EL PATROCINIO FISCAL
(FISCAL SPONSORSHIP TOOLKIT)
INTRODUCCIÓN
Hemos diseñado este Kit de Herramientas para el Fiscal Sponsorship (patrocinio fiscal) para orientarle a través de los pormenores de una relación de patrocinio fiscal y para crear en conjunto documentos escritos que representen el espíritu y los detalles de la labor en colaboración que desempeñará. El Kit de Herramientas para el patrocinio fiscal contiene materiales escritos que le ayudarán a comprender la naturaleza de las relaciones de patrocinio fiscal, un vídeo que destaca algunos de los conceptos clave del patrocinio fiscal y dos plantillas para elaborar documentos escritos:
1) La plantilla para el Fiscal Sponsorship Agreement (Acuerdo de Patrocinio Fiscal) y
2) La plantilla para la Statement of Shared Values (Declaración de Valores Compartidos).
Es importante tener por escrito un Acuerdo de Patrocinio Fiscal para asegurarse de que tanto la organización patrocinadora (el “Patrocinador”) como la organización patrocinada (“Organización Patrocinada”) estén en la misma página y que de esa manera usted no tenga que depender de lo cada persona se acuerde acerca de lo que fue acordado.
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: este Kit de Herramientas para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal tiene fines exclusivamente educativos. No pretende ser exhaustivo y en ningún caso este contenido se considerará asesoramiento legal ni cualquier otra forma de consejo o asesoramiento profesional. Para obtener asesoramiento legal o profesional, póngase en contacto con un profesional autorizado en su jurisdicción según sus necesidades.
CÓMO UTILIZAR ESTE KIT DE HERRAMIENTAS
El Kit de Herramientas para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal está compuesto de seis elementos:
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La presente introducción al Kit de Herramientas para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal: la cual le permitirá familiarizarse con este kit de herramientas y le dará instrucciones sobre cómo hacer uso de él.
Recomendaciones para una relación de patrocinio fiscal: las cuales le proporcionan una descripción general acerca de qué es una relación de patrocinio fiscal, por qué las organizaciones necesitan o desean estar en una relación de patrocinio fiscal, y los aspectos legales y de la relación que son importantes y que usted debe tener en cuenta antes de establecer una relación de patrocinio fiscal y su respectivo acuerdo.
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La Lista de verificación para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal: la cual proporciona explicaciones fáciles de entender de cada uno de los elementos que componen un acuerdo de patrocinio fiscal, incluyendo definiciones de términos legales utilizados en un acuerdo escrito, explicaciones en lenguaje sencillo de cada uno de los componentes y “cosas para tomar en cuenta” para cada uno de los componentes, incluyendo aspectos no legales.
La plantilla para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal: es la plantilla de un acuerdo que es un contrato legal. Esta plantilla es un formulario que usted puede utilizar como guía para crear el Acuerdo escrito para su relación de patrocinio fiscal. Contiene información importante y de interés para la mayoría de los patrocinios fiscales. Usted deberá completar los espacios vacíos y agregar o quitar algunas cláusulas para personalizarlo conforme a su colaboración en particular.
La plantilla para la Declaración de Valores Compartidos: es la plantilla de un documento que tiene como objetivo documentar una conversación y los acuerdos a los que se llegan en esta, referentes a las normas que se seguirán en la relación o las maneras en que las dos organizaciones desean relacionarse entre sí. El documento al que se hace referencia no es necesario, pero lo recomendamos porque proporciona un formato para tener un registro de los valores compartidos, las normas de comunicación y los métodos para la resolución de conflictos.
El video del Kit de Herramientas para el patrocinio fiscal: es un video corto, de 13 minutos, que destaca algunos aspectos de los materiales escritos y proporciona información adicional sobre los patrocinios fiscales; es presentado por la defensora comunitaria Alejandra Pérez, la abogada Madhu Singh y la directora ejecutiva de Communities Rise, Jodi Nishioka.
RECOMENDACIONES PARA UNA RELACIÓN DE PATROCINIO FISCAL
Este documento proporciona una descripción general de varios aspectos de la relación de patrocinio fiscal. Para obtener más información y recursos en profundidad, hemos creado un Apéndice para este documento (se encuentra en la página 10).
I. ¿Qué es un patrocinio fiscal?
Un patrocinio fiscal significa un acuerdo entre dos organizaciones en el que una organización que no tiene el estatus 501(c)(3) (la “Organización Patrocinada” o el “Proyecto Patrocinado”) celebra un acuerdo con una organización existente sin fines de lucro que sí tiene el estatus 501(c)(3) (el “Patrocinador”) para que el Patrocinador reciba y realice el procesamiento de donaciones y subvenciones en nombre de la Organización Patrocinada. Por lo general los patrocinadores proporcionan servicios adicionales administrativos y de apoyo a las organizaciones patrocinadas, pero la necesidad para el funcionamiento de la Organización Patrocinada de acceder a fondos es lo que incentiva el acuerdo. Los patrocinadores suelen ser organizaciones establecidas, mientras que las organizaciones patrocinadas por lo general son organizaciones o proyectos de nueva creación.
Queremos tomarnos un momento para destacar algunos términos comunes que utilizaremos en esta sección y en todo este Kit de herramientas:
Patrocinio fiscal: El acuerdo descrito con anterioridad entre una Organización Patrocinada y un Patrocinador que debe quedar registrado en un Acuerdo escrito llamado Acuerdo de Patrocinio Fiscal.
“Patrocinador Fiscal” o “Patrocinador”: La organización establecida que tiene un estatus de exención de impuestos en virtud de la sección 501(c)(3).
“Organización Patrocinada” o “Proyecto Patrocinado”: La organización o el proyecto que no tiene su propio estatus 501(c)(3) y que “toma prestado” el estatus 501(c)(3) del Patrocinador Fiscal. Para propósitos de brevedad en este documento, utilizaremos estos términos de forma indistinta, a menos que se indique lo contrario de manera específica.
Desde una perspectiva legal, existen diferentes modelos para estructurar una relación de patrocinio fiscal. Las diferencias dependerán del modelo, los roles y responsabilidades del Patrocinador y la Organización Patrocinada. Obtenga más información en el Apéndice (en la página 10) acerca de los diferentes aspectos de los dos modelos más comunes para ayudarle a comprender estos modelos y cómo afectan los roles y responsabilidades tanto del Patrocinador como de la Organización Patrocinada.
II. ¿Cuáles son los posibles beneficios de los patrocinios fiscales para las organizaciones o proyectos patrocinados?
Acceso a la financiación
La necesidad de obtener financiación para hacer crecer sus programas y poder continuar en funcionamiento es el motivo que por lo general impulsa a las nuevas organizaciones o proyectos comunitarios a considerar establecer un patrocinio fiscal como una opción que vale la pena. Los grupos aprenden que para obtener financiación es necesario tener el estatus 501(c)(3), esto se debe a que los donantes individuales por lo general realizan donaciones a organizaciones sin fines de lucro si pueden ser deducibles de impuestos; y solo las donaciones que cumplen con la Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) son deducibles según las normas. Del mismo modo, para la financiación de subvenciones, las normas para la elegibilidad de la mayoría de las fundaciones exigen que los beneficiarios tengan el estatus de entidad calificada como exenta del impuesto federal a las ganancias en virtud de la Sección 501(c)(3). Esto se debe a que las normas del IRS exigen que las fundaciones otorguen su financiación a organizaciones benéficas que cumplen con el estatus 501(c)(3), con pocas excepciones. Al enfrentar este obstáculo para el funcionamiento, los nuevos grupos comunitarios con frecuencia consideran al patrocinio fiscal como un medio para superar este obstáculo.
