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Herramientas para la Gesti贸n de Proyectos

Nombre profesor redactor de presentaci贸n 18 de julio, 2012


Concepto Básicos • PROYECTO: es un esfuerzo temporal, único llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo.

temporal: principio y fin definidos único: definido específicamente

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Ejemplos de Proyectos

• Creación de una nueva entidad pública • Desarrollo de nuevos productos o servicios dentro de un programa de innovación pública. • Planificación de nuevas localizaciones para la prestación de servicios de salud . • Ejecución de auditorías • Campañas publicitarias para el combate contra las drogas. • Administración de una campaña de ayuda en desastres • Certificación de calidad • Alianza estratégica público-privadas Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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•ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT

Es

el

conjunto

de

conocimientos,

habilidades,

herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades a

realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto •STAKEHOLDER o INVOLUCRADOS – Personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Ciclo de vida de Proyectos

Uso de Recursos / Costos

Implementación

Desarrollo

Cierre

Concepción

Tiempo Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Ciclo de Vida de Proyectos FASE I

Concepción

Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobación Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Ciclo de vida de Proyectos FASE II

Desarrollo Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos

Plan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Ciclo de vida de Proyectos FASE III Implementación Organización

Comunicación Liderazgo del Proyecto

Motivación Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Acción Correctiva

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Ciclo de vida de Proyectos FASE IV

Cierre

•Negociar desactivación •Reducción progresiva

equipos

proyecto

•Evaluación Final •Lecciones

aprendidas

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Recursos del Proyecto

Personas

Información y Tecnología Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Requerimiento de las y los ciudadanos, usuarios o clientes

Recursos Resultados / Tecnolog铆a

Fuente: Harold Kezner

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

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Factores críticos en la Administración de Proyectos

Sistema de Administración

Gerente de Proyecto

Equipo de Proyecto

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El Gerente de Proyecto - Responsabilidades

Gerente de Proyecto

– Integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas áreas de la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.

– Definir la metodología de trabajo – Proveee recursos – Asegurar contrataciones adecuadas – Evaluar progresos – Establecer medidas correctivas Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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El Gerente de Proyecto - Competencias

Gerente de Proyecto

– Liderazgo – Comunicación – Coordinación – Motivación – Negociación – Capacitación

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Equipo de Proyecto

Equipo de Proyecto

• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto. • Representan generalmente áreas funcionales u organizaciones.

• Desempeñan roles específicos. • Su número suele variar durante el avance del proyecto. • Al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Sistema de Administración de Proyectos

Sistema de Administración

Estructura Organizacional

Sistema de Información Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Sistema de Administración de Proyectos

Sistema de Administración

ORGANIZACION FUNCIONAL Director Ejecutivo

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Coordinación de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Sistema de Administración

Sistema de Administración de Proyectos

ORGANIZACION POR PROYECTOS Director Ejecutivo

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinación de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Sistema de Administración de Proyectos

Sistema de Administración

ORGANIZACION MIXTA Director Ejecutivo

Estructura de Matriz Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente de Project Managers

Project Manager

Coordinación Proyecto B Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

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Coordinación del Proyecto A

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Sistema de Administración de Proyectos

Sistema de Administración

• Sistema de Información – proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto – provee una base de información de • • • • •

desempeño el uso de recursos los costos incurridos interrelaciones tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Sistema de Administración de Proyectos

Sistema de Administración

Condiciones que destacan su importancia • Esfuerzo de magnitud • Necesidad de coordinación

• Incorporación de conocimientos y competencias • Necesidad de flexibilidad para responder a cambios • Independencia de las áreas funcionales • Importancia crucial del éxito del Proyecto

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Métodos de Planificación de Red

• Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí • que pueden representarse por un diagrama de red • formado por nodos y arcos que representan las relaciones

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PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Creada en la década del 50 • Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU • Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas

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CPM (Critical Path Method)

• Creada en la década del 50 • Desarrollada por Remington Rand y Du Pont • para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades

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Ventajas de los Métodos • Identifican y organizan las actividades • Proporcionan una base de discusión

• Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones • Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades • Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos

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Pasos en la Administración de Proyectos 1.

Descripción del proyecto

2.

Elaboración del diagrama de red

3.

Estimación del tiempo de terminación

4.

Monitoreo de los progresos del proyecto

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1.- Descripción del Proyecto • Punto final: producto / servicio • Descripción de todos los aspectos que lo componen • Actividades y relaciones de precedencia – Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse – Precedencia: secuencia de actividades

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2.-

Elaboración del diagrama de red • Red de actividades en arcos (AOA) – Actividades = arcos – Nodos = eventos

1

S 3

2

T

U

4 S y T deberán completarse antes de que se inicie U

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2.- Elaboración del diagrama de red • Red de actividades en nodos (AON) – Enfoque orientado a actividades

S U

S y T deberán completarse antes de que se inicie U

T Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Ejemplo Traslado de Hospital Actividad A B C D E F G H I J K

Descripción Seleccionar personal administrativo y médico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribución física para la construcción definitiva Llevar los servicios públicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de información Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermería y ayudantes

