Il foglio elettronico

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IL FOGLIO ELETTRONICO : MICROSOFT EXCEL Premessa: Queste pagine serviranno a conoscere in maniera semplice, e chiara quelle che sono le funzionalità base del programma Microsoft Excel, e verrà illustrata una procedura per capirne l’impiego nel settore ufficio – contabilità.

A COSA SERVE MICROSOFT EXCEL: E’ un programma facente parte del pacchetto “Office”, assieme a Microsoft Word, Microsoft Power POINT e Microsoft Access che serve per creare fogli elettronici e mini Data Base (DB).

Vi si accede dal pulsante o cassettino START – PROGRAMMI – MICROSOFT EXCEL. Apposite funzioni finanziarie, statistiche, matematiche, trigonometriche, ecc, lo rendono uno strumento indispensabile per l’utente.

Si può elaborare il bilancio familiare,fino alla gestione d’impresa poiché e’ un infallibile contabile.

All’avvio troveremo un VIDEATA che comprende un insieme di fogli di lavoro elettronici, inizialmente sono 3, ma verranno alla fine del lavoro salvati in un unico file con estensione XLS. Una cartella di lavoro può contenere fino ad un massimo di 256 fogli che possono essere di tipo diverso, come grafici, tabelle, database ecc..

I fogli sono distinti da apposite linguette poste sul bordo inferiore della finestra del programma che prendono il nome di “cavalieri”.

Ai vari fogli è stato assegnato un nome predefinito seguito da un numero progressivo.

Funziona il tutto come se ci trovassimo a giocare alla battaglia navale.

Per accedere ai fogli di lavoro, è sufficiente CLICCARE sopra quello desiderato.

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STRUTTURA DEL FOGLIO DI LAVORO DI EXCEL:

In Ordine di apparizione: • Barra del Titolo, • Barra dei Menu, • Barra degli Strumenti, • Casella A1, • Barra della Formula • Foglio di lavoro con Colonne nominate con lettere alfabeto e Righe numerate in progressione

Queste “linguette”, vengono chiamate Cavalieri e ne posso essere contenute all’interno di un foglio di Excel fino a 256.

Sono molto utili per avere nello stesso foglio diversi tipi di tabelle, estrapolate o meno dalla tabella “madre”, con le quali sarà possibile creare collegamenti o farle interagire le une con le altre a nostro piacimento con qualsiasi formula. (di cui parleremo più avanti)

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Ricapitolando: quello che trovo in fase di Apertura del mio Programma sono le seguenti Barre seguite dal foglio di lavoro.

BARRA DEL TITOLO; BARRA DEI MENU;’ BARRA DEGLI STRUMENTI; BARRA DELLA FORMATTAZIONE; BARRA DELLA FORMULA, CHE E’ COSTITUITA DA UNO SPAZIO BIANCO DOVE POSSO DIGITARE UNA FORMULA MATEMATICA OPPURE POSSO VISUALIZZARE CIò CHE STO SCRIVENDO ALL’INTERNO DI UNA “CELLA” • APPROPOSITO DI CELLA, E’ IMPORTANTE SPECIFICARE CHE SOPRA IL FOGLIO DI LAVORO ABBIAMO UNA CASELLA NUMERICA AD ESEMPIO A1,(vedi esempio sopra) CHE STA AD INDICARE, IL “NOME DELLA CELLA”, OSSIA MI INDICA IL RIFERIMENTO RELATIVO. QUESTO RIFERIMENTO RELATIVO OSSIA APPUNTO LA “CELLA” E’ DATO DALL’INTERSEZIONE DELLE COLONNE DEL MIO FOGLIO DI LAVORO, CHE SONO COSTITUITE DA LETTERE E DALLE RIGHE CHE SONO COSTITUITE DAI NUMERI CHE TROVO IN VERTICALE. • • • • •

COME VENGONO CHIAMATI I FOGLI DI LAVORO DI EXCEL: Appena apro un documento di excel, mi si creano in automatico tre fogli di lavoro che posso vedere in basso nel mio foglio di lavoro. Prendono il nome di foglio 1, foglio 2, e foglio 3.

Questi fogli possono essere rinominati a mio piacimento e posso aggiungerne di altri.

RINOMINARE I FOGLI

- Mi posiziono sopra il foglio che voglio rinominare, a. Tasto DX del mouse, b. Scelgo dalla tendina la voce rinomina, c. E la modifico.

- Doppio click del tasto SX del mouse sopra al foglio che desidero rinominare.

AGGIUNGERE DEI FOGLI Per aggiungere dei fogli di lavoro, selezionare uno qualsiasi dei fogli già presenti: - premere il tasto DX del mouse, - ciccare su inserisci, - si aprirà una finestra che mi propone diversi tipi di fogli di lavoro, - selezionerò quello che desidero e darò l’OK.

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Per Data Base, intendo un insieme di dati.

E’ uno strumento che viene utilizzato per organizzare, gestire e rintracciare informazioni.

Un Data Base viene solitamente impiegato quando i dati tendono a manifestare una certa regolarità.

Per essere definito tale deve avere dei “nomi” specifici nei “Campi” Per campo s’intendono nel caso specifico del Data Base: le colonne, mentre le righe sono i “record” e l’incontro tra i due da origine alla Cella.N.B: COGNOME NOME CITTA’ TELEFONO

Posiziono il cursore in mezzo alle due colonne o righe e premo due volte il tasto sinistro del mouse e si ridimensioneranno.

I campi del Data Base devono avere un nome e’ fondamentale infatti mettere i nomi dei campi. I campi non devono essere uguali, ma unici e nominati.

