwie najszerszy efekt.

I najtrudniejsze ze wszystkich pytań: W jaki sposób podzielić się z innymi rezultatem, który z założenia może być dostępny tylko dzięki wyjazdowi za granicę? Jak podzielić się korzyścią, którą można odnieść jedynie biorąc udział w projekcie?

Jest to zadanie trudne, ale nie jesteśmy w tym względzie całkowicie bezradni. Oczywiście najważniejsze doświadczenia i umiejętności nabyte dzięki wyjazdom za granicę pozostaną dostępne tylko dla tych, którzy mieli możliwość wziąć udział w projekcie. To oni musieli poradzić sobie w nowym obcojęzycznym środowisku, sprostać oczekiwaniom zagranicznych pracodawców lub 16

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

klientów, znaleźć się w otoczeniu odmiennym kulturowo. To dzięki wyjazdowi mieli możliwość nabyć nowe umiejętności, podszlifować język, nawiązać ciekawe kontakty, zdobyć pewność siebie i motywację do dalszej nauki, wreszcie to ich pozycja na rynku pracy poprawiła się. Tych wartości nie da się w całości przekazać innym osobom. Jest to zresztą potwierdzenie założenia, że mobilności zagraniczne są niezwykle wartościowym doświadczeniem.

Możemy jednak próbować dzielić się tym doświadczeniem, a przynajmniej pewnymi jego aspektami. Wciąż jeszcze jest bardzo wiele do przekazania.

Osobna grupa rezultatów to efekty związane z organizacją beneficjenta, szczególnie istotne w przypadku projektów wymian. Przekazanie nabytej za granicą wiedzy i doświadczeń innym pracownikom (nauczycielom) jest jednym z założeń projektów wymiany doświadczeń, ale ma też znaczenie w projektach stażowych. Rezultaty działań projektowych powinny być upowszechniane przede wszystkim w ramach własnej organizacji. Powinna ona w trwały sposób korzystać z rezultatów zrealizowanego projektu. Oczywiście cenne jest również przekazywanie ich innym instytucjom tej samej branży.

Poniżej prezentujemy przykładowe działania mające na celu upowszechnianie i trwałe wykorzystanie rezultatów projektów mobilności. Są one podzielone w zależności od typu rezultatu oraz grupy docelowej.

Przykłady: rezultat – adresaci – sposoby upowszechniania (działania)

Projekty stażowe Produkty: materiały szkoleniowe, poradniki, dokumentacja doświadczeń i zgromadzonej wiedzy (np. zbiory przepisów kulinarnych, dokumentacja technik budowlanych, filmy i fotografie, wspomnienia uczestników itp.)

Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: uczniowie, pracownicy, nauczyciele, dyrektorzy, również z innych instytucji, także w kraju goszczącym.

Działania upowszechniające: Materiały mogą być udostępniane i prezentowane np. na stronie internetowej, poprzez prasę branżową lub w trakcie spotkań i bezpośrednich kontaktów z innymi nauczycielami i instytucjami.

Powinny też być wykorzystywane w pracy z kolejnymi grupami uczniów (osób szkolonych) oraz włączone do scenariuszy zajęć.

Produkty: rezultaty miękkie o charakterze zawodowym: przyrost wiedzy i doświadczeń praktycznych uczestników oraz osób towarzyszących, nabycie konkretnych umiejętności

Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: inni uczniowie, współpracownicy, dyrektorzy, nauczyciele i uczniowie innych szkół, władze lokalne, oświatowe, pracodawcy etc.

Działania upowszechniające: r pokazy umiejętności/prezentacje Często stosowaną praktyką są pokazy umiejętności nabytych na stażu w trakcie festynów czy uroczystości szkolnych lub lokalnych. Przykładem może być przygotowanie poczęstunku przez uczestników staży o profilu gastronomicznym (warto, aby do przygotowania pokazu włączyć także osoby, które nie uczestniczyły w wyjeździe, by mogły nabywać nowe umiejętności a nie tylko obserwować ich efekty).

17

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Jeśli pokaz ze względu na specyfikę zawodu jest trudny do zorganizowania, uczestnicy mogą zaprezentować filmy i zdjęcia ze staży wraz z bezpośrednim osobistym przekazem wrażeń i doświadczeń z wyjazdu. Warto zorganizować wspólne zajęcia praktyczne dla uczestników stażu i pozostałych uczniów, by ci ostatni też mieli okazję zdobyć nowe umiejętności.

Projekty stażowe, wymiany doświadczeń, projekty partnerskie Inne niezawodowe rezultaty miękkie: przełamanie bariery językowej, wzrost wrażliwości kulturowej, wzrost samooceny, pewności siebie, pozycji na rynku pracy

Adresaci upowszechniania: osoby, które nie miały możliwości bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe zagranicznym: inni uczniowie, współpracownicy, rodzice, także z innych szkół, również w krajach partnerów

Działania upowszechniające: r przekaz osobisty Nieoceniony w tym względzie jest osobisty przekaz uczestników staży bądź wymian, ich własna opowieść w bezpośrednim kontakcie z osobami, które nie miały okazji wyjechać. Warto zadbać o umożliwienie takiego spotkania, prezentacji zdjęć i filmów, zrelacjonowania wrażeń i doświadczeń, pokazania różnic i podobieństw między ludźmi i kulturami, nazwania emocji i sformułowania najważniejszych lekcji wyciągniętych z doświadczenia pobytu za granicą. r internet Podobne relacje mogłyby się również znaleźć na szkolnej stronie internetowej, na blogach, forach bądź w mediach społecznościowych. W ten sposób znacznie rozszerza się krąg potencjalnych odbiorców przekazu. Bardzo pożądana byłaby kontynuacja kontaktów z młodzieżą poznaną za granicą, dalsze podtrzymywanie tych kontaktów np. za pośrednictwem wyżej wspomnianych mediów społecznościowych i rozszerzanie kręgu znajomych na tych, którzy nie brali udziału w wyjeździe.

Internet warto też wykorzystywać do upowszechniania wszelkich pozostałych wymienionych wcześniej rezultatów projektu, jak również do samej promocji projektu.

Rezultaty miękkie istotne dla organizacji biorących udział w projekcie: przyrost wiedzy i doświadczeń pracowników, wzrost prestiżu organizacji i poprawa jej pozycji na rynku i w lokalnym środowisku, podniesienie atrakcyjności kształcenia w placówce itp.

Adresaci upowszechniania: współpracownicy, organizacja beneficjenta, inne podobne organizacje, związki, stowarzyszenia branżowe, władze lokalne, oświatowe etc., także w krajach partnerów

Działania upowszechniające: r prezentacje, referaty, artykuły Przekazanie doświadczeń zdobytych w trakcie stażu lub wymiany może nastąpić w formie prezentacji przedstawionej kolegom po fachu z własnej bądź współpracujących instytucji wraz ze zgromadzoną dokumentacją, materiałami dydaktycznymi i szkoleniowymi. Zdobyte doświadczenia można też przekazać w formie referatu bądź artykułu dystrybuowanego wśród pracowników. r spotkania, kontakty bezpośrednie Spotkania to jedno z bardziej efektywnych narzędzi komunikacji. W trakcie bezpośredniego kontaktu przekaz jest dużo bardziej skuteczny i przekonujący, a szansa na zainteresowanie rozmówcy rezultatem dużo większa niż w drodze wszelkich innych form komunikacji.

18

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

r rekomendacje zmian w organizacji Zdobyte w trakcie zagranicznego wyjazdu doświadczenia, zaobserwowane metody działania czy podejścia do problemów powinny przyczynić się do poprawy funkcjonowania i podniesienia jakości usług świadczonych przez instytucję beneficjenta. Wskazane jest więc, by uczestnicy wyjazdów podsumowywali swoje spostrzeżenia i rekomendowali odpowiednim władzom wprowadzenie dobrych praktyk we własnej organizacji. r kontakty branżowe, prasa branżowa Wspomniane wcześniej referaty, artykuły czy rekomendacje mogą być też udostępniane szerszemu gronu odbiorców za pośrednictwem kontaktów z innymi organizacjami tej samej branży (np. poprzez stowarzyszenia, izby itp.). Warto spróbować zainteresować też efektami własnej pracy czasopisma branżowe, których zasięg jest zwykle znacznie szerszy niż nasze kontakty. Jest to też doskonały sposób na promocję własnej organizacji w środowisku branżowym. r wystąpienia na seminariach, spotkaniach tematycznych Budżet projektu mobilności zazwyczaj nie pozwala na samodzielną organizację konferencji na temat jego rezultatów, zresztą w większości przypadków byłoby to działanie niecelowe. Warto jednak wykorzystywać obecność na wszelkich spotkaniach, seminariach i konferencjach skupiających naszych adresatów upowszechniania, by prezentować im rezultaty projektu oraz dzielić się zdobytymi doświadczeniami i wiedzą.

Rezultaty miękkie związane z zarządzaniem projektem: doświadczenia instytucji beneficjentów związane

Adresaci upowszechniania: inni beneficjenci oraz potencjalni wnioskodawcy, także w krajach partnerów

z realizacją projektów mobilności; wszelkie dobre praktyki oraz wynikające z wcześniejszych doświadczeń informacje, jak uniknąć błędów i jak osiągnąć efekty najwyższej jakości Działania upowszechniające: Doświadczenia takie mogą być przekazywane przy okazji spotkań, udziału w konferencjach, poprzez bezpośrednie kontakty.

Promocja i informacja Promocja i informacja wspiera upowszechnianie rezultatów, różni się jednak od niego przede wszystkim celem oraz treścią działania. Jest nim informowanie o projekcie, jego celach, ideach, wartościach, zaangażowanych instytucjach i osobach oraz promowanie powyższych. Działania promocyjne często przenikają się z działaniami upowszechniającymi, są ich ważnym uzupełnieniem, jednak same w sobie nie wystarczą, by spełnić wszystkie cele upowszechniania i wykorzystania rezultatów. Nie powinny więc pochłaniać zbyt dużej części zasobów przeznaczonych na upowszechnianie.

Typowe działania promocyjne to: r dystrybucja ulotek; r założenie strony internetowej; r informacje prasowe; r audycje w lokalnym radiu i telewizji; r stoiska na targach i festynach; r prezentacje projektu na seminariach, konferencjach, spotkaniach.

19

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Niektóre z powyższych sposobów działania mogą też upowszechniać rezultaty, nie tylko promować projekt. Zależy to w dużej mierze od rodzaju przekazywanych treści.

Działania z wykorzystaniem mediów publicznych (prasa, radio, TV) są zazwyczaj bardzo kosztowne, a zatem niedostępne w ramach budżetu projektu. Niemniej jednak, jeśli wynikają z faktycznego zainteresowania samych mediów bądź jeśli uda się takie zainteresowanie spowodować, wówczas nie pociągają za sobą zbyt wysokich kosztów i są jak najbardziej wskazane i pożądane.

Sponsorowane artykuły prasowe czy audycje radiowe z pewnością nie są wartą polecenia formą promocji, szczególnie w przypadku niskobudżetowych projektów mobilności czy partnerskich.

Uzupełnieniem przedstawionych wyżej przykładów działań upowszechniających i zmierzających do trwałego wykorzystania rezultatów może być zestawienie zaprezentowane w rozdziale III na str. 29-34.

KIEDY upowszechniać i KTO będzie to robił?

Upowszechnianie często niestety bywa traktowane jako jednorazowe wydarzenie na zakończenie projektu. To jednak trochę za mało, biorąc pod uwagę złożoność tego procesu w przypadku projektów mobilności.

Działania upowszechniające rezultaty najczęściej planowane są wraz z towarzyszącymi im działaniami promocyjnymi i informacyjnymi. W pierwszej fazie projektu przeważają te drugie. Działania informacyjne i promocyjne można zacząć jeszcze zanim projekt się rozpocznie – już sama decyzja o otrzymaniu dofinansowania jest informacją, którą można się pochwalić w lokalnym środowisku. Nasilenie działań informacyjnych następuje zwykle na etapie rekrutacji uczestników. Jednak zasadnicze działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów rozpoczną się w momencie, gdy one się pojawią, tzn. po zakończeniu staży bądź wymian. Działania te mogą i powinny trwać nawet po zakończeniu projektu. Idealnie, jeśli nie ograniczają się do jednego wydarzenia, lecz stanową zaplanowany i przemyślany proces zmierzający do faktycznego osiągnięcia celów upowszechniania.

Już na etapie planowania projektu należy przygotować wstępny harmonogram działań upowszechniających wraz z podziałem zadań między partnerów projektu. Przedstawienie go we wniosku bardzo podniesie jego wartość. W harmonogramie warto uwzględnić wydarzenia lokalne (festyny, targi) bądź branżowe (spotkania, konferencje itp.), które można wykorzystać zarówno dla promowania projektu i jego celów, jak i upowszechniania rezultatów. Warto też już na tym etapie zaplanować, kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie kolejnych działań – szczególnie istotny jest tu podział między partnerów projektu.

