En el pasado, solamente se utilizaban los criterios financieros sin embargo, en la actualidad se prefiere utilizar un criterio múltiple, que incluya otros factores que distribuyan de la mejor manera los recursos humanos y el capital para maximizar el retorno de la inversión a largo plazo. Cuando se utilizan criterios definidos de una forma sistemática, se obtienen diversas ventajas:
Provee un enfoque de atención para los stakeholders sobre los puntos clave de la organización. Permite lograr un consenso sobre las prioridades adecuadas y los beneficios totales que se obtienen Orienta la planeación y el uso de recursos en forma eficiente Ofrece un portafolio con proyectos balanceados en cuanto al riesgo del capital disponible. Conduce a la apertura en el proceso de selección. Genera un mecanismo para cambios controlados a través del criterio de selección.
Recepción de los proyectos candidatos Inicia con la creación de una idea de fuentes externas o internas, es decir, de cualquier entidad que perciba que el proyecto traerá beneficios a la organización. En algunas organizaciones restringen las propuestas a ciertos niveles de la organización o a momentos específicos en el tiempo. Normalmente cada propuesta utiliza un documento específico en el que se reúnen los dato y se acompaña de datos e información sobre el valor del proyecto, en el que se incluyen al menos:
Fecha de la propuesta Administrador responsable Administrador del proyecto Beneficios para la organización, como reducción de costo, calidad, nuevo producto, soporte general, entre otros Número de horas estimado para realizar el proyecto Definición del problema Definición de la meta Definición de objetivos
Esta propuesta será aceptada o rechazada por el equipo de selección de acuerdo a su contribución a la organización. Evaluación de las propuestas Todas las propuestas estarán compitiendo por los recursos limitados de la organización, especialmente cuando el negocio tiene una orientación hacia proyectos por lo que debe establecerse un proceso estructurado para compararlas y analizar su contribución a la organización. Cuando el equipo de selección acepta una propuesta, es necesario establecer su prioridad mediante una evaluación que permita comparar todos los proyectos. Normalmente los proyectos son evaluados al asignarles un valor numérico que les permita obtener una calificación, por ejemplo:
Establecer los criterios comunes y asignarles un valor de acuerdo a una escala, por ejemplo, si para evaluar la importancia de los objetivos se utilizaran valores entre 1 y 5, donde 5 es el más alto valor de importancia de acuerdo al cumplimiento con el plan estratégico, se tendría: