Запровадження електронного документообігу в органах державної влади: досвід Головдержслужби
Наявні передумови для впровадження електронного документообігу в органах державної влади
1. Нормативно-правова база;
2. Акредитовані центри сертифікації ключів;
3. Системи, що мають можливість забезпечувати проходження безпаперового електронного документообігу; 4. Корпоративні мережі. Доступ до зовнішніх електронних мереж обміну інформацією.
Нормативно-правове підґрунтя електронного документообігу 1. Чинні акти:
Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг"; "Про електронний цифровий підпис“. постанови Кабінету Міністрів України від 28.03.2004 року № 1453 "Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади"; від 28.03.2004 року № 1452 "Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності"; наказ Держкомархівів від 25.04.2005 року № 49 “Про затвердження Порядку зберігання електронних документів в архівних установах”
Нормативно-правове підґрунтя електронного документообігу 2. Основні недоліки чинної нормативної бази:
відсутність визначених норм щодо здійснення електронного діловодства та передачі даних до архівів; відсутність єдиних уніфікованих форматів організації безпаперового обміну електронними документами, насамперед, технічних форматів створення електронних архівів та алгоритмів генерації та підтвердження справжності (дійсності) електронних цифрових підписів;
Правовий статус електронного цифрового підпису 1. Що таке електронний цифровий підпис? а) з правової точки зору, це різновид електронного підпису, який за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису за визначеного законом вичерпного переліку технічних умов б) з фізичної точки зору, це унікальний електронний код, за допомогою якого підтверджується цілісність та юридична сила електронного документа, а також однозначно ідентифікується особа, що його підписала.
2. Що таке акредитований центр сертифікації? Це установа, яка має право здійснювати генерацію особистих електронних цифрових підписів для органів державної влади.
Необхідні умови щодо забезпечення переведення внутрішнього діловодства у безпаперовий вигляд
Створення відомчих нормативів, щодо провадження переходу на електронний документообіг
Політична воля керівника органу
Введення в експлуатацію системи електронного безпаперового документообігу
Забезпечення усього персоналу юридично значимими електронними цифровими підписами
Забезпечення реєстраторів потужним обладнанням
Електронний документообіг: політичне рішення “за” чи “проти” “ПРОТИ”
кв V І І І кв І ІІкв 9 рік 200
2:04
2:07
Ікв
5:49
8:35
14:17
доступність інформації, прозорий рух документів, відсутність необхідності зберігати паперові копії пришвидшення опрацювання документів, підвищення продуктивності роботи працівників посилення виконавської дисципліни автоматизація контрольних функцій керівника та самоконтролю забезпечення оперативної та одночасної колективної роботи з документами
23:57
психологічний бар'єр, пов'язаний з відходом від класичних паперових процедур тимчасове падіння літературної якості документів юридичні суперечності, пов'язані з одночасним існуванням паперового і електронного документообігу
1:59
“ЗА”
ІІкв І Ікв ік І І кв 2 0 1 0 р
Типовий перелік відомчих нормативів 1. Програма переведення документообігу у безпаперову форму; 2. Порядок організації безпаперового документообігу; - посадові рольові інструкції користувачів; - інструкції з адміністрування системи. 3. Порядок застосування ЕЦП: - права користувача підпису; - повноваження відповідального підрозділу. 4. Врегулювання окремих питань, пов'язаних із суперечностями процедур проходження паперових і електронних документів (управління змінами)
Типовий перелік етапів запровадження електронного документообігу Примірна тривалість
1. Проведення комплексу рольових навчань персоналу, які необхідно повторювати з певною періодичністю;
Постійно з 1 місяця
2. Відпрацювання основних навичок низхідного безпаперового руху документів на базі доведення до виконавців інформаційних документів;
Перші 2 місяці
3. Запровадження безпаперової підготовки внутрішніх документів;
3 місяць
4. Відхід від формування паперових архівів структурних підрозділів;
3-4 місяці
5. Запровадження повного циклу безпаперового проходження вхідних – вихідних документів.
3-6 місяці
6. Підтримка належного рівня якісних показників електронного документообігу.
