Gesti贸n de RR.HH
Cod: PC 06
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Emisión: 02.05.11 Rev : 00
GESTION DE RECURSOS HUMANOS
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ÍNDICE 1. HOJA CONTROL DE CAMBIOS _____________________________________2 2. OBJETIVO ______________________________________________________3 3. ALCANCE _______________________________________________________3 4. DOCUMENTACION APLICABLE ____________________________________3 5. DEFINICIONES___________________________________________________3 6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO _______________________________7 7. REGISTROS Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ___________________9 8. ANEXOS _______________________________________________________10
Preparado Modificado por:
/ Revisado por:
Aprobado por:
Firma
Nombre cargo Fecha
/
Diego Alejandro Toledo Muñoz Director
Jaime Eduardo Montenegro Ponce Socio Director
Vanny Tamara Escala Espinoza Representante Legal
01/03/2011
01/04/2011
01/05/2011
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
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GESTION DE RECURSOS HUMANOS 1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Rev Pรกrrafo/ Modificaciรณn realizada Pรกgina
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Fecha
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2. OBJETIVO El objetivo del presente procedimiento es definir la metodología para realizar la selección y contratación del personal interno de la empresa, detectar sus necesidades de formación y capacitación; y finalmente evaluar la efectividad de las capacitaciones y formaciones proporcionadas. Asegurando de esta forma que se dispone del personal profesional, técnico y administrativo adecuado y, conforme a las responsabilidades y competencias de cada uno de los cargos de SP CAPACITACIÓN LTDA. 3. ALCANCE Este procedimiento es aplicable sólo al personal interno y relatores externos de la empresa (sólo en cuanto a competencias) y que afectan a la calidad de los servicios de capacitación entregados por SP CAPACITACIÓN LTDA. 4.- DOCUMENTACIÓN APLICABLE • • • • •
Apartado 6.2 y 9.3 de la Norma ISO 9001:2008, de la Norma NCH 2728 Cláusula 6.2 del Manual de calidad. Procedimiento Control de Documentos Procedimiento Control de Registros Procedimiento Revisión de la Dirección
5.- DEFINICIONES No aplica
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6.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1- Definición de Perfil y Responsabilidades del Cargo Es responsabilidad del Director y Encargado de Proceso (cuando aplique) realizar la definición del perfil requerido por el personal que realiza actividades que afecta a la calidad de los servicios de la empresa. Dentro de este perfil se debe considerar: •
Educación
•
Formación
•
Habilidades
•
Experiencia
En forma adicional se debe determinar las responsabilidades y funciones del personal que afecta a la calidad de los servicios. Las responsabilidades y el perfil del personal deberán ser registrados en el Registro de Perfil y Responsabilidades (anexo 8.1). 6.2.- Selección de Personal Cada vez que sea necesario contratar personal interno o relatores externos que afecten la calidad de los servicios de la empresa, es responsabilidad del Encargado de Proceso correspondiente o del Director (según aplique) solicitarlo. Evaluada por la Dirección la necesidad de un nuevo contrato, corresponderá a los encargados de proceso realizar la preselección de la persona tomando en cuenta el perfil del cargo definido. Finalmente la(s) persona(s) que ocupará el cargo junto con la documentación que avale las competencias deberá ser remitida al Director. Este hace la evaluación final y contrata según el formato más adecuado que preparará para ese efecto.
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Una vez entregados los registros de educación, formación, habilidades y experiencia, el Director deberá elaborar una Ficha Personal (anexo 8.2) para el nuevo integrante de la empresa, con lo que cierra el proceso. 6.3.- Detección de Necesidades de Formación, Capacitación y Gestión de su Realización El Director determina cada año el Plan Anual de Formación. (Anexo 8.3), excepto cuando se trata de actualización en la normativa legal o documentación aplicable, la formación se gestionará lo antes posible. El modo de detectar las necesidades de formación y capacitación se realiza de los siguientes modos: •
Inducción en el SGC del OTEC y actualización en el sistema
•
Necesidades detectadas por los Encargados de Proceso con respecto al cumplimiento de responsabilidades y funciones del personal a cargo; debido a cambio en los procesos de la empresa; cambio de equipos, etc.
•
Necesidades planteadas por los mismos usuarios
•
Oferta de capacitaciones en el mercado
•
Necesidades del Sistema de Gestión de Calidad.
