Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft gemeinnützige GmbH
SCIPO im Einsatz. Anwender berichten.
Die neue Lehrfreiheit Das Mitarbeiterportal des BNW auf Basis von SCIPO bietet mehr als 1.000 Beschäftigten jederzeit Zugriff auf die für ihre Arbeit essentiellen Dokumente – ob im Büro, zuhause oder unterwegs. Der gravierendste Effekt aus Sicht der IT: ein auf ca. 25 Prozent des vorherigen Wertes gesunkener Supportaufwand. Das Bildungswerk der Niedersächsischen Wirtschaft gGmbH (BNW) vertraut seit vielen Jahren auf SCIPO und nutzt inzwischen die gesamte Anwendungsvielfalt des Systems: vom Mitarbeiterportal als integriertem Wissensarbeitsplatz für Informationen, Applikation und Kommunikation bis zum Einsatz als klassisches CMS zur Realisierung des Webauftritts und kleinerer Microsites. SCIPO ist nicht irgendeine Lösung – und das BNW ist nicht irgendein Kunde. Schon aus der dezentralen Struktur resultierten besondere Anforderungen an das Mitarbeiterportal: Es sollte sicherstellen, dass sich 1.000 Mitarbeiter an 102 Standorten künftig noch effizienter ihrer wichtigen Aufgabe widmen können: ein flächendeckendes Angebot zur Integration von Jugendlichen und Erwachsenen in den Arbeitsmarkt sicherzustellen. Fachliche Herausforderungen, mit denen das BMW in seiner täglichen Arbeit zu kämpfen hat, sind rückläufige Schülerzahlen, neue Schulformen und -angebote sowie das Thema Inklusion. Für die IT lagen die
Herausforderungen vor Projektbeginn u. a. in der Synchronisation und Vernetzung der zahlreichen Standorte, der Sicherstellung des externen Betriebs (z. B. für die in Schulen tätigen Mitarbeiter) und in der Strukturierung des gewaltigen Datenaufkommens. Die Zukunft liegt im Ausbau der Webtechnologien 2011 begann man den Markt nach geeigneten Lösungen zu sondieren und testete neben SCIPO – dessen Vorgängersystem Webware bereits mehr als 10 Jahre im Einsatz war – auch einige Konkurrenzsysteme. Die Lösung von fourseasons überzeugte vor allem mit ihrem großen Funktionsumfang und dem mittelstandskompatiblen Preis. Auch das Vertrauen in das fundierte Expertenwissen von fourseasons in IT-Fragen spielte eine Rolle. Da SCIPO als CMS sowohl für Intranet- als auch für Internet-Entwicklungen ausgelegt ist, stimmte auch die langfristige Perspektive – wenn „auf beiden Seiten“ mit demselben System gearbeitet wird, ergeben sich schließlich automatisch Synergieeffekte.
WIR WOLLEN WISSEN
SCIPO im Einsatz. Anwender berichten.
So sinkt der Aufwand für den Support und die Internet-Redakteure arbeiten mit einer Oberfläche, die ihnen schon durch das Mitarbeiterportal bekannt ist. Markus Köhler, Leiter der IT-Abteilung, bringt die Gründe für die Entscheidung auf den Punkt: „SCIPO bietet einfach eine tolle Umgebung – wenn man wie wir konsequent auf Webtechnologien setzt, gibt es wenig Vergleichbares.“ Mit dem Vorgänger Webware hat SCIPO aus seiner Sicht nur noch wenig gemein: „Es ist ein komplett neues System, das einer anderen Herangehensweise folgt. Der eigentliche Clou des Systems ist die Verschlagwortung, die von großer Bedeutung zum einen für die Zuordnung der Dokumente zu einem System, zum anderen für die Regelung der Zugriffsrechte ist. Wenn man das einmal verstanden hat und anzuwenden weiß, eröffnen sich viele neue Möglichkeiten.