CFO Barometer: De maturiteit van het purchase to pay proces

barometer

BENCHMARK BEVRAGING | EXTRA KATERN CFO MAGAZINE

KRIS VANHOUTTE SENIOR PRESALES CONSULTANT BIJ BASWARE CFO MAGAZINE #243 32

OP ZOEK NAAR DE BALANS TUSSEN EFFICIËNTIE EN CONTROLE CFO Magazine onderzocht samen met P2P-solutions provider Basware de maturiteit van het P2P-proces bij Belgische big corporate- en mid-market bedrijven. Opvallend: ruim 35 procent van de respondenten geeft aan minder dan 1 procent van de facturen elektronisch binnen te krijgen. “Er zijn nog heel grote stappen te zetten op de automatisering van het P2P-proces”, zegt Kris Vanhoutte, Senior Presales Consultant bij Basware, die met zijn expertise de resultaten duidt.  NIEL S D E BOYSERE |  JE RRY DE BRIE

We houden het graag heel actueel in een benchmark. Daarom verwijzen we meteen naar de coronacrisis en nieuwe manier van werken, namelijk thuiswerk. Dit had een grote impact op het P2P-proces. “Wie in maart 2020 nog met een papieren factuurflow zat, had een groot probleem”, duidt Kris Vanhoutte. “Hoewel er bedrijven zijn die aangeven nog een bepaald aantal facturen op papier te ontvangen, zien we gelukkig een evolutie dat de papieren factuur stelselmatig wordt teruggedrongen. Als E-invoicing-bedrijf wil Basware natuurlijk dat de papieren factuur zo snel mogelijk verdwijnt.

Vandaag bieden we wel nog oplossingen aan om papieren facturen te verwerken maar eigenlijk is dit iets waar we van af willen. We zien het als een soort tussenstap naar elektronisch factureren wat dan de vorm kan aannemen van een PDF of - beter nog – een echte elektronische factuur. Maar bedrijven moeten vooral beseffen dat facturen op papier zowel voor de leveranciers als de ontvanger de duurste oplossing is daarnaast een negatieve klimaatimpact heeft.”

Welke actuele pijnpunten ziet u nog?

KRIS VANHOUTTE: “De impact op de supply chain valt niet te onderschatten. Er zijn grote problemen bij toeleveringsketens en dit zijn zaken die je wil meenemen en op inspelen als AP-afdeling. Het is een uiterste noodzaak om controle te hebben op het P2P-proces. En ook op de data die hier uitkomt. Dat zien we in de praktijk omdat telkens meer klanten vragen

naar oplossingen om beter zicht te behouden op het P2P-proces en zo in te spelen op de problemen die zich hieruit voortdoen. Klanten willen snel kunnen reageren wanneer dat nodig blijkt.”

Bevestigt deze benchmark de trends die Basware zelf al eerder opmerkte? Zo ja, over welke spreken we dan?

“De overgrote meerderheid van de geïnterviewden zegt jaarlijks minder dan 10.000 AP-facturen te hebben. Dat bevestigt ons beeld. België is een KMO-land en dat vertaalt zich in de volumes. Daarom moet je als AP-solutions provider niet komen met gigantische, specialistische oplossingen op maat die je gaat uitrollen.

Dat werkt niet en is financieel niet interessant.

Voor hen moet je werken met een standaardisatie. Tegelijkertijd hebben we wel enkele big corporates in ons landschap die met meer dan 100.000 facturen worden geconfronteerd. Zij zetten vaak wel in op een oplossing dat enerzijds is gestandaardiseerd en anderzijds nog verder kan worden verfijnd. Die balans vinden is essentieel.”

