Adquisiciones by Diego Toledo

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INDICE

HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS ............................................................... 2

OBJETIVO ....................................................................................................... 3

ALCANCE ........................................................................................................ 3

DOCUMENTOS APLICABLES ....................................................................... 3

DEFINICIONES ................................................................................................ 3

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................... 4

REGISTRO DE ARCHIVO Y DOCUMENTACION .......................................... 9

ANEXOS ........................................................................................................ 11

Preparado Modificado por:

/ Revisado por:

Aprobado por:

Firma

Nombre / cargo Fecha

Diego Alejandro Toledo Muñoz Director

Jaime Eduardo Montenegro Ponce Socio Director

Vanny Tamara Escala Espinoza Representante Legal

01/03/2011

01/04/2011

01/05/2011

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HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS

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2. OBJETIVO Este documento establece el mecanismo para la realización de Compras, Clasificación de Proveedores y Administración de Infraestructura, que están relacionadas con la calidad de los servicios de SP CAPACITACIÓN.

3. ALCANCE Este documento es aplicable para las áreas de: 1 Capacitación 2 Recursos Humanos 3 Infraestructura

4. DOCUMENTOS APLICABLES - ISO 9001:2008; NCH 2728 of 2003. apartados 6.3, 7.4.2, 7.4.3, - Manual de la Calidad Capítulo 7.4.1 - Procedimiento Control de Documentos - Procedimiento Control de Registros - ISO 9000: 2005

5. DEFINICIONES No Aplica

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Actividades Para Proceso de Compras El Representante de Gerencia recoge las Solicitudes Internas de Compras, las cuales son emitidas por los distintos Encargados de Área a través de los medios que tenga disponible (solicitud en papel, email, etc.) El Representante de Gerencia verifica la existencia de los productos solicitados, si se cuenta con ellos los entrega al solicitante y cierra el proceso, en caso contrario continua como sigue. Revisada la solicitud en este segundo caso, el Representante de Gerencia verifica: Si el insumo y/o servicio es habitual, emite la Orden de Compra (Anexo 8.2.) al proveedor correspondiente según el Listado de Proveedores, coordinando fechas de pago y plazos de entrega. Si el insumo y/o servicio es nuevo, el Representante de Gerencia cotiza a los proveedores. Recoge las cotizaciones de los proveedores y selecciona la más adecuada para el requerimiento. Lo incorpora al Listado de Proveedores. Por último, Representante de Gerencia solicita al Director que apruebe la cotización seleccionada y emite la Orden de Compra, coordinando fechas de pago y plazos de entrega. En los casos en que el Director se encuentre imposibilitado para aprobar la compra esta responsabilidad es del Representante de Gerencia. Cuando llega el insumo o producto, el Representante de Gerencia debe entregar los bienes y/o servicios a las personas que realizaron las solicitudes. El Solicitante contrasta la solicitud interna de compra v/s la guía de despacho y verifica en el insumo adquirido cumple las especificaciones y características técnicas. Este último deberá firmar y colocar la fecha de la recepción indicando la conformidad. Si las características del insumo no se ajustan a lo solicitado, el solicitante informa al Representante de Gerencia quién solicita al proveedor hacer los cambios o ajustes necesarios para satisfacer los requerimientos indicados y, registra esta desviación en la ficha individual de proveedor según procedimiento. De no existir ninguna anormalidad, el Representante de Gerencia ingresa a contabilidad la factura y cancela según las condiciones que se acordaron, cerrando de esta forma el proceso. 6.2 Actividades de Clasificación, Evaluación y Reevaluación de Proveedores 6.2.1 Clasificación de Proveedores Los proveedores de SP CAPACITACIÓN son aquellos que ya han establecido un vínculo comercial con la organización y están inscritos en el Listado de Proveedores. Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.

