DAVID VEČEŘA (INFOMATIC): DIGITALIZACE JE POMOCNÍKEM I PŘÍLEŽITOSTÍ

František Doupal

S Davidem Večeřou, obchodním ředitelem společnosti INFOMATIC, jsme hovořili o digitální transformaci podniků. Pokud vás zajímá, jak efektivně zvládnutá digitalizace vypadá, co všechno zahrnuje a jaké má výhody, jste na správném místě. Díky nepřímému systému prodeje, který společnost INFOMATIC vyznává, navíc může jít i o zajímavou příležitost pro rozvoj vašeho byznysu.

Můžete nám společnost Infomatic stručně představit?

Infomatic je česká firma zabývající se digitální transformací („DX“) firem a organizací. Konkrétněji se pak soustředíme na systémy pro digitalizaci dokumentů, které do organizací přicházejí nebo v ní vznikají.

Abychom byli schopni navrhnout vhodné řešení, jsme současně i dodavatelé dokumentových skenerů Fujitsu a softwarových platforem Kofax a CaptureBites pro Českou a Slovenskou republiku. Koncovým zákazníkům své digitalizační systémy poskytujeme primárně prostřednictvím svých obchodních partnerů, kteří zajišťují kompletní dodávky všech souvisejících služeb. Představte si IT integrátora, IT dodavatele DMS, CRM nebo ERP systémů. Se svou partnerskou sítí samozřejmě úzce spolupracujeme a průběžně ji edukujeme ve všech potřebných oblastech.

Digitální transformace podniků je jedním z největších trendů posledních let. Jakým směrem se aktuálně vyvíjí? A jaké to přináší výhody (případně i nevýhody)?

Situace se v tomto ohledu postupně zlepšuje, ale stále není vše dokonalé. To, že si zákazník pořídí z e-shopu skener a vytváří PDF dokumenty, to určitě není digitální transformace. Osobně se domnívám, že pojem „DX“ nabyl takového rozsahu, že zákazníci jsou zmateni a IT odborníci si ji vysvětlují každý po svém.

Obecně zákazníci v první fázi uvažují o skenování papírových dokumentů. Následně začnou zvažovat využívání čárových kódů nebo prohledávatelných PDF a pak přichází na řadu inteligentní zpracování všech elektronických dokumentů. Často se používá pojem „OCRko“. A teprve zde to začíná být zajímavé!

V tomto momentě přichází na řadu konzultační činnost, kdy s jednotlivými odděleními diskutujeme o zákaznických požadavcích a spojujeme je s možnostmi současných technologií. Naším cílem je vždy dosáhnout spokojenosti obou stran a takového stavu, aby vynaložené náklady přinesly návratnost investice do jednoho roku.

Vývoj nabral v posledních pěti letech značnou rychlost. Např. technologie na rozpoznání strojově psaných znaků dnes fungují s úspěšností přes 95 % a integrace na současné systémy není tabu, ale standardem. Workflow nástroje jsou zákaznicky orientované a data umíme načíst i z dokumentů, které kvalitou a často ani potřebnou podobou či formátem ani zdaleka neoplývají.

Po úspěšném načtení dat systémy pro správu dokumentů a workflow automaticky zajistí distribuci v organizaci na základě nastavených procesů a jejich řízení.

Výhod „DX“ je mnoho, lepší tak bude uvést nevýhody, kterých je méně:

- Nutnost změny myšlení ve firmě nebo organizaci (nebude cestovat papír z oddělení, nebudou se tisknout e-maily, nebudou se vyplňovat podpisové knihy atd.).

- Změna chování lidí (zodpovědný pracovník řeší výjimky nebo nedostatky, neřeší proces od A do Z).

- Dokument je startérem procesu, pak už pracuje systém a na dokument si nesáhnete.

- Je to systém – někdo jej musí zpracovat, ale pokud je správně nasazen, pak jej nejde obcházet.

Pokud však známe cíl, kam se společnost chce dostat, společně najdeme cestu.

Co všechno lze v podniku vlastně digitalizovat? Často se v této souvislosti hovoří např. o fakturách, ale podniky mají i mnohé další agendy…

V drtivé většině případů se skutečně začíná účetní agendou. Tam však naše práce nekončí, ale spíše začíná, protože pořídit si systém na zpracování jedné agendy je nákladné a finančně neefektivní. Pokračujeme tedy nákupem (např. objednávkové procesy), dopravou, smlouvami, ISO normami apod.

Máme rádi, když pracujeme na projektech, které klienty „živí“, a proto se s vámi podělím i o jeden zajímavý příklad z praxe. Zákazník provozuje tzv. virtuální kancelář – tedy nabízí svoji adresu ostatním firmám. Zákazníkovi logicky chodí velké množství pošty, pro kterou si musí jeho klienti jezdit. Proto jsme vytvořili systém, kdy náš zákazník může otevřít doručenou poštu, naskenovat dokument a pak už se o vše (za pomoci systému MetaServer) postaráme – rozpoznáme adresáta, podíváme se do databáze na klienta, jeho e-mailovou adresu, a zdali má za tuto službu zaplaceno. Pak už „jenom“ daný dokument pojmenujeme a pošleme na daný e-mail. Jednoduché a funkční!

