Kommunikasjon gjennom tekst

Her skriver vi om hvorfor det er viktig å skrive gode tekster i velferdstjenestene, og om betydningen av å kunne lese egne og andres tekster kritisk. Tekstene som skrives, er dokumenter og har betydning for rettssikkerheten. Vi viser hvordan maktteorier kan være nyttige og hvordan dokumenter fungerer som kommunikasjon. Mange av temaene i dette kapittelet kommer vi tilbake til gjennom hele boken.

Mye av det faglige arbeidet i velferdstjenestene handler om eller henger sammen med å skrive. Da vi spurte våre informanter om hvor mye tid de bruker til skrivingen i arbeidshverdagen, svarte alle at de bruker mer enn halvparten av arbeidstiden på å skrive ulike tekster. Men det varierer fra dag til dag og uke til uke. De skriver for å samarbeide med andre profesjoner og tjenester, for å beskrive en livssituasjon og begrunne et vedtak, eller i direkte samarbeid med en tjenestemottaker eller bruker. De skriver tekster som sms, chat, eposter, møteinnkallinger og -referater, rapporter, utredninger og vedtak, for å nevne noen av dem. Noen tekster skrives i forvaltningen, andre tekster skrives i tjenester som forvaltningen styrer, som barnevernsinstitusjoner eller omsorgstjenester.

Tekstene har ulike formål og forskjellig funksjon. Noen skrives fordi tjenestene skal dokumenteres og beslutninger fattes, andre skrives som kommunikasjon. Tekstene er dokumenter.

Dokumenter

Forvaltningsloven § 2 f har en vid definisjon av dokument: «en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, skriv gode dokumenter i velferdstjenestene framføring, overføring eller lignende». Den vide betydningen understrekes i offentlighetsloven § 4 og i saksbehandlingsrundskriv for barnevernet fra august 2022: «Både lyd- og videoopptak, e-poster, tekstmeldinger og datafiler er dokumenter.» Også i helsetjenestene er det dokumentasjonsplikt. Dette er formulert i helsepersonelloven § 39, og i lover for den enkelte tjeneste. I omsorgsboliger tilsvarende den vi har besøkt, gjelder helse- og omsorgstjenesteloven, og der står det i § 2.2: «Forvaltningsloven gjelder for kommunenes virksomhet med de særlige bestemmelser som følger av loven her og av pasient- og brukerrettighetsloven.» Dette betyr i praksis at alt som skrives i velferdstjenestene, er dokumenter, og vi bruker dokumentbegrepet om alle typer tekster i denne boken.

Dokumenter oppbevares i en journal i et eller flere saksbehandlingssystemer. De vi intervjuet fortalte om systemer for oppbevaring av dokumenter som både er papirbaserte og digitale. Velferdstjenestene har flere systemer de ansatte må benytte for å hente informasjon om tidligere hendelser og for å skrive nye dokumenter. Dokumentene som skrives i velferdstjenestene, har både juridiske og andre faglige rammer, og den som er part, har som regel full innsynsrett i alt som skrives. Dette kommer vi tilbake til i kapittel 2.

Dokumentene som skrives i velferdstjenestene, både handler om og henvender seg til mennesker som er i en sårbar og hjelpavhengig situasjon. Slik er det når du er arbeidssøker, har vært sykmeldt lenger enn noen måneder, eller må få økonomiske sosialhjelp fra Nav. Slik er det når du er foreldre til en ungdom som får hjelp av barnevernet eller et barn som har kognitive funksjonsnedsettelser og som får omsorgstjenester fra kommunen. Når vi er i sårbare livssituasjoner er det ekstra viktig at vi forstår det som skrives til oss og om oss.

Det er lov å skrive klart språk Fra 2022 har Norge en språklov. I språklovens § 9 Klart språk står det: «Offentlege organ skal kommunisere på eit språk som er klart, korrekt og tilpassa målgruppa.»

Dette er en pliktparagraf. Formålet med å formulere den enes plikt i en lov er å sikre en annens rett. Så i den nye loven får vi som borgere rett til å få informasjon fra det offentlige i klart språk. Det betyr at alle som skal skrive offentlige tekster, må ta hensyn til språklovens innhold. På Juridika.no kan vi lese hvorfor det er viktig:

Fem gode grunner til å bruke klart språk

1 Klart språk fremmer demokratiet og rettssikkerheten

Offentlige organer gir informasjon om blant annet rettigheter og plikter. Klart og lettfattelig språk i informasjon fra det offentlige gjør det lettere for folk å engasjere seg i saker som angår dem.

