TÉMA ČÍSLA
Kolaborační nástroje Jakub Špaček
Technologický pokrok na pracovišti nevidíme už jenom jako přesun od klasických poznámkových bloků k těm digitálním. Nástrojů pomáhajících koordinovat činnosti na projektech, kdy jednotlivé pracovníky nemusí dělit pouze vzdálenost v měřítku několika metrů, ale často jde i o kilometrové vzdálenosti, je obrovské množství. Jak však zvolit ten pravý? S nadpisem tohoto článku si nemusíte dělat těžkou hlavu. Nebudu vám v něm do hlav vtloukat, jak byste měli spolupracovat s radikálními politickými směry, abyste pomáhali nepříteli národa. Výraz kolaborace často chápeme negativně, v zahraničí se však poměrně běžně používá, a to v pozitivním slova smyslu. Dokonce byste si měli dávat pozor i na správné výklady slov kooperace a kolaborace. Oba sice znamenají spolupráci, ale při kooperaci jde o formu, kdy každý člen skupiny vytvoří svou část práce na projektu a pomyslné díly skládačky se spojí a vytvoří kýžený výsledek. V této metodě však může o úspěchu či neúspěchu rozhodnout kterýkoliv článek skupiny, který nevykoná svůj díl práce. Naopak u kolaborace se pomyslné pracovní síly spojí a současně dohromady vytvářejí společný projekt, za nějž je dohromady zodpovědná celá skupina.
Moderní kolaborace
Mezi moderní kolaboraci můžeme zařadit i jeden z nejaktuálnějších trendů v oblasti hromadné výroby. Hned v několika provozech, včetně české automobilky Škoda, již vedle klasických manuálních pracovníků funguje tzv. „kolaborační robot“. Jde o robotické rameno s umělou inteligencí a včleněnou řadou senzorů, díky nimž se lidským pracovníkům neplete pod ruce a zároveň vykonává práci, kterou by lidé dělali podstatně déle, případně i s větší chybovostí. Připouštím však, že jde pravděpodobně o odlišný kolaborační nástroj, než jaký byste očekávali. Popravdě? Ty další už budou hlavně softwarové.
S čím mohou kolaborační nástroje pomoci?
Hlavním účelem kolaboračních nástrojů je zvýšení efektivity práce. Zaměřují se také na minimalizaci technické náročnosti pro uživatele. Není to až tak dávno, kdy jsme strávili několik dlouhých minut kontrolou a nastavením konferenční místnosti. Vše se zdálo být v pořádku, ale v okamžiku, kdy jsme se chtěli spojit s kolegou či klientem,
54
Reseller Magazine
něco přestalo fungovat. Na osobu na druhé straně jsme mohli zmateně mávat, ale slyšet nás zkrátka nebylo. Dnešní systémy jsou mnohem vyspělejší a jejich hlavní předností jsou minimální nároky na uživatele. Často stačí zadat pouze e-mail osoby, s níž se chceme spojit, případně jí poslat odkaz s pozvánkou. Obdobně dnes můžeme nejen komunikovat, ale také plánovat a řídit čas vlastní i svých kolegů a podřízených. Stačí si pouze vybrat vhodný nástroj, který veškerou administrativní zátěž vykoná za vás. Kolaborační nástroje zahrnují hned několik různých funkcí: plánování; komunikaci; práci s dokumenty; ukládání souborů.
Typy nástrojů
Kolaborační nástroje můžeme rozdělit na ty, co se bez hardwaru obejdou, a ty, co ne. Druhé zmíněné jsou softwarovými programy využívajícími konkrétní techniku zejména v podobě dotykových obrazovek, nejrůznějších panelů, kamer a projektorů. Při výběru vhodného řešení také můžete narazit na případné komplikace, jako je dostupnost programů pouze v angličtině. Když se zaměříme spíše na hardwarově nenáročná řešení, zjistíme teprve, jak pestré množství nejrůznějších typů a značek na trhu najdeme. Jen při přípravě tohoto textu jsem narazil na články, kde se pochval dostávalo desítkám nejrůznějších programů a aplikací. Řada z nich je dokonce řešena pouze prostřednictvím webového rozhraní. Důležitější způsob dělení nástrojů však spočívá v jejich funkci:
Seznamy úkolů – Někdy bývají nazývány také jako „to-do listy“. Obsahují pouze jednoduché odrážky, v nichž jsou uvedeny konkrétní úlohy, které mají být splněny. Správně by si měl každý zaměstnanec sám sobě udělat takový seznam už na konci předchozího pracovního dne, aby měl úplně jasno, co ho další den čeká. Je běžné, že se během dne mohou změnit priority, případně přibudou nové úkoly. Ideální je pak kombinace s automatizovaným systémem upomínek, který uživatele upozorní na to, co ještě nestihl dokončit. Poznámky – Poznámky jsou v podstatě obdobným nástrojem jako to-do listy s tím rozdílem, že zde lze podrobněji rozepsat konkrétní úkoly. Nenajdeme tedy pouhou připomínku, že máme „zavolat panu Novákovi“, ale zjistíme také, co všechno jsme s tímto klientem chtěli probrat pěkně bod po bodu, a můžeme si být jistí, že na nic nezapomeneme (pokud jsme si to zapsali). Podobně zde můžeme také archivovat důležité informace, které se nám mohou časem hodit. Práce s dokumenty – Správa dokumentů je jedním ze stěžejních systémů, díky němuž můžeme ideálně v cloudovém prostředí pracovat s různými typy dokumentů. Když má každý člen v týmu odlišnou úlohu, může se i několik lidí podílet na tvorbě jediného dokumentu. Jeden člen se zaměří na estetickou stránku věci, jiný píše text, další kontroluje pravopis. Obdobně ale mohou lidé spoluvytvářet a navzájem si komentovat jednotlivé úpravy. březen 2019 | www.rmol.cz