Otros posibles beneficios de los patrocinios fiscales
En adición de tener acceso a la financiación, existen otros beneficios de los patrocinios fiscales que las organizaciones patrocinadas también deben tener en cuenta.
• Contar con servicios administrativos y de soporte. El rol de un patrocinador puede incluir numerosas actividades administrativas en nombre de la organización patrocinada, las cuales van desde la administración de donaciones y subvenciones (incluyendo la ayuda para llevar registros y la presentación de informes de subvenciones), la contabilidad, la administración de las necesidades de recursos humanos y la presentación de informes fiscales y del cumplimiento de otras normas. Estas actividades no solo cubren las necesidades para el funcionamiento de la nueva organización o proyecto, sino que también garantizan el cumplimiento legal y financiero.
• La reputación de una organización establecida ayuda a conseguir financiadores. La reputación del patrocinador puede ser vital para ayudar a que los financiadores vean a la organización patrocinada como una entidad con estabilidad y legitimidad en la capacidad de los nuevos grupos para administrar fondos.
• Disponer de más tiempo para enfocarse en los programas y las relaciones. Que el patrocinador maneje numerosas tareas de administración ayuda a que el proyecto patrocinado tenga más tiempo para enfocarse en el trabajo del programa y el desarrollo comunitario.
• Tener acceso a orientación de expertos. La estrecha conexión con una organización establecida proporciona de forma regular orientación por parte de expertos.
• La junta directiva del patrocinador proporciona supervisión. Cuando los patrocinadores se unen a un nuevo proyecto (conforme al Modelo Integral de Patrocinio Fiscal, consulte el Apéndice en la página 10 para conocer la definición de "Modelo Integral"), implica que la junta directiva del patrocinador supervisa el proyecto, igual que a cualquier otro programa del Patrocinador, guiada por los deberes de cuidado y lealtad de los integrantes de la junta. Esto puede ser de beneficio para los proyectos patrocinados.
• Satisfacer las necesidades de desarrollo de capacidades. Otro beneficio del patrocinio fiscal es que los patrocinadores pueden ayudar a satisfacer las necesidades de desarrollo de capacidades de las organizaciones patrocinadas. Los patrocinadores fiscales que lideran este esfuerzo comúnmente son entidades intermediarias lideradas por personas negras, indígenas y de color (BIPOC, por sus siglas en inglés) quienes ven a los servicios de patrocinio fiscal como un medio para promover el cambio sistémico y los objetivos de equidad racial mediante el desarrollo de capacidades del liderazgo
BIPOC y las organizaciones y proyectos a los que prestan servicios. Los servicios de los patrocinadores mencionados pueden incluir:
o Ofrecer orientación sobre habilidades de conservación para organizaciones sin fines de lucro
o Proporcionar estrategias y asesoramiento relacionados con defensoría, recaudación de fondos y desarrollo de programas
o Conectarse con donantes
Los patrocinadores nacionales que se enfocan en la equidad pueden ser una opción para las posibles organizaciones patrocinadas interesadas en un nivel más profundo de apoyo. Existen patrocinadores locales en Washington con un enfoque de equidad similar que también pueden proporcionar dichos servicios. (Consulte el Apéndice en la página 10 para ver ejemplos de organizaciones locales que proporcionan este tipo de apoyo).
La variedad de necesidades que puede satisfacer un patrocinador ilustra cómo el patrocinio fiscal puede ser una herramienta vital para ayudar a las nuevas organizaciones a lograr el éxito, especialmente si tienen en cuenta la equidad racial.
III. ¿Cuáles son los posibles desafíos para las organizaciones o proyectos patrocinados?
Los patrocinios fiscales también pueden presentar desafíos para las organizaciones o proyectos patrocinados. Algunos de ellos incluyen:
• El patrocinio puede ser un obstáculo para desarrollar la confianza de los donantes. Es posible que los donantes no comprendan por qué están haciendo una donación a una organización que tiene un nombre diferente es decir, el Patrocinador para beneficiar a la Organización Patrocinada.
• No se tiene control sobre las prácticas administrativas dirigidas hacia las necesidades del patrocinador. Las organizaciones patrocinadas podrían necesitar adaptarse a las prácticas del patrocinador para cuestiones de funcionamiento, por ejemplo, cuándo hay que emitir los cheques o de qué manera deben ser presentados los informes financieros.
Es posible que el patrocinador no pueda abordar con tanta facilidad circunstancias urgentes de la organización patrocinada de la misma manera que lo haría ésta si fuese una organización independiente.
• Honorarios. Los patrocinadores cobran honorarios a las organizaciones patrocinadas, estos por lo general son de entre el 10 y el 15 % de los ingresos generados por la organización patrocinada para cubrir el costo del trabajo administrativo que el patrocinador realiza en la administración del patrocinio fiscal. Algunas organizaciones patrocinadas pueden considerar que el pago de honorarios es un obstáculo para elegir el patrocinio fiscal como una opción.
• Encontrar un patrocinador con el que se pueda dar una combinación adecuada puede llevar mucho tiempo. Encontrar un patrocinador adecuado puede llevar mucho tiempo. Es necesario realizar una inversión considerable de tiempo y energía para encontrar una buena combinación entre la organización patrocinada y el patrocinador.
IV. ¿Cuáles son los beneficios de los patrocinios fiscales para los patrocinadores?
Con respecto a los patrocinadores, a continuación se muestra una lista de posibles beneficios para ellos.
• Los patrocinadores pueden avanzar en sus objetivos y su visión mediante el patrocinio de nuevos grupos. Los patrocinios fiscales pueden ayudar a avanzar en los objetivos que se busca lograr y la visión de cambio de los patrocinadores mientras nutren a nuevas organizaciones y proyectos. Esto tiene conexión con los objetivos de equidad racial y cambio sistémico de ciertos patrocinadores fiscales dedicados que están enfocados en proporcionar apoyo a las organizaciones lideradas por BIPOC. Los patrocinios también pueden ser vistos como un método para desarrollar la próxima generación de organizaciones y líderes para sacar adelante las preocupaciones comunes. Los patrocinadores pueden mejorar su reputación y atraer nuevos donantes. Los patrocinadores pueden construir su reputación ante los financiadores mediante el patrocinio, apoyo, asesoramiento y proporcionando recursos para nuevas e innovadoras iniciativas de las organizaciones patrocinadas.
• Honorarios. Para los patrocinadores dedicados, los honorarios por servicios de patrocinio fiscal pueden ser un elemento vital de su modelo financiero a la hora de establecer un patrocinio fiscal, debido al nivel de servicio que esto implica. Para los patrocinadores dedicados que
patrocinan a varios grupos, este puede ser un aspecto importante de su modelo financiero.
V. ¿Cuáles son los desafíos para los patrocinadores, incluyendo los riesgos y los aspectos legales que deben ser tomados en cuenta?
Para los patrocinadores, algunos desafíos reflejan estos posibles beneficios. Otros desafíos se relacionan con aspectos legales que deben ser tomados en cuenta, como detallamos a continuación.
Reputación: Además de la posibilidad de mejorar la reputación del patrocinador, la otra cara es que la reputación podría verse afectada de forma negativa por culpa de un proyecto que no cumpla con las expectativas o sea problemático. Es importante que los patrocinadores investiguen de forma minuciosa y cuidadosa a las organizaciones y los proyectos patrocinados.
Capacidad: Los patrocinadores deben asegurarse de tener la capacidad y la experiencia adecuadas para manejar cuestiones como las responsabilidades financieras y contables y la supervisión laboral relacionada con el proyecto patrocinado.