Bardzo przydatny może być tutaj wykres Gantta, patrz str. 35.

Trzeba koniecznie pamiętać, że na działania upowszechniające rezultaty powinna być przewidziana wystarczająca ilość czasu w ramach projektu, tak by uniknąć pośpiechu i jak najskuteczniej dotrzeć do określonych grup. Nie oznacza to jednak, że muszą się one ograniczać jedynie do czasu trwania projektu. Przeciwnie, wskazane jest, by były one kontynuowane także po zakończeniu projektu i ustaniu finansowania. Zwiększy to znacznie trwałość osiągniętych rezultatów.

Zasoby Każde działanie w projekcie wymaga przeznaczenia nań określonych zasobów, zarówno jeśli chodzi o włożoną pracę i poświęcony czas, jak i fundusze konieczne do ich zrealizowania. Już na etapie planowania projektu należy je odpowiednio przewidzieć. Ograniczony budżet projektów mobilności, jak też nie zawsze wystarczające umiejętności pracowników instytucji beneficjenta 20

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

pozwalają na zrealizowanie jedynie takich działań, jakie są faktycznie wykonalne w ramach dostępnych zasobów. Tym bardziej więc należy realistycznie planować działania upowszechniające, stosownie do możliwości, jednakże dokładając wszelkich starań, by w miarę dostępnych środków miały one jak największe efekty. Szczerze zachęcamy do podejmowania działań niewymagających wysokich nakładów, ale za to skutecznych w lokalnym środowisku – bezpośrednich kontaktów, spotkań, wykorzystywania wszelkich okazji do przekazywania informacji o projekcie. Docieranie do kluczowych osób, grup czy instytucji wymaga nie tyle wysokich kosztów co raczej determinacji, właściwej formy przekazu, umiejętności pozyskiwania zwolenników swych idei.

Działania czysto promocyjne, jakkolwiek też ważne, nie powinny jednak pochłaniać zbyt wysokich kosztów. Priorytetem winno być możliwie szerokie i trwałe wykorzystanie rezultatów, jako zadanie wymagające najwięcej wysiłku i znacznie trudniejsze od promocji projektu.

Możliwie dokładne oszacowanie kosztów działań upowszechniających pozwoli wnioskodawcy już na etapie przygotowywania projektu zweryfikować planowane działania oraz umieścić je w realnym otoczeniu.

Przykłady rezultatów i ich upowszechniania Poniżej prezentujemy przykłady projektów mobilności, w których poprawnie zaplanowano rezultaty oraz działania upowszechniające.

Projekt IVT Uczestnicy projektu to 24 uczniów trzeciej klasy (…), kształcących się w zawodzie technika ekonomisty, którzy odbędą 4-tygodniową praktykę zawodową w Wielkiej Brytanii, w Plymouth. (fragmenty wniosku) Cele projektu: Przeprowadzenie praktyki zawodowej, zorganizowanej w Wielkiej Brytanii ma na celu uzyskanie przez uczestników dodatkowych kompetencji zawodowych, jak również doskonalenie znajomości języka angielskiego, w tym szczególnie słownictwa zawodowego. Umożliwi też podniesienie umiejętności społecznych i osobistych. Zdobyte umiejętności potwierdzone zostaną dokumentem Europass Mobilność.

Oczekiwane rezultaty twarde: r z dobycie dokumentu Europass Mobilność umożliwiającego potwierdzanie doświadczenia zawodowego w CV; ru zyskanie zaliczenia praktyki zawodowej warunkującej m.in. promocję do IV klasy technikum.

Oczekiwane rezultaty miękkie: r uzyskanie dodatkowych umiejętności zawodowych; r udoskonalenie umiejętności językowych, w tym szczególnie języka angielskiego dla zawodu; r z większenie mobilności uczestników projektu oraz zwiększenie ich szans na europejskim i krajowym rynku pracy; ru świadomienie uczniom i ich rodzicom, że znajomość języka obcego stwarza dodatkowe szanse na rynku pracy oraz zachęci do nauki; rw ykształcenie odpowiednich postaw u uczniów: wzbudzenie i umocnienie przedsiębiorczości, konkurencyjności, samodzielności, otwartości, tolerancji ułatwiających wykonywanie wyuczonego zawodu za granicą i radzenie sobie w nietypowych okolicznościach; rp oznanie historii i kultury oraz warunków życia, odpoczynku i pracy mieszkańców innego kraju UE; rp odniesienie jakości i atrakcyjności kształcenia zawodowego w Szkole; r z dobycie doświadczenia, które zostanie wykorzystane przy sporządzaniu kolejnych projektów.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (fragmenty raportu końcowego): Mobilność edukacyjna została na stałe wpisana do planu pracy Szkoły, bo stanowi innowacyjne rozwią-

21

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

zanie w porównaniu do wieloletniej tradycji organizacji praktyk zawodowych w kraju, czy w firmie symulacyjnej. Fakt ten jest i będzie w przyszłości wykorzystany w promocji Szkoły w środowisku lokalnym i regionalnym.

Działania upowszechniające (w ramach projektu i po jego zakończeniu): r z organizowanie imprezy szkolnej Dzień praktyki zawodowej z udziałem ponad 100 uczniów. Przeprowadzono wykłady, prelekcje, szkolenia i przedstawiono 5 prezentacji multimedialnych przygotowanych przez uczestników. Udział w tych działaniach uczniów klas drugich, potencjalnych uczestników następnego stażu, umożliwił nie tylko przekazanie informacji o programie Leonardo da Vinci, ale przede wszystkim wykorzystany został w pracy dydaktyczno-wychowawczej Szkoły jako instrument motywacji do podnoszenia wyników nauki, w tym szczególnie języka angielskiego zawodowego. W Zespole Szkół Ekonomicznych Dzień praktyki zawodowej został na stałe wprowadzony do kalendarza imprez szkolnych; ro sobiste kontakty, udział nauczycieli w konferencjach organizowanych przez Kuratorium Oświaty, KOWEZiU, konferencjach podsumowujących projekty innych szkół umożliwiły wymianę doświadczeń między nauczycielami różnych szkół – pomoc koleżeńską w rozwiązywaniu trudnych przypadków, wymianę dokumentacji np. w zakresie Europass Mobilność; ru dostępnienie archiwum projektu na stronie internetowej Szkoły (…), zawierającego m.in.: podsumowanie projektu i jego rezultatów, prezentacje multimedialne przygotowane przez uczniów.

Działania promocyjne (w szkole, na rynku lokalnym i regionalnym): rp ublikacje w prasie lokalnej i gazetce szkolnej (…); r f ilm nagrany i emitowany przez lokalną telewizję (…); ru lotki wręczane zaproszonym gościom i uczestnikom konferencji podsumowującej projekt; rp lakat – stała ekspozycja w Szkole w gablocie specjalnie zakupionej ze środków projektu (…); rg azetki szkolne – stała ekspozycja w Szkole; r z djęcia oraz albumy ze zdjęciami; r k onferencja podsumowująca rezultaty projektu z udziałem Dyrektora Szkoły, nauczycieli, ok. 100 uczniów oraz zaproszonych gości: Zastępcy Prezydenta Miasta ds. Społecznych, Zastępcy Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy, starszego wizytatora Kuratorium Oświaty, dyrektorów innych szkół technicznych i zawodowych z regionu. W konferencji wzięli udział uczniowie klas trzecich – potencjalni uczestnicy projektu stażu we Włoszech oraz klas czwartych, w tym uczestnicy projektu, którzy przedstawili 3 prezentacje multimedialne dokumentujące staż w Wielkiej Brytanii. Dyrektor Szkoły wręczył uczestnikom dokumenty potwierdzające odbycie stażu m.in. Europass Mobilność, certyfikat, zaświadczenie o odbyciu przygotowania językowego, (…) list referencyjny (relacja z konferencji znalazła się w lokalnej TV); rp raca dydaktyczna i wychowawcza Szkoły – promowanie celów programu Leonardo da Vinci wśród uczniów i rodziców jako bardzo ważny element motywujacy do nauki języka angielskiego i podnoszenia wyników w nauce; ru dział w Targach Edukacyjnych, Dniach Otwartych Szkoły oraz spotkaniach z rodzicami uczniów szkół gimanzjalnych, gdzie rozpowszechniane są informacje o rezultatach projektu.

Projekt PLM W celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników muzealnych i szerzenia dobrych praktyk Muzeum pragnie umożliwić 8 swoim etatowym pracownikom wybranym z różnych działów uczestnictwo w stażu w instytucjach partnerskich. (fragmenty wniosku) Cele projektu: Praca w nowoczesnym muzeum wymaga umiejętności praktycznych: pracy zespołowej oraz komunikowania społecznego – tworzenia atrakcyjnej oferty kulturalnej, wykorzystywania nowoczesnych i ogólnodostępnych technologii do przekazywania wiedzy, jak również zarządzania publicznym wizerunkiem instytucji. Odbycie stażu w instytucji partnerskiej zaowocuje zwiększeniem otwartości, wrażliwości międzykulturowej i komunikatywności uczestników, rozwojem umiejętności interpersonalnych oraz spraw-

22

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

nego i skutecznego podziału obowiązków w ramach zespołu zadaniowego, a jednocześnie wpłynie na podniesienie mobilności zawodowej poszczególnych pracowników.

Oczekiwane rezultaty twarde: rn abycie umiejętności promocji projektów i współpracy z mediami przy realizacji własnego projektu (opracowanie standardów promocyjnych dla wydarzeń muzealnych); r r ozszerzenie oferty muzealnej o elementy dostosowane do osób ze specjalnymi potrzebami i publiczności międzynarodowej; rp orównanie zasad dotyczących udostępniania i dostosowania przestrzeni zabytkowej (rezydencji historycznych) do potrzeb osób niepełnosprawnych; rw prowadzenie badania oczekiwań i potrzeb publiczności (w tym społeczności lokalnej) względem oferty kultualnej instytucji; rp rzygotowanie konferencji poświęconej polsko-francuskim związkom historycznym i artystycznym (udział pracowników instytucji partnerskich w projektach realizowanych przez Muzeum).

Rezultaty miękkie: rp oznanie międzynarodowych standardów zarządzania projektami w muzeach i wymiana doświadczeń na tej płaszczyźnie; rp odniesienie u stażystów umiejętności pracy w zespole, szczególnie międzynarodowym; rp odniesienie kwalifikacji zawodowych i językowych uczestników; rp odniesienie jakości i skuteczności komunikacji społecznej; rp odniesienie jakości systemu zarządzania wewnątrz w kierunku wprowadzenia zasad pracy zespołowej.

Produkty: r s tandardy promocyjne; ra nkieta dot. oczekiwań i potrzeb publiczności.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów (fragmenty wniosku): r z ałożenie bloga, na którym stażyści będą publikowali notatki dotyczące przebiegu stażu, spostrzeżenia, wstępne wnioski, a także fotografie ilustrujące najciekawsze aspekty stażu. Blog będzie dostępny z poziomu wortalu Muzeum, reklamowany na portalach społecznościowych (np. Facebook), platformach partnerskich (np. Forum Edukatorów Muzealnych), w newsletterze muzealnym, za pośrednictwem sieci wewnątrzmuzealnej; ra rtykuły w biuletynie dla pracowników Muzeum; rp rojekt wspólnej, wydanej we współpracy z partnerem brytyjskim publikacji konserwatorskiej; rp ublikacje w pismach branżowych, m.in. „Biuletyn Konserwatorski”, „Muzealnictwo”, „Integracja”, „Mówią Wieki”; r z astosowanie wypracowanych standardów w trakcie spotkań z cyklu „Wychowanie do twórczości”; ru powszechnienie rezultatów w czasie konferencji edukacyjnej towarzyszącej konkursowi „Moja przygoda w muzeum”, której organizatorem jest Muzeum; rd zielenie się zdobytymi doświadczeniami z pozostałymi pracownikami Muzeum, praktykantami (także z zagranicy) oraz licznymi współpracownikami (kontakty bezpośrednie).

Projekt VETPRO (fragmenty wniosku) Tło projektu odpowiada na problemy wzajemnej współpracy i przepływu informacji pomiędzy Powiatowym Urzędem Pracy a pracodawcami, przejawiające się w niewystarczającej jakości kontaktów pracowników PUP z pracodawcami i pozostałymi aktorami rynku pracy, niedostatecznym informowaniu pracodawców o możliwościach, jakie daje współpraca z PUP oraz w braku wspólnego uzgodnienia oczekiwań i potrzeb związanych z poszukiwaniem pracowników. Jednym ze sposobów poprawy wyżej zarysowanej sytuacji jest sięgnięcie po wzorce wypracowane w innych krajach europejskich.

