CFO Barometer: Technologie voor kostenoptimalisatie

DE EFFECTIEVE IMPLEMENTATIE BLIJFT (TE) VAAK UIT

De barometer van april onderzoekt te behalen kostenefficiënties via technologie en innovaties, zoals RPA en AI. EY CFO Services Partner Ludovic Deprez en EY Head of Business Consulting Finance Reza Guillaume zien beide nog een grote capaciteit voor finance om technologie en innovatie te initiëren en om als leider de mogelijkheden binnen de organisatie te verkennen. “De finance functie grijpt (nog) niet alle opportuniteiten die er zijn om met deze aan de slag te gaan.”

Een opvallende trend alvorens ons tot de technologie- en innovatiezijde van de survey te wenden is de mate waarin, behalve corporates, ook middelgrote organisaties en kmo’s aangeven in de komende tijd aan kostenreductieoefeningen te doen. “We kunnen hieruit vaststellen dat er een grote kostendruk is”, geeft Guillaume aan.

“Aanvankelijk dachten we dat vooral corporates impact kenden van deze kosten waardoor ze zich zouden bezighouden met kostenbesparende oefeningen maar uit de survey blijkt dat ook firma’s met een eerder regionale focus een vergelijkbare druk hebben en dus ook kijken naar kostenbesparingen.”

RPA EN AI

Opmerkelijk in de sfeer van het aanwenden van technologie en innovaties om het hoofd te bieden aan kostenefficiënties is dat niet elke CFO positief kijkt naar technologieën als RPA en AI.

“Veel CFO’s geven aan de technologieën te kennen maar het is duidelijk dat de ervaring niet altijd even goed zijn”, zegt Deprez. “De vraagt luidt natuurlijk welke factoren hier een invloed op hebben? Eén van de CFO’s gaf aan dat ze RPA wilden runnen terwijl ze eigenlijk niet beschikte over een solide basis. Dat zegt heel veel natuurlijk, en is een grote valkuil wanneer men met deze technologie van start gaat. RPA is geen miraculeuze one shots. De verwachtingen mogen heel hoog liggen maar als enablers moet je beseffen dat deze technologieën ook tijd kosten en iets vragen van de workforce.”

Op de vraag of onze respondenten ook bereid zijn om technologie en innovaties aan te wen-

den om kostenefficiënties te realiseren liggen de antwoorden uiteen. Dat valt ook Deprez op. “Bepaalde CFO’s zijn bereid om te investeren om kostenefficiënties te bekomen, dat is duidelijk”, zegt hij. “Andere CFO’s verkiezen dan weer om te stoppen met investeren en efficiënties te realiseren door vanaf vandaag minder budget uit te geven. Het ene bedrijf wordt op pauze gezet terwijl de andere net de waarde van investeren hierin ziet. We spreken dus over een duidelijk visieverschil in hoe om te gaan met kosten.”

MINDSET

In zekere zin bestaat er een groot besef dat finance technology transformatie kan drijven. Uit de survey blijkt immers dat finance professionals weten dat ze een frontrunner kunnen zijn om deze transformatie te begeleiden. “Ze grijpen helaas de volledige rol nog niet”, stelt Guillaume. “We hebben sterke CFO’s die technologie omarmen en ook toegankelijk maken voor de organisatie maar er zijn ook CFO’s die het mandaat niet hebben of willen. CFO’s moeten net beseffen dat er hier een enorme opportuniteit is weggelegd voor finance. Er ontbreekt soms ook een mindset om bijvoorbeeld te beseffen wat RPA en AI kan betekenen, zeker in de toekomst en wat future operations vraagt van de finance functie. Dat is voor ons wel verrassend.” Deprez: “Finance weet dat ze kosten moet reduceren maar, blijkend uit de enquête, sluit een beetje de ogen voor technologische opportuniteiten. 30 procent van de CFO’s geeft daarnaast aan het potentieel niet meteen in te zien. En dat is toch wel opvallend.” Guillaume: “Toch

LEES DIT ARTIKEL

INDIEN U WILT WETEN:

• Hoe RPA en AI ingang vinden in de finance functie, en breder de organisatie

• Waarom finance technologieën en innovaties kan aanwenden in het vinden van kostenefficiënties

#costefficiency

#technology

#RPA #AI

 NIELS DE BOYSERE |  JERRY DE BRIE

Bent u actueel tevreden over het gebruik en het niveau van automatisering met RPA in de organisatie?

Heeft de organisatie fundamenten voor technologieën als RPA en ‘Accounting & Controlling’ AI in de handen van de finance functie gelegd?

