barometer
BENCHMARK BEVRAGING | EXTRA KATERN CFO MAGAZINE
CFO BBAROMETER
LUDOVIC DEPREZ CFO SERVICES DIRECTOR BIJ EY
Ludovic Deprez, CFO Services Director bij EY, analyseert de resultaten van de finance-organisatiebarometer van CFO Magazine. “CFO’s worstelen vandaag nog altijd om efficiëntie (vanuit een resource perspectief) toe te voegen aan processen die het meest toegevoegde waarde creëren. Ze beseffen dat deze processen de meeste tijd vergt van hun medewerkers; zijn zich bewust van de war for talent en hebben nog te weinig weet van de mogelijkheden naar volledig of gedeeltelijk outsourcing, of het fenomeen van managed services.” NIEL S D E BOYSERE | JE RRY DE BRIE
Budgettering, forecasting, rapportering, analyse, consolidatie, closing, cash management, … De finance-organisatiebarometer toont meteen aan dat de CFO’s zich zorgen baren over finance-processen met een grote impact op het team en de tijdsbesteding van hun medewerkers hieraan. “Dat op zich is natuurlijk niets nieuw”, vertelt Ludovic Deprez. “De vraag is natuurlijk hoe CFO’s hier beter mee kunnen omgaan, want ze beseffen goed dat deze processen nog al te vaak inefficiënt verlopen. Gaan ze hier meer mensen aan toewijzen om individueel minder tijd te besteden aan deze processen of gaan ze minder tijd spenderen door het proces efficiënter te maken; toolgewijs of door uitbesteding? Het is die laatste mogelijkheid die potentieel een grote, ondersteunde factor wordt voor de finance functie maar daar zijn we vandaag nog niet.” SKILLS- EN TIJDSGEBREK Als we verder kijken, geven onze respondenten (56 procent) aan dat de beschikbare resources en tijd vaak inefficiënt en ineffectief worden ingezet. “Dat is opmerkelijk en daaruit moeten we besluiten dat er iets verkeerd zit en anders moet; zeker in tijden waar het vinden van juiste mensen moeilijk is. Moeten we dan concluderen dat er in vele procesverbeteringen een standstil is? Aangezien 60 procent van de bevraagden vervolgens aangeeft dat het team niet onderbezet is (en er dus inefficiëntie is ondanks een voldoende aantal resources), moeten we dit erkennen. En dat komt niet door onderbezetting, wel
door een gebrek aan tijd of juiste vaardigheden. Op het aanwezig zijn van de juiste skills binnen het finance team antwoordt net iets meer dan de helft van de CFO’s positief, wat ik persoonlijk weinig en ‘beangstigend’ vind… Wanneer er verder wordt gekeken in welke mate de CFO makkelijk de juiste mensen vindt, reageert 85 procent negatief. Een teken aan de wand dat de war for talent in alle hevigheid woedt.”
LEES DIT ARTIKEL INDIEN U WILT WETEN: • Hoe finance processen efficiënter kan organiseren • Welke resources hiervoor kunnen ingezet worden #organisatie #processen #skills
Welke finance processen slorpen het meeste tijd op van de finance medewerkers (top 3)
60
50 40 30 20 10 0
■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Transacties - 28,85% Accounting - 50% Closing - 48,08% Consolidatie - 9,62% Budgetteren & forecasting - 38,46% Rapportering - 42,31% Analyse - 26,92% Fiscaliteit - 13,46% Cash management - 9,62% Credit management - 13,46% 17 CFO MAGAZINE #247
CFO BBAROMETER
PROCESSEN EFFICIËNTER MAKEN DOOR UITBESTEDING
CFO BBAROMETER
Wat zijn de 3 voornaamste uitdagingen betreffende uw finance functie?
“VERDERGAAN DAN USUAL SUSPECTS BIJ OUTSOURCING” Deprez ziet een heikel punt in het feit dat meer dan de helft van de bevraagden (55 procent) het uitbesteden van taken niet overweegt. “Ik denk dat als je de (juiste) mensen niet vindt; je op termijn problemen krijgt door de tijdsbesteding
van de eigen mensen aan een bepaald proces (bv. retentie, matching van jobcontent met -inhoud). Daarnaast vind ik dat wanneer je aangeeft niet over de juiste kwaliteit te beschikken, je beter aan outsourcing kan denken.” De vraag luidt natuurlijk of de CFO wel voldoende weet heeft van de mogelijkheden? “De meerderheid geeft aan gedeeltelijk te willen outsourcen waardoor ze eigenlijk aangeven toch een bepaalde controle te willen behouden over het proces; wat ook te verwachten is. Ondanks het feit dat CFO’s aangeven dat bepaalde processen inefficiënt verlopen, zeggen ze niet dat het daarom geen kwaliteitsvolle processen zijn. Mocht het proces ergens kunnen versnellen, is het mooi meegenomen maar er is nog een bepaald wantrouwen. Toch ziet het ernaar uit dat dit in de toekomst verandert. Als we kijken naar de payroll, een usual suspect inzake het volledig uit besteden van een bepaalde taak, hebben we gespecialiseerde kantoren die zich hier dag in, dag uit, mee bezig houden.” “Op de vraag welke taken CFO’s zouden uitbesteden; daar dienen we het antwoord vooral te zoeken bij taken die repetitief zijn zoals compliance, administratie, voorbereiden van rapporten voor analyse, … De klassieke zaken die typisch meer tijd vragen en eigenlijk het minst
Is het finance team momenteel onderbezet?