23

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Rezultaty miękkie: r wzrost intensywności, systematyczności i jakości współpracy polskich partnerów projektu; rp odniesienie jakości usług świadczonych przez PUP, Fundację i Regionalną Izbę Gospodarczo-Przemysłową (polskich partnerów projektu) poprzez podniesienie kwalifikacji zawodowych ich pracowników/ reprezentantów; r zwielokrotnienie bezpośrednich efektów wyjazdu (kwalifikacje uczestników) dzięki szerokiemu podzieleniu się przez uczestników wiedzą na temat niemieckich dobrych praktyk.

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów: r publikacje na stronie internetowej projektu w przystępny sposób przedstawiające: przebieg projektu, niemieckie dobre praktyki, różnice w porównaniu z sytuacją w Polsce, odnoszące się do szans adaptacji poszczególnych wzorców i modeli; rw ewnętrzne spotkania multiplikacyjne polegające na dzieleniu się przez uczestników wyjazdu swoimi doświadczeniami ze swoimi współpracownikami w ramach instytucji, w których funkcjonują (przyjęta metoda: prezentacja + pytania i dyskusja), kończące się ankietą ewaluacyjną; r s potkanie podsumowujące przygotowane przez PUP i sfinansowane ze środków własnych; obecni na nim będą przedstawiciele wszystkich partnerów polskich (w tym w miarę możliwości wszyscy uczestnicy wyjazdów), w programie znajdą się prezentacje wykorzystane uprzednio na wewnętrznych spotkaniach multiplikujących; zaproszeni na nie zostaną przedstawiciele innych instytucji rynku pracy (np. ośrodka pomocy społecznej, środowiska akademickiego, kuratorium), w tym zwłaszcza szkół zawodowych; w agendzie znajdzie się punkt dotyczący przedstawienia konspektów pomysłów na inicjatywy usprawniające współdziałanie instytucji rynku pracy zainspirowane dobrymi praktykami z Niemiec.

3. JAK PRZEDSTAWIĆ PLAN UPOWSZECHANIANIA WE WNIOSKU? W niniejszym rozdziale postaramy się udzielić odpowiedzi na najbardziej nurtujące wnioskodawców pytania: r Na co zwracają uwagę eksperci? r Jakie informacje są wymagane na etapie wniosku? r Jak pisać, by uzyskać najwyższą ocenę?

Wniosek o dofinansowanie dla projektów mobilności w części dotyczącej upowszechniania wymaga przede wszystkim określenia przewidywanych rezultatów. Sekcja wniosku dotycząca upowszechniania rezultatów projektu jest miejscem, gdzie te rezultaty powinny być zdefiniowane.

Mamy nadzieję, że lektura wcześniejszych rozdziałów tego poradnika pomoże we właściwym zdefiniowaniu rezultatów projektów. Ekspert oceniający wniosek oczywiście musi się odnieść do tego, czy rezultaty zostały zadowalająco opisane. Brak informacji na ten temat uniemożliwia mu przyznanie wysokiej oceny tej sekcji.

Oprócz określenia rezultatów wnioskodawca proszony jest o podanie planów dotyczących ich upowszechniania i dzielenia się z innymi instytucjami, na przykład na poziomie sektorowym, lokalnym, krajowym lub międzynarodowym. Wzmianka o poziomie krajowym i międzynarodowym zachęca wielu wnioskodawców do nieuzasadnionego rozmachu w określaniu celów działań upowszechniających. Planowane działania muszą jednak być realistyczne, celowe i możliwe do osiągnięcia w ramach dostępnych środków, zalecane jest więc rozsądne dostosowanie zamiarów do możliwości.

Nie oznacza to wcale, że działania te muszą być ubogie i nieefektywne. Skuteczność działań upowszechniających, zwłaszcza tych prowadzonych na poziomie lokalnym, nie musi wymagać wysokich nakładów finansowych. Ważne jest zaangażowanie i wykorzystanie wszelkich dostępnych możliwości i zasobów.

24

Rezultaty projektów mobilności, ich upowszechnianie i wykorzystanie

Eksperci oceniający będą z pewnością brać pod uwagę celowość zaplanowanych działań. Warto więc wykazać, jakie korzyści dla wnioskodawcy oraz dla innych osób, grup bądź instytucji wynikają z prowadzenia działań upowszechniających.

Grupy adresatów upowszechniania powinny być zatem jasno opisane, w odróżnieniu od grupy docelowej samego projektu. Rozróżnienie grup adresatów na te, o zasięgu lokalnym (gminnym lub powiatowym), branżowym (sektorowym), regionalnym oraz krajowym lub międzynarodowym pozwoli na właściwe dostosowanie treści oraz sposobów przekazu.

Przedmiotem oceny ekspertów będzie także dobór odpowiednich form upowszechniania do określonej grupy adresatów, ich trafność oraz efektywność. Wskazana jest daleko idąca pomysłowość i różnorodność działań dla jak najszerszego oddziaływania rezultatów projektu.

Planując działania, trzeba pamiętać o odróżnieniu tych, które mają na celu upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów od działań czysto informacyjnych, bądź będących jedynie promocją projektu czy instytucji. Odpowiednie wyważenie tych dwóch elementów ma znaczny wpływ na ocenę wniosku w tym punkcie.

Wniosek powinien zawierać wstępny harmonogram działań upowszechniających wraz z przyporządkowaniem osób/instytucji odpowiedzialnych za ich przeprowadzenie. Można dołączyć go do wniosku w postaci dodatkowego dokumentu. Oceniane będzie rozplanowanie w czasie działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, a w szczególności to, czy w ramach projektu przewidziano na nie odpowiednią ilość czasu. Zaplanowanie kontynuacji tych działań po zakończeniu projektu z pewnością podwyższy wartość wniosku.

Eksperci będą też musieli odnieść się do tego, jakie są szanse na trwałe wykorzystanie rezultatów danego projektu. Wszelkie działania, które zmierzają do tego celu oraz informacje wskazujące na możliwość jego osiągnięcia będą więc bardzo pożądane.

Przedstawione we wniosku działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów koniecznie trzeba odnieść do posiadanego budżetu i możliwie dokładnie oszacować ich koszty.

Przedstawienie we wniosku kalkulacji tych kosztów z pewnością uwiarygodni plany i podwyższy wartość wniosku.

Jak pisać?

Poniższe wskazówki odnoszą się nie tylko do sekcji dotyczącej upowszechniania, ale i całego wniosku o dofinansowanie bez względu na typ projektu.

Podczas przygotowywania wniosku projektowego obowiązuje zasada, by pisać w sposób jasny, zwięzły i konkretny. Informacje podane w danej sekcji powinny być spójne z pozostałymi częściami wniosku. Należy też ściśle i konkretnie odpowiadać na pytania zadawane w danej sekcji formularza, mając zawsze na uwadze ogólne cele programu i intencje fundatora.

Na wysoką ocenę wniosku nie ma wpływu liczba zamieszczonych słów, lecz jakość treści w nich zawartych.

Nie należy pisać wniosku w ostatniej chwili. Warto przekazać wniosek do przeczytania innej osobie, by wyeliminować wszelkie niejasności i niespójności.

Należy pamiętać, że wszelkie informacje zawarte we wniosku po zatwierdzeniu dofinansowania stają się zobowiązaniem umownym.

25

i wykorzystanie III Upowszechnianie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

1. STRATEGIA UPOWSZECHNIANIA I WYKORZYSTANIA REZULTATÓW Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów jest ściśle powiązana z planem zasadniczych działań w projekcie. Od samego początku prac nad konstrukcją projektu należy zastanawiać się, jak zapewnić ich dostępność oraz trwałe wykorzystanie. Jednocześnie upowszechnianie należy postrzegać jako działanie wspierające pozostałe działania w projekcie i dostarczające ważnych informacji zwrotnych na temat realizowanych przedsięwzięć.

Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów w znacznej mierze jest uzależniona od celów projektu i jego zasadniczych działań, toteż nie może być przygotowywana w oderwaniu od nich. W pierwszej kolejności wynika ona z analizy potrzeb określonej grupy docelowej, które projekt ma zaspokajać. Jest też ściśle powiązana z analizą problemów w danej dziedzinie. Już na etapie planowania działań powinniśmy mieć rozeznanie, na ile projekt jest w stanie zmienić istniejący stan rzeczy; jakie działania są konieczne, by tak się stało i jakimi sposobami można zapewnić maksymalną trwałość rezultatów. Potrzeby grupy docelowej, a więc przyszłych użytkowników rezultatów, powinny być rozpoznane i na bieżąco weryfikowane. Służą temu konsultacje oraz włączenie przedstawicieli tej grupy do działań w projekcie, np. poprzez informowanie, szkolenia czy uczestnictwo w testowaniu rezultatów. Jak widać, działania upowszechniające często przebiegają równolegle, uzupełniają bądź wręcz pokrywają się z innymi działaniami projektu. W istocie jednak największa ich intensywność przypada na zakończenie projektu, kiedy produkty są już ukończone. Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów obejmuje działania zarówno w trakcie trwania projektu, jak i po jego zakończeniu.

Planując strategię upowszechniania, koniecznie trzeba wziąć pod uwagę specyfikę krajów partnerskich. W każdym z nich upowszechnianie może odbywać się w inny sposób, dostosowany do lokalnych uwarunkowań. Ważne jest jednak, aby wszyscy partnerzy byli zaangażowani w działania upowszechniające i w sposób dostosowany do specyfiki własnego kraju i własnej organizacji docierali do odpowiednich osób i instytucji.

W projektach wielostronnych ostateczny dokument strategii upowszechniania i wykorzystania rezultatów powstaje dopiero w trakcie trwania projektu. Jednak powinna ona zostać przemyślana jeszcze na etapie planowania projektu, a jej główne założenia przedstawione we wniosku o dofinansowanie. Już na etapie oceny wniosków jej założenia są wnikliwie badane i oceniane. Ocenie podlegać będzie także jej realizacja na każdym etapie działań projektowych, jako że po zatwierdzeniu projektu staje się ona integralną częścią umowy między Narodową Agencją a beneficjentem.

Planowanie strategii Zanim przystąpimy do formułowania strategii upowszechniania i wykorzystania rezultatów oraz planu i harmonogramu działań, powinniśmy odpowiedzieć sobie na zasadnicze pytania: r Jaki jest CEL upowszechniania (wskaźniki)? r CO będziemy upowszechniać i wykorzystywać? r DO KOGO należy skierować przekaz (grupy docelowe upowszechniania)? r JAKIE metody upowszechniania zastosować (działania)? r KTO będzie odpowiedzialny za realizację działań?

26

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

r KIEDY (na którym etapie projektu) je zastosować (harmonogram)? r Jakie ZASOBY jesteśmy w stanie przeznaczyć na ten cel (budżet)? r JAK MIERZYĆ efekty upowszechniania (sposoby monitorowania)?

CELE upowszechniania Cele upowszechniania pozostają w ścisłym związku z celami projektu, jednak nie zawsze są identyczne. Dla potrzeb strategii upowszechniania i wykorzystania rezultatów projektu warto je osobno zdefiniować, jako że sens formułowania strategii leży w tym, by doprowadziła do określonego celu.

O ile cele projektu są formułowane w odpowiedzi na jakiś istotny problem w środowisku zewnętrznym czy też – inaczej mówiąc – w odpowiedzi na konkretne potrzeby określonych grup, o tyle cele upowszechniania koncentrują się na zapewnieniu maksymalnej trwałości i rozpoznawalności rezultatów oraz jak najszerszego i najefektywniejszego ich wykorzystania. Należy pamiętać, że cele te są istotne nie tylko z punktu widzenia fundatora, czyli Komisji Europejskiej. Działania upowszechniające służą także organizacjom realizującym projekt, umożliwiając wypromowanie stworzonych produktów, jak również samych instytucji. Można je porównać do wprowadzenia nowego produktu na rynek, stworzenia dobrej marki i pozyskania jak najszerszej klienteli. Z biznesowego punktu widzenia fundator daje możliwość, a nawet wymaga przeprowadzenia działań marketingowych związanych z wdrożeniem i promocją produktu. Z tego względu w planach upowszechniania i wykorzystania rezultatów często pojawiają się także działania promocyjne i informacyjne.

Cele upowszechniania powinny być SMART: Specyficzne, Mierzalne, Osiągalne, Realistyczne i Określone w czasie. Warto więc już na etapie planowania zastanowić się nad tym, jakie efekty upowszechniania określamy jako sukces i wyznaczyć odpowiednie wskaźniki.

