Auditoria Interna
PROCEDIMIENTO DE CALIDAD
Cod: PC 04 Emisión : 02.07.11 Rev : 00
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ÍNDICE 1. HOJA CONTROL DE CAMBIOS ____________________________________ 2 2. OBJETIVO _____________________________________________________ 3 3. ALCANCE ______________________________________________________ 3 4. DOCUMENTACION APLICABLE ___________________________________ 3 5. DEFINICIONES __________________________________________________ 3 6.
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO _____________________________ 5
7.
REGISTRO Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ___________________ 8
8.
ANEXOS
____________________________________ 9
Preparado Modificado por:
/ Revisado por:
Aprobado por:
Firma
Nombre / cargo Fecha
Diego Alejandro Toledo Muñoz Director
Jaime Eduardo Montenegro Ponce Socio Director
Vanny Tamara Escala Espinoza Representante Legal
01/03/2011
01/04/2011
01/05/2011
Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
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1. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Rev Pรกrrafo/ Modificaciรณn realizada Pรกgina
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Fecha
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2. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objetivo reflejar las directrices que se deben seguir para la realización de las Auditorias Internas de la Calidad. La finalidad es evaluar el grado de documentación, implantación y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, en relación a los requerimientos de la norma ISO 9001:2008, NCH 2728 y con respecto a la política y objetivos de calidad del sistema de SP CAPACITACIÓN LTDA. 3. ALCANCE El proceso de Auditoría Interna es aplicable a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de SP CAPACITACIÓN LTDA. 4. DOCUMENTACIÓN APLICABLE • • • •
Manual de Calidad, apartado 8.2.2., Auditorias Internas Apartado 8.2.2 de la norma ISO 9001:2008 y de NCH 2728. Procedimiento Control de Documentos. Procedimiento de Control de Registros
5.- DEFINICIONES •
Auditoria de Calidad: Examen sistemático e independiente para determinar si las actividades de calidad y sus resultados cumplen las disposiciones y si éstas son implantadas eficazmente y son apropiadas para alcanzar los propósitos de la organización.
•
Auditor Interno: Persona calificada para realizar auditorias de calidad, de acuerdo a su educación, entrenamiento, habilidades y experiencia.
•
Hallazgo: Declaración de un hecho, efectuada durante una auditoría de calidad y soportada por evidencia objetiva.
•
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito especificado que requiere la aplicación de una acción correctiva, preventiva.
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6.- DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 6.1.- Programa Anual de Auditoría El Representante de Gerencia es responsable de elaborar por lo menos una vez al año el Programa Anual de Auditorias de Calidad (Ver Anexo 8.1). El número de auditorias se programará de acuerdo a los siguientes criterios: •
Por política de calidad, 1 vez al año, a lo menos, a todo el Sistema de Gestión de Calidad.
•
Por elementos que hayan tenido no conformidades en auditorías pasadas.
•
Por elementos en las cuales las no conformidades sean graves o de gran impacto.
•
Por cambio en los procesos de la empresa.
•
Por quejas de clientes.
•
Por solicitud del Director.
•
Por acciones correctivas generadas por fuentes que no sean auditorías.
•
Certificación o seguimiento de certificación.
El Programa deberá ser revisado mensualmente o antes si fuese necesario, para realizar replanificaciones. El Programa deberá ser revisado y aprobado por el Director, el cual deberá dar su VºBº. En caso de que el Director no apruebe el Programa, el Representante de Gerencia deberá elaborar un nuevo Programa.
6.2.
Selección de Auditores
El Representante de Gerencia designará a los auditores internos o entidades externas que pueden realizar las auditorías internas en base a alguno de los siguientes criterios: a) Entrenamiento en el SGC, a través de la participación en el proceso de generación de documentos, Responsable de Proceso. Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
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b) Auditores Externos que presenten certificados de asistencia a curso de auditor interno o auditor líder. 6.3.- Planificación de Auditorías El Representante de Gerencia, elabora el “Plan de Auditoria”(Anexo 8.2), indicando las fechas, objetivo, alcance, elementos de la norma ISO 9001 vigente a auditar, procesos a auditar, así como el auditor por cada elemento y se envía una copia del plan de auditoría a las personas a auditar. El auditor prepara el “Listado de Preguntas”, considerando la normativa aplicable y/o procedimientos o instructivos correspondientes. 6.4. Reunión de Apertura Antes de la realización de la auditoría, el auditor es responsable de realizar una reunión de apertura en donde asistirán los auditores y las personas a auditar, con el fin de: •
Confirmar y aclarar el objetivo y alcance de la auditoría.
