DOSSIER Geldzaken

G€LD ZAK€N DOSSIER

GELDZAKEN

HOE HOUD JE DE CENTEN VAN JE JEUGDHUIS ONDER CONTROLE? Elk jeugdhuis gaat op een bepaald moment op zoek naar geld. Om een activiteit of een evenement te organiseren …

Maar plannen vragen geld. Ook heeft het een grote impact op de werking van je jeugdhuis. Wat kan je doen om je financieel beleid op orde te brengen? Wat kan je doen om geld te besparen? En waar kan je geld ‘vinden’? Je leest er meer over in dit dossier.

GELDZAKEN

K E O Z P O M O R A A W N A A R G E L D? Elk jeugdhuis heeft wel eens een zot idee of een wild plan: je wil het jeugdhuis renoveren, je droomt van een sociaal project in de buurt, je wil een grote(re) sprong wagen met je ondernemingsproject of de muziek­ installatie moet dringend vervangen worden. Zulke plannen vragen geld. Geld waar je als jeugdhuis naar op zoek moet gaan.

Maar waar? En hoe pak je dat aan?

DOSSIER • 2

INHOUD D2 WAAROM OP ZOEK NAAR GELD? D3 GELDZAKEN: WAT MOET JE SOWIESO DOEN? LANGETERMIJNDENKEN D9 FINANCIEEL BELEID BEGROTING EN BOEKHOUDEN D10 CHECKLIST D11 GELDZAKEN: WAT KAN JE EXTRA DOEN? SUBSIDIES D12 FONDSEN D13 SPONSORING D14 CROWDFUNDING D15 SAMENAANKOOP D16 CHECKLIST TER CONTROLE

Tekst: Jos Meers, Joke Hüwels, Valerie Vonck & Kelly Looghe

Ook voor een non-profitorganisatie, zoals een jeugdhuis, is geld enorm belangrijk. Een chronisch ge¬brek aan financiële middelen komt in de meeste gevallen doordat niemand er ooit fatsoenlijk mee bezig geweest is. Misschien heb je er nog niet aan gedacht dat er ook vrijwilligers zijn zich graag bezighouden met geldzaken? Met geld ben je minder afhankelijk van subsidiegevers, ben je als bestuurder veiliger als er iets misloopt, is er meer zekerheid dat het jeugdhuis er binnen enkele jaren nog is, en is het gemakkelijker om moeilijke periodes en/of pechmomenten te overbruggen.

Een gebrek aan geld demotiveert je vrijwilligers. Mensen die uitdaging en experiment opzoeken, willen de vruchten plukken van hun engagement en zetten zich in om voort te zetten wat ooit door anderen op poten is gezet. Ze zoeken ruimte om te experimenteren, gaan risico’s niet uit de weg – ondanks de kans op mislukken. En dan heb je geld nodig.

De zoektocht naar extra middelen voor je werking heeft uiteraard maar zin als je een degelijk financieel beleid voert en alle geldstromen permanent onder controle hebt. Met andere woorden: je gaat best niet op zoek naar nieuwe middelen als je structurele middelen voortdurend langs ramen en deuren naar buiten vliegen. Een degelijk financieel beleid kan je jaarlijks € 5.000 tot € 15.000 opbrengen.

Daar kan je wel wat mee!

Het uitgangspunt moet steeds zijn: wie het kleine niet eert is het grote niet weerd. De uren dat je bewust bezig bent met geldzaken zijn vaak de uren die het meeste geld opbrengen. In dit dossier zetten we je graag op weg om je finan­ cieel beleid op orde te brengen – wat je voor het jeugdhuis ‘moet’ doen – en wat je nog meer kan doen om geld bin­ nen te halen.

EEN DEGELIJK FINANCIEEL BELEID KAN JE JAARLIJKS € 5.000 TOT € 15.000 OPBRENGEN

GELDZAKEN

WAT MOET JEN? SO WIESO DOE Jij wil toch ook dat je jeugdhuis blijft voortbestaan? Je bent jeugdhuisbestuurder, en je hebt het beste voor met je jeugdhuis en haar bezoekers. De ene vrijwilliger is graag onder de mensen, en helpt bij activiteiten. De andere is graag bezig met het vlot draaien van de werking. Achter de schermen. Zonder dat werk achter de schermen kan je geen optreden organiseren of/en kan je niet gezellig samen een film kijken op de wekelijkse filmavond.

En wat met het kunstproject en/of ondernemerschapsproject waarbij je al die jongeren helpt om hun droom te verwezenlijken?

Langetermijndenken De meeste vzw’s zijn al tevreden als ze erin slagen een overzicht van hun uitgaven en inkomsten van het voorbije jaar te presenteren tijdens hun jaarlijkse algemene vergadering. Met andere woorden: hun jaarrekening is enkel een momentopname van het voorbije jaar, waarbij geen rekening wordt gehouden met de geschiedenis (opgebouwd vermogen en/ of schulden). Een jaarrekening zonder ‘staat van vermogen’ is echter ruim on­ voldoende voor de algemene vergade­ ring om kwijting te geven aan de raad van bestuur. De algemene vergadering kan enkel kwijting geven als die ergens op gebaseerd is, als er stukken ontbreken kan dit dus niet.

DOSSIER • 3

Je laat hen toe een netwerk op te bouwen, om bij te leren. Je geeft hen ruimte voor experiment, waar falen mag. Om te zor­ gen dat al die fijne activiteiten über­ haupt georganiseerd kunnen worden, moet de fundering van je werking in orde zijn: een stabiele financiële situ­ atie.

Formaat adviseert aan grotere jeugdhuizen (met meerdere personeelsleden) om een dubbele boekhouding te voeren, ook al zijn ze hiertoe wettelijk niet verplicht.

Het voordeel is dat je zo makkelijker in de toekomst kan kijken.

Financieel beleid Alleen als je voorbereid bent, kan je tijdig maatregelen nemen. Een degelijk finan­ cieel beleid focust op mogelijke proble­ men die in de toekomst kunnen voor­ vallen. Bij grotere vzw’s wordt het stilaan een trend om een polis ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid Bestuurder’ af te sluiten.

Belangrijk: elke BA-polis komt pas tussenbeide als er iets gebeurt dat je eigenlijk niet had kunnen voorzien. Problemen ten gevolge van een gebrekkige opvolging van de financiën zijn dus normaal gesproken nooit gedekt. Het kan niet alleen tot

de sluiting van het jeugdhuis leiden, maar ook zware gevolgen hebben voor de (on) verantwoordelijke bestuurders.

Reserves aanleggen Met een lege bank- en/of spaarrekening is het moeilijk om een degelijke werking uit te bouwen. Reserves heb je niet enkel nodig om een paar risicovolle activiteiten, zoals een festival, te kunnen organiseren.

Of om je installaties of meubels – die je aan het afschrijven bent – te kunnen vervangen … Maar ook aan (on)verwachte tegenvallers moet je het hoofd kunnen bieden. Zo kan je vermijden dat je jeugdhuiswerking op de helling komt te staan, dat je toekomstige generaties opzadelt met een zware erfenis, of dat de schuld­ eiser komt aankloppen bij de bestuurders.

