Skriv gode dokumenter i velferdstjenestene (9788245034004)

Skriv gode doku‑ menter

i velferdstjenestene

Skriv gode doku‑ menter

i velferdstjenestene

Copyright © 2023 by Vigmostad & Bjørke AS

All Rights Reserved

1. utgave 2023 / 1. opplag 2023

ISBN: 978-82-450-3400-4

Grafisk produksjon: John Grieg, Bergen

Omslagsdesign ved forlaget

Forfatteren har mottatt støtte fra Det faglitterære fond.

Spørsmål om denne boken kan rettes til: Fagbokforlaget

Kanalveien 51

5068 Bergen

Tlf.: 55 38 88 00

e-post: fagbokforlaget@fagbokforlaget.no www.fagbokforlaget.no

Materialet er vernet etter åndsverkloven. Uten uttrykkelig samtykke er eksemplarfremstilling bare tillatt når det er hjemlet i lov eller avtale med Kopinor.

Vigmostad & Bjørke AS er Miljøfyrtårn-sertifisert, og bøkene er produsert i miljøsertifiserte trykkerier.

Innledning

Vi presenterer oss som forfattere, hva som er grunnlaget for boken og noen ordvalg og avgrensinger. Til slutt viser vi bokens oppbygging.

Tenk deg at du ikke kjenner deg igjen i møtereferatet fra Nav der dere snakket om muligheten for om du skal få innvilget uføretrygd. Du vil at de skal behandle deg bra, så du tør ikke si ifra om ting du er uenige med dem om.

Tenk deg at barnevernet pålegger deg å ta imot hjelpetiltak for barnet ditt, men at du ikke forstår hvorfor. Du synes det mangler vurderinger og begrunnelser, og du ser ingen sammenheng mellom beskrivelsene og vedtaket.

Tenk deg at din datter som har en utviklingshemming og bor i omsorgsbolig, leser i kontaktboken som følger henne mellom dagtilbudet og boligen, at hun lukter vondt og bør slanke seg.

Tenk deg at du er veileder i en av disse tjenestene og har 20 minutter før det neste møtet til å skrive møtereferatet eller barnevernsvedtaket. Eller at du har vært tett på en kvinne fordi du skulle vise henne nye arbeidsoppgaver. Hun har ikke vasket seg på en stund og lukter vondt. Så når du skal skrive en melding til de ansatte der hun bor, er du passe irritert på dem fordi de ikke følger henne bedre opp.

I denne boken skriver vi om velferdstjenester og de tekstene som skrives i tjenestene. Vi bruker velferdstjenester som samlebegrep for Nav, barnevernstjenesten og kommunale helse- og omsorgstjenester, som er de tjenestene vi har hentet informasjon fra. Velferdstjenestene er en del av offentlig forvaltning (Kjønstad et al., 2022). Det skrives mange tekster i disse tjenestene. Tekstene spenner fra

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

korte sms til lange utredninger, og de har forskjellige funksjoner. De er dokumenter. Dokumenter som er viktige for å ivareta rettssikkerheten vår når vi mottar hjelp eller utsettes for tvang fra velferdstjenestene (Graver, 2019; Skippervik & Oltedal, 2022). Dette kommer vi tilbake til i de to første kapitlene.

Funksjonell sakprosa

Dokumentene i velferdstjenestene har en funksjon, og de skal forholde seg saklig og ikke fantaserende til virkeligheten. De er sakprosatekster, ikke skjønnlitteratur. Sakprosa er kjennetegnet av at den forholder seg til virkeligheten på en annen måte enn skjønnlitteraturen. Den skal være etterrettelig. Og når vi leser sakprosa, skal vi vite hvor det som står i teksten kommer fra, og det skal være tydelig hva teksten vil (Tønnesson, 2012). Professor i sakprosa Johan L. Tønnesson skiller mellom litterær og funksjonell sakprosa (Tønnesson, 2012). Litterær sakprosa har en konkret forfatter og gis ut på forlag slik som denne boken. Funksjonell sakprosa skrives ofte av offentlige institusjoner, og noen ganger har de en konkret forfatter, andre ganger ikke. Offentlige utredninger, Språkrådets hjemmeside, brev fra Nav og saker til barneverns- og helsenemnda er eksempler på funksjonell sakprosa. Felles for funksjonell sakprosa er at tekstene ofte taler på vegne av institusjonen teksten kommer fra. Den kommer ikke alene fra skriveren av teksten. Det kjenner vi igjen i tekstene som skrives i velferdstjenestene. Dokumentene er funksjonell sakprosa.

Kunnskap om sakprosa er nyttig for å bli gode skrivere. Det hjelper oss til å forstå hvordan tekster virker. Vi kommer tilbake til begreper som tekstkulturer, metaforer og sjangre. Disse begrepene kan hjelpe oss når vi skal lese dokumenter kritisk for å bli gode skrivere av tekstene.

Tillit til velferdstjenestene

Velferdstjenestene er avhengige av å ha tillit i befolkningen. Hvis tilliten til tjenestene er lav, vil vi vegre oss mot å be om hjelp, motta hjelp og mot det tjenestene bestemmer. Lav tillit til en tjeneste kan også redusere viljen vår til å la fellesskapet betale for tjenesten. Hvis vi ikke har tillit til at barnevernet vil det beste for barnet og foreldrene, vil vi ikke melde fra om at familien kanskje trenger hjelp. Vi vil heller ikke søke hjelp selv. Det er avgjørende at vi kan stole

på at de avgjørelsene som tas og at den hjelpen som tilbys, er den best mulige. Det samme vil gjelde for andre velferdstjenester.