•
Definir la secuencia de realización.
6.5. Revisión en Terreno El auditor realiza la auditoría apoyándose en el listado de preguntas, revisando las evidencias correspondientes (Registros, entrevistas con personal y/o revisión de situaciones), registrando toda la información que se recabe en la misma. El auditor, si así lo considera, en conjunto con personas a auditar, harán ajustes en la agenda con el fin de profundizar la revisión. 6.6. Revisión de Hallazgos El auditor revisa los hallazgos detectados para clasificarlos en cumplimientos (Fortalezas) y No Conformidades (Incumplimiento), y Observaciones (Oportunidades de Mejora). 6.7. Reunión de Cierre Una vez realizada la auditoría, el auditor y los auditados mantienen una reunión de cierre con el objetivo de: Este documento es una Copia Controlada mientras se mantenga en plataforma digital, al ser impreso no es una Copia Controlada. SP CAPACITACION LTDA.
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•
Aclarar las posibles dudas o confusiones.
•
Comentar los resultados.
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El Representante de Gerencia, registra en el Programa Anual de Auditoria de Calidad, el estado de la auditoría: Ejecutada, Re-Planificada o ampliada (esta última si se determina profundizar otro día de auditoría) 6.8. Informe de Auditoría El auditor elabora el informe de auditoría (anexo 8.3) asegurándose que se registre toda la información correspondiente. El auditor en conjunto con el Representante de Gerencia, revisa el informe de auditoría, y entrega una copia a los auditados para establecer las soluciones y/o acciones correctivas y preventivas (de acuerdo al procedimiento acciones correctivas y preventivas) las cuales son registradas como plan de acción en el informe de auditoría. 6.9. Seguimiento y Reporte a la Gerencia El Responsable de Proceso se asegura que se adopten y apliquen sin demora injustificada las acciones correctivas y preventivas para los resultados de la auditoría interna. El Representante de Gerencia deberá comprobar que se hayan aplicado las acciones correspondientes en el plazo especificado. Una vez que se ha verificado que todas las acciones correctivas y preventivas generadas han sido implementadas, el auditor responsable debe firmar el plan de acción de cada No Conformidad y/u Observación para registrar el estado de la auditoría, como cerrada. El Representante de Gerencia emite un informe al Director, quién mantiene control sobre el cumplimiento del programa. Durante las Revisiones por la Dirección, el Representante de Gerencia reportará el resumen de los resultados de las Auditorías Internas.
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7.- REGISTROS Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION 7.1. Registros •
Programa Anual de Auditoría (Anexo 8.1)
•
Plan de Auditoría (Anexo 8.2)
•
Informe de auditoría (Anexo 8.3)
7.2. Archivo de la Documentación Documento
Responsable de Archivo
Modo de Archivo
Soporte
Tiempo de Almacenamiento
Programa Anual de Auditoría
Representante de Gerencia
Numérico
Papel/Digital
3 años
Plan de Auditoría
Representante de Gerencia
Fecha
Papel/Digital
3 años
Informe de Auditoría
Representante de Gerencia
Fecha
Papel/Digital
3 años
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8.- ANEXO 8.1: PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS Nº 1
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS
Nº
PROCESO
CODIGO PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
AUDITOR RESPONSABLE
PLANIFICACION FECHA ESTADO
Año 2011
REPLANIFICACION FECHA ESTADO
1 2 3 4 5
Elaborado por Fecha
Aprobado por Fecha
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8.2.- ANEXO: PLAN DE AUDITORÍA
PLAN DE AUDITORIA
Hoja __ de __ Fecha: __/__/____
Fecha de auditoria: Objetivo: Alcance: Elementos de la norma auditar
Temas a tratar
Auditor por cada elemento
Hora de inicio y Observaciones término
Reunión de inicio Revisión en terreno Revisión de hallazgos Reunión de cierre Firma Representante de Gerencia: Fecha:
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8.3.- ANEXO: INFORME DE AUDITORÍA Hoja __ de __
INFORME AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
Fecha: __/__/____
Objetivo y alcance de la auditoria:
Conclusiones de la auditoria:
Documentación de Referencia:
Auditor Responsable:
Cargo:
Personal que interviene en la auditoria:
Fecha realización auditoria:
Total Observaciones/ NC emitidas:
No Conformidad/ Descripción
Firma auditor
Observaciones: Anexos: Distribución del informe: Firma Representante de Gerencia:
Firma Auditor:
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