Denkt u dat investeren in technologie, zoals RPA en ‘Accounting & Controlling’ AI het aantal (menselijke) FTE’s in de finance functie zal reduceren?

NEE 61,11% JA 61,11%

■ Ja, en we zien niet meteen bijkomende evolutie: 13,33%

■ Ja, maar er zijn nog stappen te zetten: 40%

■ Neen, het evolutieproces gaat niet zoals we hadden gehoopt: 26,67%

■ Neen, maar we zijn op de goede weg: 20,00%

Gebruikt uw organisatie RPA in finance- en administratieve processen?

NEE 72,22%

■ Ja: 22,22%

■ Neen: 72,22%

■ Ik weet het niet: 5,56%

Investeerde/Investeert uw organisatie al in RPA?

NEE 61,11%

■ Ja, mijn organisatie investeerde/investeert in RPA: 16,67%

■ Neen, maar de organisatie verkent wel de mogelijkheden met RPA: 61,11%

■ Neen, en de organisatie is dit ook niet van plan: 16,67%

■ Ik weet het niet: 5,56%

■ Ja: 33,33%

■ Neen: 61,11%

■ Ik weet het niet: 5,56%

Is finance een ‘driver’ van RPA?

NEE 50%

■ Ja: 38,89%

■ Neen: 50%

■ Ik weet het niet: 11,11%

Waarom investeert uw organisatie niet in RPA?

■ Ja: 61,11%

■ Neen: 33,33%

■ Ik weet het niet: 5,56%

Is de finance functie in uw organisatie een ‘driver’ van technologie en standaardisatie?

■ Geen budget: 20%

■ Geen middelen: 6,67%

■ Geen prioriteit: 33,33%

■ Niet overtuigd van het potentieel: 13,33% Andere? 33,33%

■ Ja: 44,44%

■ Neen, maar dat zou ze moeten zijn: 33,33%

■ Neen, want het is niet de rol van finance: 11,11%

■ Ik weet het niet: 11,11%

Wat is uw algemeen gevoel bij technologieën als RPA, AI, ...?

■ Ik denk niet dat ze passen in onze organisatie: 16,67%

■ Ik weet dat ze de toekomst zijn, maar ik heb noch de tijd noch de middelen om er zelf mee aan de slag te gaan: 33,33%

■ Ik denk niet dat de finance-organisatie hierin de ‘driver’ moet zijn: 11,11%

■ Ik ben ervan overtuigd dat ze de business kostenefficiënter zullen maken: 55,56%

zeker kleinere finance teams geven aan nog niet klaar te zijn voor iets als RPA. Ze zien misschien niet meteen de toekomstige evolutie van het bedrijf en de noodzaak van deze technologieën…”

AFHANKELIJK VAN ANDERE TRANSFORMATIE-INITIATIEVEN?

Respondenten geven ook aan dat ze voorlopig grotere transformaties, zoals een ERP-implementatie, afwachten vooraleer technologieën als RPA en AI uit te rollen. “Sommige CFO’s wachten af en besluiten niets te ondernemen met RPA en AI omdat ze ervan uitgaan dat deze technologieën mettertijd wel op hun pad komt. Als dit uitstel is met een maand of maximaal een jaar, kunnen we dit nog enigszins begrijpen. Maar een aantal jaren wachten, is voor ons toch wel heel opmerkelijk. Er is immers geen reden om de start met RPA of AI uit te stellen. Dergelijke technologieën kunnen vóór of tijdens een grotere finance transformatie perfect geïmplementeerd worden. Bij een ERP-implementatie moeten processen immers ook worden gemapd en efficiënties worden gezocht. RPA kan je zeker leveragen, en kan na een grote(re) transformatie zelfs dienen als interface tussen de verschillende applicaties die men gebruikt. Zelfs als zorgt het ERP-systeem voor een grote mate van nieuwe automatiseringen. Niet alles wat je op voorhand doet, is irrelevant wanneer er een nieuwe ERP volgt…”

Deprez: “Beide kunnen inderdaad simultaan worden uitgevoerd. Het is niet omdat jouw ERP niet genoeg standaardisatie en automatisatie kent dat je niet kan evolueren met RPA of AI, of vice versa…”