Aspectos legales y riesgos relacionados para el patrocinador que deben ser tomados en cuenta:
Las obligaciones legales del IRS relacionadas con los patrocinios fiscales vienen del hecho de que el IRS ha realizado una revisión detallada y ha aprobado el estatus 501(c)(3) para el Patrocinador, y no para la Organización Patrocinada. Por lo tanto, las obligaciones legales recaen sobre el Patrocinador para supervisar el Proyecto Patrocinado y garantizar que el proyecto cumpla con la Ley 501(c)(3). Algunas de estas responsabilidades representan desafíos para un patrocinador al participar en patrocinios fiscales.
• Requerimiento de alineación con el objetivo del patrocinador y el rol de este en la supervisión. Para que un patrocinio fiscal se encuentre en cumplimiento de las normas legales del IRS, el objetivo y las actividades de la organización patrocinada deben estar dentro del objetivo y los propósitos del patrocinador que fueron aprobados por el IRS. Este requerimiento del IRS coloca a los patrocinadores en un rol de supervisión del objetivo y las actividades de las organizaciones patrocinadas con el objetivo de garantizar que el proyecto no esté causando un problema al patrocinador "al desviarse” de su propio objetivo. Si una infracción fuese detectada, el patrocinador sería quien se enfrentaría a sanciones, que en el peor de los casos podrían desencadenar en la revocación de su estatus 501(c)(3) por parte del IRS. Debido a esto, es importante que ambas partes estén al tanto de esta cuestión. Es de vital importancia que el patrocinador continúe supervisando las actividades de la organización patrocinada con el fin de garantizar que sus actividades estén alineadas con el objetivo del patrocinador.
• Control y discreción sobre el uso de los fondos. Una parte clave de las responsabilidades de supervisión del patrocinador está relacionada con el flujo de los fondos. Los patrocinios fiscales cumplen con los requisitos legales siempre que el patrocinador (que es la organización con el estatus 501(c)(3)) sea el destinatario oficial y mantenga la discreción y el control sobre el uso de los fondos de donaciones y subvenciones recaudados por la organización patrocinada. El IRS no permite que el patrocinador sea un simple conducto o "escalón" para los fondos que van dirigidos al proyecto patrocinado. en términos prácticos, esto significa que el patrocinador debe tener procedimientos financieros establecidos para controlar el uso de los fondos y garantizar que estos sean utilizados para los fines establecidos por los donantes, en apego con las actividades de la organización patrocinada y que estén alineados con el objetivo del patrocinador.
• Responsabilidad que tiene el patrocinador por las actividades que son realizadas. otro factor de riesgo para un patrocinador es que, legalmente, las actividades del proyecto patrocinado se convierten en actividades del patrocinador (según el Modelo Integral del Patrocinio Fiscal, consulte el Apéndice en la página 10). Si una persona sufre heridas o daños como resultado de acciones negligentes de un integrante del personal del proyecto patrocinado, por lo general el patrocinador será quien tenga la responsabilidad. La posible responsabilidad en ese sentido podría ir desde acciones relacionadas con el empleo hasta problemas de propiedad intelectual, entre otras cuestiones. Las protecciones de riesgo del patrocinador mediante cláusulas de responsabilidad limitada y seguros se vuelven importantes y protegen tanto al patrocinador como a la organización o proyecto patrocinado. un patrocinador puede exigir a una organización patrocinada que contribuya con fondos cuando el tipo de actividades requiera contar con una mayor protección de seguros. tenga en cuenta que las organizaciones patrocinadas que están incorporadas y son entidades legales separadas proporcionan una capa de protección de responsabilidad. esta capa de protección no es completa y los patrocinadores aún podrían tener cierta responsabilidad por las actividades de las organizaciones patrocinadas que están incorporadas.
VI. Aspectos que deben ser tomados en cuenta para encontrar la combinación adecuada entre la organización patrocinada y el patrocinador
Encontrar la combinación adecuada entre la organización patrocinada y el patrocinador es de vital importancia para que el patrocinio fiscal tenga éxito. A continuación encontrará algunos aspectos que debe tomar en cuenta y sugerencias importantes para poder identificar la combinación adecuada.
Desarrollar una comprensión mutua sobre quién hace qué y cómo: Antes de iniciar una relación de patrocinio fiscal, es importante que la organización patrocinada y el patrocinador hablen acerca de las cuestiones básicas sobre quién va a hacer qué y cuál será el proceso para que el trabajo sea realizado en conjunto. Sería bueno analizar preguntas como:
• ¿Cuáles son los servicios de patrocinio fiscal que son necesarios?
• ¿Cuáles serán los honorarios por el patrocinio fiscal?
• ¿Cuál es el cronograma del patrocinador para emitir cheques y presentar informes, así como otras necesidades financieras?
• ¿Cuál es el proceso de toma de decisiones de la organización patrocinada que afecta al patrocinador?
• ¿Existen circunstancias únicas de las que cualquiera de las partes debería estar consciente?
Mantener una comunicación clara: Ambas organizaciones deben acordar la mejor manera de comunicarse entre sí (correo electrónico, Slack, mensajes de texto, teléfono, etc.) y un conjunto de normas de comunicación (por ejemplo, cómo asegurarse de que se responden entre sí) y establecer una agenda de reuniones regulares. Consulte la plantilla para la Declaración de Valores Compartidos que está incluida en este Kit de Herramientas, la cual incluye un espacio para escribir las normas de comunicación.
Asociarse con quienes tienen valores similares y una cultura alineada con la propia: Finalmente, una cultura organizacional que se ajuste de manera adecuada entre la organización patrocinada y el patrocinador es vital importancia para que un patrocinio fiscal logre el éxito.
Compartir valores y compromiso con el objetivo de cada uno es el pegamento que puede mantener unida la relación a través de las tensiones y presiones de la labor sin fines de lucro. Cada grupo debe comprender lo que es importante para el otro y tener normas básicas que indiquen cómo tener una relación respetuosa y productiva. Para una nueva generación de líderes BIPOC, la cultura organizacional es especialmente importante para una combinación entre patrocinadores y organizaciones patrocinadas. Como afirma Alejandra Pérez, defensora y activista comunitaria en Seattle:
Estoy viendo a líderes jóvenes que tienen pasión y energía para realizar la labor comunitaria, pero que quizás no tienen la capacidad que es requerida para lidiar con las tareas administrativas, legales, de administración financiera y para mantener registros si logran recaudar fondos para su trabajo, en especial si su organización está dirigida por voluntarios o si es una organización de base. Muchos líderes jóvenes también tienen el interés de no seguir perpetuando el concepto de complejo industrial que tienen las organizaciones sin fines de lucro. Quieren tener la seguridad de que su trabajo se encuentra enfocado en resolver problemas en sus comunidades. Por ese motivo, buscan patrocinadores fiscales que les proporcionen apoyo mientras se conducen a través de la complejidad del sector sin fines de lucro.
Puede ser de utilidad que las organizaciones patrocinadas y los posibles patrocinadores hablen y analicen preguntas como las siguientes para ayudar a determinar si existe una cultura alineada entre ambos:
• ¿Cuáles son los valores de cada organización?
• ¿Cuál es el objetivo y las metas de cada organización?
• ¿Cuáles son las expectativas que tiene cada organización?
• ¿Qué clase de relación busca cada organización al entablar un patrocinio fiscal (por ejemplo, una relación más participativa que tenga una conexión e involucre una variedad de servicios de desarrollo de capacidades o, una relación más práctica y transaccional que únicamente cubra los servicios administrativos y financieros básicos)?
