Professional Computing (05/2021)

Ricoh

Spolupracujte odkudkoliv, díky technologiím budoucnosti Microsoft

Pracujeme na transformaci prodejního kanálu Jaký hardware v roce 2021 pořizovat?

Jak nám pomáhá umělá inteligence při správě dokumentů OKI

Kancelářské tiskárny nejen pro tisk dokumentů

To nej z Professional Computingu

ÚVODNÍK

Obsah Trendy Spolupracujte odkudkoliv, díky technologiím budoucnosti

1

Rozhovor Pracujeme na transformaci prodejního kanálu

3

Kancelářské tiskárny nejen pro tisk dokumentů

9

Téma čísla Jaký hardware v roce 2021 pořizovat?

5

Jak nám pomáhá umělá inteligence při správě dokumentů

7

Vážení

čtenáři, v

mnoha ohledech se vracíme do normálního životního režimu a očekávání tohoto léta nese známky příslibu. Restrikce ale zdaleka ještě neodezněly a pracovní režim se pravděpodobně do starých kolejí ani nevrátí. Toto mezičasí mezi čímsi dlouhodobým a zažitým, a naopak neznámou a novou budoucností nazývají sociologové fází liminality. Je plná vnitřní nejistoty, ale zároveň nás vytrhává z všednosti. Za svůj život takových chvil zažijeme hned několik

(přechod ze školy do práce, stěhování, první měsíce důchodu). Pro formování zdravé osobnosti jsou to ty nejdůležitější. A podobné je to i s jakoukoliv organizací. I pro ty nyní nastává čas rozvoje charakteru a v jistém smyslu „dospívání“, čas digitalizace, nástup hybridní formy práce, jiného stylu fungování, zkrátka nového normálu.

je i tento časopis. Doufám, že se vám léto vydaří, odpočinete si a naše články vám na proměnnou budoucnost pomohou na chvíli zapomenout. Bůh ví, že si to po té době už zasloužíme.

Třebaže jsou tyto liminální fáze obvykle plné nejistoty, určité spolehlivé jistoty vždy zůstávají. A jednou z nich

Jan Hanáček hanacek@dcd.cz

Přeji vám pohodové a poučné čtení a za pár týdnů znova na viděnou.

Professional Computing To nej z Professional Computingu vyšlo 14. 6. 2021

IČ: 25560701 ředitel: Karel Rumler www.dcd.cz

Redakce: Jan Hanáček hanacek@dcd.cz

Vydavatel: DCD Publishing Lublaňská 21, 120 00 Praha 2

Adresa redakce: Lublaňská 21, 120 00 Praha 2 tel.: 224 936 895, fax: 224 936 908 www.procomputing.cz

Grafika a sazba: Radek Štěpánek, stepanek@dcd.cz © DCD Publishing, s. r. o.

Spolupracujte odkudkoliv, díky technologiím budoucnosti

TRENDY

Ricoh

Vývoj pracovního prostředí v souvislosti s kombinací práce z domova i kanceláře generuje nové požadavky na týmovou spolupráci. Základem je udržet všechny zaměstnance aktivně zapojené do procesů v organizaci, zjednodušit papírování a usnadnit komunikaci s kolegy, partnery a zákazníky.

Konec papírování

K

aždý doklad, který pořídíme, musíme doručit k účetní, aby ho správně zaevidovala, případně proplatila. Následně větší částku nechat schválit, což opět vyžaduje buď další zasílání nebo návštěvu příslušného oddělení. Samotná účetní pak pracně přepisuje údaje z dokladů či faktur do systému, obíhá všechny povolané pro schválení a v celém procesu nesmí udělat chybu.

Většinu manuálních úkonů už dnes však můžete vynechat. Stačí naskenovat nebo mobilním telefonem vyfotit a odeslali na jedinou e-mailovou adresu. Chytrý systém na druhé straně z nich automaticky vyčte potřebná data, zaeviduje do systému a dle povahy automaticky pošle tomu, kdo má právo takový dokument schválit. Ten opět jediným kliknutím v počítači nebo v mobilu okamžitě posune proces do další fáze.

Právě takový systém představila společnost Ricoh na on-line akci Future Is Here, která byla zaměřena na efektivní využití digitálních technologií v kanceláři budoucnosti. Více než 70 % připojených potvrdilo, že stále pracují převážně

s dokumenty v papírové podobě a že je zajímá, jak tuto nezáživnou, ale nutnou činnost zjednodušit. Systém Docuware pro digitalizaci dokumentů společnosti Ricoh může být nasazen během několika dní, aniž by došlo k omezení stávajícího provozu. Jeho výhodou jsou přiměřené náklady ve formě měsíčního paušálu a možnost systém kdykoliv rozšířit a přizpůsobit aktuálním potřebám. Stačí si domluvit schůzku se specialistou společnosti Ricoh a vyměnit si několik základních informací o vašem fungování.

Komunikace na dálku, která funguje Další oblastí, která čelí zvýšeným nárokům uživatelů je komunikace mezi kole-

gy, partnery a zákazníky. Každá jednací místnost je stvořena k tomu, aby se v ní lidé domluvili, našli řešení nebo si alespoň nasdíleli své nápady. To vše platí tehdy, kdy je místnost volná, všichni se mohou dostavit a vybavení místnosti funguje bez zdlouhavého nastavení. Na akci Future Is Here představila společnost Ricoh komplexní řešení pro audiovizuální komunikaci a rezervační systém Ricoh Spaces pro správu nejen jednacích místností, ale i sdílených pracovních míst, parkovacích stání apod.