Lees verder op pagina D6

WAT ALS JE NIET VOORUIT GEDACHT EN/OF GEPLAND HEBT? LATEN WE ENKELE ‘DOEMSCENARIO’S’ BEKIJKEN. Een gebrekkige verzekerings­ portefeuille • Geen ‘brand-inboedelverzekering’ en dan een brand. Een uitbreiding ‘diefstal’ kan gekoppeld worden aan de brand-inboedel. Zie onze tips tegen inbraak en diefstal, onderaan de pagina.

• Je doet een grote activiteit of doet iets in samenwerking met anderen. Ben je zeker dat eventuele schade ook wel gedekt is via je jeugdhuispolis (ook wel BApolis genoemd)?

• Je huurt voor € 100.000 aan materiaal voor je jaarlijkse festival, maar je hebt geen polis ‘alle risico’s’.

DOSSIER • 4

Te veel cash in het jeugdhuis Is het toeval dat er een grote som geld wordt gestolen uit het jeugdhuis, net op het moment dat die er uitzonderlijk ligt? Cash hoort nooit thuis in het jeugdhuis als het niet geopend is. Investeer in een cashloos systeem. Er zijn tal van voordelen, en in de toekomst zullen die systemen ook een grotere rol gaan spelen. Lees er meer over in ‘Kassainkomsten beheren en controleren’ (zie bladzijde hiernaast).

Een gebrek aan monitoring en alertheid Als je je gas- en/of elektriciteitsverbruik niet regelmatig controleert, dan kan je plots voor onaangename verrassingen komen te staan.

Sommige jeugdhuizen nemen stroom en gas af via hun gemeente. Als die gemeente dan twee jaar wacht met het sturen van facturen, dan heb je best wat reserves achter de hand. Je voorziet deze schulden in je ‘staat van vermogen’. De verrassing zal dan minder groot zijn, en je maakt de algemene vergadering niets wijs.

CONTROLEER REGELMATIG, ZO KOM JE NIET VOOR ONAANGENAME VERRASSINGEN TE STAAN

ERG DURE EN NADELIGE CONTRACTEN: JE KAN ER ONDERUIT ALS JE DE OPZEGTERMIJNEN RESPECTEERT Boetes • Vergeten tijdig je belastingen aan te geven.

• Vergeten een Sabamlicentie aan te vragen. het foute contract ‘billijke vergoeding’.

• Gebruik illegale muziek of geen jeugdhuislicentie voor het kopiëren van muziek.

• Facturen kwijt, vergeten adreswijziging door te geven … met als resultaat een nog hogere rekening.

Problemen met (langdurige) contracten • Het contract met de brouwer voorziet een minimale drankafname, het jeugdhuis haalt die omzet niet. Aan het einde van het contract valt er een enorme rekening in de bus. Die opgebouwde schuld stond echter niet in de boekhouding, want van een ‘staat van vermogen’ werd nog niet opgemaakt.

• Erg dure en nadelige contracten: je kan er onder­ uit als je de opzegtermijnen respecteert. Een hulpmiddel: maak een overzicht met al je contracten, wanneer ze aflopen en wanneer je uiterlijk moet opzeggen.

Tips tegen inbraak en diefstal • Bewaar nooit cash geld in het jeugdhuis, • Werk met een cashloos betalingssysteem, • Neem een uitbreiding diefstal op je polis ‘brand­ inboedel’ (bv. 25% van je inboedelwaarde) Wil je inzetten op preventie en zorgen dat dieven geen kans krijgen? Lees dan onze brochure over inbraak en diefstal op www.formaat.be/thema/inbraaken-diefstal.

KASSAINKOMSTEN BEHEREN EN CONTROLEREN Uitgaven en inkomsten dranken

Wil je als jeugdhuis een goed financieel beleid voeren dan is het belangrijk dat je de kassa-inkomsten beheert en controleert. Je wilt immers niet dat er geld verdwijnt of dat je een boete krijgt van de fiscus.

Kassalogboek

• Werk je nog met een geldlade of -kistje? Dan is een kassalogboek bijhouden absoluut aangeraden. Probeer ook andere uitgaven (zoals het uitbetalen van artiesten, het doen van inkopen) en inkomsten (inkomgelden, lidkaarten) in die kassa te vermijden. Op die manier behoud je het overzicht.

• Werk je met een elektronische kassa? Dan gebeurt het grootste werk van een logboek al voor jou. Aan het einde van de avond kan zo’n kassa een verslag maken van de inkomsten. Krijgen vrijwilligers een gratis drankje als ze achter de toog staan? Zorg dan voor een knop ‘vrijwilligersdrank’. Zo zijn die drankjes gesplitst, en kan het ook opgesplitst worden in de boekhouding. Het grote voordeel van zo’n kassa: de vrijwilligers moeten minder rekenen en kunnen minder rekenfouten maken.

Stocktelling Door regelmatig een stocktelling te doen kan je de feitelijke inkomsten vergelijken met de verwachte inkomsten.

Zo kan je bijvoorbeeld snel diefstal opsporen. Ook hier is het belangrijk dat je rekening houdt met drankjes die je geeft aan vrijwilligers. Want die zijn niet verkocht. Tip: koop de dranken voor de vrijwilligers apart aan en plaatst ze in een aparte frigo.

Prijszetting

Plak niet zomaar een bedrag op jullie dranken, maar bepaal de prijs doordacht. Vraag een lijst op bij jullie drankleverancier: Hoeveel betalen we voor elk soort drank? Maak een gepaste prijszetting. Als je de prijzen wilt verhogen of verlagen naar een volgend jaar kan je die berekening ook doortrekken in de begroting.

HET GROTE VOORDEEL VAN EEN ELEKTRONISCHE KASSA: DE VRIJWILLIGERS MOETEN MINDER REKENEN EN KUNNEN MINDER REKENFOUTEN MAKEN

DOSSIER • 5

Houd de kassa-inkomsten nauwgezet bij in een kassalogboek. Vermeld de start- en eindkassa, de eventueel gratis drankjes aan vrijwilligers, de speciale acties … In zo’n kassalogboek kan je ook andere belangrijke gegevens vermelden, zoals de vrijwilligers die achter de toog staan, hoe het jeugdhuis moet afgesloten worden … Ook dit kassalogboek is belangrijk om alles correct te verwerken in de boekhouding.

Als je rekening houdt met bovenstaande elementen zullen de uitgaven en inkomsten van dranken in evenwicht zijn. Bv. Je koopt per jaar voor € 10.000 aan dranken aan. Je verkoopt ze aan het dubbele van de aankoopprijs. De inkomsten voor die dranken moeten dus op € 20.000 liggen. Als je geen rekening houdt met de drankjes die je gratis geeft aan vrijwilligers, zal deze rekensom niet kloppen. Dit is het eerste wat ook bij de fiscus zal opvallen, omdat je jezelf als jeugdhuis verdacht maakt.