Przykłady wskaźników: r x osób z grupy docelowej dowie się o rezultatach; r x instytucji o danym profilu otrzyma pakiet niezbędnych informacji o rezultatach, ich zaletach i korzyściach wynikających z ich stosowania; r zainteresowanie rezultatami i ich dalszym upowszechnianiem wykaże organizacja zrzeszająca podmioty będące naszą grupą docelową; r zainteresowanie rezultatami wykażą decydenci (władze lokalne, oświatowe etc.); r x instytucji działających w podobnym obszarze w innych krajach europejskich otrzyma informacje o rezultatach i korzyściach wynikających z ich stosowania; r x osób/instytucji przetestuje rezultat; r x osób/instytucji wykaże zainteresowanie rezultatem; r x osób zostanie przeszkolonych wg nowej metody; r x osób zostanie przeszkolonych w zakresie prowadzenia kursów wg nowej metody.

Przykłady wskaźników podajemy w ramce powyżej. Oczywiście nie wyczerpują one wszystkich dostępnych możliwości.

CO upowszechniać?

Przede wszystkim musimy zdecydować, które rezultaty projektu zamierzamy upowszechniać i wykorzystywać.

W przypadku projektów wielostronnych takich jak projekty transferu bądź tworzenia innowacji podejście do definiowania rezultatów projektu różni się znacznie od podejścia stosowanego w przypadku projektów mobilności. Najważniejsze są tu istotne, materialne rezultaty projektu, czyli produkty, i to one przede wszystkim podlegają upowszechnianiu.

27

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Typowe produkty projektów współpracy wielostronnej to badania i ich wyniki, moduły szkoleniowe, nowe programy nauczania, nowe opisy kwalifikacji, materiały edukacyjne lub szkoleniowe, kursy e-learningowe itp. Wachlarz produktów, jakie powstają w wyniku projektów współpracy wielostronnej jest bardzo szeroki. Ich zdefiniowanie, ze względu na charakter tych projektów2, nie stanowi zazwyczaj problemu dla wnioskodawców, toteż nie będziemy w tej publikacji poświęcać temu tematowi tak wiele miejsca jak w rozdziale dotyczącym rezultatów projektów mobilności.

Wątpliwości wnioskodawców projektów transferu innowacji budzi raczej kwestia decyzji, które z rezultatów należy wyszczególnić w tabelach znajdujących się we wniosku, a które mogą pozostać uwzględnione jedynie w opisie działań. Narodowa Agencja stoi na stanowisku, że w sekcji dotyczącej rezultatów projektu powinny się znaleźć jedynie istotne dla użytkownika, materialne rezultaty projektu (produkty), które są zasadniczym efektem jego realizacji. Nie powinny być w niej natomiast wyszczególniane dokumenty wewnętrzne, takie jak raporty ze spotkań, raporty z działań partnerów, dokumenty planistyczne, ani też materiały promocyjne itp.

Jednak nie tylko rezultaty materialne (produkty) mogą być przedmiotem dalszego wykorzystywania i upowszechniania. Mogą mu podlegać także metody prowadzonych badań, wyniki analiz, zebrane doświadczenia i obserwacje. Często zdarza się, że są one na tyle ciekawe, że warto je upublicznić. Sam proces dochodzenia do określonych rezultatów, metody zarządzania i zapewnienia jakości także stanowią cenną wartość godną upowszechniania. Wielokrotnie publikowane były raporty z badania potrzeb użytkowników, ewaluacji działań upowszechniających bądź z ewaluacji produktów końcowych. Szczególnie te ostatnie są interesujące dla odbiorców i stanowią coś w rodzaju certyfikatu jakości wypracowanych rezultatów. Tego rodzaju rezultaty mogą i powinny być dalej upowszechniane i wykorzystywane z pożytkiem zarówno dla odbiorców, jak i beneficjenta.

W wyniku realizacji projektu powstają nie tylko rezultaty materialne, ale także cały szereg rezultatów miękkich, jak np. specyficzne efekty uczenia się pracowników lub uczniów uczestniczących w projekcie, zmiana postaw, wzrost świadomości kulturowej, umiejętności językowych, poprawa jakości pracy itp. Pomimo trudności w pomiarze tych rezultatów pozostają one ważnym efektem realizacji projektu i jako takie również powinny być upowszechniane. Rodzaje rezultatów miękkich zostały szczegółowo opisane w rozdziale II.1 niniejszego podręcznika, natomiast zagadnieniu ich upowszechniania został poświęcony rozdział II.2 dotyczący projektów mobilności.

Oprócz rezultatów upowszechnianiu podlegają także informacje o projekcie, fundatorze, instytucjach partnerskich, wreszcie idee, którym projekty mają służyć. W tym wypadku zazwyczaj mamy do czynienia z działaniami promocyjnymi, informacyjnymi bądź podnoszącymi świadomość na dany temat, które bardzo często towarzyszą faktycznemu upowszechnianiu rezultatów.

Od tego, co będziemy upowszechniać, będzie zależeć dobór odpowiednich grup docelowych, metod oraz czasu upowszechniania.

DO KOGO skierować przekaz?

Bardzo istotne jest właściwe określenie adresatów działań upowszechniających. Grupy docelowe upowszechniania to niekoniecznie to samo, co grupy docelowe projektu.

Warto się zastanowić, kto może najbardziej skorzystać z efektów naszego projektu, kto będzie wpływać na ich trwałość i zasięg wykorzystania, bądź też, kto powinien dowiedzieć się o podejmowanych przez nas działaniach.

2 Np. transfer innowacji polega na przenoszeniu produktów innych projektów na nowy grunt, są one zatem zdefiniowane już na wstępie.

28

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

Upowszechnianie rezultatów projektu zazwyczaj skierowane jest przede wszystkim do tych osób lub instytucji, które są ich potencjalnymi użytkownikami, a więc grupami docelowymi projektu.

Jednakże wiele działań upowszechniających skierowanych jest także do innych grup odbiorców, np. władz lokalnych lub regionalnych, stowarzyszeń lub związków branżowych, decydentów na różnych poziomach, lokalnych pracodawców, nauczycieli i dyrektorów szkół bądź uczelni o podobnym profilu lub potrzebach. Grupy docelowe upowszechniania w projekcie to nic innego jak interesariusze projektu, a więc osoby i instytucje, od których w naszym projekcie coś może zależeć. Trzeba pamiętać, że grupy adresatów mogą być nieco odmiennie definiowane w każdym z krajów partnerskich, zależnie od specyfiki sytuacji w każdym z nich.

Warto stworzyć bazę adresatów upowszechniania z podziałem na poszczególne grupy. To znacznie ułatwi przygotowywanie późniejszych działań.

W zależności od rodzaju adresatów naszego przekazu będziemy formułować odrębny komunikat.

Potencjalni użytkownicy powinni być jak najdokładniej poinformowani o zaletach opracowanych produktów, korzyściach, jakie niesie ich wykorzystanie, przewadze nad innymi istniejącymi na rynku rozwiązaniami. Niektórzy z nich są włączani w tworzenie i testowanie produktów, otrzymują więc bardzo dokładne informacje na temat wszelkich ich funkcjonalności.

Komunikat skierowany do decydentów większy akcent będzie kładł na korzyści wynikające z zastosowania naszych rozwiązań na poziomie systemowym, zaś informacja np. dla prasy skupiać się będzie raczej na korzyściach z realizacji projektu dla regionu, społeczności lokalnej itp. Inaczej też będziemy informować potencjalnych partnerów bądź instytucje o podobnym charakterze.

Tu akcent zostanie położony na korzyści, jakie wynikają dla instytucji z uczestnictwa w projekcie oraz z zastosowania rezultatów.

W każdym przypadku należy odpowiednio dobrać sposób przekazu, stopień zwięzłości oraz trafność.

JAK upowszechniać?

Metody i formy upowszechniania mogą być bardzo różne, w zależności od tego, co upowszechniamy i do kogo kierujemy przekaz. Pomysłowość beneficjentów w tym zakresie jest ogromna.

Metoda skuteczna w przypadku jednego rezultatu, może okazać się chybiona w innej sytuacji. By nasze działania były efektywne i pozwoliły uniknąć niepotrzebnych wydatków i wysiłków, bardzo istotny jest właściwy dobór sposobów upowszechniania. Trzeba je dopasować do: r celu, jaki chcemy osiągnąć; r grupy odbiorców; r rezultatu, który chcemy upowszechniać.

(Patrz schemat na stronie 16) Podstawowym kryterium doboru metod jest ich skuteczność w docieraniu z określonym rezultatem (komunikatem) do odpowiednich grup odbiorców.

Poniżej prezentujemy wybrane przykłady działań bądź narzędzi związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów. Staramy się pokazać zarówno zalety, jak i wady każdego z nich. Prezentujemy także działania typowo promocyjne i informacyjne, jako że wspierają one upowszechnianie rezultatów i zwykle ujmowane są w planach działań upowszechniających. Pamiętać trzeba, że niektóre z nich mogą pełnić rolę jednocześnie promocyjno-informacyjną, jak i upowszechniającą (np. targi, konferencje, wystawy). To, czy dane działanie jest działaniem upowszechniającym rezultaty, czy tylko informacją bądź promocją, zależy od rodzaju przekazywanych treści oraz od ich faktycznego odbiorcy. Oczywiście poniższa lista nie wyczerpuje wszystkich pomysłów.

29

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Narzędzia internetowe Idąc z duchem czasu, rozpoczynamy listę od narzędzi internetowych, zdobywających coraz więcej zwolenników i użytkowników. Podstawową zaletą tych narzędzi są relatywnie niskie koszty wobec ogromnego, nieograniczonego wręcz zasięgu.

Strona WWW – jest wciąż najbardziej powszechnym narzędziem upowszechniania w projektach europejskich. Pozwala na publikowanie wszelkich treści związanych z realizowanym projektem, pozostawiając dużo swobody w doborze formy przekazu. Można za jej pośrednictwem zarówno publikować rezultaty, jak i promować projekt oraz instytucje partnerskie. Dociera praktycznie do nieograniczonego kręgu odbiorców, przy czym koszty jej tworzenia i utrzymania są relatywnie niskie. Trzeba jednakże pamiętać o tym, że strona zawieszona w próżni nie spełni swoich zadań.

Należy więc zadbać o to, by linki do strony projektu znalazły się w miejscach (witrynach internetowych) często odwiedzanych przez naszą grupę docelową. Licznik odwiedzin bądź pobrań umieszczonych na stronie plików będzie wskazywać na faktyczną skuteczność upowszechniania projektu i rezultatów za pomocą tego narzędzia. Zwłaszcza liczba odwiedzin strony po zakończeniu projektu jest istotnym wskaźnikiem oddziaływania i upowszechnienia rezultatów.

Fora internetowe – umożliwiają dzielenie się wiedzą i doświadczeniem na określony temat, odpowiadanie na pytania i udostępnianie informacje innym. W projektach mogą służyć jako narzędzie wymiany doświadczeń, upowszechniania rezultatów, miejsce spotkania różnych osób: ekspertów, trenerów, użytkowników, zainteresowanych.

Blogi – dają możliwość prezentowania opinii bądź wrażeń na określony temat, pozwalając autorom na dużą dozę swobody i osobistego podejścia. Przydatne między innymi dla przekazywania informacji o miękkich efektach prowadzonych działań, ale też o produktach.

Media społecznościowe (Facebook, Twitter, Linkedin etc.) – podobnie jak powyższe umożliwiają dzielenie się w gronie zainteresowanych osób wiedzą i doświadczeniami, a także materiałami. Wzbogacając przekaz o element rekomendacji, stanowią skuteczny sposób promowania i upowszechniania rezultatów.

Newsletter Newslettery są jednym z bardziej popularnych środków dających możliwość informowania zainteresowanych kręgów o postępach w projekcie. Pozwalają na dotarcie do ściśle określonych grup odbiorców oraz utrzymywanie ich zainteresowania przez cały czas trwania przedsięwzięcia. Od tego, do kogo trafią prezentowane treści zależy, czy to działanie ma charakter upowszechniający, czy tylko promocyjny. Warto zadbać o jego dystrybucję kanałami branżowymi, poprzez fora internetowe, instytucje sieciowe etc. Newslettery mogą mieć formę elektroniczną lub tradycyjną.

Biuletyny elektroniczne, poza nakładami poniesionymi na redakcję tekstów i ich edycję, są rozpowszechniane praktycznie bezkosztowo.

Publikacje Rezultaty, które nie wymagają stałego aktualizowania i wprowadzania zmian często są publikowane w formie papierowej. Formę graficzną oraz nakład tych publikacji trzeba dostosować do preferencji i liczebności grupy odbiorców, zwykle jednak zasadniczym ograniczeniem są zasoby finansowe partnerstwa. Trzeba pamiętać o zaplanowaniu i uwzględnieniu w kosztach dystrybucji publikacji do odpowiednich odbiorców.

