DOSSIER - Aan het roer

dossier

AAN HET ROER

Besturen in het jeugdhuis Achter elk straf jeugdhuis zit een sterke bestuursploeg. Een groep geĂŤngageerde jongeren die dag in dag uit de eindverantwoordelijkheid nemen in het jeugdhuis en de koers richting toekomst uitzetten. Niet altijd een evidente taak, maar zeker een boeiende uitdaging.

dossier•1

.AAN. .HET. ROER.

dossier•2

BESTUREN IN S I U H D G U E J T HE it de mouwen Handen u

INHOUD

Bij een straf jeugdhuis, hoort een sterk bestuur. Maar wat is een sterk bestuur? Hoe moet je bestuur eruitzien? Wat zijn je rechten en plichten en hoe vind je volk voor je bestuursploeg? En wat zijn de taken van je bestuur? Je leest het in dit dossier.

Tekst: Stijn Bohez

Dat het leiden van een jeugdhuis een hele uitdaging is, is een statement dat we hier niet hoeven te maken. Bij de start van een jeugdhuis is het evidente uitgangspunt ‘voor en door jongeren’. Maar hoe moet de organisatie van het jeugdhuis zich in de jaren daarna ontwikkelen? Met je bestuur moet je bewust nadenken over hoe je jongeren betrekt bij het opbouwen van het jeugdhuis. En moet je bedenken welke structuur daarvoor nodig is.

Ook zakelijk is het besturen van je jeugdhuis geen evidentie. Veel jeugdhuizen zijn uitgegroeid tot kleine kmo’tjes, al dan niet met personeel. Het bewaken van het budget, het beheren van de infrastructuur, het aanvragen van subsidies, het opvolgen van verzekeringen

… Het vraagt niet alleen heel wat administratief en juridisch talent van het bestuur, maar ook om plannen en visie voor de toekomst.

Als bestuurder ben je de eindverantwoordelijke voor al deze uitdagingen in het jeugdhuis. Een functie met veel verantwoordelijkheid. Formaat heeft daarom beslist om de bestuurders in de jeugdhuizen nog sterker te ondersteunen. Dat doen we met de jeugdhuisopleiding, met een speciaal aanbod op maat van bestuurders op onze RADAR’s, met Voorzitters.net … en met dit dossier. We verruimen de expertise in je jeugdhuis. Zo kan je bewuster nadenken over het beleid voor de toekomst. En kan het jeugdhuis nog beter uitgroeien tot een duurzame organisatie, die innovatieve projecten uitwerkt voor morgen.

“Als bestuurder heb je een functie met veel verantwoordelijkheid”

D3

D3

D6 D8

D10

D12 D15 D16 D18 D20

BESTUREN IN HET JEUGDHUIS DE ROL VAN JE BESTUUR VOORUITZIENDE BLIK BESTUURDERS AAN HET WOORD GEZOCHT: STRAF BESTUUR TOPMODEL JOUW FOUT, MIJN FOUT THIS IS HOW WE DO IT COME TOGETHER DREAMTEAM

r is Het ene bestuu t het andere nie

dossier•3

DE ROL VAN JE BESTUUR

Zoveel verschillende jeugdhuizen, zoveel verschillende besturen. Drie bestuurders vertellen over hun ervaring in het jeugdhuis. Michael van Tobit (Vilvoorde) houdt zich vooral met de administratieve kant van het bestuur bezig en bevindt zich wat meer op de achtergrond. Leen van de Kinky Star (Gent) staat samen met haar raad van bestuur volop in de dagelijkse werking van het jeugdhuis. Arne van De Kaaf (Moorsel) is samen met zijn mede­bestuurs­leden bezig met het hertekenen van de structuur van het bestuur.

Tekst: Nick Beerens en Jolien Clauw

Wat is jullie rol als bestuurders?

Michael: “Als secretaris heb ik contact met de gemeente, bereid ik de lokalenmap voor de subsidies voor en breng ik de verzekeringen in orde. Daarnaast zorg ik voor offertes bij infrastructuurwerken, doe ik prospectie voor sponsoring, stel ik brieven op die in de buurt moeten worden verspreid …. Ik houd me dus amper bezig met de instuifavonden.”

Leen: “Ik sta, samen met de andere bestuursleden, in voor de coördinatie van de vrijwilligers. Verder bekijken we de begroting, evalueren we de werking …”

Arne: “Ons jeugdhuis bestaat nog maar een paar jaar. Als voorzitter vorm ik, samen met de vier oprichters, het kernbestuur (de raad van bestuur, red.). Als kernbestuur zijn wij zeer nauw betrokken bij de dagelijkse werking van het jeugdhuis. Die bestaat, naast het kernbestuur, uit vijf andere bestuurders. Vanaf volgend werkjaar gaan we het kernbestuur echter loskoppelen.”

Is het een bewuste keuze om dicht of juist ver van de dagelijkse werking te staan?

Michael: “Vroeger was de administratie van Tobit een ramp. Ik wilde daar iets aan doen. Ik heb in het begin van het werkjaar gemeld dat ik daardoor minder tijd zou hebben om te tappen en open te houden. Iedereen was daar meteen mee akkoord. Ook op de algemene vergadering werd deze keuze positief geëvalueerd.”

“Voor veel bestuurders is het jeugdhuis echt hun kindje” Arne (De Kaaf, Moorsel)

De raad van bestuur van De Kaaf is nauw betrokken bij de dagelijkse werking.

Leen: “Bijna al onze bestuursleden staan dicht bij de werking. Ik houd me bijvoorbeeld nog steeds bezig met de promotie. Ook organiseer ik elke maand een evenement en ik werk mee aan een project dat jonge muzikanten gedurende een jaar opvolgt.”

Arne: “Een raad van bestuur die los van de dagelijkse werking staat, zorgt dat het dagelijks bestuur ontlast wordt van saaie en demotiverende taken, zoals de boekhouding. Deze raad van bestuur heeft dan ook ervaring en expertise, waardoor er altijd een back-up is. De Kaaf is voor veel bestuurders echt ‘hun kindje’. Ze hebben het jeugdhuis mee opgericht en vinden het moeilijk om het dagelijks bestuur op termijn af te staan. We moeten echter verder denken en garanderen dat het jeugdhuis er altijd zal zijn.

Recent zijn er in de buurt twee jeugdhuizen gesloten door het wegvallen van een dagelijks bestuur. Wij willen hierop anticiperen en een sluiting in de toekomst vermijden.”

Vullen andere bestuurders hun rol op dezelfde manier in?

Michael: “De andere bestuurders, Frederic en Gerrit, proberen dichter bij de dagelijkse werking te staan. Gerrit is de voorzitter. Hij ziet het als zijn taak om een goed contact te hebben met het dagelijks bestuur. Hij is elke vrijdag in het jeugdhuis, zodat mensen hem kennen en kunnen aanspreken. Frederic heeft het jeugdhuis er vorig jaar bovenop geholpen toen we het moeilijk hadden. Daarom vindt hij het wat moeilijker om los te laten en afstand te nemen. Maar dat komt goed. Mijn ambitie blijft dat Tobit gerund wordt door het dagelijks bestuur en dat Fré, Gerrit en ik wat meer op de achtergrond kunnen werken. We willen het dagelijks bestuur vooral ondersteunen met tips en tricks.”

dossier•4

Weet je wat er leeft in het jeugdhuis? En vind je dat nodig om je taak naar behoren te kunnen invullen?

Leen: “Elk lid van het bestuur neemt andere taken op zich. Sommigen zijn enkel met bestuurstaken bezig, anderen helpen mee met de techniek in de club of staan zelfs achter de bar.”

Arne: “Naast de klassieke functies als voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester, hebben we ook een communicatieverantwoordelijke, een Facebookverantwoordelijike, een materiaalmeester, en twee personen die verantwoordelijk zijn voor de shiften en de leden. Iedereen heeft zijn specifieke taak, maar die taken zijn erg met elkaar verweven. Er is dus zeker onderling contact.”

Hoe voelt de dagelijkse werking jouw manier van werken aan?