Vervolg van pagina D3

Elektronisch kassasysteem PRAKTIJKVOORBEELD Elektronisch kassasysteem Jeugdhuis Krak (Avelgem) Interview met vrijwilliger Pieter

DOSSIER • 6

Jullie hebben een elektronisch kassasysteem. Hoe gaat het in zijn werk?

Pieter: “Eén jaar terug zijn we ermee gestart. Voordien werkten we met een gewone geldlade. De vrijwilliger achter de toog kan heel eenvoudig bestellingen ingeven via voorgeprogrammeerde knoppen, op maat van het jeugdhuis. De kassa berekent het totaalbedrag en toont het wisselgeld voor de bezoeker. Er wordt ook bijgehouden wat er is gedronken en hoeveel de omzet bedraagt.”

Wat is de kostprijs? Brengt het op?

Pieter: “Met een budget van € 1.000 kom je al heel ver en het is de investering zeker waard. We liepen heel wat opbrengsten mis door diefstal, het weggeven van drank of misbruik door vrijwilligers. Nu krijgen we zicht op wat de omzet zou moeten zijn en wat na telling de wer­ kelijkse omzet is, waardoor we bij grote verschillen korter op de bal kunnen spelen. Ook het bijhouden van de verkochte dranken levert een schat aan informatie op.”

Hoe hebben jullie dit aangepakt?

Pieter: “We wilden de vrijwilligers zeker niet afschrikken. Tot onze verbazing

ELEKTRONISCHE KASSA IN JEUGDHUIS KRAK

werd de kassa goed onthaald. We maakten een duidelijke handleiding en alle barvrijwilligers kregen een opleiding om met de kassa te leren werken. De reden van de aankoop werd ook toegelicht.

Het gebruiksgemak valt goed mee en er verdwijnt een pak rekenwerk, wat soms vervelend is bij grote bestellin­ gen met verschillende drankjes. De vrijwilligers voelen zich niet gecontroleerd.

En ze tonen begrip voor het feit dat we medewerkers met slechte bedoelingen geen kans meer willen geven.”

Tips & Tricks?

Pieter: “Een elektronische kassa is geen wondermiddel. Het vergt ook opvolgingswerk. Sociale controle en goede afspraken met vrijwilligers blijven het belangrijkst. Maar voor de financiële gezondheid van het jeugdhuis is het zeker een nuttige aankoop. Een must is dat iedereen er het doel van inziet en vrijwilligers bij het verhaal worden betrokken.”

Cashloze betaalsystemen Een cashloos betaalsysteem zorgt ervoor dat je snel en gemakkelijk kan betalen, zonder cash op zak te hebben. Geen gedoe met wisselgeld dus. De meeste cashloze systemen zijn ontwikkeld voor en op maat van de commerciële sector. Het gemiddelde bedrag per betaling ligt veel hoger dan in een jeugdhuis. Het gevaar dat dan om de hoek loert, is dat sommige jeugdhuizen hierdoor net hun toog commerciëler gaan uitbaten. Met andere woorden: dat ze verkooptechnieken gaan kopiëren uit de commerciële sector, dat ze aan klantenmarketing gaan doen, dat ze drankverkoop nog meer centraal gaan

DE ELEKTRONISCHE KASSA IS MAKKELIJK TE GEBRUIKEN EN ER VERDWIJNT EEN PAK REKENWERK

plaatsen … Op de lange duur komt zo de jeugdhuissector in het vizier van de belastingheffer (btw en vennootschapsbelasting).

Is een cashloos systeem iets voor ons jeugdhuis? Enkele vragen die je je kan stellen: • Wat is de kostprijs van het systeem op jaarbasis (bij intensief gebruik)? Een niet-btw-plichtig jeugdhuis kan niets recupereren.

• Is er een incentive (voordeel) om het systeem te gebruiken? In principe mag het betaalsysteem geen invloed hebben op de prijs.

• Is er een koppeling aan een (online) kassasysteem (mogelijk)? Cash verminderen is één zaak. Het niet monitoren van de inkomsten is een veel groter probleem in veel jeugdhuizen.

- Hoeveel inkomsten haalde je vorig jaar uit de toog? Hoeveel hadden dit er moeten zijn (op basis aankoopfacturen)? De fouten die tappers/bestellers vroeger maakten, zullen ze blijven maken zonder kassa.

• Wat zijn de effecten op het bijhouden van een boekhouding? Kan je op een degelijke manier een kassacontrole doen, gecombineerd met stockcontrole? Zijn er nieuwe kansen op misbruik?

PAYCONIQ-TERMINAL IN JEUGDHUIS ASGAARD

• Kan je het systeem ook gebruiken voor het betalen van inkomgelden, lidgelden, voorverkoopkaarten … ?

• Wat is de snelheid van de betaling? Als je het betaalsysteem niet kan gebruiken tijdens erg drukke momenten, wat ben je er dan mee?

• Kunnen minderjarigen er mee betalen?

• Is een koppeling aan Payconiq mogelijk?

• Is het betaalsysteem voldoende veilig voor de gebruiker?

PRAKTIJKVOORBEELD Cashloze betaalsystemen Jeugdhuis Asgaard (Sint-Amandsberg) Interview met voorzitter Ilse over cashloos in hun jeugdhuis

“Om voor onze drankkaarten te betalen, hebben we twee alternatieve betaal­ methoden. Het is veilig, snel, en ook makkelijk voor onze vrijwilligers. We gebruiken Payconiq en een betaalterminal. Beide systemen werke met een app.

Naast drankkaarten kopen, is het ook mogelijk om bij ons geld af te halen voor bijvoorbeeld band merchandising. Dat zorgt voor een grotere verkoop, omdat mensen makkelijker aan geld geraken. Zo hebben we zelf minder geld in de kassa, wat ook weer veiliger is.”

Hoe hebben jullie het aangepakt om in te voeren?

Ilse: “We gebruiken deze systemen sinds onze opening. Het is niet veel werk. Payconiq zelf kost niks, je vult een formulier in en de rest wordt geregeld door de bank. Het wordt ook al binnen een paar dagen geactiveerd. De bedragen komen

een voor een op onze rekening. De betaalterminal, die je ook bij de bank kan krijgen, kost ca. € 100. De bedragen komen gebundeld per dag op de rekening, minus de kost per transactie.”

Hoe gaan de vrijwilligers ermee om?

Ilse: “Het systeem werd goed onthaald bij de vrijwilligers. Onze barverantwoordelijken zorgen dat iedereen weet hoe het werkt, en meestal krijgen we de opmerking "oh als het dat maar is, zo makkelijk!" Payconiq is heel makkelijk als het druk is, de bevestiging komt binnen de seconde. Bancontact is iets omslachtiger omdat het nog steeds met de bankkaart gebeurt, maar het geeft vooralsnog geen problemen.”

Tips & Tricks?

