FM-Magazine 01 - FR

Bureau de dépot Ostende X - P 918486 - Périodique trimestriel - Editeur responsable.: Filip Cossement - Bld. des Canadiens 118 - B-7711 Dottignies

JAN-FEB-MAA 2015

magazine 01

JO U RNAL F OR THE FACI LI T Y M AN AGER

Facility Awards 2015

SPECIAL

Bâtiment IBGE - Photo © Leon van Woerkom

v

Workbays Developed by Vitra in Switzerland Design: Ronan & Erwan Bouroullec Vitra Belgium N.V. Woluwelaan 137 ∙ 1831 Diegem ∙ T. 02/7258400 ∙ www.vitra.com ∙ info@vitra.be

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© Leon van Woerkom

CONTENU

13 Special: Facility Awards 2015 Facility Management - Project of the year

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37 La diversité interculturelle est un vrai défi dans une entreprise internationale.

Frédéric Kain, Real Estate Director Siemens

Opinion: Tendances internationales et développements en FM

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La nouvelle norme NBN EN 15221: un cadre pour vos activités facilitaires

Event: Réception du Nouvel An IFMA

News Projet Le palais 12 prend l’hygiène des toilettes très au sérieux

Reportages 34 Solutions de manutention et

de stockage durables 41 Drop&Go pour un meilleur

flux de travail

50 Nouveaux membres

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PREFACE

Cher professionnel, Cher membre de l’IFMA, Vous avez entre les mains le premier magazine FM de l’IFMA Belgian Chapter. Lors de mon accession au poste de président, j’ai présenté deux grands objectifs, outre la poursuite du développement de notre association professionnelle afin d’en faire la référence en matière de gestion d’installations en Belgique: la publication d’un magazine spécifique, permettant à l’IFMA de contribuer substantiellement à la professionnalisation de notre profession, et une cartographie du paysage FM en Belgique. Le premier objectif est, avec ce premier numéro, joliment atteint. J’espère que vous apprécierez cette nouvelle publication entièrement dédiée au Facility Management dans le sens le plus vaste du terme.

Nous allons sous peu entamer un partenariat pour réaliser notre deuxième objectif, la cartographie que marché FM belge, avec ses tendances et ses développements. Ce compendium unique sera à terme l’ouvrage de référence du FM par excellence en Belgique, pour les professionnels comme pour de nombreuses entreprises actives dans ce domaine.

Colophon Periodicité: Trimestrielle Rédactrice en chef: Tilly Baekelandt tilly.baekelandt@fcomedia.be T + 32 (0)56 33 42 72 Redaction: Philip Declercq Publicité - conseil: Filip Cossement T +32 (0)56 77 13 10 filip.cossement@fcomedia.be Editeur responsable: Filip Cossement Boulevard des Canadiens 118 B-7711 Dottignies Conception graphique: marieke.veys@fcomedia.be

Comme vous le savez peut-être, nous fêtons cette année la dixième édition des Facility Awards. Cet événement festif constituera un jalon inoubliable dans l’existence de notre fédération professionnelle. Dans cette première édition de notre magazine FM, les nominés pour le “FM Project of the Year” vous sont présentés. La première – modeste – édition, en 2004, avait récompensé Nike. Depuis lors, six autres projets FM ont été mis en avant, et deux Facility Managers de l’année ont été élus. Nous espérons vous accueillir nombreux lors de notre dixième édition des Facility Awards, le 12 mai 2015. À bientôt!

La “Journée du FM”, qui s’est déroulée le 26 mars, fut une réussite. A l’occasion de cet événement annuel, des professionnels ont animé, durant toute une journée, plusieurs ateliers. Ils ont également fourni des explications sur les différents aspects du FM. L’IFMA a tenu sa promesse, et a soutenu ses membres dans leur développement professionnel.

A l’avenir, nous continuerons sur cette lancée. FM-Magazine est là pour vous, mais aussi grâce à vous. Si vous avez des suggestions de thèmes intéressants, n’hésitez pas.

Bonne lecture!

Jean Morren Président de l’IFMA

Nederlandse versie op aanvraag Aucune partie de cet ouvrage ne peut être reproduite et/ou publiée par impression, photocopie, microfilm ou de quelque manière que ce soit, sans accord écrit préalable de l’éditeur.

Les articles signés n’engagent que la responsabilité de leur auteur. Le contenu des publicités n’engage que la responsabilité des annonceurs.

L’éditeur se réserve le droit de refuser d’insérer les publicités proposées.

Membre de l’union des editeurs de la presse periodique.

Contact us: Directeur Mieke Loncke T. 02 424 12 80 M. 0485 69 77 93 mieke.loncke@ifma.be Office Manager Muriel Walter T. 02 424 12 80 M. 0468 13 81 25 secretary@ifma.be

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NEWS

Agenda Lancement de l’événement FaKL - Projet benchmark 16 avril 2015

Frans Boelplein 1, 9140 Temse

6ème congrès interactif Facility Management et les soins de santé 21 avril 2015

ALM, Antwerpen Berchem www.facilitynights.com Séance de créativité 28 avril 2015

Flanders DC, Leuven

Facility Awards 2015: Facility Management Project of the year 12 mai 2015

Bâtiment IBGE Bruxelles

Realty - Let’s talk real estate 19,20 & 21 mai 2015

Débat après-midi sur les bâtiments intelligents le 19 mai 2015 Tour & Taxis Brussels

BuzziSpace remporte l’Interior Design’s Best of Year Award avec BuzziVille

BuzziSpace a récemment remporté un prix prestigieux: l’Interior Design Best of Year Award pour la catégorie ‘Best Furniture: Contract/Systems’, qui est allé à BuzziVille, la collection flexible pour bureaux.

La concurrence était impressionnante, ce qui procure un surcroît de fierté à l’entreprise belge: “Le fait d’être nominé parmi des marques comme Herman Miller et Steelcase est toujours un honneur, et c’est dans le but de remporter une compétition

EFMC EuroFM 1, 2 & 3 juin 2015

Glasgow www.efmc-conference.com

Partenariat entre Loggere et Schäfer

29ème Facility Night 4 juin 2015

Loggere Metaalwerken travaille depuis peu avec le fabricant allemand Schäfer Trennwandsysteme. Les deux entreprises sont leaders respectifs de leurs marchés nationaux dans le secteur des espaces sanitaires. Les cabines sanitaires de luxe de Schäfer, adaptées aux infrastructures où le luxe est important telles que bureaux, hôtels et centres de wellness, sont intéressantes pour la Belgique.

Ce partenariat offre à Loggere la possibilité de vendre ces cabines. Les cabines en Volkern 13 mm déjà connues sont surtout utilisées dans les piscines et les complexes sportifs.

Brussels Kart, Groot Bijgaarden www.facilitynights.com Alumni event + Proclamation Formation FM Odisee 4 juin 2015 WORLD FM DAY 10 juin 2015 ½ journée de formation: Analyse de performance fonctionnelle de bâtiments non résidentiels sur base de la norme NEN 8021 10 juin 2015

Pegasuslaan 5, 1831 Diegem Power Pitch avec les services et produits énergétiques 11 juin 2015

Ecohuis Anvers Borgerhout Facilities Show 16, 17 & 18 juin 2015

Excel London UK www.facilitiesshow.com

www.loggere.be www.schaefer-trennwandsysteme.de

d’un tel niveau que nous avons travaillé d’arrache-pied pendant toute l’année.”

BuzziVille est une collection de bureaux, parois et meubles modulaires qui peut s’adapter aux besoins de votre espace de bureaux. Les parois sont revêtues de feutre insonorisant afin de réguler l’acoustique d’un bureau actif. BuzziVille permet de créer le meilleur environnement de travail possible dans les espaces partagés. www.buzzispace.com

Le poste de travail jusqu’à 50% plus petit qu’il y a trois ans

Les fonctionnaires travaillent actuellement dans un espace de travail de 15m² en moyenne, contre 10 à 12 m² pour les travailleurs du secteur privé. On peut donc en déduire que l’espace de travail a pratiquement diminué de moitié en trois ans pour ces deux catégories. C’est la conclusion que tire le Groupe Hugo Ceusters-SCMS, un des plus grands acteurs de l’immobilier commercial et public. “Il ne rétrécira plus beaucoup, mais il est clair qu’on ne souhaite plus qu’il soit aussi grand que jadis. La tendance est au petit: dans la théorie, mais aussi progressivement dans la pratique. Ainsi, il est de plus en plus fréquent que l’on échange les anciens bâtiments pour des locaux neufs plus efficaces. Tant les pouvoirs publics que les entreprises jouent sur la nouvelle réalité: la problématique des bouchons augmente, de plus en plus de gens travaillent de chez eux, et de nouvelles formes de travail telles que le desk sharing commencent à s’ancrer dans les mœurs”, explique le CEO Ingrid Ceusters-Luyten. www.smcs-ceusters.be

NEWS

Concept WorkCafé de Steelcase Nouveau General Manager chez Gesco

Gesco (machines de nettoyage industriel) a un nouveau General Manager depuis janvier: Perla Van Belle. “Avec notre équipe motivée, j’ai l’intention de hisser l’entreprise à un niveau supérieur dans les prochaines années. Grâce à près de 40 ans d’expérience et de savoir-faire, notre gamme actuelle inclut des appareils de qualité et des solutions de nettoyage intelligentes. Mais la technologie ne s’arrête pas et nous continuons à innover au niveau de la simplicité d’utilisation et de l’écoresponsabilité de nos machines”, ajoute Perla Van Belle, ajoutant que la journée client aura lieu en mai. www.gesco.be

Steelcase, le spécialiste de l’environnement de travail que Fortune Magazine faisait figurer début 2015 parmi les entreprises les plus admirées du monde dans le segment Accessoires domestiques et Mobilier, reconnaît la valeur ajoutée d’un environnement de travail moins formel.

Après l’Amérique, où 31% des travailleurs du savoir échangent régulièrement leur poste de travail au bureau pour un environnement plus détendu et inspirant, on voit qu’en Belgique, les ‘coffee lounges’ et autres bars à espresso sont de plus en plus souvent peuplés par une majorité de jeunes travailleurs du savoir, indépendants et esprits créatifs. Pour les inciter à revenir travailler davantage dans leur organisation, Steelcase introduit le concept WorkCafé, un environnement de travail informel au sein du bureau encourageant les rencontres spontanées, la réflexion créative et l’échange d’idées.

Nouvelle plateforme de connaissances et de réseautage pour les gestionnaires de bâtiments

Journée d’étude Maintenance & Facility Management dans les hôpitaux - le 19 juin à Berchem

Confocus, reconnu par l’Autorité flamande comme organe formateur, organisera le 19 juin 2015 à l’ALM (Berchem) une journée d’étude sur le thème: ‘Maintenance & Facility Management dans les hôpitaux: accréditation, KPI’s et budgétisation des contrats publics’. Voici les thèmes qui seront abordés en matinée: “Entretien préventif du matériel médical dans le parcours d’accréditation - NIAZ” (par Ludo Meyers, Directeur Soins aux Patients, hôpital Jessa), “JCI Accreditation: Building a Facility Maintenance Safety Culture” par Koen D’hondt (collaborateur Qualité et Sécurité des Patients, Hôpital Notre-Dame d’Alost) et un cas pratique présenté par Henk Vincent (Directeur du département Services Facilitaires & Masterplan, Hôpital Alma & Facility Manager of the Year 2014). Les orateurs prévus durant l’après-midi sont les suivants: Jan Flament (General Manager of Technical and Administrative Operations UZ Brussel) qui parlera de l’utilisation tactico-stratégique des données dans le Facility Management’, suivi de ‘Budget financement: quels pièges la législation des

www.steelcase.be

contrats publics vous réserve-t-elle?’ par Frederik Vandendriessche (Avocat Stibbe).

L’organisation offre deux billets aux membres de l’IFMA qui pourront donc assister gratuitement à l’événement. Pour en savoir plus: www.confocus.be/gezondheidszorg/maintenancefacility19062015.

L’asbl Centrum Duurzaam Bouwen lance en avril sa nouvelle initiative Centrum Duurzaam Gebouwbeheer (CDG). Via le site web, cette plateforme de connaissances et de réseautage a été créée afin d’offrir du contenu aux gestionnaires de bâtiments belges. Centrum Duurzaam Gebouwbeheer proposera également des formations ciblées et abordables, et développera des outils.

Cette plateforme de connaissances et de réseautage sera présentée lors de deux journées de lancement les 28 et 30 avril 2015 à Heusden-Zolder et à Gand. Pendant deux après-midis, des professionnels viendront partager leur vision sur la gestion durable des bâtiments.

Il y aura également des workshops qui aborderont les défis et les problèmes actuels. L’accès à ces deux événements est gratuit. www.gebouwbeheerder.be

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NEWS

L’Hôpital universitaire de Bruxelles rénove

L’Hôpital universitaire de Bruxelles est parvenu à construire, en 7 à 8 mois à peine, une structure préfabriquée de 5 étages et d’environ 3500 m². Le bâtiment, qui constitue une phase préparatoire du plan d’ensemble, accueillera l’oncologie, la radiothérapie, les services informatiques ainsi que certaines parties de la pharmacie. Ces opérations pourraient avoir lieu rapidement grâce au fonctionnement flexible de l’équipe de construction (maître d’ouvrage, entrepreneur, architecte et bureau d’études).

L’Hôpital universitaire de Bruxelles a aussi remplacé la quasi-totalité de ses ascenseurs par d’autres équipés d’ un système dans lequel l’utilisateur indique à l’avance (à l’extérieur des ascenseurs) l’étage où il souhaite se rendre. L’écran extérieur lui précise alors quel ascenseur il doit emprunter. Cette formule permet de réduire considérablement le temps de circulation et d’attente et d’améliorer le fonctionnement de la logistique. www.uzbrussel.be

Des designs en bois hyper-réalistes

Un progiciel intégré pour le Facility Management et l’IT Service Management

Depuis 1988, Ultimo fournit des solutions logicielles flexibles pour le Facility Management, le Maintenance Management et l’IT Service Management. Le progiciel intégré pour le Facility Management et l’IT Service Management permet de réduire les frais de gestion et de bénéficier de la synergie résultant d’une utilisation partagée. Il s’est récemment enrichi de plusieurs nouvelles fonctionnalités: extensions dans l’appli Ultimo Go pour le travail mobile, nouveaux développements intermédiaires en matière d’IT Service management et de gestion immobilière (sous la forme d’administration de la location). La ville et le CPAS de Lier, les hôpitaux Saint-Luc (Gand) et du Sacré-Cœur (Mol) comptent parmi les organisations qui utilisent déjà le progiciel à leur entière satisfaction. www.ultimo.com

Aujourd’hui, l’authenticité a la cote. Dans ce contexte, le bois a du succès, mais son prix peut parfois être dissuasif. Unilin (Division panels) a créé la collection Evola, qui propose des designs bois hyperréalistes grâce aux dessins et aux reliefs reproduisant fidèlement l’œuvre de la nature. Yves Peccue (aménagement d’intérieur et de cuisines) utilise Evola: “Il existe beaucoup d’alternatives au bois sur le marché, mais c’est la collection Evola qui propose les imitations les plus convaincantes.” www.unilinpanels.com

FILL, un concept de rangement innovant

FILL est un concept innovant pour le rangement et le travail dans un espace libre conçu par Burobas (www.burobas.nl) pour DriVK. Les nouveaux bureaux demandent une vision innovante et des solutions osant combiner fonctionnalité et forme. Une vision à laquelle répond un système modulaire optimisant l’utilisation au mètre carré et créant un climat de travail inspirant. FILL est économe en espace (jusqu’à plus de 30% par rapport aux solutions conventionnelles), présente une haute valeur acoustique, s’adapte facilement aux environnements de travail dynamiques, apporte agrément et originalité et s’accompagne de divers accessoires. www.drivk.com

Des services structurés grâce à TOPdesk Découvrez le FMIS le plus facile à utiliser

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NEWS

Le Facility Management à l’honneur sur Canal Z/ Kanaal Z

Avec une audience moyenne de 580.000 spectateurs par jour (source CIM TV/ by Transfer/Arianna), les chaînes économiques Canal Z et Kanaal Z confirment qu’elles constituent bien un acteur à part entière de notre paysage audiovisuel. Dès juin 2015, elles proposeront, sous le dénominateur Z-Industry et en partenariat avec IFMS et FM-Magazine, de nouveaux épisodes de Z-Facility. Catherine Laverge (Account manager Canal Z/Kanaal Z): “Nous examinons les dernières tendances et les meilleures pratiques du Facility Management. A quoi ressemblera le poste de travail de l’avenir? Comment parvenir à la durabilité en matière de gestion des déchets et d’entretien des immeubles?

Comment aborder l’actuel problème de la mobilité? Comment, pour une entreprise, implémenter une politique énergétique efficace et élaborer un plan de sécurité intelligent? A côté de portraits d’entreprises qui donnent le ton, les experts fourniront aussi des conseils et des avis concrets.” Pour plus d’informations ou pour une présence publicitaire: catherine.laverge@roularta.be

Pergo présente une nouvelle génération de sols de luxe en vinyle

http://canalz.levif.be

GOM goes for Zero

Chez GOM, la division nettoyage de Facilicom, l’entreprise socialement responsable occupe depuis des années une place centrale dans la gestion stratégique de l’entreprise.