Quando apriamo il menù dati, si apre una tendina con diverse opzioni, tra cui quella del MODULO. Vi clicco sopra e appare una finestra con scritto Nuovo, posso cominciare a scrivere. con l’INVIO confermo e mi muovo con il tasto TAB. Per selezionare la colonna: - clicco sulla lettera, Per selezionare le righe: - clicco sui numeri, Per selezionare l’intero foglio vado a cliccare nel quadratino riposto in altro tra le lettere e i numeri. (vedi sotto) Pagina 4 di 25

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Quadratino come dicevo sopra, sul quale devo ciccare per selezionare l’intero foglio di lavoro

Quando vado a digitare in una cella un numero ad esempio preceduto da uno zero, il Data Base mi ometterà lo zero poiché l’ho calcola come se fosse un numero. Quindi se devo digitare per ipotesi un numero PER ESEMPIO 07898, dovrò mettere prima di digitare il numero un qualsiasi simbolo di testo, che potrebbe essere l’apice ‘ o la barra / oppure: - Vado nella cella con: tasto dx del mouse, o seleziono dalla tendina la voce formato cella, mi si apre una finestra , • seleziono TESTO, o e premo OK. - Seleziono l’intera colonna posizionandomi sulla lettera corrispondente, Tasto dx del mouse, o formato celle, selezionare tra le categorie quella testo.

• Premere e confermare con OK.

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Il DB può servire a tantissime cose ad esempio grazie sempre al menù DATI, vado posizionarmi in Ordina: ORDINARE SI DEFINISCE ORDINA, IL COMANDO CHE DAL MENU DATI MI PERMETTE DI SCEGLIERE IN QUALE CAMPO ORDINARE IL DB. FILTRARE INFORMAZIONI AD

COGNOME Casaribi Vezzali Romani Mezzani Brigozzi

NOME Eliseo Fabio Aldo Giulia Sofia

INDIRIZZO Via Provinciale, 200 Via Provinciale, 11/a Via Provinciale, 200 Via Piretta, 2 Via Argine Ducale, 9

STATO Italia Italia Italia Italia Italia

TELEFONO 0532/882638 0532/882708 0532/882638 0532/887565 0532/676678

ESEMPIO NEL CASO DI UNA RUBRICA: Voglio sapere il numero di telefono di qualcuno, andrò nel menù DATI,

FILTRO,AUTOMATICO, APPAIONO DELLE FRECCINE AFFIANCATE ALLE LETTERE, CHE MI PERMETTONO DI APRIRE DELLE TENDINE PER EFFETTUARE LA RICERCA CHE PIù MI SI ADDICE. NEL CASO DI PARACCHI NUMERI TELEFONICI, POSSO SELEZIONARE “PERSONALIZZA”, CHE MI CONSENTE DI IMPOSTARE IL PARAMETRO DESIDERATO PER EFFETTUARE LA RICERCA AD ESEMPIO “ L” SE VOLESSI RICERCARE TUTTI I NOMI CHE COMINCIANO CON LA LETTERA “L”.

OPPURE POSSO CHIEDERGLI TRAMIRE L’ASTERISCO * DI RICERCARE QUALSIASI COSA CHE INIZIA CON UNA DETERMINATA LETTERA.

INSERIRE UN COMMENTO TASTO DX DEL MOUSE (SULLA CELLA) - INSERISCI COMMENTO - VADO A DIGITARE IL COMMENTO. - CLICCO SU UN’ ALTRA CELLA PER SALVARE IL COMMENTO.

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STESSO DISCORSO PER MODIFICARE O ELIMINARE UN COMMENTO, BASTA SOLAMENTE SELEZIONARE DALLA TENDINA MODIFICA COMMENTO O ELIMINA COMMENTO.

ORA CHE ABBIAMO VISTO GLI STRUMENTI BASE DI EXCEL PROVIAMO A TROVARNE APPLICAZIONE IN CONTABILITA’ CON LA FATTURA AUTOMATIZZATA.

FORMULE E FUNZIONI: Si riprende ora il discorso della creazione di “DATA BASE”, che sono come ricorderemo un’insieme di dati che mi servono per organizzare, gestire e rintracciare informazioni.

Si crea un Data Base su un foglio di lavoro e lo si usa per memorizzare ed elaborare raccolte di dati ampi e complessi.

Come sappiamo grazie alle funzionalità di Excel questi Data Base possono essere una volta immessi, aggiunti, modificati, individuati, ordinati ed analizzati.

Molto importante è sapere che Excel nella creazione di fogli elettronici di lavoro usufruisce di molte funzioni: Infatti è solo inserendo formule e funzioni che si affida al programma il compito di rielaborare ed aggiornare i risultati ad ogni variazione dei dati immessi.

Excel impiega formule di vario tipo: FORMULE NUMERICHE – che restituiscono un numero come risultato, FORMULE DI TESTO - che sono raramente usate e servono per operare concatenamenti di stringhe. Esempio “Riepilogo del mese di “& H3” significa riepilogo del mese di marzo che e’ indicato dalla cella H3.

FORMULE LOGICHE - che sono utilizzate all’interno di funzioni come ad esempio la funzione SE DETTA ANCHE FUNZIONE ANNIDATA CIOè sarebbe a dire che : UNA FUNZIONE SI ATTUA SE AVVIENE prima UN’ ALTRA FUNZIONE. E’ UNA FUNZIONE DENTRO UN’ ALTRA , OSSIA LA SECONDA SI ATTUA SOLO SE PARTE LA PRIMA. ES B12<B13 (UTILIZZATA PER DETERMINARE SE IL CONTENUTO DELLA CELLA B12 E’ INFERIORE A QUELLA DI B13.)

FUNZIONI : SONO formule predefinite da Excel per la realizzazione di calcoli molto complessi o algebrici.

Excel offre più di 200 funzioni predefinite per la realizzazione di calcoli complessi.

Queste funzioni mi serviranno per: Realizzare calcoli, Pagina 7 di 25

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Impostare istruzioni condizionali, che verranno cioè eseguite o meno in base ad una determinata condizione di test effettuato su un valore variabile: LA FUNZIONE ANNIDATA CIOè UNA FUNZIONE CHE SI ATTUA SE AVVIENE UN’ ALTRA FUNZIONE e’ un esempio di ciò che spiegavo poco prima sopra: PRATICAMENTE E’ UNA FUNZIONE DENTRO UN’ ALTRA , OSSIA LA SECONDA SI ATTUA SOLO SE PARTE LA PRIMA, ED E’ RAPPRESENTATA DA SE. ES: SE IL MIO TOT E > DI 300 SONO IN ATTIVO SE E’ PIù BASSO SONO IN PASSIVO, Semplificare calcoli aritmetici e algebrici Le funzioni di Excel hanno tutte la stessa sintassi. Si metterà il segno = d’avanti, e dopo il nome della funzione viene aperta una parentesi tonda, con all’interno gli eventuali argomenti separati tra loro tramite punti e virgola ed infine termina con la chiusura della parentesi tonda. Esempio: =SOMMA(B3:B4) Si può accedere facilmente alle funzioni cliccando su fx simboleggiante la funzione o andando nella barra dei menù ad inserisci, e cliccando su inserisci funzione, apparirà una tendina divisa per categorie rappresentante tutte le funzioni che posso impiegare, affiancate dal nome corrispondente.