Ilse: “Gewoon doen! Het is echt heel makkelijk en het is een leuk alternatief ! Maar voor kleine bedragen, zoals een pintje, is het misschien wat veel werk qua boekhouding. Je kunt de controle van Payconiq telkens op de gsm van de ‘klant’ nakijken als het niet mogelijk is om een laptop aan de toog te zetten.”

Lees verder op pagina D9

DOSSIER • 7

Waarom cashloos en hoe gaat dit in zijn werk?

Ilse: “We werken met drankkaarten van € 10, € 20 en € 30. Op de drankkaart van € 30 geven we + € 2 als ‘beloning’.

De drankkaarten blijven geldig op al onze events. We merken dat dit bij de barvrijwilligers veel stress wegneemt: ze moeten geen moeilijke berekeningen doen bij grote bestellingen, maar kunnen gewoon per drankje aanstrepen wat het kost. Ook hebben we hierdoor geen problemen met wisselgeld.”

PAYCONIQ IS VEILIG, SNEL, EN OOK MAKKELIJK VOOR ONZE VRIJWILLIGERS

JEUGDHUIZEN EN BTW

DOSSIER • 8

HOUD DE DREMPEL VAN € 80.000 IN HET OOG – OMZET ‘DRANKGELEGENHEID’

Sinds de invoering van de btw-wet in 1971 zijn jeugdhuizen vrijgesteld van btw. Aan die vrijstelling maakte minister van Financiën Johan Van Overtveldt begin november 2015 een einde. Hij deed dat niet door de wet te wijzigen.

Wel publiceerde zijn administratie een nieuwe interpretatie van de bestaande wetgeving (lees: bijkomende grenzen).

Jeugdhuizen blijven principieel on­ der de vrijstelling vallen, maar als ze regelmatig eten verkopen (vast aan­ bod) of als de omzet van de ‘drank­ gelegenheid’ hoger is dan € 80.000, is het oppassen geblazen. De regeling ging in op 1 januari 2016.

Houd die drempel dus goed in het oog, want als je die overschrijdt kan je geld verliezen. Enkele zaken op een rijtje: Welke jeugdhuizen kunnen te ma­ ken krijgen met de btw-plicht?

• Jeugdhuizen met een drankomzet van meer dan € 80.000; • Jeugdhuizen die op regelmatige tijdstippen maaltijden verkopen (dus ook pizza’s, hotdogs, frieten …); • Jeugdhuizen die commerciële inkomsten hebben van meer dan € 25.000 (vb. sponsoring, inkomsten door verhuur, diensten leveren aan derden …), voor zover die activiteiten onder de btw-regeling vallen.

Welke omzet komt in aanmerking?

Al je inkomsten ten gevolge van consumptie door bezoekers of deelnemers komen in aanmerking. Ook die van je grote activiteiten buitenshuis, zoals een fuif, festival …

Wat valt bijgevolg dus niet onder deze omzet?

• Lidgelden, subsidies, inkomsten kickertafel of andere ontspanningstoestellen; • Uitzonderlijke inkomsten (tussenkomst verzekeringen, verkopen van meubilair of cd’s, giften …); • Sponsorgelden; • Inkomsten door verhuur gebouwen en materialen; • Verkoop maaltijden (of andere) tijdens fundraisingactiviteiten (max.

4x/jaar).

Wat dan met andere drankinkom­ sten?

• Drankinkomsten ten gevolge van verhuur; • Drankverkoop aan eigen medewerkers (tijdens werkmomenten, vergaderingen …).

Je zou hier kunnen interpreteren dat dit niet bij de omzet van het jeugdhuis als drankgelegenheid hoort, en dus niet als concurrentieverstorend voor andere horeca-inrichtingen kan beschouwd worden. Alleen ben je maar zeker als de btw-inspecteur in jouw regio hier uitdrukkelijk mee akkoord gaat.

Let tot slot ook goed op met de ‘gratis drank’ die je weggeeft aan je eigen medewerkers, zeker als je dicht bij het plafond van € 80.000 zit. Zolang dit bijkomstig is, is er wellicht geen probleem. Volgens het btw-wetboek (art.12§1-eerste lid 1° belastbare levering) is dit ‘onttrekking van roerende goederen’ en telt het dus mee voor de ‘omzet’.

Tip: Richt een aparte koelkast in voor vrijwilligersdrank, die je apart aankoopt (dus niet op de factuur van het gewone aanbod). Die bedragen boek je dan in onder ‘diensten en diverse goederen’. Zo is het makkelijk bij te houden in de boekhouding.

Het is dus aanbevolen om al deze inkomsten goed bij te houden via aparte posten in je boekhouding en jaarrekening. Zo hebben je opvolgers bewijsstukken en een verhaal als er over enkele jaren een controle komt.

Meer informatie over btw? www.formaat.be/thema/btw

Vervolg van pagina D7

Plannen en monitoren van het financieel beleid Als jeugdhuisbestuurder is het be­ langrijk om een goed financieel be­ leid te voeren. Waarom? Bovenal om de toekomst van jouw jeugdhuis vei­ lig te stellen. Ook zijn de bestuurders lasthebbers van de vzw, met andere woorden: als je het ‘goede huisvaderprincipe’ niet toepast en de vzw lijdt hierdoor schade, dan kan de vzw zich verhalen op de bestuurders.

Het gaat over meer dan een correcte boekhouding. Een financieel beleid voeren, betekent dat je nadenkt over hoe je je centen beheert op korte en op lange termijn. Alles start met een re­ gelmatige opvolging van je financiën.

Begroting en boekhouden Plannen: een begroting Een begroting is een instrument om je financieel beleid te sturen en te verantwoorden. Je legt erin vast welke uitgaven en inkomsten je verwacht voor het komende boekjaar of voor een bepaald project. Voor een vzw is het opmaken van een begroting een wettelijke verplichting.

• De begroting moet steeds goedgekeurd worden door de algemene vergadering; • Probeer een begroting op te stellen per werkgroep of per grote activiteit; • Plan grote investeringen (roerende of onroerende goederen) in; • Laat de begroting tussentijds controleren en bijsturen door je raad van bestuur.

Tools om een begroting te maken? Die vind je op www.formaat.be/artikel/planneneen-begroting.

Boekhoudkundige verplichtingen & vzwwetgeving met Assist Gaat je hoofd duizelen van vzwwetgeving en boekhouding? Dat is meer dan normaal. Daarom organiseert Formaat vijf vormings­ momenten in Gent, Leuven, Antwerpen, Kortrijk in Genk.

Hoe geef je een bestuurswissel door? Hoe zorg je dat je boekhouding klopt met de vzw-wetgeving?

Wanneer moet je documenten neerleggen, bij wie en waar moet je ze tekenen? Hoeveel kostte je laatste activiteit? Wat is een jaarrekening en hoe maak je die op?

Maak je keuze uit het thema boek­ houdkundige verplichtingen met Assist of vzw-wetgeving met Assist en kom te weten hoe je alles op een eenvoudige manier in orde kan brengen.

Inschrijven?