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En el caso de un nuevo proveedor, el Representante de Gerencia lo incorpora al Listado de Proveedores y verifica el cumplimiento de los parámetros definidos en el acápite 7.1 Si el “Proveedor” obtiene una calificación Tipo A, el Representante de Gerencia lo incorpora definitivamente al Registro de Proveedores como proveedor de SP CAPACITACIÓN. 6.2.2 Evaluación de Proveedores Esta se realiza en cada entrega y consiste en verificar si el proveedor ha cumplido con las especificaciones solicitadas (especificaciones técnicas y plazos acordados). En caso de detectar incumplimientos, el Encargado de Departamento que corresponda y/o el Representante de Gerencia lo registran en el apartado de evaluación de proveedores que se encuentra en la Ficha Individual de Proveedores, anexo 8.3. Esta es la información de entrada para la re-evaluación de proveedores. La evaluación contempla el siguiente mecanismo: si el proveedor cumple con los parámetros del acápite 7.1, se coloca el total de la nota (7) en la Ficha Individual de Proveedores, apartado de evaluación. En caso contrario, cualquier incumplimiento debe ser calificado con nota mínima (1), de la misma forma anterior, pero colocando la causa del incumplimiento. 6.2.3 Re-evaluación de Proveedores La re-evaluación de los proveedores se realiza mediante la Ficha Individual de Proveedores según el apartado de evaluación, el solicitante realiza y envía al Representante de Gerencia su apreciación técnica con el fin de completar la evaluación de los proveedores. La evaluación se basa, entre otros antecedentes, en los resultados de la revisión efectuada en la recepción de las adquisiciones indicada en el Proceso de Compra. La evaluación y re-evaluación, se hacen considerando los antecedentes históricos que existen en la empresa y de acuerdo al siguiente mecanismo: Los parámetros a evaluar y su grado de importancia asignado son:  CALIDAD (cumplimiento de especificaciones técnicas solicitadas): 60 %  PLAZO DE ENTREGA (cumplimiento de fechas comprometidas) : 40 % Los resultados de la re-evaluación se registran en la ficha individual de los proveedores críticos (Anexo 8.3.). Esta última se obtiene promediando las evaluaciones periódicas. Las categorías de proveedores son las siguientes: TIPO A

Cumple requisitos

6,0 – 7,0

TIPO B

Debe mejorar los puntos débiles

4,0 – 5,9

TIPO C

No se asigna re-evaluación y no es utilizado

1,0 – 3,9

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El Representante de Gerencia mantiene un listado con los proveedores aceptados de SP CAPACITACIÓN (Tipo A y B), indicando la calificación obtenida, en la Ficha Individual de Proveedores (Anexo 8.3.). Los proveedores tipo C no son incluidos en la lista, a menos que el producto o servicio suministrado sea exclusivo o de oferta limitada en el mercado. El Representante de Gerencia investiga permanentemente con el fin de incentivar nuevos proveedores. Al término de cada evaluación, el Representante de Gerencia notifica por escrito al proveedor el resultado de su calificación para que este mejore las ponderaciones deficientes. Ante una compra el precio se utiliza como parámetro discriminante en la instancia de dos proveedores con igual nivel de calificación.

6.3. Contratación, Selección, Evaluación y Reevaluación de Relatores 6.3.1. Definición de Perfil y Búsqueda Es responsabilidad del Director junto al Representante de Gerencia realizar la determinación del perfil del relator en base a los requisitos de educación, formación, habilidades y experiencia. Esta determinación se realiza en la fase de diseño y desarrollo de las actividades. En base al perfil definido el Director busca relatores que cumplan con el perfil definido; Realizando una Ficha del Profesional (Ver anexo 8.4.). Una vez realizadas las gestiones respectivas para la búsqueda del relator, el Director determina que relatores quedarán incorporados dentro del diseño de la actividad. 6.3.2. Contratación Relatores Cada vez que sea necesario realizar una actividad de capacitación, el Director contactará a los relatores incorporados dentro del diseño de la activad y determinará cual de ellos dictará la capacitación. Para ello siempre preferirá a relatores que se encuentren incluidos dentro de la lista de Relatores de confianza (Ver Anexo 8.5.). Una vez que se ha definido con que relator se trabajará, el Director elabora un contrato a honorarios según corresponda, en el cual se especificará a lo menos: 1 Requerimientos del OTEC 2 Honorarios a cancelar y forma de pago 3 Responsabilidades del relator El contrato es firmado en duplicado entre el Director y el Relator. Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.

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ADQUISICIONES 6.3.3 Selección y Evaluación Nuevos Relatores

Cumplidos que sean 3 servicios de relatoría, el nuevo relator será evaluado por el Director, considerando los siguientes aspectos (asignando notas de 1 a 7): 1 Puntualidad 2 Cumplimiento de objetivos 3 Responsabilidad con Libro de Clases 4 Promedio obtenido en la evaluación del relator en encuesta de clientes 5 Facultades pedagógicas 6 Empatía 7 Presentación personal. Para esta evaluación se deberá utilizar el registro de Evaluación de Relator (Ver Anexo 8.6.). Durante este período de evaluación el relator será considerado a prueba. En caso de que el relator obtenga un promedio de evaluaciones igual o superior a 6, podrá ser considerado de confianza e incluido como tal en la lista de relatores de confianza. NOTA: Sólo para efectos de puesta en marcha del sistema de gestión de calidad, se considerará como relator de confianza a aquellos relatores que al comienzo de la implantación del sistema hayan presentado un comportamiento adecuado en la organización. Cada vez que se comience con un relator a prueba el Director deberá abrir una Ficha para el Profesional (Ver anexo 8.4.). En dicho registro se deberá ir registrando el comportamiento del relator. 6.3.4

