SET UP AND EXHIBITION
BOOTH LOCATION
We will send your exact booth location the week of August 4th.
SCHEDULE AND REGISTRATION
Street Festival exhibition hours are:
Saturday, August 23 from 12:00 PM - 8:00 PM
Sunday, August 24 from 12:00 PM - 8:00 PM
Setup Times
Setup is available both mornings from 9:00 AM - 11:15 AM. Any vehicles performing drop offs should be clear of the designated Street Festival area by 11:15 AM to avoid crowding.
Teardown Times
Saturday, August 23: Valuables should be removed upon closure of the Community Fair at 8 PM. Tents, tables, and chairs may remain in place.
Sunday, August 24 tear down begins at 8 PM
Registration and Check-In
There will not be a check-in tent. Head directly to your assigned location (communicated to you during the week of August 4th) during setup hours each day. A volunteer block coordinator will visit your booth to review your setup and address any questions. A general information tent will be set-up at Bank Street and Somerset Street throughout the Festival.
LOCATION
The Street Festival
The Street Festival will take place on Bank Street between Gladstone Street and Slater Street.
In most cases, booths will only be placed on one side of the street as a 20-foot clearance is required for emergency vehicles.
The exhibition area includes many amenities such as restaurants, convenience stores, a grocery store, and a dollar store
BOOTH DETAILS, RULES AND REGULATIONS
What’s Included
A 10’x10’ area either on the east side of Bank Street on a block between Frank Street and Laurier Street.
A 6’ table and 2 chairs. If you ordered an additional table and chairs upon registration, they will be delivered to your booth. If you have not registered for an additional table and chairs, but would like to be provided with them, please contact registration@capitalpride.ca
What’s NOT Included
Tents are not included in the registration fee, but you are welcome and encouraged to bring your own. Tents must be weighted to withstand wind and/or adverse weather and be no larger than 10’x10’, unless otherwise approved.
No electricity or running water is provided. We encourage exhibitors to think of ways to be self-sufficient
Commerce
Only those who have registered to sell goods or services may do so. No goods that display the Capital Pride logo may be sold or otherwise distributed.
Only pre-packaged foods may be distributed or sold. Those wishing to serve food should refer to our Food Vendor application
BOOTH SET UP
If you are exhibiting on just Saturday, August 23 or both Saturday and Sunday, August 23-24, setup begins at 9:00 AM on Saturday. If you are exhibiting on Sunday, August 24 only, setup begins at 9:00 AM on Sunday.
Access
Most blocks will be accessible for load-in and load-out from both the north and south ends of the block. Exact details will be shared with you when you receive your assigned block location.
Capital Pride’s Street Festival Team will be onsite each morning to manage access. There is limited space within the Street Festival so vehicles should be prepared to unload quickly, then park off site. Vehicles will not be allowed to remain within the Street Festival closure
Parking
We are unable to provide parking for exhibitors. Please use local paid lots or nearby on-street parking. The Centretown BIA has a list of nearby parking lots on its website (available here).
BOOTH TEARDOWN
Please ensure your booth is active and properly staffed on the days for which you have registered. We recognize that some exhibitors may not be able to be onsite until 8 pm, however, we ask exhibitors to plan to be active until at least 6 pm.
Access
Similar to set up instructions, you will be sent information on where and how to access your block with a vehicle for tear down the week of August 4th.
Garbage and Recycling
Recycling and garbage from exhibition spaces must be cleaned up and disposed of in the garbage dumpster provided. Capital Pride will provide a dumpster for use by Street Festival vendors. The dumpster will be located at Laurier Street and Bank Street (beside 301 Laurier Street).
Please use dumpsters for any excessive, oversized, or bagged waste, rather than the city receptacles on the streets. This helps to ensure a tidy environment free of obstructions for attendees to enjoy over multiple days.
Do not leave waste on the street or piled up around garbage bins on the street.
In years past, we experienced significant issues with garbage being left along Bank Street by vendors. Please help us ensure the street festival and surrounding neighborhood is kept clean. Please ask a volunteer if you need help locating the garbage dumpsters.
AUTHORITY
Authority of Capital Pride
Capital Pride is responsible for managing the Capital Pride Street Festival, including facilitating safe and orderly load in, load out, and operations on site to ensure enjoyment of participants and spectators. This information package has been created to provide rules and guidelines for participants.