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Predecesor

A B B A C D A E,G,H, F,I,J

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Actividad en los nodos

Actividad

12 C 22 14 10 24 Duraci贸n de la actividad dE M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

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Red AON para el proyecto del Hospital

I 15

A 12

INICIO

B 9

F 10

K 6

C 10

G 35

D 10

H 40

E 24 M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

FIN

J 4 32


Estimación de tiempos de terminación

• Fecha temprana de comienzo Ftc – es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la precede en forma inmediata – cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos

• Fecha temprana de finalización Ftf – es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE – Ftf = Ftc + dE

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Nodos – Fechas tempranas

Fecha temprana de comienzo Ftc

Actividad

12 C 22 14 10 24

Fecha temprana de finalización Ftf

Duración de la actividad dE Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Rutas A-I , A - F

12

0

A 12 12

INICIO

B 9

I 27 15

12 F 22 10

K 6

C 10

G 35

D 10

H 40

E 24

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

FIN

J 4

35


Ruta A – C – G

12

0

A 12 12

INICIO

B 9

I 27 15

12 F 22 10

K 6

12 C 22 10

22 G 57 35

D 10

H 40

E 24

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

FIN

J 4

36


Rutas B – D – H , B – E - J

12

0

A 12 12

I 27 15

12 F 22 10

12 C 22 10

INICIO

0

B 9

9

9

D 19 10

9

E 33 24

K 6

22 G 57 35

FIN

19 H 59 40

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

J 4

37


Llegada al nodo J

12

0

A 12 12

I 27 15

12 F 22 10

12 C 22 10

INICIO

0

B 9

9

9

D 19 10

9

E 33 24

K 6

22 G 57 35

FIN

19 H 59 40

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

59 J 4

38


Llegada al nodo K

12

0

A 12 12

I 27 15

12 F 22 10

12 C 22 10

INICIO

0

B 9

9

9

D 19 10

9

E 33 24

63 K 69 6

22 G 57 35

FIN

19 H 59 40

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

59 J 63 4

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Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo

12

0

A 12 12

I 27 15

12 F 22 10

12 C 22 10

INICIO

0

B 9

9

9

D 19 10

9

E 33 24

63 K 69 6

22 G 57 35

FIN

19 H 59 40

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

59 J 63 4

40


Estimación de tiempos de terminación • Fecha Tardía de Finalización FTF – es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. – Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades

• Fecha Tardía de Comienzo FTC – es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración esperada de la tarea – FTC = FTF – dE

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Representación completa del nodo

Fecha temprana de comienzo Ftc

Fecha Tardía de Comienzo FTC

Actividad

12 C 22 14 10 24

Fecha temprana de finalización Ftf

Fecha Tardía de Finalización FTF Duración de la actividad dE

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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12 I 27 48 15 63

0

A 12 12

12 F 22 53 10 63

12 C 22 14 10 24

INICIO

0

B 9

9

9

D 19 10

9

E 33 24

63 K 69 63 6 69

22 G 57 24 35 59

FIN

19 H 59 40

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

59 J 63 59 4 63

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Llegada al nodo A

12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

12 F 22 53 10 63

12 C 22 14 10 24

INICIO

0

B 9

9

9

D 19 10

9

E 33 24

63 K 69 63 6 69

22 G 57 24 35 59

FIN

19 H 59 40

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

59 J 63 59 4 63

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Llegada al nodo B

12 I 27 48 15 63

0 A 12 2 12 14

INICIO

0 0

B 9

9 9

12 F 22 53 10 63

63 K 69 63 6 69

12 C 22 14 10 24

22 G 57 24 35 59

9 D 19 9 10 19

19 H 59 19 40 59

9 E 33 35 24 59

M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012

FIN

59 J 63 59 4 63

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Traslado Hospital

septiembre

octubre noviembre diciembre enero Duración 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 días

Id 1

Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y médico

2

Seleccionar lugar y realizar estudio

3

Seleccionar el equipo

10 días

4

Preparar planos y distribuc ión

10 días

5

Llevar los servicios públic os al predio

24 días

6

Entrevistar solicitantes e incorporar

10 días

7

Comprar equipo y supervis ar entrega

35 días

8

Construir el hospital

40 días

9

Desarrollar un sistema de información

15 días

10

Instalar el equipo

4 días

11

Capacitar al personal de enfermería y ayudantes

6 días

9 días

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Holgura

• La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto • Se puede calcular de dos modos – H = FTF – Ftf – H = FTC - Ftc Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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Cálculo de Holguras

Nodo A B C D E F G H I J K

Duración 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6

Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63

FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63

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Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0

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4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Supuestos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +) Nodo C G J K D H E I F

Duración 10 35 4 6 10 40 24 15 10

Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16

FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53

Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37 49


4.- Monitoreo de los avances del Proyecto

• Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en CG-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser en D-H • Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos: C-G-J-K Y D-H-J-K Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012

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07- Herramientas de Gestión de Proyectos