Evaluación y Reevaluación de Relatores de Confianza

Los relatores que ya se encuentren incluidos dentro de la lista de relatores de confianza serán sometidos al siguiente control: Una evaluación cada 3 meses. Para ello se utilizará el registro de evaluación de relator. Si producto de esta evaluación el relator obtiene nota continuar incluido en la lista de relatores de confianza.

igual o superior a 6, podrá

En caso que durante la ejecución de una actividad de capacitación, un relator presente alguna no conformidad, ésta deberá ser registrada en la ficha del profesional y el Director deberá determinar en base a la gravedad de la no conformidad si el relator merece estar incluido en la lista de relatores de confianza. Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.

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6.4 Infraestructura SP CAPACITACIÓN califica como infraestructura salas, talleres, laboratorios, materiales y equipos incluyendo elementos audiovisuales, según corresponda, aptos e idóneos para el cumplimiento del proceso de capacitación correspondiente. Esta incluye los recursos tales como; espacios de trabajo, servicios de apoyo, tecnología de información y de comunicaciones. La Infraestructura siempre dependerá de los requerimientos de cada capacitación considerándose necesidades como son; espacios, alojamiento, talleres y desarrollo en general. 6.4.1 Arriendo de Infraestructura Cada vez que se realice una actividad de capacitación, será responsabilidad del Representante de Gerencia determinar los requerimientos de la infraestructura a arrendar o adquirir para ejecución del servicio. Cómo mínimo se deberá contar con: - condiciones adecuadas de seguridad - comodidad - higiene - limpieza - ventilación Una vez que se ha determinado los requerimientos de la infraestructura a contratar, es responsabilidad del Representante de Gerencia realizar las cotizaciones, de acuerdo a los requerimientos definidos. Con los resultados de las cotizaciones, el Representante de Gerencia realiza visitas a terreno para verificar las condiciones de esta, determinando cual cumple con los requerimientos en forma satisfactoria. Cuando se encuentra determinada la infraestructura a arrendar, El Representante de Gerencia prepara una Orden de Compra (Ver anexo 8. 2.) especificando en esta: - La fecha en la cual se realizará el arrendamiento del inmueble - Los servicios que se requieren adicionalmente - Fecha y condiciones de pago. Cuando La Orden de Compra se encuentra aprobada por el Director, el Representante de Gerencia procede a enviar esta al proveedor correspondiente, finalizando de esta manera el proceso.

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6.5. Compra de Servicios, Materiales de Apoyo Audiovisual. Es responsabilidad del Representante de Gerencia realizar la determinación de los requerimientos de los servicios, materiales de apoyo y audiovisual a adquirir. Los requerimientos variarán dependiendo el proyecto a desarrollar. No se debe dejar fuera ningún requerimiento necesario para lograr la conformidad del servicio. Este proceso se lleva a cabo según lo indicado en el acápite 7.1. de este procedimiento.

6.6. Mantención de la Infraestructura Propia: SP CAPACITACIÓN LTDA, cuenta con infraestructura propia para la realización adecuada de sus servicios, las cuales son: Oficinas Administrativas Equipos Computacionales Equipos Audiovisuales Otros. Esta infraestructura se mantiene en las mejores condiciones a través de visitas y revisiones periódicas de técnicos especializados, según corresponda, y disponibles para mejorar constantemente el servicio a los clientes.

7. REGISTRO DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN 7.1. Registros. -

Ficha de Solicitud Interna de Compras Orden de Compras Cotizaciones Guías de Despacho Facturas Ficha Individual de Proveedores Ficha del Profesional Lista de Relatores Evaluación de Relatores

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7.2. Archivo de la Documentación TIPO DE DOCUMENTO