Постійно з 4 місяця
Технічне забезпечення Сервер БД та віртуальний Сервер БДсервер доступу
Сервери доступу
Ділянка реєстрації
Робочі місця користувачів
Ділянка друку
Наявні гарантії інформаційної безпеки
1. Технічний захист інформації від несанкціонованого втручання Рівень гарантій безпеки Г-2 Системний аудит 2. Забезпечення цілісності
даних у процесі обробки/передачі інформації
Що підтверджує сертифікат Г-2 ? 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Базову адміністративну конфіденційність; Мінімальну адміністративну цілісність; Обмеженість “Політики відкату”; Стійкість системи до відмов: надійність даних, що зберігаються; стійкість СУБД. Можливість проведення модернізацій СЕД без втрати рівня захищеності даних Можливість ручного відновлення системи; Захищеність журналів реєстрації; Одиночна ідентифікація та аутентифікація; Достовірний канал між користувачем та БД; Розподіл обов'язків на підставі привілеїв; Системне самотестування.
12
Забезпечення цілісності даних у процесі обробки/передачі інформації 1. 2. 3. -
Електронний цифровий підпис: юридична значимість; гарантія цілісності документа; однозначність ідентифікації підписувача. Свідоцтво про акредитацію центру сертифікації ключів: стандартизовані алгоритми криптозахисту даних; захист від втручання у потоки даних; Системні налаштування: недопущення втручання користувачів у підписаний документ; 13 автоматичне завантаження ЕЦП.
ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ
Етап
1. Навчання персоналу 2. введення документів у електронний документообіг -2 Поетапність групових навчання керівництва Головдержслужби; 3. Забезпечено 100% персоналу особистими електронними цифровими -близько 10 рольових навчань для реєстраторів; підписами. Висхідний рух та -понад 20Низхідний групових навчань апарату рух усіх працівників центрального підвідомчих установ Головдержслужби; Реєстрація документа 1. Інформаційні документи Затвердження Документи між структурними підрозділами 2. Ініціативні документи 3. Окремі постановчі Керівник 1 Керівник 1документи Окремі постановчі документи 4. Резолюція Погодження Накази, нормативно-правові акти окрім тих, проходження якихКерівники має особливості, 5. Усі документи, 4–3–2 Керівники 2–3–4 відмінні від загального порядку розгляду документів (кадрові документи, звернення громадян, фінансові документи та Погодження Резолюції документи, що містять інформацію з обмеженим доступом) Виконавець ЕЦП
ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ 1. Навчання персоналу 2. Поетапність введення документів у електронний документообіг 3. Забезпечено 100% персоналу особистими електронними цифровими підписами. 4. Відпрацювання основних навичок роботи із низхідним документом
Фіксується дата і час підписання
Ідентифікація особи-підписанта
Результат підтвердження Автоматичне визначення автора резолюції дійсності підпису
Обов'язкове підписання резолюції особистим електронним цифровим підписом Формування змісту резолюції з шаблону
Автоматичне та ручне визначення типу і рівня контролю та контрольного терміну
Визначення переліку виконавців та їх рольовий розподіл
ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ 5. Організація робочого місця користувача поле сортування
Підтвердження опрацювання документа
Реквізити документа
Термін виконання
ДОСВІД ГОЛОВДЕРЖСЛУЖБИ 6. Підготовка електронних документів Формування маршруту узгодження
Обов'язкові реквізити проекту
Реєстратор проекту Документ на виконання якого підготовлено проект
Погодження здійснюється із обов’язковим застосуванням електронного цифрового підпису
Цікавий факт:
Формування електронного вмісту проекту Додаткові з файлів будь-якого формату, що реквізити проекту сприймається Windows
За результатами аналізу е-документообігу Головдержслужби, Фіксація часу погодження на електронних документах було зібрано 59 тисяч електронних Після затвердження проекту, за його вказаними реквізитами здійснюється погоджень за останні 6 місяців !!! повністю автоматична реєстрація документа Протоколювання усіх Отже, за відсутності електронного документообігу, для збору такої кількості подій із документом підписів спеціалістам довелося б кожного дня проводити у чергах біля кабінетів керівників не менше 1,5-2 години, збираючи менш по 6 звіз щоденно !!! За даним документом, 13 погоджень було зібрано зане 5 годин неніж виходячи кабінету
Забезпечення якості опрацювання електронних документів Кількість помилок, допущених при роботі з е-документами, протягом 2009 року
569
334 255 137 53
ь рвен е ч ен ь трав
нь липе
ень сер п
сень вере
49
19
ад ст о п и л ень жовт
8 ень груд
Методи боротьби із помилками 1. Контроль основних показників якості - середній час опрацювання документів керівником (сьогодні не більше 2 год.) 2. Проведення щотижневих аудитів - забезпечення аудити формуються 100% легітимності на підставі системного електронних протоколу документів усіхтаоперацій, резолюцій 3. Стимулювання персоналу -що забезпечення здійснюються рівня із електронними щоденноговідповідальності опрацювання документами документів не нижче 90% 4. Запровадження персональної - моніторинг на підставі аудитів кількості визначається допущених ступінь помилокдотримання працівниками вимог Сьогодні у Головдержслужбі наказом № від 08.05.2009 року передбачено щодо опрацювання е-документів та 139 дотримання контрольних показників застосування персональної відповідальності, зокрема за: персоналу за 10-бальною - за результатами аудиту проводиться оцінювання - створення власних електронних резолюцій без електронного цифрового підпису; шкалою із розрахунку “10” – виконання усіх вимог та настанов, а “0” – повне - відправлення не підписаних електронним цифровим підписом документів та розгляд невиконання усіх вимог та настанов. таких документів;
10,00
9,15
9,21
9,34
листопад
груде нь
9,13 9,12 - затримання розгляду працівником електронного документу, що надійшов до нього, 8,16 понад 8 годин робочого часу без поважних причин; 8,00 7,17 - неподання у визначений6,42 термін5,89до Адміністратора інформації, необхідної для коректної 6,00 роботи системи,4,95 зокрема інформації про відсутність працівників; -неправильне або неправдиве заповнення реквізитів проектів електронних документів; 4,00
2,11
2,00
0,49 0,00 січе нь
лютий
березень
квіте нь
траве нь
че рвень
липе нь
се рпе нь
ве ре се нь
жовтень
Частка безпаперового документообігу у загальному обсязі документообігу Головдержслужби Впродовж 2009 року
Січень
81,4%
81,4% 81,4%
72,2%
67,6% 80,7%
76,4%
73,1% 82,3% 59,4%
50,8%
61,5% 32,4%
20,7%
19,6% 22,7%
17,2%
16,9% 19,4%
20,1%
6,4%
0,0%
0,0%
0,0% 0,0%
0,0%
14,3%
25,0%
20,5% 19,3%
50,0%
42,5%
59,8%
63,5% 53,1%
75,0%
73,7%
80,2%
81,3% 76,2%
100,0%
Лютий
Березень
Квітень
Низсхідний рух
Травень
Червень
Липень
Серпень
Висхідний рух
Вересень Жовтень Листопад Грудень
В цілому
20
Частка безпаперового документообігу у загальному обсязі документообігу Головдержслужби
98,7% 95,4% 97,5%
Червень
95,6% 89,1% 93,6%
Травень
98,7% 91,9% 96,4%
95,7% 89,0% 93,6%
94,6% 85,8% 92,2%
89,3% 81,8% 86,5%
89,0% 84,6% 87,5%
89,0% 75,3% 84,2%
75,0%
61,4%
100,0%
82,1% 68,2%
Впродовж 2010 року
50,0%
25,0%
0,0% Січень
Лютий
Березень
Низсхідний рух
Квітень
Висхідний рух
Липень
Серпень
Вересень
В цілому 21
Е-документообіг: майбутні перспективи
pro et contra суттєве заощадження ресурсів (кошти і час) об’єктивна оцінка трудозатрат (внеску) кожного працівника подолання комунікаційних бар’єрів підвищення персональної конкурентоздатності працівника на ринку праці в умовах розвитку інформаційного суспільства збереження “живої” інституційної пам’яті
працювати з електронними документами психологічно і фізично важче ніж з паперовими ніхто і ніколи не дасть гарантій безперебійної роботи системи доведеться регулярно повертатися до питання надійності зберігання інформації та забезпечення доступу до неї у майбутньому 22
Перспективи подальшого (глобального) розвитку безпаперового електронного документообігу
створення реальних можливостей для зміни філософії і практики контролю з формального виконання документів до аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту внаслідок автоматизації традиційного контролю поступовий відхід від необхідності застосування на робочих місцях потужних робочих станцій шляхом їх заміни лише технікою організації доступу до мережевих робочих ресурсів – майбутня економія капітальних видатків створення єдиної мережі безпаперового обміну електронними документами між органами влади введення до безпаперового документообігу документів, що мають інформацію із обмеженим доступом, за рахунок створення комплексної захищеної системи створення, обробки та обміну даних створення єдиних уніфікованих довідникових баз органів влади, постійна актуальність яких підтримуватиметься централізовано і на належному рівні
www.guds.gov.ua