Michael: “Het dagelijks bestuur vindt onze manier van werken positief. Ik krijg misschien niet altijd even veel waardering voor het werk dat ik doe, maar dat stoort me niet. Ik wist op voorhand dat deze functie zich op de achtergrond bevindt. Ik redeneer ook als volgt:

“We verdelen de taken aan de hand van de talenten van de vrijwilligers” Arne (De Kaaf, Moorsel) doordat ik alle administratieve taken in orde breng, hebben de jonge gasten hier geen last van. Dat geeft mij meer dan genoeg voldoening. Onlangs vroeg het dagelijks bestuur wat ik van mijn functie vind. Ik legde hen uit wat ik allemaal doe. Als zij dat dan beamen en appreciëren, doet dat natuurlijk nog meer deugd!”

Arne: “Tijdens onze maandelijkse vergadering, waar alle negen bestuursleden aan deelnemen, wordt alles besproken. Op die manier kan iedereen feedback geven aan elkaar. Ja, ook de voorzitter maakt fouten en wordt dus tijdig op de vingers getikt.”

Hoeveel tijdslast vergt het om, naast de typische taken van de raad van bestuur, ook in de dagelijkse werking te staan?

Leen: “Alles wat ik doe voor de Kinky Star, doe ik met zeer veel plezier. Met mijn smartphone bij de hand kan ik de hele dag door communiceren met vrijwilligers. Zo kan ik makkelijk afspraken maken en bellen als er problemen zijn. Daardoor kan ik alles goed combineren.”

“Doordat ik alle administratieve taken in orde breng, hoeven de jonge gasten zich daar niet mee bezig te houden” Michael (Tobit, Vilvoorde)

Arne: “Het is de bedoeling dat het jeugdhuis plezant blijft voor iedereen. We verdelen de taken aan de hand van de talenten van de vrijwilligers. Het kernbestuur begint stilaan te werken of rond zware studies af. Met de scheiding tussen het kernbestuur en het dagelijks bestuur anticiperen we op de werklast die een dubbele functie met zich meebrengt.”

Michael: “We hebben een Facebookgroep met alle vaste vrijwilligers. Daardoor blijf ik gemakkelijk op de hoogte van wat er speelt in Tobit. Communicatie is enorm belangrijk. In het begin faalde dit soms, maar nu hebben we hier bewust oog voor. Kleine dingen kunnen immers leiden tot grote problemen. Daarom informeren we elkaar zo snel mogelijk wanneer we iets opvangen. Voor mijn functie als secretaris is het niet noodzakelijk dat ik alles weet over het dagelijkse reilen en zeilen. Ik apprecieer het echter wel als ik op de hoogte gehouden wordt. Daardoor voel ik me meer betrokken.”

Arne: “We proberen zo dicht mogelijk bij onze leden te staan en op hun noden in te spelen.

Op vlak van communicatie zit het best wel goed. We hebben een bruisende Facebookpagina en zijn actief op Twitter. Onze leden krijgen ook maandelijks een nieuwsbrief.”

“Ik communiceer de hele dag door met de vrijwilligers via mijn smartphone” Leen (Kinky Star) Zijn er overlegmomenten met het dagelijks bestuur?

Michael: “Het dagelijks bestuur wordt uitgenodigd op onze vergaderingen. Daar kunnen wij terugkoppelen wat haalbaar is en wat niet.

Ik vind dat de mening van de mensen die elk weekend in het jeugdhuis zitten minstens even belangrijk is dan die van de raad van bestuur. Zij weten wat er leeft in het jeugdhuis.

Ik vind dat je mensen die iets willen doen, ook iets moet laten doen. Anders raken ze snel hun motivatie kwijt.”

dossier•5

Is de structuur van het jeugdhuis uitnodigend genoeg om vrijwilligers aan te trekken?

“Vergaderingen duren soms drie uur. Gelukkig vindt niemand dat erg” Leen (Kinky Star) Leen: “Er zijn een aantal Facebookgroepen waar de hele Kinky Star crew deel van uitmaakt. In deze groepen wordt over echt álles gecommuniceerd. Dat gaat van problemen in de club, over een doodle voor de vrijwilligers, tot slaapplekken voor de bands. Elke werkgroep heeft een eigen Facebookpagina.

Overlegmomenten kunnen ook in de club zelf plaatsvinden, vaak op een vrijdagavond. Indien er veel op de agenda staat, kan zo’n vergadering wel eens uitlopen. Zo kan een vergadering soms drie uur duren. Maar aangezien iedereen het goed met elkaar kan vinden, is dat geen probleem.”

Arne: “Elke eerste vrijdag van de maand houden we een algemene vergadering. Onze agenda ziet er haast altijd als volgt uit: financiën – evenementen – shiften – aanbod – varia.

Bij varia komt iedereen aan het woord. Ik vind het belangrijk dat tijdens zo’n vergadering iedereen een momentje de aandacht voor zich alleen heeft, daar komen vaak leuke ideeën of suggesties uit. Op het einde van het werkjaar houdt de voorzitter, nu ik dus, met elk bestuurslid een individueel gesprek.

Daar wordt getoetst naar de eigen sterktes en zwaktes én naar die van de voorzitter. Ook de eigen visie en de wensen en dromen van het jeugdhuis komen aan bod.”

Michael: “Er is op zich niets mis met de taakverdeling in Tobit. Ik heb wel een probleem met de hiërarchische manier waarop die verdeling wordt voorgesteld, als een echte piramidestructuur. Hoewel dat in de praktijk nogal meevalt, wordt de structuur wel zo gecommuniceerd. Je mag mensen echter niet het gevoel geven dat ze onder iemand moeten werken.

Jongeren zijn altijd wat rebelser. Thuis en op school moeten ze al luisteren. Ik wil niet dat ze in het jeugdhuis ook dat gevoel hebben. In een jeugdhuis is iedereen gelijk. Sommigen hebben wat meer verantwoordelijkheid, maar iedereen is even veel waard. Elke vrijwilliger is een pilaar van het jeugdhuis, als een van die pilaren wegvalt, valt alles toch in elkaar. We moeten dus duidelijk communiceren wat ieders taak is, maar ook dat iedereen naar waarde geschat wordt en echt zijn ding kan doen. Het dagelijks bestuur zorgt voor de ambiance in het jeugdhuis, daar vinden we wel vrijwilligers voor!”

“Laat je vrijwilligers duidelijk merken dat zij gewaardeerd worden” Michael (Tobit, Vilvoorde) Leen: “We maken coole, maffe promofilmpjes en flyers om nieuwe vrijwilligers aan te trekken. Ook sociale media zijn daarbij uitermate belangrijk. Mensen leren de Kinky Star ook kennen via een coole band die ze zagen spelen. Zo raken ze sneller geïnteresseerd. De Kinky Star is een geval apart, daar mogen we best trots op zijn.”

Arne: “We doen graag beroep op onze actieve leden. Jammer genoeg hebben we hun functie een beetje verkeerd ingevuld, waardoor we actieve leden enkel vragen om shiften te draaien. We willen hen echter vanaf volgend jaar dichter bij de werking betrekken. Zeker door de ontkoppeling van het kernbestuur, is het de bedoeling dat dagelijks bestuur en actieve leden meer op één lijn staan en elkaar versterken.”

Kinky Star Al sinds 1997 schittert Kinky Star als een heldere ster aan het Gentse muziekfirmament. Met een stevig geworteld buikgevoel presenteert de Kinky Star crew de nieuwste muzikale en experimentele uitspattingen van zowel nationaal als internationaal talent. www.kinkystar.com

Tobit Jeugdhuis Tobit moet de gezelligste chalet zijn van heel Vilvoorde. In Tobit krijgen jonge mensen de kans talenten te ontwikkelen en hun creativiteit de vrije loop te laten. Of om gewoon iets te drinken met vrienden. www.jhtobit.be

De Kaaf Met bijna vijf kaarsjes op de verjaardagstaart is De Kaaf nog een jong veulen onder de jeugdhuizen. Je vind ze in Moorsel achter de kerk, aan de linkerkant van De Steenberg of 'in de put', zoals ze zelf zeggen. www.dekaaf.be

dossier•6

IK L B E D N E I Z T I U VOOR r je jeugdhuis Een plan voo

Overtuig je gemeente om te blijven investeren in je jeugdhuis. Denk na over je verhaal.

Als we de kranten mogen geloven, hangen er donkere wolken boven de jeugdhuizen. Vlaanderen bespaart, de gemeenten zitten zonder geld en de jeugdhuizen – en de hele vrijetijdssector – zullen het moeten bekopen. Te weinig meerwaarde, te weinig bereik … kortom, geen nut, is de reactie die opduikt om te verantwoorden waarom de overheid kan en moet besparen.