Piccola Parentesi : FORMATO NUMERI Il formato dei numeri determina il modo in cui il numero viene visualizzato all’interno della cella, senza niente influire sul valore effettivo del numero stesso.

Per modificare il formato di visualizzazione di un numero è sufficiente invocare il comando celle dal menù formato. Poi tramite la scheda Numero della finestra di dialogo Formato Celle posso intervenire per ad esempio modificare il numero dei decimali.

RIPRENDENDO ARGOMENTO: FUNZIONI

Formule e funzioni si avvalgono in genere di specifici operatori per consentire di specificare in modo sintetico e preciso le operazioni desiderate o l’insieme dei dati ai quali esse devono essere applicate. Di seguito mostro delle piccole tabelle riepilogative:

Operatore Significato Esempio Aritmetici * Moltiplicazione B2*C2 / Divisione B2/C2 Pagina 8 di 25

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+ % ^

Operatore Di confronto = < > <= >= <> Operatore SU INTERVALLI

Somma Sottrazione Per cento Potenza

B2+C2 B2-C2 10% 12^3

Significato

Esempio

Eguale Minore Maggiore Minore od uguale Maggiore od uguale Diverso

B2=C2 B2<C2 B2>C2 B2<=C2 B2>=C2 B2<>C2

Significato

Esempio

: Intervallo B2:C2 ; Unione B2;C2 Di concatenamento & Concatenamento di stringhe B2&C2 N.B. Gli operatori aritmetici rispettano le priorità matematiche, nel senso che le operazioni di moltiplicazione e divisione verranno eseguite sempre prima delle operazioni di somma e sottrazione, almeno che queste ultime non siano disposte tra parentesi tonde.

Esempio. 3+2*6 = 15 MA (3+2)*6 = 30 E ((3+2) * (7-1))/3 = 10 FORMATO NUMERI Il formato dei numeri determina il modo in cui il numero viene visualizzato all’interno della cella, senza niente influire sul valore effettivo del numero stesso. Per modificare il formato di visualizzazione di un numero è sufficiente invocare il comando CELLE DAL MENU’ FORMATO E TRAMITE LA SCHEDA NUMERO DALLA FINESTRE FORMATO CELLE. CI SI PUò SERVIRE ANCHE DEL TASTO DX DEL MOUSE Excel mette a disposizione svariate categorie di formati numero: Numero Valuta Contabilità Data Pagina 9 di 25

Or a Percentuale Frazione Scientifico Testo Speciale personalizzato

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Protezione delle celle

La scheda protezione della finestra di dialogo FORMATO CELLE, viene invocata per motivi di sicurezza dei dati: Quando un foglio di lavoro è attivo nella modalità predefinita tutti i dati, le formule e le funzioni possono essere modificati in qualsiasi momento, quindo per evitare tutto ciò, dopo avere terminato il mio DB, ed impostato le relative formule e funzioni: seleziono l’area di lavoro ; formato celle ; e selezionerò la scheda Protezione ;

dopodiché spunterò la voce dalla scheda apparsa Proteggi Foglio che più mi si addice in quel momento.

Per sbloccare, basta ripercorrere lo stesso procedimento e togliere la spunta da dove è stata immessa.

Excel mi permette anche di collegare fogli di lavoro separati in modo che ogni cambiamento apportato ad uno di essi si rifletta immediatamente sul foglio di lavoro: Ad esempio per incollare le formule invece di usare l’incolla normale posso usare dal menu modifica l’incolla sepciale – incolla collegamento , in questo modo Excel provvederà a creare automaticamente il collegamento.

VEDIAMO IN PRATICA L’UTILIZZO DI FORMULE E FUNZIONI: (SOMMA)

Prendiamo ad esempio questa Tabella che e’ stata creata in Excel e copiata qui di seguito:

ANDAMENTO VENDITE VINI Pagina 10 di 25

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Tipo

I Trimestre II Trimestre

III Trimestre IV Trimestre Totale

Barolo

267

345

189

176

977

Brunello

123

98

145

102

468

Dolcetto d'Alba

376

432

368

397

1573

Galestro

410

398

376

397

1581

Nobel di Montep.

Rosso di Montalcino

295

210

234

127

866

238

213

412

365

1228

Sangiovese

234

523

165

174

1096

Vernaccia

124

69

123

154

470

Abbiamo innanzitutto creato le nostre colonne che altro non sono che i nostri campi unici e nominati, e i nostri record costituiti dalle righe. Dopodiché per ogni colonna è stato attribuito il dato corrispondente semplicemente inserendolo nella relative celle.

(Il ragionamento che facciamo in DB di Excel è un ragionamento di calcolo, che non riguarda i numeri ma riguarda esclusivamente le celle.)