Artykuły i informacje prasowe Prasa (zarówno tradycyjna, jak i elektroniczna) jest medium o bardzo dużym zasięgu, umożliwia więc dotarcie do szerokich kręgów odbiorców oraz pozyskanie zainteresowania osób, do których 30

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

nie możemy dotrzeć bezpośrednio. Decydując się na skorzystanie z tego środka przekazu, musimy jednak bardzo starannie dobrać rodzaj gazety (portalu) ze względu na jej potencjalnych czytelników. Informacja skierowana do wszystkich zazwyczaj trafia do nikogo. Ważny jest również odpowiedni dobór treści i formy przekazu. Skutecznym sposobem upowszechniania rezultatów może być umieszczanie artykułów w prasie branżowej skierowanej do określonego kręgu odbiorców zainteresowanych tematyką podejmowaną przez nasz projekt.

Koszty zamieszczenia informacji w prasie (zarówno tradycyjnej, jak i elektronicznej) są na ogół bardzo wysokie, toteż trzeba bardzo dokładnie rozważyć, czy spodziewane korzyści będą odpowiednie do poniesionych nakładów.

Spotkania, kontakty bezpośrednie Spotkania to jedno z bardziej efektywnych narzędzi komunikacji. W trakcie bezpośredniego kontaktu przekaz jest dużo bardziej skuteczny i przekonywający, a szansa na zainteresowanie rozmówcy rezultatem dużo wyższa. Z punktu widzenia celu upowszechniania i wykorzystania rezultatów najskuteczniejszymi metodami są relacje międzyludzkie takie jak spotkania, bezpośrednie kontakty, rozmowy telefoniczne itp. Ten sposób komunikowania się jest szczególnie godny polecenia w przypadku prób dotarcia z informacją do decydentów, osób na wysokich stanowiskach lub osób, od których oczekujemy zmiany dotychczasowego nastawienia.

Konferencje, seminaria Organizowanie konferencji bądź seminariów ma bardzo wiele zalet. Umożliwia bowiem zgromadzenie w jednym miejscu i czasie osób potencjalnie zainteresowanych rezultatami naszych działań. Konferencje, seminaria i inne tego typu spotkania dają bardzo cenną możliwość wymiany poglądów i doświadczeń między ekspertami i uczestnikami. Wadą tego typu wydarzeń są dość wysokie koszty zarówno organizacji, jak i podróży oraz ewentualnego noclegu uczestników.

Planując konferencję, należy więc uwzględnić możliwości finansowe i czasowe potencjalnych uczestników. Wiadomo na przykład, że przedstawiciele biznesu bardzo niechętnie rezygnują ze swych obowiązków dla udziału w całodziennym posiedzeniu. Konieczne jest więc dopasowanie zarówno programu, jak i formy konferencji do preferencji uczestników. Dobrym rozwiązaniem może się okazać użycie nowoczesnych technologii, jak przekaz wideo czy możliwość uczestniczenia w wydarzeniu na odległość.

Również udział w konferencjach i seminariach organizowanych przez inne podmioty może być doskonałą okazją do upowszechniania rezultatów. Szczególnie spotkania branżowe, gromadzące specjalistów bądź decydentów z dziedziny, którą zajmuje się projekt, są szansą na upowszechnianie jego rezultatów oraz znalezienie osób i podmiotów potencjalnie zainteresowanych ich wykorzystaniem. Oczywiście w zależności od programu wydarzenia oraz treści wystąpień udział w konferencji bądź jej organizacja mogą mieć charakter upowszechniający rezultaty albo tylko promocyjny.

Targi, wystawy Uczestnictwo w różnego rodzaju targach i wystawach tematycznie odpowiadających naszemu projektowi pozwala na przekazanie informacji o nim relatywnie dużej liczbie osób. Trzeba jednak pamiętać, że setki rozdanych ulotek na targach nie oznaczają skutecznego dotarcia z informacją do odbiorców. Takie wydarzenia są okazją głównie do promocji projektu, jednak stwarzają też szansę na spotkanie osób czy przedstawicieli instytucji faktycznie zainteresowanych naszymi osiągnięciami.

Bardzo cenna jest wówczas możliwość bezpośredniego kontaktu i rozmowy na temat wykorzystania rezultatów projektu. Jest to też okazja do nawiązania nowych kontaktów i zapoczątkowania dalszej współpracy. Ważne jest więc, by w targach uczestniczyły osoby faktycznie zorientowane w działalności partnerstwa i możliwościach wykorzystania rezultatów. Wysłanie na targi osób słabo związanych z projektem mija się z celem i sprowadza się głównie do rozdawania ulotek.

31

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Prezentacje próbek, prototypów, testowanie Wypracowane rezultaty wymagają zaprezentowania ich odbiorcom. Często trudno pokazać całość produktu lub wszystkie jego możliwości i funkcje. Potencjalny użytkownik powinien jednak móc go wypróbować, by ocenić, czy będzie mu przydatny i czy warto go stosować. Warto zatem znaleźć odpowiedni sposób zaprezentowania produktu, np. przygotować wersję próbną bądź coś w rodzaju esencji przedstawiającej najważniejsze korzyści z jego stosowania. Bardzo istotne jest umiejętne podejście, uwzględniające potrzeby użytkownika, zawierające odpowiedź na jego problemy. Prezentacja rezultatów może jednak nastąpić w określonych okolicznościach – w trakcie spotkania, szkolenia lub warsztatów, czasem możliwe jest też udostępnienie jej w sposób zdalny, z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych (webcasty, podcasty, filmy wideo etc.). Możliwość wypróbowania produktu jest formą upowszechniania dającą relatywnie największe szanse na jego wykorzystanie.

Szkolenia, warsztaty Wydarzenia takie jak szkolenia czy warsztaty są nieocenioną okazją do jednoczesnego osiągnięcia kilku bardzo cennych efektów. Umożliwiają spotkanie z potencjalnymi użytkownikami i przekazanie im wiedzy na temat wypracowanych rezultatów. W niewielkiej grupie osób jest okazja do zaprezentowania rezultatów i ich wypróbowania przez uczestników, przy wsparciu ze strony trenerów. Spotkania te często służą testowaniu rezultatów, a więc zbieraniu informacji zwrotnej na ich temat w celu lepszego dopasowania do potrzeb użytkowników. Są więc działaniem zarazem ewaluującym, jak i upowszechniającym rezultaty. Ich uczestnicy mają szansę zostać pierwszymi aktywnymi użytkownikami rezultatów naszego projektu, jak również mogą stanowić grupę, która będzie dalej przekazywała informacje o rezultatach w swoim środowisku, a zatem wspierała nasze działania upowszechniające. Pomimo dość wysokich kosztów przygotowania i realizacji szkoleń lub warsztatów korzyści płynące z ich organizacji zazwyczaj w pełni rekompensują poniesione nakłady.

Wideoklipy Materiały na wideo mogą być bardzo ciekawą formą zaprezentowania rezultatów, jak również sposobem promocji projektu. Krótkie audycje na wideo mogą być formą szkolenia udostępnianego poprzez sieć w wersji przyjaznej dla komputerów osobistych bądź telefonów komórkowych czy iPodów. Aby jednak takie materiały były przydatne i odpowiednio odebrane, muszą się charakteryzować wysoką jakością techniczną i walorami estetycznymi. Ich przygotowanie wymaga określonych umiejętności oraz specjalnego sprzętu, nie jest zatem zadaniem łatwym, pociąga też spore koszty.

Bazy projektów Umieszczanie projektów i ich rezultatów w europejskich bazach danych (takich jak baza ADAM dla projektów transferu innowacji oraz centralnych Leonardo da Vinci, baza EST dla projektów partnerskich, baza EVE dla projektów różnych programów edukacyjnych Komisji Europejskiej) jest skutecznym sposobem zaprezentowania projektów i ich rezultatów odbiorcom z innych krajów. Dzięki europejskim bazom projektów ich rezultaty mogą być wykorzystywane do tworzenia europejskich polityk w zakresie edukacji i szkoleń.

Promocja i informacja Identyfikacja wizualna projektu Ten typowo promocyjny zabieg zdecydowanie wspomaga upowszechnianie projektu i jego rezultatów. Charakterystyczna szata graficzna prezentowanych materiałów oraz znak graficzny (logo) ułatwiają identyfikację działań i materiałów z projektem, wskazują też na profesjonalizm i wysoką jakość przygotowanych rezultatów. Treści, które niesie znak graficzny lub skojarzenia, jakie 32

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

wywołuje powinny wzmocnić przekaz kierowany do adresatów upowszechniania. Do elementów identyfikacji wizualnej zalicza się zazwyczaj papier firmowy, szablony prezentacji, formaty dokumentów, wizytówki, teczki konferencyjne, notatniki, a także drobne gadżety reklamowe.

Należy też pamiętać o obowiązku umieszczania informacji o źródle finansowania projektu (w tym logo fundatora) oraz klauzuli wyłączającej odpowiedzialność Komisji Europejskiej za treści zawarte w materiałach.

Ulotki, broszury Ulotki bądź broszury są wciąż dość powszechnie stosowanym narzędziem informowania, głównie ze względu na relatywnie niskie koszty ich przygotowania. Służą zazwyczaj raczej jako narzędzie promocji projektu bądź instytucji, niż faktycznego upowszechniania rezultatów. Ich skuteczność zależy w znacznym stopniu od sposobu ich dystrybucji. Jeśli więc nie ma dobrego pomysłu na rozpowszechnianie ulotek czy broszury, warto rozważyć celowość poświęcania środków oraz papieru na ich produkcję.

Mailing elektroniczny i tradycyjny Informacje o projekcie i jego rezultatach mogą być rozsyłane pocztą elektroniczną bądź tradycyjną, w zależności od preferencji odbiorców. Poczta tradycyjna pozwala na załączenie publikacji, ulotek, zaproszeń lub innych materiałów drukowanych, jest jednak znacznie bardziej kosztowna.

W pewnych okolicznościach jednakże okazuje się skuteczniejsza. Trzeba zadbać o to, by nasz przekaz otrzymały te osoby w instytucji, które mogą zrobić zeń właściwy użytek. Informacja, która trafi na biurko bądź do skrzynki mailowej niewłaściwej osoby, będzie całkowicie nieskuteczna.

Press release Warto podejmować wszelkie wysiłki, by zainteresować redakcje wybranych tytułów prasowych naszymi osiągnięciami. Artykuły publikowane z inicjatywy redakcji nie będą obciążać naszego budżetu. Warto więc mieć przygotowany zestaw materiałów dla prasy, jak również rozsyłać krótkie, ale treściwe noty (press release) informujące o projekcie i jego rezultatach. Muszą one być opracowane w takiej formie, by potrafiły zainteresować czytelnika efektami naszej pracy. Trzeba też włożyć pewien wysiłek w znalezienie konkretnych osób w interesujących nas redakcjach, które zajmują się określoną tematyką i są w stanie ocenić, czy nasz przekaz jest wart opublikowania.

Rozsyłanie press release w ciemno, na ogólny adres redakcji jest nieskuteczne.

Radio i TV Zasięg radia i telewizji jest ogromny, jednak koszty publikowania informacji za ich pośrednictwem zwykle przekraczają możliwości finansowe większości projektów. Przygotowanie odpowiedniego materiału wymaga również konkretnych umiejętności i możliwości technicznych. Ze względu na charakter tych mediów także oferowany czas antenowy jest bardzo krótki i umożliwia jedynie przekazanie bardzo lakonicznej informacji o projekcie. Planując ten rodzaj przekazu, trzeba bardzo dobrze zastanowić się nad jego celowością i efektywnością poniesionych kosztów.

Może się jednak zdarzyć, że redakcja umiejętnie zachęcona do zajęcia się tematem sama zaproponuje przygotowanie materiału na temat projektu i jego rezultatów.

Narzędzia wspomagające wykorzystanie rezultatów W zależności od rodzaju rezultatów można zastosować różne podejścia wspierające zwiększenie wykorzystania rezultatów. Należą do nich: Mainstreaming (lobbing) W przypadku wielu rezultatów ich wykorzystanie oraz oddziaływanie jest w znacznej mierze uzależnione od stanowiska bądź zainteresowania właściwych władz. Konieczne jest wówczas 33

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

podjęcie działań, których celem będzie przekonanie odpowiednich osób (decydentów) o wartości wypracowanych rezultatów oraz o ich przydatności do rozwiązania istniejących problemów, a w konsekwencji włączenie ich do istniejących systemów bądź polityk. Działania te obejmują również lobbing, który polega na wywieraniu wpływu na władze publiczne.