Spoléháte se při digitalizaci a následném oběhu zákaznických dokumentů i na metadata? K čemu slouží a v čem mohou být užitečná?

Dnes v podstatě nezáleží na tom, zdali máte dokument v papírové, či digitální (PDF) podobě, v obou případech mu potřebujete dát „duši“, což jsou v případě elektronických dokumentů popisné údaje (tedy metadata či indexy).

U jednotlivých projektů se vždy ptáme, co má být výsledkem. A s ohledem na cíle zákazníka definujeme koncepci digitalizační linky. Právě s tím jsou spojená metadata a hledání cest, jak je efektivně a přesně získat.

Zlepšení kvality OCR přináší vysokou míru automatizace zpracování. K tomu se přidávají i technologie pro rozpoznání značek a ručně psaného písma. Co se týče ručně psaného písma (kontinuálně psaný text), zde bych ještě počkal, technologie jsou na dobré cestě, ale prozatím ještě nefungují v takové kvalitě, která by potřeby automatizace zcela naplňovala.

OCR systémy jsou tak trochu jako malé děti – umějí číst (dnes již s více než 95% úspěšností), ale i přesto mohou vzniknout tzv. OCR chyby, které musí řídící systém, v našem případě MetaServer, opravit nebo upozornit uživatele. Jeden příklad za všechny z fakturových projektů: vždy je nutné systém kontrolovat, jde o peníze, neptejte se tedy na úspěšnost OCRka, ale na to, jak rychle dojde ke zpracování doručených faktur systémem!

Moderní digitalizační platformy si poradís rozpoznáním informací i z takovýchto štítků

Nedílnou součástí digitalizace jsou stále i dokumentové skenery. Společnost Infomatic má v distribuci mimo jiné přístroje značky Fujitsu. Jak do toho všeho zapadají právě tato zařízení?

Skenerem to většinou začíná. Jsme distributorem a jediným servisním centrem pro Českou a Slovenskou re- publiku pro dokumentové skenery značky Fujitsu (které budou již zanedlouho vystupovat pod značkou Ricoh). Dále máme v nabídce i skenery Canon, Kodak Alaris a Scamax. V případě softwaru zastupujeme značky Kofax a CaptureBites.

A zde vidíte výsledek digitalizačního procesu...

Vždy jde o propojené nádoby – tj. dokumentový skener, digitalizační softwarovou platformu a související služby. O značkách a technologiích se s obchodními partnery a jejich zákazníky bavíme až nakonec, důležité je pochopit problematiku a záměr zákazníka i obchodního partnera a společně vymyslet řešení.

Značka Fujitsu na dokumentových skenerech od dubna 2023 končí a skenery ponesou logo Ricoh. To je život, ale dle aktuálních informací se v koncepci nepřímého prodeje nic nemění. Jsem tedy rád, že i nadále budeme distributorem a servisním střediskem pro ČR a SR a můžeme pokračovat ve skvělé spolupráci s obchodními partnery. My i oni máme Fujitsu rádi. A rádi bývají i zákazníci, i když ti třeba až po pár letech, kdy poznají, že mají „Mercedes“ a o starost méně.

Jak by tedy dnes měla vypadat ideální moderní digitalizační linka, pokud zohledníme vše výše řečené?

Moderní digitalizační linka musí splňovat aktuální požadavky, ale i ty budoucí, a co hlavně, tak by o ní klient neměl ani vědět. Jak jsem řekl, dáváme dokumentům duši, životní koloběh dokumentů ve firmě nebo organizaci zajišťují systémy DMS, ERP a CRM.

Pojďme o úroveň níže, moderní digitalizační linka by v našem případě měla být koncipována z dokumentového skeneru Fujitsu a softwaru Kofax Express pro skenování doručených dokumentů v papírové podobě. Pro elektronické dokumenty z e-mailu, skeneru nebo sdíleného disku navrhujeme robustní softwarové řešení MetaServer, které zajišťuje robotické zpracování dokumentů dle nastavených pravidel. Vidíte – stále nehovořím o doručených fakturách, ale o různých typech dokumentů (smlouvy, HR dokumenty, logistika, pokladní doklady atd.).

Benefitem, který vnímám, je to, že se nestaráme o počet zpracovaných stran. Systém nemá licenční model, který by limitoval nás, obchodního partnera ani zákazníka. Z toho důvodu řešení žije, tedy roste, nebo i stagnuje se zákazníkem.

Na závěr bych však chtěl zdůraznit, že digitalizační linka musí být správně konzultována a navržena pro účely konkrétního zákazníka. Konzultace je klíčem k úspěchu, a za to si naší práce váží jak zákazníci, tak obchodní partneři.