De siste årene har det vært stor medieoppmerksomhet rundt både barnevern og Nav. Dommer fra Den europeiske menneskerettsdomstolen (EMD) har ført til at Høyesterett har gitt nye føringer for barnevernstjenesten, og vi har hatt «Nav-skandalen» som viste at Nav hadde tolket norsk lov feil i henhold til EØS-lovgivningen. Feiltolkningen førte til at enkeltpersoner har blitt fengslet på feil grunnlag. Sosiale medier bidrar til at det er enklere å få oppmerksomhet i offentligheten, for eksempel via egne grupper for barnevernsforeldre og Navbrukere på Facebook. Enkeltfortellinger bringes videre og påvirker hvordan samfunnet tenker om barnevernet og Nav.

Når EMD har felt den norske stat i flere saker de siste årene, så har det både handlet om det faglige arbeidet og dokumentasjonen av det. Begrunnelsen for noen av de fellende dommene er at norsk barnevern og norske domstoler har lagt for stor vekt på barnets interesser når det gjelder både samvær og tilbakeføring etter omsorgsovertakelse. Det er tatt for lite hensyn til mulig tilbakeføring til foreldrene, og til foreldrenes rett til samvær etter en omsorgsovertakelse (Collin-Hansen & Langsrud, 2022). Normative avgjørelser, som de som fattes i barnevernet, vil alltid kunne diskuteres. Hva er det beste for dette barnet, og hvordan skal vi vekte betydningen av det biologiske prinsipp i denne familien? Det er ikke sikkert at uenighet om slike avgjørelser i seg selv rokker ved tilliten til barnevernet. Men samtidig kommer det sterk kritikk fra EMD på hvordan saksbehandlingen i noen av sakene er gjennomført. Rettssikkerheten ble utfordret ved at grunnlaget for beslutningen ikke var godt nok dokumentert, kravet om kontradiksjon var ikke ivaretatt og de ulike avveiningene som barnevernet hadde foretatt, kom ikke godt nok fram i begrunnelsen (Sandberg, 2020). Rettssikkerheten er altså utfordret både gjennom innhold i vedtakene og i selve saksbehandlingen, dvs. det skriftlige arbeidet. EMD-dommene har derfor ført til at Høyesterett har fulgt opp med strengere krav til dokumentasjonen av arbeidet i barnevernet, og Barne- og familiedirektoratet (Bufdir) har gjennomført kurs for å styrke kompetansen i den kommunale barneverntjenesten over hele landet.

I en undersøkelse av hvordan barnevernstjenestene mottar og undersøker meldinger om barn fant forskerne at det manglet systematikk i utredningsarbeidet (Christiansen et al., 2019). Det kunne være at undersøkelsen dreide bort fra det opprinnelige tema i meldingen til barnevernet og over på andre sider ved

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

foreldrene. Fokuset flyttet seg til foreldrenes emosjonelle evner og ferdigheter, og hvordan foreldrene fungerte i samspill med barnet. Når forskerne fulgte saker fra melding til ferdig undersøkelse, fant de blant annet at mistanke om vold mot barnet som var beskrevet i meldingen, ikke var redegjort for i sluttrapporten. Det var dermed ikke mulig å vite hvordan mistanken var håndtert. Dette gjaldt for en relativt stor andel av barna, og det indikerer at barnevernstjenestens dokumentasjon er mangelfull om viktige temaer. Samtidig var det lite oppmerksomhet på familienes levekår. I mange saker hadde ingen snakket med barnet, og det kom ikke fram hvilke vurderinger som lå til grunn for dette (Christiansen et al., 2019). Manglende dokumentasjon kan føre til at normative avgjørelser i en barnevernsundersøkelse blir usynlige, og at vedtak som fattes blir ufullstendige. Det vil gjøre det vanskelig for foreldre og barn å forstå og akseptere både undersøkelsen og resultatet av den. Slik kan mangelfullt skriftlig arbeid føre til at tilliten til barnevernet svekkes og at videre samarbeid mellom familier og barnevern bli utfordrende, noen ganger umulig.

Hva styrker tilliten til velferdstjenestene? I alle velferdstjenestene er det mange kontrollrutiner som har til formål å ivareta rettssikkerheten i tjenestene og å opprettholde tillit til dem (Graver, 2019). Skriftlig dokumentasjon er en viktig del av dette. Hjelp skal ikke gis på feil grunnlag, og vi skal være berettiget til den. Men det mest grunnleggende for å opprettholde tilliten er at vi som borgere får den hjelpen vi har behov for når vi har behov for den, og at hjelpen gis på en slik måte at vi ikke føler oss mindreverdige eller som om vi egentlig ikke har rett på hjelp. Den samme respektfulle behandlingen forventer vi når velferdstjenestene skal iverksette kontrolltiltak overfor oss eller avslå det vi søker om. Dommene i EMD og forskningen på barnevernets meldinger og undersøkelser bygger på de tekstene som barnevernet har skrevet. Det hjelper ikke å si at «jammen det tenkte vi jo på og snakket om, og selvfølgelig gjorde vi vurderinger når vi ikke snakket med barnet». Er det ikke beskrevet i dokumentene, så finnes på en måte ikke informasjonen. På samme måte er det i de andre velferdstjenestene. Rettssikkerhet og tillit er derfor begge deler avhengig av at det skriftlige arbeidet er faglig forsvarlig.

