Zoom na... Naprawdę możesz być dobrze zorganizowana

Naprawdę możesz być dobrze zorganizowana

Bez względu na to, czy napatrzyłyśmy się na dobrze zorganizowane mamy, babcie i ciocie, czy wychowałyśmy się w chaosie, zawsze możemy nauczyć się panować nad czasem i dbać o swoje potrzeby.

pytamy eksperta

OLA BUDZYŃSKA

ekspertka organizacji i planowania, przedsiębiorczyni i twórczyni platformy rozwojowej „Klub Pań Swojego Czasu”, www.klubpsc.pl

Zabiegana, zapracowana, przytłoczona oczekiwaniami, z trudem znajdujesz chwilę na odpoczynek. Zastanawiasz się, w jaki sposób inne kobiety, choć ich doba liczy również 24 godziny, mają czas na wizytę u fryzjera i kosmetyczki, a weekendy spędzają z przyjaciółmi lub na różnych aktywnościach, podczas gdy twoje obowiązki nie mają końca? Zarzucasz sobie złą organizację, obiecując solennie, że jutrzejszy poranek stanie się początkiem zmiany w perfekcyjną panią domu, żonę, matkę i pracownicę. Rzecz jasna, nie dotrzymujesz słowa, bo nikt nie sprostałby tak wygórowanym oczekiwaniom i znów czujesz się winna. Jak przerwać ten zaklęty krąg?

Dlaczego tak często wydaje nam się, że mogłybyśmy być jeszcze lepiej zorganizowane i zrobić jeszcze więcej?

Sedno problemu kryje się w przekonaniach dotyczących roli kobiety. Ciągle słyszymy, że mityczna „dobra mama” zawsze ma czas na zabawę z dziećmi czy wnukami, „dobra żona” prasuje mężowi koszule, podstawia obiad pod nos, a wieczorem zmienia się w demona seksu. Że w domu „dobrej gospodyni” okna lśnią czystością, a z kuchennych blatów można dosłownie jeść posiłki. Do tego jeszcze dochodzi przekonanie, że powinnyśmy być wysportowane, zadbane, oddane swojej pracy i przyjaciołom... A przecież to niewykonalne! Gadanie, że „jak się chce, to się da” i że „wszystko jest kwestią organizacji” jest kompletną bzdurą, którą pozwalamy sobie „wcisnąć”. Doba nie jest z gumy i dopóki nie zwalczymy tych krzywdzących przekonań, dopóty będziemy uważać się za niezorganizowane.

Sądziłam, że autorka bloga „Pani Swojego Czasu” zaproponuje nam jakieś cudowne sprawdzone sposoby na lepszą organizację, a słyszę, że to bzdura?

Bzdurą są nierealne, szkodliwe oczekiwania wobec siebie i porównywanie się z innymi. Możemy pracować nad lepszym wykorzystaniem swoich zasobów, nauczyć się odróżniać rzeczy ważne od nieistotnych i pilnych, wyeliminować rozpraszacze, planować zadania tak, aby mieć czas na odpoczynek i regenerację, ale nie po to, żeby stać się ideałem. Techniki zarządzania sobą w czasie wspierają nas w codziennych działaniach i należy je traktować jak drogowskazy prowadzące do celu. Przykładowo „Metoda 2 minut” mówi, że mało wymagające zadania możemy łączyć z innymi obowiązkami i wykonywać je przy okazji np. czekając na wrzątek na herbatę, możemy rozładować zmywarkę, a w czasie połączenia z infolinią uporządkować biurko.

Myślę, że ta metoda jest dobrze znana kobietom, ale jakie techniki stosować, żeby robić to, na czym naprawdę nam zależy?

Zanim przejdziemy do aktywnego korzystania z metod i narzędzi do zarządzania sobą w czasie, zatrzymajmy się i pomyślmy, do czego

SPOSOBY ZARZĄDZANIA CZASEM

• Metoda Pomodoro Zakłada, że pracujemy w maksymalnym skupieniu tylko przez jakiś czas. Dlatego dobrze jest podzielić zadanie na części, uwzględniając przerwy, np. 25 minut intensywnej pracy, a po niej pięciominutowy odpoczynek.

• Checklisty to inaczej spisane czynności potrzebne do wykonania każdego zadania np. naprawa samochodu to telefon do mechanika, odprowadzenie auta, ustalenie ceny i terminu odbioru, a potem odbiór. Zapisujemy kto i kiedy tym się zajmie i przechodzimy do następnego obowiązku.