Avec son projet environnemental “Go For Zero”, GOM sera le premier fournisseur de services facilitaires belge à opter pour la neutralité en CO2 sur le lieu de travail, soulignant ainsi son engagement pour l’environnement.

Pergo présente une nouvelle génération de dalles et lames en vinyle (LVT) développée pour une pose ultra-rapide. Le système d’encliquage ‘drop down’ breveté perfectFold™ V rend la pose simple rapide. Le verrouillage horizontal et vertical évite les joints ouverts et les différences de niveau. Grâce à la couche supérieure innovante Titan™ V, les dalles et lames sont beaucoup plus résistantes aux griffes. La surface entièrement fermée ne laisse aucune chance à la saleté et à la poussière. Les nouvelles dalles et lames en vinyle sont chaudes et agréables sous le pied, avec une finition mate et naturelle. (L’IFMA organisera une visite d’entreprise chez Unilin le 15 septembre. Pour plus d’informations, voir www.ifma.be) www.pergo.be

www.gom.be

Nouvelle Tour des Finances à Liège

A travers la réforme Coperfin, le SPF Finances est entré dans un processus de rationalisation du nombre de sites occupés. Il y a de cela deux ans fut entrepris un chantier de taille: la construction d’un gratte-ciel à Liège, devenu aujourd’hui le plus haut édifice de la cité ardente. Cette tour a pour vocation de réunir la plupart des services du SPF Finances situés à Liège et ses environs. Le nouveau bâtiment profite de nombreuses installations afin d’augmenter significativement le confort sur le lieu de travail. Quelques chiffres: hauteur de 136 mètres avec mât, 28 étages, superficie totale de 53.000 m², coûts estimés de construction: 95.000.000 €, coût annuel de location: 5.428.367,24 €, estimation du coût annuel de consommation énergétique: gaz (6. 064,98 €), electricité (253.684,31 €). www.finances.belgium.be

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© Leon van Woerkom

FACILITY AWARDS 2015

Facility Awards 2015

Sortez de votre zone de confort ... Et montrez que vous osez aller plus loin, que vous n’avez pas peur d’innover et que vous entendez bien le prouver au secteur!

Ce message, les nominés au Facility Awards – Project of the year 2015 l’ont bien compris. Dans ce dossier, en prélude à la dixième édition de ce prix réputé, nous vous présentons six projets exceptionnels innovants et qui font honneur à la profession.

“Cela promet d’être un coude à coude entre ALD Automotive, BNP Paribas Fortis, Euroclear, le SPF Mobilité et Transports, l’OTAN et Spadel”, s’enthousiasme le “Fou de la vie économique” Bob Delbecque. Ce maître de l’humour, qui sait tellement bien de quoi il parle qu’il ne cesse de nous étonner, a déjà examiné les dossiers en profondeur afin de préparer sa présentation lors de la cérémonie de remise: “J’ai lu des dossiers bien documentés rédigés par des équipes très motivées. L’argent était important, bien sûr, mais également la manière dont le travailleur peut se sentir mieux. Le Facility Manager est devenu un professionnel qui contribue à définir la stratégie et siège au comité de direction. Ce n’est pas un collaborateur, mais un ‘co-réflecteur’, un généraliste qui doit s’entourer d’experts... Un véritable mouton à cinq pattes.”

Bob Delbecque vous met au défi

Delbecque, motivateur et challenger, inspirera le public et les nominés tout en posant des questions critiques émaillées de traits d’humour. Il présentera un miroir aux participants et les encouragera à introduire à leur tour un projet dans les deux ans: “Ne vous enfermez pas dans votre tour d’ivoire. Mettez-vous dans la peau d’un collaborateur interne et d’un client externe.

En tant que people manager, la transparence doit faire partie de vos valeurs clés. Créez une solution qui améliore les choses. Sortez de votre zone de confort et exposez-vous au changement.”

Un regard à l’intérieur de l’immeuble de l’IBGE

Les vainqueurs du Facility Awards seront annoncés le 12 mai dans l’immeuble flambant neuf de l’IBGE sur le site tour & Taxis, comme vous le découvrirez dans ce dossier. L’architecte Jan Houtekamer (cepezed) vous permettra de jeter un coup d’œil dans le plus grand bureau passif du pays. Ne manquez pas l’occasion de visiter l’immeuble, avec sa grande flexibilité au niveau de l’agencement des étages et ses nombreux dispositifs de management facilitaire écoresponsable/durable, lors de la remise des prix.

A bientôt!

PS: aidez-nous à décerner le prix public et votez pour votre projet favori via notre site! www.ifma.be/facility-awards-facility-project-of-the-year-2015

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FACILITY AWARDS 2015

Un bâtiment public novateur et passif pour Bruxelles Environnement

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la fin de l’année passée, Bruxelles Environnement a pris ses quartiers dans son nouveau siège, sur le site de Tour&Taxis. Pour ce bâtiment, qui est le plus grand bâtiment passif du pays – et qui a obtenu un certificat de durabilité BREEAM – le développeur Project T&T a notamment collaboré avec le bureau d’architectes néerlandais cepezed. “Il s’agit d’un projet public novateur, en raison de la grande flexibilité dans l’agencement des étages de bureaux et des nombreux équipements pour une gestion durable et respectueuse de l’environnement des installations”, déclare l’architecte de cepezed, Jan Houtekamer.

Bruxelles Environnement, l’institut bruxellois de gestion environnementale et locataire, mis la barre très haut en matière de fonctionnalité et d’esthétique. Le bâtiment devait avoir une fonction d’exemple en termes d’application durable de matériaux et de limitation de la consommation énergétique, dans le cadre de l’obligation générale, en vigueur depuis le début de l’année dans la région, de construire selon les méthodes passives. La structure principale du bâtiment repose sur une forme compacte et marquante, permettant une pénétration optimale de la lumière et offrant une belle vue vers l’extérieur mais aussi sur les

différentes strates du bâtiment. Dès les études préliminaires, les architectes ont recherché les matériaux et les techniques devant rendre le bâtiment le plus durable possible, sans toutefois nuire au confort.

Flexible et durable

Le bâtiment de Bruxelles Environnement est clairement un projet public novateur. Et ce, principalement en raison de la grande flexibilité dans l’agencement des étages de bureaux et des nombreux équipements pour une gestion durable et respectueuse de l’environnement des installations. Jan Houtekamer, architecte: “La flexibilité est

La construction passive, un beau défi pour la gestion d’installations Le bâtiment est équipé de diverses techniques et équipements d’installations techniques durables, tels que les panneaux photovoltaïques, une installation de stockage thermique (froid/chaud) avec sources, et un réservoir de stockage des eaux grises. Il y a également des équipements pour la ventilation mécanique et naturelle, l’activation du noyau de béton et le réglage de la chaleur / du froid à l’aide de convecteurs. “Le réglage et la gestion de tout cela est un travail de précision. Un Facility Manager qui maîtrise ces domaines aura un net atout pour la gestion de bâtiments passifs”, estime Jan Houtekamer.

garantie par un agencement astucieux des plafonds et de toutes les techniques.

Dans les étages de bureaux, des cloisons peuvent aisément être déplacées, installées ou enlevées sans qu’aucune adaptation ne soit nécessaire au “bâtiment de base”. Ce bâtiment de base comporte les bureaux loués à Bruxelles Environnement, hors séparations intérieures dans les zones de bureau, le restaurant, la zone de réunion et l’espace d’exposition. Les points d’attention durables en matière de gestion d’installations ont été expressément repris par le locataire dans le cahier des charges des performances, ainsi que dans les exigences d’intégration. Les exigences du BREEAM en matière de durabilité des matériaux et de leur mise en œuvre (robustesse) n’étaient pas des moindres. Pour les points vulnérables, par exemple, des équipements de protection ont été prévus.”

Solutions de FM simples et astucieuses

Des interventions astucieuses dans la conception architecturales peuvent permettre de faciliter la gestion des instal-

FACILITY AWARDS 2015

lations, ou, à tout le moins de la simplifier.

Pour le nettoyage et la gestion des déchets, il y a un espace de rangement avec tunnel de déversement à chaque étage, dans le noyau central. Au rez-de-chaussée, dans l’espace d’expédition, une vaste salle est prévue pour accueillir les déchets, et gérer les différents flux de déchets distincts. Pour les matériaux biodégradables, il y a même un espace de compostage, au niveau du parking souterrain.

Entretien du toit vitré de l’atrium Pour l’atrium, la simplicité d’entretien du toit vitré (ainsi que des parois intérieures et des balustrades vitrées) constituait un point d’attention majeur. Une nacelle araignée peut être installée dans le vide.

En raison de la grande hauteur du vide, seules les versions les plus grandes de ces appareils conviennent. Lors de la phase de conception, les architectes se sont pen-

chés sur les dimensions et le poids de cette nacelle araignée. “Grâce aux grandes doubles portes qui se font face, la nacelle araignée peut entrer dans l’atrium par l’espace d’expédition. Lors de l’aménagement du sol de l’atrium, il a bien évidemment été tenu compte de la charge des pieds de la machine. Sur l’extérieur du toit vitré, un réseau de rails d’ancrage permet de nettoyer les vitres, les panneaux photovoltaïques et les cassettes en acier en toute sécurité. Le toit est accessible par un escalier extérieur, qui donne sur le patio du toit où se trouvent tous les composants extérieurs des techniques. En matière de réduction des coûts, il est bon de savoir que le bâtiment se compose d’éléments préfabriqués montés à sec. Si nécessaire, ils peuvent être remplacés aisément et rapidement, à l’unité”, explique Jan Houtekamer.

Caractère ‘low tech’ versus FM

À la demande de Bruxelles Environnement, le bâtiment est résolument low tech. Cela implique des solutions et des matériaux relativement simples et basiques sur le plan technique. Cela encourage ou freinet-il une bonne gestion des installations?

Jan Houtekamer: “Le locataire a insisté sur le caractère low tech, parce que le bâtiment devait avoir une fonction d’exemple en matière de durabilité. Toutes les mesures et tous les équipements doivent être aussi simples que possible à déchiffrer et reconnaître. Ils doivent également pouvoir être aisément repris ou reproduits. Ce point de départ a été transposé en tant que tel dans la conception, et il n’entrave aucunement une bonne gestion des installations. Le caractère low tech voulu a précisément permis une conception mûrement réfléchie et pleinement aboutie. Tour&Taxis, le donneur d’ordre, et Bruxelles Environnement, l’utilisateur étaient absolument sur la même longueur d’onde en matière de vision de la gestion des installations. “Les deux parties avaient tout à gagner à un concept bien réfléchi, avec de bons équipements FM. Une éventuelle réallocation du bâtiment à l’avenir ne posera aucun problème en matière de gestion des installations. Ce bâtiment peut aisément être utilisé par un autre locataire, avec une autre destination”, selon Houtekamer.

Vers un partenariat à part entière

Le Facility Manager serait-il de plus en plus impliqué en tant que partenaire dès le début de la conception? Jan Houtekamer: “Bruxelles Environnement s’est fait conseiller lors de la rédaction du cahier des charges des performances pour le “bâtiment de base” à louer, et lors des premières études d’aménagement des zones de bureaux. Cependant un conseiller FM n’a pas été présent en continu durant le processus de conception. Notamment parce que notre bureau d’architectes considère comme évident de ne pas accorder uniquement de l’attention aux aspects esthétiques de la conception, mais aussi à la faisabilité et aux phases d’utilisation ultérieures”.

(Par Philip Declercq - Photos: Leon van Woerkom)

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Bringing people together @ ALD Lounge “One Ready Smile” favorise le contact avec les clients et l’interaction entre les collaborateurs

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LD Automotive Belgium a obtenu, à plusieurs reprises, une belle place dans le classement “Best Workplaces”, une étude européenne sur les employeurs qui accordent une grande importance à la politique du personnel. À la mi-mars, l’entreprise fut à nouveau récompensée, avec une huitième place dans le top 10 des “Great Place to Work - Special Award - Giving Back”. Mais ALD veut aller encore plus loin dans l’interaction entre les collaborateurs et l’optimisation des contacts avec les clients, et c’est chose faite avec “One Ready Smile”, avec comme fleuron l’ALD Lounge.

ALD Automotive Belgium

ALD Automotive Group est un département de l’entreprise bancaire française Groupe Société Générale actif dans le leasing opérationnel et une gestion efficace des flottes. Les activités d’ALD ont évolué du pur leasing à des solutions de mobilité globales. Le groupe possède plus d’un million de véhicules, est actif dans 40 pays et emploie environ 5.000 collaborateurs.

ALD Automotive Belgium (Axus sa) fête cette année son cinquantième anniversaire. En 2013, cette entreprise employait 230 personnes, et possédait 68.000 voitures en leasing. Avec une part de marché

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de 15%, l’entreprise est le leader du marché belge, deuxième sur le plan européen et troisième au niveau mondial. Fin 2013, le chiffre d’affaires de la branche belge s’élevait à 433.438.456 euros.

Le département Facility fait partie du département Office Management (11 collaborateurs). Le Facility operator (Thierry Haesen) rapporte à l’Office Manager (Pascale Huppertz), qui rapporte à son tour à l’Operations Director (Johan Van Schuylenbergh). ALD Automotive Belgium possède trois bâtiments en service (Evere, Asse, Ternat), dont la superficie totale s’élève à 25.622 m².

“Il n’était pas question de faire des économies, mais plutôt d’œuvrer pour la satisfaction et le bien-être de nos collaborateurs.”

Plus proche du client

ALD Automotive possède le bâtiment d’Evere depuis une trentaine d’année. Miel Horsten a occupé le poste de directeur général du groupe aux États-Unis, et est depuis trois ans à la tête de la branche belge.

Fort de son expérience américaine, il veut fortement améliorer la communication vers les clients en Belgique. C’est ainsi que le programme “One Ready Smile” a vu le jour. “One” pour “all together & First time right”, “Ready” pour les défis de demain et “Smile” pour un environnement agréable.

Pascale Huppertz travaille depuis plus de trente ans chez ALD et occupe le poste d’Office Manager depuis juillet 2013: “Il fallait se rapprocher du client. Nous évoluons sur un marché très compétitif, et nous voulons nous profiler comme une entreprise cordiale et accessible, qui entretient un lien fort avec ses collaborateurs et avec ses clients. Nos collègues

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01-04. L’ALD Lounge moderne comprend la réception et la cafeteria avec un jardin intérieur aménagé avec goût et une terrasse. La lumière, l’espace et l’interaction sont ici centraux.

05. Pascale Huppertz (Office Manager ALD Automotive): “Ce n’est pas parce que nous sommes une entreprise de leasing que nous ne devons pas apporter notre contribution à la protection de l’environnement et à l’amélioration de la mobilité.”

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néerlandais ont par exemple ouvert un centre de la mobilité pour leurs clients.

Toutes les formules que nous proposons y sont présentées de manière interactive.”

Plus d’interaction entre les collaborateurs

Pascale Huppertz: “Notre enquête de satisfaction interne de 2012 nous a indiqué que la satisfaction du personnel était bonne, mais que l’interaction pouvait être meilleure. C’est dans cette optique que, dans le cadre de “One Ready Smile”, nous avons entièrement rénové notre bâtiment entre octobre 2013 et juin 2014. Pour ce faire, nous avons entre autres collaboré avec le bureau d’architectes Admos et Horeservi Catering.”

La réception et la cafétéria, désormais appelées ALD Lounge, figurent parmi les rénovations les plus surprenantes. Pascale Huppertz: “Nous travaillons avec un service de catering, malgré le fait que notre taille soit ʼtrop petiteʼ pour cela.

D’ailleurs, les grandes entreprises de catering n’étaient pas intéressées. L’enquête a démontré qu’environ 90% de nos collaborateurs étaient intéressés, dont la moitié à raison de 3 à 4 fois par semaine. Nous nous sommes basés sur une moyenne de 80 couverts par jour. Aujourd’hui, nous sommes à 65 environ. Cela nous coûte plus d’argent que ce que cela nous rapporte, mais il n’était pas question de faire des économies, mais plutôt d’œuvrer pour la satisfaction et le bien-être de nos collaborateurs. Le coût total des rénovations s’élève à un million d’euros.”

Dans l’ALD Lounge, la cafétéria et la terrasse sont baignées de lumière. C’est là que l’entreprise veut réunir son personnel, ses clients et ses partenaires. Les coins café, avec appareils, ont été supprimés.

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Pascale Huppertz: “Au cours de la deuxième phase, nous allons préparer notre bâtiment au télétravail. En 2015, nos collaborateurs auront l’opportunité de travailler de chez eux un jour par semaine.

De la sorte, nous voulons également apporter notre contribution à la protection de l’environnement et à l’amélioration de la mobilité. Ce n’est pas parce que nous sommes une entreprise de leasing que nous ne devons pas consentir de tels efforts. D’ailleurs, nous avons également des vélos d’entreprise en leasing. Nous voulons être novateurs en termes de produits, mais aussi à l’égard de notre personnel.”

fut également un bel exercice – très réussi – de teambuilding, y compris pour notre équipe Facility. Nous avons commencé en juillet 2013. Auparavant, le Facility Management était intégré dans le département Purchase. La mise en œuvre de ce nouveau service, combiné à la transformation, constituait un défi de taille. Au sein de l’entreprise, nous avons trois groupes de travail (ALD Sport, ALD Gives back, ALD Eco). Chaque décision était confrontée aux objectifs de ces groupes. Nous avons profité de l’occasion pour évaluer, renouveler, simplifier et centraliser les partenariats, en vue d’une uniformité et d’une économie de coûts entre les différents bâtiments. La satisfaction du personnel est passée, d’après notre People Performance Indicator 2014 de 88 à 94%. L’indicateur de performance de l’aspect “Care” est passé de 75 à 81%. Grâce à ce projet, nos collaborateurs se retrouvent, l’interaction est nettement meilleure et notre bâtiment est rénové. Tout le département est particulièrement fier, tant pour les nombreux compliments qu’il reçoit du personnel et des clients que pour l’effet boule de neige du bouche à oreille.”

Des défis multiples

Le timing a été respecté, et le bâtiment est resté opérationnel durant toute la durée des travaux, ce qui a permis d’éviter un déménagement. Pascale Huppertz: “Nous avons pu compter sur la bonne volonté et la motivation de nos collaborateurs.

Je pense par exemple aux coupures de courant et l’inaccessibilité temporaire des espaces sanitaires. Nous avons régulièrement présenté un état d’avancement des travaux via notre newsletter et notre réseau social interne, “ALD Buzz”. Ce projet

(Par Tilly Baekelandt)

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BNP Paribas Fortis optimise ses archives physiques Un partenaire spécialisé déménage 750.000 caisses

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es archives de BNP Paribas Fortis se trouvaient jusqu’à il y a peu à Gosselies, près de Charleroi.

750.000 étaient rangées dans trois grands entrepôts, qui ensemble couvraient 13.150 m². Pour vous donner une idée de l’ampleur, si vous alignez toutes ces caisses, vous obtiendrez une ligne de plus de 300 kilomètres, soit plus que la distance qui sépare Arlon d’Ostende. Dans le cadre d’une numérisation croissante et en vue de se préparer pour l’avenir, la banque a consenti de gros efforts pour optimiser ses archives, en faisant appel à un partenaire spécialisé.

Depuis mai 2009, Fortis Banque fait partie de BNP Paribas, l’un des plus importants groupes bancaires au monde. En Belgique, 15.000 collaborateurs sont quotidiennement au service d’environ 3,6 millions de clients. Le parc immobilier compte 48 bâtiments (545.000 m²) et environ 1.200 agences (460.000 m²). La division Facility Management emploie 650 personnes. Le département logistique, dirigé par Monique Kallen (Head of Logistics Facility Management), a veillé à la réussite du projet d’archivage.

collègues. Les archives sont donc considérées comme étant l’une des activités principales de la banque. Toutefois, un nouveau mode de stockage s’est imposé, en raison du nombre dégressif de caisses liées à des frais fixes tels que le personnel, la location, le chauffage et l’électricité. Il fallait également tenir compte de la confidentialité et de la sécurité. Nous devions donc trouver un partenaire spécialisé, avec le meilleur rapport qualité/prix. À défaut, nous serions restés confrontés à des coûts unitaires croissants par caisse.”

Réduction et maîtrise des coûts

Partenariat avec un spécialiste de l’archivage

Au sein du département logistique de la banque, une équipe de cinq personnes se chargeait précédemment de la gestion quotidienne des archives à Gosselies. Chaque année, cette équipe devait expédier et enlever 25.000 caisses, stocker 35.000 nouvelles caisses et détruire celles dont le délai de conservation était dépassé. Monique Kallen: “Même dans le contexte actuel de la numérisation, la banque est légalement tenue de conserver certains documents sur papier pendant parfois cinquante ans. Ces documents sont consultés par des centaines de

Une équipe de projet interne, composée d’experts des différents départements et impliqués dans le processus d’archivage, a vu le jour. Après une procédure d’adjudication approfondie, la banque a porté son dévolu sur Iron Mountain, et ce pour une durée d’au moins quinze ans. Iron Mountain est un prestataire de services spécialisés, dont l’activité principale est la gestion et la protection d’archives. Sa mission? Déménager 75.000 caisses du site de Gosselies vers les différents sites Iron Mountain de Belgique, en tenant compte

des exigences de sécurité et de confidentialité, en garantissant l’accessibilité et en assurant le passage de l’ancien système de gestion au système d’Iron Mountain (IMConnect).

Planning (janvier 2013-février 2015)

Le projet a été mené à bien dans les temps.

De janvier à juin 2013, une demande d’information a été menée afin de trouver une solution adéquate pour les activités d’archivage. Entre juillet et novembre, les besoins ont été définis et cartographiés par l’équipe “Project Core”. De décembre 2013 à février 2014, une validation interne a permis d’identifier tous les risques dans les différents domaines (réputation, sécurité, juridique, etc.), et de prendre les mesures nécessaires. Le dossier devait également être présenté à la Banque Nationale de Belgique. Le contrat a été signé en mars. La phase transitoire s’est déroulée en deux fois: au cours de la phase 1 (de mars à juin 2014), les préparatifs ont été mis en œuvre afin de garantir la continuité des activités d’archivage durant le déménagement, et le déplacement des caisses a été préparé. Pendant deux semaines, les collaborateurs de la banque ont suivi une

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Cost structure related to the in house archiving ac4vity in 2013

6% Destruc4on costs

2% 1% 4% I T Yearly Daily Costs Transport Transport

32% Building Rental

25% Handling

De juillet à octobre 2014, environ 10.000 caisses ont été transportées chaque jour du site de Gosselies vers les sites d’Iron Mountain. formation sur le système de gestion en ligne IMConnect. Et depuis la phase 2 (de juillet à octobre 2014), Iron Mountain est responsable de la gestion des archives. Au cours de cette phase, une équipe d’environ cinquante personnes s’est rendue à Gosselies afin de déménager les caisses après les avoir dotées d’une nouvelle numérotation avec code-barres. Environ 10.000 caisses ont été transportées chaque jour.

En novembre, toutes les caisses avaient déménagé. Entre décembre 2014 et février 2015, le bâtiment de Gosselies a été remis dans son état d’origine, et le bail a ensuite été résilié.

Au niveau de la direction, plusieurs présentations étoffées ont été organisées tout au long du projet. Des réunions périodiques ont eu lieu entre la banque et Iron Mountain, afin d’assurer le suivi du projet

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30% Building Opera4onal Costs

et d’apporter d’éventuelles adaptations. Il y a également eu des réunions internes et la communication quant au déroulement du projet passait par le réseau interne.

De grosses économies

Grâce à ce projet, la banque a évité de gros frais d’investissement, nécessaires à l’adaptation du site de stockage en fonction des besoins. Monique Kallen: “Le retour sur l’investissement est direct, car pour la banque, il n’y a pas eu, à proprement parler, d’investissement notable. Le nouveau système nous coûte moins cher que le précédent, car il repose sur un système de coûts dynamique, avec un paiement sur la base du nombre de caisses effectivement stockées. Nous n’avons plus de frais fixes tels que la location et le chauffage de l’ancien site. En outre, nos

archives se trouvent désormais sur des sites spécialisés, plus sécurisés et mieux protégés contre les incendies et les inondations, par exemple. Grâce à ce projet, la prestation de services est encore plus transparente et plus efficace. Une enquête menée auprès des collaborateurs concernés indique qu’ils sont satisfaits de cette nouvelle façon de procéder. En outre, nous disposons aujourd’hui d’un système d’archivage dont l’impact environnemental est réduit, notamment grâce aux transports verts et aux distances plus courtes entre le site de stockage et de livraison, ainsi qu’à des sites moins énergivores.”

(Par Tilly Baekelandt)

01. Chaque année, une équipe de cinq personnes envoyait et enlevait environ 25.000 caisses à Gosselies, stockait 35.000 nouvelles caisses et procédait à la destruction des caisses dont le délai de conservation était dépassé.

02. Structure de coûts des archives avant le projet (2013).

03-04. Une équipe d’environ cinquante personnes, sur le site de Gosselies, s’est chargée de la rénumérotation complète des codes à barres, ce qui par la suite permis de transporter environ 10.000 boîtes par jour.

05. Vue de l’un des sites d’archivage d’Iron Mountain.

06. Monique Kallen (Head of Logistics Facility Management Belgium BNP Paribas Fortis): “La confidentialité et la sécurité constituaient des points d’attention cruciaux”.

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Euroclear déploie une nouvelle culture d’entreprise au niveau mondial Un projet économique aboutit à une nouvelle méthode de travail

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a crise financière de 2009 a poussé Euroclear à réaliser une optimisation des coûts. L’entreprise vit dans cette nécessité une opportunité pour déployer une nouvelle méthode de travail et reconsidérer le département Facility. Le projet ‘’SHAPE’’, implémenté en cinq ans au niveau mondial, représente un investissement total d’environ 20 million euro.

Euroclear est pour ainsi dire une ‘banque pour les banques’, l’entreprise étant engagée par des institutions financières comme intermédiaire virtuel pour conclure les transactions réglées avec d’autres institutions. Quelques 2.000 milliards euro sont échangés chaque jour. Euroclear emploie 3.500 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires d’environ 1 milliard euro. La superficie totale du parc immobilier s’élève à 70.000 m² dispersés sur une vingtaine de bâtiments. Le département Facility compte 65 collaborateurs au niveau mondial. Le Head of Corporate Facilities & Services rapporte au Chief Finance Officer.

SHAPE

Bart De Sutter (Director Corporate Facilities and Services) travaille depuis onze ans chez Euroclear: “Je suis sociologue de formation. C’est la culture d’entreprise internationale d’Euroclear qui m’a surtout attiré. Actuellement, 60 à 70 nationalités se côtoient et la langue véhiculaire est l’anglais. Il y a cinq ans, nous avons lancé un projet de transformation pour professionnaliser davantage le département.

Nous avons réalisé un exercice détaillé

pour rendre le département plus efficace.

Nous avons notamment mis sur pied un Integrated Facilities Services Concept, une transformation Lean, un projet de neutralité carbone et nous avons lancé le projet global Real Estate et SHAPE. En 2009 lors de la crise financière, la direction nous a donné mission d’optimiser les coûts dans tous les domaines. Le Real Estate était un facteur de coûts relativement important qui représentait à l’époque environ 69 millions euro, soit dix pourcents du budget total de fonctionnement. Suite à une forte croissance et l’émergence de filiales dans le monde entier, une rationalisation s’imposait.”

Au niveau des filiales opérationnelles, 2.500 personnes travaillent actuellement en Belgique sur deux sites, environ 350 à Paris et Londres, 60 à Amsterdam, et environ 80 à Helsinki et Stockholm. Une filiale est en construction à Cracovie où 200 personnes travaillent. A côté de cela, il y a les pôles commerciaux, notamment à New York, Tokyo, Dubaï et Pékin.

Le projet a été lancé en 2009 sur les sites qui offraient le plus d’opportunités, notamment en matière de contrats de location.

Bart De Sutter: “Ce furent le Royaume-Uni et la France. Toutes nos filiales, sauf New York (cette année, ndr) sont aujourd’hui mondialement ‘shaped’. Les bureaux en Belgique, qui sont les plus grands, ont été les derniers à être remodelés. La transformation du bâtiment de Braine-L’Alleud, un environnement de back-up physique, est déjà terminée afin de pouvoir garantir la continuité. Le concept nous permet de passer de 450 à 650 postes de travail en cas de besoin. Ce bâtiment-ci (à l’avenue Albert II, Bruxelles, ndr) compte seize étages. Il nous en reste trois à faire. Nous ne pouvions pas nous permettre de traiter plus d’un étage à la fois car 180 postes de travail ne sont pas directement disponibles. Ce projet sera normalement terminé en octobre.”

Hot desking

Un groupe de travail composé de responsables issus de diverses divisions a été mis sur pied dans chaque pays. L’objectif était d’aligner le nombre de mètres carrés aux besoins réels. Bart De Sutter: “Les mesures que nous réalisions deux fois par jour dans les grands bureaux et par division nous ont permis de constater qu’une moyenne de deux postes de travail sur trois étaient occupés dans les grandes filiales. Nous avons alors opté pour le hot desking et l’utilisation la plus efficiente possible de l’espace. Le télétravail n’était pas encore activé à ce moment-là. Dès lors, nous avons proposé un nouveau concept de bureau et une professionnalisation de l’espace réservé aux clients. Nous avons mis l’accent sur une plus grande interaction entre les divisions, en créant par

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exemple plus d’espaces de réunion (in)formels. Le bâtiment possède trois espaces de rencontre centralisés: la market place, le restaurant de l’entreprise et un espace de détente. On part du principe que nos collaborateurs viendront moins au bureau et s’ils viennent, on se focalise sur l’interaction. Cette culture d’entreprise a été implémentée dans toutes les filiales mais ce ne fut pas toujours évident. A Paris par exemple, on travaillait dans des bureaux fermés.”

Management by objectives & innovation

Bart De Sutter: “Les facilities touchent à l’espace de travail physique. Pour moi, cela représente tout ce qui permet à une personne de travailler. Je pense aux CT et aux HR. Les aspects culturels, technologiques et physiques doivent être alignés.

Ce ne fut pas simple à réaliser car ces trois domaines sont regroupés dans des divisions distinctes. Tout n’est pas encore parfait mais nous avons fait un grand pas en sensibilisation. Outre les gains de coûts classiques, nous voulions stimuler un changement de culture avec le nouveau concept de bureau. Nous voulons par exemple encourager davantage le management by objectives par rapport au management by control inhérent aux activités d’Euroclear. Mais aussi créer, au sens propre comme au figuré, plus d’espace pour l’innovation, la créativité et l’esprit d’entreprendre, notamment sous la forme de speakers corner sessions sur la market place. Nous voulons aussi virtualiser cela via un Enterprise Social Network comme plateforme de communication et mettre ainsi en place une plateforme de connaissances pour les nouvelles idées.”

si venir travailler. Nous avons défini huit profils de travail sur base d’un questionnaire, que nous avons ensuite projeté dans l’espace de travail. Ce qui est très important dans cette histoire, c’est la ‘market place’, cet espace de rencontre où on peut faire des réunions, donner une présentation, boire un café … sur un étage avec une vue magnifique. Durant cet intermédiaire, on communique via les outils classiques comme intranet. Lors des déménagements, nous étions présents pour donner des explications et répondre aux questions. Trois mois après, nous avons organisé une enquête et de nombreux éléments pratiques en sont ressortis. Un an plus tard, on était souvent prêt pour l’étape suivante.”

“L’évolution technologique permet aux collaborateurs d’être moins présents physiquement. Le département Facility doit répondre à ce défi.”

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Et Bart De Sutter de conclure: “Si la division Real Estate coûtait environ 69 millions euro en 2009, elle en coûte aujourd’hui 49 millions euro. Ce programme de transformation a aussi permis de mieux caractériser le département Facility et d’établir un dialogue. Avant, nous étions plutôt des exécutants. Par ailleurs, on perçoit clairement des signes d’évolution de la culture en ligne avec l’ambition du projet.”

(Par Tilly Baekelandt)

Processus de changement

Lors du déploiement du projet, nous avons abordé le change management.

Les collaborateurs du monde entier ont dû apprendre à travailler autrement. Ides Pintelon (Project manager): “Nous avons d’abord veillé à ce que toutes les filiales disposent d’une sorte de ‘coalition of the willing’ ou d’ambassadeurs. En rendant notamment l’occupation mesurable, nous avons pu chiffrer notre concept. Deuxièmement, nous avions prévu une sorte de showcase en guise de préparation. Un demi-étage a été aménagé et certaines choses que nous voulions réaliser y ont été exposées. Nos clients pouvaient aus-

01. La “market place” à Londres, un espace de rencontre et de détente informel pour les collaborateurs et les clients.

02. Le nouvel espace de réception à Helsinki 03. Le casier, élément-clé du concept de l’espace de travail flexible.

04. Usage optimal de l’espace par la création de ‘zones multi-usages’.

05. Bart De Sutter (Director Corporate Facilities and Services, à droite sur la photo) et Ides Pintelon, (Projectleider): “Avec la nouvelle méthode de travail, nous voulons stimuler le management by objectives par rapport au management by control.”

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Mobi4U ouvre la voie à une nouvelle manière de travailler au SPF Mobilité et Transport “Encourager d’autres SPF à suivre cette voie”

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vec le projet Mobi4U SPF Mobilité lance un message double: l’atténuation de la problématique de la mobilité en Belgique, mais aussi pour son propre personnel. C’est dans cette optique que l’introduction du bureau dynamique a permis une gigantesque reconversion au sein de l’organisation: personne n’a plus de bureau personnel. En termes d’économie de coûts de gestion également, ce projet n’est pas des moindres: trois bâtiments ont été réduits en un, le City Atrium à Bruxelles.

SPF Mobilité et Transport

La mission du SPF Mobilité et Transport est double. D’une part, soutenir la politique, et d’autre part, exécuter les activités opérationnelles. L’organisation génère un chiffre d’affaires de 678.000.000 euros, emploie 1.200 personnes, possède 15 bâtiments en service, pour une superficie totale actuelle de 30.000 m².

Le service du Budget, du Contrôle de la gestion et de la Logistique (65 collaborateurs) gère, en collaboration avec la direction et ses collaborateurs, les moyens financiers du SPF Mobilité et Transport.

Ce service se charge également de la gestion logistique et offre une assistance pour les dossiers d’achat. Le service Achat et Logistique fournit une assistance pour la gestion de l’ensemble du SPF Mobilité et Transport, que ce soit au siège de Bruxelles comme dans les différents sites décentralisés. L’organisation de la gestion relève du directeur du Budget, du Contrôle de la gestion et de la Logistique, représenté au comité de direction.

Des défis de taille

Jan Mathu (Responsable logistique du service du Budget, du Contrôle de la gestion et de la Logistique): “En 2012, nous étions face à trois grands défis: nous avions trois bâtiments pour lesquels les coûts de gestion étaient énormes, nos résultats dans les enquêtes de satisfaction n’étaient pas bons et nous avions du mal à attirer des profils techniques. Ajoutez à cela que nous devions continuer à garantir la même prestation de services, malgré les économies, et les routes qui s’encombraient de plus en plus. L’enquête de satisfaction indiquait entre autres que nos collaborateurs perdaient énormément de temps sur le chemin du travail, avec un temps de trajet moyen d’une heure dix. Dans notre quête de solutions, nous avons trouvé de l’inspiration et des partenaires au SPF Sécurité Sociale, au SPF Personnel et Organisation, à la Régie des Bâtiments et chez Optifed. L’organisation de trois ateliers pour le personnel a permis de lancer Mobi4U.” (NDR: Jan Mathu a remporté,

lors des Facility Awards 2013 la récompense “Best FM Thesis 2013” avec son travail de fin d’études “Service Logistique: vers une organisation de la gestion au sein du SPF Mobilité et Transport”. Il a suivi son post-graduat en Facility Management à Odissee.)

L’aspect logistique ne concerne que le siège de Bruxelles, le City Atrium (1050 personnes), qui est aujourd’hui le seul (pour le moment) à avoir été réaménagé en bureau dynamique. Jan Mathu: “Le réaménagement a également eu un impact sur les bureaux de Haren et le bâtiment CCN de Bruxelles, où travaillent respectivement 250 et 50 personnes environ, étant donné que le bail a été résilié. La nouvelle manière de travailler et de réfléchir a donc influencé notre bâtiment, mais aussi celui de nos collègues fédéraux.

Nous collaborons avec cinq autres autorités fédérales à l’aménagement d’un réseau commun de bureaux satellites dans toute la Belgique. Les collaborateurs de notre département ont accès, depuis décembre 2013, à ces bureaux satellites.”

Créer de nouvelles dynamiques sur le lieu de travail

Au cours de ces deux dernières années, plusieurs membres du personnel se sont investis dans le projet Mobi4U, en plus de leurs missions régulières. Ce projet encadre l’introduction de la nouvelle manière de travailler au sein du SPF, avec un trajet de changement et par l’aménagement du bâtiment principal, la gestion des documents, la communication, l’adaptation des processus et de la structure d’information.

Jan Mathu s’est chargé, avec Véronique Lagrange (expert en gestion de l’organisation), de la direction générale du programme. Avec d’autres collaborateurs du projet, ils ont assisté l’entrepreneur dans le réaménagement du City Atrium selon

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les principes du bureau dynamique. Avant le début des travaux, une mesure a été réalisée dans divers services, en collaboration avec un bureau de consultance, afin de déterminer quels étaient les postes de travail nécessaires. Jan Mathu: “Le trajet domicile-travail fut un exercice difficile.

De bons accords ont constitués la base de notre projet. Comme nous travaillons en vue d’un résultat, avec plus d’autonomie et de responsabilités, la communication mutuelle est meilleure. Personne n’a plus de bureau personnel. L’introduction des bureaux dynamiques, avec beaucoup moins de coûts de gestion à la clé, est selon moi le principal progrès accompli. Une étude avait en effet indiqué qu’il n’y avait jamais plus de 67% du personnel présent simultanément.”

“Une économie de 3.500.000 euros”

Doreen Coppens (Project & Communication Manager SPF Mobilité et Transport): “Il était important pour nous de savoir où nous allions, et d’être soutenus par le comité de direction et le président. Le fait d’avoir travaillé de bas en haut est crucial.

Nous nous sommes posé la question suivante: Que veulent les gens? C’est aussi ainsi qu’est née la dénomination Mobi4U.

“Personne ne croyait qu’il était possible de réduire l’espace de bureaux de Bruxelles de 39.000 à 20.000 m².”

Au début, la résistance était grande. Chacun voulait savoir ce qui changerait pour lui concrètement. Les avantages et les inconvénients de cette nouvelle façon de travailler sont souvent évoqués dans les médias, et la pression des syndicats était réelle. La communication vers les travailleurs devait être fréquente et personnalisée. Nous avons également organisé des visites guidées, pour montrer l’avancement des travaux. Aujourd’hui, six des neuf étages ont été réaménagés. En travaillant étage par étage, cela nous a évité de devoir déménager vers un autre site et de respecter le timing. Nous devons encore aménager un étage opérationnel.

Les deux étages restants sont le rez-dechaussée et le restaurant.”

Les premiers résultats montrent que les collaborateurs sont satisfaits et sont devenus des ambassadeurs du système, que cette nouvelle manière de travailler est intégrée (le télétravail est passé de

8 à 50%, les bureaux satellites sont passés de 4 à 20). La résiliation du bail des deux autres bâtiments de Bruxelles permet d’économiser 1,6 million d’euros par an pour un bâtiment, tandis que l’autre (d’une valeur de quatre millions d’euros) a été restitué à la Régie des Bâtiments, pour de nouveaux locataires, et permet une économie de 800.000 euros en frais d’exploitation. Dans le City Atrium, dont le réaménagement sera terminé en juillet 2015, 4.000 m² ont été gagnés (le loyer est d’environ 600.000 euros, pour 200.000 euros de frais d’exploitation). Les postes de travail sont passés de 18 à 11,5 m², 1.100 postes de travail individuels ont été remplacés par 800 flex-desk et la moitié du personnel d’entretien (18 personnes) a été relocalisée ailleurs dans le SPF. Les collaborateurs logistiques et de l’accueil ont également été relocalisés dans le SPF, ce qui permet une économie de 300.000 euros en termes de nouveaux recrutements.

Jan Mathu: “L’économie totale s’élève à 3.500.000 euros, et les frais de réaménagement du City Atrium à 5.700.000 euros.

Tous les frais seront donc amortis en 1,6 an.

Grâce à ce projet, nous voulons montrer aux autres SPF ce qu’il est possible de faire et les encourager à faire de même.”

(Par Tilly Baekelandt - Photos: Tim Van de velde)

01. L’espace détente et les casiers.

02. L’open space et ses jolies tentures antibruit.

03. Jan Mathu (Responsable logistique du service du Budget, du Contrôle de la gestion et de la Logistique, chef de projet Mobi4U) et Doreen Coppens (Project & Communication Manager SPF Mobilité et Transport): “Mobi4U a brisé les cloisons invisibles entre les gens.”

04. Le coin café.

05. Avant & après: toutes les cloisons ont été supprimées, pour un espace de travail baigné de lumière, multifonctionnel et dynamique.

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“We are special, are we really so special?”

L’OTAN identifie les facilités de son nouveau quartier général selon EN 15221

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e nouveau quartier général de l’OTAN qui prend forme, en face des anciens bâtiments “obsolètes” à Evere sera achevé dans le courant de l’année prochaine. Le service Facility Management a profité de cette opportunité pour faire le point sur les activités proposées à ses clients en se posant la question: “We are special, are we really so special?”. Il en a résulté le projet O(operating) M(Maintenance) L(Logistics) S(sourcing). Cette étude détaillée sur les facilities du nouveau bâtiment est basée sur la nouvelle norme EN 15221.

L’Organisation du traité de l’Atlantique Nord (OTAN) a vu le jour après la Seconde Guerre Mondiale, pour soutenir le Traité de l’Atlantique Nord signé en 1949 à Washington. Le quartier général actuel de l’OTAN à Bruxelles, qui abrite le dialogue politique entre les 28 membres, a été inauguré en octobre 1967. Depuis, le bâtiment a été agrandi et adapté plusieurs fois suite au développement de l’Alliance.

Aujourd’hui, environ 4.000 personnes y travaillent et 500 à 1.000 visiteurs sont accueillis chaque jour. Quarante-et-un bâtiments sont exploités sur une surface totale de 28 ha.

Le service Infrastructure & Facility Management fait partie de la division ’Executive Management’ qui regroupe tous les services de support et relève de la compétence du Secrétaire-Général de l’OTAN. Une opportunité pleinement saisie

Le déménagement vers le nouveau quartier général fut le moment opportun pour revoir l’ensemble des activités de facility management et viser l’excellence opérationnelle. Els Brackenier (Head Infrastructure and Facility Management): “Ceci n’a

jamais eu lieu de manière drastique, large et détaillée. Nous voulions nous regarder dans un miroir et nous poser la question “We are special, are we really so special?”.

Le projet OMLS a permis d’étudier et de développer, ces derniers dix-huit mois, la stratégie de prestation de services et le modèle opérationnel pour l’ensemble des domaines inhérents au Facility Management. Cela a abouti, fin de l’année dernière, à un Concept of Operations qui a été approuvé au plus haut niveau et qui nous permet d’exploiter et d’entretenir le nouveau quartier général de la manière la plus optimale et économique possible.”

EN 15221 comme fil conducteur

Le projet OMLS devait tenir compte de la spécificité et de la complexité d’une organisation comme l’OTAN, comme par exemple le contexte international et, la sécurité. La nouvelle norme facilitaire EN 15221, qui remplace l’ancienne NEN 2748 et offre des moyens d’action aux organisations facilitaires en Europe pour structurer et ordonner leur organisation, a été le fil conducteur. Patrick Sonveaux (Head Facility Management): “L’objectif recherché

fut de définir les forces et les faiblesses de notre organisation actuelle, d’identifier nos clients et les services disponibles en fixant les niveaux à atteindre, de décrire comment nous allions les réaliser, par qui et à quel prix?”. “La norme EN 15221 est internationalement reconnue. Les experts du monde facilitaire ont apporté leur aide à son développement, alors pourquoi réinventer la roue? La force du futur benchmarking potentiel était aussi très intéressante, tant pour les niveaux de coûts que de services. La norme nous a servi de modèle pour structurer notre réflexion sur notre organisation actuelle et identifier les éléments s’y rapportant”, explique Els Brackenier.

5 phases

Le projet a démarré au premier trimestre 2013 et fut terminé au second trimestre de 2014. Le Service Facility Management a appliqué la méthodologie de gestion de projets PRINCE2 en collaboration avec un partenaire externe, Deloitte. Patrick Sonveaux (Head Facility Management): “Le nouveau site de 250.000 m² est non seulement beaucoup plus grand que l’ac-

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Today

What Tomorrow FM Service Strategy

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Recommandations on sustainabality practices

How Tomorrow

Capital and non capital equipment recommendations to operate

Who Tomorrow Facilities Management organisational structure

Definition of insourced and outsourced strategy

Occupancy agreement

How much Tomorrow

Final Estimate for annuel operations and maintenance cost (short and long term)

NATO IS Procurement service Startegy

Logistics operation strategy

Supporting Standards : EN15221 / NEN2767 / NEN2748

tuel mais les technologies, les matériaux utilisés et la forme du bâtiment diffèrent totalement. Nous devions donc aborder les facilities autrement. Le projet a été subdivisé en cinq phases, chaque phase ayant un impact sur une autre (voir le graphique). Lors de la phase 1, nous avons analysé les caractéristiques du site actuel ainsi que celles du nouveau siège.

Les normes EN 15221, NEN 2767 et NEN 2748 ont été suivies. Nous avons spécifié l’organisation dans le sens “Qui fait quoi au sein du service Facility?” Ce n’était pas toujours très clair. Ce que nous faisions était bien mais nous manquions de transparence. Au niveau budgétaire, les coûts ont été restructurés selon la méthodologie de la norme EN. Le défi de l’étape 2 fut de définir les activités FM sur base de la norme EN 15221 et non plus par rapport à l’organisation actuelle. Il en a résulté un catalogue de services proposant une flexibilité limitée permettant à chaque client, dans les limites données, de déterminer lui-même le niveau de prestation de service selon ses besoins, ses priorités et son budget. Des recommandations ont également été formulées à propos de la gestion environnementale.” La troisième étape fut notamment dédiée à la détermination de la stratégie de maintenance, tant des bâtiments que des installations techniques. Els Brackenier: “Nous n’avons pas de locataires. Les occupants sont en fait les propriétaires du bâtiment, ce qui implique une relation complexe. En fait, notre autorité s’arrête devant la porte d’une délégation. Néanmoins, un accord global s’impose, et nous avons formalisé cette relation dans une convention d’occupation. La quatrième étape a servi à définir la stratégie d’internalisation et d’externalisation, à nouveau par activité. Ceci a abouti en une augmentation de l’outsourcing, tout en conservant une équipe interne qui connaît les sensibilités de l’or-

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Supporting Benchmarks

ganisation et qui peut offrir rapidement toute la flexibilité et la sécurité utiles car nous devons notamment être capables d’organiser une réunion de haut niveau à tout moment.”

“La norme EN 15221 nous a offert un modèle que nous pouvions utiliser pour disposer notre organisation actuelle et identifier les éléments s’y rapportant.”

été confrontés à des ambiguïtés ici et là et dans certains cas, nous nous sommes basés sur notre propre interprétation. Et l’histoire n’est pas terminée. Nous avons posé les fondements pour la nouvelle organisation de nos facilités et nous démarrons maintenant l’implémentation. Notre projet peut certainement être considéré comme un modèle à suivre au sein d’autres organisations, et c’est une belle preuve de fonctionnalité de la norme EN 15221 pour le monde facilitaire.”

Lisez aussi l’article « La nouvelle norme NBN EN 15221: un cadre pour vos activités facilitaires” en p. 44 de ce numéro.

(Par Tilly Baekelandt)

Sur base de tous ces differents éléments, l’organisation interne a finalement été définie en collaboration avec le service HR. Els Brackenier: “Ici aussi, nous avons agi à partir du niveau d’activité et des compétences. Nous disposons à présent de tableaux qui nous permettent d’estimer le temps nécessaire pour chaque fonction.

Nous pouvons donc travailler de manière plus efficiente. Enfin, lors de la dernière phase, nous avons réalisé une estimation globale des coûts, tant à court qu’à long terme.”

01. L’ancien et le nouveau: le nouvel emplacement de 250.000 m² est bien plus grand que l’emplacement actuel d’environ 150.000 m².

02. Le projet est subdivisé en cinq phases, chaque phase a un impact sur une autre, et chaque domaine a sa stratégie.

03. Els Brackenier (Head Infrastructure and Facility Management) et Patrick Sonveaux (Head Facility Management): “Le Concept of Operations, approuvé au plus haut niveau, nous permet d’exploiter et d’entretenir le nouveau quartier général de manière optimale.”

Best Practice

Els Brackenier se dit satisfaite du travail accompli: “Ce fut pour moi une opportunité unique de mener à bien une telle restructuration dans un environnement aussi complexe. L’un des défis était que la norme EN 15221 était récente au moment où nous avons lancé le projet. Ce fut donc un processus d’apprentissage, tant pour les consultants que pour nous.

Cette norme est un très bon fil conducteur. Je suis satisfaite des fondements mais elle doit encore évoluer. Nous avons

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“Une équipe, une table” Une table de 190 mètres de long pour tous les collaborateurs de Spadel

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padel, une entreprise spécialisée dans la mise en bouteille et la commercialisation d’eau minérale naturelle et de boissons rafraîchissantes à base d’eau minérale naturelle, a développé un nouveau concept de travail conformément aux valeurs et à la stratégie de l’entreprise: une table de plus de 190 mètres de long à laquelle chacun peut, indépendamment de sa fonction au sein de l’entreprise, exécuter n’importe quelle tâche.

Spadel

Spadel, connu entre autres pour ses marques d’eau Spa et Bru, est une entreprise familiale indépendante qui possède cinq sites de production en Europe: Spa Monopole (Spa, Belgique), Bru-Chevron (Stoumont-Lorcé, Belgique), Les Grandes Sources de Wattwiller (Wattwiller, France), Les Eaux Minérales de Ribeauvillé (Ribeauvillé, France) et Brecon (Trap, Wales). L’entreprise, qui emploie 740 personnes, a généré un chiffre d’affaires de 200.000.000 euros en 2013. Le siège, qui s’étend sur 2.000 m² et accueille 100 collaborateurs, se situe à Bruxelles (Woluwé-Saint-Lambert). Le Facility Management fait partie du département RH, avec six collaborateurs à Bruxelles, dirigés par la directrice des ressources humaines.

Un nouveau site source d’inspiration, greffé sur une stratégie de durabilité

Début 2014, l’entreprise a décidé de quitter son bâtiment rue Colonel Bourg et d’installer son siège sur un nouveau site inspirant à Woluwé-Saint-Lambert. C’est à cette occasion que l’environnement de travail traditionnel a été remis en question.

Erika De Vos (DRH): “L’ancien bâtiment ne reflétait pas d’image pétillante de nos marques principales, ni les valeurs et la

durabilité auxquelles nous accordons une grande importance. Ce déménagement s’est entièrement fait sous le signe de notre stratégie de durabilité et des valeurs de l’entreprise: Passion, Progrès, Proximité et Ouverture. Le nouveau bâtiment devait également être aisément accessible, très lumineux et propice à une agréable ambiance de travail. Nous voulons être une entreprise dont nous sommes fiers, et nous travaillons avec plaisir ensemble, dans un esprit de collégialité: “Une équipe, une entreprise”. Nous nous sentions responsables

“La longue table traverse plusieurs pièces, faisant office de couloir ou d’open lounge.” envers le monde extérieur, mais aussi envers nos collaborateurs internes. Il est en effet important que nos collaborateurs soient des ambassadeurs crédibles. Depuis 2013, nous avons des programmes visant à favoriser le bien-être physique et émotionnels de nos collaborateurs. Dans cette optique, trois thèmes occupent une place centrale: une alimentation saine, une activité physique suffisante et la gestion de l’énergie. Nous avons vu ce projet comme une opportunité et un levier pour

la mise en œuvre d’une nouvelle manière de travailler plus flexible. Et nous voulions également renforcer notre image en tant qu’employeur.”

