Spolupracujte odkudkoliv, díky technologiím budoucnosti
TRENDY
Ricoh
Vývoj pracovního prostředí v souvislosti s kombinací práce z domova i kanceláře generuje nové požadavky na týmovou spolupráci. Základem je udržet všechny zaměstnance aktivně zapojené do procesů v organizaci, zjednodušit papírování a usnadnit komunikaci s kolegy, partnery a zákazníky.
Konec papírování
K
aždý doklad, který pořídíme, musíme doručit k účetní, aby ho správně zaevidovala, případně proplatila. Následně větší částku nechat schválit, což opět vyžaduje buď další zasílání nebo návštěvu příslušného oddělení. Samotná účetní pak pracně přepisuje údaje z dokladů či faktur do systému, obíhá všechny povolané pro schválení a v celém procesu nesmí udělat chybu. Většinu manuálních úkonů už dnes však můžete vynechat. Stačí naskenovat nebo mobilním telefonem vyfotit a odeslali na jedinou e-mailovou adresu. Chytrý systém na druhé straně z nich automaticky vyčte potřebná data, zaeviduje do systému a dle povahy automaticky pošle tomu, kdo má právo takový dokument schválit. Ten opět jediným kliknutím v počítači nebo v mobilu okamžitě posune proces do další fáze. Právě takový systém představila společnost Ricoh na on-line akci Future Is Here, která byla zaměřena na efektivní využití digitálních technologií v kanceláři budoucnosti. Více než 70 % připojených potvrdilo, že stále pracují převážně
s dokumenty v papírové podobě a že je zajímá, jak tuto nezáživnou, ale nutnou činnost zjednodušit. Systém Docuware pro digitalizaci dokumentů společnosti Ricoh může být nasazen během několika dní, aniž by došlo k omezení stávajícího provozu. Jeho výhodou jsou přiměřené náklady ve formě měsíčního paušálu a možnost systém kdykoliv rozšířit a přizpůsobit aktuálním potřebám. Stačí si domluvit schůzku se specialistou společnosti Ricoh a vyměnit si několik základních informací o vašem fungování.
Komunikace na dálku, která funguje Další oblastí, která čelí zvýšeným nárokům uživatelů je komunikace mezi kole-
gy, partnery a zákazníky. Každá jednací místnost je stvořena k tomu, aby se v ní lidé domluvili, našli řešení nebo si alespoň nasdíleli své nápady. To vše platí tehdy, kdy je místnost volná, všichni se mohou dostavit a vybavení místnosti funguje bez zdlouhavého nastavení. Na akci Future Is Here představila společnost Ricoh komplexní řešení pro audiovizuální komunikaci a rezervační systém Ricoh Spaces pro správu nejen jednacích místností, ale i sdílených pracovních míst, parkovacích stání apod. Ricoh, jako centrální AV integrátor, dokáže vyřešit interní i externí komunikaci jako celek, včetně její integrace např. do platformy Microsoft Teams. Cílem takové integrace je systém, který je dostupný odkudkoliv a zároveň velmi jednoduchý na ovládání. K připojení ke schůzce vám stačí jediné kliknutí na panelu příslušné místnosti, v přehledném rozhraní máte k dispozici veškeré dokumenty, včetně svého úložiště např. OneDrive, takže nepotřebujete ani svůj notebook. O přenos zvuku a videa se starají špičkové technologie, jako např. Crestron, Logitech apod., které dokážou
1