• Zasada 5-10-15 polega na dzieleniu zadań na takie, na których wykonanie potrzebujemy pięciu czy dziesięciu minut lub kwadransa. Masz wolną chwilę? Sięgasz po listę i wybierasz coś z pięciominutowej rubryki.

w ogóle dążymy i czy to rzeczywiście jest nasze, bo często bierzemy na siebie ciężar cudzych oczekiwań. Zadajmy sobie pytanie, czy chcę być lepszą panią domu dla

siebie, czy po to, żeby dorównać mamie lub teściowej, stawianym mi za wzór? Czy chcę odejść na wcześniejszą emeryturę, bo jestem zmęczona albo mam ochotę wreszcie zrobić coś dla siebie, czy ulegam presji dzieci, oczekujących, że zajmę się wnukami? Tę sytuację dobrze obrazuje metafora drabiny, którą przywołuję w swojej kurso-książce „Zorganizuj się w 21 dni”. Według niej techniki i metody są jak drabina przystawiona do ściany. Jeśli oprzemy ją o niewłaściwą konstrukcję, to wejdziemy na niewłaściwy dach. Dlatego zanim zaczniemy korzystać z różnych narzędzi, ustalmy swoje prawdziwe cele.

A jaki powinien być kolejny krok?

Zmiana nawyków, ponieważ stanowią one 40 proc. naszych działań. Codzienne siadanie do pracy, skupianie się na obowiązkach, pilnowanie czasu na regenerację, tworzenie listy zadań – wszystkie te

ZMIEŃ STYL DZIAŁANIA

Szybko zniechęcasz się do nowych pomysłów? Popracuj nad swoim podejściem!

BEZ EFEKTÓW EFEKTYWNY

1 2 1 2

4 3 4 3

1Euforia – myśl o nowym celu np. zrzuceniu wagi od razu poprawia ci nastrój.

2Fantazjowanie – stale rozmyślasz o swoim nowym szczupłym ciele.

3Zniechęcenie – ćwiczysz i jesz mniej, ale waga ani drgnie, więc tracisz impet.

4Zaniechanie – sporadycznie odwiedzasz siłownię, za to często podjadasz, więc zaczynasz szukać winnych tego stanu i porzucasz plany. 1Skupienie – postanawiasz założyć tego lata bikinii.

2Planowanie – oceniasz realnie, ile możesz starcić na wadze.Wybierasz dietę i ćwiczenia, rozpisujesz zadania na każdy dzień.

3Analiza – po tygodniu korygujesz listę zadań, uwzględniając swoje możliwości i gorsze dni.

4Konsekwencja – ćwiczysz w swoim tempie i w dobrym nastroju.

Powszechnym problemem jest nieumiejętność odróżnienia spraw ważnych od pilnych, które muszą być wykonane od razu.

działania mają swoje źródło w dobrych nawykach. Należy do nich zapisywanie spraw do załatwienia w jednym miejscu, w telefonie lub na kartkach, wybieranie najważniejszych i realizowanie ich, choćby częściowe, każdego dnia. Ważne jest też codzienne przeglądanie sporządzonej listy, bo bez tego tworzenie jej nie ma sensu.

Jeśli mimo stosowania dobrych nawyków, wciąż np. nie uczymy się języka obcego czy nie ćwiczymy, choć jest to dla nas ważne?

Wtedy warto zapytać siebie, dlaczego dane zadanie mnie zniechęca, przeraża albo nie znajduję na nie czasu. Często już sama szczera odpowiedź i uświadomienie sobie własnych obaw i blokad pozwala nareszcie zacząć działać albo przeciwnie, wyrzucić zadanie z listy, jeśli uznamy je za nieistotne czy nie nasze. Spróbujmy tak czasem zrobić i zobaczmy, co się stanie. Organizacja to też sztuka odpuszczania.

Jednak są takie sprawy np. urzędowe, które mimo swojej ważności potrafimy odkładać w nieskończność, narażając się na kary administracyjne.

To jest ciekawy paradoks, bo tego typu sprawy często obciążają nas psychicznie i wywołują wyrzuty sumienia, a mimo to trudno nam się zmobilizować. W takich sytuacjach korzystam z tzw. „Listy zadań pierdołowatych”, to pozwala

mi zebrać je w jednym miejscu i podzielić na grupy. Przykładowo, masz do wykonania pięć telefonów do różnych instytucji? Załatw je naraz, w wolnej godzinie w środku tygodnia, a przekonasz się z jaką satysfakcją będziesz pozbywać się kolejnych pozycji z listy.

Można planować i zapisywać, ale co zrobić, gdy szef nagle zatrzymuje nas w pracy, a mąż i rodzina mają swoje oczekiwania?

Kluczem jest komunikacja i jasne przedstawianie swoich potrzeb, ale nie osiągniemy tego, jeśli nie przepracujemy blokujących nas przekonań. To one odpowiadają za chęć tłumaczenia się np. dzieciom, że nie jesteśmy opiekunkami na zawołanie i pilnowanie się, żeby nikogo nie urazić. Czas dla siebie, to nie jest coś, co mamy sobie „uszczknąć”, gdy inni nam pozwolą. My decydujemy, jak dużą jego część oddamy innym. Oczywiście są sprawy, które trzeba wspólnie ustalić, ale wtedy zasady muszą być jasne i sprawiedliwe dla wszystkich. Nie zawsze też nasze sprawy będą istotne, np. jeśli od mojej pracy zależy powodzenie projektu, to to zadanie jest ważniejsze od fitnessu czy kosmetyczki. Jednak bez względu na okoliczności uważam, że dobra organizacja to umiejętność, której po prostu można się nauczyć.

REKLAMA