PROČ NA KANCELÁŘSKÉM TISKU STÁLE ZÁLEŽÍ

Michala Benešovská

Kancelářský tisk a papír jsou obecně na ústupu, stávají se zastaralými a překonanými. Cloud computing, dokumentace ve formátu PDF, snazší přístup k digitálním úložištím, e-mail a sdílení souborů vytvořily prostředí, které do značné míry spoléhá na digitální přístup a aktiva. Výsledkem je, že objem kancelářského tisku již téměř deset let neustále klesá. Jenže tisk zažívá comeback a navzdory očekávání se v kancelářích stále tiskne o sto šest.

Když se v 90. letech začal masově rozšiřovat internet, mnoho lidí si představovalo budoucnost bez papíru, kdy se v osvíceném digitálním věku vše digitalizuje. A přestože se mnohé vize a sci-fi koncepty naplnily, starý dobrý tisk na papír je pro podnikání stále zásadní, a to i přes mnohé výzvy, jako byla pandemie covidu-19, která měla znamenat prudký pokles kancelářského tisku. Řada odborníků dokonce prorokovala jeho definitivní konec. Jenže tisk je zvyk, téměř etalon kancelářské práce, takže se stalo, že se díky velkému počtu lidí pracujících na dálku dramaticky zvýšil prodej tiskáren pro domácí kanceláře a objem tisku. A s návratem lidí do kanceláří se navrátila i chuť tisknout. Tisk je pro podniky důležitý i v roce 2023. Ve skutečnosti tisk často v klíčových ohledech předčí digitální technologie. Z tohoto důvodu je kvalitní kancelářská tiskárna stále dobrou investicí.

Tiskárny jako most mezi klasikou a digitálem

Průzkum mezi mezinárodními podniky zjistil, že 64 % majitelů firem věří, že tisk bude v roce 2025 stále důležitý, přičemž papír je nedůležitý pouze pro 23 %. Také mileniálové se domnívají, že papír bude stále důležitý. Proč je papír stále tak přesvědčivý ve srovnání s digitálními dokumenty?

Digitalizace vyžaduje čas a peníze. Nejprve je tu otázka převodu fyzických dokumentů na digitální data. Pak je tu problém, že zaměstnanci všech věkových kategorií považují za lepší a přínosnější vytisknout si důležité informace, aby si je mohli prohlédnout a udělat si poznámky, přičemž řada zaměstnanců se domnívá, že z tištěných nebo psaných materiálů získají hlubší znalosti než z digitálních. Výhody fyzického psaní poznámek jsou dokonce podloženy výzkumem. Studie z roku 2021 ukázala, že lidé, kteří k psaní poznámek používají papír, plní své úkoly o 25 % rychleji než ti, kteří používají tablety nebo chytré telefony. Ukázalo se, že si z tištěných poznámek lidé také rychleji zapamatují informace v porovnání s lidmi, kteří k psaní poznámek používali digitální nástroje. Jenže digitalizace se stala nutností a oddělit tisk od práce s digitalizovanými dokumenty už prakticky nelze. Naštěstí jsou to právě kancelářské tiskárny, které mohou snadno vytvořit most mezi fyzickými dokumenty a digitálním světem.

Dnešní tiskárny už nejsou jen zařízení určená pro tisk dokumentů (alespoň ne ty skutečně kvalitní), ale jde o komplexní řešení, která umějí vytěžovat a digitalizovat dokumenty a nabízejí i rozšířené možnosti bezpečného sdílení dokumentů v cloudu. Některá tisková zařízení mohou dokonce podporovat velkoobjemové skenování, které je schopno pořídit a digitalizovat stovky dokumentů. Podniky, které chtějí převést letité spisy do snadněji přístupného formátu, mohou využít kancelářská tisková zařízení a spolehnout se na tyto stroje při převádění průběžných smluv, dokumentace a poznámek.

Kde na tisku záleží

Pokud někdo navštíví vaši kancelář a vy mu chcete dát informace, které si může odnést, papír je stále nedostižnou „technologií“. Ano, můžete rozesílat dokumenty e-mailem. Ale e-mail se často ztratí nebo se vůbec nečte (natož PDF přiložené k e-mailu). Navíc v některých typech provozu se zkrátka digitální předávání dokumentů nehodí – například pro ordinaci lékaře, který potřebuje poskytnout důležité informace o lécích a zdravotním stavu, jsou vytištěné dokumenty nepostradatelné.