Dat is wat geroepen wordt, maar is dat ook zo? En als dat zo is, kunnen we er dan iets aan doen? Laten we eens kort door de bocht gaan en twee keer “ja” antwoorden op deze vragen: ja, er wordt bespaard en ja, we kunnen er iets aan doen.

Maar een beetje nuanceren is op zijn plaats.

Tekst: Stijn Bohez

De besparingen van de Vlaamse overheid zijn niet mis. De minister van Jeugd liet vorig jaar weten tien procent te besparen op het lokaal jeugdbeleid. Voor elke honderd euro die de Vlaamse gemeenten vorig jaar kregen om hun jeugdbeleid vorm te geven, krijgen ze er dit jaar nog maar negentig. Een zware besparing, waarvan iedereen zeker wist dat het aanbod voor kinderen en jongeren in de gemeente hier zwaar onder zou lijden. Wat vergeten werd, is dat de gemeenten zelf ook investeren in hun lokaal jeugdbeleid. Voor elke twintig euro die Vlaanderen aan de gemeenten gaf in 2014, investeerden de gemeenten zelf nog eens meer dan tachtig euro in het lokaal jeugdbe-

“De lokale politiek investeert veel in lokaal jeugdbeleid, maar jij zal hen moeten overtuigen om dat in de toekomst te blijven doen.”

leid. Voor wie iets verder keek, bedroeg de besparing geen tien procent maar minder dan twee procent op het totale budget voor lokaal jeugdbeleid.

Amper een vuiltje aan de lucht? De realiteit die achter deze cijfers schuilt, toont vooral het belang aan van de beslissingen die de lokale politiek neemt. Die lokale politiek beslist vandaag om heel wat geld te investeren in lokaal jeugdbeleid, maar jij zal hen moeten overtuigen om dat in de toekomst te blijven doen.

Zeker nu de Vlaamse overheid beslist heeft om vanaf 2016 het geld voor de gemeenten niet meer voor specifieke doelen toe te kennen. Tot nu krijgen de gemeenten geld van Vlaanderen, waarmee ze enkel lokaal jeugdbeleid mogen voeren. Vanaf volgend jaar zijn gemeenten volledig vrij om te kiezen wat ze met die middelen doen en kunnen ze er even goed straten mee aanleggen, een rusthuis mee bouwen of extra boeken mee in de bibliotheek zetten. Formaat gelooft niet dat het zo’n vaart zal lopen. Toch zal jij er op moeten letten dat er in je gemeente genoeg geld blijft voor jeugdbeleid en dus ook voor je jeugdhuis.

dossier•7

Welk verhaal wil je naar buiten brengen?

Met een plan verander je de wereld Je moet je gemeente dus overtuigen om te blijven investeren in je jeugdhuis. Hoe je dat doet? Zorg ervoor dat de gemeente niet kan zeggen dat het jeugdhuis te weinig meerwaarde heeft, dat het te weinig bereikt of dat je jeugdhuis geen nut heeft. Als de gemeente vindt dat je werking de moeite waard is, zal ze in je jeugdhuis blijven investeren. Meer zelfs: hoe meer nut, hoe meer middelen. In theorie klinkt die uitleg misschien eenvoudig, maar het in de praktijk brengen is een hele uitdaging. Een uitdaging die het bestuur van een jeugdhuis aan moet gaan. Je jeugdhuis zal het niet direct merken als je hier geen werk van maakt, maar vroeg of laat zal je werking het moeten bekopen als de buitenwereld niet weet wat het nut is van je jeugdhuis.

Maatschappelijk nut Wat is het ‘nut’ van je jeugdhuis en wat zou je jeugdhuis moeten nastreven? ‘Maatschappelijk nut’ is alles wat een positieve bijdrage levert aan de maatschappij. Het gaat in een jeugdhuis niet om het economisch nut, het positief bijdragen aan de economie. Het maatschappelijk nut kan je niet alleen bepalen in je jeugdhuis. Bekijk hiervoor de wereld rondom je jeugdhuis. Welke personen zijn er allemaal in de omgeving van je jeugdhuis? Wat gebeurt er rond je werking? Als je dat weet kan je verder met de volgende vraag: hoe kan je met je jeugdhuis inspelen op wat zich afspeelt in je omgeving? Ga samen met de mensen in en rond je jeugdhuis om zoek naar de antwoorden op deze vragen. Zo creëer je meteen steun voor je plannen én heb je medestanders om ze te realiseren.

Als je op deze manier plannen maakt, verander je niet alleen iets in je jeugdhuis, je zorgt ook buiten het jeugdhuis voor impact. Je bereikt een doelgroep waarvoor er nog geen, of te weinig, aandacht is. Je biedt een antwoord op een vraag die leeft in je buurt. Zo zorgen ook je realisaties voor steun van een grote groep mensen. Een jeugdhuis met nut? You betcha.

ten broeksriem

ugdbeleid moe rt, cultuur en je

Spo

aanhalen

tting Jongeren protesteren met kaartjeskeid tegen besparingen lokaal jeugdbele Sven Gatz: 'Vrees jeugdbewegingen voor besparingen is ongegrond'

'We zitten in de schimmels, wa

'Minister Gatz, de

ar is ons nieuw lokaal?'

jeugd deelt wel in

de klappen'

"Onze jeugd krijgt rake klappen doo

r besparingen'

elen, 'Iedereen zal de besparingen vo de een al harder dan de ander'

Aan de slag!

Vond je het nog een beetje vaag?

Weet je nog niet zo goed wat dit voor je jeugdhuis kan betekenen? We maken het nog iets concreter met enkele voorbeelden: Enkele vragen die je kan stellen: • Heb je er al eens over nagedacht wat er in je jeugdhuis gebeurd op een dinsdagnamiddag? Veel kans dat er niets gebeurd en je locatie gewoon leeg staat. Kunnen anderen op die momenten geen gebruik maken van je ruimte? Misschien zijn de gepensioneerden in de buurt wel op zoek naar een plek om te kaarten.

Om de beleidsmakers in je gemeente te overtuigen van je nut, ga je er natuurlijk niet komen met één actie. Vele kleine acties zijn misschien niet zo doeltreffend. Denk na over je verhaal. Zorg dat je kan vertellen waarom het jeugdhuis er is (je missie ) en waar je naartoe wil (je visie). Als iedereen in je jeugdhuis dat verhaal kan vertellen en ook iedereen rond je jeugdhuis (buren, organisaties, ouders, de

• Heb je al eens een babbeltje gedaan met de hangjongeren op het pleintje, twee straten verder? Zij hebben wellicht een tof idee waar je zelf nog niet op was gekomen.

Kan jij hen iets bieden om het idee te realiseren? Of kunnen zij je helpen om één van je ideeën waar te maken? Wie weet heb je er zo nieuwe vrijwilligers bij.

• Die drie jongeren die willen meedoen aan de kunstbende maar geen plek vinden om te repeteren?

Kunnen zij terecht in het jeugdhuis? Vinden zij de weg naar je jeugdhuis?

jeugddienst, schepenen, de burgemeester …) dat verhaal kent, dan ben je goed op weg om een succesvol jeugdhuis te zijn én te blijven in de toekomst.

dossier•8

BESTUURDERSD AAN HET WOOR Een jeugdhuis besturen, het is niet voor iedereen weggelegd. Wat moet een bestuur kunnen om het jeugdhuis in goede banen te leiden?

We trokken naar Kortrijk en legden deze vraag voor aan Laurent (voorzitter), Xavier (ondervoorzitter) en Floris (activiteitenverantwoordelijke) van jeugdhuis Reflex.