Wat is uw mening bij de mate van automatisering van het AP-proces? Volgens ons heeft elke financial daar eigenlijk een beetje zijn/haar eigen perceptie van…

“De graad van automatisering is inderdaad een interessant punt. Het algemeen gemiddelde in de survey is 3 op 5. Dat is natuurlijk een eigen perceptie want wat ziet men in automa-

LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Hoe matuur Belgische ondernemingen zijn op vlak van P2P proces • Waarom het zo belangrijk is voor de CFO om het P2P proces onder te loep te nemen en te automatiseren #Accounting #Digitalisering #Processen

Aantal AP facturen / FTE

■ ■ ■ ■

Minder dan 10.000 61,54% 10.000 tot 25.000 11,54% 25.000 tot 50.000 11,54% Meer dan 50.000 15,38% 33 CFO MAGAZINE #243

Graad van automatisering (schaal van 1 dan 75 procent van de respondenten tot 5) van het hele proces waarbij enkel ontvangt deze op die manier. Dat is een uitzonderingen door het AP team behandeld goede zaak maar is natuurlijk niet het worden

eindstation. We kunnen nog veel verder

gaan dan dit. Er zijn nog meer automatiseringen te bewerkstelligen, zeker als je ziet dat 35 procent van de respondenten minder dan 1 procent van de facturen elektronisch binnenkrijgt en dit ondanks de investeringen die gebeuren vanuit verschillende overheden om dit te stimuleren.”

tisatie? Als het niet binnenkomt op papier, is het dan geautomatiseerd? Of heb je de factuur zelfs niet actief bekeken en is die zonder menselijke tussenkomst automatisch geboekt zoals het moet?

Alleen het laatste zien we als volledige automatisatie maar we merken dat het begrip in de operationele sfeer niet altijd hetzelfde is… Met het terugdringen van het aantal AP-facturen op papier zien we een evenredige stijging van AP-facturen in PDF-formaat. Meer

Waarom is het zo belangrijk voor de CFO om zijn/haar P2P-proces onder de loep te nemen?

“Behalve de efficiëntie, want dat streven naar een balans tussen efficiëntie en controle heb je altijd, zijn er drie redenen. Eerste is spend visibility, de zichtbaarheid over wat, waar en aan wie een organisatie spendeert. Dat is typisch hetgeen waar de CFO mee bezig is, meer dan het zo efficiënt mogelijk proberen te werken. Wat er buitengaat, daar wil je als CFO in hoofdzaak de controle in hebben. Op die manier komt het bedrijf niet voor verrassingen te staan. Hoewel het vandaag nog altijd eenvoudig is om een leverancier te bellen en te vragen goederen te leveren, waarop die je de factuur bezorgt, zijn dat zaken die je wilt vermijden in een operationele omgeving. De eerste keer dat je wordt geconfronteerd met een uitgave mag niet het moment zijn dat de factuur binnenkomt. Als er geen bestelbon is of niets terug te vinden is in het systeem heb je geen controle…

% AP facturen op papier

% AP facturen in PDF

3,12

Wanneer dit voorbeeld extrapoleert naar vele, verschillende plaatsen in het bedrijf kan dit potentieel grote gevolgen hebben. Link het bijvoorbeeld aan de actuele situatie. Als je de zichtbaarheid niet hebt, kan je hard met de neus op de feiten worden gedrukt als een leverancier in het systeem klein staat omdat er weinig PO’s zijn geregistreerd maar feitelijk wel extreem belangrijk blijkt te zijn door het grote volume… Spend visibility is dus essentieel. Daarnaast is de relatie met de leverancier belangrijk.

Het bedrijf is niet langer een eiland. Het maakt deel uit van een hele keten, die vandaag heel ver kan gaan. Zowel geografisch als in het aantal stappen dat het onderneemt. Tegelijkertijd ben je verantwoordelijk voor allerlei zaken zoals CSR (corporate social responsibility). Die eindigt ook niet binnen je eigen organisatie… Je moet dus een beeld hebben op alles dat impact heeft daarop. Daar maken leveranciers een belangrijke deel van uit. Ook hier moet je het P2P-proces onder controle hebben. Je wil vermijden dat je als organisatie wordt gelinkt met een leverancier, of leverancier van leverancier, die ergens kinderen tewerkstelt of enorm vervuilt… Het P2P-proces helpt om die zichtbaarheid te behouden. En ten derde, en dat sluit aan op CSR, is compliance. Die beperkt zich niet tot de CFO maar er wordt wel verwacht dat ook de finance-afdeling regels uitzet. De financiële regelgeving is er altijd al geweest en die is er niet minder streng op geworden. Maar compliance gaat veel % AP facturen electronisch (EDI, in ERP, Peppol, …)