Papír je také lepší, pokud jde o brožury, vizitky a další marketingové materiály, které lze snadno vzít do ruky a uložit do tašky pro pozdější prohlížení.

Digitální displeje a nápisy jsou také skvělými nástroji. Lze je využít ke všemu, od zobrazení položek v jídelním lístku až po poskytnutí pohlcujícího zážitku při budování značky. Přesto však digitální displeje prostě nelze použít všude (alespoň zatím ne). Papírové značky a bannery využívající moderní tiskové technologie lze navíc levně (oproti pořízení digital signage) a snadno vyrobit přímo ve firmě pro nejrůznější použití.

Když digitál nefunguje

Digitalizace se dnes týká naprosto všech podniků, o tom není pochyb. Digitální kancelář je provozuschopný koncept a v některých podnicích se podařilo adaptovat na plně digitální provoz. Tento mindset se však nedá aplikovat a vynucovat všude a navzdory ušlechtilým snahám firem „zezelenat“ a přejít zcela na digitální dokumentaci je pravdou, že zcela digitální kancelář má svá úskalí. Například dnešní verze digitálních řešení vyžadují ke správnému fungování dvě věci: elektřinu a přístup k internetu/intranetu. A protože zaměstnanci pracovali více než rok na dálku, pocítili frustraci ze ztráty jedné nebo více těchto funkcí na vlastní kůži.

Výpadky elektřiny v kanceláři mají již desítky let standardní řešení v podobě generátorů a UPS zařízení. Mnoho kancelářských budov je již vybaveno záložním zdrojem jako další výhodou pro firmy, které si prostory pronajímají. Některá místa, včetně domácích kanceláří zaměstnanců, však pro případ nečekaného výpadku proudu stále nejsou vybavena. Společnosti, které v současné době nemají možnost záložního napájení, by měly tento potenciální problém vzít v úvahu při zvažování přesunu digitálních záznamů nebo eliminace papírových záznamů.

Další zásadní otázkou je, jak zajistit trvalý přístup k intranetu nebo internetu. Při uchovávání záznamů v digitální podobě vždy existuje možnost, že dojde k nějaké události, která znemožní přístup k těmto dokumentům. Přestože tato data mohou být umístěna výhradně na interních serverech, přístup k intranetu vyžaduje, aby se zaměstnanci přihlásili přímo do vnitřní sítě nebo ke duben 2023 | www.rmol.cz vzdálenému přístupu prostřednictvím sítě VPN. I pro vzdálené zaměstnance vyžaduje přístup k intranetu připojení k internetu. Když jedna nebo více z těchto sítí vypadne, má to přímý vliv na schopnost zaměstnanců prohlížet uloženou dokumentaci a vykonávat svou práci.

Není proto úplně od věci zvážit uložení základních dat v nějaké fyzické podobě jako zálohy pro případ nouze. Pokud jde o vzdálené zaměstnance, je dobré nabídnout vlastní tiskárny, záložní baterie a další řešení, které zmírní stres zaměstnanců nebo poskytnou možnosti pro zachování produktivity.

Rizika cloudu a digitalizace

Problémy může zaměstnancům způsobit nejen výpadek elektrické energie nebo přístupu k serveru či internetu.

I známé a rozšířené cloudové služby mají na kontě pár zádrhelů. Například společnost Google zažila v březnu 2011 rozsáhlou poruchu služby Gmail, která nechala mnoho jednotlivců a firem v úzkých nejméně na několik hodin. Na některých místech navíc přetrvávaly problémy s přístupem ještě několik dní.

Nejednalo se o jediný případ problému se službou Google. V březnu 2022 společnost opět zaznamenala rozsáhlý problém, tentokrát s aplikací Google Workspace. Problém v roce 2022 se týkal oblíbených podnikových funkcí, jako jsou Google Meet, Gmail a Disk Google. V důsledku toho byly společnosti, které se spoléhají na Workspace při ukládání a sdílení souborů, provádění schůzek a poskytování spolehlivé e-mailové komunikace, nuceny prakticky zastavit činnost.