Por último, un consejo para que las organizaciones patrocinadas identifiquen culturas organizacionales que se alinean con ellas, es hablar con otras organizaciones patrocinadas acerca de las experiencias que han tenido con los patrocinadores.
Este Kit de Herramientas incluye una plantilla para la Declaración De Valores Compartidos que tiene como objetivo ayudarle a desarrollar su propio documento escrito para registrar de una manera concreta sus pláticas y acuerdos referentes a los valores compartidos. Hablar sobre sus valores le ayudará a evaluar si existe una cultura organizacional que se alinee entre las organizaciones de una manera sólida. La plantilla para la Declaración de Valores Compartidos no es un documento que sea exigible de manera legal, pero proporciona un formato para que las partes hablen y registren cómo quieren llevar la relación entre sí y los valores bajo los cuales se quiere trabajar. También podría abordar cómo está planeado gestionar los conflictos. Esta plantilla debe ser adaptada según las necesidades específicas que se tengan.
Conclusión
Como lo hemos descrito, los patrocinios fiscales pueden ser una herramienta de vital importancia para ayudar a respaldar proyectos nuevos e innovadores que se encuentran en una fase temprana de crecimiento. Las relaciones de patrocinio fiscal también pueden ayudar a avanzar para conseguir los objetivos de equidad racial y, al mismo tiempo, beneficiar a los patrocinadores al ayudarles a avanzar en sus objetivos, ayudar a que se desarrolle la próxima generación de líderes y organizaciones y a mejorar su reputación. Pero también existen desafíos que deben ser tomados en cuenta tanto por los patrocinadores como por las organizaciones patrocinadas. Estos factores indican la importancia de tener un Acuerdo de Patrocinio Fiscal por escrito que aclare la relación, así como los deberes y responsabilidades que tienen ambas partes de la relación.
APÉNDICE
1. Modelos legales de acuerdos de patrocinio fiscal
Existen varias maneras de establecer patrocinios fiscales, pero hay dos modelos que son los más comunes: el modelo integral y el modelo de subvención redirigida.
Bajo el modelo integral, la organización patrocinada se convierte en un proyecto del patrocinador en lugar de seguir siendo una entidad incorporada independiente (como ocurre bajo el modelo de subvención redirigida). Esto significa que todos los integrantes del personal de la organización patrocinada se convierten en empleados del patrocinador, y el patrocinador es responsable de la administración en todo lo relacionado con los recursos humanos. También, todas las obligaciones de la organización patrocinada se convierten en obligaciones del patrocinador.
Bajo el modelo de subvención redirigida la organización patrocinada continúa siendo una entidad independiente y no se convierte en un proyecto del patrocinador. En su lugar, la relación es de donante-beneficiario y está enfocada en el flujo de fondos que recauda la organización patrocinada. Estos fondos son transferidos desde el patrocinador hacia el proyecto patrocinado estructurados como una subvención.
Bajo ambos modelos, el patrocinador no puede ser un simple conducto para los fondos que se dirigen a la organización patrocinada, como ya se mencionó con anterioridad. En su lugar, para cumplir con los requerimientos del IRS, el patrocinador debe ser considerado como el destinatario oficial de los fondos recaudados por la organización patrocinada para sus actividades. Después, el patrocinador pone los fondos a disposición de la organización patrocinada, manteniendo la discreción y el control sobre el uso de dichos fondos.
2. Recursos sobre equidad racial y patrocinio fiscal
Informes y artículos
Para realizar un análisis más profundo de la cuestión sobre cómo se puede promover la equidad racial a través del patrocinio fiscal, consulte los siguientes tres informes realizados en 2020 y 2021 que abordan esta cuestión desde puntos de vista ligeramente diferentes y de los cuales se ofrece una breve descripción:
• TSNE, febrero de 2021, Reimaginando el patrocinio fiscal para el servicio de la equidad: informe de un estudio de caso sobre prácticas emergentes y recomendaciones para patrocinadores fiscales
Este estudio estuvo enfocado en cómo el patrocinio fiscal puede mejorar el apoyo y la ayuda para el éxito de las organizaciones sin fines de lucro dirigidas por BIPOC, las organizaciones de base, coaliciones y los movimientos con presupuestos inferiores a un millón de dólares, esto se debe a las necesidades y los desafíos únicos de desarrollo de capacidades que enfrentan estas organizaciones a causa del racismo estructural y la falta de comprensión cultural. De forma específica, el informe está enfocado en la siguiente pregunta al examinar las prácticas de cuatro patrocinadores fiscales a gran escala de todo Estados Unidos, todos ellos ofrecen patrocinios fiscales como un modelo comercial que es una parte central de sus organizaciones: "¿Cómo pueden los patrocinadores fiscales reimaginar sus servicios y los métodos en que los proporciona, para prestar servicios de administración fiscal y desarrollo de capacidades holísticos, receptivos y alineados culturalmente para apoyar a aquellas organizaciones de base que carecen de recursos mientras trabajan proporcionando apoyo a las comunidades en desventaja?" Con base en los hallazgos del estudio de caso, el informe hace énfasis en seis prácticas emergentes como acciones recomendadas dirigidas a proporcionar apoyo administrativo, de administración financiera y de desarrollo de capacidades esenciales hacia estos grupos sin fines de lucro que carecen de recursos mientras trabajan proporcionando apoyo a las comunidades en desventaja.
• New Venture Fund, Provoc, junio de 2021, Aprovechando el patrocinio fiscal para la equidad racial
Este informe proporciona recomendaciones sobre cómo los patrocinadores fiscales —poniendo énfasis en los grandes patrocinadores fiscales enfocados en servicios técnicos que tienen el patrocinio fiscal como modelo comercial principal— pueden implementar sus habilidades, recursos, experiencia y redes de trabajo con mayor impacto para promover la equidad racial en base a las necesidades y requerimientos de las organizaciones de base que se encuentran incluidas en esta investigación, e inspirados por las ideas y prácticas de los patrocinadores fiscales participantes e investigados.
• Change Elemental, agosto de 2021, Centrando a la equidad en las relaciones intermediarias: una oportunidad para los financiadores
Este informe también está enfocado en las necesidades de los grupos de justicia social emergentes y pequeños liderados por jóvenes, personas de color, miembros de la comunidad LGBTIQ+, inmigrantes y otros grupos fuera de las esferas tradicionales de poder y el rol que los intermediarios sin fines de lucro, incluyendo a los financiadores y patrocinadores fiscales, pueden desempeñar para proporcionar un mejor apoyo a dichos grupos.
El informe encontró que un problema existente para estos grupos es que ellos tienen dificultades para encontrar patrocinadores fiscales y otros intermediarios que compartan sus valores y puedan proporcionar servicios que estén profundamente arraigados en la equidad racial. Por numerosas razones, los financiadores —quienes de otra forma no pueden proporcionar apoyo a los grupos liderados por los electores, es decir, a las personas a las que se busca prestar servicio o representar en un
principio— con frecuencia priorizan asociarse con intermediarios que tienen gran capacidad para ampliar los servicios y distribuir recursos y fondos.
Aunque los valores de equidad son importantes para los financiadores a la hora de seleccionar intermediarios con quienes asociarse, muchos de ellos no saben cómo son los servicios que se enfocan en la equidad ni cómo proporcionar apoyo a los intermediarios para que profundicen esta labor.
El informe está enfocado en los esfuerzos exitosos de estos intermediarios centrados en la equidad y ofrece recomendaciones sobre cómo los financiadores pueden proporcionar un mejor apoyo a su trabajo y centrar la equidad en la relación con los intermediarios; estos son:
• Financiar la transformación interna de los intermediarios para profundizar la equidad en sus servicios y satisfacer la creciente demanda.
