Een kijkje binnen bij
het bedrijfsbureau De veranderingen in de markt zorgen ervoor dat Distrivers voortdurend in beweging blijft. Afdelingen worden opnieuw ingericht, afgestoten of opgericht om op deze veranderingen te kunnen inspelen. Om die reden is het bedrijfsbureau recentelijk opgericht. We vertellen je daar graag meer over en nemen een kijkje binnen bij het bedrijfsbureau.
H
et bedrijfsbureau is op 1 maart 2015 gestart met als doel de service- en dienstverlening meer handen en voeten te geven. De afdeling heeft de nodige kennis en kunde om processen beter in te richten en te stroomlijnen. ‘Met zijn zessen werken we aan adviezen en oplossingen van vraagstukken voor klanten, leveranciers en andere afdelingen binnen de organisatie’, vertelt Ronald van Nies, verantwoordelijk voor de afdeling. ‘Wij houden ons dagelijks bezig met de volgende taken’: Artikelbeheer: alle ongeveer 47.000 actieve artikelnummers op BestelDivers worden beheerd door het bedrijfsbureau. ‘Dagelijks voeren wij aanpassingen door binnen de bestelomgeving waardoor je als klant op een eenvoudige wijze de producten kunt bestellen’.
Kostprijsberekening: wij ontwikkelen kostenmodellen waar de berekening van prijzen mee worden gerealiseerd. ‘Met de kostprijsberekeningen proberen wij helderheid te creëren in de prijsstructuur. Dit houdt onder andere in het berekenen van marges en klantcondities.’ Seizoensmenu’s: wij zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van de seizoensmenu’s. De afdeling houdt zich bezig met het opstellen, berekenen, invoeren, monitoren en bijsturen van de menu’s. Opstart- en veranderingsprojecten: om een nieuwe klant bekend te laten worden met Distrivers en onze manier van werken wordt een intensief opstarttraject aangegaan dat ongeveer 6 tot 12 weken in beslag neemt. ‘Tijdens dit traject begeleiden wij de nieuwe klant in de meest brede zin van het woord, zoals het verzorgen van trainingen, inbedden van logistiek en het verzorgen van de benodigde klantnummers en accounts.’
— NUMMER 2 — 2015 — PAGINA 6
Overig: Naast deze taken is de afdeling verantwoordelijk voor een aantal facilitaire zaken zoals onderhoud van vastgoed, de coördinatie van bedrijfsbezoeken en het calculeren van aanbestedingen/offertes. De medewerkers Binnen het bedrijfsbureau werken zes mensen met een brede kennis van de processen in de organisatie. Elke werknemer heeft zich gespecialiseerd in een aantal facetten van de afdeling. Zij stellen zich graag voor. ‘Ik houd mij bezig met het ontwikkelen en onderhouden van logistieke modellen en het faciliteren van de inkoop’, vertelt Ronald van Nies, ‘daarnaast is het prijs- en artikelbeheer een taak die bij mijn pakket hoort’. ‘Ik zie er ook op toe dat de processen binnen deze afdeling kwalitatief goed uitgevoerd worden’. Arend Michiel Brauckman geeft aan dat hij zich bezighoudt met prijsbeheer en facilitaire zaken. ‘Ik heb ook een adviserende rol op het gebied van aanbestedingen en offertes waarbij ik mij richt op bedrijfseconomische aspecten zoals kostprijsberekeningen en prijsbewaking’, aldus Arend Michiel. Een nieuwe klant van Distrivers of een klant die een verandering doormaakt, maakt kennis met Marjon te Winkel - Van der Wal. ‘Met de opstartmanager Ingrid Bosma begeleid ik de klanten gedurende het hele project. Samen met Cobij Kruijssen ben ik het eerste aanspreekpunt van de klant tijdens opstart- en veranderingstrajecten. Daarnaast vraag ik klantnummers aan, verzorg ik het brood en banket en richt ik levertijden, -dagen en bestellijsten voor de klant in. Ook bied ik ondersteuning bij het ontwikkelen van de (seizoens) menu’s. Vooral het verwerken, monitoren en bijsturen van de menu’s vallen onder mijn verantwoordelijkheid’, vertelt Marjon.
Het bedrijfsbureau bestaande uit (van links naar rechts) Arend Michiel Brauckman, Cobij Kruijssen, Ronald van Nies, Marjon te Winkel – Van der Wal, Stephanie Slot en Edwin Mast.
‘Zoals Marjon al aangaf houd ik mij ook bezig met opstart- en veranderingstrajecten’, vertelt Cobij Kruijssen. ‘Daarnaast check ik controlebestanden die uit Besteldivers komen op afwijkende orders. Wanneer u bij Distrivers op bedrijfsbezoek komt is de kans groot dat ik u ontvang, ik vervul ook de rol van gastvrouw voor klanten en relaties.’ Als deskundige op het gebied van voeding en diëtetiek ben ik verantwoordelijk voor het menubeheer binnen Distrivers, vertelt Stephanie Slot. ‘Ik ontwikkel en reken nieuwe menu’s door. Daarnaast ben ik verbonden aan diverse menucommissies’. Edwin Mast is de BestelDivers specialist binnen het bedrijfsbureau en de probleem oplosser voor klanten die met vragen over BestelDivers zitten. ‘Ik beheer en onderhoud de digitale bestelomgeving, ook zorg ik ervoor dat klanten wegwijs worden in BestelDivers door trainingen te verzorgen’, vertelt Edwin. Daarnaast verzorgt hij rapportages van en voor klanten.
hooiberg. Het bedrijfsbureau is dagelijks bezig met het aanpassen van BestelDivers om een zo’n efficiënt en effectief mogelijk bestelproces te garanderen. Hierdoor blijft er meer tijd over voor andere taken. Het is belangrijk dat cliënten en patiënten gezonde en evenwichtige voeding krijgen. Het bedrijfsbureau ziet er daarom op toe dat alle menu’s voldoen aan de juiste voedingswaarden en een evenwichtig voedingspatroon bieden. Bij het bedenken rekenen zij de menu’s door. Na het bedenken worden de menu’s in de menucommissie van Distrivers behandeld, die bestaat uit vertegenwoordigers van diverse zorgorganisaties. Op deze wijze probeert het bedrijfsbureau menu’s te ontwikkelen die passen bij de vraag van de cliënt en de patiënt en de wensen van onze klanten. Met de oprichting van het bedrijfsbureau proberen wij onze dienstverlening nog meer aan te passen aan de wensen en behoeften van onze klanten. Samen denken in oplossingen, dat is onze werkwijze. —
Toegevoegde waarde Het zoeken van een bepaald product uit de 47.000 artikelen op BestelDivers kan soms enige tijd en moeite kosten. Misschien lijkt het wel alsof je zoekt naar een speld in een
PAGINA 7 — NUMMER 2 — 2015 —
“ De afdeling heeft de nodige kennis en kunde om processen beter in te richten en te stroomlijnen.”