Collaboration dans un open space

Lors de la phase d’analyse, plusieurs actions ont été élaborées pour définir l’utilisation des postes de travail et les besoins spécifiques: observation des postes de travail, interviews de la haute direction et entretiens aléatoires sur le terrain. Spadel a fait appel à D&C Services pour développer un nouveau concept et a décidé de désigner un chef de projet externe qui allait encadrer le projet en collaboration directe avec la directrice des ressources humaines. Erika De Vos: “Nous voulions résolument un open space, en vue de favoriser la collaboration et l’interaction entre les collègues. Le nouveau site s’y prêtait à merveille, avec un cinquième étage autour d’un jardin intérieur. Nous n’avons pas voulu de postes de travail flexibles, mais appliquons bel et bien la politique du clean desk. Nous avons également opté pour une organisation flexible du temps de travail, et le télétravail est parfaitement possible lorsque les activités le permettent. Chez Spadel, nous entretenons une culture de concertation.

Le nouvel environnement de travail de-

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01. Le blanc sobre et apaisant est interrompu par du bleu, du rouge et du vert, des teintes à l’image de la culture dynamique et entreprenante de l’organisation. Du travail sur mesure, du mobilier design recyclé et des nouveautés remarquables fusionnent pour former un ensemble moderne.

02. Dessin One Team, One Table 03. Erika De Vos (DRH Spadel): “Nous avons vu ce projet comme une opportunité et un levier pour la mise en œuvre d’une nouvelle manière de travailler plus flexible. Et nous voulions également renforcer notre image en tant qu’employeur.”

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vait faciliter cette manière de travailler.

Et pour soutenir la collaboration dans cet open space, nous avons développé le concept “Une équipe, une table”. Une nouvelle terrasse a été aménagée dans l’open space, avec de la verdure. Pour le choix des matériaux, nous avons autant que possible retenu des matériaux durables, recyclés, ou C2C. Le mobilier de bureau de l’ancien site a été réutilisé, et a bénéficié d’un traitement NNOF. Ce processus, particulièrement durable, offre une nouvelle vie au mobilier de bureau amorti.

Chaque maillon de la chaîne de recyclage a été analysé en fonction de son impact écologique et de son empreinte carbone, ce qui a permis une belle réduction des émissions de CO2. Tous les espaces de travail individuels ont été supprimés, et chacun prend désormais place à cette même longue table, peu importe sa fonction. Le modèle choisi combine une zone de travail entièrement ouverte avec plusieurs alternatives de concertation. Cette longue table passe dans quelques pièces qui font office de couloir ou d’open lounge. Cela favorise fortement les rencontres fortuites et la concertation informelle. En outre, plusieurs salles de réunion bien équipées permettent à des équipes de se concerter ou de travailler sur un projet. Chaque aspect a été mûrement réfléchi, sans oublier le fun. C’est ainsi que vous trouverez un kicker dans l’espace Spadel Chill-out. Il est régulièrement utilisé lors des pauses de midi! Nous disposons également d’une agréable bibliothèque, très appréciée de celles et ceux qui veulent se ressourcer ou tout simplement un peu de tranquillité.”

Optimiser l’accueil des visiteurs

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Un groupe de travail “Look&Feel” a été mis sur pied afin d’accroître l’apport et l’implication des collaborateurs. Pour accueillir les visiteurs, par exemple, la nature s’invite à l’intérieur, avec un mur végétal dans le hall d’entrée. La partie

externe, où les visiteurs sont autorisés, se compose d’une succession de salles de réunion confortables, pour les rencontres formelles, et d’un “waterbar” plus informel, prénommé “Spring”.

“Spadel on the move”

Durant toute la durée du projet, la communication envers les collaborateurs et leur implication furent cruciales. Le nom du projet, “Spadel on the move”, a été utilisé dans toutes les communications. Le plan, avec la forme de la table, a servi de base pour le logo, qui a été dévoilé petit à petit, dix semaines avant l’installation dans les nouveaux locaux. Erika De Vos: “Comme le nouveau siège impliquait une nouvelle manière de travailler, un groupe de travail a été créé afin d’imaginer de nouvelles ‘règles’. Nous avons également prévu une boîte de bienvenue, plusieurs ateliers et des sessions d’information afin que les premiers jours de nos collaborateurs dans me bâtiment se déroulent de manière agréable.”

Spadel a déménagé fin octobre 2014. Erika De Vos: “Pour ce qui est du coût, nous en sommes à environ un million d’euros. Il est encore difficile d’estimer les économies à l’heure actuelle. Nous ne sommes pas encore dans le nouveau bâtiment depuis assez longtemps que pour avoir une bonne image. Une évaluation de la satisfaction des collaborateurs est prévue, mais doit encore être réalisée. À l’automne 2015, nous allons organiser une Étude de la Motivation des Collaborateurs. Pour moi, ce projet est une réussite, et même plus.

L’ambiance est au beau fixe, cela se voit à l’interaction spontanée entre nos collaborateurs. Ce projet global, qui renforce la collaboration et la culture de concertation au sein de Spadel, est une première, qui apporte beaucoup de valeur à nos collaborateurs. Nous les mettons véritablement en mouvement.”

(Par Tilly Baekelandt)

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PROJET

Le palais 12 prend l’hygiène des toilettes très au sérieux

L

e palais 12, le premier pilier du projet NEO – le réaménagement du Heysel avec un nouveau quartier multifonctionnel au nord de Bruxelles – est un fait. Et pour l’hygiène des espaces sanitaires de la nouvelle salle de concert, Brussels Expo, le maître d’ouvrage, ne voulait rien laisser au hasard. Pas moins de 18 sèche-mains Dyson Airblade V et 5 sèche-mains Dyson Airblade Tap ont été installés.

Combinés à un message en faveur de la durabilité sur les cloisons des toilettes, Dyson veut s’adresser personnellement à chaque visiteur/utilisateur.

Avec le palais 12, la capitale dispose désormais d’une salle de concert digne de ce nom, d’une capacité de 8 à 18.000 personnes, pouvant donc accueillir des concerts d’envergure internationale. Une conséquence naturelle aux besoins mis en avant par les promoteurs et l’industrie de la musique. La capacité est modulable, allant de 2.500 à 18.000 personnes. Le principal défi était de transformer un palais d’exposition en salle de concert pouvant accueillir occasionnellement des expositions, et non l’inverse. Il s’agissait donc davantage d’un projet de rénovation ou de réaménagement plutôt que d’une nouvelle construction, dans le cadre duquel il était possible, pour les énergies renouve-

lables par exemple, de partir de zéro. Les architectes retenus pour ce projet étaient Olivier Hendoux et Stéphane George, d’Alliage. Les bureaux d’étude et de contrôle suivants, entre autres, ont été mis en oeuvre pour ce projet de construction: le bureau d’étude Detang Engineering, mandaté par le maître d’ouvrage Brussels Expo, et le bureau d’étude Archimède, mandaté par l’entreprise générale, Verelst.

Un mélange subtil de bois naturel et d’acier noir

“Notre mission était de fournir la meilleure acoustique de Belgique pour cette salle de concert, et nous profiler comme une référence sur le plan européen”, ex-

“En matière d’hygiène dans les espaces sanitaires de la nouvelle salle de concert, Brussels Expo ne voulait rien laisser au hasard”, déclare Emin Luka.

plique Denis Delforge (Administrateur-Directeur de Brussels Expo). Voilà pourquoi, dès les premiers croquis, toutes les mesures ont été prises pour limiter autant que possible le temps de réverbération, pour les hautes comme pour les basses fréquences. De nombreux moyens acoustiques ont été mis en œuvre, comme par exemple 300 caissons acoustiques sur tout le pourtour de la salle. Le palais 12 surprend par son esthétique particulière, son look industriel et son allure à la fois chic, intimiste et chaleureuse, sans oublier sa tribune frontale, son impressionnante grille technique et son toit ondulé, un subtil mélange de bois naturel et d’acier noir. Nous avons également veillé à ce que les places les plus éloignées de la scène bénéficient d’une excellente visibilité.

Cela est notamment dû à la forme légèrement parabolique des tribunes, à l’aménagement croisé de certains secteurs des tribunes et aux places frontales face à la scène.

Un message personnel en faveur de la durabilité

Pour ce qui est des équipements sanitaires, le rez-de-chaussée du palais 12

PROJET

propose, de part et d’autre de la salle, une rangée de toilettes, que l’on retrouve également sur les deux étages. Au total, cela donne 110 toilettes pour dames, autant d’urinoirs et 32 toilettes pour hommes.

Des toilettes supplémentaires sont bien évidemment prévues à l’étage VIP. Emin Luka (Directeur de l’infrastructure du Brussels Expo): “Le but était d’offrir un service optimal aux visiteurs du Brussels Expo et du palais 12. Dyson, l’un des leaders du marché dans cette branche, nous a contacté pour nous expliciter la valeur ajoutée de leurs nouveaux sèche-mains Dyson Airblade V et Dyson Airblade Tap. Dyson souhaitait combiner les appareils livrés avec un message en faveur de la durabilité, affiché sur les murs des toilettes.

Un message simple, qui toucherait personnellement chaque visiteur/utilisateur.

Sur ces pancartes, ornées d’un logo sous la forme d’un avion, on peut lire: “Si chaque visiteur du palais 12 se séchait les mains avec un sèche-mains Dyson Airblade V plutôt qu’avec des essuie-mains en papier, cela représenterait une économie de plus de 50 tonnes d’émissions de carbone par an. Soit 476 vols Bruxelles-Londres.”18 sèche-mains Dyson Airblade V et 5 sèchemains Dyson Airblade Tap (dans les toilettes des espaces VIP pour ces derniers) ont été installés.

Technolgie et design

Pour ce qui est des spécifications techniques de ces sèche-mains, il y a avant toute chose le caractère environnemental et énergétique. “Le sèche-mains Dyson Airblade™ produit jusqu’à 72% de CO2 de moins que certains autres sèchemains, et jusqu’à 68% de moins que les essuie-mains en papier. En outre, il permet une économie des coûts. Il coûte par exemple 69% moins cher par an que d’autres sèche-mains, et jusqu’à 97% de moins que les essuie-mains en papier. Ce sèche-mains utilise deux flux d’air aussi larges que la main, pour éliminer l’eau comme le ferait un essuie-glace. Il est équipé de deux filtres H13 HEPA. 99,9% des bactéries et des virus présents dans l’air des espaces sanitaires sont ainsi emprisonnés, ce qui permet de sécher les mains avec un air propre. Il en va de même pour le Dyson Airblade Tap, un robinet qui intègre notre technologie de séchage des mains. Le jet d’eau et le flux d’air sont activés par des capteurs, il ne faut donc rien toucher. Des capteurs infrarouges intelligents émettent un faisceau lumineux pour déterminer la position des mains.

Des circuits informatiques coordonnent les informations et déterminent la bonne réaction de l’air ou de l’eau sans délai.

Avec ce sèche-mains, pas une goutte d’eau

sur le sol, car vous ne quittez pas le lavabo les mains mouillées! Tous les sèche-mains Dyson Airblade™ bénéficient d’une garantie de cinq ans”, déclare Maureen Soenen de chez Dyson.

C’est l’équipe technique de Brussels Expo qui s’est chargée de tous les préparatifs (alimentation, câblage, etc.) liés à l’installation de ces deux types de sèche-mains.

Les techniciens de Dyson sont ensuite venus raccorder les appareils.

Grâce au recours à un simulateur, le palais 12 peut être évacué très rapidement.

Même avec 18.000 personnes, le temps nécessaire à l’évacuation est inférieur à cinq minutes après détection et alarme.

Cela est rendu possible grâce aux nombreuses sorties de secours tout autour de la salle.

(Par Philip Declercq - Photos: Dyson)

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Interessé? Envoyez un e-mail à secretary@ ifma.be (en mentionnant essai Dyson). www.dysonairblade.be www.brusselsexpo.be

Photo gauche: Sous le sèche-mains Dyson Airblade V, vos mains sont sèches de manière hygiénique en 10 secondes.

Photo ci-dessus: Avec le sèche-mains Dyson Airblade Tap, vos mains sont lavées et séchées dans le lavabo.

Dyson a combiné ses appareils avec un message tout simple en faveur de la durabilité, qui touche personnellement tous les visiteurs / utilisateurs des toilettes.

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Un jeune loup observe par-delà les frontières Frédéric Kain (Real Estate Director Siemens): “La mondialisation est un grand défi pour le Facility Manager”

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l a commencé sa carrière dans le monde facilitaire en tant que Mover Manager chez AXA, et travaille entretemps depuis douze ans chez Siemens. Titulaire d’un diplôme de Bachelier en architecture, il s’est lancé comme dessinateur et a voyagé à travers le monde, notamment pour implémenter MyMCS dans diverses filiales. Depuis octobre 2014, il est Real Estate Director pour la Belgique et le Luxembourg et succède à Roland De Coninck qui partira en pension au mois de juin. Frédéric Kain (39) est un jeune loup qui s’attaque aux grands défis facilitaires de demain.

D’origine allemande, l’entreprise Siemens est un acteur mondial dans le domaine de l’électrification, l’automatisation, la digitalisation et les solutions pour les soins de santé. Aujourd’hui, le groupe réalise un chiffre d’affaires de 71,9 milliards d’euros avec un effectif de 343.000 collaborateurs répartis dans 190 pays. Siemens emploie environ 1.600 collaborateurs en Belgique et au Luxembourg. Le siège principal se trouve à Beersel. La division Siemens Real Estate (SRE), qui englobe le Facility Management, gère le parc immobilier et les activités connexes (voir encadré p33).

Ressentir les cultures facilitaires

Au début de l’année 2000, Frédéric Kain travaille sous l’aile de Roland De Coninck qui fut le premier Facility Manager chez Siemens en 1998 avant de devenir Real Estate Director en 2011. Anno 2015, Frédéric Kain reprend le flambeau de son mentor qui partira en pension au mois de juin. Nous l’avons rencontré au siège principal à Beersel. “En 2005, j’ai reçu comme mission, dans le cadre de ma fonction de Proces manager, de revoir le processus de Facility Management au sein de Siemens BeLux, en portant une attention sur la valeur ajoutée en terme d’optimalisation, jusqu’en Allemagne. La Belgique est un petit pays mais qui possède une grande avance technologique. C’est une bonne base. Nous avions déjà une collaboration locale avec MCS. Toutefois, la société mère en Allemagne recherchait une application mondiale. Nous avons dès lors constitué une équipe au sein de laquelle je me suis impliqué comme responsable de l’implémentation mondiale. Grâce à mes études, j’avais une certaine expérience de l’IT et du dessin. De plus, je voulais voyager

et rencontrer d’autres cultures. Gérer la diversité interculturelle représente un grand défi pour une entreprise internationale. Voyez par exemple le catering et à quel point la culture facilitaire peut différer entre la Chine et les Etats-Unis. Tout est désormais globalisé et standardisé, mais cela ne fonctionne pas dans notre monde.

De nombreuses grandes entreprises se profilent aujourd’hui comme un centre de compétences unique au sein de leur quartier général où tout est standardisé. Cela a localement un gros impact pour le Facility Manager. Vous ne pouvez comprendre la perception au sein d’autres cultures qu’en ayant beaucoup voyagé. Après environ cinq ans, je suis revenu dans l’entreprise au moment où plusieurs figures clés allaient partir en pension, et on cherchait un successeur.”

“Il faut être toujours plus créatif”

Beaucoup de choses ont changé depuis la création de la division Siemens Real Estate en 1998. La profession de Facility Manager a reçu ses lettres de noblesse mais en même temps, on a restructuré et rationnalisé. Le nombre de sites en Belgique et au Luxembourg (30, soit 250.000 m²) a été ramené à 13 (82.000 m²). En 2014, le Dynamic Office a vu le jour et les services facilitaires ont été sous-traités à Facilicom et DTZ. D’après Frédéric Kain, il y a actuellement moins de flexibilité et de budget pour l’innovation par rapport à il y a dix ans: “La nouvelle manière de travailler a été implémentée il y a dix ans. Aujourd’hui, nous devons être plus créatifs en tenant compte du fait que nous travaillons pour une entreprise industrielle où la pression

“Tout est désormais mondialisé et standardisé, mais cela ne fonctionne pas dans notre monde facilitaire.” concurrentielle est très élevée depuis ces cinq dernières années. Les cordons de la bourse ont été resserrés dès le début de la crise économique. Depuis deux ans, nous avons un peu plus de marge. En outre, la division Siemens Real Estate est atypique car elle ne fait pas partie du cœur de métier de la firme. Les personnes pour qui nous travaillons sont actives dans un métier technique spécifique et de nombreux développements ont lieu en interne. Tout est analysé avec un regard critique. Nous ne pouvons pas - en tant que division de support - jeter l’argent par les fenêtres.

Voilà pourquoi il importe que les initiatives que nous mettons en place soient immédiatement palpables. Nous introduisons quelque chose de nouveau, nous essayons de créer une certaine plus-value et nous évaluons la manière dont cela se développe pour en faire un standard ou pas dans les autres divisions. Je pense notamment à l’introduction de Nespresso.

Un autre exemple a trait à la restauration sur le lieu de travail. Pour trois euros maximum, vous pouvez manger comme

Frédéric Kain (Real Estate Director Siemens): “Comment faire en sorte que les collaborateurs prennent conscience des nombreuses facilités qui leur sont offertes? C’est un vrai défi pour tous les Facility Managers.’

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dans un restaurant d’un bon niveau. C’est une belle illustration de notre manière de raisonner: nous essayons d’ajouter des services de Facility Management aux avantages déjà prévus dans le système de rémunération. Le problème est que les collaborateurs trouvent souvent cela normal. Nous n’obtenons des réactions que si une facilité offerte est mise en péril. C’est un vrai défi pour le Facility Manager: comment faire en sorte que les collaborateurs prennent conscience des nombreuses facilités qui leur sont offertes? Les attentes sont devenues très élevées.”

D’un people manager à un contract of demand manager

Au milieu des années 2000, Frédéric Kain fut responsable de la transition vers l’externalisation. Actuellement, 95% des tâches sont sous-traitées: “Facilicom a été activé pour les services facilitaires mais aussi la gestion et coordination de projets

et DTZ pour la gestion des bâtiments et le property management. Chez nous, le Facility Manager a évolué d’un people manager à un contract of demand manager.

Les KPI sont ici essentiels. Il y a dix ans, il y avait encore une équipe interne. L’avantage était que l’on pouvait mieux coacher les collaborateurs selon la vision et les valeurs de l’entreprise (excellence, innovation & responsibility, ndr). Nous percevons de plus en plus cette évolution en Belgique: tout ce qui ne fait pas partie du cœur de métier de la société est sous-traité, le Facility Manager reste en tant que chef d’orchestre. L’avantage de cette méthode est que vous pouvez travailler avec des spécialistes dans leurs domaines respectifs.”

Réalisations en 2014

En 2014, le déménagement vers Beersel des derniers départements à Anderlecht a été finalisé. Frédéric Kain: “Toutes nos uni-

tés sont à présent rassemblées sur le site de Beersel où nous avions encore 4.000 m² de libre. Grâce à cette centralisation, 350 collaborateurs travaillent plus près de leurs collègues du business. Le site d’Anderlecht sera loué à des tiers.”

Le restaurant des invités, l’une des cartes de visite de l’entreprise, a été entièrement rénové. Frédéric Kain: “L’aménagement datait d’il y a environ vingt ans et était obsolète. A l’époque, le choix s’était porté sur un style chaleureux mais notre CEO a préféré retourner à un look élégant et plus “industriel”, avec toute la flexibilité requise. Ces espaces sont réservés au management et aux clients. J’aimerais ouvrir le restaurant une fois par mois à tous les collaborateurs pour qu’ils puissent eux aussi apprécier cette excellente cuisine pour laquelle nous sommes reconnus.”

Projets en cours

Il y a environ deux ans, Siemens a racheté l’entreprise technologique LMS (Leuven Measurement Systems) de Leuven. Frédéric Kain est responsable de l’intégration du site: “L’essentiel est d’implémenter les valeurs de Siemens Real Estate. Avant, LMS était une grande PME qui est aujourd’hui intégrée dans un environnement particulièrement international, ce n’est pas évident.”

Dans le restaurant du personnel, il est prévu de revoir la zone de lavage de la vaisselle et de réaménager l’espace: “Dans l’avenir, je ne veux plus d’une répartition classique de l’espace. Il faut plus de petits îlots où les collaborateurs peuvent se détendre, l’objectif étant d’augmenter leur implication. Un autre point qui pourrait être amélioré concerne l’orientation des clients dans les bâtiments. Le premier contact avec l’entreprise commence très mal si le client ne trouve pas son chemin.

Nous devons aller vers le client et non l’inverse.”

Parmi les autres projets en gestation, il y a l’implémentation d’un nouveau système de canalisation pour l’eau potable et la décentralisation du système de chauffage.

Les défis

La profession de Facility Manager a sérieusement évolué, elle acquiert de plus en plus de consistance et est mieux considérée, mais d’un autre côté la fonction n’est pas très “sexy”. Trop peu de jeunes suivent la formation de Facility Manager.

FM@WORK

“Dans le secteur facilitaire, on a besoin d’une plateforme numérique de réseautage” Frédéric Kain: “Notre fonction a énormément évolué en terme de reconnaissance.

Nous faisons partie du “Top trois” des coûts dans une entreprise. Il y a suffisamment de formations de qualité à condition de regarder par-delà les frontières. Je pense aux Pays-Bas et au Royaume-Uni. Celui qui veut se développer en Belgique doit élargir ses horizons. Etudier à l’étranger est un atout pour notre profession. Notre job consiste pour 80% à chercher des

solutions pour résoudre des problèmes.

J’espère toujours pouvoir être un homme heureux dans son travail avec les 20% qui restent … (rires). Un bon Facility Manager doit pouvoir écouter et tolérer la critique.

Les solutions que nous mettons en place ne satisferont jamais tout le monde. A côté de cela, nous devons innover mais nos nouvelles propositions ne doivent pas toujours être spectaculaires.”

Dans l’avenir, la durabilité et la sécurité vont gagner en importance, continue Frédéric Kain: “L’économie d’énergie est depuis longtemps un point d’attention chez Siemens. Nous expérimentons des smart grids ou réseaux énergétiques intelligents sur notre propre site. La sécurité devient

aussi plus pointue. Le Facility Manager est confronté à de nombreuses normes et restrictions. Cela va parfois trop loin, il devrait y avoir un juste milieu.”

En conclusion, quel rôle l’IFMA peut-elle jouer dans la poursuite de la professionnalisation de la fonction? Frédéric Kain: “Dans le secteur facilitaire, on a besoin d’une plateforme numérique de réseautage, par exemple pour la recherche d’un fournisseur avec lequel des collègues ont déjà travaillé. L’IFMA devrait être en mesure d’offrir une réponse avec son site web. Nous construisons tous notre propre plate-forme en interne mais cela reste très local. Voyons plutôt ce que font les autres.”

(Par Tilly Baekelandt)

Quelques chiffres Siemens • 343.000 collaborateurs répartis dans 190 pays (BeLux: environ 1.600) • Chiffre d’affaires: 71,9 milliards d’euros au

niveau international (BeLux: environ 1 milliard d’euros) Siemens Real Estate Belux • Structure du département: 5 internes (Gouvernance), 13 externes (Managers), 18 externes (Tâches operationelles) • Superficie (industrie et bureaux) Zie tijdslijn hiernaast.

• Parc immobilier (Propriétaire/Locataire) Siemens est propriétaire des plus grands bâtiments, c’est-à-dire ceux de Huizingen (44.438 m² dont 25.912 m² de bureaux) et de Leuven (14.400 m² dont 12.750 m² de bureaux). Les autres immeubles situés à Anderlecht, Merelbeke, Zwijndrecht, Bruxelles, Angleur, Wauthier Braine, Luxembourg et Mont-St-Guibert sont loués.

1998 (30 sites, 250.000 m²) 2002 (27 sites, 167.000 m²) 2003 (24 sites, 130.000 m²) 2004 (21 sites, 121.000 m²) 2005 (17 sites, 103.000 m²) 2006 (16 sites, 102.000 m²) 2007 (15 sites, 83.000 m²) 2014 (13 sites, 82.000 m², dont environ 56.000 m² de bureaux et 25.000 m² pour l’industrie)

33

34

REPORTAGE

01

Solutions de manutention et de stockage durables

C

Chez Plastibac, fournisseur global de récipients en matière plastique, les entreprises, organisations et autorités trouveront une foule de solutions de manutention et de stockage durables: bacs, palettes et conteneurs en plastique. Et pour compléter davantage son offre de produits, l’entreprise a décidé de collaborer avec Probbax, un producteur renommé de poubelles et cendriers.

Le siège de Plastibac se trouve à Asse.

Cette entreprise indépendante fait partie du groupe d’entreprises de la famille Vanderbeke de Kuurne, qui emploie environ 85 personnes et est dirigé par Fred Vanderbeke et son fils Jan. L’entreprise compte quatre sites répartis sur le continent européen. Outre le siège d’Asse, il y a des agences commerciales à Ridderkerke (près de Rotterdam, aux Pays-Bas), à Wasquehal (France) et à Ahaus (Allemagne).

Familier des solutions durables

Avec l’acquisition de Plastibac, un grossiste de bacs et fûts en plastique implanté à Asse, par Fred Vanderbeke en 2003, les choses s’accélèrent. L’entreprise distribue aujourd’hui une gamme complète de bacs, box palettes, palettes, fûts, rayonnages et autres récipients en plastique, destinés à un stockage durable, astucieux et efficace, mais aussi à la collecte, au traitement et/ ou à la distribution de marchandises, liquides ou documents. “Nous nous profilons comme distributeur, en veillant au service et aux conseils. Nos clients sont des entreprises mais aussi de petits indépendants, ainsi que des hôpitaux, des autorités et des asbl”, déclare Robbie Naessens, Marketing Manager.

Bacs de tri des déchets

Plastibac est le distributeur officiel d’entre autres Probbax, un producteur européen

de poubelles, cendriers et cendriers colonne. “Probbax produit des récipients fonctionnels, esthétiques et faciles d’entretien, qui ont fait leurs preuves dans des bureaux comme sur le terrain (industriel ou tertiaire). Avec cet assortiment de produits durables, notre partenaire veut vraiment encourager le tri des déchets et le recyclage. Parmi ses clients, il y a des utilisateurs professionnels, mais aussi des institutions publiques: hôtels, usines, entrepôts, hôpitaux, écoles…”, déclare Naessens.

Plastibac distribue entre autres la série de poubelles de tri PSD pour l’intérieur et l’extérieur. Dans cette gamme, on retrouve la série de conteneurs ronds PRB et les poubelles à pédale PFD, principalement utilisées en cuisine. Des cendriers pour un usage à l’intérieur et dans des zones couvertes, ainsi que des cendriers colonne (en métal, aluminium ou acier inoxydable) viennent compléter l’offre.

rétention, etc. Bref, il existe une solution durable pour chaque secteur ou département.” Il y a également un module webshop complet pour les acheteurs et les facility managers. Ce module permet de commander 24/7. Notre devise est “Same day dispatch”: tous les produits en stock commandés avant midi, et qui ne doivent pas être réemballés sont expédiés le jourmême”, conclut Robbie Naessens.

(Par Philip Declercq)

www.plastibac.eu

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‘Same day dispatch’

Le vaste assortiment de Plastibac comprend entre autres des bacs en plastique et des porteurs de charge qui conviennent pour une utilisation dans des entrepôts et ateliers, mais aussi pour la gestion d’installation dans des bâtiments tertiaires ou industriels. Les services publics y trouvent également leur bonheur, car ils ont eux aussi besoin de matériel d’archivage, de matériel pour leurs vestiaires, de bacs de

01. Combinaisons universelles de cendrier et de poubelle à papiers avec seau intérieur amovible de Probbax. (Photo: Probbax) 02. Bancs en plastique résistant pour vestiaires, plusieurs dimensions disponibles.

(Photo: Plastibac) 03. Les poubelles Probbax PSD à couvercle coloré facilitent le tri des papiers, PMC et autres déchets. (Photo: Probbax)

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Trainings

Postgraduat FM - HEPL

Ce post-graduat est une façon idéale de construire des réseaux entre tous les domaines du FM. Les participants ont l’occasion d’échanger des conseils concrets, des solutions, des opportunités, des pièges à éviter… Bref, de partager leurs bonnes pratiques. La formation s’agence autour de 3 axes théoriques: l’organisation des services facilitaires et les services associés aux bâtiments et aux personnes.

Informations pratiques

Pour qui ?

Où?

Les cours se donnent dans les locaux de la Haute Ecole de la Province de Liège, site du Campus 2000, rue de la Meuse à 4101 Jemeppe-sur-Meuse

Trainings The cross-disciplinary side of Facility Management is continuously evolving.

IFMA offers trainings in order to professionalise the facility sector even more.

Gradually, new subject areas are added to the FM-portfolio, which implies a certain sensibility and a great capacity to integrate new knowledge. In addition, the basic fields are widened and gain complexity.

The Facility Manager has to renew himself over and over again.

But et contenu de la formation

Quand?

La formation commence le 17 septembre 2015 et se poursuit jusqu’en fin d’année académique à raison d’un jeudi sur deux en dehors des périodes de congés scolaires. Les cours débutent à 13h30 pour se terminer à 21h00.

Frais de participation

L’inscription peut se faire pour l’ensemble de la formation ou pour certains modules choisis.

Par journée de formation

Non-membres

Le Facility Manager doit maîtriser des connaissances dans de nombreuses disciplines. Leur mise en œuvre doit assurer à la fois la qualité irréprochable du service et la maîtrise parfaite des coûts. C’est pourquoi les personnes déjà impliquées dans tous les domaines qui intéressent le Facility Management éprouvent le besoin de se former aux pratiques actualisées du métier.

€ 310

Prix de l’ensemble de la formation € 3 100

Membres d’une association apparentée

€ 280

€ 2 800

Membres IFMA

€ 260

€ 2 600

Les prix sont exempts de TVA et incluent les notes électroniques, café et repas.

Financements possibles

La formation est agréée «chèques-formation». Payable via 96 chèques-formation.

Inscription

L’inscription se fait en ligne sur le site www.cecotepe.be/facilitymanagement Le nombre de participants est limité à 25 afin d’assurer une interaction optimale entre les participants et les formateurs.

Le paiement sera effectué dès réception de la facture avec mention du nom du participant et du numéro de la facture.

Conditions d’annulation: Si vous n’êtes pas en mesure de participer à la formation, vous devez annuler votre inscription par écrit (par fax ou par e-mail). Si l’annulation est effective dans un délai supérieur à 10 jours précédant le début de la formation, vous payerez 95 € de frais fixes d’inscription et de dossier. Si l’annulation est effective dans un délai inférieur à 10 jours précédant le début de la formation, vous payerez 50 % du prix de l’inscription. Pour éviter tout frais d’annulation, vous pouvez vous faire exceptionnellement remplacer en cas d’empêchement.

La professionnalisation croissante du métier de Facility Manager et le large éventail des disciplines à mettre en interdépendance justifient la place réservée à une formation de qualité dans ce secteur. Elle est le résultat d’une collaboration entre l’IFMA et le Centre de Coopération Technique et Pédagogique, centre associé à La Haute Ecole de la Province de Liège.

La première partie, après une introduction générale, traite des services liés aux personnes tels que la gestion des déménagements, du catering, du nettoyage ou des déchets.

Dans la deuxième, les sujets comme la gestion des contrats et des documents, la gestion financière et la budgétisation ou le benchmarking et les tableaux de bord sont analysés.

La troisième partie développe les services liés aux bâtiments comme la sécurisation, la gestion des énergies ou la gestion des entretiens.

L’inscription à l’ensemble des modules est la voie habituelle. Il est toutefois possible de s’inscrire uniquement à un ou plusieurs modules distincts.

Privilégiant la qualité des interactions entre les participants et les formateurs, nous avons constitué des petits groupes de travail qui ne peuvent, en aucun cas, excéder 25 personnes. A chaque séance, un repas convivial favorise l’échange d’idées entre participants. Aujourd’hui même, des groupes d’Alumni se réunissent régulièrement.

Formation Post Graduat Facility Management

Les principaux orateurs :

Claire Dupont, Exquando Joseph Carminati, Samsung Benoît Fairon, RTBF Jean-Luc Paye, OTAN Piet De Backer, Odysee Geoffroy De Cooman, Proxyclic Jean Morren, IFMA Luc Dehaene, Alba Concept Benoît Detroz, L.O.G. Karim Dieu, Sodexo Alain Taverne, Creation&Space Stéphane Driessens, Empact Gaëtan Rotsart, BNP-Paribas-Fortis Vincent Gérin, Anixton Alain Laroche Nathalie Mistieans, Mobistar Christian Cambroisier, C.G.I. Benoît Schmits, GSK Alain Schyns, Cofely Services Patrick Shulz, Commune de Grâce-Hollogne Pierre Smeers, Siemens Axel Tassiaux, Aremis Yves Van Hooland, Brussels Airport Michaël Taelman, CBRE François Vivier, Ipso

Du Savoir au Savoir-faire De nombreux experts issus des entreprises à la pointe dans le secteur du Facility Management apportent leur précieux concours à la qualité de la formation. Au départ d’un cadre théorique, leurs témoignages enrichissent les applications dans le domaine facilitaire.

Lieu: Haute Ecole de la Province de Liège, site du Campus 2000 Rue de la Meuse, Jemeppe-sur-Meuse La formation commence en octobre 2015 et se poursuit jusqu’en juin 2016 Contact : Alain DELAHAUT - alain.delahaut@hepl.be http://www.provincedeliege.be/fr/art721 Vos données personnelles seront reprises dans une banque de données de l’IFMA en vue de l’organisation de notre activité et afin de vous informer de nos organisations ultérieures. Conformément à la loi concernant la protection de la vie privée, vous avez le droit de prendre connaissance des données vous concernant et d’y apporter des corrections.

Plus d’informations?

Pour plus d’informations sur la formation Post Graduat Facility Management vous pouvez prendre contact avec Alain DELAHAUT (alain.delahaut@hepl.be - Tel. +32 4 237 96 07) IFMA Belgian Chapter vzw Pegaguslaan 5 – 1831 Diegem Tel. +32 2 424 12 80 I Fax +32 2424 12 90 secretary@ifma.be I www.ifma.be

Services associés aux personnes Organisation des Services Facility Management Services associés aux bâtiments Etude de cas 12e session > 2015- 2016 www.ifma.be I http://haute-ecole.prov-liege.be

Haute Ecole de la Province de Liège – Campus 2000 Avenue Montesquieu 6 - 4101 Jemeppe-sur-Meuse Tel. +32 4 237 96 07 I alain.delahaut@hepl.be www.hepl.be I www.cecotepe.be

 “Maîtrisez les meilleures pratiques du métier”

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De posthogeschoolopleiding is een must voor iedereen actief binnen het vakdomein FM. De laatste jaren is de scope van de moderne Facility Manager zeer breed geworden. De opleiding wandelt met je door alle mogelijke facetten van de “Facility wereld”. De opleiding is rond 3 theoretische punten gestructureerd: de organisatie van facilitaire diensten en gebouw- of persoonsgebonden diensten.

Locatie: Odisee Hospitaalstraat 23, Sint-Niklaas De posthogeschoolopleiding start in oktober 2015 en loopt tot juni 2016 Contact: Cliff MOSTIEN - cliff.mostien@odisee.be http://dvo.odisee.be/handelswetenschappen/facilitair-management

 “Hands on Facility Management”

Posthogeschoolopleiding Facility Management

Voor wie?

De doelgroep van de posthoge zeer ruim maar richt zich voora het uitvoeren van zijn opdrach genoten en vooral op “tactisch

Doel en algemene

Een opleiding binnen een breed onderwerpen. De opleiding bes zich algemeen toe op de taken organisatie en de trends binne

In het eerste deel (zes module werpen aan bod : organisatie v budgettering, contractmanagem

Deel twee heeft hetzelfde aant bonden diensten: algemene te kabelbeheer, onderhoud…

In het derde deel (vier module diensten aan bod: verhuismana heer.

Inschrijven kan voor het gehee Door het aantal deelnemers te interactie met de lesgevers mo nemers tijdens de onderbrekin

Persoonsgebonden diensten Organisatie facilitaire diensten Gebouwgebonden diensten Opdracht 14de reeks > 2015- 2016 www.ifma.be I www.odisee.be

De opleiding is een samenwer ding Facilitair Management.

Kennen en kunnen

Een uitgebreide groep van spre verzorgen met enthousiasme d wordt vertrokken vanuit een th één of meerdere praktijkgetuig toepassing binnen het facilitai

OPINION

Tendances internationales et développements en FM

L

e Facility Management est une vaste discipline internationale. Une étude de Global Industry Analysts estime le marché à quelque USD 400 milliards d’ici 2017. Nonobstant le fait que l’Europe et les Etats-Unis réalisent la plus grande partie de ce chiffre et qu’une demande saine persistera en Australie pour des services FM, la clé de la croissance future se trouve dans les pays asiatiques comme la Chine, l’Inde, le Moyen-Orient et l’Afrique du sud. Et bien que le Facility Management dépende du contexte régional et économique spécifique, on constate malgré tout plusieurs tendances globales.

Un manque de clarté et de cohérence

Le Facility Management arbore plusieurs significations dans le monde, ce qui entrave son acceptation en tant qu’activité professionnelle internationale. Au MoyenOrient, le terme est utilisé pour décrire le property management de quartiers résidentiels alors que les américains et les britanniques en attribuent un autre sens. Et bien que les Etats-Unis et l’Europe utilisent les mêmes définitions dans les grandes lignes, il subsiste néanmoins des différences dans la pratique. Le FM aux Etats-Unis est ainsi moins sous-traité qu’en Europe.

Par ailleurs, on perçoit au niveau mondial l’impression erronée que le FM est quasiment synonyme d’externalisation. La mesure selon laquelle on sous-traite varie de région en région. Les Etats-Unis préfèrent gérer les choses de l’intérieur tandis qu’en Europe, il y a une tendance constante à une externalisation croissante des services de gestion facilitaire intégrés (TFM ou ‘Total Facility Management’). Pensez aux exemples frappants comme HSBC et Barclays qui ont totalement sous-traités

leurs activités FM mondiales. D’un autre côté, les différences culturelles, juridiques et géographiques constituent un vrai défi pour la sous-traitance paneuropéenne.

“En tant que secteur, on ne peut que constater que nous ne parlons pas assez avec le monde extérieur et que nous formons un marché trop interne.”

Certains pays optent pour une toute autre approche d’externalisation. Le RoyaumeUni, le Canada et l’Australie ont ainsi adopté des partenariats publics-privés pour recueillir les fonds nécessaires à la conception, la construction, le financement et l’exploitation (le DBFO en abrégé ou ‘Design, Build, Finance & Operate’) d’équipements publics. Dans de nombreux cas, cela s’est traduit par une approche à plus long terme du Facility Management, le cycle de vie global de la construction étant pris en considération. Au Moyen-

Orient et en Asie du Sud-Est, on vise aussi les modèles DBFO pour le développement de l’infrastructure publique.

Est-ce peut-être à cause de ce manque de clarté et de cohérence, malgré le travail d’organisations professionnelles comme l’IFMA, EuroFM, MEFMA, ARSEG, SAFMA, ABRAFAC et BIFM, qu’il persiste une incompréhension au niveau mondial de ce qu’est précisément le FM et sa valeur ajoutée. Nonobstant cela, les porte-paroles continuent de prêcher sans relâche.

FMA Australia a ainsi déjà fait du bon travail en impliquant le gouvernement. L’IFMA et BIFM sont également actifs. Il revient aussi au Facility Manager de mieux promouvoir la fonction dans un contexte professionnel propre. En tant que secteur, on ne peut que constater que nous ne parlons pas assez avec le monde extérieur et que nous formons un marché trop interne.

Maturité

D’après le rapport de Global Industry Analysts, les marchés européens et américains prennent la part du lion des revenus mondiaux dans le domaine du Facility Management. La demande et la croissance du

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38

OPINION

FM vont toutefois rester modestes à court terme sur ces marchés, en partie suite à la faiblesse persistante du secteur du bâtiment et du fait que nous avons affaire à un marché particulièrement concurrentiel et saturé.

Dans le reste du monde, la demande en Facility Management restera saine grâce à la dynamique des marchés émergents.

La Chine et l’Inde, le Moyen-Orient et l’Afrique du sud détiennent la clé de la croissance future.

Voilà pourquoi de nombreux fournisseurs de services facilitaires, qui opèrent avec

“La Chine et l’Inde, le Moyen-Orient et l’Afrique du sud détiennent la clé de la croissance future.”

succès en Europe et aux Etats-Unis, sont aujourd’hui aussi actifs sur ces marchés en croissance. En mai 2014 par exemple, OCS, basé au Royaume-Uni, a lancé une joint-venture avec l’entreprise familiale United Technical Services aux Emirats Arabes Unis. C’était déjà le second voyage d’OCS dans la région du golfe, après l’ouverture d’OCS Qatar en 2012. Plus tard cette année, l’organisation espère mettre sur pied une action similaire en Arabie Saoudite. Ces dernières années, l’entreprise est déjà présente au Vietnam, au Cambodge, en Malaisie et en Inde, en complément à ses nombreuses activités existantes en Thaïlande.

Les progrès technologiques

L’évolution mondiale significative qu’a connue le secteur FM ces dernières années a tout à voir avec les progrès tech-

nologiques. Ceux-ci permettent aux professionnels de revoir, au niveau mondial, leur capacité de gestion et d’exploitation.

Rien que l’abondance en information et la manière dont les données peuvent être aujourd’hui détaillées, envoyées et partagées, amène un changement radical dans le secteur. Cela va des prévisions météorologiques utilisées pour planifier un entretien préventif à l’extérieur des bâtiments jusqu’aux données de trafic qui sont extrapolées pour définir un itinéraire optimal pour l’ingénieur de maintenance.

Ces informations peuvent aussi être soumises à l’analyse de tendances afin d’obtenir une image claire du niveau de service fourni. Ainsi, des données sur un match de football et l’usage de toilettes permettent par exemple au fournisseur de FM de prévoir les périodes de pointe et les périodes creuses et d’adapter ainsi la prestation de

OPINION

service pour s’assurer que les KPI soient atteints et que le contrat reste rentable.

Les facilités peuvent dès lors être gérées sur une base de coût d’utilisation. Cela signifie aussi que l’on peut faire de plus en plus de gestion à distance. Bien entendu, le personnel de nettoyage, de sécurité, de restauration et de maintenance doivent être sur place. L’information récoltée à la source peut être analysée, gérée et adaptée ailleurs. Les nouvelles stratégies facilitaires peuvent aussi être travaillées depuis un autre lieu. La gestion des services peut se faire de n’importe où, ce qui accélère non seulement la fourniture de services mais encourage aussi le partage des meilleures pratiques. Cela permet aux organisations qui disposent de grands portefeuilles immobiliers mondiaux de gérer leurs bâtiments sur base d’une norme identique. Les écoles, les hôpitaux, les centres commerciaux ou les bureaux peuvent aussi comparer leurs prestations avec les données disponibles, les optimaliser et faire en sorte que leurs facilités soient gérées selon une norme donnée.

Formation et développement

Grâce à la technologie, le secteur FM se professionnalise au niveau mondial. Parallèlement à cela, il y a pratiquement partout une pénurie en personnel technique qualifié. Les experts FM peuvent, dans ce cadre, partager les meilleures pratiques via l’e-learning avec des marchés en plein développement. Cependant, la manière

dont on dirige les personnes dans un contexte professionnel varie de région à région. Au Moyen-Orient et en Chine, par exemple, où la main d’œuvre est bon marché, il règne une autre dynamique qu’en Europe où les syndicats veillent à des salaires et des conditions équitables.

Ceci signifie aussi que l’infrastructure n’est pas toujours efficiente. En fin de compte, cette pénurie en main d’œuvre au MoyenOrient – un manque de compétences en gestion et en consultance se fait déjà sentir – suivra naturellement les investissements en technologie. Les travailleurs chinois n’ont d’ailleurs aucun problème à changer rapidement de travail pour une petite augmentation, et il est donc difficile d’avoir à long terme du personnel loyal et bien formé.

D’autres lois sur le travail s’appliquent bien évidemment dans le reste du monde, ce qui ne facilite pas la tâche des prestataires de services actifs outre frontières et soulève des défis supplémentaires.

Dans l’ouest, certains se demandent même si finalement le Facility Management va continuer d’exister comme activité professionnelle. Mais que le FM soit décrit comme une activité professionnelle ou comme une discipline de gestion, il ne fait aucun doute qu’il gagne en reconnaissance dans les économies émergentes.

Et il se pourrait bien que le FM y laisse, comme chez nous, une trace indélébile.

(Par Lionel Prodgers)

“Le Facility Management arbore plusieurs significations dans le monde, ce qui entrave son acceptation en tant qu’activité professionnelle internationale.”

Cet article est paru à l’origine dans FMJ, le magazine officiel de l’International Facility Management Association (www.ifma.org/ fmj), et est publié avec l’autorisation requise.

39

Technique et autres installations en condition optimale “Ultimo nous aide à maintenir toutes les installations, tous les appareils et tous les outils en condition optimale. Ceci est une priorité absolue au sein de notre hôpital.

Nous sommes capables de simultanément améliorer l’efficacité, économiser de l’argent et perfectionner les services pour nos clients internes.”

Facility Management

Jan Flament, General Manager of Technical & Administrative Operations, UZ Brussel Tout comme d’autres organisations, UZ Brussel profite des possibilités conviviales et modulaires offertes par Ultimo Facility Management. Le logiciel propose des solutions flexibles aux services facilitaires, techniques et informatiques d’établissements provenants de secteurs aussi variés que nombreux. Et ce dans un seul système.

REPORTAGE

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Drop&Go pour un meilleur flux de travail

A

Avec le 9000 Drop&Go, Bindomatic lance un nouveau système de reliure semi-automatique et efficace, conçu en vue de la productivité. Grâce à la technologie Drop&Go, les clients (potentiels) disposent d’une solution hors ligne optimale, qui leur permet de réaliser de belles économies de temps et d’argent.

“Cette innovation cadre parfaitement avec le rythme de travail de la plupart de nos clients et prospects. Relier rapidement, solidement et simplement, cela signifie passer moins de temps près de la machine, et pouvoir consacrer davantage de temps à autre chose”, explique Sonja Heydens (Country & Sales Manager Bindomatic sprl).

Bindomatic Belgique, filiale de l’entreprise suédoise Bindomatic AB, existe depuis plus de 25 ans. Cette entreprise fournit des produits pour la finition professionnelle de documents, qu’il s’agisse d’offres, de rapports, de manuels, d’études de marché, etc. Le siège se trouve à Stockholm, avec des filiales en Allemagne, aux États-Unis et au Portugal, où se déroule la production pour le marché européen. Bindomatic peut également compter sur un réseau de distributeurs indépendants, disséminés dans une quarantaine de pays, et sur des partenaires tels que Canon, Xerox, Ricoh, Staples et Pitney Bowes.

concerne nos produits respectueux de l’environnement. Nos dossiers sont tous fabriqués dans un matériau écologique.

Rapports, résumés, présentations et autres portfolios ont tous besoin d’une couverture. Une belle reliure garantit une première impression favorable. Pour garantir une reliure thermique uniforme, la bande de colle fond et pénètre en profondeur dans les pages du document durant le processus de reliure. Cette bande de colle devient liquide et s’étale jusqu’au bord du dossier. Le processus de reliure thermique veille de la sorte à ce que toutes les pages soient bien reliées.”

L’importance d’une “première impression” parfaite

Modèle d’entrée de gamme

“Les raisons de choisir nos appareils de reliure sont nombreuses”, déclare Sonja Heydens, qui, depuis la filiale de Lier, assure le suivi du marché belge avec Antonia Vazquez Muñoz. “Un premier point

Le modèle d’originel du fabricant suédois, le Bindomatic 5000, est une relieuse manuelle pouvant être utilisée de manière autonome ou en supplément sur de plus grosses machines automatiques. Cet appareil permet de relier plusieurs docu-

ments en une fois. Il occupe peu d’espace et est facile à déplacer. Par conséquent: idéal pour les PME. Technologie Drop&Go

“Notre équipe R&D met tout en œuvre pour trouver des solutions de finition thermique hors ligne, afin que nos clients puissent travailler de manière plus productive et plus efficace. Le défi était de réduire drastiquement le temps nécessaire à la reliure de documents par des machines traditionnelles. La technologie Drop&Go l’a parfaitement relevé”, déclare Jorgen Frimann (CEO de Bindomatic). Le Bindomatic 7000 et le nouveau Bindomatic 9000 sont des machines semi-automatiques basées sur la technologie Drop&Go, qui amène la reliure thermique à un niveau supérieur.

La 7000 est le premier système de reliure thermique automatisé, avec une capacité de reliure de vingt documents à la minute.

D’une grande simplicité intuitive, cette machine convient à merveille pour les bureaux, salles d’impression, départements de reprographie / printrooms, voire les imprimeries commerciales.”

Une nouvelle définition de la reliure efficace

Avec le lancement du Bindomatic 9000, le fabricant suédois lance une nouvelle norme en matière de reliure thermique

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REPORTAGE

sorte que la personne puisse faire d’autres choses en parallèle avec la reliure. Cette machine trouvera parfaitement sa place dans des salles d’impression, des départements de reprographie et de copie de grands bureaux. Et le client ne doit pas nécessairement l’acheter, car nous proposons également des formules de leasing.

Le retour que nous avons des premières installations, réalisées à la fin de l’année passée, est très positif. La nouvelle Bindomatic 9000 est présentée dans le showroom de notre partenaire IGEPA, à Aalter. IGEPA est un fournisseur très complet de produits et services pour le secteur graphique, et ils utilisent nos relieuses. Si vous souhaitez une démonstration sans engagement, il suffit de les appeler.”

jusqu’à il y a peu, sous-traitaient, envisagent la possibilité d’à nouveau effectuer ces activités en interne. Principalement en raison de l’économie possible. Au fil des ans, j’ai remarqué que la plupart de nos clients commençaient avec un petit modèle, pour ensuite passer à une plus grosse machine, plus performante aussi.”

(Par Philip Declercq - Photos: Bindomatic)

www.bindomatic.be

Une gestion plus centralisée des documents

“L’impression et la reliure se font aujourd’hui de manière plus centralisée, d’où la nécessité d’appareils plus performants” - Sonja Heydens de documents. “La capacité de traiter et de relier un document toutes les deux secondes est exceptionnelle”, déclare Sonja Heydens. “Toutefois, cette machine se distingue surtout par une efficacité hors pair du flux de travail. Jusqu’à soixante documents peuvent être chargés simultanément dans le système de reliure, de

Sonja Heydens évoque les clients et les développements du marché: “Nos clients sont principalement de (grandes) entreprises internationales et des institutions des autorités, qui ont besoin d’un printshop. Nous sommes de plus en plus confrontés à la numérisation des activités de bureau et aux bureaux sans papier.

Toutefois, on imprime et on relie toujours, mais de manière plus centralisée. D’où la demande d’appareils plus performants.

L’une des tendances de ces dernières années est celle d’une salle d’impression centrale, avec moins d’imprimantes qu’auparavant. Avec le Bindomatic 9000, nous avons pour la première fois une machine productive, mais aussi rapide, solide et simple. Certaines grandes entreprises qui,

Des groupes-cible variés Sur le marché belge, la sprl Bindomatic compte des clients dans des secteurs très variés: chimie, alimentation, assurances, comptabilité, … Figurent également, dans les groupescible de l’entreprise, mais dans une moindre mesure, les imprimeries commerciales qui utilisent des appareils de reliure en back-up dans leur printshop existant. Les magasins de copie indépendants, à proximité des universités, sont également des clients potentiels.

01. “Avec le 9000 Drop&Go, nous proposons pour la première fois une relieuse qui convient pour la gestion du printshop des grandes entreprises actives à l’international”, déclare Sonja Heydens, de chez Bindomatic sprl. Jusqu’à soixante documents peuvent être chargés simultanément dans le système de reliure.

02. La 7000 Drop&Go est le premier système de reliure thermique automatisé ayant une capacité de reliure de vingt documents à la minute.

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NORMALISATION

La nouvelle norme NBN EN 15221: un cadre pour vos activités facilitaires

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arc Mouligneau, Directeur de la Commission Européenne, a accueilli de nombreux professionnels dans les bâtiments de la Commission Européenne le 12 février dernier, lors de la présentation de la nouvelle norme facilitaire NBN EN 15221 pendant un événement IFMA. Cette norme remplace l’ancienne NEN 2748 et offre un cadre au Facility Manager pour structurer, organiser et améliorer son activité en 2015.

“Aller de l’avant dans notre domaine”

Le Facility Manager attend-t-il de nouvelles normes? Et quelle est la meilleure?

Jos Duchamps (Managing Director Procos Group) interprète la norme dans un ensemble plus vaste: “Les normes sont certainement pertinentes et il est important de se tenir au courant. Nous pouvons les utiliser comme un cadre pour aller de l’avant dans notre domaine. Le Facility Manager peut ainsi jouer un rôle significatif en offrant une visibilité des coûts. La Commission Européenne a fixé des objectifs à l’Agenda 2020 qui sont particulièrement ambitieux pour le Facility Manager.

Le High-Level Group on Business Services, créé sous les auspices de la Commission Européenne, a notamment inclus notamment l’importance des normes dans ses recommandations. Le domaine du Facility Management est cité en exemple. Du fait que nous possédons des normes européennes, nous pouvons nous y référer, par exemple lors de missions DBFM (Design, Build, Finance & Maintain). Le fait que le FM soit impliqué dans la détermination du concept démontre une réflexion sur le long terme.”

Les normes peuvent notamment promouvoir la compétitivité de l’entreprise ainsi que l’efficience, la transparence et la qua-

lité des processus, mais elles ont aussi leurs limites. Jos Duchamps: “En principe, elles ne sont pas contraignantes. De plus, il faut tenir compte de nombreux défis comme les différents marchés, les langues, les cultures et les interprétations.

Difficile donc d’aboutir à un seul texte. Les chapitres 1 et 2 font déjà l’objet d’une relecture.”

Lecture recommandée: High-Level Group on Business Services, Final Report 2014, Industrie 4.0 (le futur programme de l’industrie allemande, très focalisé sur les services), New Rules on Public Contracts & Concessions (Commission Européenne).

“Pas une recette mais une méthodologie” (EN 15221-2, accords et contrats)

Jos Duchamps

Sara de Oliveira

La nouvelle norme a été utilisée en vue d’un programme de réduction des coûts des services facilitaires de la Milliennium Banque, l’une des plus grandes banques au Portugal. Sara de Oliveira (Architecte, Procos Group): “La norme ne propose pas de recette mais une méthodologie. Certaines choses sont pertinentes et d’autres pas.

Cela revient à utiliser les aspects qui sont importants pour votre organisation. Pour nous, la norme EN 15221 a été un guide pratique pour la mise en œuvre d’une réduction ambitieuse des coûts et la rédaction de nouveaux contrats.”

NORMALISATION

“La norme nous a aidé à parler la même langue par-delà les frontières.”

Dirk Goossens

La norme EN 15221 est divisée en sept chapitres qui forment un ensemble mais chaque chapitre peut signifier une plus-value distincte pour votre organisation.

• EN 15221-1: termes et définitions • EN 15221-2: rédaction d’accords et de contrats • EN 15221-3: qualité • EN 15221-4: classification • EN 15221-5: processus • EN 15221-6: détermination de surface • EN 15221-7: analyse comparative

“Une bonne délimitation des catégories” (EN 15221-4, classification)

(Par Tilly Baekelandt)

Collections de normes sur myNBN Le bureau NBN propose, en collaboration avec l’IFMA, des collections de normes ‘Facility Management.

Celles-ci rassemblent 70 normes: la NBN EN 15221, les normes sur la maintenance, l’acoustique, l’éclairage, les postes de travail… Vous trouverez la liste complète sur http://www.nbn. be/fr/acheter-des-normes/collections-de-normes.

Les normes peuvent être consultées en ligne sur ‘myNBN’. L’utilisateur reçoit un login d’administrateur et peut créer deux logins supplémentaires pour des collègues. Dix normes peuvent être choisies dans la collection, les droits ‘full acrobat’ (sauvegarde locale, impression, …) étant octroyés. Si une de ces normes est modifiée, la version adaptée sera automatiquement envoyée.

Le prix est de 320 euro par an. Plus d’information auprès d’Isabelle Van Wonterghem: GSM 0479/76.65.46, isabelle.van.wonterghem@nbn.be

Le département Facility Management de la ville de Gand a vu le jour il y a environ six ans. Dirk Goossens (expert coordonnateur): “Nous avons évolué d’une petite administration communale à des centres de prestation de services communaux de Facility Management en croissance. Nous nous concentrons sur la maintenance optimale, le développement et la gestion de nos systèmes et du patrimoine. Tel est l’objectif stratégique de notre département pour 2012-2018.

La norme a aidé plusieurs entités à parler la même langue par-delà les frontières. Nous avons utilisé la norme EN 15221 pour notamment la classification des produits et nos accords de gestion, et nous l’appliquerons dans l’avenir pour l’analyse comparative.”

Koen Mees

Koen Mees (Partner Freestone): “C’est un réel défi que de classer les coûts d’exploitation dans les bonnes catégories. La restauration et le nettoyage sont évidents, mais des petits projets de rénovation et la maintenance des installations de climatisation sont sujets à discussion. La nouvelle norme délimite les catégories (deux grandes catégories: Space & Infrastructure, People & Organisation), offre une structure et une classification. Elle peut être utilisée pour le rapportage de coûts (Imaginez que les entreprises fassent toutes cela de la même manière?), le catalogue de services (comment structurer les questions entrantes?) le service desk et le benchmarking.”

“Pas de conversion aisée vers/à partir d’autres normes” (EN 15221-6, détermination de la surface)

Le chapitre 6 est un nouveau volet important qui comprend une base commune pour la détermination de l’espace et des surfaces au sol dans et autour des bâtiments ou éléments de bâtiments. Rudy Clonen (Director Advisory MCS NV): “C’est l’une des seules normes à établir une distinction entre les parois mobiles et fixes. La norme est utile pour la détermination de valeur ou la taxation d’un bâtiment, l’estimation de coûts d’un projet d’aménagement, l’analyse comparative des rapports de construction et les coûts, la répartition de coûts facilitaires, les programmes de nettoyage et les calculs de performance énergétique. A côté de cela, et d’après mon expérience, il y a quelques restrictions. La norme pour la détermination de l’espace est surtout conçue pour le Facility Management. Cela ne va pas être évident de changer la normalisation existante sur l’immobilier. Les données ne sont pas faciles à convertir vers ou à partir d’autres normes. A côté de cela, aucune exception n’y est décrite et les données pour l’analyse comparative sont actuellement limitées. Le benchmarking financier n’est possible qu’avec l’utilisation du m² standardisé.

Essayez d’’automatiser’ la norme via votre FMIS.” Rudy Clonen a ensuite discuté d’un cas. Cette présentation, et les autres, peut être téléchargée via le site de l’IFMA. Rudy Clonen www.ifma.be

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NORMALISATION

Pouvoirs locaux: de grandes différences dans les coûts facilitaires!

Lancement de FaKL-benchmark.be le 16 avril 2015

L

’IFMA est activement impliquée dans le projet ‘Analyse comparative des coûts facilitaires des Pouvoirs locaux’, FaKL-benchmark.be en abrégé. Cette initiative vise à comprendre les coûts facilitaires des Pouvoirs locaux en Flandre pour rendre les services de support gérables. Le projet est élaboré par la Haute Ecole Odisee (KAHO Sint-Lieven jadis) qui peut faire appel, outre à l’IFMA, à la KULeuven, à la Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten VVSG et à des partenaires sur le terrain (Uitgeverij Vanden Broele; Procos et Fier.fm].

Une application web

Le projet novateur comprend la génération d’informations de gestion sous forme d’indices de coûts à partir de la norme européenne EN 15221 et le développement d’une application web. Cela va permettre aux Pouvoirs locaux participants de calculer leurs coûts de manière standardisée [EN 15221-4], de les comparer [EN 15221-7] et d’optimaliser l’exploitation.

Comme la norme européenne (en anglais) est d’application depuis peu, il a fallu consacrer du temps à sa traduction et à la poursuite du développement des définitions. Ceci a résulté en un manuel pour les participants. A côté de cela, la norme

européenne garantit une base de comparaison uniforme et offre un instrument de travail flexible via l’application web.

La collecte de données

L’objectif est que le plus de villes et de communes possibles disposent d’un aperçu de leur propre structure de coûts et qu’elles transmettent et mettent à disposition du matériel chiffré. Les analyses comparatives n’en seront que plus réalistes, comparables, fiables et dès lors intéressantes. Les Financial et/ou Facility Managers des villes et communes participantes fourniront les données. La collecte de l’information selon les critères décrits dans la norme prend énormément de temps. Sur base d’une collecte des données réalisées sur des sites tests, on peut s’attendre à ce que cela prenne entre 30 heures, ce délai étant étalé dans le temps et entre plusieurs collaborateurs.

Lancement

Mieke Loncke (Directeur IFMA): “L’objectif est que le plus de villes et de communes possibles disposent d’un aperçu de leur propre structure de coûts et qu’elles transmettent et mettent à disposition du matériel chiffré.”

Depuis l’automne 2014, les coûts et données d’exploitation de maisons communales et/ou d’autres projets immobiliers d’une dizaine de sites tests sont cartographiés. Les résultats de cette enquête test montrent déjà des différences remarquables. Le projet et les résultats seront

Le projet novateur comprend la génération d’informations de gestion sous la forme d’indices de coûts à l’aide de la norme européenne EN 15221, et le développement d’une application web. présentés lors d’une journée d’étude, le 16 avril 2015 à Temse. Ce sera aussi le lancement du déploiement du projet où, avec le soutien utile, les données immobilières et les coûts d’exploitation associés seront demandés via l’application web auprès de 308 communes flamandes. Les participants ont environ trois mois. Ceux qui introduisent de l’information pourront comparer les lignes de coûts. Selon la quantité d’information recueillie, des filtres pourront affiner les données. Ensuite, les différences de coûts seront examinées et, à l’automne, les évaluations seront rassemblées dans un rapport d’analyse.

La participation est gratuite. Veuillez néanmoins vous inscrire au préalable via l’adresse suivante: info@fakl-benchmark.be www.fakl-benchmark.be

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EVENT

Réception du Nouvel An IFMA - Vitra (Diegem) 01. Els

Huijgens (Marketing Manager Benelux) présenta une session très inspirante sur le thème de l’ergonomie.

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Camp (FrontArt), Wouter Ommeslag (Odisee), Herwig Copmans (CWS-Boco), Sonja Heydens (Bindomatic)

Stefaan Mestdagh (Iris Group), Els Nys (Atir), Philippe Vekemans (Iris Cleaning Services), Patrick Lintermans (FOD Justitie)

04. Walter

Kiebooms (Your Mover), Anthony Huygen (Freestone), Chris Merens (Vitra), Remy Schepens (Vitra)

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Wim Content (Vitra), Katrien De Bel (Haworth), Ilse Franssen (Haworth)

06.

Inneke Vernaillen (Nespresso), Thomas Abbeel (Nespresso), Anneleen Lambrecht (Nespresso), Sofie Jacobs (Nespresso)

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Riet De Baets (Iris Cleaning Services), Anik Eggermont (Bernice)

08.

Jean Morren (président de l’IFMA), Gaetan Rotsaert (BNP ParisBas Fortis), Alain Delahaut (HEPL), André Collin, Mieke Loncke (Directeur IFMA), Benoit De Smedt (Socogim)

09.

Geert Mertens (PMV), Frank Geets (het Facilitair Bedrijf), Dirk Desmet (Art Nivo)

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Nikkie Vannuten (Quares Facility), Lyjo Franse (Scan & CTRL)

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EVENT

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NOUVEAUX MEMBRES

Haworth “Un réseau important”

Haworth est le leader mondial du développement et de la production d’environnements professionnels à intégrer dans une structure organisationnelle. Ilse Franssen (Dealer Manager BeLux): “Avec ma collègue Katrien De Bel, je suis responsable, en tant que Dealer Manager, de la Belgique et du Luxembourg. Katrien est davantage spécialisée dans tout ce qui est ‘seating’, tandis que moi, ce sont plutôt les systèmes. ”

Pourquoi devenir membre de l’IFMA? Ilse Franssen: “C’était évident, car l’IFMA représente depuis bien longtemps un réseau important. Chez nous également, les Facility Managers sont souvent les premières personnes de contact lors de projets en entreprise. ” Katrien De Bel (Dealer Manager BeLux): “Nous voulons étoffer notre réseau et voir nos collègues / contacts à d’autres mo-

Province de Flandre Occidentale “Les formations sont moins chères via l’IFMA ”

Bart Persyn est chef de section postes de travail et salles de réunion au Service Équipements de la Province de Flandre Occidentale: “mon travail consiste principalement à gérer l’espace et à aménager les postes de travail, avec toutes les implications techniques que cela engendre. ”

ments. Et les connaissances que nous acquérons via l’IFMA sont bien évidemment cruciales. ” Quelles sont vos attentes?

Ilse Franssen: “Nous attendons beaucoup de l’IFMA. Cela ne peut pas juste être un réseau de fournisseurs. Nous voulons également voir les Facility Managers sur place, lors d’événements, afin de partager des informations. C’est agréable de découvrir des services complémentaires, mais pour nous, les contacts sont primordiaux.

Les architectes? J’attends surtout des informations sur des thèmes tels que les nouvelles formes de travail, l’ergonomie, le leasing de mobilier ou les autres possibilités de financement, la durabilité, etc.”

Katrien De Bel: “Je veux réfléchir autrement, assimiler des informations périphériques. Je veux être submergée de sujets, en dehors de l’ergo, mon thème de prédilection. L’éclairage, par exemple. ”

Ilse Franssen

Katrien De Bel

Pourquoi devenir membre de l’IFMA? “La gestion d’installations fait partie de mes tâches, et suivre des cours coûte beaucoup moins cher via l’IFMA. ” Quelles sont vos attentes?

“Mes attentes concernent principalement une assistance pour les formations et la littérature professionnelle. Le partage de connaissances permet de meilleurs résultats. L’union des forces de personnes qui occupent des fonctions similaires ne peut avoir que des conséquences favorables. ”

D&C Services “Ensemble, nous sommes plus forts”

Margot De Tremerie est, depuis septembre 2014, Consultant Facility Coordinator mandatée par D&C Services pour Thomas Cook: “Je me charge de la gestion des installations d’une nonantaine de bureaux en Belgique. D&C Services se charge de la gestion du changement, de l’espace, des déplacements et des projets. ” Pourquoi devenir membre de l’IFMA? “Je suis devenue membre de l’IFMA afin de rencontrer d’autres Facility Managers et d’entretenir des contacts existants. De la sorte, nous restons informés des nouveaux développements du secteur. Ensemble,

nous sommes plus forts. Il est agréable de savoir que vous pouvez demander conseil à d’autres membres plus expérimentés dans un domaine spécifique. Un échange de perspectives dans une ambiance agréable ou lors d’une activité, cela me procure une grande satisfaction. ” Quelles sont vos attentes?

“J’attends de l’IFMA la création de moments d’échange d’idées pour les membres.

C’est une manière agréable de s’informer et de voir comment fonctionner plus efficacement. Les thèmes tels que la gestion des personnes et la gestion de soi, m’intéressent tout particulièrement. Pour un manager, une bonne organisation demeure un défi de taille, toute aide est donc tou-

jours la bienvenue. En tant que Facility Manager, nous avons de nombreux contacts, et la relation professionnelle est primordiale. Pouvoir gérer correctement le capital humain est un must.”

“ Notre savoir-faire est un maillon essentiel. ” Mohamed Temsamani, Contract Manager chez UCB Anderlecht et Braine-l’Alleud

« Je coordonne tous les services facilitaires fournis par ISS chez UCB. » dit Mohamed. « Grâce a nos services, chaque collaborateur UCB peut donner le meilleur de lui-même au service de la qualité des remèdes thérapeutiques destinés au monde entier. » Ce professionnalisme reflète le caractère d’ISS – un demi-million de personnes dévouées, qui proposent à vos collaborateurs des services taillés sur mesure avec la force de l’Human Touch. Tout cela pour mieux développer vos affaires.

FACILITY MANAGEMENT

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CLEANING

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