• Basar las decisiones de asociación en la comprensión de las ofertas especiales de los intermediarios y las necesidades de los grupos liderados por los electores.
• Implementar estrategias de fortalecimiento de los recursos que los “honorarios” no cubren.
Abogar por la equidad en las prácticas fundamentales y la toma de decisiones.
Organizaciones locales que ofrecen servicios de patrocinio fiscal
Las siguientes tres organizaciones son ejemplos de programas de patrocinio fiscal de Washington que buscan promover la equidad racial a través de sus programas de patrocinio fiscal.
• Programa de patrocinio fiscal de Sustainable Seattle
• Programa de patrocinio fiscal de Rooted in Vibrant Communities
• Programa de patrocinio fiscal de Scholar Fund
LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EL ACUERDO DE PATROCINIO FISCAL
Esta lista de verificación es una herramienta creada para que las organizaciones sin fines de lucro la utilicen al iniciar una relación de patrocinio fiscal. Es mejor formalizar la relación para que los términos queden claros para ambas partes mediante la celebración de un Acuerdo de Patrocinio Fiscal (“Acuerdo”) por escrito. Un acuerdo de patrocinio fiscal es un contrato legal. Esta lista de verificación está diseñada para proporcionar información fácil de entender los términos o secciones comunes de un típico acuerdo de patrocinio fiscal que puede ser utilizado para registrar los roles y responsabilidades de las dos partes: el Patrocinador y la Organización o Proyecto Patrocinado.
DESCARGO DE RESPONSABILIDAD: esta Lista de Verificación tiene fines exclusivamente educativos. No pretende ser exhaustiva y en ningún caso este contenido se considerará asesoramiento legal ni cualquier otra forma de consejo o asesoramiento profesional. Para obtener asesoramiento legal o profesional, póngase en contacto con un profesional autorizado en su jurisdicción dependiendo de sus necesidades.
PASOS PARA CREAR UN ACUERDO DE PATROCINIO
FISCAL:
PASO 1: Propósito y participantes.
• Tener en su posesión una declaración escrita de lo que la Organización Patrocinada espera lograr y una copia del objetivo del Patrocinador.
• Tener la comprensión general de cuáles son las razones por las que el Patrocinador y la Organización Patrocinada se eligen mutuamente para asociarse en esta relación de patrocinio fiscal.
• Identificar cuáles son las personas de las organizaciones participantes que tienen la autorización para firmar contratos.
PASO 2: Roles y responsabilidades.
Identificar los roles y responsabilidades de cada una de las organizaciones participantes que firmarán el acuerdo de colaboración.
• Tener una lista o declaración escrita del acuerdo sobre las responsabilidades del Patrocinador. Las partes deben analizar y hablar acerca de las necesidades que la Organización Patrocinada requiere que satisfaga el Patrocinador y si el Patrocinador tiene la capacidad de satisfacer esas necesidades.
• Tener una lista o declaración escrita del acuerdo sobre las responsabilidades de la Organización Patrocinada.
• Consultar la plantilla para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal para obtener una lista de las posibles responsabilidades tanto del Patrocinador como de la Organización Patrocinada.
PASO 3: Aclarar de qué manera será recaudado el dinero y de qué manera será gastado y distribuido.
• Hablar y analizar las fuentes de financiación que se esperan. ¿El dinero será recaudado principalmente a través de donaciones individuales que no tienen ninguna restricción para ser utilizadas, subvenciones de fundaciones o contratos gubernamentales? Para cada uno de estos métodos de recaudación de fondos, las partes deben analizar quién se encargará de qué tareas. Por ejemplo, en el caso de las donaciones individuales, es probable que la Organización Patrocinada se encargue de las solicitudes de recaudación de fondos a las personas. En el caso de las subvenciones de fundaciones y del gobierno, ¿quién investigará y preparará por escrito las propuestas de subvención? El Patrocinador tendrá que firmar y presentar la propuesta de subvención y, si la recibe, firmar el Acuerdo de Subvención. Hay que analizar y determinar quién se encargará de la presentación de informes a los financiadores. Todo esto debe ser incluido en la lista de roles y responsabilidades mencionada en el Paso 2.
• Preparar por escrito un presupuesto para el proyecto. Como mínimo, debe existir un presupuesto anual. Muchos patrocinadores solicitan que exista un presupuesto anual. Si es posible, sería ideal proyectar un presupuesto para los siguientes tres años. El presupuesto debe incluir los ingresos y gastos previstos para la Organización Patrocinada.
• Dejar en claro el proceso que seguirán ambas partes al solicitar, recibir y otorgar fondos.
PASO 4: Desarrollar para el grupo un acuerdo sobre el proceso de toma de decisiones.
Hablar, analizar y determinar de qué manera se realizará la toma de decisiones por parte de la Organización
Patrocinada y cómo esas decisiones afectarán las responsabilidades del Patrocinador. Por ejemplo, si la Organización Patrocinada ha decidido iniciar un nuevo programa, debe existir un proceso para que la Organización
Patrocinada se comunique con el Patrocinador antes de que el nuevo programa sea implementado, esto con la finalidad de informarle sobre el programa y los nuevos ingresos y gastos que este generará. Debe comprenderse bien que las actividades o programas de la Organización Patrocinada deben estar dentro del objetivo del Patrocinador.
PASO 5: Valores clave, normas de comunicación y gestión de conflictos.
Estar en la misma página respecto a los valores fundamentales, las normas de comunicación y la gestión de conflictos habla del aspecto de conexión en la relación de patrocinio fiscal. Si bien las normas de comunicación logística y la resolución de conflictos pueden ser incluidas en el Acuerdo de Patrocinio Fiscal, el cual tiene fuerza legal, hemos elegido abordar estas áreas en la plantilla de Declaración de Valores Compartidos. Cuando las organizaciones comunitarias colaboran para realizar un trabajo comunitario, nuestro trabajo es de conexión y está basado en relaciones de confianza en lugar de ser transaccional. Por este motivo, diseñamos este Kit de Herramientas para tener una Declaración de Valores Compartidos que dé espacio para hablar, analizar y registrar la porción de conexión del patrocinio fiscal, incluyendo los valores, la comunicación y la gestión de conflictos.
Todas estas áreas afectan la forma en que juntos compartimos el espacio. Consulte la plantilla de Declaración de Valores Compartidos en este Kit de Herramientas para obtener más información.
PASO 6: Personalizar y realizar la redacción.
Revisar cada una de las secciones del Acuerdo de Patrocinio Fiscal y esta Lista de Verificación y personalizar la plantilla para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal conforme a su colaboración.
PASO 7: Revisar y comprender.
Cada Parte debe revisar el Acuerdo de Patrocinio Fiscal y comprender cada una de las secciones antes de firmarlo.
Por favor comprenda lo siguiente:
• Esta Lista de Verificación es simplemente una guía; no contiene asesoramiento legal ni debe ser considerada de esa manera.
• Las leyes y las normas pueden cambiar y esta Lista de Verificación puede quedar obsoleta.
• Esta Lista de Verificación tiene como objetivo proporcionarle explicaciones de los términos comunes en los Acuerdos de Patrocinio Fiscal y ayudarle a identificar posibles preguntas y problemas legales. Si piensa que tiene un problema y no está seguro de cómo resolverlo o tiene preguntas sobre cuestiones que no están mencionadas en esta Lista de Verificación o que son específicas solo a su situación, le recomendamos que busque asesoría de un abogado.