Capital Pride reserves the right to refuse entry into the Street Festival for groups, including registered or unregistered groups. Reasons may include but are not limited to: groups whose mission or purpose is in opposition to the purpose of the Capital Pride Festival; displays, signs or other elements of a group’s exhibition space that are inappropriate, discriminatory, violent or promote violence or hate; disobeying festival rules; disrespecting or disobeying Capital Pride organizers, staff and volunteers; or posing a threat to public safety.
SAFETY, SECURITY AND ACCESSIBILITY
Accessibility
Accessibility information is available at the Capital Pride Information Tent at Bank Street and Slater Street.
Accessible portable washrooms will be available throughout the Street Festival.
Restrooms
Portable restrooms will be stationed along Bank Street throughout the Street Festival.
Portable restrooms will also be available inside the stage areas and at the Family Pride Zone.
First-Aid
A staffed First-Aid Tent will be set up at the intersection of Bank Street and Somerset Street.
Trained emergency First-Aid providers will be on site throughout the duration of the festival. If you require assistance, please contact an on-site volunteer.
If you require urgent emergency assistance call 911 immediately. Then, if circumstances allow, please find a representative of Capital Pride to alert them of the emergency and the call.
Weather
The Street Festival is a “rain or shine” event. We expect all exhibitors to be present regardless of weather conditions, and no refunds are offered on account of weather.
Further information about Capital Pride’s contingency plans for severe weather will be available in advance of the Festival.
Health
Please consider the following:
Stay hydrated! Two water refill stations are available within the festival grounds.
Even on cloudy days, the sun’s rays can be harmful. Wear lightweight, light-colored, loose-fitting clothing, and a wide-brimmed hat. Use a sunscreen with an SPF of 30 or more and reapply at least every 2 hours.
Drink extra fluids To prevent dehydration, drink plenty of water, fruit juice, or vegetable juice per day. Because heat-related illness can result from salt depletion, it may be advisable to substitute an electrolyte-rich sports drink for water during periods of extreme heat and humidity. Ask your doctor about the best types of fluid and how much you should be drinking.
Avoid fluids containing either caffeine or alcohol as both substances enhance dehydration.
If you have epilepsy or heart, kidney, or liver disease, are on a fluidrestricted diet, or have a problem with fluid retention, check with your doctor before increasing liquid intake.
If you are concerned that you are experiencing symptoms related to heat exhaustion, please seek advice from Capital Pride’s First-Aid Tent. Signs of heat exhaustion can include:
Confusion
Dark-colored urine (a sign of dehydration)
Dizziness
Fainting
Fatigue
Headache
Muscle or abdominal cramps
Nausea, vomiting, or diarrhea
Pale skin
Profuse sweating
Rapid heartbeat
Safety and Security
As part of our planning process, Capital Pride works closely with the City of Ottawa through its Special Events Advisory Team to develop a comprehensive emergency plan This includes coordinating the presence of private security, private first aid, Ottawa Police, and Ottawa Paramedic Services who will all be onsite during the Street Festival and training volunteers of our protocols.
Capital Pride maintains a contact list of the primary contacts for each registered group. During the Festival, emergency communications will be communicated by email and text message to those primary contacts
INSTALLATION ET EXPOSITION
EMPLACEMENT DU KIOSQUE
Votre emplacement exact vous sera communiqué durant la semaine du 11 août.
HORAIRE ET INSCRIPTION
Les heures d’exposition du Festival de rue sont:
Samedi 23 août : de 12:00 - 20:00
Dimanche 24 août : de 12:00 - 20:00
Heures d’Installation
L’installation est possible chaque matin de 9h - 11h15. Tous les véhicules effectuant une livraison doivent avoir quitté la zone désignée du Festival de rue avant 11h15 afin d’éviter l’encombrement.
Heures de Démontage
Samedi 23 août : Merci de retirer vos objets de valeurs à la fermeture de la Foire communautaire à 20h00. Les tentes, tables et chaises peuvent rester sur place.
Dimanche 24 août : Le démontage commencera à 20h00.
Inscription et Arrivée sur Place
Il n’y aura pas de tente d’acceuil. Veuillez vous rendre directement à l’emplacement qui vous aura été attribué (information randomisé durant la semaine du 11 août) pendant les heures d’installation chaque jour. Un.e bénévole responsable de votre section passera à votre kiosque pour vérifier l’installation et répondre à vos questions.
Une tente d’information générale sera installée à l’intersection des rues Bank et Somerset pendant toute la durée du Festival.
EMPLACEMENT
Le Festival de Rue
Le Festival de rue se tiendra sur la rue Bank, entre les rues James et Slater, ainsi que sur la rue Somerset, entre les rues Bank et O’Connor, couvrant un total de 10 blocs urbains.