Komercjalizacja W programie „Uczenie się przez całe życie” dopuszczalne jest wprowadzanie wyników projektu na rynek komercyjny. Konsorcjum może zadecydować, czy chce udostępniać produkty nieodpłatnie, czy na zasadach komercyjnych. W przypadku niektórych typów produktów (np. szkolenia) komercjalizacja jest narzędziem umożliwiającym trwałe korzystanie z wyników projektu po jego zakończeniu, stwarza bowiem finansową motywację do stworzenia produktów wysokiej jakości i jak najszerszej ich dystrybucji.

Certyfikacja Certyfikacja jest procesem, w którym jednostka posiadająca odpowiednie uprawnienia wydaje potwierdzenie (certyfikat), że dana organizacja lub osoba są kompetentne do wykonywania określonych zadań. Wiąże się to często z okresowym sprawdzaniem jakości usług świadczonych przez certyfikowaną osobę lub organizację. Uzyskanie certyfikatu na wypracowany produkt jest dowodem jego jakości i znacznie zwiększa szanse na jego trwałe wykorzystanie.

Uregulowanie kwestii praw autorskich Odpowiednie uregulowanie kwestii praw autorskich między partnerami w projekcie ma zasadnicze znaczenie dla możliwości trwałego wykorzystania rezultatów. Zawarcie odrębnej umowy nie jest obowiązkowe, ale może okazać się przydatne. W żadnym przypadku nie może ona uniemożliwić użycia w przyszłości produktu przez osoby trzecie, przy przestrzeganiu prawa do komercjalizacji produktu.

KTO będzie upowszechniać?

Zastanawiając się nad metodami upowszechniania, warto pomyśleć również nad tym, kto w partnerstwie, a także poza nim, powinien być zaangażowany w te działania. Należy tu możliwie jak najlepiej wykorzystać możliwości poszczególnych partnerów, zarówno jeśli chodzi o kompetencje pracowników, jak i zasięg oddziaływania instytucji. Wszyscy partnerzy powinni angażować się w działania upowszechniające, a podział zadań między nimi powinien być jasny i klarowny.

Koniecznie należy również zastanowić się, jakie osoby lub instytucje spoza partnerstwa, spośród głównych interesariuszy projektu mogą wspierać proces upowszechniania. Wsparcie szerszych grup i uznanie społeczne dla rezultatów projektu może sprawić, że ich upowszechnianie, a także mainstreaming będą faktycznie efektywne. Najbardziej wspierający powinien być głos samych użytkowników. Pozyskanie ich do uczestniczenia w działaniach upowszechniających będzie zatem bardzo sensownym posunięciem. Podobne znaczenie może mieć uzyskanie pozytywnych rekomendacji oraz czynnego poparcia osób lub instytucji opiniotwórczych. Mogą to być odpowiednie ośrodki naukowe, stowarzyszenia branżowe, krajowe bądź europejskie, instytucje certyfikujące itp. Na etapie planowania projektu warto pomyśleć o pozyskaniu takich instytucji do udziału w partnerstwie.

KIEDY upowszechniać? – Harmonogram Upowszechnianie jest procesem dynamicznym, ciągłym, trwającym przez cały czas trwania projektu (a nawet przed jego rozpoczęciem i kontynuowanym po zakończeniu działań projektowych).

Działania upowszechniające i zmierzające do zapewnienia wykorzystania rezultatów mają różną intensywność i rozmaity charakter na każdym z etapów projektu.

34

Strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

tW początkowej fazie zazwyczaj ograniczają się do informacji i promowania faktu, że projekt jest realizowany i przewiduje się określone jego efekty. tP odczas trwania projektu działania upowszechniające często są komplementarne z zasadniczymi działaniami projektowymi. Komunikowanie się z grupami docelowymi dostarcza cennych informacji zwrotnych, umożliwiających ocenę tworzonych produktów. Jest to także dogodny czas na prezentowanie wyników badań i analiz prowadzonych na wstępnym etapie projektu. tN ajbardziej intensywną fazę działań upowszechniających stanowi zazwyczaj ostatni etap projektu, kiedy rezultaty są już gotowe i możliwe do pokazania w całości. Wskazane jest także wydzielenie osobnej fazy po zakończeniu prac nad rezultatami, kiedy wszelkie działania skupione są przede wszystkim na ich upowszechnianiu. Takie podejście pomoże wyeliminować traktowanie przez partnerów upowszechniania jako działania na marginesie zasadniczych prac w projekcie. tD ziałania upowszechniające nie powinny kończyć się wraz z zakończeniem finansowania. Zapewnienie trwałości wykorzystania rezultatów wymaga zazwyczaj bardziej długofalowego ich promowania. Najlepszym gwarantem przedłużenia działań upowszechniających poza ramy czasowe projektu jest żywotne zainteresowanie instytucji partnerskich wdrożeniem powstałych rezultatów w ramach ich własnej działalności. Wykorzystując rezultaty, będą one najlepiej zmotywowane do ich promowania, dalszego udoskonalania i dostosowywania do zmian w środowisku zewnętrznym.

Szczegółowy harmonogram działań upowszechniających najlepiej przygotować w formie wykresu Gantta, obrazującego rozłożenie poszczególnych sekwencji działań w czasie z uwzględnieniem osób/instytucji odpowiedzialnych za poszczególne działania.

Przykład wybranych elementów planu działań upowszechniających i promocyjnych w projekcie skierowanym do małych i średnich przedsiębiorstw Działanie Instytucja/osoba odpowiedzialna Utworzenie strony WWW

Informowanie o projekcie na spotkaniach, targach konferencjach, w których uczestniczą partnerzy

Partner 2.

Informowanie o projekcie w trakcie prowadzenia telefonicznej ankiety z przedstawicielami MŚP

Partner 1., 3. i 4.

Spotkania z władzami izb zrzeszających MŚP

Wszyscy partnerzy

Prezentacja wyników raportu oraz przykładowego modułu szkoleniowego na dorocznym kongresie MŚP we Włoszech

Partner 4.

Umieszczenie informacji o rezultatach na portalach dla MŚP

Wszyscy partnerzy

XI

XII

I

II

III

IV

V

VI

VII VIII IX

X

...

Wszyscy partnerzy

kolor pomarańczowy: działania informacyjno-promocyjne, kolor niebieski: działania upowszechniające rezultaty

W ramach upowszechniania zawsze warto wykorzystywać rozmaite imprezy lokalne i branżowe, które odbywają się w otoczeniu projektu, a skupiają uwagę grup naszych potencjalnych użytkowników czy innych interesariuszy. Mowa tu o targach, wystawach, dorocznych konferencjach 35

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

czy kongresach, festynach i innych imprezach wpisanych w kalendarz lokalnych lub branżowych wydarzeń.

Podsumowując: działania upowszechniające powinny stanowić integralną część planu pracy. Powinny być planowane w ścisłym powiązaniu z pozostałymi działaniami w projekcie. Mają charakter ciągły i trwają z różną intensywnością już od początku projektu, a także po jego zakończeniu.

Zaleca się, by każdy etap projektu był podsumowywany odpowiednim do jego wyników przedsięwzięciem informacyjnym.

Zasoby Upowszechnianie wymaga zarówno czasu, jak i przeznaczenia określonych zasobów finansowych i ludzkich na działania z nim związane. Każde z działań należy więc odpowiednio wycenić i zapewnić na nie odpowiednią kwotę w budżecie. Również wkład pracy osób zaangażowanych w działania powinien być oszacowany i wpisany do planu pracy oraz do budżetu projektu.

Trzeba jeszcze pamiętać, że środki te muszą wystarczyć na upowszechnianie w kilku krajach partnerskich. Dlatego też skala i rozmiar działań muszą być dostosowane zarówno do specyfiki wypracowanych rezultatów, jak i możliwości, które są do zrealizowania w ramach określonego budżetu.

Wskazane jest więc, by zamiast stawiać sobie daleko idące acz niewykonalne cele, zastosować realistyczne podejście zapewniające możliwie największy efekt w stosunku do posiadanych zasobów.

Warto pomyśleć o włączeniu w działania upowszechniające także innych interesariuszy (użytkownicy, środowiska opiniotwórcze), których zaangażowanie i rekomendacja może znacznie podnieść skuteczność przekazu.

Mierzenie efektów Działania związane z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, tak jak wszelkie inne podejmowane w projekcie, powinny podlegać systematycznemu monitorowaniu i ewaluacji w celu oceny ich jakości i efektywności, poprawności wybranych metod oraz wprowadzenia ewentualnych korekt w dotychczasowych planach. Ewaluacja przebiegu upowszechniania ma zapewnić jego możliwie najwyższą jakość i efektywność. W efekcie bieżącej ewaluacji mogą np. zostać wprowadzone zmiany do planowanych działań, jeśli te okażą się nieodpowiednie.

By przeprowadzić miarodajną ewaluację, konieczne jest wybranie sposobu, w jaki będziemy mierzyć jakość i efektywność działań upowszechniających, jak również ustalenie, jaki stopień osiągnięcia celów upowszechniania możemy uznać za zadowalający. Nie jest to zadanie łatwe, gdyż nie wszystkie efekty upowszechniania dają się zmierzyć. Jednak tam, gdzie to możliwe, powinniśmy ustalić metody, które pozwolą ocenić, czy efekty naszych działań można uznać za satysfakcjonujące. Wyniki tej oceny należy odnieść do wskaźników określających cele upowszechniania.

Do ilościowych sposobów pomiaru efektów upowszechniania może się zaliczać zbieranie informacji na temat liczby osób z grup docelowych korzystających z działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystywaniem rezultatów, jak np. liczba uczestników konferencji, targów czy szkoleń, liczba wejść na stronę lub pobrań dokumentów ze strony, liczba wysłanych e-maili, newsletterów, listów, liczba rozdanych ulotek, rozesłanych publikacji etc.

Trzeba jednak pamiętać, że metody ilościowe mają niewielką wartość, jeśli pozostają w oderwaniu od informacji na temat rodzaju przekazanego komunikatu. Inną wartość ma np. informacja 36

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

o 3000 uczestnikach targów, wśród których rozdano 500 ulotek o projekcie, podczas gdy wiadomo, że jedynie ¼ audytorium to przedstawiciele faktycznej grupy docelowej upowszechniania, a inną wskaźnik 50 uczestników konferencji należących do ścisłej grupy docelowej, którym przedstawiono godzinną prezentację na temat rezultatów projektu wraz z możliwością ich testowania oraz dyskusji na ich temat.

Dla odpowiedniego raportowania działań upowszechniających ważne jest właściwe ich dokumentowanie, gromadzenie dostępnych wskaźników, ale także załączników obrazujących realizację zaplanowanych zadań (prezentacji, ulotek, broszur, artykułów, wycinków prasowych, zdjęć, filmów, materiałów konferencyjnych, zrzutów ze stron internetowych itp.).

Należy także podejmować próby pomiarów jakościowych prowadzonych działań. Tam, gdzie to możliwe, warto stosować ankiety ewaluacyjne badające odzew ze strony grupy docelowej. Specjalnie sformułowane pytania w ankiecie ewaluującej wydarzenia mogą umożliwić pomiar zainteresowania użytkowaniem naszych rezultatów. Ankiety często stosuje się na etapie testowania produktów w celu poznania opinii użytkowników i lepszego dopasowania do ich potrzeb. Pełnią wówczas podwójną rolę: służą ewaluacji produktu, jak również ocenie szans na jego wykorzystanie.

Warto także rejestrować wszelkie sytuacje, kiedy miały miejsce bezpośrednie rozmowy z potencjalnymi użytkownikami lub przedstawicielami instytucji z naszej grupy docelowej. W szczególności odnotowywać należy przypadki, w których odpowiednie osoby lub instytucje wyraziły zainteresowanie rezultatami i ich użytkowaniem.

Podsumowując: trzeba mieć świadomość niedoskonałości metod pomiarów. Nie wszystkie wskaźniki ilościowe pokazują faktyczną liczbę osób, do których dotarła określona informacja.

Często też trudno ocenić, ile z nich należy do istotnych grup docelowych upowszechniania, i jaki jest stopień ich faktycznego zainteresowania rezultatami. Nie zawsze jest możliwe uzyskanie informacji zwrotnej od adresatów upowszechniania. Z tego względu mierzenie efektów upowszechniania jest dość trudne. Zazwyczaj też dane o skuteczności upowszechniania znane są dopiero jakiś czas po zakończeniu projektu.

Metody pomiaru efektów upowszechniania powinny nie tylko wskazywać na ilość odbiorców, ale też rozróżniać jakość przekazanych informacji oraz grupę adresatów upowszechniania (w zależności od jej znaczenia dla ocenianego procesu).

