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special gestión documental
JAVIER BOTER,
Jefe de Producto de Soluciones y Servicios Konica Minolta
“LA NUBE SE HA CONVERTIDO EN EL ENTORNO IDEAL PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL” ¿Cómo mejorar la gestión documental en cualquier empresa? Aunque cada vez es más común almacenar la documentación de una empresa digitalmente, son muchas las organizaciones que todavía llevan a cabo un gran volumen de operaciones en papel, lo que termina por generar un problema de espacio y de desperdicio si no se actúa con la previsión suficiente. Para ello es necesario mejorar los procesos y contar con un software de gestión documental que ayude a las empresas a digitalizar sus procesos y ser más ágiles y sostenibles. Para mejorar la gestión documental es necesario realizar una definición y optimización de los procesos afectados en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Este punto sería uno de los puntos clave para la mejora continua con relación a la Gestión Documental dentro de una empresa. Para ellos se debe buscar la automatización del trabajo manual y evitar la redundancia de ítems o documentos. ¿Qué hay que tener en cuenta dependiendo del tamaño de la empresa para aplicar una buena gestión? Para aplicar una buena gestión es necesario conocer en primer lugar los volúmenes de documentos con los que cuenta la empresa. Además, hay que tener en cuenta los procesos donde se usan estos documentos y el tipo de documento. Estos tres ítems son claves para definir una adecuada gestión. Por último, hay que tener es muy determinante conocer el ROI para poder mantener REPROpres 58
el equilibrio entre lo que queremos conseguir para mejorar la gestión y el coste de conseguirlo. Este último punto mal ejecutado y comprendido puede destruir cualquier proyecto de gestión documental. ¿Cómo gestionar el papel? Una buena gestión documental permite a las empresas reducir el gasto en papel en los documentos emitidos y para los documentos
recibidos (facturas, albaranes, contratos, etc.) de esta manera no solo reducimos los costes del papel y agilizamos los procesos, si no que además implantamos una estrategia de sostenibilidad que es imprescindible en los tiempos en los que nos encontramos. Existen soluciones de OCR que permiten digitalizar esos documentos recibidos y hacerlos accesibles al resto de los usuarios de la organización. De esta manera, el documento