Tillit til deg som arbeider i barnevern, Nav eller omsorgstjenesten

Interessen for å arbeide med mennesker, gjøre noe godt og å bidra til forandring til beste for andre er en viktig motivasjon for å arbeide i velferdstjenestene (Ellingsen et al., 2015). I arbeid med mennesker har relasjonen mellom den som mottar hjelp og den som skal hjelpe, stor betydning. Derfor legger litteratur i utdanningene som kvalifiserer til dette arbeidet, stor vekt på kunnskap og ferdigheter i muntlig kommunikasjon og relasjonsbygging (Skau, 2017). Samtidig øker kravet til skriftlig kommunikasjon og dokumentasjon. I forvaltningen og i de tiltak som forvaltningen rår over, skrives det både fritekst og tekst i fastlagte rammer. De ulike forvaltningsorganene, som barnevernstjenesten, Nav og den kommunale helse- og omsorgstjenesten har utarbeidet egne maler og standardskriv som skal brukes i brev, rapporter og andre dokumenter. Det skrives i ulike fagspråk, og standardvedtak kan være utformet av jurister med mange juridiske begrep som er uvanlige i hverdagsspråket. Mange av formuleringene i dokumentene er ofte vanskelige å forstå og kjenne seg igjen i for den som omtales. Slik vil både relasjonen og tilliten mellom hjelper og bruker utfordres av det som skrives: Hvordan kan jeg stole på deg når jeg ikke forstår det du skriver? Og hvordan skal du hjelpe meg når du skriver som om du ikke forstår hva jeg sliter med, eller hvem jeg er?

Hvem er vi som skrivere? Vår interesse for skriving av dokumenter i velferdstjenestene begynte med personlige erfaringer. Vi har begge egne opplevelser der vi har mottatt tekster fra offentlige tjenester som vi ikke forsto, eller der vi satt igjen med følelsen av å være krenket og redd. Det er skremmende å få brev fra Nav der det står at sykepengeperioden din snart er over mens du fortsatt er i behandling for livstruende sykdom. Det er det også når du får et vedtak om den grad av oppfølging du har krav på, uten at du forstår noe av det som står der, eller hva det innebærer for deg. Når møtereferat bare delvis stemmer med din opplevelse, skaper det usikkerhet. Husker du feil? Kan det bli oppfattet utidig å si fra, og kan det påvirke saken din? Vi har egne erfaringer med å være avhengig av personer og systemer som skriver på utydelige og innforståtte

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

måter, og hvordan det har ført til at en ikke våger å kritisere eller spørre for mye.

Men vi har også vært på den andre siden. Vi har skrevet mange tekster i barnevern og barne- og ungdomspsykiatri og opplevd hvor vanskelig det kan være å skrive det «som det var». Og vi har kjent på kroppen hvordan det er å ha for kort tid på å skrive rapporten eller utredningen. Hvor vanskelig det for eksempel kan være å beskrive bruk av tvang på en ærlig måte. I tillegg har vi arbeidet med å veilede andre i skriving. Wenche som forlagsredaktør og Kate som dosent på barnevernspedagogutdanningen. Vi har begge også skrevet mye selv, og fått veiledning på egne tekster som forfattere. Skrive- og leseerfaringen vår har ført til en økt bevissthet på språk, og på språkets muligheter og begrensninger. Samtidig vet vi at våre erfaringer kun er våre erfaringer, og vi har hatt en økende nysgjerrighet på hvilke erfaringer andre har med å motta dokumenter fra velferdstjenestene, og hvordan de som arbeider i de ulike tjenestene skriver og hva de tenker rundt skrivingen sin.

Vi ønsker å bidra til at dokumentene i velferdstjenestene blir enklere å skrive og lettere å forstå og ta imot. Det vil alltid være en ubalanse i maktforholdet mellom en som mottar hjelp og en som skal gi denne hjelpen. Når tekstene i tillegg er uforståelige, forsterkes ubalansen. Vi tror at når du forstår hvordan en tekst kan inneholde utilsiktet maktbruk eller fungere slik at den som mottar teksten føler seg liten, så vil du lettere unngå å skrive på den måten. Det blir gode dokumenter når den som skriver, både har nødvendig kunnskap og ferdigheter, og samtidig er opptatt av hvem som skal lese og forstå det som skrives. Arbeidstittelen på denne boken var Når du skriver om andre, er det meg du skriver om. Det var fordi vi ville det skulle gå som en rød tråd gjennom boken at du alltid skal tenke på at det mennesket du skriver om, skal forstå det du skriver. Det gjelder selv om du skriver til andre profesjoner og den du skriver om, bare har innsynsrett.

Den enkleste måten å sjekke ut om noen har forstått det du har skrevet, er å be dem lese teksten og så snakke med dem. En annen mulighet er å samarbeide om å skrive tekstene. De beste tjenestene utføres i samarbeid med den som skal motta hjelp. Det gjelder også for skriving av dokumenter. Det er godt faglig arbeid, og det er god yrkesetikk. Vi håper at du blir inspirert til å samarbeide med brukere om den skrivingen du gjør om dem. Vi håper også at du som har ansvar for utformingen av standardtekster og maler, ser betydningen av å invitere

brukere av tjenestene med i dette arbeidet. Det anbefaler Språkrådet som en del av sin strategi for klart språk (www.sprakradet.no).

Vi viser helt konkret hvordan tekster kan leses og forstås fordi vi vil gi deg en forståelse av skrivingen av dokumentene. Du som skal jobbe i velferdstjenestene, kan gjøre en viktig forskjell for andre mennesker gjennom godt skrivearbeid.

Hva vil det si å skrive gode dokumenter?

Faglig forsvarlighet og god forvaltningsskikk skal være en selvfølge. Graver (2019, s. 291) skriver at «kravene til god forvaltningsskikk er bl.a. hensynsfullhet, orden og rask saksbehandling». Eckhoff og Smith (2018, s. 203–204) skriver om etiske krav til offentlige tjenester og nevner «forsvarlig saksbehandling gjennom eksempelvis hensynsfullhet og kontradiksjon, tilpasset sakens kompleksitet og hast». Vi kommer mer konkret inn på hva dette innebærer gjennom hele boken. Du kommer til å forstå at det ikke er likegyldig om du kaller det du gjør for vurdering eller begrunnelse. Du vil oppdage at kontradiksjon er viktig. Hvis du ikke sjekker ut det du skriver med den du skriver om, og det blir feil, så kan det få stor betydning i det menneskets liv flere år etter at du skrev teksten. Vi håper du vil se hvor stor betydning din skriving av dokumenter har for det faglige arbeidet i tjenesten du jobber i.

Alle dokumentene i velferdstjenestene skrives av et menneske om et menneske, det skrives om meg. Det bør få betydning for utformingen av teksten og innholdet i den. Du skriver kanskje en sak eller en rapport, men du skriver om livet til et helt konkret menneske. Se det inn i ansiktet når du skriver. Hen skal også kunne lese dokumentene. Det skal du ha med deg når du henvender deg til juristen eller andre fagpersoner, og når du oppsummerer flere ekspertuttalelser der ikke du heller forstår alt som er skrevet.

Du må altså vite hvem du skriver til og hvordan vedkommende leser. Når du skriver skal du se for deg en konkret person. Det kan hjelpe deg å skrive slik at teksten er forståelig, respektfull og fri for innforstått maktbruk. Du må også være klar over hvem du er som fagperson og menneske og hvilke språk du bruker når du snakker og når du skriver. Kan du norsk rettskriving? Bruker du mye fagbegreper? Har du et følelsesladd språk med mange metaforer, adjektiver og adverb? Eller er språket og ordforrådet ditt begrenset slik at du ofte benytter generelle formuleringer og faste fraser?

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

Når du har lest denne boken og gjort oppgavene, kan du lese egne og andres tekster kritisk, og du har lært hvordan du kan skrive gode dokumenter. Da kan du skrive faglig forsvarlig; juridisk, sosialfaglig og yrkesetisk forsvarlig.

Grunnlaget for boken

Vi har som sagt egne erfaringer med dokumenter. Men de som kjenner de tekstene som skrives i velferdstjenestene i dag best, er de som nå mottar tekstene og de som skriver dem. Vi har snakket med foreldre og ungdommer med barnevernserfaring, og voksne med erfaring fra Nav. Noen av de voksne vi har snakket med, har nedsatt kognitiv funksjon. Det gir ekstra store utfordringer i møte med tjenestene og tekstene som skrives der. Til sammen har vi intervjuet elleve personer som har ulike erfaringer som mottakere av velferdstjenester. De har raust delt av sine erfaringer og journaler. Vi har også intervjuet saksbehandlere, veiledere, miljøterapeuter og ledere i tjenestene. De kommer fra barnevern, Nav og kommunale omsorgstjenester. Til sammen har vi intervjuet syv personer som arbeider med mennesker som har en utviklingshemming, seks ansatte i barnevernet og seks ansatte i Nav. De har generøst delt egne erfaringer og tekster de har ansvar for. I alle intervjuene benyttet vi en intervjuguide med åpne spørsmål og med rom for oppfølging. Intervjuene ble tatt opp på bånd og transkribert av oss.

Alle vi har intervjuet, har bidratt med ulike dokumenter. Vi ba om tekster som de mente at andre kan lære fra, og vi har intervjuet dem om de konkrete tekstene. Etterpå har vi lest tekstene kritisk for å forstå hvordan de fungerer og hvordan de kan forstås av forskjellige lesere. Noen av tekstene er blitt bidrag i boken. Uten disse hjelperne hadde ikke denne boken blitt til. Vi er svært takknemlige for alle bidragene, og for at de vi har snakket med, har delt personlige erfaringer og dokumenter med oss. Intervjuer og dokumenter som er med i boken, er anonymisert med endret navn, geografisk tilhørighet og noen ganger kjønn. Vi har selv hele ansvaret for gjengivelsen av intervjuene, analysene av tekstene og hva som er tatt med i boken.

Avgrensinger, pronomenvalg og begrepsbruk

Valgene våre av teori og forskning har ett formål, at du som leser boken skal bli en god skriver. Derfor har vi prioritert strengt og valgt bort mye annen relevant forskning og teori. Vi går heller ikke i dybden på den juridiske kunnskapen som regulerer arbeidet i velferdstjenestene. Dette er kunnskap som også formidles i studiene, og som derfor er eller blir kjent for deg i løpet av utdanningsforløpet.

Når vi har analysert tekstene, har vi forsøkt å unngå å gjøre vurderinger av det faglige arbeidet som er utført. Vi tar for eksempel ikke stilling til om den som har skrevet, har benyttet rettsreglene korrekt i et vedtak. Det vi er opptatt av, er hvordan det faglige arbeidet er beskrevet og hvordan dokumentene fungerer. Vi er opptatt av dokumentene som tekster.