Tekst: Valerie Vonck & Stijn Bohez • Foto: Valerie Vonck

Het besturen van het jeugdhuis doen we niet alleen met de raad van bestuur. Naast het bestuur staan verschillende werkgroepen, zoals het dagelijks bestuur, de activiteitengroep en Reflex XL, de werkgroep die ons jaarlijkse festival organiseert. Daarnaast kunnen we uiteraard rekenen op veel vrijwilligers en bar­mede­ werkers. De raad van bestuur bestaat uit de voorzitters van die drie werkgroepen en heeft daarnaast nog een eigen voorzitter en ondervoorzitter. Tot slot hebben we ons bestuur aangevuld met een adviseur, Niels. Niels is nu niet meer zo actief, maar hij was ooit beroepskracht in ons jeugdhuis. Hij staat ons bij met raad en daad. Ons bestuur komt maar om de twee maanden samen. Dan hebben we het vooral over de financiën en evalueren we de verschillende werkgroepen en de vrijwilligerswerking. De meesten van ons zijn ook actief in het dagelijks bestuur van het jeugdhuis. Daarom vergaderen we vrij weinig. Deze manier van werken is redelijk nieuw voor ons. Eind 2013 verloren wij onze beroepskracht. Plots waren we verantwoordelijk voor een hoop dingen waar we niet in thuis waren. In het begin was dat moeilijk. Hoe wisten wij nu hoe belastingen in elkaar zitten? We hebben hard moeten werken. Door zelf op zoek te gaan naar informatie en af en toe hulp in te roepen van de oude raad van bestuur, zijn we nu een bloeiend vrijwilligersjeugdhuis waar samenwerking centraal staat. Gelukkig hebben we goed contact met de jeugddienst en Formaat. Zo krijgen we meestal snel antwoord op vragen waar we geen raad mee weten. Dankzij het Kortrijks jeugdhuizenoverleg hebben we goede contacten met de jeugdhuizen in onze streek. Zo kunnen we ook elkaar verder helpen.

“Deze manier van werken is redelijk nieuw voor ons” In de raad van bestuur hebben we elk een functie die past bij ons karakter en onze interesses. Floris is onze activiteitenverantwoordelijke, omdat hij altijd al interesse had voor het organiseren van feestjes. Door zijn opleiding grafisch ontwerp vond hij het logisch om de verantwoordelijkheid voor onze promo en de communicatie op zich te nemen. Xavier is dan weer zeer begaan met de vrijwilligers.

Hij motiveert hen en stelt ze op hun gemak.

Hij gaat nooit voor een té strenge aanpak. Hij heeft een goed oog voor detail en merkt op wat anderen niet opmerken. Laurent was de enige kandidaat om voorzitter te zijn, maar eigenlijk heeft hij ook het karakter om de leiding te nemen. Hij coördineert graag en houdt ervan als alles vlot verloopt. Waar het fout loopt, kan hij bijsturen. We trekken deze manier van werken door in ons dagelijks bestuur. Ook daar heeft iedereen zijn eigen functie die aansluit bij zijn interesses. Op die manier is het bovendien voor iedereen duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Wat ons zo uniek maakt?

Wij zijn een echte vriendengroep. Dat zijn we geworden door het jeugdhuis. We doen ook activiteiten samen buiten het jeugdhuis. Als er nieuwe vrijwilligers bijkomen, worden zij onmiddellijk opgenomen in de groep. Nieuwe medewerkers zetten we bewust samen met ervaren medewerkers achter de toog. Perfecte chemie!

“Iedereen heeft een functie die aansluit bij zijn interesse”

dossier•9

Vlnr: Xavier, Floris en Laurent, aan het roer van jeugdhuis Reflex.

dossier•10

GEZOCHT: R U U T S E B F A STR aar nieuwe Op zoek n bestuursleden

Het is een uitdaging voor elk jeugdhuis: de zoektocht naar nieuwe bestuurders. Bestuurders worden ouder, andere uitdagingen kruisen hun pad en de uitdaging in het jeugdhuis wordt minder. Zodra dit moment dichterbij komt, slaat de paniek toe: waar gaan we een nieuw bestuur vinden? Met deze checklists weet je waar je rekening mee moet houden.

Tekst: Stijn Bohez

Je bestuur is geen superman of supervrouw, maar een superploeg.

Een sterk profiel Een goede bestuurder is geen superman of -vrouw. In het beste geval is je bestuur een Superploeg, waarin iedereen andere talenten en achtergronden heeft. Zo is er altijd wel iemand die een oplossing uit zijn/haar mouw kan schudden. Bij het zoeken naar nieuwe bestuurders hou je dat best in gedachten: welke taken heeft het bestuur en welke competenties hebben we hier voor nodig?

Voor je met het opstellen van je profielen start, moet je weten wat de taken en de rol van de raad van bestuur zijn. Denk eens na over de plaats van het bestuur in de structuur van je jeugdhuis. Zo baken je af wat het bestuur doet en wat andere vrijwilligers in je jeugdhuis doen. Hier komen we later op terug. Door in het jeugdhuis goede afspraken te maken over wat het bestuur wel en niet doet, en door niet te verwachten dat een bestuurder alles kan, verlaag je de drempel om bij het bestuur te komen.

Checklist Is de plaats van het bes tuur in je jeugdhuis duidelijk?

Zijn de taken van het bes tuur duidelijk?

Weet je welke competent ies je al hebt in je bestuur?

Weet je welke compet enties een nieuwe bestuurder moet hebben om van het bestuu r een echte superploeg te maken ?

Zoek je niet te hard naa r een superman of –vrouw?

dossier•11

Zet je radar aan In het jeugdhuis moet je constant uitkijken naar straf volk. Niet alleen voor je bestuur, maar voor alle taken die een vrijwilliger kan opnemen. Heb aandacht voor mensen die spontaan bepaalde rollen opnemen, moedig hen aan en geef hen complimenten. Zo houd je hen gemotiveerd en gaan ze zelf beter zien waar ze goed in zijn. Een bestuurder begin je niet te zoeken als de nood het hoogst is, het is iets waar je constant mee bezig moet zijn.

Durf van de traditionele paden af te wijken.

Moet iemand eerst tapper zijn voor hij in de kern kan komen? En moet je in de kern zitten om bij het bestuur te kunnen komen? Die manier van kijken naar vrijwilligers in het jeugdhuis, waarbij er een vastgelegd groeipad is, is erg klassiek in het jeugdhuiswerk. Maar is het ook efficiënt? Als je van die paden durft af te treden, kan je je radar misschien ook buiten het jeugdhuis opzetten. Misschien vind je wel een straffe bestuurder in de jeugdraad of is er een oud-vrijwilliger die ondertussen opnieuw tijd heeft en die je misschien wel kan overtuigen.

Checklist

s je r aan, ook al Staat je rada ar na nt be ek zo niet direct op stuurder? een nieuwe be imentjes aan pl m co Geef je l ontaan een ro mensen die sp s? ui dh ug je t opnemen in he n de te wijken va Durf je af den? traditionele pa

Het echte werk Heb je een nieuwe bestuurder op het oog? Dan begint het echte werk. Denk op voorhand na over de vraag waarom iemand bestuurder van je jeugdhuis zou willen worden. Iemand overtuigen om samen je jeugdhuis mee te besturen, is een beetje te vergelijken met daten. Jij ziet de persoon zitten, maar nu moet je hem of haar voor het jeugdhuis proberen te winnen, zodat de liefde wederzijds is. Zet je sterke punten in de verf, en babbel veel met elkaar.

Zo kom je te weten wat belangrijk is voor je kandidaat-bestuurder. Zorg ervoor dat je in

Je jeugdhuis zit vol straffe vrijwilligers.

“Iemand overtuigen om samen je jeugdhuis mee te besturen, is een beetje zoals daten” deze fase niemand overlaadt met informatie of verantwoordelijkheden. Daarmee zou je kunnen afschrikken. Maak bovendien niemand iets wijs: beloof geen dingen die je achteraf niet waar kan maken. Houd geen informatie achter die essentieel is om in te kunnen schatten hoe groot het engagement is.

Checklist Weet je waa rom iemand bestuurder van je jeug dhuis wil wor den?

Heb je geno eg gebabbeld om in te schatten wat belangrijk is voor de kandidaat-be stuurder?

Heb je voldoe nde informat ie gegeven, maar oo k niet teveel?

En… actie!

Het is gelukt! Je hebt iemand kunnen overtuigen om bij het bestuur te komen. Weet dat het voor hem of haar waarschijnlijk een hele stap was. Vraag dus niet direct om ook nog de rol van voorzitter, penningmeester of secretaris op te nemen. Geef je nieuwe bestuurder rustig de tijd om te groeien in de functie en te ontdekken welke taken hem of haar echt liggen.