MATURITEIT VAN PROCESSEN DOORSLAGGEVEND

Terwijl mindset, zoals eerder gesteld, een groot aspect vormt in het leren kennen van deze nieuwe technologieën en ze uiteindelijk implementeren, geven onze respondenten aan open te staan voor nieuwe technologieën. “Ze zijn grotendeels overtuigd van het potentieel: deze technologieën verminderen de werkdruk op de teams, versnellen het closing proces, optimaliseren de processen door repetitieve taken weg te nemen, … maar blijven nog vaak weg om zelf met de techno-

logieën aan de slag te gaan”, stelt Deprez. “Finance neemt niet alle opportuniteiten in handen, terwijl ze dit wel moet doen. Dit is meteen de grote conclusie die we maken uit de antwoorden. The talk is er, the walk ontbreekt nog.” RPA is voor

Guillaume ook een gemakkelijke oplossing: vrij snel te implementeren en geen grote hap uit het budget. “Het hangt af van project tot project maar de ROI kan al snel na de implementatie. Volgens mij is er vaak nog een fout begrip over deze

Waarom investeert uw organisatie niet in AI?

Investeerde/Investeert uw organisatie al in AI?

■ Geen budget 6,25%

■ Geen middelen 18,75%

■ Geen prioriteit 37,50%

■ Niet overtuigd van het potentieel 12,50%

■ Andere? 31,25%

■ Ja, mijn organisatie investeerde/investeert in AI: 27,78%

■ Neen, maar de organisatie verkent wel de mogelijkheden met AI: 33,33%

■ Neen, en de organisatie is dit ook niet van plan: 33,33%

■ Ik weet het niet: 5,56%

■ Wij gebruiken geen of zijn helemaal niet bezig met RPA in de organisatie: 38,89%

■ Beginfase: proof-of-concept of pilootproject: 44,44%

■ Robotteam: beginnen met het geïndustrialiseerd gebruik van robotics door meer processen en procedures te automatiseren binnen één domein: 5,56%

■ Robotics center of excellence: automatisering wordt in de hele finance functie geïmplementeerd, een center of excellence is de interface tussen business en IT: 5,56%

■ Advance Robotics CoE: dient als holistisch zicht op businessprocessen, over het volledig bedrijf heen, met een breed gebruik van robotics met verschillende technologieën: 0,00%

■ Virtual workforce: gerobotiseerde automatisering die als normaal onderdeel van de business wordt beschouwd, inclusief strategie, budgettering en operations management: 5,56%

LUDOVIC DEPREZ:

“Finance weet dat ze kosten moet reduceren maar, blijkend uit de enquête, sluit een beetje de ogen voor technologische opportuniteiten.”

Waar zou u de huidige maturiteit van de organisatie in AI situeren?

Wat zijn de grootste uitdagingen om de transformatie in kostenefficiënties aan te pakken via technologieën en innovaties?

■ Wij gebruiken geen of zijn helemaal niet bezig met AI in de organisatie: 41,18%

■ Technologie awareness: we weten dat AI er is en proberen hiervoor ruimte vrij te maken bij enkele specifieke profielen: 41,18%

■ Experimenteren: we experimenteren met AI en bekijken of het inzetbaar zou kunnen zijn in de toekomst voor specifieke toepassingen: 5,88%

■ Operationeel: we operationaliseren AI voor innovatieve processen of producten: 5,88%

■ Geavanceerd: eens systematische benadering van AI en creëren van nieuwe business modellen: 0,00%

■ The future of AI: het zit geïmplementeerd in het DNA van ons bedrijf: 5,88%

technologieën. Algemeen kunnen we stellen dat RPA snelle manieren van implementatie en return kent. Dat is volgens mij niet bij iedereen zo goed geweten. Het is niet de infrastructuur die voor een potentieel probleem zorgt, maar wel de ma-

■ Geen budget: 14,29%

■ Het concept van technologie is niet gesocialiseerd/begrepen: 14,29%

■ Niet overtuigd/geen geloof in de kracht van technologie en innovatie: 28,57%

■ Klassieke methodes om efficiënter om te gaan met kosten zijn efficiënter en minder lucratief: 14,29%

■ Er zijn grotere transformatieprojecten (zoals ERP) op til waardoor de investering in technologie op de korte termijn achterhaald zou zijn: 42,86%

■ Technologie en innovatie zijn geen prioriteit: 7,14%

turiteit van de processen en de uitzonderingen die deze met zich voorbrengen. Je kan niet doelloos beginnen automatiseren want dan krijg je veel problemen. Je moet naar de processen kijken, deze redesignen en zo efficiënt mogelijk maken. Dan

ga je een goede implementatie van RPA tegemoet…” Deprez: “Dat is de kern voor succes. Leren wandelen vooraleer je kan lopen, het is een letterlijke quote van één van de respondenten. En niets is minder waar.” 

CFO BAROMETER

De CFO Barometer is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met EY. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Barometer is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Barometer een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.