■ ■ ■ ■ ■

Minder dan 1% 11,54% 1-5% 26,92% 5-10% 19,23% 10-25% 34,62% 25-50% 7,69%

CFO MAGAZINE #243 #243 3434

■ ■ ■ ■ ■ ■

1-5% 3,85% 5-10% 3,85% 10-25% 11,54% 25-50% 11,54% 50-75% 23,08% Meer dan 75% 46,15%

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Minder dan 1% 34,62% 1-5% 19,23% 5-10% 11,54% 10-25% 15,38% 25-50% 3,85% 50-75% 7,69% Meer dan 75% 7,69%

KRIS VANHOUTTE, SENIOR PRESALES CONSULTANT BIJ BASWARE:

“Er slingeren nog te veel Excel-bestanden rond met een lijst van gegevens die manueel bijgehouden wordt. Dat is een grote afhankelijkheid… verder: het respecteren en volgen van zowel interne als externe regels, policies, standaarden en richtlijnen vraagt een doordachte aanpak. Dat zijn zaken waar het P2P-proces potentieel is beïnvloed maar waar het ook een driver kan zijn om verschillende stappen te definiëren binnen uw policies. En ook hier komt CSR en de transparantie van de supply chain opnieuw op de voorgrond. Je wil zorgen dat alle processen hieraan voldoen maar zeker uw P2P. Het is een proces waar bijna iedereen binnen de organisatie mee wordt geconfronteerd.”

Welke efficiëntiekenmerken kunnen AP-afdelingen eenvoudig behalen?

“Een van de gemakkelijkste binnen Basware is de communicatie. Je moet kunnen interageren met de leverancier en dat moet ook eenvoudig zijn. Het ontvangen van uw facturen moet eigenlijk iets zijn waar je niet meer aan moet denken. Het komt binnen… Hoe? Daar zorgt Basware voor. Die gemoedsrust is % AP facturen % AP facturen dat automatisch verwerkt die manuele tussenkomst vragen wordt via 3-way match

Hoeveel facturen zijn gebaseerd op een PO?

■ ■ ■ ■ ■ ■

1-5% 8% 5-10% 8% 10-25% 20% 25-50% 28% 50-75% 8% Meer dan 75% 28%

■ ■ ■ ■ ■ ■ ■

Minder dan 1% 26,92% 1-5% 3,85% 5-10% 7,69% 10-25% 7,69% 25-50% 19,23% 50-75% 23,08% 75-100% 11,54%

■ ■ ■ ■ ■ ■

Minder dan 1% 3,85% 1-5% 3,85% 10-25% 3,85% 25-50% 19,23% 50-75% 42,31% 75-100% 26,92%

35 CFO MAGAZINE #243

KRIS VANHOUTTE, SENIOR PRESALES CONSULTANT BIJ BASWARE:

“De perceptie van graad van automatisatie is voor de ene CFO misschien helemaal anders dan voor zijn/haar collega”

belangrijk. Als de factuur binnenkomt, proberen we er natuurlijk voor te zorgen dat deze zo gedetailleerd mogelijk is. Wij hebben een Basware-netwerk waar al enorm veel verzenders in zitten. Door de links te leggen met onze collega’s/ partners wordt dit nog groter, dit zorgt ervoor dat die elektronische facturatie veel makkelijker te realiseren is.”

Waarom is dat belangrijk?

“Als je slechte data binnenkrijgt in uw proces kan je dit later in het proces niet

verbeteren of zal het manueel werk vereisen. Dat wil je absoluut vermijden. Wij zorgen ervoor dat de datakwaliteit zo hoog mogelijk ligt. Deze zal je toelaten om verder in het proces automatisatie te gaan realiseren. Het gaat nu puur over het ontvangen van de factuur maar je kan dit ook stellen bij de interactie met uw leverancier. Zoals daarnet geschetst, is de telefoon nemen en een bestelling plaatsen bij de leverancier heel eenvoudig. Wel, ook hier stelt Basware alles in het werk om die gegevensuitwisseling

vanuit uw systeem naar de leverancier zo efficiënt mogelijk te houden, en tegelijkertijd hem/haar de mogelijkheid te bieden om erop te reageren. Als een leverancier een alternatief moet voorzien voor het product dat jij hebt besteld, dan wil je daar wel vanop de hoogte worden gesteld en misschien zelfs goedkeuring voor geven… Dat is iets dat we bijvoorbeeld out-of-thebox gaan ondersteunen. We zijn niet de enige die dit doen, hier komt een netwerkfilosofie om de hoek kijken: hoe groter het netwerk, hoe meer je dergelijke zaken kan gaan realiseren. Dit biedt het bedrijf een groot voordeel. En het gaat verder dan dit natuurlijk: het feit dat je via Basware in de cloud zit, je geen eigen service moet doen, je niet afhangt van lokale IT, … Dat maakt het gemakkelijk naar onderhoud toe en is aangenaam werken voor de gebruikers van het systeem. Die zaken werken efficiëntie zeker in de hand. Net als het feit dat je processen volledig zijn geïntegreerd, je zeker bent dat ze worden gevolgd en je interne policies zijn geïmplementeerd.”

Welke zaken moeten bedrijven zeker automatiseren in een P2P-proces?

Gebruikt u OCR in het P2P proces?

“Het hangt natuurlijk af van klant tot

klant. Als je een grafiek tekent van waar de klant staat in automatisatiegraad ga

je op basis daarvan al veel kunnen afleiden. Als je facturen op PDF ontvangt maar je gaat ze toch manueel overtikken, dan is het wel heel belangrijk dat je daarvan afstapt… Ik hoop dat we deze fase ondertussen voorbij zijn. Dat is een no-brainer. Er zijn veel meer value added-taken die iemand kan uitvoeren dan het overtikken van informatie.

■ Ja 68% ■ Manueel 57,69% Natuurlijk, als je een PDF-bestand ont■ Nee 32% ■ Manueel op basis van informatie die ik bij vangt, heb je een tool nodig die deze externe partijen opvraag 34,62% ■ Overige 7,69% gegevens eruit haalt. Het is niet omdat Hoe onderhoudt u uw leveranciersdata?

JA

68%

CFO MAGAZINE #243 #243 3636

je het in een mailbox ontvangt, dat het sowieso efficiënter is. Het papier moet je niet scannen, dat is één taak die wegvalt maar een PDF is ook maar een vehikel van data. En die data is wat je wil hebben, niet het elektronische aspect van de file. Je moet deze op een efficiënte manier capteren. Je kan ongetwijfeld bedrijven contacteren in lageloonlanden die letterlijk alles gaan overtikken voor uw bedrijf maar dit is niet de manier om verder te gaan. Wij zetten heel hard in op artificial intelligence. Wij hebben sowieso al een oplossing die toelaat om de gegevens te interpreteren in de PDF. Tegelijkertijd gaan we hier AI op loslaten omdat je daardoor nog veel meer zonder manuele tussenkomsten kan gaan verwerken. De factuur komt binnen, het AI-systeem bekijkt deze en haalt zelf de gegevens eruit, gaat deze valideren en opnieuw trainen zodat de volgende keer zelfs de interpretatiestap niet meer moet.

Validatie van gegevens is een deelproces dat in elke omgeving terugkeert. Die moet automatisch. Of je nu iets besteld of een bepaald contract afsluit… Er moeten stappen gevolgd worden of checks gebeuren, en deze mogen niet afhangen van een bepaald persoon. Dat moet worden geautomatiseerd maar gebeurt nog te veel manueel. Er slingeren nog te veel Excel-files rond met een lijst van gegevens die manueel bijgehouden wordt omdat het niet anders kan. Dat is een grote afhankelijkheid. Hierdoor kennen maar een aantal mensen echt het proces, men is afhankelijk van manuele updates… Dat kan werken maar het is beter om dit te gaan meenemen in een automatisatie. En ook goedkeuringsprocessen natuurlijk, die moeten worden ondersteund hoe complex ze ook mogen zijn.”

Is het eenvoudig om een change traject aan te vatten met een finance-organisatie?

“Basware is een solutions provider maar gaat ook een partnership aan met de

klant. We zorgen ervoor dat ze de resultaten behalen die ze vooropstellen.

We zijn grote voorstander om de KPI’s heel duidelijk te gaan definiëren. Zoals bijvoorbeeld: we willen zoveel mogelijk automatisering binnen het verwerken van facturen of een zo hoog mogelijk percentage van onze spend PO-gebaseerd maken… Op basis van die KPI’s is het gemakkelijk op te volgen waar je staat. Voor ons is het zaak om mee te gaan met de klant om die verandering te gaan bewerkstelligen. Het is niet zo dat we gewoon de oplossing creëren en deze komen leveren… Zo werkt het niet. We moeten constant samenwerken met de klant om tot het vooropgestelde scenario te komen. Er moet een heuse change mindset worden gerealiseerd binnen het bedrijf. Daar werkt Basware heel intensief aan mee op heel veel verschillende vlakken maar het vereist natuurlijk dat de klant daar ook voor openstaat natuurlijk. Het meer zijn dan puur ‘een’ oplossing, is een groot deel van ons succes.”

In welke mate verschilt dit van andere AP-solution providers?

“Basware is een speler die al lang in de markt is, en dat is vrij uitzonderlijk. Ze is altijd bij dezelfde leest gebleven en zo uitgegroeid. Basware is gestart als AP-bedrijf en is door de marktevolutie en de veranderende eisen van de klanten mee getransformeerd. We zijn al heel lang voorstander van het actief openbreken van grenzen tussen klanten en leveranciers. Daar schuilt het succes van een P2P-proces. Daarnaast wisselen we ook gegevens uit met concullega’s met betrekking tot elektronische facturatie of bijvoorbeeld het uitwisselen van gegevens van elektronische PO’s. Net als bij een telefoongesprek hoef je niet te weten bij wie uw respondent is aangesloten.

Als je belt naar iemand, verwacht je dat het lukt. Dat is net hetzelfde bij de

invoiceleveranciers. En deze visie wordt onderschreven door onder meer de Europese Commissie.”

Tot slot, van big corporates en mid-market bedrijven zou men verwachten dat ze op zijn minst al een digitaal traject hebben afgelegd met hun invoicing?

“We zijn al een tijdje de jaren ’80 en ‘90 voorbij waarbij de eerste investeringen werden gedaan en alles in een groot ERP-pakket werd geïmplementeerd. Nu is het besef wel al doorgesijpeld dat er naar een efficiënte oplossing moet gekeken worden en specialisatie. Basware specialiseert zich op P2P, met AP als speerpunt.

We worden ook erkend door analysten als dé speler op dat vlak. Door de grote stappen die gezet zijn op technologisch vlak, bijvoorbeeld met betrekking tot web services, wordt het ook veel makkelijker om verschillende systemen met elkaar te laten samenwerken waarmee het argument dat vroeger bovengehaald werd door monolithsiche oplossingen niet meer van tel is. Uiteindelijk leidt dit naar oplossingen die elk gespecialiseerd zijn in wat ze doen, maar samen een eco systeem vormend dat volledig tegemoet komt aan de noden van bedrijven. Die bedrijven kunnen zo de volgende stap zetten in automatisatie en efficiëntie. En daar heeft papier geen plaats meer in …” 

BIO

KRIS VANHOUTTE is sinds 1 jaar senior presales consultant bij Basware. Hij is ondertussen ruim 10 jaar aan de slag voor de financiële softwarespeler. Vanhoutte was achtereenvolgens solutions consultant, business consultant en project manager – solution architect. Die laatste functie bekleedde hij het langst.

CFO BENCHMARK De CFO Benchmark is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met Basware. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Benchmark is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Benchmark een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.

37 CFO MAGAZINE #243