Nyhetsbrev nr. 6 4. februar 2013
yhetsbrev nr. 3
INNKJØPSFORUM Bergen kommune skal gå til anskaffelse av IKT-utstyr, men velger ikke å bruke en vanlig rammeavtale. I stedet utvider kommunen sin bruk av dynamisk innkjøpsordning.
Konkurrenten hadde fått flere poeng enn klageren, som mente det var han som skulle ha flest poeng. Nei, sa KOFA, her er det brudd på regelverket - dere skulle hatt like mange.
Forum for offentlige anskaffelser Rådhusgt. 9 0151 Oslo Tlf.: 22 41 12 15 Fax: 22 41 12 12 www.foa.no
Skal gjøre store IKT-kjøp via dynamisk innkjøpsordning Bergen kommune skal gjøre rammeavtaler for kjøp av IKTutstyr. På en av disse skal de konkrete kjøpene gjøres etter en dynamisk innkjøpsordning. Dermed utvider kommunen sin bruk av denne innkjøpsformen – i drøyt ett år har man kjøpt ulike møbelprodukter ved tilsvarende ordning. Det er enkeltkjøp av IKT-utstyr i større omfang med verdi over NOK 100 000,- som skal gjøres via den dynamiske innkjøpsordningen. Det var i slutten av 2011 at Bergen kommunes innkjøpsseksjon gjennomførte sin første konkurranse ved hjelp prosedyren dynamisk innkjøpsordning. Det gjaldt kjøp av møbler over 100 000. Ordningen skulle dekke følgende produktgrupper: Kontormøbler, institusjonsmøbler, skolemøbler og barnehagemøbler. Ved oppstart av den dynamiske innkjøpsordningen for møbler ble 11 leverandører kvalifisert. Nå går kommunen et skritt videre og etablerer en dynamisk innkjøpsordning for kjøp av IKT-utstyr i større omfang, nærmere bestemt enkeltkjøp med verdi over NOK 100 000,- eks mva. Følgende produktgrupper er med i ordningen: Stasjonære og bærbare PC-er, skjermer og annet tilleggsutstyr, tjenester knyttet til leveransen
(installasjonstjenester og garanti/reparasjon), mobiltelefoner med tilleggsutstyr og nettbrett med tilleggsutstyr. Fullelektronisk En dynamisk innkjøpsordning er en fullelektronisk innkjøpsprosess som skal være åpen for alle leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene og som har levert tilbud etter dette konkurransegrunnlaget. Tilbudene som skal leveres, skiller seg fra ordinære tilbud ved at de bare er veiledende, og blir benyttet til å kontrollere om leverandøren oppfyller alle kvalifikasjonskrav og har mulighet til å tilby relevante produkter, skriver kommunen i kunngjøringen. Det er en begrenset anbudskonkurranse som gjennomføres i forbindelse med innføring av denne ordningen. Samtidig gjennomføres en åpen anbudskonkurranse for å gjøre en vanlig rammeavtale kjøp av IKT-utstyr (PC-er og mobiltelefoner/nettbrett). Avtalen skal benyttes til enkeltbestillinger under kr.100.000 på valgte standardplattformer. For kjøp over kr.100.000 pr. bestilling og ved eventuelle kjøp utenom standardplattformene, skal den nyetablerte, dynamiske innkjøpsordningen benyttes. Rammeavtalen er fireårig, skal inngås med en leverandør og har en samlet verdi på 140 mill. kroner. Dynamisk innkjøpsordning Dynamisk innkjøpsordning er en konkurranseform hvor anskaffelsesprosessen bare skal foregå med elektroniske midler. Varigheten er vanligvis 4 år. Slik fungerer ordningen: 1. Oppdragsgiver kunngjør opprettelsen av ordningen og bruker prosedyren for åpen anbudskonkurranse. 2. Interesserte leverandører leverer veiledende tilbud som angir om de kan levere de forespurte varene eller tjenestene. Oppdragsgiver må slippe alle kvalifiserte leverandører inn i systemet, og må også slippe inn nye leverandører kontinuerlig. 3. Oppdragsgiver må kunngjøre før hver kontraktsinngåelse, for å gi alle interesserte leverandører som ikke er registrert i ordningen muligheten til å bli registrert før kontrakten inngås. Oppdragsgiveren inviterer så alle leverandører som er registrert i systemet til å gi tilbud.