2 Klart språk skaper tillit

Klart språk skaper tillit til offentlige organer.

3 Klart språk er effektivt

Klart språk reduserer faren for misforståelser. Færre spørsmål fra mottakerne gir kortere saksbehandlingstid. Undersøkelser har vist at man sparer tid og penger hvis man skriver klart og forståelig.

4 Klart språk er avgjørende i digitale tjenester

Skal en digital tjeneste bli tatt i bruk og fungere effektivt, må språket være klart og forståelig for dem som bruker tjenesten.

5 Offentlige organer har veiledningsplikt

Offentlige organer har plikt til å veilede, og veiledningen må være forståelig for dem den gjelder. Veiledningsplikten er omtalt i forvaltningsloven § 11. Språkbruk i forvaltningens veiledningsvirksomhet er omtalt i NOU

2019: 5.

Skrive klart språk

(www.juridika.no) skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

De veilederne og saksbehandlerne som vi intervjuet, hadde hørt om og vært på kurs i klart språk. Men siden det ikke var innført som norm og satt i system i de ulike tjenestene, ble det opp til den enkelte å gjennomføre klart språk i praksis. De fleste dokumentene vi viser til i denne boken, er derfor ikke skrevet i klart språk. Vi vil derfor begynne med å vise hvordan det kan gjøres. Statsforvalteren i Trøndelag (2022, s. 19–20) har undersøkt oppfølgingen av foreldre etter omsorgsovertakelse, og i rapporten om dette sier flere av informantene at det er en sammenheng mellom kvaliteten i samarbeidet med foreldrene og språk. En av barnevernstjenestene viser det i praksis ved å bruke språket i brev på samme måte som de ville sagt noe i dagligtale.

I en sak der de ikke klarte å få kontakt med en far som hadde utøvd vold og truet med å ta sitt eget liv, skrev de dette brevet:

Jeg har forsøkt å nå deg på telefon i flere dager uten å lykkes. Jeg skriver derfor i brevs form hva vi tenker omkring samvær og hva som må være på plass for at det skal føles trygt nok for Preben og Aurora (barnas navn) etter hendelser som var på slutten av påskeferien.

For det er målet vårt og det er også målet ditt, at samvær kan foregå på samme måte som før. Vi mener samtidig at det må være en gjenopprettende prosess før det kan bli samvær på samme måte som før. Jeg skal prøve å forklare hva vi mener med det, og så håper jeg at vi kan ha en muntlig dialog om dette videre.

Det er jo egentlig to ting som har skjedd, slik som vi har forstått det. Det ene er hendelsen der du, Ida (barnas mor) og barna var på tur sammen der det ble mye frustrasjon og sinne, og en ubehagelig avslutning på turen. Det andre som har skjedd, er at du etter noen dager sendte Ida flere meldinger som både direkte og indirekte sa at du skulle ta ditt eget liv.

Samlet sett opplevdes dette som skremmende for både Ida og barna, og Ida valgte å stoppe samvær. Vi støtter hennes vurdering som hun gjorde på det tidspunktet. Vi i barnevernstjenesten opplevde dette også som så dramatisk at vi meldte bekymring til din lege for å sikre at du skulle få hjelp. Jeg har også forstått at du selv ba om hjelp. Jeg har snakket med legen din, og han har informert om hans vurdering om at du ikke er suicidal eller psykotisk. Han informerte også om at du ble henvist til DPS via ambulant akutt-team.

Vi synes det er positivt at du nå har fått time hos DPS og at du ønsker å få hjelp. Når du følger opp dette, viser du at du tar ansvar for deg selv, og du tar også ansvar for de som er nær deg. Vi tenker at det er viktig å ha fokus på at det gjør noe med Ida, og det gjør noe med barna når du får vansker med å håndtere situasjoner og at følelsene tar overhånd.