Per creare il nostro totale riportato qui in tabella: possiamo fare in diversi modi: • MI POSIZIONO SULLA CELLA DOVE DEVE RISULTARE IL MIO TOTALE E NELLA BARRA DELLE FORMULE, o DIGITO SEMPLICEMENTE QUESTA FORMULA CHE MI SIMBOLEGGIA APPUNTO LA SOMMA CHE DEVO ESEGUIRE UTILIZZANDO I RIFERIMENTI CHE ALTRO NON SONO CHE LE CELLE, =(NOME DELLA CELLA AD ES B3:B6) • CHIUDO LA MIA PARENTESI E PREMO INVIO o NELLA CELLA APPARIRA’ LA SOMMA. • UTILIZZO LA FUNZIONE SOMMA DA: o INSERISCI; FUNZIONE CONTRASSEGNATA ANCHE CON fx; • A questo punto nella tendina chiamata ARGOMENTI FUNZIONE, che mi appare andrò a confermare con l OK se le celle che devono essere sommate corrispondono al vero, oppure potrò andare a modificare il nome delle celle se mi occorrerà fare una somma con celle diverse. Ovviamente confermo sempre cliccando sull’OK. •

UTILIZZO IL PULSANTE fx posto a fianco della barra delle formule; Pagina 11 di 25

•

Conosciamo il nostro computer o PRIMA DI CLICCARVI SOPRA DOVRO’ POSIZIONARMI SULLA CELLA DOVE DESIDERO CHE RISULTI LA MIA SOMMA Mi apparirà la mia tendita chiamata argomenti funzione come quella apparsa in precedenza e confermerò o varierò le celle che devo sommare.

UTILIZZO LA SOMMA AUTOMATICA RAPPRESENTATA DALLE “M” ROVESCIATA POSTA IN ALTO SULLA BARRA DEGLI STRUMENTI. o SELEZIONO LE CELLE CHE MI SERVONO DA SOMMARE COMPRESA QUELLA VUOTA, DOVE RISULTERA’ LA SOMMA

Se andassi a variare in ognuna delle mie celle dei dati, vedrei che di conseguenza varia anche il mio totale .

QUESTA TABELLA MI SERVIRA’ PER CAPIRE COME E’ POSSIBILE UTILIZZARE ATTRAVERSO UNA SEMPLICE FORMULA DIGITATA IN CORRISPONDENZA DELLA BARRA DELLE FORMULE; UNA MOLTIPLICAZIONE, ED ANCHE IL CALCOLO DELL’IVA UTILIZZANDO I RIFERIMENTI. BASTA INFATTI, digitare la seguente formula =(B16*D16) – VEDI FILE DI EXCEL PER QUANTO RIGUARDA L’IVA INVECE IL DISCORSO CAMBIA PERCHE’ IN QUESTO CASO HO UNA CELLA CHE RIMANE FISSA E QUINDI DEVO UTILIZZARE I RIFERIMENTO PER BLOCCARLA ESISTONO DUE TIPI DI RIFERIMENTI:

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ASSOLUTO

DESCR.MERCE

Q.TA'

PREZZO UNIT.

MAGLIONI

15

30

45

9

99

PANTALONI

13

45

58

12

128

CAMICE

14

65

79

16

174

GO N N E

65

45

110

22

242

TU TE

77

56

133

27

293

IMPONIBILE

IVA

TOTALE

20%

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa SONO CELLE DOVE O LA COLONNA O LA RIGA SONO BLOCCATE. PER BLOCCARLE UTILIZZO IL SIMBOLO $ CHE MI PERMETTE DAVANTI ALLA RIGA DI BLOCCARE APPUNTO LA RIGA E POSTO DAVANTI ALLA COLONNA DI BLOCCARE LA STESSA. ES: D$7 = MISTO

PER RIFERIMENTO ASSOLUTO BLOCCO SIA LA COLONNA SIA LA RIGA. ES $D$7 = ASSOLUTO

N.B. PER COPIARE IL COMANDO DA UNA CELLA VERSO IL BASSO INVECE DI UTILIZZARE IL COPIA INCOLLA CHE E’ PIU’ IMPEGNATIVO E LUNGO COME PROCEDIMENTO BASTA CHE MI POSIZIONI SULLA CELLA CHE DEVO COPIARE MI APPARIRA’ UN SEGNO + E TRASCINERO’ IL MOUSE VERSO IL BASSO .

CREAZIONE DEL GRAFICO Barolo

600

Brunello

500

Dolcetto d'Alba

400

Galestro

300

Nobel di Montepul ciano Rosso di Montalcin o Sangioves e

200 100

Vernaccia

0 I Trimestre

II Trimestre

III Trimestre

IV Trimestre

MI SONO BASATA SULLA PRIMA TABELLA QUELLA DEI VINI SELEZIONANDO LE CELLE CHE VOGLIO FACCIANO PARTE DEL MIO GRAFICO, VADO A CLICCARE IN CORRISPONDENZA PER MAGGIORE FACILITA’ DELLA ICONCINA POSTA SULLA BARRA DEGLI STRUMENTO DEL “GRAFICO” E SEGUO LE ISTRUZIONI ANDADO A CLICCARE DI VOLTA IN VOLTA SULL’AVANTI. NATURALMENTE SELEZIONERO’ IL GRAFICO CHE Più FA AL CASO MIO, IN QUESTO CASO E’ STATO L’ISTOGRMMA MA POTREBBE ANCHE ESSERE LA TORTA O ALTRI VEDI SOTTO:

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa

SCOPO DEI GRAFICI: Essi rendono più facile il confronto dei dati, rendendo visibili in un colpo d’occhio le caratteristiche principali nel caso i dati siano molto numerosi.

Per lo più i grafici utilizzano come quadro di riferimento due semirette che si intersecano con un angolo di 90°, il cosiddetto sistema di coordinate cartesiane.

La semiretta orizzontale viene chiamata asse X e quella verticale asse Y , per i grafici tridimensionali compare anche la semiretta di profondità chiamata asse Z .

Nel caso dei grafici a torta la scala di riferimento è costituita dall’intera circonferenza, e gli indici sono costituiti e rappresentati da angoli che sottendono i vari settori.

Per creare un grafico servono anche : Il titolo, od eventuale sottotitolo, e almeno una legenda che specifica la natura della serie di dati assegnata ad un componente del grafico.

Si possono usare anche delle intestazioni di asse, ma è bene non appesantire troppo il nostro grafico, per facilitarne una più facile comprensione.

Due sono comunque, gli elementi peculiari di un grafico: Serie di dati; (costituiti da righe e colonne in una tabella) Indicatori di dati (sono la rappresentazione grafica di un singolo dato o valore originato da una cella di una tabella, posso assumere le sembianze di barre,sezioni,aree e punti. o L’insieme d’indicatori di dati correlati costituisce una serie di dati.