Praktische informatie vind je op www.formaat.be/vorming > vzw & boekhouden

PLAN EN NEEM DE TIJD OM TE VERGELIJKEN

DOSSIER • 9

Kenmerken van een doordacht beleid kunnen zijn: • Je werkt met een begroting en doet regelmatig begrotingscontroles (zie verder ‘Begroting en boekhouden’); • Je houdt regelmatig de boekhouding bij (minstens elke 14 dagen) en rapporteert en bespreekt regelmatig op de raad van bestuur; • Je checkt of je omzet overeen met je aankoopfacturen. Met andere woorden: zijn er voldoende controles op de dagdagelijkse inkomsten, stockcontroles …?

• Je kijkt de prijzen na. Veel zaken die je vluchtig koopt, kan je elders misschien voor de helft van de prijs krijgen. Koop niet impulsief, maar doelgericht. Met andere woorden: plan en neem de tijd om te vergelijken. Stel iemand aan als ‘aan-koopverantwoordelijke’.

• Je kijk na of je de meest voordelige contracten hebt. Elektriciteit en gas, verzekeringen, muziekcomputer … en ben je wel verzekerd voor de belangrijkste risico’s?

• Je betaalt facturen op tijd om zo boetes en herinneringskosten te vermijden; • Tijdig je belastingaangifte indienen, waardoor je boetes kan vermijden;

• Je tekent nooit contracten waarvan je op voorhand weet dat je ze vroeg of laat niet meer kan nakomen; • Je bewaart nooit geld (tenzij wat kleingeld) in het jeugdhuis, zelfs niet in een kluis. Hoe meer geld je in je jeugdhuis laat liggen, hoe meer er gestolen kan worden.

Controle algemeen Werk je al met Assist voor je boekhouding? Dan kan je in Assist een begroting opmaken op basis van de uitgaven en inkomsten van het vorige jaar.

DOSSIER • 10

Assist Assist is het online administratie- en boekhoudprogramma bij uitstek. Met Assist beheer je de volledige werking van je jeugd­ huis online. Het programma is vooral gekend als eenvoudig boekhoudprogramma voor kleine vzw's. Naast andere mogelijkheden zoals stock-, leden- en activiteitenbeheer, is er ook de unieke tool 'vzw-helper'. Aan de hand van een handige vzw-checklist en vzw-kalender krijg je een overzicht van de wettelijke verplichtingen waaraan jouw vzw moet voldoen én wanneer en op welke manier.

De basisversie van Assist is opgenomen in het lidmaatschap van Formaat. Iedereen die lid is bij Formaat kan automatisch gebruik maken van het boekhoudonderdeel van Assist en de rubriek ‘vzw-helper’.

Meer informatie? www.assistonline.eu

Checklist: Controles Wil je aan de slag met het controleren van jouw fincieel beleid?

Hier vind je een handige checklist om je op weg te zetten.

Zorg dat meer dan één persoon de boekhouding opvolgt.

Controleer je boekhouding op regelmatige tijdstippen (bv. elke twee weken).

Hou tussentijdse controles op: inkomsten, uitgaven, omzet, energieverbruik, stock …

Doe je stockcontrole telkens op het volgoed, leeggoed kan verdwijnen.

Laat de boekhouding regelmatig controleren door je bestuurders. Agendeer dit punt op de raad van bestuur (aansprakelijkheid bestuurders).

Zorg dat je leden van de algemene vergadering de boekhouding kunnen raadplegen (openbaarheid van stukken).

Doe jaarlijks een beroep op een boekhouder (of accountantskantoor) om je boekhouding na te kijken.

Controle op de uitgaven Evalueer regelmatig je lopende contracten: de brouwer, verzekeringen, leveranciers elektriciteit en gas (www.vreg.be), auteurs­rechten …

Zorg dat je van alle uitgaven bewijsstukken hebt: facturen, kastickets, onkostennota’s …

Maak duidelijke afspraken wie welke (spontane) aankopen mag doen en wat het eventuele plafond is, zie verder ‘aankoopverantwoordelijke’.

Betaal je facturen op tijd (maar niet te vroeg) en controleer steeds op correctheid.

Vermijd onnodige kosten, zoals boetes.

Zorg dat je verzekerd bent bij inbraak, brand of andere onverwachte kosten. Een voorbeeld is een verzekeringspolis ‘Alle risico’s’ voor je nieuwe en dure PA.

Alert zijn Wat houd je best allemaal in het oog?

Voer een duidelijk prijsbeleid en bewaak je winstmarges.

Voorzie interne controlesystemen op je kas en drankenstock. Sommige jeugdhuizen plaatsen bijvoorbeeld een camera in de drankruimte.

Zorg dat je gebouw voldoende beveiligd is tegen interne en externe diefstallen.

Doe bij een diefstal altijd aangifte bij de politie. Zo kan je verantwoorden in de boekhouding waar het geld naartoe is.

Zorg dat je alles in het werk stelt om vorderingen (schulden, diefstal door medewerkers …) snel te innen.

Hou mogelijke subsidiekanalen in het oog.

Onderzoek de mogelijkheden voor sponsoring.

Ga na of je kan genieten van premies voor energiebesparende maatregelen, subsidies voor verbouwingen …

Beleg reserves van middelen die je op korte termijn niet nodig hebt.

GELDZAKEN

WAT KAN JE E X T R A D O E N? realiseren), experimentele jeugdwerkprojecten (voor verenigingen die vernieuwende jeugdwerkinitiatieven opzetten en zo inspelen op nieuwe ontwikkelingen binnen het jeugdwerk) en projecten rond jeugdparticipatie.

Subsidies

In Vlaanderen is de schaalgrootte van je project vaak belangrijk. Het gaat om projecten die buiten de grenzen van je eigen gemeente gaan. Je vindt alle informatie over de Vlaamse jeugdsubsidies op www.sociaal­cultureel.be/jeugd/jeugdhuizen.aspx.

Subsidies bij de overheden

Gemeente De meeste lokale jeugdwerkorganisaties krijgen subsidies van de gemeente voor hun normale werking. Een gemeentebestuur kan een jaarlijkse werkingssubsidie toekennen. Ze stelt hiervoor een aantal voorwaarden op waaraan je werking moet voldoen. Daarnaast kan je bij de gemeente nog verschillende andere subsidies krijgen zoals projectsubsidies, infrastructuursubsidies of subsidies voor kadervorming. Benieuwd hoe het zit in jouw gemeente? Neem contact op met je jeugddienst. Vraag ook naar subsidiemogelijkheden buiten het beleidsdomein jeugd (denk maar aan milieu, cultuur, welzijn …).

Vlaamse overheid

Ook bij de Vlaamse overheid kan je als jeugdhuis met personeel in bepaalde gevallen centen rapen. Vooral de subsidies voor specifieke projecten kunnen interessant zijn. Zo kan je geld krijgen voor jeugdcultuurprojecten (voor verenigingen die een artistiek project of product

DE MUTSEMOBIEL

PRAKTIJKVOORBEELD Subsidies Jeugdhuis De Mutse (Wingene) Interview met Sean over subsidies voor hun MutseMobiel

Waarvoor hebben jullie subsidies aangevraagd?