Een goed onthaal van je nieuwe bestuurders is belangrijk. Bedenk welke informatie zij moeten krijgen om hun rol als bestuurders goed in te vullen. Waar ben je als bestuur in de afgelopen maanden mee bezig geweest? Wat staat er voor de komende maanden op de planning? Breng je nieuwe bestuurder op de hoogte van de stand van zaken. Let er ook nu op dat je geen stortvloed aan informatie geeft. Denk goed over na welke informatie prioritair is. En vergeet de praktische informatie die je moet meegeven niet: login-gegevens, sleutels …

Maak geregeld tijd voor een babbel met je nieuwe bestuurder(s). Is het wat ze ervan verwacht hadden? Krijgen ze voldoende ruimte om bezig te zijn met wat ze belangrijk vinden?

Hebben ze voldoende informatie om hun rol als bestuurder in te vullen?

Checklist

tuur Overlaad je je nieuwe bes antver ra ext t me t ders nie ? den khe elij woord infor Heb je opgelijst welke aan ven ege me matie je moet rs? rde tuu nieuwe bes atie in Geef je niet alle inform één keer? prak Heb je nagedacht over de uwe nie die atie rm tische info ? gen krij n ete mo rs rde tuu bes se tijd sen Maak je tijd voor tus bee uw nie je babbels met stuurders?

dossier•12

TOPMODEL

ellen Organisatiemodep onder de lo

Welke rol heeft het bestuur in het jeugdhuis? Welke plaats neemt het bestuur in binnen je werking? Wanneer je nadenkt over de rol van je bestuur, moet je ook kijken naar de rollen van andere groepen. Zo ontstaat de structuur van het jeugdhuis, waarin iedereen een plek inneemt. We bekijken vier verschillende organisatiemodellen en zetten de voor- en nadelen op een rij.

Tekst: Stijn Bohez

Gecentraliseerd model In het gecentraliseerde model is er één groep in het jeugdhuis die alle beslissingen neemt. Daarnaast zijn er nog andere groepen die, binnen de contouren van de centraal genomen beslissingen, zelf ruimte hebben om hier invulling aan te geven.

Die andere groepen zijn dus eerder uitvoerders van de genomen beslissingen.

Concreet zal bij een jeugdhuis dat volgens dit model werkt de raad van bestuur (dit kan ook een ander orgaan zijn) alle beslissingen nemen. Werkgroepen, de kern, beroepskrachten … kunnen enkel binnen de genomen beslissingen iets ondernemen. Als iemand iets wil doen waarover nog geen besluit is genomen, zal hij eerst toestemming moeten vragen aan de raad van bestuur. Dit geldt niet enkel voor de grote besluiten op lange termijn, maar ook voor dagelijkse operationele beslissingen.

Modellen zijn vaak heel duidelijk, maar hebben het nadeel dat ze in de praktijk zelden op exact die manier voorkomen. Je jeugdhuis zal hoogstwaarschijnlijk een mengvorm zijn van de modellen die we hieronder beschrijven, waarin een bepaald model meer aanwezig is dan andere modellen.

Geen enkel model is het ideale model. Hoe je het jeugdhuis structureert, hangt af van de cultuur in je jeugdhuis, de noden van de vrijwilligers, en zal evolueren door de tijd. Dat betekent niet dat je niet bezig moet zijn met de structuur in je jeugdhuis. Kritisch kijken naar je structuur en hier bewust van zijn, is belangrijk. Zo kan je stilstaan bij de nadelen en valkuilen die elke structuur heeft. Om vervolgens oplossingen te bedenken.

Welke structuur heeft jouw jeugdhuis?

VOORDELEN • Duidelijk wie welke beslissingen kan nemen • Eindverantwoordelijken zijn gekend en aanspreekbaar • Geen tegenstrijdige beslissingen

NADELEN • Zijn er voldoende inspraakmogelijkheden voor wie niet in centraal bestuur zit?

• Is dit model motiverend voor alle medewerkers?

• Moeten alle beslissingen wachten tot centraal bestuur samenkomt?

• Is er een te grote druk op leden van het centrale bestuur?

dossier•13

Organisch model

Gecoördineerd model

In dit model zijn er geen (vaste) organen: geen werkgroepen, geen kerngroep … en een bestuur dat er enkel is omdat de vzwwet dit verplicht. In dit model werk je afwisselend met andere mensen en in andere structuren samen om een bepaald doel te realiseren. Nadien werk je voor een ander doel weer samen met anderen. Er zijn dus geen leiders, maar zoals je in de afbeelding kan zien, zijn de bollen niet allemaal even groot: er zijn dus wel verschillen in de mate waarin mensen betrokken zijn en zich engageren voor het jeugdhuis.

In het gecoördineerde model is er een groep die centraal staat in de organisatie. Deze groep, bijvoorbeeld de raad van bestuur, neemt niet alle beslissingen, maar is er vooral om alle andere groepen in het jeugdhuis te ondersteunen en te zorgen voor afstemming tussen die verschillende groepen. De centrale groep heeft hierbij nood aan een brede expertise om op alle vragen voor ondersteuning een antwoord te kunnen formuleren.

Jeugdhuizen waar dit model de structuur bepaalt, zijn heel open jeugdhuizen. Iedereen kan er binnenwaaien en onmiddellijk zijn ding doen, als hij of zij medestanders kan vinden. Er zijn veel verschillende projecten, die vaak naast elkaar bestaan.

Iedereen is in dit jeugdhuis bezig met zijn project(en) en er is niemand die echt wakker ligt van het geheel of van de projecten van anderen.

In deze jeugdhuizen zijn de werkgroepen, de kern … de belangrijke plekken. Hier nemen de vrijwilligers de beslissingen en ze krijgen veel ruimte om die beslissingen zelf vorm te geven. De vrijwilligers kunnen wel rekenen op ondersteuning van de raad van bestuur. De raad van bestuur bewaakt het geheel en biedt ondersteuning vanuit een visie en strategie de opgemaakt is in overleg met alle betrokkenen.

VOORDELEN • De betrokkenen hebben een grote toewijding voor hun eigen project • Iedereen kan op elk moment beslissen waar hij wel of niet bij betrokken is en welke richting een project uitgaat

NADELEN • Er zit niet noodzakelijk een lijn in de projecten, ze kunnen zelfs tegenstrijdig zijn • Wie ligt er wakker van het geheel, van de organisatie?

VOORDELEN • Veel mogelijkheden voor inspraak en overleg • Het bestuur kent de noden van de vrijwilligers en kan gericht ondersteuning bieden • Geen tegenstrijdige beslissingen • Gedeelde verantwoordelijkheid

NADELEN • Grote verantwoordelijkheid voor het bestuur om overal bij betrokken te zijn

Elk model heeft voor- en nadelen.

dossier•14

Holistisch model Het holistische model is het meest complexe model om te begrijpen. Je zou kunnen zeggen dat het geen organisatiestructuur is, omdat het uitgaat van het individu en er in dit model geen groepen zijn. Toch is er in het holistisch model meer sprake van een organisatie dan in het organische model. De holistische organisatie heeft immers wel een duidelijke missie, visie, strategie en waarden. In tegenstelling tot het gecoördineerde model is er hier echter niemand die waakt over het geheel. De organisatie legt de verantwoordelijkheid bij ieder individu om vanuit de waarden de missie te realiseren.

Jeugdhuizen die werken volgens het holistische model, hebben een erg duidelijke identiteit, die door iedereen in het jeugdhuis gekend is. Iedereen draagt deze identiteit uit. Er is geen structuur in deze jeugdhuizen, maar iedereen zal vanuit een sterke overtuiging meewerken aan de realisatie van de doelstellingen van het jeugdhuis. Dit model vind je vaak terug in kleine jeugdhuizen of startende jeugdhuizen, maar het is zeker ook toepasbaar op grotere werkingen.

VOORDELEN • Iedereen gelooft in het verhaal van het jeugdhuis en zal zich ten volle inzetten • Gedeelde verantwoordelijkheid

NADELEN • Werkt alleen als iedereen er echt in gelooft en niemand er de kantjes afloopt • Kan leiden tot een gesloten groep, waar nieuwe mensen moeilijk bij kunnen komen

Valkuilen in je structuur?

Tijd om oplossingen te bedenken.

Een jeugdhuis besturen brengt een zekere verantwoordelijkheid met zich mee. Hoe zit dat nu precies met aansprakelijkheid? We sloegen er de wet nog eens op na.