Pronomenvalg og hvilke betegnelser vi bruker på dem vi skriver om, har betydning for hvordan en tekst oppfattes. Vi er to forfattere som har samarbeidet om boken og bruker derfor vi istedenfor jeg. Men vi skriver også vi, og mener det faglige fellesskapet vi har som sosialarbeidere eller som forfattere og lesere av denne boken. Noen ganger henvender vi oss direkte til deg som leser ved å skrive du. Som du vil se senere i boken, er det også noen problemer knyttet til å bruke personlige pronomen i sakprosatekster. Vi har også valgt å bytte ut pronomenet han og henne med hen når vi ikke vet kjønnet til den vi skriver om, i tråd med Språkrådets anbefaling. I noen teksteksempler har vi gitt personer fiktive navn for å gjøre teksten mer lesbar og samtidig opprettholde anonymiteten. Vi bruker litt ulike begreper om det arbeidet som utføres i velferdstjenestene, avhengig av hvilken tjeneste det er og hvilke profesjoner som utfører arbeidet. Derfor vil dere møte begreper som sosialt arbeid, barnevernsfaglig arbeid, veiledning, saksbehandling, omsorg og tjenesteyting. Når vi skriver sosialarbeidere, tenker vi på barnevernspedagoger, sosionomer og vernepleiere. Saksbehandlere og veiledere kan ha disse – eller andre – utdanninger. Det finnes ingen god felles betegnelse på oss når vi mottar velferdstjenester. Betegnelsen har også variert med hva som er politisk korrekt og om den som mottar hjelp, blir sett på som en passiv eller aktiv mottaker. Derfor forsvant klient-begrepet ut og ble erstattet med bruker, beboer eller de konkrete rollene til dem som omtales. De konkrete rollene kan være knyttet til å motta tjenesten slik som arbeidssøker er, og det kan være roller som vi alle har slik som foreldre og ungdom. Ulempen med begrepet bruker er at det kan gi inntrykk av en mer likeverdig relasjon mellom

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

den som mottar hjelp og systemet som gir hjelp, enn det som faktisk er tilfelle. Når vi ikke bruker den konkrete rollen til den vi skriver om, har vi likevel valgt å benytte brukerbegrepet siden det benyttes i all offentlig kommunikasjon.

Forkortelsen for Arbeids- og velferdsforvaltningen (som opprinnelig het Ny Arbeids- og Velferdsforvaltning) skrives på ulike måter. Vi har valgt å skrive det som Nav slik Språkrådet gjør det.

Bokens oppbygging

I oppbyggingen av boken har vi valgt å begynne med det som er overordnet kunnskap, før vi går tettere og tettere på skrivingen. Det vil si at vi gjennom boken beveger oss fra overordnede rammebetingelsene til bruk av ord og metaforer. Vi avslutter med et kapittel med øvelser der du kan teste kunnskapen i boken alene eller sammen med andre.

I det første kapittelet skriver vi om hvorfor det er viktig å skrive gode tekster i velferdstjenestene, og om betydningen av å kunne lese egne og andres tekster kritisk. Tekstene som skrives, er dokumenter og har betydning for rettssikkerheten. Vi viser hvordan maktteorier kan være nyttige og hvordan dokumenter fungerer som kommunikasjon. Mange av temaene i dette kapittelet kommer vi tilbake til gjennom hele boken.

I kapittel 2 skriver vi om rammene rundt skrivingen. Tekstene som skrives i velferdstjenestene, er maktfulle. Derfor har de rammer rundt seg for å ivareta rettssikkerheten. De formelle og uformelle rammer rundt skrivingen av dokumenter påvirker hvordan innholdet i teksten skal være og hvordan skrivingen gjennomføres. Rammene består først og fremst av rettsregler og bestemte tekstkulturer. I tillegg er både medvirkning og tiden som er til rådighet, viktige rammebetingelser.

I det tredje kapittelet er vi opptatt av hvordan teorier om skjønn kan bidra til at vi kan sette ord på det faglige arbeidet. Det er nødvendig å være analytisk, kritisk og refleksiv overfor sin egen skjønnsutøvelse. Når vi ser på detaljene i utøvelsen av skjønn, blir det lettere å forstå hvilke normer som påvirker arbeidet og hva som er beskrivelser, analyse, vurderinger, begrunnelser og beslutninger. Det bidrar til at du kan skrive tekster som er tydelige og som ivaretar rettssikkerheten.

Dokumentene i velferdstjenestene tilhører mange sjangere. Det skriver vi om i kapittel fire. Sjangeren gir regler og rutiner for hva teksten skal inneholde

og hvordan den skal utformes. Når vi vet at et dokument er skrevet i en bestemt sjanger, blir det enklere for oss å forstå det som er skrevet. Det blir også enklere å skrive gode dokumenter når vi kjenner sjangernormene.

Når vi arbeider som sosialarbeidere, bruker vi både hverdagsspråk og fagspråk. Det kan flyte lettere når vi snakker enn når vi skriver. Det handler kapittel fem om. Språket skal formidle innholdet i dokumentene til ulike lesere. Hva skjer når språket ikke er klart? I kapittel fem er vi opptatt av hvordan begreper og metaforer former budskapet i dokumentene.

Det er ikke nok å lese om å skrive for å skrive gode dokumenter. Du må også øve på det. I kapittel seks presenterer vi noen nyttige skriveråd og tilbyr skrivetrening gjennom øvelser og autentiske teksteksempler fra praksisfeltet.

Kapittel 1

Kommunikasjon gjennom tekst

Her skriver vi om hvorfor det er viktig å skrive gode tekster i velferdstjenestene, og om betydningen av å kunne lese egne og andres tekster kritisk. Tekstene som skrives, er dokumenter og har betydning for rettssikkerheten. Vi viser hvordan maktteorier kan være nyttige og hvordan dokumenter fungerer som kommunikasjon. Mange av temaene i dette kapittelet kommer vi tilbake til gjennom hele boken.

Mye av det faglige arbeidet i velferdstjenestene handler om eller henger sammen med å skrive. Da vi spurte våre informanter om hvor mye tid de bruker til skrivingen i arbeidshverdagen, svarte alle at de bruker mer enn halvparten av arbeidstiden på å skrive ulike tekster. Men det varierer fra dag til dag og uke til uke. De skriver for å samarbeide med andre profesjoner og tjenester, for å beskrive en livssituasjon og begrunne et vedtak, eller i direkte samarbeid med en tjenestemottaker eller bruker. De skriver tekster som sms, chat, eposter, møteinnkallinger og -referater, rapporter, utredninger og vedtak, for å nevne noen av dem. Noen tekster skrives i forvaltningen, andre tekster skrives i tjenester som forvaltningen styrer, som barnevernsinstitusjoner eller omsorgstjenester.