Vi synes det er en god idé å gjøre sånn som du snakket om da vi hadde en prat på telefonen i forrige uke, nemlig å snakke om det som har skjedd. Vi ønsker at dere skal få til en god prosess med mål om å gjenopprette relasjonen mellom deg og Ida, og mellom deg og barna.

For at det skal føles trygt for alle parter tenker vi at det er lurt å gjøre dette grundig og med god hjelp. Vi vil foreslå at vår kollega Celine, som ikke kjenner dere fra før, er med og leder møtet mellom deg og Ida, hvor jeg og Vera som er barnas kontaktpersoner er med for å ha med barnas stemme i det. Samtale og forklaring til barna bør gjøres etter at møtet mellom de voksne har vært. Hvis du går med på å gjøre det sånn, så ønsker Celine å ha en forberedende samtale med deg før møtet, sånn at hun kan forstå situasjonen slik som du har opplevd den.

Ut over det å få snakket om hendelsene som har vært, trenger vi så snart som mulig å få lagt en plan for hvordan samvær skal være framover, både for Preben og Aurora sin del. Som jeg har forklart på telefon tidligere, så har vi kun ansvar for samværene for Aurora som bor i fosterhjem. For Preben er det avtalen mellom deg og Ida som gjelder. Samtidig bidrar vi med råd og veiledning når det gjelder Preben, og vi mener det er viktig å få fram opplevelsene til begge barna og ta de på alvor. Jeg kommer til å snakke med Aurora, og Vera kommer til å snakke med Preben om dette.

Vi ser for oss at det må være en midlertidig avtale for en periode, hvor samvær foregår noe annerledes, slik at vi sikrer oss at barna blir trygge i relasjon til deg. Det siste året så har du vist at du kan følge opp samvær, du har vist at du er til å stole på både når det gjelder oppmøte til samvær og møter omkring Aurora og Preben. Vi har erfart at både Ida, fostermor og vi i barnevernstjenesten kan ha et godt samarbeid med deg, noe vi tenker vi kan ha i fortsettelsen også.

For å understreke det igjen; vårt mål er at du skal ha samme type samvær som før, men vi må først ha en gjenopprettende prosess og vi må være sikre på at barna er trygge på samvær. Vi har tro på at det går an å få til noe positivt når noe opprivende har skjedd i en familie. Det går an å få til forsoning og bedre forståelse av hverandre. Vi ønsker å hjelpe dere i den prosessen!

Fint om du kan ringe meg eller sende melding om hva du tenker om dette. Vennlig hilsen …

Far (som for øvrig har samtykket til at dette brevet kan brukes som eksempel) takket for et velartikulert brev. Han ga uttrykk for at det føltes godt at barnevernstjenesten kommuniserte med han på denne måten. Denne barnevernstjenesten anerkjenner at språket kan skape avstand, og de jobber med språket for å skape nærhet. (Statsforvalteren i Trøndelag, 2022) skriv gode dokumenter i velferdstjenestene

Når barnevernstjenesten får kontakt med faren til barn de har omsorgen for, har det betydning for familien på mange måter. Når ansatte i barnevernstjenesten kommuniserer så godt og tydelig som mulig, så bidrar det til å styrke rettssikkerheten til de som er berørt av omsorgsovertakelsen.

Rettssikkerhet

Rettssikkerhet handler om at vi som borgere skal beskyttes mot overgrep og maktbruk fra myndighetenes side (Graver, 2019). I saker som omhandler barn, kan rettssikkerhet også handle om å beskytte barnet mot andre enn myndighetene, for eksempel foreldrene (Bendiksen & Haugli, 2021). Rettssikkerhetsbegrepet benyttes både om at avgjørelser skal være rettsriktige, at borgere skal sikres visse grunnleggende rettigheter og at innholdet i retten skal være i samsvar med grunnleggende verdier (Bendiksen & Haugli, 2021, s. 29). Rettssikkerhet handler altså både om reguleringen av og tilgangen til en tjeneste og om innholdet i tjenesten eller hjelpen du mottar. Rettsriktigheten ivaretas gjennom materielle, prosessuelle og personelle regler. Det betyr at det skal være en lovhjemmel, at saksbehandlingsregler skal følges og at det ikke skal være tilfeldig hvem som kan beslutte om eller yte bestemte tjenester. De prosessuelle reglene ivaretar også borgernes rett til medvirkning. Medvirkning og innsyn i egen sak har betydning for rettssikkerheten til den enkelte.