VARI TIPI DI GRAFICI Istogrammi (mostrano la variazione nell’arco di un periodo di tempo, o confrontano elementi) Grafici a barre orizzontali (mostrano dei valori in un determinato momento per confronti più espliciti tra gli elementi) I grafi a linea (mostrano tendenze lungo un arco di tempo) I grafici a torta (mostrano la relazione o il rapporto delle parti con l’insieme, non vi sono assi e la comparazione si vede dalla proporzione delle singole fette rappresentanti i diversi dati) I grafici a dispersione (mostrano la relazione tra i valori numerici o gruppi di dati) I grafici ad area (rappresentano l’importanza relativa dei valori in un intervallo di tempo) I grafici ad anello (dove gli anelli rappresentano torte diverse, ognuna associata ad una specifica serie) I grafici a radar (per andamenti ciclici) I grafici a superfice (analoghi ai grafici ad area), ma si prestano bene a visualizzare le tendenze dei valori relativi a due dimensioni in una curva continua.

I grafici a bolle ( confrontano serie di tre valori) I grafici azionari (si suddividono in quotazioni azionarie d’apertura, volume degli scambi e quotazioni azionarie di chiusura.)

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa I grafici a cilindro, cono e piramide (sono varianti grafiche degli istogrammi) I grafici tridimensionali. (sono graficamente simili ai bidimensionali ma molto più chiari e l’impatto espositivo risulta molto più leggibile) I grafici possono essere anche personalizzati, una volta determinato il tipo di grafico che fa più al caso nostro, possiamo ridefinire i colori, immettere un titolo, ingrandire e modificare il carattere, colorare lo sfondo con trame, colori diversi, tutti questi tipi di formattazione per i grafici, sono accessibili attraverso il tasto DX del mouse, o con un doppio click del tasto SX del mouse sopra l’elemento da RIFORMATTARE.

COME CREARE UNA FATTURA AUTOMATIZZATA: SCOPO DELLA FATTURA AUTOMATIZZATA E’ CERTAMENTE QUELLO DI RIUSCIRE AD EFFETTUARE IL MAGGIOR NUMERO DI FATTURE, SEMPLICEMENTE INSERENDO UN UNICO CODICE PER L’ANAGRAFICA DEL CLIENTE E SINGOLI CODICI CHE VERRANNO UTILIZZATI PER SPECIFICARE LA MERCE VENDUTA IN FATTURA. QUELLO, QUINDI, CHE SI VUOLE RAGGIUNGERE E’ SENZA DUBBIO LA RAPIDITA’ E ALLO STESSO TEMPO GARANTIRE LA CORRETTEZZA DEI DATI CHE VERRANNO DI VOLTA IN VOLTA INSERITI IN FATTURA. EXCEL MI PERMETTE DI OTTENERE TUTTO QUESTO, AL PARI DI UN QUALSIASI ALTRO SOFTWARE PER LA CONTABILITA’ CHE POSSIAMO TROVARE IN COMMERCIO, SEMPLICEMENTE PROGRAMMANDOLO PER L’ESECUZIONE PRATICA DI TUTTO QUELLO DETTO SINO AD ORA. NELLA LOGICA DI EXCEL E NELLA LOGICA DELLA SUA PROGRAMMAZIONE, E’ PRIMA DI TUTTO IMPORTANTE TENERE PRESENTE CHE TUTTE LE FORMULE E LE FUNZIONI CHE IMPOSTEREMO SARANNO EFFETTUATE RAGIONANDO CON LE CELLE E NON CON I NUMERI. DETTO QUESTO, COME NELLA MIGLIORE TRADIZIONE DI QUESTO PROGRAMMA DI FOGLI ELETTRONICI DI LAVORO, DOBBIAMO ANZITUTTO CREARE DEI DATA BASE CONTENENTI I NOMI E COGNOMI DEI CLIENTI, IL LORO INDIRIZZO, CAP, CITTA’, PROVINCIA, E PARTITA IVA, PER INFORMARE IL NOSTRO COMPUTER DEI DATI DI CUI AVRA’ BISOGNO IN FASE DI FATTURAZIONE. UTILIZZEREMO UN UNICO FILE DI EXCEL, E CREEREMO TUTTI I FOGLI CHE MAN MANO CI SERVIRANNO, NOMINANDOLI COME PREFERIAMO. 16

Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa

ESEMPIO DI DATA BASE CLIENTI CHE POTREMMO CREARE (I NOMI SONO PURAMENTE INDICATIVI E NON CORRISPONDONO ASSOLUTAMENTE ALLA REALTA!:) NOME CLIENTE COLPI EUGENIO

INDIRIZZO VAI ROMAGNA, 1

MANSERVICI VIA MONTANARI, 56 LUCA

CITTA'

PR

CAP

P. I V A

DESTIN. MERCE

BONDENO

FE

44012

IT03444567845

PIAZZA ROMA, 6 FE

PORTO GARIB.

FE

44032

IT04567666687

LARGO CASTELLO, 7 FE

CASARI LILIA

VIA AGOSTI, 5

P O RP O RA N A

FE

44012

IT56554433273

VIA DEI RAGNI, 45 FE

CORSARI LAURO

VIA DELLE ROVERI, 67

RAVALLE

FE

44022

IT00988866756

VIA DEGLI OLMI, 45 FE

COPPI FAUSTA

PIAZZA TRAVAGLIO, 34

SALVATONICA

FE

44012

IT00005656754

VIA ARDENZI, 7 FE

CORRADI LUCIO

PIAZZA DONEGA', 5

SALVATONICA

FE

44012

IT56661212324

STESSO COME SOPRA

FAVOLISI FLAVIO

VIA DEGLI OLMI, 98

BONDENO

FE

44012

IT11223344550

STESSO COME SOPRA

LUOGHI LUCA

VIA DEGLI ACERI, 22

BONDENO

FE

44012

IT67009090900

STESSO COME SOPRA

ANTONI ANTONIO

VIA DELLE RETI, 99

M.DI RAVENNA

FE

44067

IT67090909045

STESSO COME SOPRA

TOSI UGO

VIALE FLAVIO, 56

MARINA ROMEA

FE

45060

IT54345345000

STESSO COME SOPRA

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa

DOPO CREEREMO UN ULTERIORE DATA BASE PER I TERMINI DI PAGAMENTO, E PER L’APPOGGIO BANCARIO. VEDI ALTRO ESEMPIO: NOME CLIENTE

PAGAMENTO

BANCA

RIMESSA 60 GG .D.F.