Test: Stijn Bohez

eid Aansprakelijkh r van je bestuu Aansprakelijkheid Als je een jeugdhuis bestuurt, ben je meestal ook bestuurder van een vzw. Een vzw is een rechtspersoon, waarmee een groep zich contractueel kan binden met derden. Dit heeft als voordeel dat de personen die samen de vzw vormen, hun persoonlijke bezittingen niet bedreigd zien wanneer er financiële problemen opduiken in de vzw. Toch zal de vzw – in tegenstelling tot wat veel mensen denken – je als bestuurder (of zelfs als lid) niet altijd beschermen.

Als bestuurder kan je in sommige gevallen aansprakelijk zijn voor fouten die je maakt.

Dat wil zeggen dat je juridisch verantwoordelijk bent voor die fouten. Als je als persoon een fout maakt, ben je hier zelf verantwoordelijk voor, maar hoe zit dat bij een rechtspersoon?

Wanneer is de vzw aansprakelijk en wanneer kunnen ze je als bestuurder aansprakelijk stellen? Om daar een antwoord op te geven moeten we een onderscheid maken tussen burgerlijke aansprakelijkheid en strafrechtelijke aansprakelijkheid.

Burgerlijke aansprakelijkheid Gewone burgerlijke aansprakelijkheid Bij de burgerlijke aansprakelijkheid kunnen we een onderscheid maken tussen de gewone (ook wel buitencontractuele) burgerlijke aansprakelijkheid en de contractuele aansprake-

Een bestuurder kan aansprakelijk worden gesteld voor fouten.

lijkheid. We spreken van gewone burgerlijke aansprakelijkheid als er sprake is van: • Schade; • Een fout die jij hebt gemaakt; • Waarbij de schade het gevolg is van die fout.

Het begrip fout moet je hierbij wel breed interpreteren. Een fout is “elke onvoorzichtigheid, onwetendheid, onbedachtzaamheid en elk verzuim in het nemen van voorzorgsmaatregelen, waardoor je schade aan een ander kan voordoen”, aldus de wet. Men spreekt hier ook wel eens van het begrip ‘goede huisvader’.

Daarmee wordt bedoeld dat je jezelf gedraagt als een normaal vooruitziend en zorgvuldig persoon. Vooruitziend betekent dat je binnen de redelijkheid probeert de (mogelijk) nadelige gevolgen in te schatten. Zorgvuldig houdt in dat je deze nadelige gevolgen probeert te voorkomen door de gepaste voorzorgsmaatregelen te nemen. Voor deze burgerlijke aansprakelijkheid ben je verplicht je te verzekeren.

Contractuele aansprakelijkheid Bij contractuele aansprakelijkheid leef je de afspraken van een contract niet na. Dat lijkt heel duidelijk, maar is het niet altijd. Want wanneer is er sprake van een contract? Als je spullen in bewaring geeft, bijvoorbeeld bij een vestiaire, is er sprake van een contract. Wanneer de algemene vergadering je benoemt als bestuurder, ontstaat er feitelijk een contract

tussen jou en de vzw, dat bepaalt dat jij de vzw als een goede huisvader zal beheren. Zelfs buitenstaanders kunnen zich op dit contract beroepen en jou aansprakelijk laten stellen voor schade die zij lijden, omdat jij de vzw slecht beheert. Bijvoorbeeld als de vzw facturen niet kan betalen door wanbeheer. Voor specifieke vormen van contractuele aansprakelijkheid kan je wel een verzekering afsluiten, maar in heel veel gevallen ben je hier niet voor verzekerd.

Strafrechtelijke aansprakelijkheid Bij strafrechtelijke aansprakelijkheid overtreed je een wettelijke bepaling. Hier moet er geen schade zijn om te spreken van aansprakelijkheid. Om het samenleven ordelijk te laten verlopen, legt de wetgever (de overheid) regels op over gedragingen die niet getolereerd worden en die daarom beschouwd worden als een misdrijf. Aan een misdrijf zijn bepaalde sancties (boetes, gevangenisstraffen en vermelding in het strafregister) gekoppeld. In heel uitzonderlijke gevallen kan de vzw veroordeeld worden voor zo een misdrijf. Meestal zijn de personen die het misdrijf begingen echter aansprakelijk. Uiteraard kan je hiervoor geen verzekering afsluiten.

dossier•15

JOUW FOUT, MIJN FOUT

dossier•16

THIS

T I O D E W W O H IS

ver hun o n e iz u h d g u je Vier

bestuur

Besturen, dat doet iedereen op een andere manier. Hoe ziet jouw bestuur eruit? We vroegen het aan jeugdhuizen Basta (Oelegem), Den Ast (Heule), Stam X (Denderleeuw) en Bouckenborgh (Merksem).

BESTUURDER ZIJN IN HET JEUGDHUIS IS …

WIE ZIJN DE BESTUURDERS?

OP DE AGENDA VAN HET BESTUUR STAAT …

Basta: Bij ons zijn alle bestuurders ook nog medewerkers in het jeugdhuis. We vergaderen niet alleen maar, ook achter de bar staan hoort er bij. Naast de raad van bestuur hebben we ook een aantal werkgroepen om de vergaderdruk te verlichten. Alleen hebben we nog niet zo veel vrijwilligers, waardoor de meeste bestuurders er ook altijd bij zijn op die vergaderingen. Het voordeel is wel dat op die manier alle vrijwilligers betrokken zijn bij de beslissingen die we nemen in het jeugdhuis.

Basta: We zijn groep vrienden die al in het jeugdhuis kwamen. Het bestuur was toen stilaan op zoek naar vervangers. Zo hebben we een half jaar nadat we in het jeugdhuis kwamen, het bestuur overgenomen. Nu zijn we twee jaar bezig met deze ploeg, maar dat wil niet zeggen dat er geen mensen bij komen.

Basta: Uiteraard staan de financiën op de agenda. Ook het aanvragen van subsidies en andere wettelijke verplichtingen zijn taken waar we ons mee bezig houden. Op dit moment werken we aan een bouwdossier, waar een vergunning voor nodig is. Dat vraagt heel veel tijd en overheerst nu wel een beetje de werking van het bestuur.

Den Ast: We zijn een groep van elf mensen die de knopen doorhakken in het jeugdhuis. De meeste ideeën voor het jeugdhuis komen uit deze groep. We zijn dus echt wel de motor van het jeugdhuis.

Uiteraard letten we er op dat we ook de vrijwilligers voldoende ruimte laten om hun inbreng te doen in het jeugdhuis.

Stam X: Ons bestuur bestaat uit een raad van bestuur van drie mensen en een dagelijkse werking van vijf mensen. De raad van bestuur houdt zich bezig met de administratie en financiën en helpt bij de grote evenementen. Het dagelijks bestuur zorgt – logischerwijs – voor het dagelijks bestuur. Stam X heeft echter het grote geluk dat er heel wat actieve leden zijn die meehelpen en zelf initiatief nemen. We zijn van plan om hen in werkgroepen te verdelen, zodat iedereen vol bezieling met zijn of haar eigen talent aan de slag kan gaan.

Bouckenborgh: Ons bestuur is vooral bezig met het beleid van het jeugdcentrum. We proberen na te denken over de toekomst van Bouckenborgh. Als bestuur moeten we ook waken over de samenwerkingsovereenkomst die we hebben met de stad en het district. We steken ook wel een handje toe in de dagelijkse werking, bijvoorbeeld als tapper. Dat is op zich geen verwachting, maar het is gewoon fijn om te doen. Zo houden we ook contact.

Den Ast: Onze jongste bestuurder is 17 jaar, de oudste is 26 jaar. We hebben eigenlijk een jonge bestuursploeg. Als je bij het bestuur wil komen, verwachten we wel dat je al een jaar actief bent in het jeugdhuis. We kijken vooral goed rond wie interesse toont in het bestuur.

Daarna bespreken we binnen het bestuur of het ons een goed idee lijkt dat die persoon er bij komt. Uiteraard hebben we ook een gesprek met die persoon zelf.

Stam X: De bestuurders waren eigenlijk geen vaste vriendengroep vooraleer ze in het bestuur kwamen. Iedereen is er via via een beetje ingerold. Nu zijn we echter de beste vrienden. Naast vergaderen, gaan we met de acht bestuurders vaak samen iets drinken, organiseren we een barbecue … Volgend jaar schuiven drie mensen uit de dagelijkse werking op naar de raad van bestuur. Er komt dus vers bloed in het dagelijks bestuur. We selecteerden hiervoor diegene die het voorbije jaar het meeste inzet en motivatie hebben getoond.