Ricoh, jako centrální AV integrátor, dokáže vyřešit interní i externí komunikaci jako celek, včetně její integrace např. do platformy Microsoft Teams.

Cílem takové integrace je systém, který je dostupný odkudkoliv a zároveň velmi jednoduchý na ovládání. K připojení ke schůzce vám stačí jediné kliknutí na panelu příslušné místnosti, v přehledném rozhraní máte k dispozici veškeré dokumenty, včetně svého úložiště např.

OneDrive, takže nepotřebujete ani svůj notebook. O přenos zvuku a videa se starají špičkové technologie, jako např.

Crestron, Logitech apod., které dokážou

1

TRENDY

2

bez zásahu člověka automaticky zaměřit obraz na toho, kdo právě hovoří, a jeho hlas přenést v dostatečné síle, ať už sedí v rámci jednací místnosti kdekoliv. Tyto systémy doplňují obrazovky s uhlopříčkou dle velikosti jednací místnosti, které mohou být vybaveny interaktivní dotykovou vrstvou pro úpravy přímo do sdílených dokumentů. Tyto úpravy mohou provádět i vzdáleně připojení kolegové což posouvá spolupráci na dálku na úplně jinou úroveň, zvyšuje se efektivitu jednání a šetří všem zúčastněným čas.

Vybrat si můžete z připravených řešení dle velikosti a počtu jednacích místností, které můžete využívat v rámci chytrého pronájmu již od 890 Kč za měsíc.

Rezervační systém Ricoh Spaces výše uvedené doplňuje o přehlednou správu volných místností, včetně signalizace jejich nutného úklidu či dezinfekce. Zároveň ho můžete využít ke správě sdílených pracovních míst a doplnit soustavou čidel pro ještě přesnější data o jejich využití. Stejný princip lze aplikovat také na parkovací místa apod. Další funkcí je informační panel, který kromě samotné rezervace místa zobrazuje aktuální informace o novinkách ve společnosti, nových produktech či službách nebo aktuálním menu v kantýně. Pro

správce budov či majitele firem je navíc doplněn o přehledné statistky využití celého prostoru. Systém Ricoh Spaces lze podobně jako AV vybavení pořídit formou měsíčních plateb, kde je hlavním parametrem počet spravovaných pozic a místností.

Bezpečí dat a funkční vzdělávání uživatelů Třetí oblastí z představených témat moderní týmové spolupráce je bezpečnost firemních dat v souvislosti s chováním uživatelů a jejich vzděláním. Množství útoků za poslední rok není potřeba připomínat a součet tučných plateb za „osvobození“ životně důležitých informací dotčených subjektů nepřidá na klidném spánku. A to i přes to, že všichni zúčastnění měli své antiviry, firewally apod. Specialisté z oddělení IT Services

společnosti Ricoh jsou připraveni výrazně zvýšit ochranu před velmi sofistikovanými útoky z internetu nebo i vlastních řad, včetně velmi oblíbeného zcizení dat o zákaznících zaměstnancem ve výpovědi.

K prevenci je nejlepší edukace, proto nabízí společnost Ricoh v rámci IT Services také unikátní systém vzdělávání s názvem Centrum vědění. Ten je formou znalostní báze integrované do prostředí Microsoft Teams jednoduše nastavitelný na ta nejdůležitější témata. Centrum vědění je plně lokalizováno a umožňuje správu pravidelných kurzů, anket a nápovědy, včetně dnes populární gamifikace, aby všechny zúčastněné vzdělávání bavilo a motivovalo. Pokud již využíváte platformu Microsoft Teams bude pro vás nasazení vzdělávacího systému ještě jednodušší.

V případě zájmu o moderní technologie pro týmovou spolupráci využijte kontaktu na www.ricoh.cz

AUTOR: MICHALA BENEŠOVSKÁ

Aleš Petr (Microsoft)

Pracujeme na transformaci prodejního kanálu

Můžete představit divizi Device Partner Solution Sales, kterou máte na starost? a posledních pět let došlo u nás ve společnosti k několika restrukturalizacím a moji jednotku budou vaši čtenáři a naši partneři znát z minulosti pod různými názvy naposledy jako OEM divize. Aktuálně jsme zodpovědní za tři trhy, a to Českou republiku, Slovensko a Maďarsko. Moje jednotka nespadá pod lokální zastoupení Microsoftu v ČR nebo Maďarsku, ale reportujeme přímo do naší středoevropské centrály. V týmu mám aktuálně osm kolegů.

Z

Jak se této divizi daří a co je jejím účelem?

Pokud si vzpomeneme, co řekl Bill Gates a Paul Allen na začátku vzniku Microsoftu, a to, že chtějí dostat počítač na každý stůl do každé domácnosti, tak v tomto odkazu se snaží moje jednotka pokračovat. Naší primární zodpovědností je spolupráce s naším partnerským ekosystémem. Partnerský kanál je složen z distributorů, prodejců, lokálních a nadnárodních výrobců počítačů. S těmito partnery se snažíme maximalizovat prodeje počítačů s předinstalovaným softwarem Microsoft. Zároveň pracujeme na transformaci prodejního kanálu, abychom společně s partnery byli připraveni na budoucí požadavky svých zákazníků.

Tento rok byl pro naši jednotku velice úspěšný, velká část zákazníků obnovovala svá zařízení z důvodu práce z domu a také distanční formy výuky. Mohu pro-

zradit, že meziroční růst byl dvouciferný z pohledu prodejů počítačů v komerčním a školním segmentu.

Měla na chod vaší divize zásadní dopad pandemie covidu-19? Změnila se například nějak vaše strategie nebo způsob komunikace?

Určitě jako na každého, a tuto otázku bych rozdělil na dvě odpovědi. První část se týká toho, jak se změnil způsob naší práce, kdy jsme fakticky přešli na 100% home office, i když práce z domu, respektive odkudkoliv, je již několik let v naší společnosti normou. Změnili jsme několik věcí proto, abychom balancovali tzv. „work-life“, a to například, že jsme si stanovili 1,5 hodiny obědovou pauzu, kdy se mají kolegové věnovat plnohodnotnému obědu, a díky tomu, že většina rodiny je také doma, si doopravdy dopřát oběd se svými blízkými.

Dále jsme se snažili zkrátit konferenční hovory ze standardní hodiny na tři čtvrtě hodiny a poslední věcí je doopravdy pracovní flexibilita, kdy jsme doporučovali svému týmu, aby si dělal pauzy během dne a využili čas například na krátkou procházku nebo proběhnutí mezi schůzkami pro načerpání energie. Co se týká změny komunikace v týmu, díky tomu, že máme zodpovědnost za tři země, se už velká část našich porad odehrávala I před pandemií pomocí Teams, ale novinkou bylo toto virtuální setkávání s našimi partnery, kdy v minulosti bylo 99 % jednání prostřednictvím osobních schůzek.

ROZHOVOR

Aleš Petr, který má na starost vedení Device Parter Solution Sales společnosti Microsoft v České republice, na Slovensku a v Maďarsku, nám představil činnost této divize, její cíle a priority i to, jak funguje.

Dozvěděli jsme se také, co je aktuálně vlajkovou lodí Microsoftu a kde jsou na trhu největší příležitosti pro prodejce řešení od Microsoftu.

Co jsou priority vaší divize?

Priorit je několik. Rozdělil bych je na dva základní pilíře. Prvním pilířem je maximalizace prodejů počítačů s operačním systémem směrem ke komerčním zákazníkům, do školního segmentu a ke koncovým zákazníkům. Zde je stále velká příležitost na obnovu starších počítačů na nové moderní a výkonné zařízení. Společně s prodejem zařízení se snažíme maximalizovat prodej Office and Microsoft 365 do všech zákaznických segmentů. Další prioritou je prodeje hardwaru společně se serverovým operačním systémem Windows Server a klientskými přístupovými licencemi.

Druhým pilířem jsou dlouhodobější strategické priority budování moderního pracoviště, takzvaného Modern Workplace, jako komplexního řešení, kde si můžeme představit řešení na bázi Windows PRO počítačů společně s M365 + Teams a k tomu hardwarové konferenční řešení, takzvané Teams Room Devices a kompletní business a security management u firemních zákazníků. Velice důležitou strategickou prioritou je i obnova infrastruktury u zákazníků, kteří nejsou ještě rozhodnuti se posunout kompletně do cloudu, a to nabídka hybridních serverových řešení Azure Stack HCI. V neposlední řadě zaměření na EDU segment, kde chceme I nadále být hlavní platformou pro studenty a učitele.

Jaké máte cíle pro letošní rok?

Díky tomu, že v Microsoftu fungujeme ve fiskálních rocích, které začínají

3

ROZHOVOR 1. července a končí 30. června, se právě nacházíme v době plánování toho dalšího a nebude asi překvapením, že cíle jsou rostoucí jak z pohledu obratu v licencích, tak se budeme společně s našimi partnery snažit prodávat stále více a více počítačů s Windows. Velký důraz klademe na spokojenost svých partnerů ohledně toho, jak se jím s námi spolupracuje, a i zde se chceme nadále zlepšovat. V neposlední řadě je pro nás důležitá také zákaznická spokojenost s našimi produkty a řešením, které nabízíme.

4

Když se podíváme na produktové portfolio Microsoftu, co je teď aktuálně pro společnost „vlajkovou lodí“?

Obecně se dá říct, že vlajkovou lodí pro nás je prodej kompletní platformy řešení a produktů Microsoft. Začínáme prodejem koncových zařízení neboli počítačů

s operačním systémem Windows přes Microsoft Teams jako aktuální komunikační nástroj, který pomohl jak společnostem, školám, tak i koncovým zákazníkům zůstat v kontaktu s okolím a svými blízkými, spolupracovníky a spolužáky, a končíme u cloudových řešení Microsoft Azure. Každopádně musím konstatovat, že je zajímavé sledovat technologický vývoj v posledních letech, a také co nás teprve čeká ve smyslu artificial intelligence, strojového učení atd.

Můžete prozradit, jaké produktové novinky Microsoft v dohledné době představí?

V první řadě jsem nadšený z toho, jaké produkty pro své zákazníky a partnery chystáme, a informace se budou zveřejňovat na začátku našeho nového fiskálního roku 1. červenece. Co mohu dnes prozradit, v horizontu několika měsíců uvedeme na trh novou verzi trvalé

licence Office 2021 jak v „krabicové“, tak elektronické verzi.

Kde jsou podle vás v dnešní době největší příležitosti pro uplatnění produktů od Microsoftu?

Díky pandemii covidu-19 je velké téma digitální transformace. Proto si myslíme, že Microsoft produkty jsou ideálním pomocníkem pro distanční formu výuky ve smyslu koncových zařízení, komunikačních nástrojů pro výuku Microsoft Teams a Microsoft Office 365 a všech aplikací, které jsou součástí. Podobný scénář je pro firemní zákazníky, kteří zjistili, že kvůli pandemii musejí začít fungovat digitálně, respektive distančně, a zde bych ještě doplnil důležitost bezpečnostních nástrojů a také nástrojů pro business management.

AUTOR: MICHALA BENEŠOVSKÁ

Jaký hardware v roce 2021 pořizovat?

M

noho společností začalo kvůli pandemii covidu-19 využívat model vzdálené spolupráce.

Trend práce na dálku bude ještě minimálně v letošním roce pro mnoho firem klíčový, takže stojí za to vybavit zaměstnance takovým hardwarem, který jim zajistí nejlepší možné pracovní podmínky. Jenže rozpočty mnoha firem jsou aktuálně dost napjaté a při rozhodování o koupi nového hardwaru bude pro řadu decision makerů hrát roli cena.

Vzhledem k tomu, že bylo mnoho kanceláří kvůli pandemii koronaviru uzavřeno, musely firmy začít myslet jinak a hledat nové, funkční způsoby, jak pokračovat v každodenním provozu. To vše je v roce 2021 třeba vzít v úvahu při plánování rozpočtu a investic směřujících do IT. Jednou z nejsložitějších a nejnáročnějších částí při rozhodování o koupi nového hardwaru je zvážit, co se v dohledné době změní a co bude „standard“ v horizontu dalších pěti let. Problém je, že to vlastně neví nikdo – jisté je akorát to, že bude vyžadována konektivita a bude stále nutné provádět obchodní procesy, provozovat aplikace a systémy odkudkoliv a kdykoliv.

Zavedení Microsoftu 365 nebo Google Apps pro e-mail mají už teď obrovský dopad na rozpočty (a čas). Trend nákupu IT jako služeb bude nastupovat rychlejším tempem, než tomu bylo doposud.

Potřeba flexibility Společnosti hledají maximální flexibilitu při nákupu technologií, protože to, co

dnes pokryje jejich potřeby, by mohlo být za půl roku nedostatečné a zastaralé. Firmy musejí být schopny dělat rychlá, racionální rozhodnutí, která jsou v souladu s jejich obchodními síly, a růstem a hlavním zaklínadlem je pro ně flexibilita – ta je rozhodující a týká se organizací všech typů a velikostí.

Dnes je třeba, aby společnosti do svých strategií zahrnuly potřeby zaměstnanců a způsob, jakým přistupují k firemním aplikacím a datům. Jakékoli řešení musí podporovat jak práci z kanceláře, tak práci z domova.

Je proto třeba zvážit pořízení takového hardwaru, který bude tyto nové strategie podporovat, avšak nutně to neznamená utrácet miliony za nejnovější a nejvýkonnější notebooky pro zaměstnance na home officu a další high-end hardware. Cloudové služby a předplatná v mnoha případech poslouží efektivněji než nákladné in-house řešení. Počítače se systémem Windows a aplikace jsou pro většinu společností stále dominantní, ale i k nim lze přistupovat z cloudu, a to prakticky z jakéhokoliv hardwaru.

Jak se rozhodnout, který hardware má v roce 2021 smysl Rozhodování o tom, jak co nejlépe vynaložit prostředky na hardware, může být v dnešní době plné nejistoty a je zapotřebí stanovit si jasné priority.

V minulosti byla standardizace klíčem k podnikovému nebo firemnímu hardwaru. Nicméně standardizace je poněkud ošemetnější a nevyzpytatelnější oblast,

TÉMA ČÍSLA

Trend práce na dálku bude ještě minimálně v letošním roce pro mnoho firem klíčový, takže stojí za to vybavit zaměstnance takovým hardwarem, který jim zajistí nejlepší možné pracovní podmínky.

než bývala. Standardizace je rozhodně důležitá, avšak dnes probíhá přímo v souladu s obchodními cíli a jedinečnými provozními požadavky každého týmu. Sázka na jednoho výrobce nepatří v dnešní době k nejprozíravějším strategiím a organizace by měly brát v úvahu individuální potřeby zaměstnanců.

V první řadě je však důležité najít odpověď na otázku, jaká infrastruktura a vybavení jsou nezbytné k tomu, aby mohli zaměstnanci fungovat v době, kdy je cesta do kanceláře obtížná – nebo nemožná. Infrastruktura a vybavení, které zajistí, aby podnik zůstal provozuschopný.

Stabilita a výkonnost jako trendy roku 2021 Letos firmy pravděpodobně nebudou moc riskovat, experimentovat nebo zkoušet něco nového. Stabilita a výkonnost budou mít jednoznačně přednost.

Je také načase vyrovnat technologický dluh výměnou zařízení s ukončenou životností a podporou a ujistit se, že hardware a systémy jsou aktuální.

Práce z domova a mobilní práce určují IT strategie, hardware, a zejména pro zaměstnance je klíčovým faktorem při pomoci organizacím transformovat a do budoucna zabezpečit své podnikání. Vyvažování investic do hardwaru a softwaru, který umožňuje budoucnost práce tím nejbezpečnějším způsobem a zajišťuje kontinuitu podnikání, je priorita.

Sladit hardware s cíli společnosti dnes znamená zejména umožnit vzdálené

5

TÉMA ČÍSLA

pracovní síle, aby svou práci vykonávala novými způsoby a na nových místech, zavádět řešení ovládaná mobilními zařízeními či zavádět strategická 5G vylepšení, která přinesou nové typy interních či externích zkušeností.

V první řadě je důležité pochopit, jaký hardware má organizace k dispozici, kolik utrácí za hardware a jak se hardware využívá. Jedině pak lze vyhodnotit, zda současná technologie může pomoci splnit firemní cíle.

Hardware, který bude letos důležitý

6

Po rozhodnutí, který hardware je pro organizaci IT zásadní, je dalším krokem výběr těch správných produktů a služeb. Nejlepší hardware a nástroje, které by organizace měly zahrnout do svého rozpočtu na IT, by měl zohledňovat možnosti vzdálené spolupráce.

Právě teď se absolutně nejlepší a nejefektivnější hardware, který lze zahrnout do nadcházejících rozpočtových cyklů IT, zaměřuje na produktivitu členů týmu a síťovou infrastrukturu. Je to docela jednoduché – pokud lidé nedokážou provádět obchodní procesy, které jsou pro byznys klíčové, pokud aplikace nefungují efektivně na jejich stávajících zařízeních nebo pokud se vůbec nemohou připojit ke klíčovým aplikacím a datům, je to zásadní problém pro jakoukoliv organizaci.

Důležité jsou v dnešní době stále rozšířenější koncentrátory a licence VPN pro zajištění bezpečného připojení vzdálených zaměstnanců k VPN a pro správu komunikačních infrastruktur VPN.

Chybět by neměly ani kvalitnější nástroje pro videohovory a videokonference, nahrávání vzdálených hostů / rozhovorů / přednášek v co nejvyšší kvalitě (tj. zelené obrazovky, nastavení přenosných mikrofonů, zařízení pro úpravu videa v kanceláři).

Zaměstnanci by měli mít k dispozici spolehlivý hardware, zejména pak notebooky – díky mnohosti cloudových služeb není za–potřebí každého vybavovat high-endovým modelem. Je důležité zohlednit, které služby zaměstnanci využívají a jakou výpočetní kapacitu k tomu potřebují.

usnadňuje práci, zefektivňuje obchodní procesy a přináší finanční úspory. Pokud se organizace rozhodne využívat cloudové služby, vystačí si zaměstnanci s výkonově slabším hardwarem.

Samozřejmě zcela zásadním pro plnohodnotné využívání cloudových služeb je konektivita. Ani dnes není samozřejmostí, že mají všichni přístup k vysokorychlostnímu a stabilnímu internetu, což může být největším problémem pro přechod ke cloudovým službám.

VDI a DaaS jako možnost

Organizace by měly ve své rozpočtové strategii pro nákup nového hardwaru v první řadě vycházet z důkladné analýzy svých potřeb. Zaměstnanci by měli mít k dispozici takové vybavení, které jim zajistí bezpečnou a komfortní práci.

Z dlouhodobého hlediska se nejvíce vyplatí hardware, který lze upgradovat místo kompletního nahrazování co půl roku. Pokud je však zapotřebí kompletně vyměnit hardware, pak je zapotřebí mít na paměti, že když je něco levné, neznamená, že je to dobrá koupě. V mnoha případech může být nejlevnější zařízení mnohem nákladnější, pokud jde o prostoje, ztracenou produktivitu a komfort zaměstnanců. Kupovat levnější poddimenzovaný hardware nemá z dlouhodobého hlediska smysl, přestože pořizovací cena může být velkým lákadlem.

Další možnost pro úspor nákladů představuje migrace obchodních aplikací (a pracovních desktopů) do datového centra nebo cloudu přes VDI (Virtual Desktop Infrastructure) nebo DaaS (Desktop as a Service). To umožňuje centralizované, mnohem jednodušší řízení a bezpečné nasazení aplikací důležitých pro podnikání, k nimž lze přistupovat odkudkoliv.

Přechod na platformu VDI/DaaS také umožní organizacím přehodnotit svou strategii koncových zařízení a zavést možnost poskytovat zaměstnancům bezpečnější, nákladově efektivnější a ekologičtější tenké klienty. Tato strategie je ideální zejména pro velké společnosti.

Cloud a jeho možnosti Cloudová úložiště, nástroje pro vzdálenou spolupráci, aplikace… To vše

Levný hardware může vyjít draho

AUTOR: JAN HANÁČEK

Jak nám pomáhá umělá inteligence při správě dokumentů

P

odle průzkumů z minulého roku přibližně na 83 % administrativních zaměstnanců malých a středních firem ztrácí denně čas prací s pořádáním, hledáním a tiskem dokumentů papírových. A rozhodně to není zanedbatelné množství času, v některých případech až jedenáct hodin týdně.

To při klasickém pětidenním pracovním týdnu dělá přes dvě hodiny neefektivní činnosti denně.

Nebudeme na tomto místě rozporovat, že zcela bez papíru to v současnosti zkrátka nejde. A nebudeme se zabývat ani těmi dvěma ztracenými hodinami denně, o které při práci s ním přijdeme.

Naší tematikou jsou systémy pro správu dokumentů, a především pak jeden z mnoha důvodů, proč jsou tyto systémy o tolik efektivnější v práci s e-dokumentací než my, samotní uživatelé. Podíváme se na to, jak významnou roli v DMS dnes hraje umělá inteligence.

Nemá cenu chodit kolem horké kaše, význam učících se sítí je ve správě dokumentů zcela zásadní. A v žádném případě nehraje roli jen v těch nejpokročilejších procesech, nejde o žádnou hudbu budoucnosti. Naopak se dá s pevnou jistotou tvrdit, že bez pomoci AI bychom dnes žádné moderní DMS systémy k dispozici ani neměli. Velké množství jejich běžných funkcí se totiž na práci těchto chytrých algoritmů přímo váže.

Rozeznají naše roztřesené písmo Pokud vaše firma služeb DMS využívá (zvlášť pak, pokud jde o systém na cloudovém principu), umělá inteligence

vám ulehčuje práci doslova každý den.

Příklad jejího vlivu najdeme už při prvotních operacích s dokumentem. Ačkoliv je struktura a práce každé organizace jiná, s dokumentací se v mnoha případech pracuje obdobně. Vše začíná naskenováním fyzické kopie, a tedy jejím převedením do elektronické podoby.

V tuto chvíli máme k dispozici datový soubor, kterým je ale jen rastrový obrázek, doslova optická kopie dokumentu.

Tu není možné editovat jinak než graficky a také nám nic neřekne o obsahu, pokud si celý dokument nepročteme.

Typickou funkcí moderních systémů pro správu dokumentů je automatické OCR neboli optical character recognition, česky pak optické rozeznávání znaků.

Ještě přibližně před deseti lety jen omezeně dostupnou funkci samočinného rozeznávání a přepisu vizuálních znaků do digitální a editovatelné podoby dnes běžně najdeme na libovolném chytrém telefonu, třeba v podobě Google Lens.

V této nekomerční podobě se ale funkce omezuje jen na tištěný text.

S ručně psanými poznámkami a podpisy je situace komplikovanější. OCR nástroje, jejichž historie sahá až do poloviny minulého století, kdy nahlas předčítaly zprávy psané v Morseově abecedě, vždy pracovaly s omezenou sadou znaků. Malé variace připouštěly, a tak písmeno vytištěné jiným fontem převedly s vysokou pravděpodobností správně, ale na rukopis byly vždy krátké. Tedy až do doby, než se do jejich vývoje zapojily učící se sítě. Analýzou milionů psaných textů se tyto programy rychle naučily rozpoznat znaky v krásně psaných historických dokumentech a rukopisech,

TÉMA ČÍSLA

V době, kdy se všude mluví o bezpapírové kanceláři, se klade stále větší důraz na efektivní správu elektronických dokumentů. Systémy pro jejich správu (DMS) už nějakou dobu využívají schopností svých chytrých, učících se algoritmů. Jaký vliv má AI na naši práci s dokumenty?

delší dobu jim trvalo rozluštit „škrabopis“ moderního člověka. Třebaže odborníci na tuto technologii upozorňují, že dnes v některých aspektech pokulhává, do roku 2025 očekávají výrazné zlepšení a nárůst spolehlivosti.

Lépe vědí, co hledáme Jakmile jsou dokumenty převedené do elektronické podoby a systém může vyhledávat v jejich obsahu, najít specifický materiál je snadné díky fulltextovému vyhledávání. Pro efektivní orientaci v opravdu velkém množství dokumentů je ale takové vyhledávání nevhodné, a pokud si uživatel nepamatuje velmi specifickou informaci (třeba datum uvedené na smlouvě), systém předloží celou horu výsledků.

I tady je práce učících se algoritmů nepostradatelná. Uživatel nejprve při vkládání dokumentů do systému snadno nadefinuje klíčová slova, přiřadí tagy, které je definují. Potud tedy pracuje manuálně. AI pracující v pozadí si vícekrát použitá klíčová slova u podobného typu dokumentů přiřadí k jejich obsahu, takže si vytvoří vlastní komplexní databázi, která jí umožní vyhledávat s vyšší přesností. Ale nejen to, pokud uživatel vytvoří opakovaně klíčové slovo pro specifickou firmu, vytvoří si pravidlo, že název této firmy je důležitý, a následně proces přiřazení automatizuje. Při naskenování dokumentu tak systém sám navrhne klíčová slova, protože je rozpozná v obsahu dokumentu. V některých případech dokonce vytvoří klíčové slovo například z názvu firmy, ačkoliv o této firmě nemá předchozí záznamy. Zkrátka v dokumentu

7

TÉMA ČÍSLA

rozezná, že tento výraz je název společnosti, a z předchozích operací ví, že jde o důležitý údaj.

Systémy pro správu dokumentů se učí už jen tím, jak uživatel reaguje, například při fulltextovém prohledávání dokumentů. Dejme tomu, že hledaným pojmem je „smlouva“ a takových je v systému uložena celá řada. Uživateli tedy nabídne nejpravděpodobnější výsledy, třeba ty dokumenty, ve kterých se tento pojem vyloženě nachází. Někdy se však netrefí a hledaný dokument systém nezobrazí, protože nic v něm ho neidentifikuje jako smlouvu. Uživatel tedy vyhledá pomocí jiného pojmu a hle, dokument najde a otevře si ho. DMS si celý tento postup a chování zapamatuje, a tak si u tohoto dokumentu vytvoří příznak, že jde nejspíš o smlouvu. A pokud podobnou strukturu odhalí v dalších dokumentech, přiřadí si k nim tento příznak také. Jinými slovy, čím více dokumentů uživatel vyhledává pod určitým klíčovým slovem, tím úspěšnější pak AI je v označování stejným příznakem u jiných dokumentů. Všechny tyto automatické postupy mohou výrazně zjednodušit proces digitalizace.

Nacházejí nám skryté příležitosti

8

Popsaný proces se v angličtině odborně nazývá clustering a rozhodně to není pomůcka, která by byla užitečná jen pro samotnou umělou inteligenci. Dokumenty automaticky uspořádané podle data, klíčových slov, autorů, zdrojů a typů vytvářejí pomyslnou provázanou síť, myšlenkovou mapu, ve které se sice uživatel sám nejspíš nevyzná, ale pro AI není problém ji na vyžádání předložit v podobě vizualizace. V takto názorné a pro člověka snadno pochopitelné podobě mohou data výrazně usnadnit jeho další rozhodování.

Díky této myšlenkové mapě umělá inteligence chápe kontext některých frází, které se v dokumentech nacházejí, a také to, jak tyto fráze souvisejí s dalšími klíčovými pojmy a daty. Samočinně tak dokumenty organizuje podle podobností a relevance. To může být velmi užitečné například pro administrativní pracovníky velkých společností nebo třeba právnické firmy, které evidují tisíce velmi podobných dokumentů. I v této fázi je nejmocnějším nástrojem automatizace.

Moderní DMS umí rozlišit políčka a fráze

v dokumentech, které vypovídají třeba o tom, kdy pozbude platnosti nějaká smlouva. Stačí jim ukázat, že mají hledat fráze jako „platné do“, nebo „lhůta vypršení platnosti“ a systémy automaticky pravidelně předloží výčet smluv, které přestávají platit a je jim třeba věnovat pozornost.

Podobnou automatizovanou techniku využívají některé společnosti k tomu, aby ve svých digitalizovaných archivech hledaly příležitosti k dalšímu obchodu.

Nechávají umělou inteligenci procházet smlouvy, texty, konverzace nebo e-mailovou korespondenci se zákazníky a hledají v této historii indicie, kdo z minulých klientů může mít zájem o ten či onen druh produktu či služby. Typickým příkladem jsou společnosti zabývající se telemarketingem nebo telefonní operátoři. Ti si vytvářejí seznamy, na nichž figurují jména zákazníků, kterým brzy vyprší smlouva, nebo třeba dlouhodobých klientů, kteří mají nárok na určitou slevu nebo jiný benefit. A podstatné množství takových informací pochází právě z digitálních kopií původně fyzických dokumentů.

A také nás chrání Současné právní podmínky, které jsou striktně definované evropskými regulemi GDPR, jasně určují, jak mají společnosti spravovat své citlivé dokumenty. Mluví se o nutnosti zaručit všeobecné standardy bezpečnosti, ale na druhou stranu se dobře ví, že stoprocentně vyloučit lidskou chybu možné není.

I tady se hlásí o slovo umělá inteligence. Automaticky analyzuje obsah dokumentů, a pokud zjistí, že obsahují citlivé osobní údaje nějakého druhu, katalogizuje je a uloží na bezpečnější místo. Takže zatímco k jiným datům mají uživatelé přístup z cloudu, citlivé dokumenty zabezpečí třeba na důvěryhodnější on-premise úložiště. Už jen touto zdánlivou maličkostí se pravděpodobnost úspěšného útoku nebo chyby zmenšuje.

Ještě důležitější je pak automatický dozor umělé inteligence. Moderní systémy pro správu dokumentů umějí nejenom sledovat změny v souborech a archivech, ale také podávají pravidelná hlášení. Z nich je patrné, kdo měl k jakému dokumentu přístup, z jaké IP adresy se připojil, co přesně s dokumentem dělal, jestli vytvořil kopii nebo se data snažil poslat ven z firemní sítě.

Chytré DMS také výrazně snižují redundanci dat. Tím výrazně usnadňují a zefektivňují práci s dokumenty, ale zároveň posilují jejich ochranu. Samočinně se starají o archivaci starších dat, zabraňují vytváření a ukládání mnoha kopií toho samého dokumentu, aktualizují uložené soubory a vedou si detailní záznamy o úpravách, takže není problém dohledat roky starou verzi od té doby stokrát upravené smlouvy. Velkým tématem posledních let v tomto oboru je také implementace funkcí pro rozeznávání falešných digitálních podpisů.

Správa dokumentů už jen chytře Umělá inteligence se stala nepostradatelnou součástí systémů pro správu dokumentů, některé jejich funkce si bez její pomoci ani nedokážeme představit.

Další vývoj technologie se v současnosti zaměřuje především na maximalizaci možností integrace DMS a jejich efektivnější prediktivní analytické schopnosti.

Ani jedno není bez využití AI možné.

Vraťme se ale na úplný začátek, k oněm promarněným hodinám při manuální práci s dokumenty. Připomeňme si, šlo „jen“ o jedenáct hodin týdně. Podle propočtů expertů nám služby umělé inteligence jen za tento rok globálně ušetří na šest miliard hodin zbytečné administrativní práce. To je 250 milionů dní nebo 685 tisíc let. To už je docela slušná úspora času, který můžeme využít o poznání lépe.

ROZHOVOR

AUTOR: FRANTIŠEK DOUPAL

OKI: Zdeněk Král a Miroslav Pávek

Kancelářské tiskárny nejen pro tisk dokumentů Novinka OKI C650 je kompaktní, výkonná a robustní barevná tiskárna určená pro širokou paletu úloh.

Díky svým rozměrům se uplatní především tam, kde je i přes málo prostoru potřeba tisknout hodně a v profesionální kvalitě. Channel manažeři výrobce OKI Zdeněk Král a Miroslav Pávek také přibližují partnerský program Shinrai a těší se na osobní kontakt s resellery.

Jaké máte novinky pro letošní rok?

Miroslav Pávek: Nejzajímavější letošní novinkou od OKI je model C650, nejmenší výkonná barevná A4 tiskárna na světě. Široká je jen 39,5 cm, přičemž postačí po stranách ponechat na každé straně provozní mezeru 2 cm. Díky novému designu totiž pro provoz postačí přístup k přední straně tiskárny, což výrazně snižuje množství potřebného prostoru.

Tiskárna je předurčena, z hlediska ceny i výkonu, pro nízkonákladový tisk plnobarevných dokumentů s možností kvalitního tisku na mnoho druhů médií, a to včetně možnosti tisku až 132 cm dlouhých bannerů.