BN A

RB 45 GG DF

BANCA DI ROMA

CASARI LILIA

RIMESSA 30 GG DF

CARIPLO

CORSARI LAURO

RIMESSA 45 GG DF

UNICREDIT

RIMESSA 30 FINE MESE

BANCA DI ROMA

RIBA 60/90 DF

BN A

RIBA 45/60/90 FM

CFR

RIBA 120 DF FM

CRC

RIMESSA 30 DF FM

CARISBO

RIBA 45 DF FM

CRC

COLPI EUGENIO MANSERVIGI LAURA

COPPI FAUSTA CORRADI LUCIO FAVOLISI FLAVIO LUOGHI LUCA ANTONI ANTONIO TOSI UGO

N.B. PER FACILITARE LA COMPRENSIONE DELLA FATTURA AUTOMATIZZATA HO CREATO PER OGNI SINGOLA PORZIONE CHE DOVRA’ ESSERE COMPILATA NELLA MIA FATTURA,DATA BASE SEPARATI, MA NESSUNO VIETA DI CREARNE UNO UNICO DA GESTIRE COME MEGLIO SI PREFERISCE UNA VOLTA COMPRESO IL SUO FUNZIONAMENTO.

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa

NOME CLIENTE

TRASPORTO

COLPI EUGENIO MANSERVIGI LAURA

CORRIERE

CASARI LILIA

DESTINATARIO

NOME

INDIRIZZO

BARTOLINI

VIA RAGNI, 4 FERRARA

DESTINTARIO

CORSARI LAURO CORRIERE

DHL

COPPI FAUSTA

CORRIERE

DHL

CORRADI LUCIO FAVOLISI FLAVIO

CORRIERE

DHL

CORRIERE

MONTANARI

CORRIERE

DHL

VIA OLMI, 56 FERRARA VIA OLMI, 56 FERRARA VIA OLMI, 56 FERRARA VIA RODARI, 4 RAVENNA VIA OLMI, 56 FERRARA

MONTANARI

VAI RODARI, 4 RAVENNA

LUOGHI LUCA ANTONI ANTONIO

DESTINATARIO

TOSI UGO

CORRIERE

ELEMENTO BASE PER COLLEGARE I NOSTRI DATI CONTENUTO NEI, O NEL DATA BASE E’ SENZA DUBBIO IL CODICE CLIENTE CHE IN QUESTI DATA BASE NON E’ PRESENTE MA CHE DOBBIAMO INSERIRE PER RICHIAMARE IN FASE DI FATTURA I NOSTRI CLIENTI E LE LORO CARATTERISTICHE. QUINDI FAREMO IN QUESTO MODO: VERRA’ AGGIUNTA UNA COLONNA CHE PER MAGGIORE CHIAREZZA SARA’ POSTA COME PRIMA COLONNA DEI NOSTRI DATA BASE: VEDI ESEMPIO SOTTO:

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa CD

NOME CLIENTE

INDIRIZZO

CITTA'

PR

CAP

P.IVA

T EL

F AX

COLPI

1 EUGENIO

VAI ROMAGNA, 1

BONDENO

FE

44012

IT03444567845 O532/232344 O532/232344

MANSERVIGI 2 LAURA

VIA MONTANARI, 56

PORTO GARIB.

FE

44032

IT04567666687 0533/232233

0533/232233

3 CASARI LILIA

VIA AGOSTI, 5

PORPORANA

FE

44012

IT56554433273 0532/343455

0532/343455

VIA DELLE ROVERI, 67

RAVALLE

FE

44022

IT00988866756 0532/454655

0532/454655

5 COPPI FAUSTA

PIAZZA TRAVAGLIO, 34

SALVATONICA

FE

44012

IT00005656754 0533/121122

0533/121122

6 LUCIO

CORSARI 4 LAURO

CORRADI

PIAZZA DONEGA', 5

SALVATONICA

FE

44012

IT56661212324 0532/450066

0532/566644

FAVOLISI 7 FLAVIO

VIA DEGLI OLMI, 98

BONDENO

FE

44012

IT11223344550 0532/455555

0532/122222

8 LUOGHI LUCA

VIA DEGLI ACERI, 22

BONDENO

FE

44012

IT67009090900 0532/345455

0532/123434

VIA DELLE RETI, 99

M.DI RAVENNA

FE

44067

IT67090909045 0533/909090

0533/656666

VIALE FLAVIO, 56

MAR.ROMEA

FE

45060

IT54345345000 0533/676767

0533/231209

ANTONI 9 ANTONIO

10 TOSI UGO

IL NOSTRO CODICE CLIENTE PUO’ ESSERE FATTO SIA DI NUMERI SIA DI LETTERE, AD ESEMPIO PER FACILITARE LA RICERCA DI UN ELEVATO NUMERO DI CLIENTI, POSSIAMO INSERIRE LE TRE LETTERE DEL COGNOME O LA PRIMA DEL NOME E LE ALTRE DUE DEL COGNOME ECC.ECC. LE POSSIBILITA’ SONO INNUMEREVOLI, SENZA PARTICOLARI LIMITI, STA A NOI VEDERE QUELLO CHE PIU’ CI OCCORRE E CI FA COMODO IN FASE DI LAVORO. ORA DOPO AVERE CREATO I TRE DATA BASE PRINCIPALI, PASSIAMO ALLA PARTE CENTRALE DELLA NOSTRA FATTURA:

ORA LA PARTE CENTRALE CHE RIGUARDA LA MERCE:

