Hvis din aftenskole kom i krise

Hvis din aftenskole kommer i krise

Du kan aldrig værge dig fuldstændigt imod kriser og ulykker. Men du kan forberede dig og din aftenskole, så I står fast, hvis uvejret skulle ramme. Og du kan håndtere uvejret, så følgerne ikke bliver helt så slemme.

Af Anne Refsgaard og Martin Thirstrup Hansen

FØR ULYKKEN SKER

Beredskabet omtalt her handler ikke om akuthjælp, men om på forhånd at have rutiner og procedurer, som kan gøre ulykkelige situationer lidt mere overskuelige, hvis de skulle ramme. Altså om den del, hvor der skal kommunikeres, omstruktureres og arbejdes bedst muligt videre. For lige som med forsikringer, så er det godt at være lidt forberedt. Det er ikke pessimisme, men rettidig omhu at indrette sin skole og administration på, at der kan ske kriser.

Kommunikation Nogle ulykker kan føre til stor offentlig nysgerrighed. For at undgå forkerte oplysninger til de forkerte på de forkerte tidspunkter bør aftenskolen have en kommunikationsprocedure. Råd: Aftal og skriv ned hvem, der har ansvaret for at udtale sig på vegne af aftenskolen og i hvilken rækkefølge. Det kan for eksempel være 1. formand, 2. skoleleder og 3. næstformand. I kan aldrig vide, hvad der skal udtales til hvem, men I kan have en plan for, hvem der udtaler sig og hvem der ikke gør. Det er nemlig lige så vigtigt at man IKKE udtaler sig, hvis man IKKE skal, men ved hvem man skal henvise til. Sørg for, at alle frivillige og ansatte i skolen ved, hvem de skal henvise til i en krisesituation. Dermed kan man begrænse rygter og løse historier.

Forsikringer Alle medlemsskoler har automatisk en erhvervsansvarsforsikring samt den lovpligtige arbejdsskadeforsikring for ansatte gennem DOF's kollektive forsikring.

Det betyder, at den enkelte medlemsskole er dækket i forhold til det erstatningsansvar, skolen kan pådrage sig i forbindelse med sine aktiviteter. Forsikringen omfatter også en aktiv arbejdsskadebehandling, som betyder, at der i dialog med den skadelidte aftales hvilket behov, der er for fysisk eller psykisk behandling. Derudover kan det være relevant at skolen er forsikret i forhold til dens eventuelle bygninger, ejendele (undervisningsmateriale og værktøj) eller rejseforsikringer for ansatte, hvis skolen arrangerer rejser. Råd: Gennemgå aftenskolens behov for forsikringer på et bestyrelsesmøde.

Adgangskoder via fuldmagt Ofte er det skolelederen, som alene ligger inde med forskellige vitale koder. Adgang til netbank, NEMID og lignende gives via en fuldmagt fra de tegningsberettigede og kan derfor også nulstilles af de tegningsberettigede i foreningen. Derfor er denne paragraf i vedtægterne meget vigtig. Råd: I vedtægterne skal de tegningsberettigede være bestyrelsen eller dele af bestyrelsen f.eks. formand i forening med et bestyrelsesmedlem og i dennes fravær næstformand i forening med to bestyrelsesmedlemmer. Skolelederen skal IKKE være tegningsberettiget, men er typisk den, der udstedes fuldmagt til. Skulle der ske noget med bestyrelsen, er det generalforsamlingen og dermed medlemmerne, som er ansvarlig for at vælge en ny bestyrelse, som derefter er de tegningsberettigede.

Adgangskoder i øvrigt Skolelederen eller andre i aftenskolen vil have en række adgangskoder til for eksempel computer, mail og administrationssystem. Har man brug for at få adgang til systemerne uden koder ved at nulstille koderne skal man have fat i udbyderen af systemerne. Råd: Brug de systemer, som DOF tilbyder. Vi vil altid kunne hjælpe jer med at nulstille koder. Og sørg for, at flere i aftenskolen kender andre vitale koder (for eksempel til MailChimp, Face book osv.).

Data Skolens data for eksempel registreringen af hold og deltagere eller regnskaber skal være tilgængelige for den, som skal overtage arbejdet. Det er en stor fordel at data er registreret, så det er til at overtage for en anden. Vi har alle sammen vores favoritmetoder, men de er ikke nødvendigvis logiske for andre. Råd: Benyt DOF’s systemer DOFPro/ASA, VuptiWeb. Gem data samlet og logisk opbygget på en computer eller en server, så en anden vil kunne finde det frem. Så vil enten IT-afdelingen eller en anden aften skole have mulighed for hurtigt og sikkert at yde hjælp.

Bestyrelsesansvar Bestyrelsesarbejdet i en aftenskole er oftest en overkommelig opgave, men ansvaret skal man tage på sig. Man skal kunne træde i karakter, når det bliver nødvendigt, og løbende følge med i, hvad der sker i aftenskolen. Råd: Sørg for, at bestyrelsen reelt fungerer, og at alle i bestyrelsen er bevidste om opgaverne. Læs om arbejdet og ansvaret i DOF’s bestyrelsesfolder og tag en drøftelse af forventningerne til jeres arbejde i jeres bestyrelse.

Man tror aldrig, at ulykkerne rammer en selv, men nogle gange gør de det alligevel. Det er desværre sket, at en kursist har mistet livet i undervisningstiden; at en skoleleder er blevet så akut syg, at man ikke har kunnet få kontakt med vedkommende eller at der er begået underslæb med konkurs til følge. Så hvad gør man, når man pludselig står i en uventet og ubehagelig situation? Man skal selvfølgelig alt efter situationen begrænse ulykken og yde førstehjælp – og man skal også vide, at man altid kan ringe til os i DOF. Vi vil på disse sider give råd til, hvad du kan gøre for at komme bedst ud af en krise. Rådene samler sig i to overordnede temaer: Hvordan forbereder du din skole på en eventuel ulykke? og Hvad gør du, når ulykken er sket?

NÅR ULYKKEN ER SKET

Når først I står midt i en krise, kan det hele virke uoverskueligt. Her kommer en række råd til, hvordan I kommer nemmest muligt igennem. Der er naturligvis meget stor forskel på, hvilke ulykker en aftenskole kan blive ramt af, men der er alligevel en række ting, man kan gøre uanset ulykkens karakter og omfang.

Få overblik Når krisen indtræffer, er det helt centralt, at man hurtigst muligt får overblik over, hvad der reelt er sket. Er der en krise, og hvad består den helt konkret i? Råd: Kom så tæt på krisens udspring som muligt. Tal med personer, der er helt tæt på. Er der flere sider af sagen, så få input fra alle.

Giv hjælp Ofte kan hurtig hjælp begrænse skaderne ved en krise. Eller hjælpe til med, at eftervirkningerne afbødes. Råd: Hvis der er behov for hjælp, så giv denne selv hvis muligt – eller få egnede personer til at gøre det. Og sørg for at implicerede personer er klar over, at de kan få hjælp.

Hvad fortæller vi? I forbindelse med en ulykke eller en krise spredes rygter og historier meget hurtigt. Derfor er det meget vigtigt, at man hurtigst muligt tager ejer skab til, hvad der fortælles om krisen. Her er det vigtigt, at man er ærlig – men samtidig at man beskytter implicerede personer og interesser. Råd: Afklar hvad der skal fortælles – og hold dig til den fortælling – også selv om fx journalister eller andre forsøger at få mere at vide. Informer bedst muligt i relevante kanaler (fx på skolens hjemmeside, mail til undervisere og deltagere, samarbejdspartnere og/eller kommunen)

Udpeg talsperson For mange kokke fordærver maden, og jo flere, der fortæller en historie, desto flere versioner risikerer man, at historien udkommer i. Derfor er det vigtigt, at det kun er få personer, der fortæller om krisen udadtil. Og at disse personer reelt har viden om krisen. Ofte er formanden eller skolelederen oplagte som talspersoner, men hvis disse ikke har reelt kendskab eller ikke er tilstrækkeligt tilgængelige, kan man udpege andre. Råd: Sørg for, at aftenskolen meget hurtigt udpeger en – maksimalt to personer – der udtaler sig til udenforstående. Fortæl internt i aftenskolen, at det kun er denne person, der bør udtale sig.

Stands betalingerne Hvis krisen er af økonomisk art, er det vigtigt, at skolen optræder ansvarligt. Hvis man bliver klar over, at det måske ikke er muligt at dække alle udgifter med aftenskolens midler, og at der er risiko for at skolen går konkurs, så skal man stoppe alle udbetalinger. Det er ikke op til aftenskolen at vurdere, i hvilken rækkefølge kreditorerne skal have deres tilgodehavender. Dette gælder også lønninger til undervisere og deltagernes forudbetalinger. Råd: Stop alle betalinger, straks I aner uråd omkring økonomien.

Ring efter hjælp Husk, at DOF altid står klar til at hjælpe medlemsskoler i nød. Uanset om det drejer som om praktisk hjælp til at logge på DOFPro eller råd til håndtering af en sag. Og medarbejderne svarer også aftener og weekend, hvis der er tale om en alvorlig krise. Ved administrative kriser kan andre DOF-skoler nogle gange hjælpe. Råd: Ring med det samme, I får behov. Hellere en gang for meget, end en gang for lidt.