n Flyttehjelp/Flytteprosessen steg for steg/
Vanlige feil i flytteprosessen: 1. Bedriften tror de kan flytte inn samme dag som overtagelse. 2. Kommer for sent i gang med prosessen – ta detaljerte valg på et tidlig tidspunkt! 3. Tilbakestilling av lokaler: Mange er totalt uvitende om hvor mye dette kan beløpe seg til.
6 måneder før innflytting Innkjøp: Varer som AV-utstyr og interiørmøbler kan ha lang leveringstid. Det kan ta 8-12 uker fra man bestiller til det er levert – bestill i god tid, men ikke for tidlig. Du må ha mulighet til oppbevaring. Tips: Lag en møbelplan – nytt eller gammelt? Ved større innkjøp kan det lønne seg å konkurranseutsette dette for og oppnå bedre priser, samt at det ofte kommer med montering.
3 måneder før flytting Arbeidsformer i de nye lokalene: En gjennomgang av IT–løsninger, samhandling og nye funksjoner.
1-3 uker
Kast og rydd i egne lokaler Forbefaring
Leveranseperioden:
Levring og montering av nytt utstyr. Husk: Detaljert planlegging og god sikkerhet er avgjørende for en fungerende leveranseperiode.
To uker før overtagelse Tips: Gå på hyppige befaringer i byggeperioden. Når byggeplassen er ryddig er som oftest prosjektet i rute.
Informasjonsmøte før flytting: Den ansatte: Hvordan skal jeg pakke, når må jeg være klar, oppstart – hva skjer første arbeidsdag. Flytteprosessen: Den skjer gjerne over en helg og blir selve eksamen i prosjektet. Flyttebyrået skal sørge for alle praktiske forhold, slik som: Logistikksystem, flyttemateriell, heisberedskap, sikkerhet og parkeringstillatelse ved behov.
Overtagelse Husk: En komplett FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) – den beskriver hvordan du skal behandle bygget ditt. Tips: Gode sko, matpakke og sett av hele dagen!
2 uker etter flytting Tilbakelevering av eksisterende lokaler – avvikling av leieforhold. Gjennomfør utrydding, vask og eventuelt vedlikehold. Husk: Det er en kostnad å kaste gamle møbler, ta dette med i regnestykket. Frysperiode: Den starter fra innflytning og varer i 3 måneder. Dette er tiden prosjektet får til å teste ut de valgte løsningene. I løpet av denne perioden kan det meldes inn ønsker om endringer og behov til prosjektleder. Husk: Det er viktig å gi de nye mulighetene en sjanse.
1 års befaring: Gå igjennom eventuelle nye feil, mangler og status. Tips: avtal denne ved overtagelse.