DISPONIBLE DE ARCHIVO

MODO DE ARCHVO

SOPORTE

TIEMPO DE ARCHIVO

Ficha Solicitud Interna de Compras

REPRESENTANTE DE GERENCIA

Fecha

Papel / Digital

2 años

Cotización a los Proveedores

REPRESENTANTE DE GERENCIA

Fecha

Papel / Digital

2 años

Orden de Compra

REPRESENTANTE DE GERENCIA

Fecha

Papel / Digital

2 años

Guía de Despacho

REPRESENTANTE DE GERENCIA

Fecha

Papel

2 años

Factura

REPRESENTANTE DE GERENCIA

Fecha

Papel / Digital

7 años

REPRESENTANTE Alfabéticame DE GERENCIA nte

Papel / Digital

2 años

Ficha individual de Proveedores Ficha del Profesional Proveedor

DIRECTOR

Alfabéticame nte

Papel / Digital

2 años

Evaluación de Relator

DIRECTOR

Alfabéticame nte

Papel / Digital

2 años

Lista de Relatores

DIRECTOR

Alfabéticame nte

Papel / Digital

2 años

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ADQUISICIONES 8. ANEXOS 8.1. Anexo 8.1. Ficha de Solicitud Interna de Compra

FICHA SOLICITUD INTERNA DE COMPRA

Fecha: Nº 0000

SP CAPACITACION LTDA. Encargado de Departamento:_____________________________Fecha:____________________ Actividad:______________________________________________________________________

CANTIDAD

DETALLE

OBSERVACIONES:

FIRMA SOLICITANTE

FIRMA REPRESENTANTE DE GERENCIA

FIRMA DE RECEPCIÓN

FECHA RECEPCIÓN

Observación de la Solicitud: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.

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ADQUISICIONES 8.2. Anexo 8.2. Orden de Compra RUT: XX.XXX.XXX-X Dir: Fono/Fax: correo@tie.cl www.spcapacitacion.cl

ORDEN DE COMPRA SP CAPACITACION LTDA.

Sr. (es)

Fono

Fax

e-mail

Fecha

CANTIDAD

DETALLE

Nº / Año Fecha:

PRECIO ($)

SUB-TOTAL IVA 19% TOTAL Condiciones (Plazo, Descuento, Despacho o Entrega)

Firma Proveedor

Firma Director

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ADQUISICIONES 8.3. Anexo 8.3. Ficha Individual de Proveedores

FICHA INDIVIDUAL DE PROVEEDOR

Fecha:

SP CAPACITACION LTDA. RAZÓN SOCIAL DIRECCIÓN COMUNA

CIUDAD

R.U.T.

GIRO

TELÉFONO

e-mail

FAX

WEB

CONTACTO INSUMO O SERVICIO SUMINISTRADO

Parámetro

Puntaje Máximo (%)

CALIDAD

PLAZO

TOTALES

100

Fecha Evaluación:

TIPO A Cumple requisitos Notas de: 6,0 – 7,0

TIPO B Debe mejorar los puntos débiles Notas de: 4,0 – 5,9

RE-EVALUACIÓN FINAL:

TIPO C No se asigna calificación y no es utilizado: 1,0 - 3,9

TIPO:

Firma Responsable Observaciones

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ADQUISICIONES 8.4. Anexo 8.4. Ficha del Profesional/Proveedor

FICHA DEL PROFESIONAL/PROVEEDOR

Fecha:

SP CAPACITACION LTDA PROVEEDOR:

PROFESIONAL:

PROFESIONAL/ PROVEEDOR

RUT:

Dirección:

ACTIVIDAD DE CAPACITACION /PRODUCTOS O SERVICIOS

TFNO.: Fax: Resultado de la Evaluación: De confianza

Aprueba

No confiable

Síntesis de la Evaluación y Observaciones: Criterio de Selección Utilizado Relatores Histórico: Nota Proveedores Histórico Calidad y precio: Notas de evaluación y reevaluación:

REEVALUACION CONTINUADA: Firma:

Firma:

Fecha:

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8.5. Anexo 8.5. Lista de Relatores/Proveedores de Confianza

LISTA DE RELATORES/ PROVEEDORES DE CONFIANZA. SP CAPACITACION LTDA. RUT

Actividad de capacitaci贸n

Proveedores de Confianza RAZON SOCIAL PRODUCTO/SERVICIO

Nombre

Relatores de confianza Rut

Observaciones

Elaborado por:

Fecha:

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ADQUISICIONES 8.6. Anexo 8.6. Registro de Evaluación de Relator

EVALUACION DE RELATOR

Fecha:

SP CAPACITACION LTDA Nombre: Rut: Actividad de Capacitación Desarrollada: Fecha de Inicio/Término: Asigne nota de 1 a 7 a los siguientes ítems: Ítem Puntualidad

Nota Obtenida

Cumplimiento de objetivos Responsabilidad con Libro de Clases Promedio obtenido en la evaluación del relator en encuesta de clientes Facultades pedagógicas Empatía Presentación personal NOTA FINAL PROMEDIO

Fecha de evaluación: Firma del evaluador:

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