Tekstene har ulike formål og forskjellig funksjon. Noen skrives fordi tjenestene skal dokumenteres og beslutninger fattes, andre skrives som kommunikasjon. Tekstene er dokumenter.

Dokumenter

Forvaltningsloven § 2 f har en vid definisjon av dokument: «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting,

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

framføring, overføring eller lignende». Den vide betydningen understrekes i offentlighetsloven § 4 og i saksbehandlingsrundskriv for barnevernet fra august 2022: «Både lyd- og videoopptak, e-poster, tekstmeldinger og datafiler er dokumenter.» Også i helsetjenestene er det dokumentasjonsplikt. Dette er formulert i helsepersonelloven § 39, og i lover for den enkelte tjeneste. I omsorgsboliger tilsvarende den vi har besøkt, gjelder helse- og omsorgstjenesteloven, og der står det i § 2.2: «Forvaltningsloven gjelder for kommunenes virksomhet med de særlige bestemmelser som følger av loven her og av pasient- og brukerrettighetsloven.» Dette betyr i praksis at alt som skrives i velferdstjenestene, er dokumenter, og vi bruker dokumentbegrepet om alle typer tekster i denne boken.

Dokumenter oppbevares i en journal i et eller flere saksbehandlingssystemer. De vi intervjuet fortalte om systemer for oppbevaring av dokumenter som både er papirbaserte og digitale. Velferdstjenestene har flere systemer de ansatte må benytte for å hente informasjon om tidligere hendelser og for å skrive nye dokumenter. Dokumentene som skrives i velferdstjenestene, har både juridiske og andre faglige rammer, og den som er part, har som regel full innsynsrett i alt som skrives. Dette kommer vi tilbake til i kapittel 2.

Dokumentene som skrives i velferdstjenestene, både handler om og henvender seg til mennesker som er i en sårbar og hjelpavhengig situasjon. Slik er det når du er arbeidssøker, har vært sykmeldt lenger enn noen måneder, eller må få økonomiske sosialhjelp fra Nav. Slik er det når du er foreldre til en ungdom som får hjelp av barnevernet eller et barn som har kognitive funksjonsnedsettelser og som får omsorgstjenester fra kommunen. Når vi er i sårbare livssituasjoner er det ekstra viktig at vi forstår det som skrives til oss og om oss.

Det er lov å skrive klart språk Fra 2022 har Norge en språklov. I språklovens § 9 Klart språk står det: «Offentlege organ skal kommunisere på eit språk som er klart, korrekt og tilpassa målgruppa.»

Dette er en pliktparagraf. Formålet med å formulere den enes plikt i en lov er å sikre en annens rett. Så i den nye loven får vi som borgere rett til å få informasjon fra det offentlige i klart språk. Det betyr at alle som skal skrive offentlige tekster, må ta hensyn til språklovens innhold. På Juridika.no kan vi lese hvorfor det er viktig:

Fem gode grunner til å bruke klart språk

1 Klart språk fremmer demokratiet og rettssikkerheten

Offentlige organer gir informasjon om blant annet rettigheter og plikter. Klart og lettfattelig språk i informasjon fra det offentlige gjør det lettere for folk å engasjere seg i saker som angår dem.

2 Klart språk skaper tillit

Klart språk skaper tillit til offentlige organer.

3 Klart språk er effektivt

Klart språk reduserer faren for misforståelser. Færre spørsmål fra mottakerne gir kortere saksbehandlingstid. Undersøkelser har vist at man sparer tid og penger hvis man skriver klart og forståelig.

4 Klart språk er avgjørende i digitale tjenester

Skal en digital tjeneste bli tatt i bruk og fungere effektivt, må språket være klart og forståelig for dem som bruker tjenesten.

5 Offentlige organer har veiledningsplikt

Offentlige organer har plikt til å veilede, og veiledningen må være forståelig for dem den gjelder. Veiledningsplikten er omtalt i forvaltningsloven § 11. Språkbruk i forvaltningens veiledningsvirksomhet er omtalt i NOU

2019: 5.

Skrive klart språk

(www.juridika.no)

De veilederne og saksbehandlerne som vi intervjuet, hadde hørt om og vært på kurs i klart språk. Men siden det ikke var innført som norm og satt i system i de ulike tjenestene, ble det opp til den enkelte å gjennomføre klart språk i praksis. De fleste dokumentene vi viser til i denne boken, er derfor ikke skrevet i klart språk. Vi vil derfor begynne med å vise hvordan det kan gjøres. Statsforvalteren i Trøndelag (2022, s. 19–20) har undersøkt oppfølgingen av foreldre etter omsorgsovertakelse, og i rapporten om dette sier flere av informantene at det er en sammenheng mellom kvaliteten i samarbeidet med foreldrene og språk. En av barnevernstjenestene viser det i praksis ved å bruke språket i brev på samme måte som de ville sagt noe i dagligtale.

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

I en sak der de ikke klarte å få kontakt med en far som hadde utøvd vold og truet med å ta sitt eget liv, skrev de dette brevet:

Jeg har forsøkt å nå deg på telefon i flere dager uten å lykkes. Jeg skriver derfor i brevs form hva vi tenker omkring samvær og hva som må være på plass for at det skal føles trygt nok for Preben og Aurora (barnas navn) etter hendelser som var på slutten av påskeferien.

For det er målet vårt og det er også målet ditt, at samvær kan foregå på samme måte som før. Vi mener samtidig at det må være en gjenopprettende prosess før det kan bli samvær på samme måte som før. Jeg skal prøve å forklare hva vi mener med det, og så håper jeg at vi kan ha en muntlig dialog om dette videre.