Les kiosques seront installés d’un seul côté de la rue, afin de maintenir un dégagement de 20 pieds pour les véhicules d’urgence.
La zone d’exposition est entourée de nombreux services : restaurants, dépanneurs, épiceries et magasin à un dollar.
DÉTAILS DU KIOSQUE ET RÈGLEMENTS
Ce qui est Inclus
Un espace de 10 pi x 10 pi, situé soit du côté Est de la rue Bank, sur un tronçon compris entre la rue Fran et la rue Laurier.
Une table de 5 pieds et deux chaises. Si vous avez commandé une table et des chaises supplémentaires lors de l’inscription, elles seront livrées directement à votre kiosque. Si vous n’en avez pas fait la demande mais souhaitez en obtenir, veuillez nous écrire à l’adresse suivante: registration@capitalpride.ca
Ce qui n’est Pas Inclus
Les tentes ne sont pas incluses dans les frais d’inscription, mais vous êtes invité.e.s et encouragé.e.s à apporter la vôtre. Celle-ci doit être lourde et stable, capable de résister au vent et aux conditions météorologiques défavorables, et ne doit pas dépasser 10’x’, sauf approbation préalable.
Aucune électricité ni eau courante n’est fournie sur place. Nous encourageons les exposant.e.s à prévoir une installation autonome.
Commerce
Seules les personnes ou organisations ayant indiqué leur intention de vendre des biens ou services lors de l’inscription sont autorisées à le faire.
Il est interdit de vendre ou distribuer tout article arborant le logo de Fierté dans la Capitale.
Seuls les aliments préemballés peuvent être distribués ou vendus. Si vous souhaitez de la nourriture, veuillez consulter notre formulaire de demande pour les exposant.e.s alimentaires.
INSTALLATION DU KIOSQUE
Si vous exposez le samedi 23 août seulement, ou les deux jours (23 et 24 août), l’installation commence à 9h00 le samedi. Si vous exposez le dimanche 24 août seulement, l’installation commence à 9h00 le dimanche.
Accès
La plupart des tronçons de rue seront accessible pour le changement et le déchargement par le nord et le sud. Les détails exacts vous seront communiqués lorsque vous recevrez l’emplacement de votre kiosque.
L’équipe de Fierté dans la Capitale, responsable du Festival de Rue, sera présente chaque matin pour gérer les accès. L’espace étant limité, les véhicules doivent être prêts à décharger rapidement, puis à stationner à l’extérieur de la zone du Festival. Aucun véhicule ne pourra rester à l’intérieur du périmètre fermé.
Stationnement
Nous ne sommes pas en mesure de fournir du stationnement pour les exposant.e.s. Veuillez utiliser les stationnement payants à proximité ou le stationnement sur rue disponible dans les environs. L’Association commerciale du centre-ville (Centretown BIA) propose une liste de stationnements à proximité sur son site web (disponible ici).
DÉMONTAGE DES KIOSQUE
Veuillez vous assurer que votre kiosque est actif et bien encadré pendant les journées pour lesquelles vous êtes inscrit.e. Nous comprennons que certain.e.s exposant.e.s ne pourront peut-être pas rester sur place jusqu’à 20h, mais nous demandons à tous les participant.e.s de prévoir une présence active jusqu’à au moins 18h.
Accès
Comme pour les instructions d’installations, vous recevrez la semaine du 11 août les informations concernant l’accès à votre bloc en véhicule pour le démontage.
Déchets et Recyclage
Les déchets et matières recyclables provenant des espaces d’expositions doivent être ramassés et déposés dans les corbeilles prévues à cet effet. Fierté dans la Capitale mettra à la disposition des exposant.e.s du Festival de rue un conteneur à déchets. Celui-ci sera situé à l’intersection des rues Laurier et Bank (à côté du 301, rue Laurier).
Veuillez utiliser ces corbeilles pour tout déchet volumineux, en sac ou en grande quantité, plutôt que les poubelles publiques de la Ville. Ne laissez aucun déchet sur la voie publique ni autour des poubelles de rue.
Au cours des années précédentes, nous avons rencontré des problèmes importants liés aux déchets laissés le long de la rue Bankpar certain.e.s. Merci de nous aider à garder le Festival de rue et le quartier environnant propres Si vous avez besoin d’aide pour localiser les conteneurs à déchets, n’hésitez pas à demander à un.e bénévole.
AUTORITÉ
Autorité de Fierté dans la Capitale
Fierté dans la Capitale est responsable de l’inorganisation du défilé de la Fierté, y compris de veiller à ce qu’il se déroule de manière sécuritaire et ordonnée pour les participant.e.s et les spectateur.trice.s. Ce guide a été conçu pour fournir les règlements et lignes directrices à suivre par les participant.e.s.