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa ELENCO MERCE:

codice 2343

DESCRIZIONE MAGLIONE BENTTON BLU A COSTE

1233

PIGIAMA NERO A POIS BIANCHI

€ 23, 00

10%

7677

CALZE PURA LANA VERGINE ROSA

€ 12, 00

40%

4560

COLLANT DI SETA A RETE

€ 13, 00

NS

6777

€ 56, 00

50%

€ 45, 00

NS

€ 50, 00

10%

4544

PANTALONI JEANS JAZZ BLU PANTA COLLANT IN BLU ROSA ARANCIO CAMICIA GOLDEN IN LINO E VISCONSA CAMICIA IN TINTA UNITA ANNABELLA

€ 67, 00

10%

3433

GUANTI SETA FOLKLAND

€ 33, 00

10%

2322

COLLANT GOLDEN LADY MAGLIONI COLLO A V IN TINTE U N I TE

€ 10, 00

10%

€ 34, 00

10%

€ 78, 00

10%

6787

MAGLIA UOMO E DONNA PANTALONI A COSTE TAGLIA UNICA

€ 67, 00

NS

8908

CALZE COTONE E VISCOSA

€ 55, 00

40%

1234

CAMICIA UOMO A QUADRI

€ 60, 00

20%

4567

LUPETTO TINTA UNITA

€ 45, 00

NS

8765

LUPETTO A COSTE E FIORI MINI ABITO CON PULLOVER COORDINATO

€ 45, 00

3%

€ 80, 00

NS

6666 5555

8900 9000

8977

prezzo unitario

sconto

€ 34, 00

3%

ADESSO SI PASSA ALLE FORMULE CHE CI SERVIRANNO PER L’AUTOMAZIONE

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa ORA DOBBIAMO IMPOSTARE NELLA CASELLINA POSTA SOTTO ALLA DICITURA CODICE CLIENTE,(IN FATTURA) I CODICI DI TUTTI I NOSTRI CLIENTI, METTENDOLI SOTTOFORMA DI ELENCO. PRIMA OPERAZIONE E’ QUELLA DI NOMINARE I NOSTRI CLIENTI DAL DATABASE CHE ABBIAMO CREATO. SELEZIONEREMO LE CELLE DEI NOMI CLIENTI DAL PRIMO ALL’ULTIMO PRESENTI NEL NOSTRO DB., E NELLA CASELLA NOME POSTA IN ALTO A SINISTRA DEL NOSTRO FOGLIO DI CALCOLO SCRIVIAMO IL NOME DEL NOSTRO ELENCO, ES ELECLIENTI. ORA DENTRO ALLA CASELLINA CODICE CLIENTE, CLICCHIAMO SUL MENU’ DATI, CONVALIDA, ELENCO, E SCRIVIAMO =ELECLIENTI.

SEMPRE IN FATTURA,

POSSIAMO DIRE CHE ABBIAMO DETTO AD EXCEL DI PRENDERE TUTTI I MIEI CLIENTI E PERMETTERMI DI VISUALIZZARLI NELLA CASELLA CODICE SOTTO FORMA DI ELENCO, IN MANIERA DA POTER SELEZIONARE QUELLO CHE PIU’ MI SERVE IN QUEL MOMENTO. STESSO PROCEDIMENTO SEGUIRO’ PER I CODICI ARTICOLI POSTI NELLA FASE CENTRALE DELLA FATTURA: MI POSIZIONERO’ SULLA CELLA DEL CODICE ARTICOLO; ANDRO’ NEL MENU’ DATI; CONVALIDA; ELENCO; =ELEARTICOLI (DOPO AVERE SELEZIONATO TUTTI I MIEI ARTICOLI DAL DATA BASE CORRISPONDENTE ED AVER NOMINATO DETTA SELEZIONE NELLA CASELLA NOME CON IL NOME ELEARTICOLI. ORA ANDRO’ A NOMINARE I MIEI DATA BASE, COMPLESSIVAMENTE NELLA LORO TOTALITA’, LI SELEZIONERO’ UNO AD UNO E NELLA STESSA MANIERA FATTA PER L’ELENCO CLIENTI, E L’ELENCO ARTICOLI, ANDRO’ NELLA CASELLA NOME E LI NOMINERO’ COME MEGLIO CREDO. N.B. ESCLUDERO’ DALLA SELEZIONE SOLO I NOMI DELLE COLONNE.

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa

IL CERCA.VERT, COME DICE LA PAROLA STESSA, CERCA VERTICALMENTE I DATI CHE GLI SONO RICHIESTI. E’ UNA DELLE TANTE FUNZIONI CHE POSSO TROVARE SEMPLICEMENTE CLICCANDO SU FX POSTO IN ALTO SULLA BARRA DELLE FORMULE, OPPURE CLICCANDO SU INSERISCI – FUNZIONE. IL COMPUTER AUTOMATICAMENTE MI FARA’ APPARIRE UNA SERIE DI FUNZIONI CHE SONO DIVISE PER CATEGORIA, E CHE AVRANNO SOTTO LA CASELLA DI TESTO SCRITTA, UNA PICCOLA SPIEGAZIONE SUL LORO UTILIZZO. BASTERA’ CLICCARE SULLA FUNZIONE CHE MI SERVE IN QUEL MOMENTO ED EXCEL FARA’ APPARIRE UN’ALTRA CASELLA DI TESTO CON LA SPECIFICA DEI PARAMENTRI CHE DOVRO’ INSERIRE IN QUEL DETERMINATO CASO. IL CERCA.VERT PUò ESSERE UTILIZZATO SIA SOLO, NEL CASO VOLESSI DARE UN ORDINE AL PROGRAMMA E DIRGLI CATEGORICAMENTE DI EFFETTUARE DETERMINATE COSE, MA PUò ESSERE CONTENUTO ANCHE ALL’ INTERNO DI UN’ ALTRA FUNZIONE CHE PRENDE IL NOME DI FUNZIONE ANNIDATA, OSSIA LA FUNZIONE SE, CHE MI PERMETTERA’ DI PORRE ANCHE DELLE “CONDIZIONI” PER RAGGIUNGERE IL RISULTATO SPERATO. (COME SAPPIAMO LA FUNZIONE ANNIDATA, FA PARTE DELLE FUNZIONI CONDIZIONALI, OSSIA SI ATTUERA’ UNA DETERMINATA FORMULA, SOLO SE PRIMA NE AVVERRA’ UN’ ALTRA).