Przykład dobrze przeprowadzonych i wysoko ocenionych działań upowszechniających

Projekt skierowany był do przedstawicieli MŚP z Europy Wschodniej i Środkowej, którzy chcą rozpocząć lub rozwinąć współpracę z hiszpańskimi firmami, przedsiębiorców, menedżerów, a także nauczycieli i studentów, którzy chcą poznać biznesowy hiszpański. Miał na celu przybliżenie języka hiszpańskiego oraz ułatwienie nawiązania i rozwoju kontaktów handlowych.

W wyniku projektu powstały: platforma internetowa zawierająca szereg narzędzi wspierających naukę języka hiszpańskiego, zbiór wiedzy na temat kultury biznesowej Hiszpanii i innych krajów uczestniczących w projekcie (w tym dokumenty i formularze praktyczne ułatwiające biznes w Hiszpanii, zgodne z aktualnymi regulacjami prawnymi), baza danych firm zainteresowanych współpracą międzynarodową oraz serwis ułatwiający komunikację, wymianę informacji, ogłoszeń, nawiązywanie kontaktów biznesowych.

Celem upowszechniania było dotarcie z informacją o rezultatach do jak największej liczby potencjalnych użytkowników we wszystkich krajach partnerskich oraz spowodowanie, by wykorzystywali je do nawiązywania kontaktów biznesowych z podmiotami hiszpańskimi.

37

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Fragmenty oceny merytorycznej raportu końcowego: Upowszechnianie Upowszechnianie rezultatów projektu zakrojone było na szeroką skalę i przeprowadzone we wszystkich krajach partnerskich i innych krajach europejskich. (…) W sumie potencjalnie tysiące osób usłyszały o projekcie – na spotkaniach w izbach handlowych, biurach pośrednictwa, biurach karier, organizacjach, także pozarządowych, agencjach rozwoju przedsiębiorczości (np. PARP), instytucjach edukacyjnych (szkoły językowe, nauczanie dorosłych, uczelnie wyższe – spotkania z nauczycielami, uczniami i pracownikami administracji), konferencjach naukowych i biznesowych, zwłaszcza dotyczących rozwoju przedsiębiorczości i edukacji. Spotkania te z jednej strony obejmowały kontakt z instytucjami zajmującymi się rozwojem przedsiębiorczości, a z drugiej strony także z potencjalnymi, docelowymi użytkownikami projektu. Ilość informacji zwrotnych, jakie beneficjent otrzymał, ilość użytkowników strony oraz bardzo pozytywny odbiór rezultatów projektu we wszystkich krajach partnerstwa daje podstawy, by uznać, że rezultaty zostały dobrze przyjęte przez grupę docelową i mają szansę jej służyć i się rozwijać. (…)

Wskaźniki Partnerzy starali się dotrzeć do wszystkich przewidzianych grup docelowych, co jest dość ambitnym przedsięwzięciem. Co istotne, spośród nich, zadowolenie z rezultatów projektu wyraziło np. 70% przedsiębiorców, z czego 40% zadeklarowało, że już użyło ich w swojej pracy, a 55% zamierza używać ich regularnie w swojej działalności. (…) Ok. 80% użytkowników strony to aktywni użytkownicy, co oznacza, że rezultaty projektu mają szansę odnieść sukces w postaci faktycznego wpływu na grupę docelową.

2. JAK PRZEDSTAWIĆ PLAN UPOWSZECHNIANIA WE WNIOSKU? Wskazówki przedstawione w poniższej części odnoszą się przede wszystkim do wniosków o dofinansowanie, ale też do raportów składanych przez beneficjentów. Próbujemy udzielić odpowiedzi na pytania najbardziej nurtujące wnioskodawców i beneficjentów: tN a co zwracają uwagę eksperci oceniający wnioski/raporty? tC o jest oceniane na etapie wniosku, a co na etapie raportu końcowego?

Wniosek dla projektów transferu innowacji zawiera sekcję, w której należy opisać wstępne założenia strategii działań upowszechniających. Niezależnie od tego zalecane jest, by przedstawić te działnia jako osobny pakiet roboczy. Należy zwrócić baczną uwagę na to, by informacje podane w obu tych częściach wniosku były spójne.

W projektach o większej skali (takich jak np. transfer innowacji) szczegółowa strategia upowszechniania i wykorzystania rezultatów powstaje zazwyczaj dopiero w trakcie realizacji projektu. Jednak już na etapie wnioskowania powinny być znane zasadnicze jej założenia. Im bardziej szczegółowo będą przedstawione plany partnerstwa dotyczące tych działań, tym większe będą podstawy do wysokiej oceny wniosku.

Wniosek o dofinansowanie powinien więc formułować cele działań związanych z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów, ich zasięg oraz adresatów, jak również definiować konkretne zadania do wykonania w celu osiągnięcia zamierzeń. Powinien też określać, co będzie stanowiło sukces działań upowszechniających i w jaki sposób zostanie on zmierzony. Realność i skuteczność tych planów będzie oceniana już na etapie wnioskowania. Po zakończeniu projektu zaś ocenie zostanie poddana ich realizacja.

Aby wstępna strategia upowszechniania przedstawiona we wniosku mogła być oceniona wysoko, powinna przede wszystkim zapewniać spełnienie głównego celu upowszechniania stawianego projektodawcom przez Komisję Europejską. Ekspert będzie więc próbował odpowiedzieć na pyta38

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w projektach współpracy wielostronnej

nie, czy projekt wykorzystuje dostępne środki dla zapewnienia maksymalnego efektu związanego z upowszechnianiem, trwałym wykorzystaniem oraz oddziaływaniem rezultatów.

Dobra strategia powinna spełniać wszelkie kryteria opisane we wcześniejszych rozdziałach niniejszego poradnika. Na etapie wnioskowania oceniane będą zatem: t r ealistyczność celów upowszechniania i sposoby mierzenia stopnia ich osiągnięcia; t spójność strategii upowszechniania z celami projektu; t synergia działań upowszechniających z kluczowymi działaniami w projekcie (np. badaniami potrzeb lub testowaniem rezultatów); t jakość konsorcjum i jego zdolność do przeprowadzenia planowanych działań i osiągnięcia planowanych celów upowszechniania; t adekwatność grup docelowych upowszechniania, ich ewentualne zaangażowanie w działania projektowe; t różnorodność planowanych metod upowszechniania, pomysłowość projektodawcy; t zasięg planowanych działań (w znaczeniu geograficznym, sektorowym oraz szczebla odpowiednich władz); t adekwatność planowanych działań w stosunku do celów projektu oraz do grup docelowych; t adekwatność i wykonalność harmonogramu działań upowszechniających, przewidywane wyjście poza ramy czasowe projektu; t adekwatność budżetu przeznaczonego na upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów w odniesieniu do przewidywanej skuteczności tych działań.

Na dalszych etapach realizacji projektu, w trakcie oceny kolejnych raportów, poza powyższymi kwestiami ekspert dodatkowo będzie oceniał także skuteczność oraz terminowość prowadzonych działań, jak również będzie próbował znaleźć odpowiedź na pytania: t Jaki był odzew ze strony grup docelowych? t Jak monitorowano skuteczność działań upowszechniających? t Jakie modyfikacje wprowadzono do planów działań w celu usunięcia błędów bądź maksymalizacji oczekiwanych efektów i czy były one właściwe? t Czy podjęto wszelkie możliwe działania, by osiągnąć jak największe efekty upowszechniania i wykorzystania rezultatów oraz zwiększenia ich oddziaływania na otoczenie? t Czy i w jaki sposób wprowadzono rekomendacje ekspertów przekazane na wcześniejszych etapach oceny projektu?

Zadaniem eksperta będzie ocena, czy zostało uczynione wszystko, co możliwe, by zwiększyć zasięg i skuteczność upowszechniania (docierania do odbiorców oraz efektywnego wpływania na ich decyzje o wykorzystaniu rezultatów). Oceniane będzie zatem m.in. to, czy działania miały faktycznie efekt upowszechniający, czy też tylko informacyjno-promocyjny. W przypadku rezultatów, których zastosowanie wymaga decyzji odpowiednich władz, ocenie będą podlegać wszelkie wysiłki skierowane na przekonanie decydentów odpowiedniego szczebla. Mimo ograniczonych zasobów w projekcie takie starania powinny być podejmowane, szczególnie w przypadkach, kiedy brak ww. decyzji miałby spowodować odłożenie rezultatów na półkę.

39

Komisji Europejskiej w upowszechnianiu IV Rola rezultatów projektów Działania Komisji Europejskiej oraz Narodowych Agencji Programu „Uczenie się przez całe życie” mają na celu zarówno promowanie idei i celów programu „Uczenie się przez całe życie”, jak i wspieranie procesu upowszechniania rezultatów konkretnych projektów. Wykorzystując swój zakres oddziaływania, Komisja Europejska i Narodowe Agencje podejmują działania mające na celu prezentowanie i promowanie osiągnięć projektów na poziomie regionalnym, krajowym oraz międzynarodowym, sprzyjając tym samym wymianie doświadczeń między różnymi podmiotami zajmującymi się podobnymi zagadnieniami w kraju i za granicą, nawiązywaniu nowych kontaktów między instytucjami działającymi na tym samym polu. Działania Komisji Europejskiej i Narodowych Agencji wspierają także zmiany systemowe na poziomie narodowym i europejskim, dostarczając przykładów oraz danych koniecznych do tworzenia polityk w zakresie edukacji i szkoleń.

DZIAŁANIA KOMISJI EUROPEJSKIEJ Projekty skierowane na upowszechnianie Pragnąc wesprzeć działania upowszechniające projektów programów sektorowych, których skala z natury rzeczy odpowiada ich dość ograniczonym zasobom, Komisja Europejska powołała specjalne akcje centralne (tj. zarządzane na poziomie Agencji Wykonawczej w Brukseli). Finansują one projekty poświęcone szczególnie działaniom związanym z upowszechnianiem i wykorzystaniem rezultatów projektów finansowanych ze środków KE w ramach różnych programów sektorowych oraz zwiększeniem ich oddziaływania na poziomie europejskim. Do takich akcji należą m.in.: t Europejskie sieci instytucji (Thematic Networks) – polegające na łączeniu organizacji w międzynarodowe sieci instytucji, które mają stanowić infrastrukturę upowszechniania wiedzy i doświadczeń na poziomie europejskim; t Działania towarzyszące (Accompanying measures) – obejmujące różne przedsięwzięcia służące upowszechnianiu i promowaniu celów oraz rezultatów projektów programu „Uczenie się przez całe życie”; t Key Activity 4 (Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów programu “Uczenie się przez całe życie”) – mające na celu maksymalne zwiększenie wpływu działań i projektów oraz tworzenie struktur zapewniających, że rezultaty programu są szeroko uznawane i wprowadzane na dużą skalę.

Szczególnym działaniem mającym na celu zapewnienie trwałego wykorzystania rezultatów są projekty transferu innowacji programu Leonardo da Vinci. Rozwiązania w zakresie kształcenia i szkolenia zawodowego, które okazały się sukcesem i sprawdziły się w określonych okolicznościach, po odpowiednim dostosowaniu mogą być wykorzystywane przez kolejne grupy docelowe w innych krajach europejskich. Działanie to umożliwia szerokie zastosowanie wartościowych rozwiązań wypracowanych w ramach współpracy międzynarodowej oraz dalsze ich ulepszanie i upowszechnianie.

Bazy danych W trosce o widoczność i dostępność rezultatów powstałych w ramach współpracy międzynarodowej dofinansowywanej ze środków programu „Uczenie się przez całe życie” Komisja Europejska prowadzi bazy gromadzące informacje o projektach oraz ich rezultatach. Są one źródłem wiedzy o działaniach podejmowanych w ramach różnych typów projektów programu, instytucjach je realizujących oraz o powstałych rezultatach.

40

Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektów

tB aza EST „European Shared Treasure” zawiera informacje o działaniach i rezultatach projektów partnerskich realizowanych w ramach programów Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig.