Bouckenborgh: De meeste bestuurders kwamen hier al lang voor ze de stap naar het bestuur zetten. De leeftijd van onze bestuurders ligt rond de 26 jaar.

Het zijn zeker mensen die al wat ervaring hebben. Alleen voor onze voorzitter ging het veel sneller. Na anderhalf jaar in Bouckenborgh, zette hij de stap naar het bestuur. Hij was toen al geëngageerd in bijna alle werkgroepen. Het was dus een logische stap.

Den Ast: Onze vergaderingen zijn vooral heel praktisch. We overlopen het afgelopen weekend, we bespreken de werklijsten en uiteraard zijn de komende activiteiten een belangrijk punt op de agenda.

Stam X: De financiële situatie van het jeugdhuis komt steeds aan bod. Daarnaast worden de afgelopen activiteiten geëvalueerd en de komende evenementen besproken. Vaak is dit zeer praktisch: we koppelen altijd afspraken aan zo’n vergadering, zo weet iedereen wie wat moet doen. We hebben het vaak over de visie en structuur van het jeugdhuis, dat is iets waar je constant stil moet bij staan.

Bouckenborgh: We maken elke vergadering een stand van zaken op van de financiën en van wat er reilt en zeilt bij het personeel. Daarnaast zijn er altijd andere grote punten die we aanpakken.

Zo hebben we het afgelopen jaar ons arbeidsreglement herwerkt en onze statuten herbekeken. Nu werken we aan een nieuw beleidsplan.

“Duidelijke communicatie is heel belangrijk” Den Ast

dossier•17

“We zijn echte vrienden” Stam X

DE AMBITIE VAN HET BESTUUR IS…

VRIJWILLIGERS EN BEZOEKERS ZIEN HET BESTUUR ALS …

DE GROOTSTE UITDAGING VOOR EEN STRAF BESTUUR IS…

Basta: We hopen tegen volgend jaar een groot evenement op poten te kunnen zetten. We willen het jeugdhuis hiermee nog meer op de kaart zetten, zodat meer jongeren de weg naar het jeugdhuis vinden.

En natuurlijk zou het mooi meegenomen zijn als we er nog een beetje geld aan over kunnen houden.

Basta: Ik denk dat de meeste bezoekers wel weten wie het bestuur is. De vrijwilligers kennen ons zeker. Eigenlijk is dat niet zo belangrijk, het maakt niet uit of je in het bestuur zit of niet. Iedereen kan zijn zegje doen in het jeugdhuis en iedereen neemt beslissingen.

Basta: Goed naar elkaar luisteren en tijd maken om dat te doen. Dat is heel belangrijk. Daar voldoende tijd voor vrij maken is niet gemakkelijk, maar wanneer je dat niet doet, loopt het mis. Dat hoeft niet altijd in de vorm van een vergadering zijn. Zorgen dat je elkaar regelmatig ziet en babbelen over de dingen waar je mee bezig bent, daar draait het om.

Den Ast: In de eerste plaats willen we dat Den Ast een plek blijft waar de jeugd terecht kan. Daarnaast vinden we het een belangrijke uitdaging om onze optredens gratis te houden. En een goede sfeer is natuurlijk een onmisbaar ingrediënt voor een jeugdhuis.

Stam X: Stam X wil echt een plaats voor en door jongeren zijn. Jongeren uit de streek weten dat ze in “’t Stam” terechtkunnen als ze iets willen organiseren. We schrijven volgend jaar een duidelijke visie en missie, zodat we jonge gasten en grieten hier nog beter in kunnen ondersteunen. Binnen enkele jaren zetten we – als de politieke soap in Denderleeuw opgelost raakt – een nieuw gebouw. Daar zijn we, samen met de overkoepelende vzw al een hele tijd mee bezig.

Bouckenborgh: We willen een nieuw beleidsplan schrijven om zo terug een duidelijk beeld te krijgen waar we naar toe willen. We hebben scherpere ambities nodig om duidelijke keuzes te kunnen maken.

Den Ast: Er is een nauwe band tussen de vrijwilligers en het bestuur. De vrijwilligers krijgen echt de ruimte om mee te beslissen. De meeste bezoekers kennen wel een aantal bestuurders, dus de afstand tot het bestuur is zeker niet te groot.

Stam X: De laatste tijd zijn we serieus aan het groeien. Niet elke nieuwe bezoeker kent de bestuurders. We zetten volgend jaar in op zichtbaarheid van het bestuur. De band tussen vrijwilligers en bestuurders is zeer goed. Eigenlijk dragen de vrijwilligers het jeugdhuis: zij houden open, tappen, zorgen voor een goede sfeer, komen met ideeën … Het bestuur is er gewoon om alles in goede banen te leiden.

Bouckenborgh: De vrijwilligers kennen de bestuurders ondertussen wel. We hebben dat vaak gecommuniceerd naar de vrijwilligers. De vrijwilligers zijn zeker ook betrokken bij het bestuur. We letten er op dat de belangrijkste beslissingen die het bestuur neemt ook doorvloeien naar de vrijwilligers.

Den Ast: Een goede samenwerking en communicatie is heel belangrijk. Dat is niet altijd even gemakkelijk en dus moet je er voor zorgen dat er voldoende respect is voor iedereen in het bestuur. Als voorzitter heb je daar ook een belangrijke rol in te spelen. Je moet de andere bestuurders er soms aan herinneren dat ze voldoende informatie delen met elkaar.

Stam X: Luisteren naar de noden en behoeften van iedereen in het jeugdhuis. Het is niet altijd gemakkelijk om zowel voor de vaste bezoekers als voor de nieuwe jongeren goed te doen. Actief luisteren naar elke stem in het jeugdhuis is de boodschap. Bij ons is het ook een uitdaging om ons een weg te banen door het politiek kluwen in Denderleeuw. Boven ons hoofd worden politieke spelletjes gespeeld, waar wij niks mee te maken hebben, maar wel de dupe van zijn. Maar we blijven ons ding doen, keep on smiling!

Bouckenborgh: Oplossingen zoeken waar iedereen zich in kan vinden. Het is niet altijd makkelijk om goeie beslissingen te nemen, waar het personeel en alle vrijwilligers van de verschillende werkgroepen zich in kunnen vinden. Om de juiste oplossingen te vinden, is het belangrijk om iedereen te betrekken bij de besluitvorming en vooraf met iedereen het gesprek aan te gaan.

dossier•18

R E H T E G O T E M O C deren voor Verga professionals

In jeugdhuizen wordt veel vergaderd. Goed vergaderen is echter niet gemakkelijk. Al snel voeren enkelen de bovenhand, blijven discussies hangen en komt er geen besluit, kijkt iedereen de kat uit de boom … Tips om efficiënt te vergaderen.

Tekst: Stijn Bohez

De deelnemers aan de vergadering De personen die je rond de tafel brengt, zijn personen die een relevante bijdrage kunnen leveren voor de agendapunten. Niets is zo vervelend als op een vergadering zitten en je afvragen waarom je werd uitgenodigd.

Ook als deelnemer aan de vergadering ben je verantwoordelijk voor een goed verloop: • Bereid je voor op de vergadering. Lees eventuele stukken door en bepaal je standpunten.

• Zorg voor een goed verloop van de vergadering door je eigen bijdragen duidelijk te structureren. Heb aandacht voor de bijdragen van de andere deelnemers.

• Kom de gemaakte afspraken na.

• Zorg ervoor dat je niet gestoord wordt tijdens de vergadering. Zet je gsm uit.

Taken van de voorzitter Alle personen die aan een vergadering deelnemen zijn belangrijk voor een goed resultaat.

De voorzitter leidt dit allemaal in goede banen.

Wie kies je als voorzitter? Een aantal kwaliteiten komen hierbij van pas: • analytisch denkvermogen: problemen in logische onderdelen ontrafelen.

• een flexibele geest: snelle uitwisseling van ideeën en visies verwerken.

• tact: discussies elegant leiden of afbreken.

• gevoel voor humor: hevige discussies met een grapje relativeren.

• gevoel voor timing: beoordelen of het laten doorgaan van een discussie, of juist niet, zal leiden tot resultaat.

• een open mentaliteit: niets is onzinnig, maar onrelevante zaken moeten tijdig worden beëindigd.