Heeft u de juiste skills aanwezig in uw team?
60 50 40 30 20 10 0
■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Compliance verplichtingen - 23,08% Snelheid technologische evolutie - 26,92% Mismacht skills medewerkers - noden - 36,54% SDG’s en duurzaamheid - 9,62% Tekort aan talent - 26,92% Tekort aan geschikte tools - 13,46% In-efficiënte processen - 51,92% Datamanagement - 50% Bedrijfscultuur - 11,54% Onvoldoende kennis van de business - 17,31% Vragen/rapportering van/naar moeder of andere stakeholders - 11,54%
Denkt u dat de beschikbare resources & tijd efficiënt en effectief worden ingezet?
NEE 55,77%
■ Ja 44,23% ■ Nee 55,77% CFO MAGAZINE #247 #247 1818
JA 40,38%
■ Ja 40,38% ■ Nee 59,62%
NEE 44,23%
■ Ja 55,77% ■ nee 44,23%
CFO BBAROMETER meerwaarde bieden in het proces, zeker bij aanvang. Ook met het bijvoorbeeld voorbereiden van interne managementrapporten zou er tijdswinst kunnen gemaakt worden.” Wat houdt ze dan tegen? “Het risico dat bepaalde interne (gevoelige) informatie wordt vrijgegeven… Maar dat risico is uiteindelijk even groot als pakweg het outsourcen van payroll waarbij een externe payroll provider onder de arm wordt genomen. Uitbesteding is echter nog niet voldoende ingeburgerd. Dit zal, gezien de blijvende krapte op de arbeidsmarkt, stelselmatig toenemen.” MANAGED SERVICES VOOR JUISTE MATCH EN EIGEN MENSEN TEVREDEN TE HOUDEN Interessant voor Deprez is het concept van ‘managed services’. Dit is een vorm van (gedeeltelijke) outsourcing waarbij een externe partij bijvoorbeeld maandelijks de managementrapporten voorbereidt of één keer per maand/jaar de consolidatie doet. “Voor rapportering stuur je bijvoorbeeld de data door op werkdag 2 (na afsluiting) waarna je deze op werkdag 4 terugkrijgt in de juiste format. Hierdoor krijgen de finance teams veel meer tijd om de zaken te analyseren.”
“Wat we nog te vaak zien, is dat finance teams van afsluiting naar compliance moeten leven en opnieuw. Een closing zou net een pauzeknop moeten zijn om te kijken waar we staan na pakweg vijf maanden in het jaar. Waar moeten we bijschaven? Te veel informatie komt pas op jaareind naar boven omdat finance teams te weinig tijd hebben gehad om rapporten (die ze ‘moesten maken’) te analyseren. Hierdoor zijn deze repetitie-
Overweegt u extra mensen aan te werven? Zo ja, vindt u makkelijk de nodige mensen?
Twijfelt u of u eventuele extra aanwervingen voltijds zinvol kan gebruiken (bv. in periodes na de closing)?
JA 43,14%
■ Ja 43,14% ■ Nee 56,86%
NEE 84,62%
■ Ja 15,38% ■ Nee 84,62%
NEE 67,35%
■ Ja 32,65% ■ Nee 67,35% 19 CFO MAGAZINE #247
CFO BBAROMETER
Heeft u al nagedacht om bepaalde taken te outsourcen?
JA 45,10%
■ Ja 45,10% ■ Nee 54,90%
ve taken een soort ‘compliancetaak’ geworden.” “Net daar zou outsourcing een bepalende rol kunnen spelen om tijd beschikbaar te maken voor mensen binnen een finance team die nu typisch een aantal dagen moeten spenderen aan de voorbereiding van deze rapporten. Terwijl ze veel beter tijd zouden vrij hebben om deze rapporten te analyseren en te controleren.” Dat geven de respondenten ook aan. Als ze nagaan welk type managed services kan bijdragen aan hun processen, dan zegt
1 op 2 CFO’s: ontlasting van de finance functie waardoor de retentie verhoogt. “Daarbij hoort ook de match tussen job content en het profiel van de mensen. Mensen vertrekken immers veel sneller omdat ze iets moeten doen die niet hun interesseveld geniet… En net daar moeten we de CFO’s te hulp schieten.” “Echter, veel CFO’s denken dat zogenaamde loan staff of tijdelijke aanwerving van mensen de enige oplossing is om dit probleem op te lossen en er wordt te weinig nagedacht over de voordelen van iets/iemand die bv het closing proces kan verkorten. Of het een persoon extra is of een externe partijen dat rapporten aanlevert als een soort van ‘back-office’, laat ik in het midden.” “Ondanks het feit dat het managed services model de oplossing kan zijn, zijn er voor veel CFO’s echter nog te veel bezorgdheden zoals de kwaliteit, het gebrek aan controle, worden de juiste zaken uitgevoerd, toegang tot het systeem… Een alom bekend transformatiedilemma. Ze willen liever iemand waar ze naast kunnen zitten en die ze vervolgens kunnen finetunen in plaats van een service die remote gebeurt. Dat is begrijpelijk. Maar die luxe is er op de huidige arbeidsmarkt niet.”