Sean: “De MutseMobiel. Het is een mobiel jeugdhuis waarin we alle functies integreren, zodat jongeren zelf aan de slag kunnen met onze materialen: mediakast, draaitafel, gezelschapsspelen, fornuis, de mogelijkheid om iets te drinken, een terras, een projectiescherm voor films, sportwedstrijden, games … Onze aanwezigheid in de buurt, en de materialen, zijn een aanzet om gesprek en ontmoeting te bevorderen.”

Tips & Tricks?

Sean: “Voor dit soort zaken moeten jeugdhuizen sowieso samenwerken met de jeugddienst en zich verantwoorden naar politici die beslissen over de budgetten. Bouw dus een goede verstand­ houding op met het gemeentebestuur en ga zoveel mogelijk naar de jeugdraad.

Dat komt het jeugdhuis en haar projectwerking zeker ten goede.”

BOUW EEN GOEDE VERSTANDHOUDING OP MET HET GEMEENTEBESTUUR EN GA ZOVEEL MOGELIJK NAAR DE JEUGDRAAD

DOSSIER • 11

Voor subsidies kan je in eerste instan­ tie terecht bij je gemeente of bij de Vlaamse overheid.

Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Sean: “Voor ons was dat niet veel werk. We stelden een concept en doelstellingen op en die bundelde de jeugddienst dan samen met onze kostenraming in een collegeraming. Vooral de aankoop en het herinrichten van de MutseMobiel is voor ons een grote kost en daarvoor vroegen we Gemeente Wingene om een éénmalige tussenkomst. Na het overleg met onze medewerkster binnen de jeugddienst Sien, en de schepen van Jeugd, kon het voorstel voor het College van Burgemeester en Schepenen komen. De verdediging nam slechts een kwartier tijd in beslag.

De samenwerking verliep zeer vlot. De uiteindelijke uitkomst is een éénmalige subsidie van € 1.250. We hebben een totale kostenraming van ongeveer € 1.500, dus we zijn heel tevreden.”

Interessante subsidies REG-premies Als je investeringen doet die te maken hebben met energie-efficiëntie dan komt je vzw in aanmerking voor bepaalde subsidies (Eandis/Infrax). Het is zeker de moeite om voor elke investering te informeren bij je gemeente. www.vlaio.be/maatregel/reg-premies-distributienetbeheerders

Grensoverschrijdende jeugdprojecten

DOSSIER • 12

Bij het ‘Youth in action’-programma van JINT vzw kan je subsidies aanvragen voor internationale uitwisselingen en projecten in het buitenland. www.youthinaction.be

Projectrekeningen van de KBS De Koning Boudewijnstichting wil de solidariteit stimuleren en biedt via het systeem van 'projectrekening' de mogelijkheid om de vrijgevigheid van vele schenkers in te zetten voor meer rechtvaardigheid. Focus: duurzame veranderingen binnen de samenleving. Een projectrekening helpt je jeugdhuis om geld in te zamelen. Die rekening wordt beheerd door de KBS, waardoor je project meer erkenning en zichtbaarheid krijgt. www.kbs-frb.be/nl/Activities/Calls/2017/293304

Project infrastructuur van Formaat Formaat ging een partnerschap aan met organisaties die jongeren uit het deeltijds onderwijs begeleiden. Vandaag zijn er maar liefst 4 vaste organisaties: Profo (Hasselt), Compaan (Gent), Wela (Antwerpen), Jongerenatelier (Kortrijk). Samen kunnen ze bijna alle gemeentes en dus jeugdhuizen van Vlaanderen aan.

Je kan die organisaties inschakelen voor vele werken: Van verfraaiings­ werken en klussen, tot herstellingen en renovatiewerken.

Door subsidies van minister Smet hebben

we ervoor kunnen zorgen dat jeugdhuizen maar € 11,53 per uur moeten betalen voor een hele ploeg (1 begeleider tot en met 5 jongeren). Materiaalkosten zijn te betalen door het jeugdhuis. www.formaat.be/project/project-infrastructuur

Subsidiedossier indienen Om subsidies aan te vragen, moet je een subsidiedossier indienen. Hierin zet je meer informatie over je werking, je plannen, en wat je al gedaan hebt. De vorm van zo’n dossier hangt af van de subsidie.

Soms wordt er gewerkt met een standaardformulier, andere keren moet je het zelf samenstellen.

Hoe ziet zo’n subsidiedossier er nu uit?

Meer informatie vind je in het subsidiedossier van Formaat. www.formaat.be/artikel/een-subsidiedossieropstellen

Fondsen Er zijn heel wat organisaties die centen geven voor specifieke projecten.

• Cera steunt verschillende soorten projecten, bijvoorbeeld om lokalen in te richten, om verenigingen te ondersteunen die iets op poten zetten voor hun buurt …

www.cera.be/nl/MaatschappelijkeProjecten) • De Koning Boudewijnstichting lanceert geregeld projectoproepen rond maatschappelijke thema’s zoals duurzaamheid, sociale samenhang …

www.kbs-frb.be • Het Delhaizefonds wil sociale cohesie in lokale gemeenschappen bevorderen.

Dit fonds wordt beheerd door de Koning Boudewijnstichting

www.kbs-frb.be • De Proximus Foundation wil kinderen en jongeren helpen die het moeilijk hebben om zich te integreren. Dit fonds wordt beheerd door de Koning Boudewijnstichting.

www.proximus.com/en/foundation

• De Stichting Koningin Paola steunt maatschappelijke projecten die zich richten op de vorming en integratie van maatschappelijk kwetsbare jongeren.

www.sk-fr-paola.be/nl • United Fund for Belgium helpt sociale projecten die de levenskwaliteit van mensen in nood verbetert in België en steunt humanitaire of sociale werken.

www.ufb.be/splash.html • Er zijn nog meer fondsen waarbij je terecht kan als je een sociaal doel hebt, je richt naar kwetsbare groepen. We denken aan de Stichting P&V, de Stich­ ting Carrefour (voedselbanken), de Stichting Nike binnen de Koning Boudewijnstichting (diversiteit in de sport bevorderen) …

Aandachtspunten

• Meet jezelf de attitude aan om regelmatig deze websites in het oog te houden zodat je nieuwe projectoproepen tijdig opmerkt. Vroeg of laat is er een oproep die aansluit bij jullie projectidee.

• Houd de data in het oog: wanneer moeten projecten ingediend zijn?

Vb. bij Cera zijn er jaarlijks 3 momenten waarop je een dossier kan indienen.

Via dit fonds krijg je voornamelijk middelen om te investeren in roerende of onroerende goederen. Het bedrag is maximaal € 2.500 en je kan slechts om de drie jaar een nieuw dossier indienen.

• Projecten die lopen komen normaal niet in aanmerking, het moet dus gaan over toekomstige projecten.