Als voorzitter zorg je voor een goede vergadering. Je hebt hierbij niet alleen een rol tijdens de vergaderingen, maar ook bij de voorbereiding ervan.

De agenda Bij de voorbereiding is de opmaak van de agenda je belangrijkste taak. De agenda is een belangrijk instrument om je vergadering in goede banen te leiden. Het is de rode draad en houvast voor alle deelnemers. Een agenda brengt structuur in je vergadering.

Stuur de deelnemers op tijd de agenda van de geplande vergadering door. Zo weten ze wat

Een goede voorbereiding is het halve werk.

Zorg voor een agenda. kunnen verwachten en kunnen ze zich er goed op voorbereiden. Een agenda helpt je om tijdens de vergadering bij ‘de orde van de dag’ te blijven. Op die manier kan je, indien er te sterk wordt afgedwaald, bijsturen naar het doel van de vergadering.

Een goede agenda bevat minimaal de volgende aspecten: • de datum, aanvangstijd en de tijd van beëindiging van de vergadering.

• de plaats waar de vergadering wordt gehouden en, indien nodig, een routebeschrijving.

• het onderwerp dat behandeld wordt; een korte beschrijving van elk agendapunt. Het kan helpen om in het agendapunt een duidelijke doelstelling op te nemen: wat moet het resultaat zijn na de bespreking?

• overlopen en goedkeuren van het vorige verslag.

• hoeveel tijd elk onderwerp in beslag gaat nemen • variapunten

Vergadering sluiten en opvolgen

Het is beter om niet onmiddellijk te starten met de vergadering, maar eerst te zorgen voor: • Het verwelkomen van de deelnemers. Als er nieuwe deelnemers zijn, of het is een groep die nog niet eerder samenkwam, is het uiteraard belangrijk om een voorstellingsronde te doen. Zo weet iedereen wie er rond de tafel zit.

• Het overlopen van de agenda. De voorzitter licht de agendapunten kort toe, geeft wijzigingen door en vertelt welke inbreng van de deelnemers verwacht wordt. Dit is ook het moment waarop gevraagd wordt of deelnemers variapunten hebben. Deze worden dan geïnventariseerd.

• Overlopen en goedkeuren van het verslag van de vorige vergadering.

Uiteraard zorg je ervoor dat de vergadering op tijd start.

Bij het afronden van de vergadering bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun inbreng en legt hij of zij een nieuwe datum vast. Op het einde van de vergadering is het goed om nog kort even de gemaakte afspraken (taken voor de deelnemers) te overlopen. Belangrijk is om dit in het verslag duidelijk op te nemen.

Wie doet wat, tegen wanneer? Als voorzitter kan je, naarmate de deadlines voor bepaalde afspraken naderen, polshoogte nemen naar de opvolging ervan.

In het heetst van de strijd Eén van de belangrijkste taken van de voorzitter tijdens de vergadering is het bewaken van de structuur. Een effectieve remedie tegen uitweiden of afdwalen, is het samenvatten van de hoofdpunten. Op die manier ben je functioneel met de inhoud bezig. Het is belangrijk om te weten wie je deelnemers zijn.

Niet elke deelnemer kan dezelfde inbreng geven. Dat mag je ook niet verwachten.

Agenda Voorzitter stelt op Op tijd versturen Deelnemers agendapunten laten doorsturen

Opvolgen afspraken

• Beknopt verslag: argumenten en uitkomsten van de discussies • Uitvoerig verslag: alle serieuze bijdragen van de deelnemers

Goed luisteren Je kan je niet permitteren om af te dwalen.

Zorg ervoor dat je naast het notuleren geen andere taken hebt. Houd de rode draad van de vergadering vast. De discussie wordt erg vaag voor je als je de grote lijnen uit het oog verliest.

De notulist is een tweede belangrijke schakel in de opvolging van de vergadering. Hij of zij moet in een verslag de kern van de discussie weergeven en afspraken duidelijk formuleren.

Op die manier worden de gemaakte afspraken goed opgevolgd en geëvalueerd.

Een goed verslag maken, gaat het makkelijkste als je jezelf niet in de discussie mengt, al heb je wel recht op duidelijkheid. Wanneer de vergadering rommelig wordt, kun je niet goed meer notuleren. Wees niet bang om om duidelijkheid te vragen. Stimuleer de voorzitter om samenvattingen te geven en help de voorzitter om het doel van de vergadering in het oog te houden.

Bereid je goed voor

Aantekeningen maken

Een goede voorbereiding is het halve werk.

Door een goede voorbereiding, weet je waarover gepraat wordt. Bepaal vóór de vergadering op welke manier je je aantekeningen gaat structureren. Dit zal afhangen van het soort notulen dat je gaat maken: • Besluiten- en/of actielijst: alleen de uitkomsten van de discussies

Delen waarvan je weet dat ze belangrijk zijn, voorzie je van een markering. Je moet in ieder geval de besluiten en conclusies snel terug kunnen vinden.

Taken van de notulist

Start Op tijd beginnen Verwelkoming door voorzitter Voorstellingsrondje Agenda overlopen Overlopen en goedkeuren vorig verslag

Verslag Notulist neemt verslag Voorzitter controleert verslag Voorzitter controleert of verslag wordt verzonden

Verloop vergadering Vasthouden structuur Regelmatig samenvatten

Einde Voorzitter bedankt deelnemers voor inzet en inbreng Gemaakte afspraken overlopen Nieuwe vergaderdatum vastleggen

dossier•19

Het openen van de vergadering

dossier•20

M DREAteMntTieEs A voor

Compe sploeg een top bestuur Soms lijkt het alsof je als bestuurder een superman of superwoman moet zijn. Er komen zoveel vragen en problemen op je af dat je amper weet waar te beginnen. Maar met een goed bestuur in je jeugdhuis hoef je zelf geen superkrachten te hebben. Als iedereen andere kwaliteiten heeft en je taken slim verdeeld zijn, zal niemand het gevoel hebben dat zij voor een onmogelijke taak staan. Ga het gesprek aan met je bestuur:

Verantwoordelijkheid

Ik heb me geëngageerd als bestuurder.

Je mag van mij verwachten dat ik mijn verantwoordelijkheid neem. Als ik denk dat mij iets niet lukt, praat ik daar over met de andere bestuurders. Als het toch eens misloopt, verstop ik me niet achter anderen.

Onderhandeltalent

Voor ik aan een onderhandeling begin, weet ik wat belangrijk is, voor mezelf en het jeugdhuis. In een gesprek ga ik op zoek naar wat de tegenpartij belangrijk vindt. Zo komen we tot een evenwichtig compromis. Ik vertegenwoordig het jeugdhuis op een goede manier bij externen.

wie is waar goed in? Wie doet wat graag? Welke competenties hebben we nodig? Op die manier ontdek je welke kwaliteiten je in huis hebt en welke nog nodig zijn. Zo kan je gericht op zoek gaan naar mensen voor je bestuur met de juiste competenties. Welke competenties dat zijn? Wij zetten er een aantal op een rij.

Duidelijke mening

Ik heb een mening over het jeugdhuis.

Ik kan mijn mening duidelijk maken aan anderen. Dat betekent niet dat ik niet luister naar wat anderen te zeggen hebben. Ik ga in gesprek met anderen over mijn standpunten. Ik durf mijn mening bij te sturen. Als we beslissingen moeten nemen, blijf ik niet rond de pot draaien, maar zorg ik ervoor dat we knopen doorhakken.

Duidelijke visie

Als bestuurder kijk ik niet enkel naar wat er vandaag gebeurt. Ik heb een idee over de toekomst van het jeugdhuis en ik kan dit vertalen in een plan.

Tekst: Stijn Bohez

Probleemoplossend

Als er problemen zijn, kan ik snel inschatten wat er fout loopt. Ik bedenk welke problemen er kunnen opduiken en probeer ze te voorkomen.

Ik ben creatief in het bedenken van oplossingen.

Vrijwilligers ondersteunen

Een jeugdhuis is een samenleving in het klein. Vrijwilligers laten samenwerken, hen de kans geven hun talenten in te zetten … Het is niet altijd eenvoudig.

Ik ga het gesprek met hen aan. Ik wil ontdekken van hun talenten zijn en hoe zij die willen inzetten voor het jeugdhuis. Ik breng mensen samen. Zo loopt alles in het jeugdhuis op rolletjes.