Heeft u daarbij de voorkeur om zaken Denkt u dat dit type ‘managed services’ kan bijdragen aan volledig te outsourcen (bv. payroll admi nistratie) of gedeeltelijk (bv. voorbereiding 60 van closing/controlling rapporten tijdens de closing periode)? 50 40 30 20 10 0
■ Volledig 18,75% ■ Gedeeltelijk 81,25% CFO MAGAZINE #247 20
■ ■ ■ ■ ■
Verhoogde kwaliteit van processen? - 42,50% Versnelde afsluitingsperiode? - 27,50% Ontlasting van de finance functie waardoor retentie verhoogt? - 50% Betere matching tussen job content en profiel van de mensen? - 40% Overige (geef nadere toelichting) - 12,50%
CFO BBAROMETER Welke processen wenst u nog verder te automatiseren? 60
50 40 30 20 10 0
■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■
Transacties - 46% Accounting - 50% Closing - 26% Consolidatie - 28% Budgetteren & forecasting - 40% Rapportering - 50% Analyse - 24% Cash management - 20% Credit management - 12%
“Vandaar dat het managed services concept hier in de bres kan springen. Immers, de kans dat bijvoorbeeld een consolidatiespecialist, die in aantal zeer beperkt beschikbaar zijn op de arbeidsmarkt, als klein project jouw consolidatie doet, is veel waarschijnlijker dan dat je die kan aanwerven. Deze profielen kunnen dan ook in hun expertisedomein blijven terwijl het bedrijf zich niet moet afvragen welke taken het deze medewerker na de consolidatie kan geven. Kortom, dit is een win-win voor zowel het bedrijf als de expert zelf.”
EY EN MANAGED SERVICES
Managed services is een relatief nieuwe dienst die EY aanbiedt; en dit over verschillende afdelingen heen (bv. EY Law). “Binnen het finance gebeuren is het anderhalf jaar geleden in het leven geroepen en de huidige marktsituatie doet ons duchtig op het verhaal verder bouwen”, zegt Ludovic Deprez. “In ons model is de client officer het enige aanspreekpunt voor het bedrijf dat ons wenst in te schakelen. Deze persoon aligneert zich met de klant over de gewenst service, timing en deliverables. Vervolgens worden de gevraagde rapporten door onze systemen en mensen voorbereid/verwerkt, en zorgt de client officer voor de communicatiestromen naar de klant toe. Zoals aangegeven moet het algemeen bewustzijn in dit verhaal nog verhogen maar wij zijn er alvast sterk van overtuigd dat deze nieuwe trend versneld zijn ingang zal vinden.”
BIO
LUDOVIC DEPREZ Startte in 2007 als financial auditor bij EY waarbij hij over de jaren heen een expertise opbouwde in het bedienen van klanten, gaande van kmo’s tot beursgenoteerde groepen, in diverse sectoren. Daarnaast maakte hij in 2018 de overstap maakte naar het CFO Support team van EY waar de focus ligt op het ontlasten en helpen van CFO’s en hun financiële teams (op vlak van finance & accounting). Vaak voorkomende uitdagingen die hierbij naar voor komen zijn bv. de integratie van financiële afdelingen na een overname, optimalisaties/analyses van bedrijfsprocessen (door bv. process mining), IFRS conversies, consolidaties, treasury…
CFO BAROMETER De CFO Barometer is een onafhankelijk researchinitiatief van de redactie van CFO Magazine in samenwerking met EY. Bij een representatief staal van om en bij de tweehonderd Belgische CFO’s van middelgrote tot grote multinationale ondernemingen werd een vragenlijst omtrent een actuele CFO-topic afgenomen. De focus van de CFO Barometer is lokaal, waardoor de resultaten heel representatief zijn voor de Belgische markt en de CFO Barometer een benchmarktool wordt voor de in België actieve CFO. De resultaten worden hier weergegeven en becommentarieerd door specialisten en geïllustreerd met praktijkervaringen.
21 CFO MAGAZINE #247