• Projecten die duurzaamheid beogen hebben meer kans. Met andere woorden: als nieuwe inzichten, producten of technieken later kunnen geïmplementeerd worden in je werking, dan maak je meer kans.

• De rapportering en bewijslast is afhankelijk van het fonds waarbij je een voorstel indient. Bij het ene fonds zal je alle uitgaven moeten kunnen bewijzen aan de hand van facturen, terwijl je bij een ander fonds een inhoudelijk rapport moet opmaken, met voortgang en nog uit te voeren acties.

hiervoor te gaan. Eén verantwoordelijke van het jeugdhuis heeft het dossier ingevuld. Enkele weken later kregen we een positief antwoord op onze projectaanvraag.”

Tips & Tricks?

Jan: “Begin alleen projecten waarvoor er een draagvlak is in het jeugdhuis en probeer samen te werken met andere organisaties. Dat maakt je dossier, maar uiteindelijk ook je project sterker. Formuleer het project zo concreet mogelijk: doelstellingen, aantallen … en zorg dat je begroting goed onderbouwd is. Wees SMART!”

PRAKTIJKVOORBEELD Fonds Jeugdhuis De Takel (Oostende) Interview met beroepskracht Jan over ‘Gastvrije Gemeente’

Hoe hebben jullie dat aangepakt?

Jan: “Eerst bespraken we met de jongeren wat ze graag wilden doen, daarna keken we of we dit konden inpassen in de projectsubsidie. Toen bleek dat dit kon, is met enkele partners afgesproken om

Meer info over fondsen? www.formaat.be/thema/subsidies--fondsen

Sponsoring Een sponsor is een persoon of orga­ nisatie, meestal een bedrijf, die jouw werking of evenement steunt door geld of andere middelen ter beschik­ king te stellen, in ruil voor publiciteit.

Let op met: • Als je sponsorgeld ontvangt, dan moet je een factuur uitschrijven. Is je vzw btw-plichtig dan moet je hierop btw aanrekenen. Ben je niet btw-plichtig, dan vermeldt de factuur ook steeds de vrijstelling (Art. 44, §2,2°, BTW-wetboek) - Hoe maak je een factuur op?

www.formaat.be/thema/facturen-opstellen • Sponsoring wordt steeds gezien als een commerciële activiteit. Jij voert namelijk reclame voor een commerciële firma. Je beperkt dus best het bedrag omdat er fiscale gevolgen kunnen zijn.

• Niet elke sponsoring is een financieel voordeel. Als je verzekeraar jaarlijks € 500 sponsorgeld geeft, maar je betaalt € 1.000 meer aan premies dan bij een andere verzekeraar, dan is de sponsoring eerder een kost.

PROBEER SAMEN TE WERKEN MET ANDERE ORGANISATIES JONGEREN UIT DE TAKEL OP HUN EVENEMENT ‘DE WERELD OP WANDELAFSTAND’

DOSSIER • 13

Voor welk fonds hebben jullie een aanvraag ingediend?

Jan: “We dienden een aanvraag in voor een fonds via de Koning Boudewijnstichting: het project ‘Gastvrije Gemeente’. Je kon € 2.500 krijgen om iets te organiseren waarmee je de integratie van vluchtelingen in de hand werkt.”

Voordelen voor potentiële sponsors kunnen zijn: • Zichtbare aanwezigheid tijdens het evenement: affiches, banners, website …

Dit is trouwens de voorwaarde voor een sponsor om het gespendeerde bedrag als kost te kunnen inbrengen. Je naambekendheid vergroten en je cliënteel uitbreiden moet de doelstelling zijn.

• Gratis tickets, toegang tot de vipruimte …

ELK BEZOEK AAN EEN MOGELIJKE SPONSOR KAN IETS OPLEVEREN

DOSSIER • 14

PRAKTIJKVOORBEELD Sponsoring Jeugdhuis ’t Schipke (Lauwe) Interview met Caroline, verantwoordelijke voor sponsoring ‘Schippersweekend’

De zoektocht naar sponsors, hoe pakken jullie het aan?

Caroline: “Wij richten ons vooral op lokale zelfstandigen uit Lauwe en omstreken. Zowel kleine zaken als grotere firma's. We stellen een sponsordossier op, met daarin alle mogelijke formules. Binnen de werkgroep verdelen we de sponsors.

Ieder jaar benadert iedereen dezelfde sponsor, om zo de band aan te halen.”

Waarom doen de sponsors het?

Caroline: “Velen sponsoren omdat ze een persoonlijke band hebben met ‘t Schipke

of Schippersweekend. Zo zaten ze zelf in het bestuur van het jeugdhuis of in de werkgroep van Schippersweekend.

Op de receptie vrijdagavond leggen we hen twee uur lang in de watten. Boven­ dien bieden we een mooi pakket aan: toegangsbandjes, eetkaarten … ook op die manier trekken we sponsors over de streep. Voor velen is vooral de visibiliteit voor hun zaak heel belangrijk.”

Wat werkt er goed?

Caroline: “Een georganiseerde manier van werken en het feit dat we naar buiten komen met een mooi en duidelijk sponsordossier.

Dit geeft meteen een goede eerste indruk. Ook het feit dat we ons flexibel opstellen wanneer een sponsor zelf een formule voorstelt. Sommige handelaren sponsoren bijvoorbeeld in natura: een bakker die sponsort met brood, een firma die hun koelwagen uitleent voor het weekend …”

Tips & Tricks?

Caroline: “Het start met een goed uitgebalanceerd sponsordossier. Zo vindt zowel een sponsor, die een klein bedrag wilt investeren, iets tussen de formules, maar evengoed een firma die een groter bedrag wil geven. Daarnaast is het belangrijk voldoende tijd te voorzien voor het rondgaan en bezoeken van zoveel mogelijk handelszaken en firma's. Elk bezoek kan iets opleveren.”

Meer info over sponsoring? www.formaat.be/thema/sponsoring

Crowdfunding Crowdfunding in België zit in de lift. Bij crowdfunding financiert het publiek (de crowd) het benodigde kapitaal via een online platform. Het idee is dat veel mensen een (relatief ) klein be­ drag inleggen en dat deze investerin­ gen bij elkaar genoeg geld opleveren om het volledige project te financieren.

Er zijn twee opties. Of je moet het geld, al dan niet met intresten, terugbetalen.

Of je gaat op zoek naar een platform dat enkel werkt met donaties. Vaak betaal je wel een percentage aan het platform, hou hiermee rekening als je het op te halen bedrag vaststelt. Een voorbeeld van een platform dat geen commissie- en transactiekosten aanrekent is www.yeee-haaa.com, je betaalt enkel eenmalig € 300 publicatiekosten.

Aandenken

Je legt vooraf vast wat het minimaal op te halen bedrag is, alsook het maximale bedrag. Bij de meeste platformen kan het project niet doorgaan als het minimale vooropgestelde bedrag niet gehaald werd binnen de afgesproken termijn. Maar er zijn ook platformen waar men vooral werkt met donaties waarbij je alsnog het ingezamelde bedrag krijgt. Ook al is dit slechts 60% van je vooropgestelde doel.