Při tak malých rozměrech překvapí hmotnost, která se spotřebním materiálem činí celých 28,2 kilogramu. Je to dáno extrémní robustností a použitím odolných komponent namísto levných

plastových. Výsledkem je tiskárna navržená pro dlouhý a bezproblémový provoz. Má samostatné tonery i válce a díky přídavným zásobníkům může pojmout až 1 940 listů papíru. Rychlost tisku je 35 stran za minutu v barvě i černobíle, zvládne papír s gramáží až 256 g/m2, první stránka je vytištěna již za šest a půl vteřiny. Samozřejmostí je stejně jako u všech zařízení OKI automatický oboustranný tisk. Zatím jsme měli poměrně malou alokaci modelu C650, dostupnost však bude v brzké době bezproblémová. Potěšily nás velmi dobré ohlasy od jinak značně náročných zákazníků.

Nebude zákazníkům chybět skener?

Miroslav Pávek: Primárním určením C650 jsou instalace, kde se především tiskne a potřeba skenování či kopírování je minimální. Protože dnes téměř každý

disponuje chytrým mobilním telefonem s kvalitním fotoaparátem, lze rozměrný skener nahradit fotoaparátem mobilního telefonu. Pro takové případy rozšířila OKI spolupráci se společností ABBYY a doporučuje používat mobilní aplikaci ABBYY FineScanner. Jde o chytrý mobilní skener využívající umělou inteligenci pro skenování papírových dokumentů a pořizování digitálních kopií určených k tisku a ukládání. To tiskárně C650 přidává funkci pro občasné skenování a zároveň odstraňuje potřebu samostatného stolního skeneru nebo multifunkčního zařízení. Samozřejmě, kdo potřebuje skenovat častěji, sáhne po některém z našich jiných modelů.

Dodáváte k tiskárně ještě nějaký další software?

Zdeněk Král: Další přidanou hodnotou je pro zákazníky možnost využívat

9

ROZHOVOR služeb centra The Design Hub na bázi softwaru Shoppa, které vyřeší většinu jejich potřeb při tisku i tvorbě návrhů.

Tato jednoduchá kreativní platforma rozšíří možnosti firem a poskytne jim nástroje k tvorbě plně vizuální komunikace a marketingových materiálů v profesionální kvalitě, interně a po několika kliknutích. To vše bez nutnosti odborných grafických znalostí.

10

Kam se C650 hodí?

Zdeněk Král: Model OKI C650 je určen pro malé kanceláře, pohodlně se vejde i do těch nejmenších prostor, a zároveň rychle tiskne velké objemy barevných i černobílých dokumentů v profesionální kvalitě. Proto je vhodný pro různá odvětví, jako jsou maloobchod, zdravotnictví, stavebnictví, vzdělávání, hotely či restaurace.

Tiskárna umožňuje rychlý tisk potřebných materiálů: od běžného kancelářského tisku přes značení společenského odstupu, POS materiály, ceníky a propagační materiály v prodejně, samolepky na okna, školicí materiály pro zaměstnance až po letáky k produktům.

Na jediné tiskárně v místě prodeje lze jednoduše a v počtu, který je právě po-

třeba, potisknout celé spektrum médií od etiket, cenovek a samolepek až po obrázky produktů s vysokým rozlišením, bannery a značení, poukázky, kupony, letáky s návody a dalšími informacemi.

Jak je nový model cenově nastaven?

Miroslav Pávek: Zaměřujeme se na profesionální segment s objemem tisku ve vyšších stovkách až nižších tisících stránek za měsíc. V takovém případě nabídneme u C650 velmi konkurenceschopné TCO. Originální černý toner s kapacitou 7 000 stránek stojí 1 395 korun, barevný s kapacitou 6 000 stran stojí 1 675 korun. Cenovka tiskárny je poměrně vysoko, ale ve spolupráci s dealery dokážeme nabídnout velmi vstřícnou cenu do tendrů a do segmentů, kde je předpoklad vyššího objemu tisku. Jednoduše nechceme nabízet špičkový model na místa, kde se tiskne poměrně málo.

A co pokud by někdo potřeboval takový tisk ve formátu A3?

Zdeněk Král: Statistiky říkají, že podíl objemu A3 tisku bývá nižší než 3 %, takže tvoří ve firmách jen malý zlomek úloh.

Navíc na A3 tiskárnách se stejně nejvíce

tiskne na A4. Ale pro marketingové účely může být formát A3 k nezaplacení.

V segmentu A3 laserového/LED tisku má OKI, zejména s řadou barevných tiskáren C800, v počtu prodaných kusů téměř polovinu českého trhu. K dispozici jsou i pokročilé barevné multifunkce řady MC800.

Zaznamenali jsme, že nabízíte i tisk bílou barvou…

Miroslav Pávek: Ano, v OKI máme kategorii Specialty Print, ve které nabízíme grafické tiskárny s bílou barvou a také tiskárny štítků, kde je možnost potisku s využitím bílé. Jde opět o možnost interního tisku materiálů, například samolepek a etiket, které se dříve tiskly externě. Díky digitalizaci lze navíc tyto materiály snadno personalizovat. Vše se zrychluje a zároveň se šetří náklady, protože se vytiskne právě takový počet výtisků, který je třeba.

ZPRÁVY

TRENDY

PRODUKTY

ANALÝZY

ROZHOVORY

PŘÍPADOVÉ STUDIE

Přinášíme čtenářům z řad IT profesionálů denní informace o nejnovějších trendech, produktech a technologiích ze světa výpočetní a telekomunikační techniky, včetně analýz trhu a případových studií.

ABYSTE BYLI V OBRAZE

Přihlásit se k odběru