“ Funktionalität: Finden statt suchen Und die weiß man beim BNW zu nutzen. Tatsächlich bietet das Mitarbeiterportal in seiner jetzigen, fortgeschrittenen Ausbaustufe eine Menge Funktionalitäten: Es dient als zentrale Ablage für alle relevanten Unternehmensinformationen (wie Projektdokumentation, Schulungsunterlagen, Protokolle), als Plattform für die Selbstdarstellung der Gremien, beinhaltet Mail und Kalender, die Kollaborationssoftware Sametime sowie Module zur Arbeitszeiterfassung, Urlaubs- und Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterfortbildung, Raumverwaltung und vieles mehr. Von der entscheidenden Bedeutung der Verschlagwortung für einen effizienten Betrieb war bereits die Rede – diese bringt jedoch im Tagesbetrieb keine zusätzliche Arbeitsbelastung mit sich, da das meiste automatisch geschieht. Markus Köhler kommentiert: „Bei uns im Unternehmen nutzen vielleicht zwanzig Mitarbeiter aktiv die Verschlagwortung – das sind die sogenannten Chefredakteure, die als Multiplikatoren speziell geschult wurden und sich intensiv mit dem Thema beschäftigt haben. Die überwältigende Mehrheit profitiert davon, ohne sich bewusst zu sein, was da im Hintergrund abläuft. Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument neu
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anlegt, erstellt er im Prinzip die Kopie einer Vorlage, die bereits bezüglich Kategorie, Gremium, Adressat etc. verschlagwortet ist.“ So werden die Dokumente nach einem logischen System abgelegt – man findet sie, ohne wissen zu müssen, wo der Kollege sie abgelegt hat. Implementierung: Von der Kür zur Pflicht Ein Mitarbeiterportal kann man nicht von heute auf morgen einführen – und erst recht nicht ohne die Rückendeckung der Meinungsführer im Unternehmen. Markus Köhler hat von Beginn an Nägel mit Köpfen gemacht: Monate vor der Einführung wurde eine Arbeitsgruppe unter Beteiligung aller Führungsebenen und des Betriebsrates ins Leben gerufen und detailliert über die Pläne informiert. Daran schloss sich eine Testphase mit Parallelbetrieb an, in der Mitarbeiter noch selbst entscheiden konnten, ob sie ihren Notes-Client oder SCIPO nutzen. Die Resonanz war von Anfang an recht gut. Als dann immer mehr Funktionen freigeschaltet und integriert wurden, bekam der Umstieg noch mal einen deutlichen Schub. Zum Ende des Parallelbetriebs hatte sich die überwältigende Mehrheit bereits auf SCIPO eingestellt. Das funktionierte auch deshalb so reibungslos, da das System intuitiv handhabbar ist und sich ohne spezielle Vorkenntnisse erschließt. Doch nicht nur für die Nutzer, sondern auch für die IT brachte die Umstellung Arbeitserleichterungen mit sich: Der Client-Support entfiel komplett und der Supportaufwand insgesamt sank auf 10 % des ursprünglichen Wertes. Kleinere Schwierigkeiten ergaben sich lediglich, bis man die Servertechnik entsprechend angepasst hatte – mit der Einrichtung eines separaten Mailing-Servers verbesserte sich die Performance noch einmal merklich. Fernziel: Netzlaufwerke werden überflüssig Bei so viel Lob stellt sich die Frage, ob es nicht auch noch Dinge gibt, die Markus Köhler sich von einer Weiterentwicklung des Systems verspricht. „Ich habe da schon eine Vision – die zu erfüllen, liegt aber nicht allein in der Hand von fourseasons: Schön wäre es, wenn in Zukunft tatsächlich alle Arbeitsprozesse im System abliefen und somit Netzlaufwerke und Explorer überflüssig würden. Der erste Schritt ist ja schon getan, indem ich z. B. Office-Dokumente in SCIPO bearbeiten kann, ohne sie erst herunterzuladen und dann wieder hochzuladen. Aber im Handling der Daten und deren Lagerung müsste man dem User noch weitere nützliche Angebote machen, damit langjährige Routinen geändert werden.“
Zeiterfassung für Mitarbeiter – das BNW-Mitarbeiterportal bietet eine Menge Funktionalitäten.
SCIPO – die browserbasierte Plattform für effektives Wissensmanagement in Unternehmen, www.scipo.de © fourseasons Gesellschaft für Onlinekommunikation mbH Könneritzstr. 31, 01067 Dresden, Tel. 0351 896704-0, www.4so.de