Herramientas para la Gesti贸n de Proyectos
Nombre profesor redactor de presentaci贸n 18 de julio, 2012
Concepto Básicos • PROYECTO: es un esfuerzo temporal, único llevado a cabo para lograr un producto o servicio objetivo.
temporal: principio y fin definidos único: definido específicamente
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Ejemplos de Proyectos
• Creación de una nueva entidad pública • Desarrollo de nuevos productos o servicios dentro de un programa de innovación pública. • Planificación de nuevas localizaciones para la prestación de servicios de salud . • Ejecución de auditorías • Campañas publicitarias para el combate contra las drogas. • Administración de una campaña de ayuda en desastres • Certificación de calidad • Alianza estratégica público-privadas Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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•ADMINISTRACION DE PROYECTOS PROJECT MANAGEMENT
Es
el
conjunto
de
conocimientos,
habilidades,
herramientas y técnicas; aplicadas a las actividades a
realizar, para satisfacer los requerimientos del Proyecto •STAKEHOLDER o INVOLUCRADOS – Personas u organizaciones activamente comprometidas en el proyecto o cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto
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Ciclo de vida de Proyectos
Uso de Recursos / Costos
Implementación
Desarrollo
Cierre
Concepción
Tiempo Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Ciclo de Vida de Proyectos FASE I
Concepción
Establecer objetivos Investigar Estudiar alternativas Establecer criterios Estimar programa Desarrollar Presupuesto Preliminar Aprobación Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Ciclo de vida de Proyectos FASE II
Desarrollo Plan de Recursos Personal Materiales Equipos Fondos
Plan General Alcance Tiempos Costos Especificaciones Riesgos Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Ciclo de vida de Proyectos FASE III Implementación Organización
Comunicación Liderazgo del Proyecto
Motivación Tomar decisiones Resolver problemas Monitoreo Acción Correctiva
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Ciclo de vida de Proyectos FASE IV
Cierre
•Negociar desactivación •Reducción progresiva
equipos
proyecto
•Evaluación Final •Lecciones
aprendidas
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Recursos del Proyecto
Personas
Información y Tecnología Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Requerimiento de las y los ciudadanos, usuarios o clientes
Recursos Resultados / Tecnolog铆a
Fuente: Harold Kezner
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Factores críticos en la Administración de Proyectos
Sistema de Administración
Gerente de Proyecto
Equipo de Proyecto
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El Gerente de Proyecto - Responsabilidades
Gerente de Proyecto
– Integrar los esfuerzos de las personas provenientes de la distintas áreas de la organización para alcanzar los objetivos del proyecto.
– Definir la metodología de trabajo – Proveee recursos – Asegurar contrataciones adecuadas – Evaluar progresos – Establecer medidas correctivas Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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El Gerente de Proyecto - Competencias
Gerente de Proyecto
– Liderazgo – Comunicación – Coordinación – Motivación – Negociación – Capacitación
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Equipo de Proyecto
Equipo de Proyecto
• Grupo de personas lideradas por el Gerente de Proyecto. • Representan generalmente áreas funcionales u organizaciones.
• Desempeñan roles específicos. • Su número suele variar durante el avance del proyecto. • Al final del proyecto son asignadas a un nuevo emprendimiento o retornan a sus áreas u organizaciones Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Sistema de Administración de Proyectos
Sistema de Administración
Estructura Organizacional
Sistema de Información Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Sistema de Administración de Proyectos
Sistema de Administración
ORGANIZACION FUNCIONAL Director Ejecutivo
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Coordinación de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
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Sistema de Administración
Sistema de Administración de Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS Director Ejecutivo
Project Manager
Project Manager
Project Manager
Coordinación de Proyectos
Personal afectado a Proyectos
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Sistema de Administración de Proyectos
Sistema de Administración
ORGANIZACION MIXTA Director Ejecutivo
Estructura de Matriz Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente Funcional
Gerente de Project Managers
Project Manager
Coordinación Proyecto B Project Manager
Project Manager
Personal afectado a Proyectos
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Coordinación del Proyecto A
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Sistema de Administración de Proyectos
Sistema de Administración
• Sistema de Información – proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto – provee una base de información de • • • • •
desempeño el uso de recursos los costos incurridos interrelaciones tiempos y costos proyectados para la terminación del proyecto Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Sistema de Administración de Proyectos
Sistema de Administración
Condiciones que destacan su importancia • Esfuerzo de magnitud • Necesidad de coordinación
• Incorporación de conocimientos y competencias • Necesidad de flexibilidad para responder a cambios • Independencia de las áreas funcionales • Importancia crucial del éxito del Proyecto
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Métodos de Planificación de Red
• Consideran al Proyecto como un conjunto de actividades relacionadas entre sí • que pueden representarse por un diagrama de red • formado por nodos y arcos que representan las relaciones
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PERT (Program Evaluation and Review Technique)
• Creada en la década del 50 • Proyecto del misil Polaris de la Marina de Guerra de EEUU • Participaron alrededor de 3000 proveedores y contratistas
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CPM (Critical Path Method)
• Creada en la década del 50 • Desarrollada por Remington Rand y Du Pont • para la programación de operaciones de mantenimiento durante la suspensión de actividades
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Ventajas de los Métodos • Identifican y organizan las actividades • Proporcionan una base de discusión
• Permite estimar el tiempo de finalización de los proyectos y sus interrelaciones • Se ponen de relieve actividades que pueden retrasarse sin afectar la finalización del proyecto permitiendo liberar recursos para otras actividades • Permite analizar las consecuencias de cambios en tiempos y costos
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Pasos en la Administración de Proyectos 1.