Var like gode, men fikk ikke like mange poeng ved evalueringen Leverandøren mente selv å ha tilbudet Avinor bedre responstid enn konkurrenten. Likevel ble konkurrenten, som fikk kontrakten, tildelt flere poeng ved evalueringen. Av dette ble det klage til KOFA, som imidlertid kom til at de begge hadde tilbudt samme responstid – nemlig i pakt med minstekravet i konkurransedokumentene. Men da, anførte klagenemnda, skulle de to hatt like mange poeng. Ettersom de ikke hadde fått det, hadde Avinor gjort seg skyldig i brudd på regelverket. For nær to år siden kunngjorde Avinor AS en konkurranse med forhandling i to trinn for inngåelse av en eller flere rammeavtaler for levering av installasjonstjenester og IKT-kabling/infrastruktur på alle sine lokasjoner, inklusive Svalbard. Det kom klage på kontraktstildelingen, og rett før jul i fjor kom KOFA (sak 2010/335) til at oppdragsgiveren hadde begått fem regelbrudd. En av klagene som førte fram, var poenggivningen på et underkriterium, "Tilgjengelighet/Responstider/Tilkallingstider". Påstanden var at oppdragsgiveren hadde gitt den valgte leverandørens tilbud bedre poeng enn klagerens tilbud selv om den valgte leverandøren bare hadde tilbudt å oppfylle minstekravet til responstid, mens klageren mente han hadde tilbudt en bedre responstid enn minstekravet i kravspesifikasjonen. Klagenemnda tok utgangspunkt i at det måtte være leverandørenes tilbudte tilgjengelighet, samt respons- og fremmøtetid, som ville være det relevante å vurdere ved evalueringen av dette kriteriet. I pakt med ønskene Av valgte leverandørs tilbud fremgår det at selskapet tilbyr en responstid som tilsvarer de ønsker som er stilt opp i kravspesifikasjonen. Dessuten at den valgte
leverandørens desentraliserte struktur gjør at selskapet kan oppfylle responstiden "… eller bedre om ønskelig." Sistnevnte passus kan etter klagenemndas syn imidlertid ikke forstås som et forpliktende utsagn. Klagenemnda finner heller ikke at et eventuelt godt utbygd servicenett med lokasjoner over hele landet innebærer at valgte leverandør har tilbudt en kortere fremmøtetid enn den som er angitt i kravspesifikasjonen. Andre opplysninger om tilgjengelighet/responstid fant ikke nemnda i valgte leverandørs tilbudsdokumenter, og kom dermed til at leverandøren bare hadde tilbudt en tilgjengelighet/responstid tilsvarende Avinors ønskede fremmøtetid. Tolket klagerens tilbud KOFA tolket også klagerens tilbudte tilgjengelighet/responstid, og fant at det ikke var direkte angitt noe om responstid i tilbudsdokumentasjonen. Klageren hadde imidlertid benyttet kravspesifikasjonen – med egne kommenatrer – som en del av sitt eget tilbud. Nemnda tolker dette dithen at klageren med dette tilbyr en responstid tilsvarende kravspesifikasjonens angitte ønsker. Ut over dette har klager vedlagt tilbudet en tabell med overskriften: ”Reisekostnader og underentreprenører Avinors lokasjoner samlet”. Etter ordlyden gjelder denne reisekostnader til alle Avinors lokasjoner, også hva klager vil fakturere for i reisetid til de ulike lokasjonene. Basert på bl.a. dette legger nemnda til grunn at også klageren bare kan anses å ha tilbudt å oppfylle oppdragsgiverens ønskede fremmøtetider. Dermed skulle begge hatt like mange poeng, konstaterte KOFA og slo fast at oppdragsgiveren hadde brutt kravet til forutberegnelighet ved ikke å gjøre det slik.