VEDIAMO ORA IL PRIMO CASO: C.V.SOLO POSIZIONIAMOCI SULLA CELLA DEL NOME CLIENTE E DIGITIAMO LA SEGUENTE FORMULA:

=CERCA.VERT($B$12;ELENCO;2)

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa CERCA.VERT = FUNZIONE (CHE MI PERMETTE DI CERCARE VERTICALEMTE, OSSIA DALL’ALTO VERSO IL BASSO DEI DATI NEL DATA BASE SPECIFICATO); ( ) LE PARENTESI TONDE, RACCHIUDONO I DATI CHE DEVONO ESSERE PRESI IN CONSIDERAZIONE PER, IN QUESTO CASO IL CERCA.VERT; $B$12 = ALLA CELLA DEL CODICE CLIENTE O DEL CODICE ARTICOLO CHE CONTIENE TUTTI GLI ELENCHI RISPETTIVAMENTE DEI CLIENTI ED ANCHE DEI CODICI ARTICOLI;(VIENE BLOCCATA PERCHé COME SI SA EXCEL TENDE QUANDO COPIA FORMULE, A SPOSTARSI DI VOLTA IN VOLTA DI UNA CASELLA IN GIù, QUINDI SI E’ IMPOSTO ALLA FORMULA DI TENERE SEMPRE COME RIFERIMENTO LA CASELLA B12 BLOCCANDONE SIA LA COLONNA CHE LA RIGA. ELENCO O MATRICE TABELLA = E’ IL NOME CHE SI E’ VOLUTO DARE IN FASE DI SELEZIONE ALLA TABELLA CLIENTI E CONTIENE TUTTI I MIEI DATI, A PARTIRE DALLA CITTA’, DAL CAP, DALLA P. IVA E VIA DICENDO; 2 E’ LA MIA COLONNA IN RIFERIMENTO ALLA TABELLA DI CUI SOPRA (IL DISCORSO NON VARIA SIA CHE SI PARLI DI TABELLE DEI CLIENTI SIA CHE SI PARLI DELLE TABELLE CODICI ARTICOLI. AD ESEMPIO SE VOGLIO CHE NELLA CASELLA P. IVA APPAIANO LE PARTITE IVA CORRISPONDENTI AL CODICE CLIENTE DATO, METTERO’ IL NUMERO DELLA COLONNA DOVE SONO STATE SCRITTE LE P.I. NEL DATA BASE CHE HO CREATO ASSIEME AGLI ATRI DATI CLIENTI. IN QUESTO MODO SOLO CAMBIANDO LA COLONNA DI RIFERIMENTO, CHE POTRA’ ESSERE 2,3,4,5,6 ECC.. AVRO’ IN AUTOMATICO IL MIO DATO CORRISPONDETE. BLOCCANDO LA MIA CELLA,($B$12), POSSO UNA VOLTA DIGITATA LA MIA FORMULA NELLA PRIMA CELLA CHE SARA’ IL NOME CLIENTE, COPIARLA CON IL COPIA/INCOLLA NELLE ALTRE CELLE, ES: INDIRIZZO, CAP ECC, SEMPLICEMNTE COME DICEVO SOPRA, CAMBIANDO SOLTANTO IL NUMERO DELLA COLONNA DI RIFERIMENTO. IL LAVORO RISULTA IN PRIMIS UN PO’ BRIGOSO MA, UNA VOLTA PROGRAMMATA TUTTA LA NOSTRA FATTURA AVREMO UN’ OTTIMO STRUMENTO VELOCE PER EFFETTUARE LE NOSTRE FATTURE. IL PROCEDIMENTO RIMANE SEMPRE LO STESSO SIA PER LA 1 FASE DELLA FATTURA COME EVIDENZIATO SOPRA NELLA PROSPETTO ESPLICATIVO, SIA PER LA 2,3,4.

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Conosciamo il Nostro Computer – Lezione 7 di 16 PARTE DEDICATA ALL’APPRENDIMENTO DI MICROSOFT EXCEL Autrice Casari Elisa CAMBIERANNO OVVIAMENTE SOLO I DATA BASE CHE SELEZIONERO’ NEL CASO NE ABBIA PIù DI UNO, PER POTER PRENDERE I DATI CHE DI VOLTA IN VOLTA MI SERVIRANNO. N.B. IL BLOCCAGGIO DELLA CELLA, AVVIENE SOLO NEL CASO D’INSERIMENTO DATI ANAGRAFICI, BANCARI, E DI TRASPORTO, MA NON AVVIENE NEL CASO DEGLI ARTICOLI, PERCHé IL TRASCINAMENTO CI PERMETTERA’ DI TRASCINARE LA NOSTRA FORMULA VERTICALMENTE IN AUTOMATICO,NEL CORPO DELLA FATTURA. SECONDO CASO = SE =SE($B$12=””;””;(CERCA.VERT;$B$12;ELENCO;2)) ABBIAMO ANZITUTTO POSTO UNA CONDIZIONE, PER PERMETTERE AL CERCA.VERT DI TROVARE I DATI RICHIESTI ATTUANDO LA SUA FUNZIONE.

LA SPIEGAZIONE A DETTA FORMULA E’ SOGGETTIVA, E A MIO PARERE NON E’ PROPRIO IL CASO DI QUESTA SITUAZIONE, MA IN CASI DOVE VOGLIO CHE IL MIO RISULTATO SIA VARIABILE A SECONDA CHE SI VERIFICHI O MENO UN DETERMINATE CONDIZIONI, ALLORA IN QUEL CASO E’ INDISPENSABILE. PER SPERIMENTARE QUESTA SPIEGAZIONE E POTERLA APPLICARE ANCHE SU DOCUMENTI DI NOSTRA INVENZIONE, ESEGUIRE L'ESERCIZO ALLEGATO. N.B. OGNI RIFERIMENTO A COSE FATTI O PERSONE E’ DA CONSIDERARSI PURAMENTE CASUALE

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