Communities Rise puede ayudarle a encontrar a un abogado. Si su organización necesita a un abogado, por favor comuníquese con Communities Rise mediante el correo electrónico contact@communities-rise.org o al teléfono 206-324-5850 para saber si su organización puede recibir servicios legales de manera gratuita.
LA CLAVE DE NUESTRA LISTA DE VERIFICACIÓN
Para cada sección de la plantilla para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal, podemos tener:
Definición
Indica de forma visual la definición de términos clave. Conforme se van utilizando términos legales; proporcionamos definiciones de tales términos.
Explicación
Indica de forma visual una explicación de la sección.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta
Indica de forma visual que existe una lista de verificación de aspectos que deben ser tomados en cuenta y que se deben realizar, relacionados con su revisión y negociación del Acuerdo de Patrocinio Fiscal.
TABLA DE CONTENIDOS
1. Declaración introductoria ………..............................
2. Antecedentes y el contexto .............................
3. Cláusula de a cuerdo ........................................
4. Roles y responsabilidades ..............................
5. Honorarios de patrocinio fiscal del Patrocinador ...............................................................
6. Plazo del A cuerdo ...........................................................
7. Rescisión ………….....................................................................
8. Limitación de responsabilidad ........................
9. Seguro s ..................................................................................
10. Propiedad intelectual ...........................................
11. Confidencialidad ...........................................................
12. Totalidad del A cuerdo .............................................
13. Líneas para las firmas ………………................................
1. DECLARACIÓN INTRODUC TORIA
Explicación de la sección:
En la declaración introductoria se declaran los nombres de las partes que celebran el Acuerdo.
• Nombres de las partes: Los nombres deben ser el nombre legal completo de la organización y también debe definirse una versión abreviada del nombre. Esto facilita que cuando se hace referencia a una de las partes en otras secciones del Acuerdo se haga con una abreviación claramente definida. El nombre legal debe mantenerse consistente con el nombre utilizado en los documentos fiscales, por ejemplo, el que aparece en el formulario W-9 del IRS.
2. ANTECEDENTES Y EL CONTEXTO
Explicación de la sección:
En los siguientes dos párrafos se describen las secciones del Acuerdo. A efectos legales, no hay nada en este Acuerdo que las partes hayan acordado. De manera específica, estos párrafos establecen que el Patrocinador Fiscal tiene el estatus de entidad exenta de impuestos 501(c)(3) y describen los programas de la Organización Patrocinada.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Esta sección debe declarar que el Patrocinador Fiscal es una organización sin fines de lucro exenta de impuestos federales como organización descrita en la Sección 501(c)(3).
• La sección debe declarar que las actividades y los programas de la Organización Patrocinada se encuentran dentro del objetivo del Patrocinador. Esto es importante debido a que es un requisito del IRS para todas las relaciones de patrocinio fiscal.
3. CLÁUSULA DE ACUERDO
Explicación de la sección:
La cláusula de acuerdo es obligatoria en todos los contratos y establece claramente que las partes aceptan los términos del Acuerdo.
Definición:
Partes o Parte: Los términos Partes o Parte hacen referencia a las dos organizaciones, la Organización Patrocinada y el Patrocinador, quienes están participando en el patrocinio fiscal y celebran el Acuerdo de Patrocinio Fiscal al firmarlo. Mediante la firma del Acuerdo, se comprometen a cumplir los términos que se encuentran en este. Dicho de otra forma, están obligadas a cumplir los términos que queden establecidos en el Acuerdo.
4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
(PÁRRAFOS #1-8 EN LA PLANTILLA)
Definición:
Fiscal Sponsorship (Patrocinio Fiscal): El patrocinio fiscal es una relación entre un Patrocinador fiscal (“Patrocinador”) y una Organización o Proyecto Patrocinado (“Organización Patrocinada”) que permite que una Organización Patrocinada tenga otra organización sin fines de lucro con estatus de organización exenta de impuestos 501(c)(3) para mantener y administrar los fondos y las finanzas de la Organización Patrocinada.
Los patrocinadores por lo general cobran honorarios de patrocinio fiscal por los servicios que proporcionan a las organizaciones patrocinadas. (Consulte las recomendaciones para una relación de patrocinio fiscal que se encuentran en la página 4 de este Kit de Herramientas para obtener más detalles de los beneficios y desafíos para el Patrocinador y para la Organización Patrocinada que se encuentran en una relación de patrocinio fiscal).
Explicación de la sección:
En los párrafos 1 al 8 del texto del Acuerdo se encuentran las descripciones de las responsabilidades de las partes. Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Se debe ser explícito al articular las responsabilidades que se espera que tengan tanto el Patrocinador como la Organización Patrocinada.
• La mayoría de las responsabilidades recaen sobre el Patrocinador.
• Se debe tener en cuenta cómo realizar el enfoque, de manera equitativa, de la distribución del trabajo y la dinámica de poder entre el Patrocinador y la Organización Patrocinada.
5. HONORARIOS DE PATROCINIO FISCAL DEL PATROCINADOR
(PÁRRAFO #9 EN LA PLANTILLA)
Definición:
En la mayoría de las relaciones de patrocinio fiscal, el Patrocinador proporciona servicios de patrocinio fiscal a la Organización Patrocinada a cambio del pago de honorarios. A ese cobro se le llama honorarios de patrocinio fiscal.
Explicación de la sección:
Esta sección debe establecer de manera clara la cantidad por honorarios de patrocinio fiscal y de qué manera es calculada. Debido a que lo más común es que la cantidad sea un porcentaje de las donaciones recibidas, hemos incluido un texto que describe la estructura de honorarios como un porcentaje. Aunque, tal como está descrito a continuación, la estructura de honorarios podría ser fija.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• La cláusula que habla de los honorarios de patrocinio fiscal obliga a la Organización Patrocinada a pagarle al Patrocinador los honorarios por el patrocinio fiscal.
• Existen diferentes escenarios de pago de honorarios. La Organización Patrocinada y el Patrocinador deben pensar cuál es la mejor manera de compensar al Patrocinador por sus servicios de una manera que tenga sentido para ambas partes. Aspectos que deben ser tomados en cuenta al establecer una estructura de honorarios:
o Cronograma de ingresos y gastos. ¿El flujo de efectivo de la Organización Patrocinada o del Patrocinador es cíclico? debido a ello ¿hay una parte del año o del ciclo en la que es mejor para realizar el pago de los honorarios?
o ¿Es preferible estructurar el pago de honorarios mediante un porcentaje de los ingresos, de los gastos, o como una estructura de honorarios fija? ¿El porcentaje se descuenta de los ingresos o los gastos anuales totales? Normalmente, los ingresos son más altos que los gastos, por lo que eso podría afectar el monto total de los honorarios.
o Realizar los gastos lleva más tiempo que recibir los fondos a causa de que esto requiere asegurarse de que los gastos sean apropiados y estén permitidos en el presupuesto. Algunos prefieren que el porcentaje sea de los gastos.
o Si la Organización patrocinada y el Patrocinador deciden que sea un porcentaje de los ingresos, ¿hay un pago máximo por año por los honorarios que las partes deseen establecer?
o Si la Organización Patrocinada y el Patrocinador deciden que sea un porcentaje de los ingresos, ¿desean tener un porcentaje variable? Por ejemplo, el 10 % de los primeros $ 500,000 de ingresos y el 5 % para todos los demás ingresos superiores a $ 500,000 recibidos de forma anual.
6. PLAZO DEL ACUERDO
(PÁRRAFO #10 EN LA PLANTILLA)
Explicación de la sección:
Esta es la sección del Acuerdo que establece las fechas de inicio y finalización de la relación y de patrocinio fiscal y el acuerdo. Algunas relaciones de patrocinio fiscal son temporales, porque el proyecto es temporal o porque la Organización patrocinada se constituirá y obtendrá su propio estatus de organización exenta de impuestos 501(c)(3).
Si la intención es mantener una relación de patrocinio fiscal permanente o continua, las partes pueden querer que el plazo sea de un año o más, así que pueden renegociar el acuerdo después de un cierto período de tiempo.
7. RESCISIÓN
(PÁRRAFO #11 EN LA PLANTILLA)
Explicación de la sección:
La cláusula de rescisión describe cómo la Organización patrocinada y el Patrocinador pueden abandonar la relación de patrocinio fiscal y salir del acuerdo.
La cláusula de rescisión de la plantilla contiene un texto que dice que el Patrocinador puede rescindir o finalizar el acuerdo si considera que las actividades de la Organización Patrocinada no están alineadas con su objetivo o ponen en peligro de alguna otra manera el estatus de exención de impuestos del Patrocinador fiscal. Esto es importante porque el Patrocinador Fiscal podría perder su estatus de organización exenta de impuestos 501(c)(3) si la Organización Patrocinada participa en actividades que no están alineadas con el objetivo del Patrocinador o infringe de alguna otra manera las reglas de la Sección 501(c)(3) del IRS.
La cláusula de rescisión también podría indicar de forma clara qué pasa con el dinero y quién será ahora responsable de las obligaciones de la Parte que abandona la relación. En el caso de las relaciones de patrocinio fiscal, es responsabilidad del Patrocinador asegurarse de que los fondos no sean utilizados para ningún propósito prohibido. Si la relación de patrocinio fiscal es rescindida, el Patrocinador debe pagar todo el dinero adeudado y el restante debe ser transferido a otra organización con el estatus 501(c)(3) con un propósito benéfico que pueda llevar a cabo las obligaciones financieras establecidas en los acuerdos de subvención o contrato u otras restricciones de los donantes.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Debe ser establecido con cuánta antelación deben avisar a las Partes si una de ellas desea finalizar la relación.
• ¿Existen aspectos que deben ser tomados en cuenta respecto a los plazos o las cosas que habría que hacer si alguna de las Partes en específico dejara el grupo?
• ¿Qué pasa con el dinero si una o más Partes dejan la relación?
o ¿Mantienen consigo el dinero que ya han recibido?
o Si tienen que devolverlo, ¿cuánto tienen que devolver?
o ¿El dinero irá a otro Patrocinador o a la Organización Patrocinada si ahora tiene su propio estatus 501(c)(3)?
• ¿Qué pasa con los roles y responsabilidades de la Parte que abandona la relación?
• ¿Qué pasa si la Organización Patrocinada o el Patrocinador no cumplen con sus responsabilidades y la otra Parte desea finalizar la relación? ¿En qué circunstancias pasaría esto?
• ¿Qué pasa cuando finaliza el plazo? ¿La Organización Patrocinada y el Patrocinador querrán renovar el acuerdo?
8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
(PÁRRAFO #12 EN LA PLANTILLA)
Definiciones:
• Responsabilidad: El término responsabilidad se refiere a ser responsable de ciertos costos. Para propósitos del Acuerdo de Patrocinio Fiscal, la cláusula de limitación de responsabilidad debe describir claramente qué sucede y quién pagará los gastos y costos que se generen cuando algo sale mal.
Explicación de la sección:
En general, las cláusulas de limitación de responsabilidad de esta plantilla están destinadas a limitar la responsabilidad tanto del Patrocinador como de la Organización Patrocinada si algo sale mal. Si no se tiene un Acuerdo, cuando algo sale mal y las actividades no son realizadas según lo planeado, las Partes de un acuerdo podrían exigirse entre sí responsabilidades al demandarse mutuamente en los tribunales por los costos en los que se incurrió a causa de lo que salió mal. En el caso de las relaciones de patrocinio fiscal, en términos generales, la mayoría de los socios comunitarios acordarían no demandarse entre sí ni responsabilizar a la otra Parte por los costos en los que se pudiera incurrir debido a los eventos incluidos en el Acuerdo. Hemos agregado una cláusula que dice que las Partes no tendrán que pagarse entre sí los costos en los que se incurra en virtud de este acuerdo. Sin embargo, si una Parte es responsable de una porción significativa de las actividades, las otras partes pueden querer limitar su propia responsabilidad en relación con las actividades sobre las que no tienen control.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Una cláusula de limitación de responsabilidad es una buena práctica para protegerse contra el riesgo de responsabilidad tanto para el Patrocinador como para la Organización Patrocinada.
• El seguro es otra buena práctica que va de la mano con una cláusula de limitación de responsabilidad, lo cual es analizado en la sección Seguros que se encuentra a continuación.
9. SEGUROS
(PÁRRAFO #13 EN LA PLANTILLA)
Explicación de la sección:
La cláusula de seguro describe lo que el Patrocinador y la Organización Patrocinada deciden respecto a la necesidad de contar con un seguro.
El primer aspecto que debe ser determinado al abordar el tema del seguro es si los programas o actividades de la Organización Patrocinada conllevan el riesgo de que alguien pueda resultar herido o de que la propiedad pueda sufrir daños. Si no existe riesgo de lesiones o daños a la propiedad, entonces el Patrocinador por lo general ya tendrá una póliza de seguro de responsabilidad civil general que proporcione cobertura por los riesgos generales y lo más probable es que esta póliza también cubra a la Organización Patrocinada como un programa que pertenece al Patrocinador (según el modelo integral, consulte el Apéndice para ver la definición del modelo integral). El Patrocinador y la Organización Patrocinada pueden querer analizar si la Organización Patrocinada ayudará a cubrir el costo de la póliza de responsabilidad civil general en ese caso.
Si la Organización Patrocinada participa en actividades que conllevan un riesgo especial de responsabilidad, la compra de
un seguro que proporcione cobertura para ese riesgo es una buena práctica. Por ejemplo, si la Organización Patrocinada ofrece actividades en el exterior para niños o jóvenes y existe el riesgo de que un niño pueda lesionarse, debe existir un seguro de responsabilidad civil para cubrir el posible costo de la lesión del niño. Las partes, el Patrocinador y la Organización Patrocinada, deben acordar quién comprará ese seguro y establecerlo en el Acuerdo. El Patrocinador puede exigir que la Organización Patrocinada compre un seguro dado el riesgo que la Organización Patrocinada está agregando. Esto requerirá que la Organización Patrocinada se convierta en una entidad legal si aún no lo es. Si no está constituida como tal, la responsabilidad recaerá sobre los integrantes individuales de la Organización Patrocinada. La constitución de una sociedad protege a los integrantes de la organización (empleados, integrantes de la junta directiva y personal voluntario) de la responsabilidad individual.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• ¿Existe un riesgo especial creado por las actividades que realiza la Organización Patrocinada?
o ¿Habrá eventos a los que se asista en persona y se servirán alimentos? Alguien podría resbalar y caer o tener una intoxicación a causa de alimentos en un evento en el que asistan personas. El seguro de responsabilidad civil general proporcionaría protección contra los costos que podrían generarse de ese tipo de situación.
o ¿Hay niños y jóvenes involucrados?
o ¿Hay automóviles involucrados en las actividades de la Organización Patrocinada? Por ejemplo, ¿se proporcionará transporte a niños o personas mayores, o se involucrará la entrega de alimentos u otros artículos? Si es así, el seguro de automóvil protegería contra los costos que pudieran generarse a causa de un accidente automovilístico.
o Si hay reuniones a las que las personas llegan por su propia cuenta y el objetivo es presentar un informe o cambiar una política. El riesgo de daño físico o a la propiedad puede ser bajo y usted podría determinar que no necesita seguro.
10. PROPIEDAD INTELECTUAL
(PÁRRAFO #14 EN LA PLANTILLA)
Definici ones :
Propiedad intelectual: La propiedad intelectual es cualquier producto creado por el intelecto humano que no esté hecho de materiales físicos. Algunos ejemplos son las marcas comerciales, los derechos de autor de obras escritas, las patentes y los secretos comerciales. Los tipos de propiedad intelectual más comunes para las organizaciones comunitarias incluyen los resultados de investigaciones, los informes, los logotipos o los nombres de proyectos, colaboraciones u organizaciones.
Explicación de la sección:
En la sección Propiedad Intelectual del Acuerdo, la Organización Patrocinada y el Patrocinador acordarán a quién le pertenece la propiedad intelectual que fue creada por las actividades de la Organización Patrocinada durante el patrocinio fiscal y de qué formas puede ser utilizada esa propiedad intelectual en el futuro. En una relación de patrocinio fiscal, el Proyecto Patrocinado por lo general no es una entidad legal. Eso significa que no está constituido como una organización sin fines de lucro o una sociedad de responsabilidad limitada. Si el Proyecto Patrocinado no es una entidad legal, no puede poseer ninguna propiedad, esto incluye la propiedad intelectual. En esta situación, tiene sentido que al Patrocinador le pertenezca la propiedad intelectual. Si hay propiedad intelectual, el Acuerdo debe indicar si la propiedad intelectual será transferida o se otorgará una licencia de uso al Proyecto Patrocinado una vez que se convierta en una entidad legal.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Equidad.
o ¿Cuál es el acuerdo entre la Organización
Patrocinada y el Patrocinador acerca de a quién le pertenece la propiedad intelectual?
o ¿Quién contribuyó realmente a la creación de la propiedad intelectual?
o ¿A quién estaba destinado el beneficio que generaría la creación de la propiedad intelectual?
o ¿Puede alguien beneficiarse financieramente de la propiedad intelectual? Si es así, ¿quién debería poder beneficiarse financieramente? ¿Debería haber límites sobre quién se beneficia?
o ¿Queremos que tantas personas como sea posible resulten beneficiadas del uso de la propiedad intelectual?
• Si el patrocinio fiscal tiene un límite de tiempo (significa que finalizará después de un período de tiempo establecido) ¿la Organización Patrocinada o el Patrocinador mantendrán la propiedad de la propiedad intelectual más allá del plazo del Acuerdo de Patrocinio Fiscal? Si la Organización Patrocinada se convierte en una organización sin fines de lucro con estatus 501(c)(3), las dos partes podrían acordar que los derechos de propiedad intelectual serán transferidos a la Organización Patrocinada. Si la Organización Patrocinada no se convierte en una organización con estatus 501(c)(3) ni se convierte en una entidad legal, las partes podrían acordar que la Organización Patrocinada es dueña de la propiedad intelectual y que la Organización Patrocinada tiene una licencia para hacer uso de
ella. Si la Organización Patrocinada se va con otro patrocinador fiscal, deben acordar transferir los derechos de propiedad intelectual al nuevo patrocinador fiscal.
11. CONFIDENCIALIDAD
(PÁRRAFO #15 EN LA PLANTILLA)
Explicación de la sección:
La cláusula de confidencialidad describe qué aspectos desean mantener confidenciales tanto la Organización Patrocinada como el Patrocinador. En nuestra plantilla, incluimos una indicación que dice que las conversaciones entre la Organización Patrocinada y el Patrocinador, tanto en persona como por correo electrónico, deben mantenerse confidenciales. Eso permite que ambas partes se sientan seguras de comunicarse de forma plena sin preocuparse de si lo que dicen será mencionado fuera de la relación.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Si la Organización Patrocinada se encuentra a cargo de proporcionar servicios a los clientes, en particular en relación con la atención médica, los resultados educativos o los servicios legales, debe incluirse una indicación que haga referencia a mantener la confidencialidad de la información de los clientes.
• Si la Organización Patrocinada contratará empleados, se debe considerar incluir una indicación que haga referencia a mantener la confidencialidad de la información de los empleados.
12. TOTALIDAD DEL ACUERDO
(PÁRRAFO #16 EN LA PLANTILLA)
Explicación de la sección:
La cláusula de totalidad del acuerdo establece que, con respecto a la relación de patrocinio fiscal, el Acuerdo de Patrocinio Fiscal escrito incluye todos los acuerdos celebrados entre las partes. No existen otros acuerdos además de este Acuerdo entre las partes con respecto a esta colaboración comunitaria en particular. Esto es importante porque tener otros acuerdos entre el Patrocinador y la Organización Patrocinada además del Acuerdo de Patrocinio Fiscal, causaría confusión, en particular si hay acuerdos que se contradigan entre sí.
Aspectos que deben ser tomados en cuenta:
• Si existen otros contratos, acuerdos o memorandos de entendimiento entre el Patrocinador y la Organización
Patrocinada (o subconjuntos de la Organización Patrocinada y el Patrocinador), hay que asegurarse de que no haya cláusulas superpuestas entre esos acuerdos o que se contradigan entre sí.
13. LÍNEAS PARA LAS FIRMAS
Explicación de la sección:
• Los representantes autorizados tanto de la Organización Patrocinada como del Patrocinador deben firmar el Acuerdo. Por lo general, la persona encargada de hacerlo es el director ejecutivo o el presidente de la junta directiva.
• Puede haber páginas separadas para las firmas que se engrapan juntas o se escanean para crear un documento completo.
• Usted puede utilizar una aplicación como Docusign para capturar firmas electrónicas
RECURSOS ADICIONALES
Plantillas
La plantilla para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal y la plantilla para la Declaración de Valores Compartidos pueden ser encontradas en el sitio web de Communities of Opportunity:
Acceso a las plantillas para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal y para la Declaración de Valores Compartidos
Video
Este video corto (de 13 minutos) proporciona aspectos destacados de los materiales escritos y conocimientos adicionales sobre las colaboraciones comunitarias de la defensora y activista comunitaria Alejandra Pérez, la abogada Madhu Singh y la directora ejecutiva de Communities Rise, Jodi Nishioka.
ACERCA DE ESTA SERIE
Este Kit de herramientas forma parte de una serie destinada a proporcionar apoyo a las organizaciones y asociaciones comunitarias que trabajan para promover la equidad racial, económica y en salud. La serie fue posible gracias a una colaboración entre Communities of Opportunity y Communities Rise.
Otros kits de herramientas de esta serie:
Kit de herramientas para la colaboración comunitaria
Kit de herramientas para recursos humanos y equidad
Kit de herramientas para el liderazgo alternativo
Ver el video del Kit de Herramientas para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal
RECONOCIMIENTOS
Nos gustaría reconocer y agradecer a las siguientes personas que compartieron sus talentos, tiempo y corazón para producir este Kit de Herramientas para el Acuerdo de Patrocinio Fiscal.
Autoría
Andrew Kashyap, abogado de Communities Rise
Jodi Nishioka, directora ejecutiva de Communities Rise
Edición
Jodi Nishioka, Communities Rise
Presentadoras en el video
Alejandra Pérez, Scholar Fund
Madhu Singh, Foundry Law Group
Producción de video
Pyramid Communications, pyramidcommunications.com
Gustavo Asman, director creativo
Sarah Starr, gerente de proyecto senior Diseño gráfico
Stacy Nguyen, stacynguyen.com