Umożliwia wyszukiwanie projektów według typu akcji, kraju, typu organizacji, obszaru edukacyjnego itp. Rezultaty można wyszukiwać według grupy docelowej, języka, typu oraz dostępności. Najciekawsze projekty wyróżnione są tytułem Star Project. tB aza ADAM została utworzona z myślą o rezultatach wypracowanych w ramach działań projektowych programu Leonardo da Vinci. Gromadzi przede wszystkim rezultaty projektów transferu innowacji i projektów centralnych. Baza umożliwia pobranie rezultatów, które są dostępne nieodpłatnie, a także zawiera informacje o sposobach pozyskania rezultatów, które zostały skomercjalizowane. Można w niej znaleźć także dane o samych projektach, partnerach je realizujących, działaniach, wydarzeniach organizowanych w ramach projektów oraz publikacjach i innych materiałach powstałych w ramach działań projektowych. Baza umożliwia wyszukiwanie zarówno projektów, jak i rezultatów według szeregu kryteriów. Wyróżniono w niej m.in. grupy tematyczne projektów. tB aza EVE jest elektroniczną platformą o znacznie szerszym zakresie niż wspomniane wyżej narzędzia. Prezentuje i upowszechnia na poziomie europejskim rezultaty projektów realizowanych w ramach różnych programów edukacyjnych finansowanych przez Dyrekcję Generalną „Edukacja i Kultura” Komisji Europejskiej, takich jak „Uczenie się przez całe życie”, „Młodzież w działaniu”, „Kultura” oraz „Europa dla obywateli”, jak również w ramach odpowiadających im programów realizowanych przed rokiem 2007.

Konferencje, wydarzenia, publikacje na temat dobrych praktyk Komisja Europejska organizuje także konferencje mające na celu informowanie o możliwościach ubiegania się o środki na projekty bądź upowszechnianie ich rezultatów. Narodowe Agencje często są proszone o zarekomendowanie projektów, które są szczególnie warte upowszechniania i zaprezentowania na tych spotkaniach.

Najlepsze projekty oraz ich rezultaty prezentowane są na stronach internetowych Komisji Europejskiej oraz w rozlicznych publikacjach. W ten sposób najlepsze inicjatywy mają szansę dotrzeć do zainteresowanych osób i instytucji na forum krajowym i międzynarodowym oraz zostać wykorzystane przez szerszy krąg potencjalnych użytkowników. Są one dostępne zarówno w formie papierowej, jak i na stronie internetowej, w specjalnie utworzonym do tego celu katalogu publikacji dobrych praktyk:  http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/index_en.html.

Działania Narodowej Agencji Programu „Uczenie się przez całe życie” w Polsce Konferencje, monitoringi tematyczne Narodowa Agencja organizuje szereg spotkań i konferencji, w których często uczestniczą przedstawiciele projektów realizowanych w ramach programu „Uczenie się przez całe życie” poproszeni o to, by podzielili się doświadczeniami zdobytymi w trakcie międzynarodowej współpracy oraz zaprezentowali rezultaty projektów.

Szczególnym rodzajem spotkań wspierających upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów są tzw. monitoringi tematyczne, na które zapraszani są przedstawiciele projektów realizowanych w wybranym obszarze tematycznym, w ramach różnych akcji i programów. Spotkania takie służą nie tylko upowszechnianiu rezultatów projektów, ale także wymianie doświadczeń podmiotów je realizujących, nawiązaniu nowych kontaktów między instytucjami działającymi w podobnym obszarze oraz inspirowaniu do podejmowania kolejnych inicjatyw w określonej tematyce.

41

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Przykładem szczególnie ciekawego i owocnego w nowe inspiracje krajowego monitoringu tematycznego może być konferencja pt. Technologie informacyjno-komunikacyjne (TIK) w rozwijaniu kompetencji zawodowych i społecznych osób z mniejszymi szansami, która odbyła się 6 września 2012 r. w Centrum Nauki Kopernik w Warszawie. Zgromadziła ona przedstawicieli różnorodnych podmiotów realizujących projekty różnych programów sektorowych poświęcone tematowi zwiększania umiejętności wykorzystywania technologii cyfrowych w edukacji i szkoleniach skierowanych do osób z mniejszymi szansami. Wzięli w niej udział także przedstawiciele władz oświatowych, Ministerstwa Edukacji Narodowej, Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji oraz Narodowego Instytutu Audiowizualnego. Uczestnicy wypracowali rekomendacje pozwalające na zwiększenie dostępu do nowych technologii TIK dla grup defaworyzowanych.

Upowszechnianie dobrych praktyk Polska Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” publikuje mapę dobrych praktyk, na której można znaleźć przykłady najlepszych projektów programu „Uczenie się przez całe życie” oraz bliższe informacje o tych inicjatywach. Wydawane są również broszury, raporty syntetyczne oraz zeszyty tematyczne, w których prezentowane są najlepsze projekty.

42

Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektów

Dotychczas opublikowano zeszyty tematyczne podsumowujące i prezentujące rezultaty projektów programu „Uczenie się przez całe życie”, dotyczące takich dziedzin, jak: rozwijanie kompetencji społecznych i obywatelskich; rozwijanie kompetencji matematycznych i podstawowych kompetencji naukowych i technicznych; zwiększanie szans edukacyjnych; kreatywność i innowacje, dialog międzykulturowy; nauczanie i uczenie się języków oraz rozwój przedsiębiorczości.  http://waloryzacja.llp.org.pl/przyklady-dobrej-praktyki  http://waloryzacja.llp.org.pl/dokumenty Ciekawe projekty są też prezentowane na łamach kwartalnika Europa dla Aktywnych, który porusza problematykę związaną z polityką młodzieżową Unii Europejskiej, edukacją międzykulturową, programami edukacyjnymi i informacją młodzieżową.

Szczególne miejsce wśród publikacji dobrych praktyk programu „Uczenie się przez całe życie” zajmują pozycje prezentujące rezultaty projektów programu Leonardo da Vinci. W ramach tego programu powstaje wiele materialnych rezultatów, które mogą być wykorzystywane przez kolejne grupy użytkowników. Narodowa Agencja stara się więc w możliwie najszerszym zakresie upowszechniać najlepsze z nich poprzez stronę internetową (blok Wasze projekty) oraz publikacje takie jak biuletyny programu Leonardo da Vinci, broszury prezentujące projekty realizowane przez instytucje określonego typu, bądź kompendia projektów.

Biuletyny programu Leonardo da Vinci prezentują najciekawsze rezultaty projektów zrealizowanych w ramach tego programu w wybranej dziedzinie. Publikacje te mają na celu upowszechnianie najlepszych praktyk dotyczących tematyki, której poświęcony jest dany numer biuletynu, przybliżają też ogólny kontekst prezentowanych rozwiązań. Dotychczas ukazały się biuletyny poświęcone: poradnictwu zawodowemu, projektom językowym, zdrowiu publicznemu, sytuacji kobiet i pracowników 50+ na rynku pracy, e-learningowi, stażom w przedsiębiorstwach, rolnictwu, a także rozwiązaniom i narzędziom szkoleniowym przeznaczonym dla małych i średnich przedsiębiorstw.

43

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Broszury z cyklu „Szanse, korzyści, rozwój…” prezentują przykłady najciekawszych projektów zrealizowanych przez podmioty z wybranych grup beneficjentów, wypowiedzi koordynatorów projektów oraz ich uczestników. Pokazują korzyści, jakie można odnieść, realizując projekty w ramach programu Leonardo da Vinci, oraz zachęcają nowe podmioty do podejmowania podobnych działań. Ukazały się dotychczas broszury adresowane do: pracodawców, ich związków i stowarzyszeń, organizacji pozarządowych, placówek doskonalenia nauczycieli, szkół wyższych oraz jednostek administracji publicznej.

Projekty programu Leonardo da Vinci podsumowywane są też corocznie w kompendiach projektów programu Leonardo da Vinci, zawierających opisy wszystkich przedsięwzięć zatwierdzonych do realizacji w ramach każdego konkursu.

Dostarczają one danych na temat instytucji realizujących projekty oraz ich partnerów zagranicznych, a także zawierają zestawienia danych statystycznych oraz indeksy ułatwiające wyszukiwanie instytucji i projektów.

Konkursy Konkursy dla beneficjentów są jednym ze skuteczniejszych sposobów na zaprezentowanie doświadczeń z realizacji projektów, jak również ich rezultatów, a tym samym na ich jeszcze szersze upowszechnianie. Stanowią szczególną zachętę do zaprezentowania efektów projektów na forum krajowym bądź europejskim. Wręczenie nagród odbywa się zazwyczaj w trakcie szczególnie prestiżowego wydarzenia czy konferencji, co stanowi okazję do dotarcia z informacją o nagrodzonych projektach lub rezultatach do szczególnych osób lub grup. Towarzyszy temu zazwyczaj specjalna publikacja prezentująca wyróżnione inicjatywy bądź rezultaty, stanowiąca szczególnie atrakcyjny materiał upowszechniający.

Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie” organizuje co roku konkurs pn. EDUinspiracje, zachęcający do prezentowania doświadczeń z europejskich projektów edukacyjnych.

Jego celem jest wyłonienie najlepszych działań projektowych programu „Uczenie się przez całe życie”. Każda edycja konkursu ma swoje hasło pozwalające na przyjrzenie się rezultatom projektów z określonej perspektywy. Hasło konkursu 2012 brzmiało: Rozwijanie kompetencji uczenia się.  http://waloryzacja.llp.org.pl/content/konkurs-eduinspiracje-2012

44

Rola Komisji Europejskiej w upowszechnianiu rezultatów projektów

Innymi przykładami podobnych wydarzeń mogą być konkursy organizowane przez zespół programu Leonardo da Vinci – na najciekawszą stronę internetową projektu z roku 2010 oraz wcześniejszy konkurs artystyczny dla uczestników projektów mobilności programu LdV. Nagrodzone prace zostały opublikowane w minialbumie Tak było! Staż Leonardo widziany oczami uczestników.

Działania międzyagencyjne Polska Narodowa Agencja programu „Uczenie się przez całe życie” uczestniczy w licznych działaniach podejmowanych wspólnie z Agencjami z innych krajów. Mają one na celu zwiększenie oddziaływania rezultatów projektów realizowanych w wybranej tematyce także w innych krajach europejskich. Międzyagencyjne sieci tematyczne takie jak NetECVET, New Skills Network, EQF, QALLL, Inclusion etc. pracują nad wyszukaniem i upowszechnianiem najlepszych praktyk dotyczących tematów najbardziej newralgicznych z punktu widzenia najnowszych trendów rozwoju innowacji w dziedzinie kształcenia i szkolenia zawodowego. Rezultaty projektów działających w tych obszarach są prezentowane na licznych konferencjach i spotkaniach z ekspertami i przedstawicielami instytucji odpowiedzialnych za wprowadzanie nowych rozwiązań do polityki na szczeblu krajowym i europejskim. Informacje o efektach działań międzyagencyjnych oraz o wybranych przykładach projektów w danej tematyce można znaleźć na stronach inicjatyw międzyagencyjnych, a także w bazie ADAM.

45

Upowszechnianie i wykorzystanie rezultatów projektów

Bibliografia r Bednarek, E. (2008) Ewaluacja projektów. Poradnik dla wnioskodawców, Warszawa: FRSE. rE valuation of mechanisms for the dissemination and exploitation of the results arising from programmes and initiatives managed by the Directorate-General for Education and Culture. An Executive Summary for the Directorate-General for Education and Culture (DGEAC) of the European Commission (2006), ECOTEC Research & Consulting Ltd. r Jarnuszkiewicz, A. (2009) Fundusze Europejskie nr 2/2009. r Mazur-Barańska, A., Laskowska, I. (2009) Jak powstaje projekt – od pomysłu do realizacji. Poradnik dla wnioskodawców projektów wielostronnych, Warszawa: FRSE. r McCoshan, A., McDonald, N., Drozd, A., Allen, K. (2008) Cost-effectiveness Analysis of Dissemination and Exploitation Actions. A Final Report to DG Education and Culture of the European Commission under the framework contract on evaluation and related services, ECOTEC Research & Consulting Ltd. r Miłoń, E. (2012) DEOR bez tajemnic, czyli jak promować rezultaty projektów, aby inni na tym skorzystali, Warszawa: FRSE. r Podręcznik wskaźników POKL 2007-2013 (2008), Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. r Poradnik dla beneficjentów Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (2007), Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. r Program „Uczenie się przez całe życie”. Przewodnik 2012 (2011) Komisja Europejska. r Rudnik, M., Kornacki, J., Czynsz, R., Janczewski, J. (2010) Poradnik dotyczący upowszechniania i mainstreamingu w projektach innowacyjnych PO KL, Krajowa Instytucja Wspomagająca, Centrum Projektów Europejskich. r Sharing Success. A Dissemination and Exploitation Handbook for Everyone Involved in the Lifelong Learning Programme (2008), ECOTEC Research & Consulting Ltd. r “Valorise or Vaporise”. State of the art – dissemination and exploitation in the EU-Projects.

Survey Report, C-E.N.T.E.R. – Competence, Cooperation and Communication in the C-E.N.T.E.R. of Dissemination and Exploitation of EU Project Results (2010).

Przydatne linki Waloryzacja: EC  http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/index_en.htm Prawo Własności Intelektualnej  http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/valorisation/ipr_en.htm Waloryzacja FRSE  http://waloryzacja.llp.org.pl/

46