Een voorbeeld is www.worldofcrowdfunding.com/ faq#faq-3.

Opgelet: de platformen voorzien geen fiscale attesten voor de bijdragen (vanaf € 40) die je ontvangt. Je kan natuurlijk zelf zorgen voor een beloning voor de donateur: een feestje, een aandenken …

Sommige platformen werken enkel via het principe van ‘geven en nemen’. Met andere woorden: je bezorgt de funders een beloning. Wees hierin vooral creatief.

Bovendien vergroot je hiermee de bekendheid van je werking.

ZORG VOOR EEN GOEDE VOORBEREIDING PRAKTIJKVOORBEELD Crowdfunding Jeugdhuis de Troubadour (Torhout) Interview met Thijs over hun crowdfundingactie

Hoe hebben jullie dit aangepakt? Was het veel werk?

Thijs: “De eerste stap is het internet afschuimen naar een goeie site voor ons project. Maar dit was moeilijker dan gedacht. Geen enkele site had de mogelijk-

Wat was de uiteindelijk uitkomst?

Welk bedrag en wat staat er tegenover?

Thijs: “We hebben een mooi bedrag van € 2.025 opgehaald. Dat betekende: een gratis vat geven, een Duvel Night, Happy Hour Night en een Ladies vs Man Night (alle medewerkers verkleedden zich in het andere geslacht). Wij waren zeer tevreden met dit bedrag. In totaal hadden we een 40-tal schenkers.”

Tips & Tricks?

Thijs: “Een goede voorbereiding! Zorg dat je site er netjes uitziet en dat het makkelijk is om te storten (niet alleen via PayPal, maar ook via Maestro en overschrijving). Zorg dat je leuke en uitdagen-

Samenaankoop Samen wat aankopen doe je om kosten te besparen en om werk uit te sparen.

Meer voor minder geld.

Om bij een samenaankoop echt het verschil te maken moet je massa kun­ nen creëren en dat is niet altijd evi­ dent. Als je met 4 of 5 jeugdhuizen uit jouw regio naar een brouwer stapt, dan kan je wel degelijk het verschil maken.

Je kan ook zelf minder aankopen doen en kiezen om te ontspullen, en als je dan toch aankoopt: koop dan samen. Waarom heeft elke jeugdvereniging een boormachine nodig die gemiddeld 3 minuten per jaar wordt gebruikt? Zet een ruilproject op met andere organisaties en speel motor van de nieuwe deeleconomie. Jij hebt misschien een zaal, iemand anders een grote tent. Je kan bijna alles ruilen, en je wordt er nog blij van ook.

WEBSITE DIE THIJS MAAKTE VOOR DE CROWDFUNDINGSACTIE

DOSSIER • 15

Waarom kozen jullie voor een crowdfundingactie en hoe ging dit in zijn werk?

Thijs: “We waren volop bezig met de verhuis van het jeugdhuis en we konden alle centjes gebruiken. Bij onze crowdfunding had je twee soorten beloningen: ‘persoonlijke’ beloningen en ‘gemeenschappelijke’ beloningen. Een persoonlijke beloning ging van een fles ‘Closjardwijn’, een naamplaatje aan de toog, tot een gepersonaliseerde barstoel. De ‘gemeenschappelijke’ beloning was dan een gemeenschappelijke pot. Bij € 5.000 zouden we met onze gehele werking te voet naar Scherpenheuvel stappen, een tocht van 150 kilometer!”

heid om zowel de persoonlijke als de gemeenschappelijke doelen aan te bieden.

Ook wil elke site een aandeel van jouw opgehaalde bedrag. Meestal was dit rond de 2%, maar dit kan snel oplopen. Daarom besliste ik om een eigen website te ontwerpen. Hier kroop heel wat werk in en ik ben er een tweetal weken aan bezig geweest. Het ontwerpen/opzetten van de site is het grootste deel van het werk. Tijdens je crowdfundingactie moet je deze gewoon regelmatig updaten en vooral reclame maken!”

de doelen vooropstelt. Iets waar de mensen ook naar verlangen. Bij onze crowdfunding hadden wij de gemeenschappelijke doelen zoals een gratis vat … Maar het is evengoed mogelijk om doelen op te zetten als: ‘bij € 1.000 steken we nieuwe ramen, bij € 5.000 steken we een airco’.”

DOSSIER • 16

GELDZAKEN

C H E C K L I ST T E R C O N T RO L E

In dit dossier over geldzaken gaven we je al onze tips mee. Een geïnformeerde vrijwilliger is er twee waard, toch? Nu wil je ongetwijfeld aan de slag met het controleren van jouw financieel beleid. Hier vind je een handige checklist om je op weg te zetten.

Controle algemeen

Controle op de uitgaven

Alert zijn

 We zorgen ervoor dat meer dan één persoon de boekhouding opvolgt.  We controleren de boekhouding op regelmatige tijdstippen.  We houden tussentijdse controles op inkomsten, uitgaven, omzet, energieverbruik, stock …  We houden de stockcontrole altijd op het volgoed, leeggoed kan verdwijnen.  We laten de boekhouding re­ gelmatig controleren door de bestuurders. We agenderen dit punt op de raad van bestuur (aansprakelijkheid bestuurders).  We zorgen dat de leden van de algemene vergadering de boekhouding kunnen raad­ plegen (openbaarheid van stukken).

 We evalueren regelmatig de lopende contracten: de brouwer, verzekeringen, leveranciers elektriciteit en gas (www. vreg.be), auteursrechten …  We zorgen dat we van alle uitgaven bewijsstukken hebben (facturen, kastickets, onkostennota’s …).  We maken duidelijke afspraken over wie welke (spon­ tane) aankopen mag doen en wat het eventuele plafond is.  We betalen de facturen op tijd (maar niet te vroeg) en controleren deze steeds op correctheid.  We vermijden onnodige kos­ ten, zoals boetes.  We zijn verzekerd bij inbraak, brand of andere onverwachte kosten. Een voorbeeld is een polis ‘Alle risico’s’ voor je nieuwe en dure PA.

 We voeren een duidelijk prijsbeleid en bewaken de winstmarges.  We voorzien interne contro­ lesystemen op de kas en drankenstock. Sommige jeugdhuizen plaatsen bijvoorbeeld een camera in de drankruimte.  We zorgen ervoor dat het gebouw voldoende beveiligd is tegen interne en externe diefstallen.  We doen bij diefstal altijd aan­ gifte bij de politie. Enkel zo kan er in de boekhouding verantwoord worden waar het gestolen geld naartoe is.  We zorgen dat we op een goede manier vorderingen (schul­ den, diefstal door medewer­ kers …) snel kunnen innen.  We houden mogelijke subsi­ die- en fondsenkanalen in het oog.  We onderzoeken de mogelijkheden voor sponsoring.  We gaan na of we mogelijk kunnen genieten van premies voor energiebesparende maatregelen, subsidies voor verbouwingen …