Problémy s dostupností se netýkají pouze jednoho velkého poskytovatele. S podobnými problémy se potýkaly i další známé společnosti, včetně Oraclu, Amazonu a Microsoftu. Riziko existuje vždy, bez ohledu na to, jaká služba se pro digitální úložiště používá a zda se jedná o interní nebo externí server. Zejména s tím, jak stále více podniků přechází na postpandemické „hybridní“ kancelářské modely, se vytváření spolehlivých záložních zdrojů, jako je fyzická papírová dokumentace, stává kritičtějším než kdy jindy.

Bez ohledu na to, jak moc chce podnik být skutečně ekologický, zaměstnanci vědí, že přechod na plně digitální formát je složitější, než se zdá. Zatímco tedy firmy hledají nové způsoby, jak nabídnout pohodlné sdílení souborů a přístup k nim, zaměstnanci se obracejí na „staré dobré“ tiskárny, aby jim pomohly dělat poznámky, zajistit záložní dokumentaci a převést nejdůležitější dokumenty zpět do digitální podoby.

Investice do kvalitní kancelářské tiskárny

Samozřejmě že maximálního využití moderních tiskových technologií nedosáhnete, pokud používáte starou tiskárnu, která je neustále porouchaná. Dnešní tiskárny mají mnoho skvělých funkcí, od multifunkčních tiskáren, které fungují i jako kopírky a skenery, až po velkoformátové tiskárny, které dokážou vytvářet velkoplošné výstupy.

Mnoho kanceláří si rádo pořizuje tiskárny přímo, což může být skvělá volba, ale tiskárny si můžete také pro - najmout a nechat si je plně provozovat pomocí řešení spravovaných tiskových služeb. Díky spravovaným tiskovým službám lze celý tiskový ekosystém snadno monitorovat pomocí centralizovaného a zabezpečeného softwaru. To uživatelům umožní pochopit, jak se tiskárny využívají (nebo nadužívají), což může pomoci řídit zásady, které mohou omezit nadměrné používání a ušetřit peníze. Kromě toho lze automaticky objednávat tonery a další spotřební materiál.

Závěr

Když se mnoho firem snaží přejít na plně digitální dokumentaci, stále existují úskalí spojená s výpadky elektřiny, přístupem k internetu a cloudovými službami. Proto je stále důležité mít kancelářské tiskárny, které nabízejí spolehlivost, flexibilitu a bezeztrátovost. Investice do moderních tiskových technologií může pomoci zaměstnancům zvládnout přechod na digitální dokumentaci a zároveň usnadnit jejich práci. Pronájem tiskáren a spravované tiskové služby mohou také pomoci ušetřit peníze a zlepšit správu tiskového ekosystému. I v digitální době zůstává kancelářský tisk důležitým nástrojem pro mnoho firem a oborů.

Kancelářský tisk stále zůstává důležitý z několika důvodů:

- Právní předpisy: Mnoho právních dokumentů musí být stále vytisknuto a podepsáno, aby mělo právní platnost. Digitální podpisy sice umožňují podepsat dokumenty elektronicky, avšak stále existuje řada dokumentů, které musejí být podepsány ručně a následně naskenovány.

- Spolehlivost: Kancelářský tisk může být velmi spolehlivý a umožňuje rychlé vytisknutí dokumentů přímo na místě, což je zvláště užitečné v případech, kdy je potřeba rychle reagovat na potřeby zákazníků nebo kolegů.

- Flexibilita: Tiskárny umožňují vytisknout dokumenty ve více kopiích, s různými rozměry a na různé typy papíru, což je užitečné pro různé účely, jako jsou prezentace, zprávy nebo dokumentace.

- Bezeztrátovost: V některých případech, například při tisku fotografií nebo grafů, může být kancelářský tisk stále lepší volbou než digitální zobrazení, protože tisk zajišťuje bezeztrátové zobrazení barev a detailů.

- Kompatibilita: I přestože se digitální dokumenty běžně používají, stále existuje řada lidí, kteří preferují tištěné dokumenty kvůli snadné čitelnosti, pohodlnosti nebo zvyklostem.

Z tohoto důvodu se kancelářský tisk stále používá v mnoha oborech, jako jsou právo, finance, vzdělávání a dalších, i v době digitalizace.