Rettssikkerhet knyttet til grunnleggende verdier er avhengig av at det utføres skjønn. Et eksempel på der det er nødvendig å bruke skjønn, er ivaretakelsen av prinsippet om barnets beste. Prinsippet innebærer at i alle handlinger og saker som omhandler barn, så skal det vurderes hva som best for det konkrete barnet (Bendiksen & Haugli, 2021).

Vi møter rettssikkerheten på flere måter i velferdstjenestenes dokumenter. Dokumentene er et virkemiddel for å sikre rettssikkerheten. Tekstene skal dokumentere det faglige arbeidet som er utført, og det gjelder ikke bare gjennomførte beslutninger og enkeltvedtak. For eksempel skal opplysninger som kan få betydning senere tas vare på i en barnevernsjournal. Tiltak som iverksettes, behandling som gjennomføres, møter og samtaler skal dokumenteres. Det skal dokumenteres at barn er snakket med og at kontradiksjonen er ivaretatt. Chatter og sms skal også dokumenteres. Både at opplysninger skrives ned og hvordan det gjøres, har stor betydning. Når dokumentene er mangelfulle eller ikke etterrettelige, utfordrer det rettssikkerheten. Det skriftlige arbeidet som utføres, er grunnlaget for innsynet i egen sak. Dokumentene kan være grunnlaget for å medvirke og de kan være utgangspunktet for å klage på hjelpen du mottar.

Dokumentene har makt og de utøver makt. Senere i boken skal vi se at det kan være vanskelig å forstå det som er skrevet, for eksempel fordi språket er for innforstått eller fordi teksten ikke er logisk bygget opp. Det truer rettssikkerheten til den enkelte, og vi kan snakke om utilsiktet bruk av makt. Dokumentene har makt gjennom å beskrive enkeltmennesker, formidle vedtak og kommunisere om viktige livshendelser. Myndighetenes legale maktbruk, som å overta omsorgen for et barn eller innvilge uføretrygd, kommer til syne gjennom dokumentene. Det er ikke likegyldig hvordan det skjer. Når vi skal forstå hvordan den synlige og usynlige makten i tekstene virker og kommer til syne, må vi lese kritisk. Da har vi behov for annen kunnskap enn den juridiske.

Teorier om doxa og diskurs for å lese dokumenter kritisk

Både den franske sosiologen Pierre Bourdieu og den franske filosofen og idéhistorikeren Michel Foucault har bidratt med viktig tenking og sentrale begreper for å forstå makt. De møter du også i annen litteratur i helse- og sosialarbeiderutdanningene. Både Bourdieu og Foucault har gitt oss begreper som er hjelpsomme når vi skal forstå hvordan makt som ikke er synlig, påvirker oss, og hvordan vi kan tenke kritisk rundt språk og kunnskap. Deres begreper gjør at vi kan forstå systemene som tekstene skrives innenfor, hvem vi er som skrivere av dokumenter, hvem den vi skriver om og den som mottar teksten kan være. Bourdieu og de Waquant (1995) beskrev den økonomiske, kulturelle og sosiale kapitalen. Den økonomiske kapitalen er den viktigste formen for kapital fordi denne, i tillegg til å gi tilgang på ressurser, også kan veksles inn i kulturell og sosial kapital. Men det er et samspill mellom alle de tre kapitalformene. Den kulturelle kapitalen kan være kunnskap, språk og verdier som vi ofte erverver gjennom oppvekst og utdannelse. Det handler om å beherske den rådende kulturen i samfunnet. Den kulturelle kapitalen brukes ofte som kjennetegn på at vi tilhører en bestemt sosial gruppe. Det kan være kjennetegn som hvilke ord vi bruker, valg av klær, møbler og bolig, hvilke kulturtilbud vi benytter, hvor vi bor, osv. Det handler om hvilke sosiale grupper vi automatisk gjenkjennes hos. Vår kulturelle kapital kan gjøre at våre meninger lettere blir hørt. Vår sosiale kapital er hvilke personer vi kjenner og omgås, hvilke familier og andre nettverk vi tilhører.