Descripción del proyecto
2.
Elaboración del diagrama de red
3.
Estimación del tiempo de terminación
4.
Monitoreo de los progresos del proyecto
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1.- Descripción del Proyecto • Punto final: producto / servicio • Descripción de todos los aspectos que lo componen • Actividades y relaciones de precedencia – Actividad: unidad más pequeña de esfuerzo y trabajo que consume tiempo y recursos y que puede programarse y controlarse – Precedencia: secuencia de actividades
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2.-
Elaboración del diagrama de red • Red de actividades en arcos (AOA) – Actividades = arcos – Nodos = eventos
1
S 3
2
T
U
4 S y T deberán completarse antes de que se inicie U
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2.- Elaboración del diagrama de red • Red de actividades en nodos (AON) – Enfoque orientado a actividades
S U
S y T deberán completarse antes de que se inicie U
T Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Ejemplo Traslado de Hospital Actividad A B C D E F G H I J K
Descripción Seleccionar personal administrativo y médico Seleccionar lugar y realizar un estudio del mismo Seleccionar el equipo Preparar los planos y la distribución física para la construcción definitiva Llevar los servicios públicos al predio Entrevistar solicitantes e incorporar personal de enfermería, ayudantes, mantenimiento y seguridad Comprar equipo y supervisar la entrega del mismo Construir el hospital Desarrollar un sistema de información Instalar el equipo Capacitar al personal de enfermería y ayudantes
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Predecesor
A B B A C D A E,G,H, F,I,J
30
Actividad en los nodos
Actividad
12 C 22 14 10 24 Duraci贸n de la actividad dE M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
31
Red AON para el proyecto del Hospital
I 15
A 12
INICIO
B 9
F 10
K 6
C 10
G 35
D 10
H 40
E 24 M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
FIN
J 4 32
Estimación de tiempos de terminación
• Fecha temprana de comienzo Ftc – es el tiempo de terminación más próximo de la actividad que la precede en forma inmediata – cuando la preceden varias actividades FtC es el mayor de los tiempos
• Fecha temprana de finalización Ftf – es la fecha temprana de inicio, más su duración esperada dE – Ftf = Ftc + dE
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33
Nodos – Fechas tempranas
Fecha temprana de comienzo Ftc
Actividad
12 C 22 14 10 24
Fecha temprana de finalización Ftf
Duración de la actividad dE Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
34
Rutas A-I , A - F
12
0
A 12 12
INICIO
B 9
I 27 15
12 F 22 10
K 6
C 10
G 35
D 10
H 40
E 24
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
FIN
J 4
35
Ruta A – C – G
12
0
A 12 12
INICIO
B 9
I 27 15
12 F 22 10
K 6
12 C 22 10
22 G 57 35
D 10
H 40
E 24
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
FIN
J 4
36
Rutas B – D – H , B – E - J
12
0
A 12 12
I 27 15
12 F 22 10
12 C 22 10
INICIO
0
B 9
9
9
D 19 10
9
E 33 24
K 6
22 G 57 35
FIN
19 H 59 40
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
J 4
37
Llegada al nodo J
12
0
A 12 12
I 27 15
12 F 22 10
12 C 22 10
INICIO
0
B 9
9
9
D 19 10
9
E 33 24
K 6
22 G 57 35
FIN
19 H 59 40
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
59 J 4
38
Llegada al nodo K
12
0
A 12 12
I 27 15
12 F 22 10
12 C 22 10
INICIO
0
B 9
9
9
D 19 10
9
E 33 24
63 K 69 6
22 G 57 35
FIN
19 H 59 40
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
59 J 63 4
39
Camino Crítico: secuencia de actividades, entre comienzo y final, que requiere más tiempo
12
0
A 12 12
I 27 15
12 F 22 10
12 C 22 10
INICIO
0
B 9
9
9
D 19 10
9
E 33 24
63 K 69 6
22 G 57 35
FIN