•
Resultados de “Revisión por la Gerencia”
Una vez detectadas y determinadas las necesidades de formación y capacitación, es responsabilidad del Director gestionar la entrega de la actividad de formación o capacitación. Es el Representante de Gerencia quien debe coordinar la realización de la actividad y guardará registros de las asistencias de la que informa al Gerente General. (Anexo 8.4) 6.4.- Evaluación de la Efectividad de las Actividades de Formación y Capacitación Realizadas. El Director, deberá determinar si el objetivo de la actividad de formación o capacitación cumplió el objetivo. Habiéndose logrado los objetivos el Representante de Gerencia actualizará el registro correspondiente. En caso contrario, corresponderá al Director adoptar las medidas necesarias para corregir esta situación.
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6.5.- Evaluación del Desempeño del Personal a Cargo Semestralmente el Representante de Gerencia deberá evaluar al personal que se encuentra a cargo utilizando el Registro de Evaluación Desempeño Interno (Anexo 8.5) Los resultados de esta evaluación deberán ser analizados por el Director y se deberán determinar nuevas necesidades de formación y capacitación.
7.- REGISTROS Y ARCHIVO DE DOCUMENTACION 7.1.- Registros •
Registro de Perfil y Responsabilidades. Anexo 8.1
•
Ficha Personal. Anexo 8.2
•
Plan Anual de Formación. Anexo 8.3
•
Asistencia a Formación Interna. Anexo 8.4
•
Registro de Evaluación de Desempeño Interno. Anexo 8.5
7.2.- Archivo de Documentación Responsable de Archivo
Documento
Modo de Archivo
Soporte
Tiempo de Almacenamiento
Registro de perfil y responsabilidades
Director
Alfabético
Papel/Digital
Vigencia
Ficha personal
Director
Alfabético
Papel
1 año luego terminada la relación contractual
Director
Fecha
Papel/Digital
Vigencia
Asistencia a Formación Interna
Representante de Gerencia
Fecha
Papel
Vigencia
Registro de Evaluación de Desempeño Interno.
Director
Alfabético
Papel
Vigencia.
Plan Anual Formación
de
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8.- ANEXOS 8.1.- ANEXO 8.1: REGISTRO DE PERFIL Y RESPONSABILIDADES
PERFIL Y DESCRIPCION DE CARGOS
P谩g.
de
Cargo Requisitos de Cargo a) Educacionales
b) Experiencia
c) Habilidades
d) Formaci贸n
Principales Responsabilidades
Responde a:
Sub alternos
APROBADO POR
FIRMA
FECHA
Elaborado por
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ANEXO 8.2: FICHA PERSONAL
FICHA DE PERSONAL
Nº
DATOS PERSONALES Nombre y apellidos: RUT:
Fecha de nacimiento:
Domicilio:
Teléfono:
Fecha de ingreso en la empresa:
Fecha de baja:
Cargo:
Título FORMACIÓN INICIAL
FORMACIÓN RECIBIDA EN LA EMPRESA Formación respecto al sistema de calidad
Política de calidad
Denominación del curso/actividad formativa
Tipo(*)
(*)
Doc. del sistema de calidad:
I
Formación interna
Elaborado por
Efectividad del curso
Firma del responsable de verificación eficacia
Fecha realización
E Formación externa
Aprobado por
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ANEXO 8.3: PLAN ANUAL DE FORMACION Fecha:
PLAN ANUAL DE FORMACION Curso
Fecha Prevista
Reprogra mación
Profesor / Relator Nº Horas
Int/Ext
Asistentes
Pág
de
Metodología de verificación Lograda de eficacia y Responsable
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ANEXO 8.4: ASISTENCIA A FORMACIÓN INTERNA
ASISTENCIA A FORMACION INTERNA
Nº Año
CURSO
Fecha(s) NOMBRES
Total Participantes :
Total Horas :
Nombre y Firma de Relator
Representante de Gerencia
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ANEXO 8.5: REGISTRO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO INTERNO.
REGISTRO DE EVALUACION DE DESEMPEÑO INTERNO Nombres y Apellidos Cargo
Nº Ficha Personal FORMACION
Fecha
Nombre y Firma Responsable
REQUERIDA Curso Sugerido
Tipo
Plazo Realización
EVALUACION DE DESEMPEÑO Fecha
(*)
TL
Nombre y Firma Evaluador
Totalmente Logrado SL
Aréa o Aspecto Evaluado Curso
Suficientemente Logrado
ML Mínimamente Logrado
Nota (*)
NL
No Logrado
Director
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