Det er jo egentlig to ting som har skjedd, slik som vi har forstått det. Det ene er hendelsen der du, Ida (barnas mor) og barna var på tur sammen der det ble mye frustrasjon og sinne, og en ubehagelig avslutning på turen. Det andre som har skjedd, er at du etter noen dager sendte Ida flere meldinger som både direkte og indirekte sa at du skulle ta ditt eget liv.

Samlet sett opplevdes dette som skremmende for både Ida og barna, og Ida valgte å stoppe samvær. Vi støtter hennes vurdering som hun gjorde på det tidspunktet. Vi i barnevernstjenesten opplevde dette også som så dramatisk at vi meldte bekymring til din lege for å sikre at du skulle få hjelp. Jeg har også forstått at du selv ba om hjelp. Jeg har snakket med legen din, og han har informert om hans vurdering om at du ikke er suicidal eller psykotisk. Han informerte også om at du ble henvist til DPS via ambulant akutt-team.

Vi synes det er positivt at du nå har fått time hos DPS og at du ønsker å få hjelp. Når du følger opp dette, viser du at du tar ansvar for deg selv, og du tar også ansvar for de som er nær deg. Vi tenker at det er viktig å ha fokus på at det gjør noe med Ida, og det gjør noe med barna når du får vansker med å håndtere situasjoner og at følelsene tar overhånd.

Vi synes det er en god idé å gjøre sånn som du snakket om da vi hadde en prat på telefonen i forrige uke, nemlig å snakke om det som har skjedd. Vi ønsker at dere skal få til en god prosess med mål om å gjenopprette relasjonen mellom deg og Ida, og mellom deg og barna.

For at det skal føles trygt for alle parter tenker vi at det er lurt å gjøre dette grundig og med god hjelp. Vi vil foreslå at vår kollega Celine, som ikke kjenner dere fra før, er med og leder møtet mellom deg og Ida, hvor jeg og Vera som er

barnas kontaktpersoner er med for å ha med barnas stemme i det. Samtale og forklaring til barna bør gjøres etter at møtet mellom de voksne har vært. Hvis du går med på å gjøre det sånn, så ønsker Celine å ha en forberedende samtale med deg før møtet, sånn at hun kan forstå situasjonen slik som du har opplevd den.

Ut over det å få snakket om hendelsene som har vært, trenger vi så snart som mulig å få lagt en plan for hvordan samvær skal være framover, både for Preben og Aurora sin del. Som jeg har forklart på telefon tidligere, så har vi kun ansvar for samværene for Aurora som bor i fosterhjem. For Preben er det avtalen mellom deg og Ida som gjelder. Samtidig bidrar vi med råd og veiledning når det gjelder Preben, og vi mener det er viktig å få fram opplevelsene til begge barna og ta de på alvor. Jeg kommer til å snakke med Aurora, og Vera kommer til å snakke med Preben om dette.

Vi ser for oss at det må være en midlertidig avtale for en periode, hvor samvær foregår noe annerledes, slik at vi sikrer oss at barna blir trygge i relasjon til deg. Det siste året så har du vist at du kan følge opp samvær, du har vist at du er til å stole på både når det gjelder oppmøte til samvær og møter omkring Aurora og Preben. Vi har erfart at både Ida, fostermor og vi i barnevernstjenesten kan ha et godt samarbeid med deg, noe vi tenker vi kan ha i fortsettelsen også.

For å understreke det igjen; vårt mål er at du skal ha samme type samvær som før, men vi må først ha en gjenopprettende prosess og vi må være sikre på at barna er trygge på samvær. Vi har tro på at det går an å få til noe positivt når noe opprivende har skjedd i en familie. Det går an å få til forsoning og bedre forståelse av hverandre. Vi ønsker å hjelpe dere i den prosessen!

Fint om du kan ringe meg eller sende melding om hva du tenker om dette. Vennlig hilsen …

Far (som for øvrig har samtykket til at dette brevet kan brukes som eksempel) takket for et velartikulert brev. Han ga uttrykk for at det føltes godt at barnevernstjenesten kommuniserte med han på denne måten. Denne barnevernstjenesten anerkjenner at språket kan skape avstand, og de jobber med språket for å skape nærhet. (Statsforvalteren i Trøndelag, 2022)

skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

Når barnevernstjenesten får kontakt med faren til barn de har omsorgen for, har det betydning for familien på mange måter. Når ansatte i barnevernstjenesten kommuniserer så godt og tydelig som mulig, så bidrar det til å styrke rettssikkerheten til de som er berørt av omsorgsovertakelsen.

Rettssikkerhet

Rettssikkerhet handler om at vi som borgere skal beskyttes mot overgrep og maktbruk fra myndighetenes side (Graver, 2019). I saker som omhandler barn, kan rettssikkerhet også handle om å beskytte barnet mot andre enn myndighetene, for eksempel foreldrene (Bendiksen & Haugli, 2021). Rettssikkerhetsbegrepet benyttes både om at avgjørelser skal være rettsriktige, at borgere skal sikres visse grunnleggende rettigheter og at innholdet i retten skal være i samsvar med grunnleggende verdier (Bendiksen & Haugli, 2021, s. 29). Rettssikkerhet handler altså både om reguleringen av og tilgangen til en tjeneste og om innholdet i tjenesten eller hjelpen du mottar. Rettsriktigheten ivaretas gjennom materielle, prosessuelle og personelle regler. Det betyr at det skal være en lovhjemmel, at saksbehandlingsregler skal følges og at det ikke skal være tilfeldig hvem som kan beslutte om eller yte bestemte tjenester. De prosessuelle reglene ivaretar også borgernes rett til medvirkning. Medvirkning og innsyn i egen sak har betydning for rettssikkerheten til den enkelte.

Rettssikkerhet knyttet til grunnleggende verdier er avhengig av at det utføres skjønn. Et eksempel på der det er nødvendig å bruke skjønn, er ivaretakelsen av prinsippet om barnets beste. Prinsippet innebærer at i alle handlinger og saker som omhandler barn, så skal det vurderes hva som best for det konkrete barnet (Bendiksen & Haugli, 2021).

Vi møter rettssikkerheten på flere måter i velferdstjenestenes dokumenter. Dokumentene er et virkemiddel for å sikre rettssikkerheten. Tekstene skal dokumentere det faglige arbeidet som er utført, og det gjelder ikke bare gjennomførte beslutninger og enkeltvedtak. For eksempel skal opplysninger som kan få betydning senere tas vare på i en barnevernsjournal. Tiltak som iverksettes, behandling som gjennomføres, møter og samtaler skal dokumenteres. Det skal dokumenteres at barn er snakket med og at kontradiksjonen er ivaretatt. Chatter og sms skal også dokumenteres. Både at opplysninger skrives ned og hvordan det gjøres, har stor betydning. Når dokumentene er mangelfulle eller ikke etterrettelige, utfordrer det rettssikkerheten. Det skriftlige arbeidet som

utføres, er grunnlaget for innsynet i egen sak. Dokumentene kan være grunnlaget for å medvirke og de kan være utgangspunktet for å klage på hjelpen du mottar.

Dokumentene har makt og de utøver makt. Senere i boken skal vi se at det kan være vanskelig å forstå det som er skrevet, for eksempel fordi språket er for innforstått eller fordi teksten ikke er logisk bygget opp. Det truer rettssikkerheten til den enkelte, og vi kan snakke om utilsiktet bruk av makt. Dokumentene har makt gjennom å beskrive enkeltmennesker, formidle vedtak og kommunisere om viktige livshendelser. Myndighetenes legale maktbruk, som å overta omsorgen for et barn eller innvilge uføretrygd, kommer til syne gjennom dokumentene. Det er ikke likegyldig hvordan det skjer. Når vi skal forstå hvordan den synlige og usynlige makten i tekstene virker og kommer til syne, må vi lese kritisk. Da har vi behov for annen kunnskap enn den juridiske.

Teorier om doxa og diskurs for å lese dokumenter kritisk

Både den franske sosiologen Pierre Bourdieu og den franske filosofen og idéhistorikeren Michel Foucault har bidratt med viktig tenking og sentrale begreper for å forstå makt. De møter du også i annen litteratur i helse- og sosialarbeiderutdanningene. Både Bourdieu og Foucault har gitt oss begreper som er hjelpsomme når vi skal forstå hvordan makt som ikke er synlig, påvirker oss, og hvordan vi kan tenke kritisk rundt språk og kunnskap. Deres begreper gjør at vi kan forstå systemene som tekstene skrives innenfor, hvem vi er som skrivere av dokumenter, hvem den vi skriver om og den som mottar teksten kan være. Bourdieu og de Waquant (1995) beskrev den økonomiske, kulturelle og sosiale kapitalen. Den økonomiske kapitalen er den viktigste formen for kapital fordi denne, i tillegg til å gi tilgang på ressurser, også kan veksles inn i kulturell og sosial kapital. Men det er et samspill mellom alle de tre kapitalformene. Den kulturelle kapitalen kan være kunnskap, språk og verdier som vi ofte erverver gjennom oppvekst og utdannelse. Det handler om å beherske den rådende kulturen i samfunnet. Den kulturelle kapitalen brukes ofte som kjennetegn på at vi tilhører en bestemt sosial gruppe. Det kan være kjennetegn som hvilke ord vi bruker, valg av klær, møbler og bolig, hvilke kulturtilbud vi benytter, hvor vi bor, osv. Det handler om hvilke sosiale grupper vi automatisk gjenkjennes hos. Vår kulturelle kapital kan gjøre at våre meninger lettere blir hørt. Vår sosiale kapital er hvilke personer vi kjenner og omgås, hvilke familier og andre nettverk vi tilhører.

Møteinnkallinger, referater, observasjoner, utredninger, vedtak, sms og chat er eksempler på dokumenter som skrives i barnevern, Nav og andre velferdstjenester. Dokumenter som er godt skrevet, bidrar til rettssikkerheten til den som mottar hjelp. Tekster som er respektfulle og enkle å forstå, sikrer bedre samarbeid. Denne boken gir kunnskap som sosialarbeidere kan bruke for å skrive godt.

Forfatterne har intervjuet brukere og ansatte i barnevern, Nav og omsorgstjenester. Denne erfaringskunnskapen og dokumenter som disse har skrevet eller mottatt, er grunnlaget for boken. Dokumentene er sakprosa og har ulike funksjoner. Kunnskap om tekstkulturer, sjangere og metaforer er derfor nyttig når vi skriver.

Mye av det faglige arbeidet i velferdstjenestene handler om å utøve skjønn. Kunnskap om hva skjønn er og hvordan det kan beskrives, er nødvendig for at det skal bli enklere å vise sammenhengen mellom beskrivelser, analyser, vurderinger og beslutninger. Det kan være en fordel å skrive mer sammen med den du skriver om. I tillegg til relevant kunnskap er det nødvendig å trene for å kunne skrive gode dokumenter. Boken inneholder derfor skriveråd, øvelser, refleksjonsoppgaver og gruppeoppgaver.

Boken er skrevet til studenter som skal bli barnevernspedagoger, sosionomer og vernepleiere. Den er også nyttig for ansatte i velferdstjenestene.

ISBN 978-82-450-3400-4