Fierté dans la Capitale se réserve le droit de refuser l’entrée au Festival de rue à tout groupe, inscrit ou non. Les raisons peuvent inclure, sans s’y limiter : un mandat ou des objectifs allant à l’encontre de la mission du festival Fierté dans la Capitale; des affichages, pancartes ou éléments du kiosque jugés inappropriés, discriminatoire, violents ou incitant de la haine; le non-respect des règlements du festival; un comportement irrespectueux envers les organisateur.trice.s, employé.e.s ou bénévoles de Fierté dans la Capitale; ou toute menace potentielle à la sécurité publique.
SÉCURITÉ ET ACCESSIBILITÉ
Accessibilité
Des informations sur l’accessibilité sont disponibles à la tente d’information de Fierté dans la Capitale, située à l’intersection des rues Bank et Slater.
Des toilettes rotatives accessibles seront installées tout au long du Festival de rue.
Toilettes
Des toilettes portatives seront installées le long de la rue Bank pendant toute la durée du Festival de rue. Des toilettes portatives seront également disponibles dans les zones de scène et dans la Zone familiale de la Fierté.
Premier Soins
Une tente de premiers soins avec du personnel qualifié sera installée à l’intersection des rues Bank et Somerset. Des secouristes d'urgence formé.e.s seront présent.e.s pendant toute la durée du festival. Si vous avez besoin d’assistance, veuillez vous adresser à un.e bénévole sur place.
En cas d’urgence, composez immédiatement le 911. Ensuite, si les circonstances le permettent, veuillez informer un.e représentant.e de Fierté dans la Capitale de la situation et de l’appel.
Météo
Le Festival de rue à lieu beau temps, mauvais temps. Nous attendons la présence de tous les exposant.e.s, peu importe les conditions météorologiques. Aucun remboursement ne sera accordé en raison de la météo.
De plus amples informations sur les plans d’urgence de Fierté dans la Capitale en cas de conditions météorologiques extrêmes seront communiquées avant le début du Festival.
Santé
Veuillez prendre en considération les éléments suivants : Restez hydraté.e.s! Deux stations de remplissage d’eau seront disponibles sur le site du festival.
Même par temps nuageux, les rayons du soleil peuvent être coifs.
Portez des vêtements légers, de couleur claire, amples, ainsi qu’un chapeau à large bord. Utilisez un écran solaire avec un FPS de 30 ou plus et réappliquez-en toutes les 2 heures.
Buvez plus de liquides. Pour éviter la déshydratation, consommez beaucoup d’eau, de jus de fruits, ou de jus de légumes pendant la journée. En période de chaleur et d’humidité extrêmes, il peut être utile de remplacer l’eau par une boisson sportive contenant des électrolytes. Demandez conseil à votre médecin pour savoir quels types de liquides sont les mieux adaptés à votre situation et quelle quantité vous devriez boire.
Évitez les boissons contenant de la caféine ou de l’alcool, car elles favorisent la déshydratation.
Si vous souffrez d’épilepsie ou de maladies cardiaques, rénales ou hépatiques, si vous suivez un régime à tenure limitée en liquides ou si vous avez des problèmes de rétention d’eau, consultez votre médecin avant d’augmenter votre consommation de liquides.
Si vous craignez présenter des symptômes liés à un coup de chaleur, veuillez vous rendre à la tente de premiers soins de Fierté dans la Capitale. Les signes peuvent inclure :
Confusion
Urine foncée (signe de déshydratation)
Étourdissements
Évanouissements
Fatigue
Maux de tête
Crampes musculaires ou abdominales
Nausées, vomissements ou diarrhée
Peau pâle
Transpiration excessive
Rhythms cardiaque rapide
Sécurité
Dans le cadre de sa planification, Fierté dans la Capitale travaille en étroite collaboration avec la Ville d’Ottawa et son équipe consultative des événements spéciaux pour élaborer un plan d’urgence complet. Ce plan inclut la présence de services de sécurité privés, de premiers soins privés, du Service de police d’Ottawa, et du Service paramédic d’Ottawa, qui seront tous présents sur le site du Festival de rue. Les bénévoles seront également formé.e.s sur les protocoles de sécurité. Fierté dans la Capitale tient à jour une liste des contacts principaux pour chaque groupe inscrit. En cas d’urgence pendant le festival, les communications seront transmises par courriel et messages texte aux contacts principaux.