19 H 59 40
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
59 J 63 4
40
Estimación de tiempos de terminación • Fecha Tardía de Finalización FTF – es igual al tiempo de inicio más lejano de la actividad que la sigue en la secuencia en forma inmediata. – Si existen más de una actividad que la siguen en forma inmediata la FTF será el más próximo de los tiempos de inicio más lejanos de esas actividades
• Fecha Tardía de Comienzo FTC – es igual al tiempo de terminación más lejano menos la duración esperada de la tarea – FTC = FTF – dE
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Representación completa del nodo
Fecha temprana de comienzo Ftc
Fecha Tardía de Comienzo FTC
Actividad
12 C 22 14 10 24
Fecha temprana de finalización Ftf
Fecha Tardía de Finalización FTF Duración de la actividad dE
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
42
12 I 27 48 15 63
0
A 12 12
12 F 22 53 10 63
12 C 22 14 10 24
INICIO
0
B 9
9
9
D 19 10
9
E 33 24
63 K 69 63 6 69
22 G 57 24 35 59
FIN
19 H 59 40
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
59 J 63 59 4 63
43
Llegada al nodo A
12 I 27 48 15 63
0 A 12 2 12 14
12 F 22 53 10 63
12 C 22 14 10 24
INICIO
0
B 9
9
9
D 19 10
9
E 33 24
63 K 69 63 6 69
22 G 57 24 35 59
FIN
19 H 59 40
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
59 J 63 59 4 63
44
Llegada al nodo B
12 I 27 48 15 63
0 A 12 2 12 14
INICIO
0 0
B 9
9 9
12 F 22 53 10 63
63 K 69 63 6 69
12 C 22 14 10 24
22 G 57 24 35 59
9 D 19 9 10 19
19 H 59 19 40 59
9 E 33 35 24 59
M贸dulo X Gesti贸n de Servicios P煤blicos, II 2012
FIN
59 J 63 59 4 63
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Traslado Hospital
septiembre
octubre noviembre diciembre enero Duración 30/09 07/10 14/10 21/10 28/10 04/11 11/11 18/11 25/11 02/12 09/12 16/12 23/12 30/12 06/01 13/01 12 días
Id 1
Nombre de tarea Seleccionar personal adm. y médico
2
Seleccionar lugar y realizar estudio
3
Seleccionar el equipo
10 días
4
Preparar planos y distribuc ión
10 días
5
Llevar los servicios públic os al predio
24 días
6
Entrevistar solicitantes e incorporar
10 días
7
Comprar equipo y supervis ar entrega
35 días
8
Construir el hospital
40 días
9
Desarrollar un sistema de información
15 días
10
Instalar el equipo
4 días
11
Capacitar al personal de enfermería y ayudantes
6 días
9 días
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46
Holgura
• La holgura de una actividad (H) es la máxima cantidad de tiempo que una actividad puede retrasarse sin afectar la duración total del proyecto • Se puede calcular de dos modos – H = FTF – Ftf – H = FTC - Ftc Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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Cálculo de Holguras
Nodo A B C D E F G H I J K
Duración 12 9 10 10 24 10 35 40 15 4 6
Ftc 0 0 12 9 9 12 22 19 12 59 63
FTC 2 0 14 9 35 53 24 19 48 59 63
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
Holgura 2 0 2 0 26 41 2 0 36 0 0
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4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
• Supuestos – Duración real de A 16 en vez de 12 (4 sem +) – Duración real de B 10 en vez de 9 (1 sem +) Nodo C G J K D H E I F
Duración 10 35 4 6 10 40 24 15 10
Ftc 16 26 61 65 10 20 10 16 16
FTC 14 24 59 63 9 19 35 48 53
Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
Holgura -2 -2 -2 -2 -1 -1 25 32 37 49
4.- Monitoreo de los avances del Proyecto
• Para terminar en la semana 69, el gerente de proyectos tendrá que ahorrar dos semanas en CG-J-K , una de las dos semanas tendrá que ser en D-H • Si consigue ese ahorro habrá dos caminos críticos: C-G-J-K Y D-H-J-K Módulo X Gestión de Servicios Públicos, II 2012
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